KEPUTUSAN DIREKTUR RS.

PRICILLA MEDICAL CENTER

NOMOR : / SK / MIRM.PMC / V / 2019

TENTANG
PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS

DIREKTUR RS. PRICILLA MEDICAL CENTER

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

MENIMBANG :
a. dalam upaya menjalankan tata kelola Rumah Sakit yang
baik agar tercapai Visi dan Misi RS. Pricilla Medical Center
diperlukan Kebijakan Pelayanan Rekam Medis

b. bahwa dalam rangka terlaksananya pelayanan Rumah Sakit

secara tertib, terorganisir dan berkesinambungan pada
semua bidang pelayanan di RS. Priscilla Medical Center,
maka dipandang perlu untuk menetapkan Kebijakan
Pelayanan Rekam Medis dan perlunya dibentuk tim
penyusun Kebijakan Pelayanan Rekam Medis di RS.
Priscilla Medical Center

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana yang

dimaksud pada butir diatas, maka perlu ditetapkan Surat
Keputusan Direktur RS. Priscilla Medical Center tentang
Kebijakan Pelayanan Rekam Medis di semua unit rekam
medis

MENGINGAT :
1. Undang-undang Republik Indonesia No. 36 tahun 2009
tentang Kesehatan
2. Undang-undang Republik Indonesia No. 44 tahun 2009
tentang Rumah Sakit
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
56 tahun 2014 tentang Klasiikasi & Perijinan Rumah Sakit
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
12 tahun 2012 tentang Akreditasi Rumah Sakit
5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
269 tahun 2008 tentang Rekam Medis
 MEMUTUSKAN

MENETAPKAN :
PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS RS. PRICILLA MEDICAL
CENTER

PERTAMA :
Kebijakan Pengorganisasian Rekam Medis RS. Pricilla Medical
Center sebagai dasar melaksanakan Tata Kelola Pelayanan
Rekam Medis yang baik

KEDUA :
Surat Keputusan tentang Kebijakan Pengorganisasian Rekam
Medis ini berlaku di Unit Rekam Medis di RS. Priscilla Medical
Center seperti yang telah disebutkan di dalam isi kebijakan

KETIGA :
Surat Keputusan tentang Kebijakan Pengorganisasian Rekam
Medis ini dievaluasi serta disesuaikan dengan perkembangan
RS. Pricilla Medical Center di masa depan

KEEMPAT :
Surat keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan
jika kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam
keputusan ini akan diadakan pembetulan sebagaimana
mestinya

Ditetapkan di : Cilacap
Padatanggal : Mei 2019

RS. Pricilla Medical Center

Direktur

Dr. Herbi Purwadianto

 BAB I
PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan ilmu

kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit di Indonesia sudah
melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik atau belum
mengikuti penataan sistem informasi yang benar.

Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan
Rahasia Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan
rahasia kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian pada tahun 1972 melalui SK.
MenKes RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah sakit mengenai kewajiban rumah
sakit untuk menyelenggarakan rekam medis.

Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar

institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam medis
dengan sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya Permenkes No.269 tahun
2008 tentang Rekam Medis yang merupakan landasan hukum bagi semua tenaga medis.

Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam
proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.

Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus
dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis tentang
tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh
tenaga kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas di Rumah Sakit
Priscilla Medical Center.
 BAB II

GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

Priscilla Medical Center Hospital (PMC) merupakan buah gagasan Bapak Ir.
J.Dwihartanto, seorang pengusaha yang aktif dalam berbagai organisasi sosial, salah satunya
Palang Merah Indonesia. Karena keterlibatannya dalam berbagai program sosial, beliau
semakin menyadari pentingnya pelayanan kesehatan yang merata, tidak hanya
berkonsentrasi di kota-kota besar namun juga menjangkau ke berbagi wilayah di Indonesia.

Berdasarkan pertimbangan tersebutserta dukungan dari para kolegan dan pakar di

Palang Merah Indonesia, Bapak Dwihartanto memutuskan untuk mewujudkan visinya
dengan membangun Rumah Sakit Umum menggunakan nama mendiang anak
perempuannya, Priscilla Medical Center, yang dimulai di Kota Cilacap Jawa Tengah.
Kedepannya, Priscilla Medical Center akan hadir diberbagai wilayah lainnya diIndonesia,
serta memfokuskan layanan kesehatan pada penyakit kanker.

Priscilla Medical Center berlokasi di Sampang, Cilacap, Jawa Tengah dengan tipe
Rumah Sakit C yang mempunyai 150 tempat tidur. Rumah Sakit ini mempunyai luas lahan
11.900 m2 dan luas bangunan 21.000 m2 (3 lantai + rooftop dan semi basement). Pelayanan
yang ada di Rumah Sakit ini meliputi: Poliklinik, Rawat Inap, IGD, ICU/NICU/PICU, Radiologi,
Laboratorium, Fisioterapi, Apotek, Persalinan, Hemodialisis, Internist, Bedah Umum,
Orthopedi, Urologi, Anak, THT, Obstetri dan Ginekologi, Dermatologi, Jantung dan
Kardiovaskular, yang mulai beroperasi pada tahun 2019.
 BAB III

VISI, MISI, NILAI DAN TUJUAN

A. VISI
Rumah Sakit Priscilla Medical Center telah menetapkan visi yaitu :
“ Rumah Sakit Lokal berkualitas Internasional”

B. MISI
Rumah Sakit Priscilla Medical Center telah menetapkan misi yaitu :
1. Merekut dan mengambangkan kompetensi SDM dalam hal skill, knowledge
dan attitude yang mampu memberikan pelayanan atraktif dan santun
2. Membangun bangunan yang fungsional dan atraktif serta memenuhu
standar akreditasi
3. Melengkapi, mengembangkan peralatan medis dan nonmedis sesuai
dengan standart Interternasional yang siap pakai
4. Mengembangkan sistem pelayanan di rumah sakit yang berbasis teknologi
digital
5. Memberikan pelayanan dengan senyum, sopan, terampil dan manusiawi
6. Berperan aktif bekerjasama dengan pemerintah daerah dalam membantu
peningkatan derajat kesehatan masyarakat (MDG’s) Cilacap dan sekitarnya

C. Falsafah
Memberikan pelayanan yang manusiawi

D. Value
1. Dalam memberikan pelayanan, senyum, sopan dan terampil adalah hal
utama
2. Memberikan perawatan yang memanusiakan manusia

E. MOTO
Merawat dengan kasih sayang
 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT
 BAB V
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN
INSTALASI REKAM MEDIS

A. Visi Instalasi Rekam Medis

Menjadi Instalasi pengolahan dan penyajian data pelayanan kesehatan yang informatif dan up to date.

B. Misi Instalasi Rekam Medis

1. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia sesuai dengan perkembangan IPTEK
2. Memberikan pelayanan rekam medis dengan cepat dan tepat secara efisien
3. Melaksanakan pengolahan data dengan cepat dan tepat berbasis teknologi digital

C. Falsafah Instalasi Rekam Medis

Rekam medis pasien yang akurat merupakan dasar untuk menentukan pelayanan kesehatan bagi pasien

D. Nilai Instalasi Rekam Medis

1. Cepat,
Melaksanakan kegiatan rekam medis dengan cepat

2. Tepat,
Melaksanakan pekerjaan dengan tepat/akurat

3. Rahasia,
Menjaga kerahasiaan dan keamanan berkas pasien

4. Informatif
Memberikan informasi secara efisien

Merawat dengan kasih sayang

E. Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya
peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam
medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana
diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam
upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit

Merawat dengan kasih sayang

 BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS

Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Priscilla Medical Center dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam
Medis yang membawahi 2 anggota yaitu Pelaksana Pelayanan Rekam Medis dan Pelaksana Pegolahan Data
Rekam Medis.

Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis

KA.INSTALASI

REKAM MEDIS

PELAKSANA PELAKSANA
PELAYANAN REKAM PENGOLAHAN DATA
MEDIS REKAM MEDIS

Merawat dengan kasih sayang

 BAB VII
URAIAN JABATAN

A. Kepala Instalasi Rekam Medis

Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis
Jabatan Atasan : Manager Penunjang Medis
Uraian Tugas :
1. Mempelajari kebijakan direktur, rencana kerja di lingkungan Instalasi Rekam Medis, literature dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku bagi Instalasi Rekam Medis sebagai pedoman dalam
pelaksanaan tugas
2. Menyusun rencana kerja Instalasi Rekam Medis, dengan menganalisis usulan dari kepala Instalasi
terkait di lingkungan Instalasi Rekam Medis. Serta berdasarkan hasil kerja tahun sebelumnya
proyeksi kegiatan yang akan datang, arahan dan petunjuk pimpinan agar pelaksanaan kegiatan di
Instalasi Rekam Medis dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien sesuai dengan Standar
Prosedur Operasional dan Standar Akreditasi Rumah Sakit
3. Menyusun tata kerja di lingkungan Instalasi Rekam Medis yang meliputi cara pelaksanaan tugas,
pendistribusian tugas, dan penentuan target kerja bawahan serta pengendalian pelaksanaan
4. Mengelola sistem manajemen di Instalasi Rekam Medis
5. Memberikan informasi yang menyangkut kepentingan pemeriksaan Instalasi Rekam Medis
6. Melakukan koordinasi, pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam
Medis
7. Membina dan mengembangkan sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis
8. Merencanakan pengembangan sarana dan prasarana serta pelayanan Instalasi Rekam Medis
sesuai dengan perkembangan teknologi
9. Mengawasi dan mengevaluasi pelayanan Instalasi Rekam Medis dan ditindak lanjuti dengan
perbaikan-perbaikan
10. Memberikan bimbingan dan arahan bagi petugas di Instalasi Rekam Medis
11. Memberikan masukan atau informasi-informasi yang diperlukan bagi kemajuan di Instalasi Rekam
Medis
12. Melakukan supervisi di Instalasi Rekam Medis
13. Meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan citra petugas Instalasi Rekam Medis
14. Memberikan usulan dan saran untuk kemajuan Instalasi Rekam Medis

Merawat dengan kasih sayang

15. Bekerjasama dengan bagian yang lain yang terkait
16. Memegang teguh rahasia jabatan

Hasil Kerja :
1. SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan
pengambilan data medis.
2. Uraian tugas bawahan
3. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur
4. Petunjuk kerja bawahan
5. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan
6. Laporan intern dan ekstern
7. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam Medis.
8. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan rekam medis
9. Laporan dan informasi kinerja Rumah Sakit Priscilla Medical Center

Bahan Kerja :
1. RKA tahun sebelumnya
2. Rencana kerja di lingkungan Instalasi Rekam Medis
3. SPO Instalasi Rekam Medis
4. Laporan hasil kegiatan staf dari tahun sebelumnya
5. Data dan informasi dari bagian Instalasi Rekam Medis
6. Kebijakan direktur RS Priscilla Medical Center
7. Peraturan dan perundangan yang berlaku
8. Arahan dan petunjuk pimpinan
9. Standar Akreditasi Rumah Sakit
10. Buku-buku dan literature yang terkait

Perangkat Kerja :
1. Komputer & Printer.
2. ATK.
3. Telepon.

Merawat dengan kasih sayang

Sifat Jabatan :

Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :

Senin – Sabtu : jam 08.00 - 17.00

Tanggung jawab :

1. Kebenaran dan ketepatan rencana kerja Instalasi Rekam Medis

2. Kebenaran dan ketepatan tata kerja Instalasi Rekam Medis
3. Kebenaran dan ketepatan pelaksanaan tugas dan penggunaan serta pemeliharaan fasilitas Instalasi
Rekam Medis
4. Keobyektifan dan kebenaran menilai dan mengendalikan tugas staf medis di lingkungan Instalasi
Rekam Medis
5. Kebenaran dan ketepatan laporan bulanan dan laporan khusus Instalasi Rekam Medis
6. Kebenaran dan ketepatan rancangan dan usulan dalam hal ketenagaan dan pengendalian mutu
Instalasi Rekam Medis
7. Kebenaran dan ketepatan rancangan dan usulan dalam hal pengembangan fasilitas Instalasi Rekam
Medis
8. Kebenaran dan ketepatan rancangan dan usulan dalam hal pemeliharaan fasilitas Instalasi Rekam
Medis
9. Kebenaran dan ketepatan sarana dan pertimbangan kepada atasan
Wewenang :

1. Meminta informasi dan saran kepada atasan

2. Mengkoordinasikan, mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis.
3. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan
4. Mengatur staf atau pegawai jika melanggar disiplin kerja
5. Menegur staf atau pegawai jika melanggar standar Akreditasi Rumah Sakit
6. Menilai kinerja staf.

Nama Bawahan Langsung :

1. Pelaksana Pelayanan Rekam Medis dan Staf

2. Pelaksana Pengolahan Data Rekam Medis dan Staf

Merawat dengan kasih sayang

Korelasi Jabatan :

NO JABATAN DALAM HAL

1 Direktur
2 Manager JangMed
3 Kepala Instalasi lain dan
Koordinator terkait
4 Staf Instalasi Rekam Medis
Arahan, Bimbingan dan Konsultasi
Arahan dan Bimbingan, Pelaporan dan Konsultasi
Informasi dan Koordinasi Tugas
Informasi Data dan Koordinasi Tugas

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Ruang pengolahan data Diruang tertutup dan berventilasi
rekam medis
2 Tempat kerja : Arsip Rekam Medis Diruang tertutup dan berventilasi

Resiko Bahaya :

NO ASPEK FAKTOR
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas

Persyaratan Pemegang Jabatan

1. Spesifikasi Teknis
a. Sarjana Kesehatan Masyarakat / D3 Rekam Medis
b. Usia 25 – 35 tahun
c. Sehat jasmani dan rohani
d. Pelatihan Manajemen Rekam Medis Rumah Sakit
e. Pengalaman kerja >5 tahun
f.Menguasai komputer
g. Menguasai Bahasa Inggris

Merawat dengan kasih sayang

 2. Kompetensi
a. Memiliki jiwa kepemimpinan dan Manajerial
b. Memliki kemampuan Communication skill
c. Memiliki kemampuan teknis Rekam Medis
d. Memiliki integritas dan memegang Sumpah Jabatan
e. Mampu bekerja di bawah tekanan

B. Pelaksana Pelayanan Rekam Medis

Nama Jabatan : Pelaksana Pelayanan Rekam Medis.
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :
1. Menyampaikan data kinerja pelayanan rekam medis
2. Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memantau kinerja petugas pelayanan rekam medis
3. Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memastikan pelayanan rekam medis berjalan sesuai
SOP dan jadwal yang ditetapkan
4. Melaksanakan kegiatan pembuatan akte kelahiran
5. Melaksanakan kegiatan pembuatan surat keterangan kecelakaan/visum luar
6. Melaksanakan kegiatan pembuatan surat keterangan resume rawat inap/ rawat jalan
7. Melaksanakan kegiatan pembuatan surat keterangan kematian
8. Melaksanakan koordinasi yang diperlukan terhadap pihak lain dalam hal pelayanan rekam medis
9. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
10. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Ka.Inst.RM dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas
rumah sakit
11. Meminta surat/formulir permintaan informasi medis tertulis kepada pihak yang membutuhkan
12. Petugas meminta surat kuasa dari pasien jika permintaan tidak dari pasien langsung
13. Petugas meminta identitas pasien dan kartu pengenal pasien dan pihak peminta serta Kartu
Keluarga untuk permintaan dari anak/orang tua pasien
14. Menyediakan berkas RM pasien yang memerlukan informasi medis
15. Meminta dokter mengisi formulir informasi medis
16. Menyerahkan informasi medis kepada pihak yang memerlukan
17. Mendokumentasikan bukti penyerahan informasi medis melaui buku serah terima
18. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

Merawat dengan kasih sayang

Hasil Kerja :
1. Pelaksanan Pelayanan Rekam Medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO.
2. Pembuatan akte kelahiran
3. Pembuatan surat keterangan kecelakaan/visum luar
4. Pembuatan surat keterangan resume rawat inap/ rawat jalan
5. Pembuatan surat keterangan kematian
6. Uraian tugas, petunjuk tugas
7. Hasil kerja lainnya sesuai tugas yang diberikan kepala instalasi

Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pelayanan rekam medis pasien.
2. Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis
3. Data rekam medis pasien di SIMRS
4. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas pelayanan rekam medis

Perangkat Kerja :
1. Komputer dan Printer
2. ATK
3. Telepon

Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :

Senin – Jum’at : jam 08.00 - jam 17.00

Tanggung Jawab :
1. Ketepatan dan kebenaran akte kelahiran
2. Ketepatan dan kebenaran surat keterangan kecelakaan/visum luar
3. Ketepatan dan kebenaran surat keterangan resume rawat inap/ rawat jalan
4. Ketepatan dan kebenaran surat keterangan kematian
5. Kebenaran laporan kegiatan pelayanan rekam medis pasien

Merawat dengan kasih sayang

Wewenang :
1. Memotivasi pelaksana pelayanan rekam medis
2. Mengatur rencana kegiatan pelayanan di rekam medis
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari pelaksana pelayanan dan unit kerja yang terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
6. Pelaksana Korespondensi Rekam Medis

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN DALAM HAL
1 Ka. Instalasi Rekam Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Pelaksana Pengolahan Data Pengkoordinasian kegiatan
Rekam Medis

3 Ka.Instalasi dan Ka.Ru Koordinasi tentang pelayanan registrasi pasien.

Rawat Jalan
4 Ka.Instalasi dan Ka.Ru Koordinasi tentang pelayanan registrasi rawat
Rawat Inap inap
5 Ka.Instalasi dan Ka.Ru Koordinasi tentang pelayanan registrasi pasien
Gawat Darurat IGD
6 Unit lain yang terkait Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Ruang pengolahan data Diruang tertutup dan berventilasi
rekam medis
2 Tempat kerja : Arsip Rekam Medis Diruang tertutup dan berventilasi

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas

Merawat dengan kasih sayang

 Persyaratan Pemegang Jabatan
1. Spesifikasi Teknis
a. D3 Rekam Medis
b. Usia 21 – 35 tahun
c. Sehat jasmani dan rohani
d. Pelatihan Manajemen Rekam Medis Rumah Sakit
e. Pengalaman kerja >2 tahun
f. Menguasai komputer
g. Menguasai Bahasa Inggris
2. Kompetensi

C. Pelaksana Pengolahan Data Rekam Medis

Nama Jabatan : Pelaksana Pengolahan Data Rekam Medis
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :
1. Evaluasi Kelengkapan Rekam Medis
a. Rekam Medis yang telah selesai perawatan.
b. Rekam Medis diperiksa kelengkapannya, termasuk hasil pemeriksaan penunjang.
c. Petugas memeriksa kebenaran identitas pasien, termasuk hasil pemeriksaan penunjang.
d. Rekam Medis diperiksa melalui kelengkapan pengisisan pada SIMRS.
e. Apabila ada Rekam Medis yang tidak lengkap, dikembalikan ke unit terkait untuk dilengkapi
f. Rekam medis yang sudah lengkap disimpan pada SIMRS
g. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
2. Sensus Harian
a. Petugas mengecek data pasien rawat melalui SIMRS
b. Melaksanakan rekapitulasi harian pasien rawat inap dan rawat jalan
c. Merekap hasil sensus harian selama 1 bulan
d. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

3. Coding
a. Memberikan kode penyakit pada RM pasien rawat inap dan rawat jalan setelah pasien pulang
sesuai dengan ICD-10

Merawat dengan kasih sayang

 b. Memberikan kode tindakan sesuai dengan ICD-9CM
c. Rekam Medis pasien yang sudah dicoding diinput pada SIMRS
d. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

4. Pelaporan Rekam Medis

a. Internal :
1) Proses pengumpulan/penagihan data dari unit terkait dimulai tanggal 01 di awal bulan
berikutnya
2) Data bersumber dari SIMRS
3) Data direkapitulasi berdasarkan data SIMRS (kunjungan rawat jalan, IGD, rawat inap,
diagnosa, rujukan, kematian)
4) Data yang bersumber dari unit terkait/penunjang direkapitulasi dan dinput pada SIMRS
5) Data sensus dibuatkan rekapan per ruangan dan keseluruhan
b. Eksternal :
1) Laporan eksternal rutin berupa SIRS bersumber SIMRS
2) Data SIMRS direkap dan dipindahkan ke format SIRS
3) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

Hasil Kerja :
1. Hasil evaluasi kelengkapan pengembalian RM
2. Tersedia laporan tepat waktu
3. Hasil Coding tepat waktu
4. Data sensus harian tepat waktu
5. Terpenuhinya permintaan data medis pasien

Bahan Kerja :
1. Laporan unit pelayanan
2. Sensus Harian
3. SIMRS
4. Buku Pengembalian RM

Merawat dengan kasih sayang

Perangkat Kerja :
1. ICD-10
2. ICD-9CM
3. Komputer
4. ATK.
5. Telepon

Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :

Senin – Minggu : Jam 08.00 - jam 17.00

Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas ketepatan evaluasi pengembalian RM
2. Bertanggung jawab atas ketepatan coding
3. Bertanggung jawab atas kebenaran laporan RM
4. Bertanggung jawab atas keamanan berkas RM
5. Bertanggung jawab atas kerapihan dan penataan berkas RM
6. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

Wewenang :
1. Memberikan laporan kepada pihak yang membutuhkan
2. Meberi kode penyakit dan tindakan
3. Memberikan permintaan data medis kepada pihak yang membutuhkan
4. Memberikan masukan kepada atasan langsung

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN DALAM HAL
1 Ka. Instalasi Rekam Medis Pelaporan
Pengarahan

Merawat dengan kasih sayang

2 Pelaksana Pelayanan Pengkoordinasian kegiatan
Rekam Medis

3 Ka.Instalasi dan Ka.Ru Koordinasi tentang pelayanan registrasi pasien.

Rawat Jalan
4 Ka.Instalasi dan Ka.Ru Koordinasi tentang pelayanan registrasi rawat
Rawat Inap inap
5 Ka.Instalasi dan Ka.Ru Koordinasi tentang pelayanan registrasi pasien
Gawat Darurat IGD
6 Unit lain yang terka it Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Pengolahan Data Diruang tertutup berventilasi/ AC
Rekam Medis

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas pengolahan data RM.

Persyaratan Pemegang Jabatan

1. Spesifikasi Teknis
a. D3 Rekam Medis
b. Usia 21 – 35 tahun
c. Sehat jasmani dan rohani
d. Pelatihan Manajemen Rekam Medis Rumah Sakit
e. Pengalaman kerja >2 tahun
f. Menguasai komputer
g. Menguasai Bahasa Inggris
2. Kompetensi

Merawat dengan kasih sayang

 BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA

Skema Hubungan Kerja

IRJ-IGD IRNA Keuangan Manajemen

INTERN

Pasien Instalasi Dokter

Rekam Medis

EKSTERN

Asuransi Rekanan Kemenkes Lain-Lain

 Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan informasi
dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.

Hubungan Intern :

 Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi dan informasi
yang dibutuhkan IRJ, IGD, IRNA, Keuangan dan Manajemen dalam mengambil keputusan.
 Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam penyediaan rekam medis.

Merawat dengan kasih sayang

Hubungan Ekstern:

 Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu Asuransi, Rekanan
dan pihak lain.
 Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Kemenkes, Dinkes baik
provinsi maupun daerah.

Merawat dengan kasih sayang

 BAB IX
POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan
kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan menyiapkan
perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-
sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang
sesuai dengan persyaratan jabatan.

Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi dalam

mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.

Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis Rumah
Sakit Priscilla Medical Center adalah sebagai berikut :

Tabel 9.1

POLA KETENAGAAN

“Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Priscilla Medical Center”

NAMA JABATAN PENDIDIKAN TENAGA YANG

ADA

Ka. Instalasi Rekam Medis D III Rekam Medis 1

Pelaksana Pelayanan Rekam Medis DIII Rekam Medis 1

Pelaksana Pengolahan Data Rekam DIII Rekam Medis 1

Medis

Jumlah 3

Merawat dengan kasih sayang

Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi Karyawan

1. Penarikan Calon (Recruitment) Karyawan

Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang para pelamar
sebanyak mungkin sehingga Instalasi Rekam Medis memiliki kesempatan yang luas untuk menemukan
calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.

Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, ditemukan jumlah pasien
dan kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada.

Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:

1. Dari dalam Rumah Sakit Priscilla Medical Center sendiri (internal resources)

Menarik calon dari dalam Rumah Sakit Priscilla Medical Center sendiri (Internal resources) memiliki
keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan lebih cepat
dibanding menarik calon dari luar Rumah Sakit Priscilla Medical Center. Calon nantinya masuk ke
Instalasi Rekam Medis akibat mutasi atau promosi.

Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui :

 Informasi dari mulut ke mulut

 Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri.
 Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya kebutuhan tenaga di Unit
Rekam Medis.

2. Dari luar Rumah Sakit Priscilla Medical Center (external resources)

Proses penarikan calon dari luar Rumah Sakit Priscilla Medical Center ini dapat dilakukan dengan
cara :

 Dari mulut ke mulut.

 Iklan media cetak dan website
 Lembaga-lembaga pendidikan

Merawat dengan kasih sayang

 BAB X

PENILAIAN KINERJA SDM

Penilaian kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis dilakukan melalui :

1. Penilaian untuk jasa pelayanan berdasarkan Remunerasi, yaitu :

a. Kehadiran dengan bobot 75%, petugas yang tidak masuk kerja dikarenakan:
 Ijin mendapatkan pemotongan 1% per hari
 Tidak Ijin 3% per hari
 Sakit 0,1% per hari
 Cuti alasan penting < 1 bulan 1% per hari
 Cuti alasan penting > 1 bulan 75%
 Cuti besar maksimal 3 bulan 75%
 Cuti Melahirkan 75% untuk anak 1 sd.3, sedangkan anak ke-4 dan seterusnya disamakan cuti
luar tanggungan
 Dinas luar/Diklat 0%
 Cuti Tahunan 0%
 Cuti Luar Tanggungan Keluarga 100%
b. Rapat RM, bobot 20%
Jika rapat RM hanya 1x sebulan maka pemotongan dibebankan 5%

c. Upacara Kesadaran Nasional, bobot 5%

2. Komplain pelanggan
Penilaian kinerja SDM juga dilihat dari adanya komplain atau keluahan dari pelanggan baik pelanggan
eksternal maupun internal.

Selain 2 (dua) faktor diatas, penilaian juga dapat dilihat dari kerja sama dalam melaksanakan
pekerjaan dan keikutsertaan individu dalam kebijakan rumah sakit

Merawat dengan kasih sayang

 BAB XI

PROGRAM ORIENTASI

Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Instalasi Rekam Medis sebelum orientasi
diadakan test dalam seleksi penerimaan pegawai yang terkait dengan rekam medis

Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :

Tabel 10.1

Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam Medis

HARI MATERI WAKTU PENGARAH

A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM MEDIS 1 hari Ka. IRM
Pengenalan personil 15 menit
Orientasi ruangan dan kegiatan RM Rumah
Sakit Priscilla Medical Center secara 60 menit
keseluruhan
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi RS
I 60 menit
Priscilla Medical Center
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi
60 menit
Instalasi Rekam Medis
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan Instalasi
60 menit
Rekam Medis
Pendaftaran Pasien Rawat Jalan 2 minggu
Pendaftaran Pasien Rawat Inap 2 minggu
II
Pendaftaran Pasien IGD 2 minggu
Pengolahan Data Rekam Medis 1 minggu

Tabel 10.2
Tabel Orientasi SDM Pendaftaran Pasien Jalan dan IGD

Merawat dengan kasih sayang

 HARI MATERI WAKTU PENGARAH
Tabel 10.3
Tabel B. Pendaftaran Rawat Jalan Sesuai Staff RM dan
jadwal Pendaftaran
Sosialisasi dasar-dasar berkomunikasi
Penerimaan pasien rawat jalan dan
IGD
I Penerimaan pasien jaminan

Entry data pasien ke dalam SIMRS

Pendaftaran pasien rawat jalan

III
Pendaftaran pasien IGD

Orientasi SDM Pendaftaran Pasien Rawat Inap

HARI MATERI WAKTU PENGARAH
C. Pendaftaran Rawat Inap Sesuai Staff RM dan
jadwal Pendaftaran
Sosialisasi dasar-dasar berkomunikasi
I Penerimaan pasien rawat inap
Entry data pasien ke SIMRS
II Pendaftaran Rawat Inap

Tabel 10.4
Tabel Orientasi SDM Pengolahan Data Instalasi Rekam Medis
HARI MATERI WAKTU PENGARAH
D. Pengolahan Data RM Sesuai Staff RM
jadwal
Pemilahan berkas RM yang belum lengkap
I
Coding rawat jalan

Merawat dengan kasih sayang

 Coding rawat inap
Pengisian asuransi, visum et repertum dan form
II
perusahaan rekanan
III Pelaporan RM

Merawat dengan kasih sayang

 BAB XII

RAPAT

.1 Rapat Rutin

Rapat Rutin diselenggarakan sebulan sekali

Waktu : Setiap Sabtu ke empat setiap bulan

Jam : 13.00 s.d selesai

Tempat : Ruang Instalasi Rekam Medis

Peserta : Ka. Instalasi dan seluruh staf RM

Materi :

1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.

2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis
3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam Medis
4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis.
5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi Rekam Medis.
6. Sosialisasi kebijakan RS
Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi/usulan kepada
pimpinan

2. Rapat Insidentil

Rapat Insidentil diselenggarakan pada :

Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas dan
diselesaikan segera.

Jam : Sesuai undangan

Tempat : Sesuai undangan

Merawat dengan kasih sayang

 Peserta : Ka. Instalasi dan staf terkait

Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi /usulan

kepada pimpinan

BAB XIII

PELAPORAN

Pelaporan yang dilakukan di Instalasi Rekam Medis meliputi pelaporan intern dan ekstern.
Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal.

1. Laporan yang bersifat Vertikal

Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada atasan langsung dengan
tembusan unit terkait, antara lain:

a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang.

b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.
c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO, TOI, GDR, NDR.
d. Laporan rekam medis yang tidak lengkap pada SIMRS.
e. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Instalasi Rekam Medis.
f. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
2. Laporan yang bersifat Horisontal

Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan kepada unit-unit lain yang berkaitan
di Rumah Sakit Priscilla Medical Center, antara lain:

- Laporan rekam medis pasien selesai perawatan yang tidak lengkap ke Bagian Rekam Medis.
Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.

a. Laporan Rutin meliputi

1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang

2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular
3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS

Merawat dengan kasih sayang

 4. Laporan rekam medis yang tidak lengkap
b. Laporan Insidentil

Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya dan Rumah Sakit Priscilla Medical
Center secara umum yang harus segera dilaporkan karena berkaitan dengan kinerja rumah sakit,
seperti :

- Laporan Asuransi
- Laporan Visum Et Repertum
- Resume
Laporan Harian
Laporan harian instalasi rekam medis dapat dilakukan melalui SIMRS yang meliputi:

1. Laporan pelayanan pasien rawat inap

2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
Laporan Bulanan

Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern.

Laporan intern meliputi :

1. Laporan kinerja pelayanan Rumah Sakit Priscilla Medical Center

2. Laporan capaian coding
Laporan extern dilaporkan ke Kemenkes dan Dinas Kesehatan berupa Sistem Informasi Rumah Sakit

Laporan Semester

Laporan semester meliputi rekapan bulanan laporan kinerja pelayanan Rumah Sakit Priscilla Medical
Center

Laporan Tahunan

Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari :

Rekapan bulanan laporan kinerja mutu pelayanan Rumah Sakit Priscilla Medical Center.

Merawat dengan kasih sayang