PROGRAM KERJA

UNIT REKAM MEDIS

KLINIK PRATAMA RAWAT INAP (KPRI)

PELAYANAN MEDIK DASAR
JIMBUN MEDIKA
2019

Jl. Jimbun Ds. Pule-Kandat-Kediri

Telp : (0354) 477954
Email: klinikjimbunmedika@gmail.com |facebook:
 BAB I
PENDAHULUAN
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan.
Rekam medis bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka
upaya peningkatan pelayanan kesehatan rumah sakit. Isi rekam medis merupakan dokumen
resmi yang mencatat seluruh proses pelayanan medis di rumah sakit dan sangat bermanfaat
antara lain bagi aspek administrasi, medis, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan,
dokumentasi, perencanaan serta pemanfaatan sumber daya.
Mutu pelayanan kesehatan yang diberikan oleh tenaga medis di instansi pelayanan
kesehatan dapat dilihat dari pencatatan rekam medis pasien. Penyelenggaraan rekam medis
yang baik tidak terlepas dari adanya dukung sarana dan prasarana serta sistem rekam medis
yang baik dan benar. Pencapaian pelayanan yang bermutu, khususnya pelayanan rekam medis
dalam pelaksanaannya diharuskan dapat berjalan dengan konsisten dalam melaksanakan segala
kegiatan yang ada di rekam medis. Unit rekam medis harus dapat menyesuaikan pelayanan
yang diberikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan, dan teknologi.
 BAB II
LATAR BELAKANG
Unit rekam medis merupakan salah satu unit penunjang kesehatan di KPRIPMD
Jimbun Medika dan bertanggung jawab kepada Direktur. Dalam meningkatkan mutu pelayanan rekam
medis, maka ditetapkan suatu mekanisme kerja peningkatan mutu yang mengacu pada program kerja Unit
Rekam medis di KPRIPMD Jimbun Medika.
Unit rekam medis berperan dalam penyelenggaraan dan pelayanan rekam medis. Setiap Unit di
KPRIPMD Jimbun Medika wajib menyusun Program Kerja, dimana program kerja tersebut mendukung
dalam Penyusunan Rencana Kerja dalam meningkatkan mutu pelayanan, untuk itu perlu diterapkan suatu
standar pelayanan mutu. Dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan di klinik dapat dilihat dari kegiatan
pelayanan yang telah diberikan dan dicatat dalam dokumen rekam medis sebagai bukti proses dan hasil yang
dilakukan oleh tenaga profesional yang berhak atas rekam medis. Unit rekam medis adalah unit penyedia
informasi atau data – data pasien. Semua data pasien dapat di akses melalui rekam medis. Peningkatan nilai
guna berkas rekam medis sebagai alat komunikasi antar pemberi pelayanan harus dilaksanakan dengan
maksimal melalui optimalisasi kelengkapan berkas rekam medis.
Program Kerja Unit Rekam Medis di KPRIPMD Jimbun Medika disusun berdasarkan
hasil evaluasi pelaksanaan kerja dan hasil yang telah dicapai. Kegiatan peningkatan bermutu
yang belum tuntas akan dilanjutkan di tahun berikutnya dan mencari kegiatan lain serta
mengupayakan gagasan – gagasan baru untuk meningkatkan mutu pelayanan di Unit Rekam
Medis di KPRIPMD Jimbun Medika.
 BAB III
TUJUAN UMUM DAN KHUSUS
A. Umum
Menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan mutu
pelayana kesehatan dengan pelayanan rekam medis yang cepat, tepat, dan akurat.
B. Khusus
1. Terlaksananya pemisahan rekam medis in-aktif
2. Meningkatkan fungsi rekam medis dalam hal penyediaan dan penyajian data dan
informasi klinik
3. Meningkatkan kegiatan evaluasi terhadap penyelenggaraan rekam medis sesuai
standar
4. Meningkatnya sarana prasarana Unit Rekam Medis di KPRIPMD Jimbun Medika
5. Meningkatkan keterampilan petugas rekam medis secara berkesinambungan
6. Merumuskan dan menetapkan kebijakan, program, rencana kerja dan kegiatan Unit
Rekam Medis di KPRIPMD Jimbun Medika
 BAB IV
KEGIATAN POKOK
A. Program Peningkatan Mutu
1. Kelengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis 1x24 Jam
Definisi: Kelengkapan pengisian berkas rekam medis rawat inap 1x24 jam setelah
pasien mendapatkan pelayanan. Sasaran: 100%
Cara Pelaksanaan:
a. Monitoring Ketidaklengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis Setiap berkas
rekam medis yang kembali setelah mendapatkan perawatan
b. Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan Data ketidak lengkapan
pengisian berkas rekam medis
c. Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan
2. Kelengkapan Formulir Informed Consent
Definisi: Kelengkapan pengisian formulir informed consent 1x24 jam setelah pasien
mendapatkan informasi yang jelas. Sasaran: 100%
Cara Pelaksanaan:
a. Monitoring Ketidak Lengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis Setiap berkas
rekam medis yang kembali setelah mendapatkan perawatan
b. Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan ketidak lengkapan  pengisian
berkas rekam medis
c. Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan.
3. Ketepatan Pengiriman Laporan Eksternal
Definisi: Ketepatan waktu dalam melaporkan rekapitulasi laporan rumah sakit sesuai
dengan batas waktunya. Sasaran: 100%
Cara Pelaksanaan:
a. Rekap Laporan yang akan dikirim setiap bulan
b. Monitoring ketepatan pengiriman Laporan Eksternal ke Dinkes tepat waktu
c. Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan.
4. Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Definisi: Jumlah berkas RM rawat jalan yang di antar tepat waktu Sasaran: ≤ 10
menit
 Cara Pelaksanaan:
a. Mengevaluasi ketepatan waktu dalam lamanya pendistribusian berkas rekam
medis rawat jalan
b. Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan data keterlambatan
pendistribusian Berkas RM
c. Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan.
B. Program Pengembangan
1. Pendidikan dan Pelatihan Rekam Medis
Cara Pelaksanaan:
a. Membuat analisa kebutuhan pendidikan dan pelatihan
b. Pengajuan permohonan pendidikan
c. Pelatihan manajemen rekam medis
d. Pelatihan koding penyakit
e. Pelatihan customer service
f. Program peningkatan pendaftaran
g. Melakukan sosialisasi serta pembinaan petugas pendaftaran
h. Mengedepankan sikap senyum sapa dan salam dalam melaksanakan pelayanan
pendaftaran
i. Presentasi hasil.
2. Evaluasi Kinerja Rekam Medis
Cara Pelaksanaan :
a. Rapat bulanan internal rekam medis
b. Rapat dengan Spv. Yanmed
c. Pengisian kuisioner
d. Penilaian indikator kinerja setiap 3 bulan sekali.
3. Penyusunan Laporan Rekam Medis
Cara Pelaksanaan:
a. Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan data mentah laporan rekam
medis
b. Pengembangan format laporan.
4. Revisi Formulir RM sesuai standar SNARS1 dan Akreditasi
 Cara Pelaksanaan:
a. Mencari referensi format Formulir
b. Pengajuan revisi ke Direktur
c. Mengadakan Rapat dengan Panitia RM dan pihak terkait.
5. Penambahan Lemari Penyimpanan Berkas RM
Cara Pelaksanaan:
a. Membuat analisa kebutuhan lemari penyimpanan
b. Mengajukan pembelian lemari penyimpanan berkas
6. Penataan Tata Ruang Unit RM di KPRIPMD Jimbun Medika
Cara Pelaksanaan:
a. Membuat analisa kebutuhan perubahan tata ruang
b. Membuat pengajuan perubahan tata ruang
c. Mengajukan pembelian barang yang dibutuhkan
7. Pemusnahan Berkas RM in-aktif selama 5 tahun terakhir
Cara Pelaksanaan:
a. Melakukan pemilahan berkas aktif dan in-aktif selama 5 tahun terakhir
b. Melakukan pemilahan formulir yang bernilai guna
c. Melakukan pemusnahan sesuai standar
d. Membuat berita acara pemusnahan
8. Gotong Royong
Cara Pelaksanaan:
a. Merapikan penyusunan berkas rekam medis di rak penyimpanan
b. Merapikan berkas-berkas yang tidak terpakai
c. Menyapu lantai dan melap lemari rak penyimpanan dari debu
C. Program Manajemen (Pengajuan Rencana Anggaran)
Cara Pelaksanaan:
a. Pendataan Rencana Anggaran Sarana dan Prasarana Unit RM di KPRIPMD Jimbun
Medika
b. Pendataan Rencana Kerja dan Anggaran Kegiatan
c. Pengajuan ke Direktur
 BAB V
CARA MELAKSANAKN KEGIATAN
1. Rapat Bulanan
2. Program Peningkatan Mutu
3. Program retensi berkas rekam medis in-aktif  selama 5 tahun terakhir 1x setahun
4. Laporan internal bulanan, triwulan, semester dan tahunan
5. Laporan eksternal bulanan, triwulan, semester dan tahunan
6. Peningkatan pengembalian berkas rekam medis tepat waktu
7. Peningkatan ketepatan pendistribusian berkas RM rawat jalan
8. Meminimalisir dalam hal kesalahan  fiiling (penyimpanan)
9. Gotong Royong bersih- bersih ruangan (merapikan berkas RM di rak penyimpanan)
 BAB VI
SASARAN
1. Terlaksananya Program Kerja Unit Rekam Medis minimal sebesar 80%
2. Meningkatkan kualitas sarana dan prasarana pelayanan
3. Meningkatkan kualitas layanan customer service
 BAB VII
JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

NO KEGIATAN
BULAN KET
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Program Peningkatan
x x x x x x x x x x x x
Mutu
2. Pendidikan dan Pelatihan
Rekam Medis
x
3. Evaluasi Kinerja Rekam
x x x x
Medis
4. Penyusunan Laporan
Rekam Medis
x x x x x x x x x x x x
5. Revisi Formulir RM
sesuai standar SNARSI
dan Akreditasi
6. Pengajuan penggunaan
SIMRS di unit RM
7. Penambahan Lemari
Penyimpanan Berkas x
RM
8. Penataan Tata Ruang
Unit RM
x x
9. Pemusnahan Berkas RM
In – Aktif selama 5 tahun x
terakhir
10. Gotong Royong x x x x
BAB VIII

EVALUASI, ANALISA, DAN TINDAK LANJUT

1. Program peningkatan mutu
1. Hasil evaluasi: Telah dilakukan sosialisasi dari Tim Mutu dan penetapan Indikator
Mutu Unit RM
2. Rekomendasi: Ada pengembangan indikator mutu
3. Tindak lanjut: Masuk Program tahun berikutnya
2. Pendidikan dan Pelatihan Rekam Medis
1. Hasil evaluasi: telah dilakukan pelatihan 1x dalam setahun
2. Rekomendasi: akan dilakukan peningkatan pelayanan sesuai standar
3. Tindak lanjut: Masuk Program Kerja tahun berikutnya
3. Evaluasi Kinerja Rekam medis
1. Hasil evaluasi: Dilakukan 1x dalam 3 bulan
2. Rekomendasi: Akan dilakukan evaluasi sesuai standar
3. Tindak lanjut: Masuk Program Kerja tahun berikutnya
4. Penyusunan Laporan Rekam medis
1. Hasil evaluasi: Terlaksana setiap bulannya internal dan eksternal
2. Rekomendasi: Akan dilakukan pengembangan format laporan
3. Tindak lanjut: Masuk Program Kerja tahun berikutnya
5. Revisi Formulir RM sesuai standar Akreditasi
1. Hasil evaluasi: Belum terlaksana
2. Rekomendasi: –
3. Tindak lanjut: Masuk Program Kerja
6. Pengajuan penggunaan SIMRS di Unit RM
1. Hasil evaluasi: Belum terlaksana
2. Rekomendasi: -
3. Tindak lanjut: Masuk Program Kerja
7. Penambahan Lemari Penyimpanan Berkas RM
1. Hasil evaluasi: Telah dilakukan penambahan lemari bulan April 2019
2. Rekomendasi: Akan dilakukan permintaan penambahan lemari lagi, karna jumlah
pasien semakin meningkat
 3. Tindak lanjut: Masuk Program Kerja tahun berikutnya
8. Penataan Tata Ruang Unit RM
1. Hasil evaluasi: Dilakukan 2x dalam 1 tahun
2. Rekomendasi: Akan dilakukan secara berkala sesuai dengan standar Unit RM
3. Tindak lanjut: Masuk Program Kerja tahun berikutnya
4. Pemusnahan Berkas
1. Hasil evaluasi: Telah dilakukan scan data berkas in-aktif  tahun 2014 – 2019
2. Rekomendasi: Terus berkolaborasi dengan manajemen IT untuk pengontrolan
komputer dan back-up data
3. Tindak lanjut: Masuk Program Kerja tahun berikutnya
4. Gotong Royong
1. Hasil evaluasi: Terlaksana 1x dalam 3 bulan
2. Rekomendasi: Akan terus dijalankan
3. Tindak lanjut: Masuk Program Kerja tahun berikutnya