PANDUAN PROGRAM UNIT

REKAM MEDIS RSU AFDILA CILACAP

RUMAH SAKIT AFDILA CILACAP

2022
I. PENDAHULUAN
Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam
tentang identitas, anamnesa, penentuan fisik, laboratorium, diagnosa segala
pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien. Rekam medis
mempunyai pengertian yang sangat luas, tidak hanya sekedar kegiatan
pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai suatu sistem
penyelenggaraan rekam medis mulai dari pencatatan selama pasien
mendapatkan pelayanan medik, dilanjutkan dengan penyelenggaraan,
penyimpanan serta pengeluaran berkas rekam medis dari tempat
penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman oleh pasien atau
untuk keperluan lainnya. Melihat kerumitan dan kompleksitas pengelolaan
rekam medis, maka sudah saatnya apabila setiap rumah sakit modern saat
ini mengganti pengelolaan rekam medis tradisional (manual) menjadi
elektronik. Bahkan lebih dari itu dapat dibangun suatu sistem rekam
kesehatan elektronik (RKE) yang terintegrasi. Dengan rekam medis elektronik
(RME), maka diharapkan mampu meningkatkan profesionalisme dan kinerja
manajemen rumah sakit melalui tiga manfaat yaitu manfaat umum,
operasional dan organisasi. Harus diakui bahwa perubahan dari sistem
manual ke RME tidaklah mudah, perlu sebuah upaya keras dalam bentuk
kampanye gerakan keselamatan pasien (patient safety). Bilamana perlu harus
dilakukan dalam skala nasional.
II. LATAR BELAKANG
Rekam Medik (catatan Medis) merupakan kumpulan data medis yang
berisi riwaya penyakit seorang penderita, pengobatan dan perawatan serta
akibatnya yang ditulis secara ringkas, teliti, lengkapan tepat. Sampai sejauh
mana perawatan dan pengobatan yang diberikan kepada penderita dapat
dilihat dari Rekam Medisnya (catatan medis).Oleh karena itu Rekam Medis
(catatan Medis) yang teratur, akurat dan dapat dipertanggung jawabkan
mencerminkan keadaan pelayanan medis dari Rumah Sakit tersebut.
Unit Rekam Medis di RS Afdila Cilacap masih memiliki kendala dalam hal
meningkatkan pelayanan .Budaya dan system kerja yang kurang tepat
membuat pelayanan rekam medis masih belum maksimal .Untuk itu program
kerja rekam medik ini direncanakan dan diupayakan dapat membantu
 meningkatkan pelayanan unit kerja rekam medik, meningkatkan kemampuan
dan keterampilan petugas sehingga terpenuhinya standar dan parameter pada
akreditasi rumah sakit.
III. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Meningkatkan mutu dan kinerja Unit Rekam Medik melalui program
peningkatan profesionalisme sumber daya manusia dan optimalisasi kerja.

2. Tujuan Khusus
a. Menjelaskan kegiatan yang akan dilakukan unit rekam medis pada
tahun 2023
b. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia unit rekam medik
c. Meningkatkan pemanfaatan dan pengembangan rekam medik Elektronik
dalam mendukung pelayanan serta pelaporan dalam rekam medik

IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

1. Program Kegiatan Pokok:
a. Program mutu rekam medis dalam hal kelengkapan dan ketepatan waktu
dalam pengembalian berkas rekam medik serta meminimalisir dalam hal
penomoran ganda
1) Peningkatan Pemanfaatan serta pengembangan SIM-RS
2) Program Peningkatan Pelayanan Pendaftaran
3) Program retensi berkas rekam medic inaktif selama 5 tahun terakhir
4) Program Peningkatan profesionalisme Sumber Daya Manusia
a) Pelatihan internal dan eksternal.
b) Pendidikan berkelanjutan.
b. Rincian Kegiatan:
1) Program mutu rekam medic dalam hal kelengkapan dan ketepatan
waktu dalam pengembalian berkas rekam medis serta meminimalisir
penomoran ganda.
a) Monitoring KLPCM (Ketidak Lengkapan Pengisian Catatan Medis)
setiap berkas rekam medik yang kembali setelah mendapatkan
perawatan
b) Mengevaluasi ketepatan waktu dan lama pengembalian berkas
rekam medik
c) Melakukan rekapitulasi bulan andan tahunan KLPCM oleh petugas
instalasi rekam medik. Memonitoring nomor rekam medis yang
sudah terdaftar
c. Peningkatan Pemanfaatan serta pengembangan SIM-RS
1) Pengembangan yang berkelanjutan dalam program SIM-RS untuk unit
rekam medic sesuai kebutuhan
2) Meningkatan percepatan koneksi jaringan SIM-RS
d. Program Peningkatan Pelayanan Pendaftaran
 1) Melakukan sosialiasasi serta pembinaan petugas pendaftaran
2) Mengedepankan sikap senyum, sapa dan salam dalam melaksanakan
kegiatan pelayanan pendaftaran
3) Melaksanakan kegiatan pelatihan service exelent
4) Mengevaluasi setiap bulannya pembahasan tentang pelayanan yang
telah diberikan kepada pasien dan keluarga baik melalui saran
maupun complain
e. Program retensi berkas rekam medik inaktif selama 5 tahun terakhir
1) Penyortiran berkas rekam medik inaktif
2) Perekapan berkas rekam medik inaktif
3) Evaluasi retensi setiap bulan
f. Program Peningkatan profesionalisme Sumber Daya Manusia
1) Pelatihan ICD X
2) Pelatihan ICD 9
3) Menyelenggarakan kegiatan in house training rekam medik

V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

1. Rapat rutin Unit Rekam Medik untuk membahas rencana kerja dan evaluasi
kegiatan.
2. Memberlakukan dan menjalankan SPO Unit Rekam Medik.
3. Meningkatkan analisa KLPCM.
4. Mengkoordinasikan kepada pengembang SIM-RS dalam hal peningkatan
program rekam medic melalui SIM-RS
5. Memilih berkas rekam medic inaktif
6. Mengevaluasi setiap unit kerja dalam peningkatan penyelenggaraan rekam
medik di rumah sakit.
7. Peningkatan Profesionalisme Sumber Daya Manusia
a) Melakukan analisis ketenagaan, kuantitas, kualifikasi.
b) Melakukan pelatihan internal: sistem, prosedur dan alur kerja yang
baru/hasilrevisi.
c) Mengadakan kegiatan inhouse training rekam medik
d) Mengikutsertakan pelatihan eksternal bagi staff rekam medik.
e) Memotivasi setiap staff rekam medis untuk melanjutkan studi.
VI. SASARAN
1. Program mutu rekam medik dapat terlaksana dengan target 100% dalam hal
kelengkapan rekam medic serta 100% dalam ketepatan waktu pengembalian
rekam medik.
2. Peningkatan 100% dalam pemanfaatan SIM-RS untuk staff rekam medis
serta peningkatan SIM-RS yang terus menerus berkembang.
3. Program peningkatan pelayanan pendaftaran yang terdiri dari senyum, sapa
dan salam kepada pasien dengan peningkatan mutu pelayanan 100%
4. Program retensi berkas rekam medic inaktif selama 5 tahun terakhir yang
optimal 75%
5. Program Peningkatan profesionalisme Sumber Daya Manusia:
a) Diadakan seminar rekam medik minimal 2 kali dalam 1 tahun.
b) Mengirimkan staff rekam medis mengikuti pelatihan ICD 10 dan ICD 9
c) Dalam setiap 3 tahun terdapat 2 stafrekammedis yang melanjutkan studi.
VII. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

JADWAL
NO KEGIATAN POKOK RINCIAN KEGIATAN POKOK BULAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Program Mutu Rekam Medis a. Monitoring KLPCM
b. Evaluasi KLPCM
c. Rekapitulasi KLPCM
d. Monitoring nomor rekam medik
2 Peningkatan dan a. Pengembangan berkelanjutan Sim-RS
pemanfaatan serta untuk rekam medis
pengembangan Sim-RS b. Meningkatkan percepatan koneksi Sim-
RS
3 Program peningkatan a. Melakukan sosialisasi serta pembinaan
pelayanan pendaftaran petugas pendaftaran
b. Mengedepankan sikap senyum, sapa dan
salam dalam melakukan pelayanan
4 Program retensi berkas a. Penyortiran berkas rekam medik inaktif
rekam medik inaktif selama b. Perekapan berkas rekam medik inaktif
5 tahun terakhir c. Evaluasi retensi setiap bulan
5 Program peningkatan a. Inhouse training rekam medik
profesionalisme sumber b. Pelatihan ICD X
daya manusia c. Pelatihan ICD 9
VIII. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN
1. Rapat harian bersama kepala Seksi dan Kepala Bidang dalam pelaksanaan
kegiatan rekam medik
2. Rapat bulanan intern untuk staff rekam medik

XI. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

1. Pembuatan KLPCM

Ka.Instalasi Rekam Medik

Candra Satria Biru, Amd.RMIK

Nip.