Lampiran : Keputusan Direktur Klinik Pratama Rawat Inap Jimbun

Medika
Nomor : 307/PK.RM/DIR/I/2022
Tanggal : 20 Januari 2022
Tentang : PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS

BAB I
PENDAHULUAN

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan
kesehatan.
Rekam medis bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib administrasi
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan rumah sakit. Isi rekam medis
merupakan dokumen resmi yang mencatat seluruh proses pelayanan medis di rumah
sakit dan sangat bermanfaat antara lain bagi aspek administrasi, medis, hukum,
keuangan, penelitian, pendidikan, dokumentasi, perencanaan serta pemanfaatan
sumber daya.
Mutu pelayanan kesehatan yang diberikan oleh tenaga medis di instansi
pelayanan kesehatan dapat dilihat dari pencatatan rekam medis pasien.
Penyelenggaraan rekam medis yang baik tidak terlepas dari adanya dukung sarana
dan prasarana serta sistem rekam medis yang baik dan benar. Pencapaian pelayanan
yang bermutu, khususnya pelayanan rekam medis dalam pelaksanaannya diharuskan
dapat berjalan dengan konsisten dalam melaksanakan segala kegiatan yang ada di
rekam medis. Unit rekam medis harus dapat menyesuaikan pelayanan yang
diberikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan, dan teknologi.

1
 BAB II
LATAR BELAKANG

Unit rekam medis merupakan salah satu unit penunjang kesehatan di Klinik
Pratama Rawat Inap Jimbun Medika dan bertanggung jawab kepada Direktur. Dalam
meningkatkan mutu pelayanan rekam medis, maka ditetapkan suatu mekanisme kerja
peningkatan mutu yang mengacu pada program kerja Unit Rekam medis di Klinik Pratama
Rawat Inap Jimbun Medika.
Unit rekam medis berperan dalam penyelenggaraan dan pelayanan rekam medis. Setiap
Unit di Klinik Pratama Rawat Inap Jimbun Medika wajib menyusun Program Kerja, dimana
program kerja tersebut mendukung dalam Penyusunan Rencana Kerja dalam meningkatkan
mutu pelayanan, untuk itu perlu diterapkan suatu standar pelayanan mutu. Dalam upaya
meningkatkan mutu pelayanan di klinik dapat dilihat dari kegiatan pelayanan yang telah
diberikan dan dicatat dalam dokumen rekam medis sebagai bukti proses dan hasil yang
dilakukan oleh tenaga profesional yang berhak atas rekam medis. Unit rekam medis adalah unit
penyedia informasi atau data – data pasien. Semua data pasien dapat di akses melalui rekam
medis. Peningkatan nilai guna berkas rekam medis sebagai alat komunikasi antar pemberi
pelayanan harus dilaksanakan dengan maksimal melalui optimalisasi kelengkapan berkas rekam
medis.
Program Kerja Unit Rekam Medis di Klinik Pratama Rawat Inap Jimbun
Medika disusun berdasarkan hasil evaluasi pelaksanaan kerja dan hasil yang telah
dicapai. Kegiatan peningkatan bermutu yang belum tuntas akan dilanjutkan di
tahun berikutnya dan mencari kegiatan lain serta mengupayakan gagasan –
gagasan baru untuk meningkatkan mutu pelayanan di Unit Rekam Medis di
Klinik Pratama Rawat Inap Jimbun Medika.

2
 BAB III
TUJUAN UMUM DAN KHUSUS
A. Umum
Menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya
peningkatan mutu pelayana kesehatan dengan pelayanan rekam medis yang
cepat, tepat, dan akurat.
B. Khusus
1. Terlaksananya pemisahan rekam medis in-aktif
2. Meningkatkan fungsi rekam medis dalam hal penyediaan dan penyajian
data dan informasi klinik
3. Meningkatkan kegiatan evaluasi terhadap penyelenggaraan rekam medis
sesuai standar
4. Meningkatnya sarana prasarana Unit Rekam Medis di Klinik Pratama
Rawat Inap Jimbun Medika
5. Meningkatkan keterampilan petugas rekam medis secara
berkesinambungan
6. Merumuskan dan menetapkan kebijakan, program, rencana kerja dan
kegiatan Unit Rekam Medis di Klinik Pratama Rawat Inap Jimbun
Medika

3
 BAB IV
KEGIATAN POKOK

A. Program Peningkatan Mutu

1. Kelengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis 1x24 Jam
Definisi: Kelengkapan pengisian berkas rekam medis rawat inap 1x24
jam setelahpasien mendapatkan pelayanan. Sasaran: 100%
Cara Pelaksanaan:
a. Monitoring Ketidaklengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis Setiap
berkas rekam medis yang kembali setelah mendapatkan perawatan
b. Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan Data ketidak
lengkapan pengisian berkas rekam medis
c. Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan
2. Kelengkapan Formulir Informed Consent
Definisi: Kelengkapan pengisian formulir informed consent 1x24 jam
setelah pasien mendapatkan informasi yang jelas. Sasaran: 100%
Cara Pelaksanaan:
a. Monitoring Ketidak Lengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis Setiap
berkas rekam medis yang kembali setelah mendapatkan perawatan
b. Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan ketidak lengkapan
pengisian berkas rekam medis
c. Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan.
3. Ketepatan Pengiriman Laporan Eksternal
Definisi: Ketepatan waktu dalam melaporkan rekapitulasi laporan rumah
sakit sesuai dengan batas waktunya. Sasaran: 100%
Cara Pelaksanaan:
a. Rekap Laporan yang akan dikirim setiap bulan
b. Monitoring ketepatan pengiriman Laporan Eksternal ke Dinkes tepat
waktu
c. Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan.
4. Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Definisi: Jumlah berkas RM rawat jalan yang di antar tepat waktu
Sasaran: ≤ 10menit
Cara Pelaksanaan:
a. Mengevaluasi ketepatan waktu dalam lamanya pendistribusian berkas
rekam medis rawat jalan
b. Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan data
keterlambatan pendistribusian Berkas RM
c. Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan.
4
B. Program Pengembangan
1. Pendidikan dan Pelatihan Rekam Medis
Cara Pelaksanaan:
a. Membuat analisa kebutuhan pendidikan dan pelatihan
b. Pengajuan permohonan pendidikan
c. Pelatihan manajemen rekam medis
d. Pelatihan koding penyakit
e. Pelatihan customer service
f. Program peningkatan pendaftaran
g. Melakukan sosialisasi serta pembinaan petugas pendaftaran
h. Mengedepankan sikap senyum sapa dan salam dalam melaksanakan
pelayanan
pendaftaran
i. Presentasi hasil.
2. Evaluasi Kinerja Rekam Medis
Cara Pelaksanaan :
a. Rapat bulanan internal rekam medis
b. Rapat dengan Spv. Yanmed
c. Pengisian kuisioner
d. Penilaian indikator kinerja setiap 3 bulan sekali.
3. Penyusunan Laporan Rekam Medis
Cara Pelaksanaan:
a. Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan data mentah
laporan rekam medis
b. Pengembangan format laporan.
4. Revisi Formulir RM sesuai standar SNARS1 dan Akreditasi
Cara Pelaksanaan:
a. Mencari referensi format Formulir
b. Pengajuan revisi ke Direktur
c. Mengadakan Rapat dengan Panitia RM dan pihak terkait.
5. Penambahan Lemari Penyimpanan Berkas RM
Cara Pelaksanaan:
a. Membuat analisa kebutuhan lemari penyimpanan
b. Mengajukan pembelian lemari penyimpanan berkas
6. Penataan Tata Ruang Unit RM di KPRIPMD Jimbun Medika
Cara Pelaksanaan:
a. Membuat analisa kebutuhan perubahan tata ruang
b. Membuat pengajuan perubahan tata ruang
c. Mengajukan pembelian barang yang dibutuhkan
5
 7. Pemusnahan Berkas RM in-aktif selama 5 tahun terakhir
Cara Pelaksanaan:
a. Melakukan pemilahan berkas aktif dan in-aktif selama 5 tahun
terakhir
b. Melakukan pemilahan formulir yang bernilai guna
c. Melakukan pemusnahan sesuai standar
d. Membuat berita acara pemusnahan
8. Gotong Royong
Cara Pelaksanaan:
a. Merapikan penyusunan berkas rekam medis di rak penyimpanan
b. Merapikan berkas-berkas yang tidak terpakai
c. Menyapu lantai dan melap lemari rak penyimpanan dari debu

C. Program Manajemen (Pengajuan Rencana Anggaran)

Cara Pelaksanaan:
a. Pendataan Rencana Anggaran Sarana dan Prasarana Unit RM di
KPRIPMD Jimbun Medika
b. Pendataan Rencana Kerja dan Anggaran Kegiatan
c. Pengajuan ke Direktur

6
 BAB V
CARA MELAKSANAKN KEGIATAN

1. Rapat Bulanan
2. Program Peningkatan Mutu
3. Program retensi berkas rekam medis in-aktif  selama 5 tahun terakhir 1x
setahun
4. Laporan internal bulanan, triwulan, semester dan tahunan
5. Laporan eksternal bulanan, triwulan, semester dan tahunan
6. Peningkatan pengembalian berkas rekam medis tepat waktu
7. Peningkatan ketepatan pendistribusian berkas RM rawat jalan
8. Meminimalisir dalam hal kesalahan  fiiling (penyimpanan)
9. Gotong Royong bersih- bersih ruangan (merapikan berkas RM di rak
penyimpanan)

7
 BAB VI
SASARAN

1. Terlaksananya Program Kerja Unit Rekam Medis minimal sebesar 80%

2. Meningkatkan kualitas sarana dan prasarana pelayanan
3. Meningkatkan kualitas layanan customer service

8
 BAB VII
JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

BULAN KET
NO KEGIATAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Program Peningkatan
x x x x x x x x x x x x
Mutu
2. Pendidikan dan
Pelatihan Rekam x
Medis
3. Evaluasi Kinerja
x x x x
Rekam Medis
4. Penyusunan Laporan
x x x x x x x x x x x x
Rekam Medis
5. Revisi Formulir RM
sesuai standar
SNARSI dan
Akreditasi
6. Pengajuan penggunaan
SIMRS di unit RM
7. Penambahan Lemari
Penyimpanan Berkas x
RM
8. Penataan Tata Ruang
x x
Unit RM
9. Pemusnahan Berkas
RM In – Aktif selama 5 x
tahun terakhir
10. Gotong Royong x x x x

9
 BAB VIII
EVALUASI, ANALISA, DAN TINDAK LANJUT

1. Program peningkatan mutu

1. Hasil evaluasi: Telah dilakukan sosialisasi dari Tim Mutu dan penetapan
Indikator Mutu Unit RM
2. Rekomendasi: Ada pengembangan indikator mutu
3. Tindak lanjut: Masuk Program tahun berikutnya
2. Pendidikan dan Pelatihan Rekam Medis
1. Hasil evaluasi: telah dilakukan pelatihan 1x dalam setahun
2. Rekomendasi: akan dilakukan peningkatan pelayanan sesuai standar
3. Tindak lanjut: Masuk Program Kerja tahun berikutnya
3. Evaluasi Kinerja Rekam medis
1. Hasil evaluasi: Dilakukan 1x dalam 3 bulan
2. Rekomendasi: Akan dilakukan evaluasi sesuai standar
3. Tindak lanjut: Masuk Program Kerja tahun berikutnya
4. Penyusunan Laporan Rekam medis
1. Hasil evaluasi: Terlaksana setiap bulannya internal dan eksternal
2. Rekomendasi: Akan dilakukan pengembangan format laporan
3. Tindak lanjut: Masuk Program Kerja tahun berikutnya
5. Revisi Formulir RM sesuai standar Akreditasi
1. Hasil evaluasi: Belum terlaksana
2. Rekomendasi: –
3. Tindak lanjut: Masuk Program Kerja
6. Pengajuan penggunaan SIMRS di Unit RM
1. Hasil evaluasi: Belum terlaksana
2. Rekomendasi: -
3. Tindak lanjut: Masuk Program Kerja
7. Penambahan Lemari Penyimpanan Berkas RM
1. Hasil evaluasi: Telah dilakukan penambahan lemari bulan April 2019
2. Rekomendasi: Akan dilakukan permintaan penambahan lemari lagi, karna
jumlah pasien semakin meningkat
3. Tindak lanjut: Masuk Program Kerja tahun berikutnya
8. Penataan Tata Ruang Unit RM
1. Hasil evaluasi: Dilakukan 2x dalam 1 tahun
2. Rekomendasi: Akan dilakukan secara berkala sesuai dengan standar Unit
RM
3. Tindak lanjut: Masuk Program Kerja tahun berikutnya
4. Pemusnahan Berkas
10
 1. Hasil evaluasi: Telah dilakukan scan data berkas in-aktif  tahun 2014 –
2019
2. Rekomendasi: Terus berkolaborasi dengan manajemen IT untuk
pengontrol komputer dan back-up data
3. Tindak lanjut: Masuk Program Kerja tahun berikutnya
9. Gotong Royong
1. Hasil evaluasi: Terlaksana 1x dalam 3 bulan
2. Rekomendasi: Akan terus dijalankan
3. Tindak lanjut: Masuk Program Kerja tahun berikutnya

PROGRAM KERJA
11
 REKAM MEDIS

Disusun Oleh Disetujui Oleh

Kepala Ruangan Rekam Medis Kepala pelayanan medis

( Sevi Oktrianadevi S.ST) ( dr. Limida Suprihantini )

KLINIK PRATAMA RAWAT INAP

JIMBUN MEDIKA
Alamat: Ds. Pule Kec. Kandat Kab. Kediri(0354 ) 477954

Email : klinikjimbunmedika@gmail.com

12