1 Februari 2020
http://ojs.stikeslandbouw.ac.id/index.php/ahi
Abstract
Pencatatan buku ekspedisi dapat membantu dalam pencarian berkas rekam
medis yang tidak ditemukan di filing. Permasalahan di Puskesmas Pauh Padang
pada pencatatan buku ekspedisi tidak dijalankan dengan baik itu membuat
pencarian berkas yang tidak ditemukan di filing, memberikan kesulitan bagi
petugas untuk memonitoring berkas yang keluar dan kembali. Tujuan penelitian
ini adalah dirancanganya aplikasi ekspedisi elektronik terhadap keefektifan alur
berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Pauh padang Tahun 2019. Jenis
penelitian menggunakan Research and Development (R&D), dengan delapan
tahapan yaitu potensi dan masalah, mengumpulkan informasi, desain produk,
validasi desain, perbaikan desain, uji coba produk, revisi produk, dan uji coba
pemakaian. Penelitian dilaksanakan di Puskesmas Pauh Padang di mulai dari
tanggal 10 April s/d 05 Juli 2019. Informan penelitian berjumlah 4 orang, dimana
teknik pengumpalan data menggunakan wawancara dan observasi. Teknik analisa
data menggunakan delapan tahapan dari R&D. Hasil penelitian ditemukan
kekurangan sumber daya manusia ahli rekam medis, tidak ada sosialisasi
kewajiban pencatatan buku ekspedisi, sarana yang tidak memadai untuk
komputerisasi di bagian filing, dan prosedur pencatatan buku ekspedisi yang tidak
dijalankan dengan baik. membuat rancangan dengan pengembangan Use Case,
Activity Diagram, class diagram, sequence diagram untuk menghasilkan sebuah
aplikasi ekspedisi elektronik. Kesimpulan pada penelitian ini adalah aplikasi
ekspedisi elektronik yang telah dirancang dan telah di uji cobakan, berjalan
dengan baik, dilihat dari tanggapan petugas pada saat mencoba aplikasi.
Tanggapan petugas yang positif karena tidak melakukan lagi secara manual
peneliti berharap agar aplikasi eksepdisi ini dapat digunakan untuk berkelanjutan
dalam pelayanan kesehatan.
Kata Kunci : Aplikasi Ekspedisi Elektronik, Rancangan, alur rekam medis
PENDAHULUAN
Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perorangan tingkat pertama,
dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapai
derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya.
Puskesmas juga merupakan sarana pelayanan kesehatan pemerintah yang wajib
dalam menyelenggarakan pelayanan kesehatan secara bermutu, terjangkau, adil,
dan merata (Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 75 Tahun
2014). Sehingga setiap Puskemas membuat sesuatu sistem yang lebih maju
terhadap pelayanan puskesmas.
Rekam medis adalah dokumen yang berisi catatan-catatan serta dokumen-
dokumen yang berisi mengenai identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan serta pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Sedangkan
rekam medis Puskesmas merupakan berkas atau dokumen yang berisi catatan-
METODE PENELITIAN
I. Rancangan Penelitian
Rancangan Penelitian pada proposal penelitiaan ini dirumuskan dengan
tujuan adanya arah yang jelas dan target yang hendak dicapai dalam penelitian.
Rancangan penelitian bisa juga disebut dengan sketsa dan desain sebagai rencana
penelitian, agar penelitian jelas dan terumuskan dengan baik, rancangan penelitian
Lembaga Penelitian dan Pegabdian
STIKES Dharma Landbouw Padang
e-ISSN: 2715-5250 87
Administration & Health Information of Journal Vol. 1 No.1 Februari 2020
http://ojs.stikeslandbouw.ac.id/index.php/ahi
Ujicoba
Pemakaian Revisi Ujicoba Revisi
Produk Produk Desain
Revisi
Desain
Revisi Produksi
Produk Masal
Gambar 3.1
Tahapan Penelitian Tentang Perancangan Ekspedisi Elektronik Terhadap
Keefektifan Alur Berkas Rekam Medis Rawat
II. Defenisi Konseptual
PROSES
- Menganalisis
OUTPUT
INPUT pelaksanaan
prosedur buku
ekspedisi rekam Efesiensi dan
- SDM
medis rawat jalan efektifitas dari
(Sumber
aplikasi
Daya
ekspedisi
Manusia)
- Merancang elektronik
- Sarana
aplikasi ekspedisi rekam medis
elektronik rekam rawat jalan
medis rawat jalan
Tabel 4.2
Matrik Kesimpulan Wawancara dengan Informan Mengenai Sarana
Wawancara Hasil Penelitian Kesimpulan
Tabel 4.3
Matrik Kesimpulan Wawancara dengan Informan
Mengenai Pelaksanaan Prosedur Ekspedisi
Wawancara Hasil Penelitian Kesimpulan
Pada waktu mewawancarai Hasil evaluasi penelitian Prosedur pelaksanaan
4 informan yang ada di mengenai pelaksanaan di Puskesmas Pauh
Puseksmas Pauh Padang prosedur ekspedisi Padang tidak
mereka mengatakan bahwa didapatkan bahwa dijalankan dengan
prosedur pelaksanaan buku pelaksanannya tidak sempurna, apa lagi
ekspedisi belum dijalankan dengan pengembalian tidak
terjalanakan dengan sempurna karena di catatkan dan
sempurna, masih banyak kekurangan tenaga rekam SOPnya dilihatkan
berkas yang tercecer tidak di medis, dan terlambatnya kepada peneliti tapi
catat dalam buku ekspedisi pengembalian membuat di ruangan filing pun
dikarenakan jumlah pasien petugas tidak mencatat tidak ada gambaran
yang banyak dan kembalian dikarenakan dari adanya SOP
pengembalian berkas pun pasien yang banyak tersebut.
tidak di catatakan karena datang ke pelayanan.
berkas yang kembali dari untuk SOP ada tapi tidak
poli sangat lama jadi susah di tempel di ruangan
untuk di catatkan sedangkan filing.
besoknya pasien sangat
ramai. Untuk SOP semua
informanmengatakan bahwa
SOPnya ada.
V. PEMBAHASAN
A. POTENSI & MASALAH
1. Sumber Daya Manusia
Berdasarkan analisa peneliti yang menyatakan bahwa sumber daya manusia
pada pelaksanaan ekspedisi secara kuantitas petugas rekam medis di Puskesmas
Lembaga Penelitian dan Pegabdian
STIKES Dharma Landbouw Padang
e-ISSN: 2715-5250 95
Administration & Health Information of Journal Vol. 1 No.1 Februari 2020
http://ojs.stikeslandbouw.ac.id/index.php/ahi
Pauh Padang dengan jumlah yang ada bisa dikatakan belum mencukupi. Hal ini
dikarenakan pekerjaan di ruangan filing banyak yaitu dari pencarian berkas,
pencatatan buku ekspedisi, dan pendistribusian berkas rekam medis itu tidak
sesuai dengan jumlah sumber daya manusia yang tersedia. Sehingga sering kali
terjadinya pencatatan buku ekspedisi tidak dilaksanakan dan menyebabkan
lamanya waktu tunggu pasien untuk mendapatkan pelayanan. Peneliti
menyarankan bahwa perlu ditambahkan tenaga ahli rekam medis di filing
Puskesmas Pauh Padang untuk meningkatkan keefektifan alur berkas rekam
medis rawat jalan
2. Sarana
Berdasarkan hasil analisa peneliti menyatakan bahwa sarana untuk pencatatan
secara manual yaitu buku dan pena sudah tersedia di ruangan filing. Tetapi pada
saat peneliti melihat proses pelaksanaan buku ekspedisi secara manual masih
tidak dilakukan. Hal tersebut menyebabkan petugas rekam medis tidak bisa
memonitoring berkas yang hilang. Selain itu untuk sarana aplikasi yang telah di
rancang tidak ada tersedia di ruangan filing untuk sekarang. Hal tersebut
menyebabkan apliksi yang telah di buat belum bisa digunakan dengan baik.
Sebaiknya pihak Puskemas mengoptimalkan sarana yang telah ada dan
menyediakan sarana untuk aplikasi yang telah di rancang agar petugas di bagian
filing tidak kewalahan dalam memonitoring berkas yang keluar dan masuk dari
ruangan filing.
3. Prosedur
Berdasarkan analisa peneliti didapatkan bahwa pelaksanaan pencatatan buku
ekspedisi belum terlaksana dengan baik. Hal ini dikarenakan masih terjadi petugas
yang tidak menemukan berkas di ruangan filing karena berkas yang tidak jelas
keberadaanya. Selain itu petugas poliklinik sering terlambat mengembalikan
berkas ke filing itu membuat petugas tidak mencatat kembali berkas yang telah
pulang dari poliklinik. Sehingga SOP ada tidak dijalankan dengan seharusnya.
Sebaiknya pihak Puskesmas mengadakan pelatihan pelayanan kepada petugas
yang bersangkutan dan penambahan tenaga pada proses di bagian filing.
B. ANALISA DATABASE
Data Base aplikasi ekspedisi elektronik di Puskesmas Pauh Padang, memiliki
data-data yang di butuhkan seperti tabel penginputan rekam medis yang
menampung file data yang berkaitan dengan data pasien yang berguna nantinya
untuk mencari data pasien secara mudah dan lengkap dengan menggunakan kata
kunci diantaranya no rekam medis, nama pasien, tempat lahir, tanggal lahir dan
alamat. tabel penginputan data dokter yang menampung file data yang berkaitan
dengan data dokter yang berguna nantinya untuk menginput data dokter di
pendistriusian lebih mudah dan cepat dengan menggunakan kata kunci kode
dokter saja, tabel penginputan data poliklinik yang menampung file data yang
berkaitan dengan data poliklinik yang berguna nantinya untuk mencari tabel
distribusi dan pengembalian yang paling berperan penting dalam aplikasi ini yang
mempunyai fungsi utama yaitu untuk membantu petugas dalam memonitoring
berkas rekam medis yang keluar dan masuk di ruangan filing.
bagian filing. Pengembangan sistem pada penelitian ini yaitu, perancangan sistem
dengan Microsoft Acces dan Visual Basic Studio dengan menggunakan bahasa
pengembangan Use Case, Activity Diagram, Sequence Diagram, dan Class
Diagram yang berfungsi dalam memonitoring pendistribusian dan pengembalian
berkas rekam medis baik dari filing ke poliklinik maupun sebaliknya agar untuk
pemecahan masalah yang ada pada ruangan filing. Dapat dilihat pada gambar
sebelumnya pada tiap-tiap tabel pada hasil penelitian tampilan rancangan
penelitian pada tampilan data pasien, data dokter, pendistribusian dan
pengembalian.
Berdasarkan analisis peneliti terkait perencanaan perancangan sistem di
Puskesmas Pauh padang, perancangan aplikasi ini guna untuk membantu
memecahkan permasalahan yang ada yaitu dengan menciptakan sebuah aplikasi
berfungsi dalam memonitoring berkas rekam medis yang masuk dan keluar dari
penyimpanan, agar petugas lebih mudah untuk mencari keberadaan berkas yang
masuk dan keluar dari ruangan filing. Setelah perencanaan aplikasi yang telah
dirancang dapat memudahkan petugas, dalam memoniroting berkas dan terpakai
dengan baik.
IV. KESIMPULAN
Dari hasil penelitian dan pembahasan yang ada, maka dapat diambil beberapa
kesimpulan yaitu:
1. Petugas mengalami kesulitan dalam memonitoring berkas rekam medis
keluar dan kembali dari poliklinik.
2. Sarana buku ekspedisi secara manual sudah memadai di ruangan filing.
3. SOP bagian filing sudah ada, tetapi belum dilaksanakan dengan baik
petugas.
Lembaga Penelitian dan Pegabdian
STIKES Dharma Landbouw Padang
e-ISSN: 2715-5250 97
Administration & Health Information of Journal Vol. 1 No.1 Februari 2020
http://ojs.stikeslandbouw.ac.id/index.php/ahi
DAFTAR PUSTAKA
Ayat Hidayat Huang. (2012). Tentang Buku Ekspedisi Rekam Medis. Program,
115 (September), 3.
Budi, S. C. (2015). Pentingnya Tracer Sebagai Kartu Pelacak. Indonesian Journal
of Community Engagement, 01, 121–132.
City, J., Studi, P., & Masyarakat, K. (2018). Pada Puskesmas Paal X Kota Jambi
Analysis Of Management Management Of Medical Record Systems In
Puskesmas Pal X Medis , Kepala Puskesmas Pal X Kota. 2(2), 1–7.
Dewi, M. K. (2017). Medis Rawat Jalan Menggunakan Visual Studio 2010 Di
UPT Puskesmas Pasundan Bandung Politeknik.
Dheamalia, M. R. (2017). Tinjauan Pengembalian Rekam Medis Rawat Jalan dan
Kecepatan Penditribusian Rekam Medis Ke Poliklinik di Rumah Sakit AN-
NISa Tangerang.
DepKes, R. (2006). Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis
Rumah Sakit.
Flowchart, P., Membuat, P. D., Bila, F., & Penjualan, M. P. (n.d.). Flowchart 1.
1–13.
Hakam, F. (2018). Jalan Berdasarkan Standar Operasional Prosedur ( Sop ) Di
Puskesmas X. 01(01), 11–15.
Huliyah, K., & Subiyakto, A. (2011). Rancang Bangun Sistem Informasi
Penjualan Barang ( Studi Kasus : U . D Cendana Depok Townsquare ). 4(1),
1–6.
Iflahah, D., Aknuranda, I., & Setiawan, N. Y. (2018). Analisis dan Perancangan
Sistem Informasi Rekam Medis Poli Gigi ( Studi Kasus : Puskesmas
Sumbersari Kecamatan Saradan Kabupaten Madiun ). 2(6).
Journal, I., & Medical, O. (2015). IJMS – Indonesian Journal On Medical Science
– Volume 2 No 1 - Januari 2015. 2(1), 69–73.
Kunci, K. (N.D.). Perancangan Basis Data Sistem Informasi Pelayanan Medis.
99–113.
Kurniawan, T. A. (2018). Pemodelan Use Case ( UML ): Evaluasi Terhadap
Beberapa Kesalahan Dalam Praktik Use Case ( UML ) Modeling :
Evaluation On Some Pitfalls In Practices. 5(1), 77–86.
https://doi.org/10.25126/jtiik.201851610