PROGRAM KERJA TAHUN 2021 DARI INSTALASI REKAM MEDIS

RS PERMATA MEDIKA SEMARANG

Jl. Moh Ichsan no. 93-97 Ngaliyan Semarang, Telp (024) 7625005, 7618800

1
 DAFTAR ISI

PENDAHULUAN………………………………………………………………………….….2

LATAR BELAKANG…………………………………………………………………………3

TUJUAN……………………………………………………………………………………….4

a. Tujuan Umum …………………………………………………………………….4

b. Tujuan Khusus ……………………………………………………………………4

KEGIATAN PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS ………………………………..4

CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN ………………………………………...…………5

TARGET KERJA BULAN AGUSTUS 2021 – JANUARI 2022 ………………………..6

ANGGARAN PROGRAM KERJA …………………………………………………….15

2
 I. PENDAHULUAN

Rekam medis memiliki peran penting dalam mewujudkan pelaksanaan akreditasi rumah
sakit. Karena, rekam medis merupakan jantung rumah sakit yang memiliki informasi dan
data-data dari pasien masuk sampai pasien selesai dirawat yang kemudian data tersebut
diolah oleh perekam medis. Isi dari rekam medis yaitu catatan uraian tentang identitas
pasien, pemeriksaan pasien, diagnosis, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain baik
dilakukan oleh dokter dan dokter gigi maupun tenaga kesehatan lainnya sesuai dengan
kompetensinya. Dokumen rekam medis meliputi kelengkapan dari catatan tersebut, antara
lain foto rontgen, hasil laboratorium dan keterangan lain sesuai dengan kompetensi
keilmuannya.

II. LATAR BELAKANG

Menurut Pasal 13 Permenkes Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis
menyebutkan bahwa penyimpanan rekam medis memiliki beberapa fungsi, meliputi:
1. Pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien
Khususnya bagi pasien yang memiliki penyakit kronis yang membutuhkan
penanganan lebih lanjut dari tenaga kesehatan, sehingga manfaat menyimpan rekam
medis ini dapat berfungsi layaknya kartu kendali.
2. Alat bukti dalam proses penegakan hukum
Jika sewaktu-waktu dibutuhkan, maka manfaat menyimpan rekam medis lainnya
adalah dapat digunakan sebagai alat pemeriksaan yang sah di mata hukum dan berlaku
di seluruh wilayah administrasi Republik Indonesia. 
3. Disiplin kedokteran dan kedokteran gigi dan juga penegakan etika kedokteran dan
kedokteran gigi
Yang berarti dapat digunakan sebagai landasan atau pedoman dalam
pemeriksaan kualitas layanan yang dilaksanakan oleh tenaga medis di rumah sakit atau
klinik.
4. Sarana untuk pendidikan dan penelitian
Merupakan manfaat menyimpan rekam medis lainnya, yang dapat digunakan
oleh calon dokter atau tenaga kesehatan lainnya serta pengembangan metode terbaru
dalam bidang pelayanan kesehatan.

3
 5. Dasar pembayar biaya pelayanan kesehatan
Yang berarti dapat dijadikan sebagai alat untuk menunjukkan jumlah biaya yang
harus dibayarkan oleh pasien yang telah mendapatkan perawatan atau tindakan dari
tenaga medis.
6. Data statistik kesehatan
Merupakan manfaat menyimpan rekam medis yang tidak kalah penting, untuk
mengetahui jumlah persebaran virus atau wabah dan juga angka pasien untuk setiap
periode.

III. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Memberikan pelayanan rekam medis yang optimal 

2. Tujuan Khusus
a. Meningkatkan mutu pelayanan rekam medis yang optimal
b. Meningkatkan komunikasi antar petugas di unit rekam medis
c. Menganalisa permasalahan unit rekam medis

IV. KEGIATAN PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS

1. Meningkatkan mutu pelayanan rekam medis yang optimal

a. Monitoring ketidaklengkapan pengisian berkas rekam medis oleh petugas
assembling
b. Melaporkan rekapitulasi bulanan rumah sakit ke Dinkes sesuai dengan batas waktu
yang ditentukan oleh petugas pelaporan
c. Ketepatan waktu petugas dalam mendistribusikan berkas rawat jalan oleh petugas
filling
d. Melakukan penataan tata ruang dan penambahan lemari penyimpanan di unit rekam
medis
e. Melakukan pemusnahan berkas rekam medis in aktif penyakit 5 tahun terakhir
sesuai dengan Depkes RI 2006
f. Meningkatkan kualitas SDM yang ada dengan mengikuti seminar atau pelatihan
terutama tentang koding

4
 2. Meningkatkan komunikasi antar petugas di unit rekam medis
Mengadakan rapat bulanan dengan seluruh petugas rekam medis terkait kendala
dan sharing pendapat satu sama lain.

3. Menganalisa permasalahan unit rekam

Menganalisa jumlah petugas rekam medis dengan beban kerja yang ada dalam unit
rekam medis.
V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

1. Meningkatkan mutu pelayanan rekam medis yang optimal

a. Petugas melakukan pengajuan DRM yang masih belum lengkap kepada DPJP
supaya segera melengkapi dalam waktu 2x24 jam, serta melakukan rekapitulasi
harian, bulanan dan tahunan data ketidaklengkapan pengisian DRM oleh petugas
assembling.
b. Melakukan rekap laporan yang akan dikirim setiap bulannya, monitoring ketepatan
waktu pengiriman laporan eksternal ke Dinkes Kota Semarang oleh petugas
pelaporan.
c. Petugas filling dalam pendistribusian berkas rawat jalan 3-5 menit/berkas untuk
mencari berkas dalam rak filling dan 10-15 menit berkas diantar ke poli tujuan.
d. Membuat analisa kebutuhan tata ruang dan mengajukan pembelian kebutuhan
barang di ruang filing oleh kepala ruang rekam medis.
e. Mengadakan retensi, melakukan proses scanning pada berkas yang diretensi
( formulir nilai guna : surat keterangan kematian, surat keterangan lahir, visum,
laporan operasi dan tindakan, resume medis, dan ringkasan masuk keluar),
membuat berita acara pemusnahan.
f. Mengarahkan seluruh petugas rekam medis yang berkompeten dibidangnya untuk
mengikuti seminar dan pelatihan koding terutama bagi petugas koding.

2. Meningkatkan komunikasi antar petugas di unit rekam medis

Mengadakan rapat bulanan dengan seluruh petugas rekam medis terkait kendala
dan sharing pendapat satu sama lain untuk mencari solusi, mengevaluasi dan
mengurangi tingkat resiko kesalahan.

5
 3. Menganalisa permasalahan unit rekam
Menghitung beban kerja petugas dan melakukan penambahan SDM bila memang
dibutuhkan.

VI. TARGET KERJA BULAN AGUSTUS 2021 – JANUARI 2022

1. Meningkatkan mutu pelayanan rekam medis yang optimal

a. Tidak ada pendingan pengajuan berkas melebihi batas waktu 2x24 jam oleh petugas
assembling.
b. Mengirimkan laporan yang diminta oleh Dinkes Kota Semarang sesuai dengan batas
waktu yang diminta.
c. Tidak adanya keterlambatan pendistribusian berkas pasien rawat jalan dan sesuai
dengan poli yang dituju.
d. Melakukan analisa kebutuhan tata ruang dan mengajukan pengadaan barang yang
dibutuhkan ruang filing
e. Pelaksanaan retensi selesai dalam kurun waktu agustus 2021 – januari 2022
f. Meminimalisir kesalahan koding rawat jalan dan rawat inap.

2. Meningkatkan komunikasi antar petugas di unit rekam medis

a. Mengadakan rapat bulanan dengan seluruh petugas rekam medis terkait kendala
dan sharing pendapat satu sama lain untuk mencari solusi, mengevaluasi dan
mengurangi tingkat resiko kesalahan.
b. Saling memberi dukungan terhadap rekan kerja yang memberi ide atau saran.
c. Selalu ada feedback yang baik antar petugas baik dalam komunikas priadi atau
komunikasi dalam hal pekerjaan

3. Menganalisa permasalahan unit rekam

Untuk mengukur beban kerja konkret diperlukan beberapa informasi antara lain :
1. Rincian / uraian tugas jabatan.
2. Satuan hasil kerja.
3. Jumlah waktu yang dibutuhkan oleh petugas
4. Target waktu kerja dalam satuan waktu.
5. Volume kerja merupakan perkalian beban kerja dengan norma waktu.

6
 6. Waktu kerja efektif.

Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2011

tentang Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil, ditetapkan jam
kerja efektif terdiri dari jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang
karena tidak bekerja seperti melepas lelah, istirahat makan dan sebagainya. Dalam
menghitung jam kerja efektif digunakan ukuran sebagai berikut :

1. Jam Kerja Efektif per hari = 1 hari x 5 jam = 300 menit

2. Jam Kerja Efektif per minggu = 5 hari x 5 jam = 25 jam = 1.500 menit

3. Jam Kerja Efektif per bulan = 20 hari x 5 jam = 100 jam = 6.000 menit

4. Jam Kerja Efektif per tahun = 240 hari x 5 jam = 1.200 jam = 72.000 menit

4. Susunan Tenaga dan Kualifikasi SDM Rekam Medis di RS PERMATA MEDIKA

Berikut ini adalah tabel jumlah tenaga dan kualifikasi latar belakang pendidikan petugas
rekam medis di RS Permata Medika Semarang

NO NAMA PENDIDIKAN URAIAN TUGAS

1 Brian Bagus S DIII RMIK PELAPORAN INTERNAL &
EKSTERNAL RUMAH SAKIT
2 Nabila Asti U DIII RMIK KODING RAWAT JALAN &
FILLING
3 Nabila Firda A DIII RMIK KODING RAWAT INAP
4 Budi Lestari DIII RMIK ASSEMBLING
5 Martha Ayu DIII RMIK KODING RAWAT JALAN
6 Idayatul S SLTA FILLING
7 Tri Susilo SLTA FILLING
8 Muhni SLTA FILLING
9 Supriyanto SLTA FILLING
10 Abidin SLTA FILLING
11 Debora Saraswati S1 KESMAS KORESPONDENSI DAN
KELENGKAPAN ISI DRM,
PEMBUAT LAPORAN
VISUM,JASARAHARJA,BPJS
TK,ASURANSI

7
 TABEL JUMLAH KUALIFIKASI TENAGA REKAM MEDIS

DIII RMIK 5 PETUGAS

SLTA 5 PETUGAS
S1 KESEHATAN MASYARAKAT 1 PETUGAS

Pada setiap sub bagian instalasi rekam medis petugas melaksanakan pekerjaan sesuai uraian
tugas sub bagian masing-masing, Latar belakang DIII Rekam Medis ada 5 petugas, SLTA ada 5
petugas, S1 KESMAS ada 1 petugas. Perbandingan jenis kelamin petugas laki-laki dan
perempuan adalah 5:6 petugas.

INDIKATOR PELAYANAN RS PERMATA MEDIKA

Bulan : Januari 2021

8
 RUANG JUMLAH PASIEN TOTAL PASIEN BOR LOS TOI BTO
NO PERAWATAN TT KELUAR HARI AKHIR
RAWAT BULAN (%) hari hari ‰
1 RAMA
VIP 8 11 19 0 7.66% 1.73 20.82 1.38
SUITE ROOM 7 0 0 0 0.00% #DIV/0! #DIV/0! 0.00
JUMLAH 15 11 19 0 4.09% 1.73 40.55 0.73
2 SHINTA
I 32 27 70 2 7.06% 2.59 30.59 0.84
JUMLAH 32 27 70 2 7.06% 2.59 34.15 0.84
3 DEWI KUNTHI
I 12 6 5 0 1.34% 0.83 55.17 0.50
II 14 55 87 0 20.05% 1.58 5.55 3.93
JUMLAH 26 61 92 0 11.41% 1.51 10.43 2.35
4 ARIMBI & SRIKANDI
II 16 53 101 4 20.36% 1.91 7.45 3.31
III 14 113 238 9 54.84% 2.11 1.73 8.07
JUMLAH 30 166 339 13 36.45% 2.04 3.56 5.53
5 ICU
ICU 7 7 8 0 3.69% 1.14 26.86 1.00
ICU ISOLASI 1 3 17 1 54.84% 5.67 3.67 3.00
JUMLAH 8 10 25 1 10.08% 2.50 22.30 1.25
6 KAMAR BAYI
PERINATOLOGI 5 3 8 0 5.16% 2.67 49.00 0.60
JUMLAH 5 3 8 0 5.16% 2.67 49.00 0.60
7 PUNTO DEWA
ISOLASI ARIMBI 2 1 1 0 1.61% 1.00 61.00 0.50
ISOLASI COVID 8 21 204 7 82.26% 9.71 2.10 2.63
JUMLAH 10 22 205 7 66.13% 9.32 4.77 2.20
TOTAL 126 300 758 23 19.41% 2.53 10.49 2.38

*** Kamar Bayi Sehat tidak dimasukkan

Perhitungan ini dikurangi ruang Srikandi 30 TT, karena peleburan Ruang Arimsi & srikandi

INDIKATOR PELAYANAN RS PERMATA MEDIKA

9
 Bulan : Januari 2021

RUANG BOR LOS TOI BTO

NO PERAWATAN Januari Januari Januari Januari
    hari hari ‰
  RAMA VIP   4.68 6.59 2.75
  RAMA SUITE ROOM   3.00 105.50 0.29
  DK I (Anak & Laki-Laki)   3.97 6.36 3.00
  SHINTA l (Perempuan)   3.85 2.83 4.64
  SHINTA VVIP   3.20 34.00 0.83
  SHINTA ISOLASI   0.00 0.00 0.00
  ARIMBI II   3.47 -0.17 9.40
  ARIMBI ISOLASI   0.00 0.00 0.00
  SRIKANDI III   3.45 2.01 5.68
  ICU   2.50 11.06 2.29
  ISOLASI (PICU+NICU)   0.00 0.00 0.00
  PERINATOLOGI   3.71 3.67 4.20
 

INDIKATOR PELAYANAN RS PERMATA MEDIKA

10
 Bulan : Februari 2021
RUANG JUMLAH PASIEN TOTAL PASIEN BOR LOS TOI BTO
NO PERAWATAN TT KELUAR HARI AKHIR
RAWAT BULAN (%) hari hari ‰
1 RAMA
VIP 8 12 38 1 16.96% 3.17 15.50 1.50
SUITE ROOM 7 1 3 0 1.53% 3.00 193.00 0.14
JUMLAH 15 13 41 1 9.76% 3.15 29.15 0.87
2 SHINTA
I 32 26 66 2 7.37% 2.54 31.92 0.81
JUMLAH 32 26 66 2 7.37% 2.54 31.92 0.81
3 DEWI KUNTHI
I 12 6 12 0 3.57% 2.00 54.00 0.50
II 14 51 95 2 24.23% 1.86 5.82 3.64
JUMLAH 26 57 107 2 14.70% 1.88 10.89 2.19
4 ARIMBI & SRIKANDI
II 16 67 152 3 33.93% 2.27 4.42 4.19
III 14 108 238 6 60.71% 2.20 1.43 7.71
JUMLAH 30 175 390 9 46.43% 2.23 2.57 5.83
5 ICU
ICU 7 6 32 2 16.33% 5.33 27.33 0.86
ICU ISOLASI 1 2 6 1 21.43% 3.00 11.00 2.00
JUMLAH 8 8 38 3 16.96% 4.75 23.25 1.00
6 KAMAR BAYI
PERINATOLOGI 5 6 7 1 5.00% 1.17 22.17 1.20
JUMLAH 5 6 7 1 5.00% 1.17 22.17 1.20
7 PUNTO DEWA
ISOLASI ARIMBI 2 4 6 0 10.71% 1.50 12.50 2.00
ISOLASI COVID 8 20 174 6 77.68% 8.70 2.50 2.50
JUMLAH 10 24 180 6 64.29% 7.50 4.17 2.40

*** Kamar Bayi Sehat tidak dimasukkan

Perhitungan ini dikurangi ruang Srikandi 30 TT, karena peleburan Ruang Arimsi & srikandi

INDIKATOR PELAYANAN RS PERMATA MEDIKA

Bulan : Februari 2021

11
 RUANG BOR LOS TOI BTO
NO PERAWATAN Januari Januari Januari Januari
hari hari ‰
RAMA VIP 4.68 6.59 2.75
RAMA SUITE ROOM 3.00 105.50 0.29
DK I (Anak & Laki-Laki) 3.97 6.36 3.00
SHINTA l (Perempuan) 3.85 2.83 4.64
SHINTA VVIP 3.20 34.00 0.83
SHINTA ISOLASI 0.00 0.00 0.00
ARIMBI II 3.47 -0.17 9.40
ARIMBI ISOLASI 0.00 0.00 0.00
SRIKANDI III 3.45 2.01 5.68
ICU 2.50 11.06 2.29
ISOLASI (PICU+NICU) 0.00 0.00 0.00
PERINATOLOGI 3.71 3.67 4.20

INDIKATOR PELAYANAN RS PERMATA MEDIKA

Bulan : Maret 2021

12
 RUANG JUMLAH PASIEN TOTAL PASIEN BOR LOS TOI BTO
NO PERAWATAN TT KELUAR HARI AKHIR
RAWAT BULAN (%) hari hari ‰
1 RAMA
VIP 8 11 27 1 10.89% 2.45 20.09 1.38
SUITE ROOM 7 2 6 0 2.76% 3.00 105.50 0.29
JUMLAH 15 13 33 1 7.10% 2.54 33.23 0.87
2 SHINTA
I 32 41 93 3 9.38% 2.27 19.59 1.28
JUMLAH 32 41 93 3 9.38% 2.27 21.93 1.28
3 DEWI KUNTHI
I 12 12 18 0 4.84% 1.50 26.50 1.00
II 14 67 152 4 35.02% 2.27 3.58 4.79
JUMLAH 26 79 170 4 21.09% 2.15 7.06 3.04
4 ARIMBI
II 28 77 158 5 18.20% 2.05 9.22 2.75
III 4 48 81 3 65.32% 1.69 0.90 12.00
JUMLAH 32 125 239 8 24.09% 1.91 6.02 3.91
5 SRIKANDI
III 28 102 255 10 29.38% 2.50 6.01 3.64
JUMLAH 28 102 255 10 29.38% 2.50 6.01 3.64
6 ICU
ICU 7 4 37 3 17.05% 9.25 39.75 0.57
ICU ISOLASI 1 4 7 0 22.58% 1.75 5.25 4.00
JUMLAH 8 8 44 3 17.74% 5.50 25.50 1.00
7 KAMAR BAYI
PERINATOLOGI 5 11 28 0 18.06% 2.55 11.55 2.20
JUMLAH 5 11 28 0 18.06% 2.55 11.55 2.20
8 PUNTO DEWA
ISOLASI ARIMBI 2 3 5 0 8.06% 1.67 19.00 1.50
ISOLASI COVID 8 22 167 5 67.34% 7.59 3.68 2.75
JUMLAH 10 25 172 5 55.48% 6.88 5.52 2.50
TOTAL 156 404 1034 34 21.38% 2.56 9.41 2.59

*** Kamar Bayi Sehat tidak dimasukkan

Perhitungan ini dikurangi ruang Srikandi 30 TT, karena peleburan Ruang Arimsi & srikandi

INDIKATOR PELAYANAN RS PERMATA MEDIKA

Bulan : Maret 2021

13
 RUANG BOR LOS TOI BTO
NO PERAWATAN Januari Januari Januari Januari
hari hari ‰
RAMA VIP 4.68 6.59 2.75
RAMA SUITE ROOM 3.00 105.50 0.29
DK I (Anak & Laki-Laki) 3.97 6.36 3.00
SHINTA l (Perempuan) 3.85 2.83 4.64
SHINTA VVIP 3.20 34.00 0.83
SHINTA ISOLASI 0.00 0.00 0.00
ARIMBI II 3.47 -0.17 9.40
ARIMBI ISOLASI 0.00 0.00 0.00
SRIKANDI III 3.45 2.01 5.68
ICU 2.50 11.06 2.29
ISOLASI (PICU+NICU) 0.00 0.00 0.00
PERINATOLOGI 3.71 3.67 4.20

VII. ANGGARAN PROGRAM KERJA

14
 PROGRAM PERKIRAAN BIAYA KEGIATAN
Pengajuan Lift Katrol
AC Central
Penambahan Instalasi Lampu
neon panjang di Filling
APAR 1
Pembuatan Wastafel
Pembuatan Toilet
Pengajuan Rak Kayu DRM
Pelatihan Rekam medis
khusus coding
Tenaga Lembur Retensi per
jamnya
Total Anggaran
KETERANGAN
-+ 1.800.000 Membantu mempercepat
proses pendistribusian berkas
-+ 5.500.000 Membantu mengatur
kelembaban suhu didalam
ruangan,sehingga terjaganya
berkas drm dari jamur dan
serangga
-+ 700.000 Pencahyaan yang kurang (tidak
tembus sampai sap rak bawah )
-+600.000 Di Filling hanya ada 1,kurang
bila hanya 1 karena resikonya
besar (banyak kertas)
-+ 1.500.000 Untuk mencuci tangan,serta
mencuci alat makan pegawai
-+3.000.000 Karena banyak petugas
perempuan jadi harus memiliki
kamar mandi khusus pegawai
agar terjamin kebersihannya
-+1.800.000 Jumlah Pasien baru tiap
harinya semakin
bertambah,sedangkan
kapasitas penyimpanan tidak
mengalami penambahan
-+ 4.000.000 Agar meminimalisir resiko
kesalahan pengkodingan oleh
petugas
10.000/jam Agar segera ada penyusutan
DRM Pasien dan retensi ini
dilakukan di hari miggu agar
tidak menggangu proses
bekerja petugas.
-+ 18.900.000
15