Tupoksi Unit Rekam Medik

Arga Makmur harus menyelenggarakan rekam medis, karena hal ini merupakan bukti
tentang proses pelayanan medis kepada pasien.
Unit kerja rekam medis mempunyai tugas pokok dan fungsi seperti di bawah ini:
1. Menentukan standard dan kebijaksanaan pelayanan
2. Mengusulkan bentuk formulir rekam medis
3. Mengusulkan upaya yang diperlukan dalam penanggulangan masalah pelayanan
rekam medis
4. Menganalisis secara teratur isi rekam medis untuk menentukan apakah informasi
klinik sudah cukup dalam asuhan pasien.
5. Membuat laporan dan melaporkannya kepada pimpinan rumah sakit tepat waktu
6. Melakukan rapat secara teratur dan menghadiri rapat tersebut.

Selain itu, unit rekam medis mempunyai tanggung jawab dalam menjalankan tugas
dan fungsinya, yaitu:
1. Menjamin bahwa semua informasi dicatat sebaik-baiknya dan tersedia jika
diperlukan untuk menilai pelayanan yang diberikan kepada seorang pasien
2. Menjamin telah dijalankannya dengan baik filling records, pembuatan indeks,
penyimpanan rekam medis, dan tersedianya rekam medis dari semua pasien.
3. Mengajukan usul-usul kepada Direktur RS tentang perubahan dalam isi ukuran
rekam medis.
4. Membina hubungan kerja sama, baik dengan unit lain yang berhubungan
langsung dengan pasien, maupun penasehat hokum dalam hal hubungan-hubungan
keluar dan pengeluaran data/keterangan untuk badan-badan di luar rumah sakit.
Adapun wewenang dari unit rekam medis dalam menjalankan tugas dan fungsinya,
adalah:
1. Memberikan penilaian akhir terhadap kualitas pengisisan data klinis
2. Menolak berkas rekam medik yang tidak memenuhi standar
3. Menerapkan tindakan-tindakan ke arah perbaikan rekam medik yang tidak
memuaskan.
Dalam menjalankan tugasnya, kepala unit rekam medis wajib menerapkan koordinasi,
integrasi, dan sinkronisasi, baik dalam lingkungan intern unit, maupun dengan unit-
unit terkait, sesuai dengan tugasnya masing-masing.

8. Uraian Tugas Rekam Medik

Setiap bagian di unit rekam medik mempunyai tugas dan peranannya masing-masing.
Di antaranya:
1. Kepala Instalasi
· Mengatur serta mengawasi pelaksanaan kegiatan rekam medik
· Memberi pengarahan pelaksanaan tugas staf Rekam Medik
· Memberi bimbingan pelaksanaan tugas staf Rekam Medik
· Memimpin rapat tingkat unit
· Penilaian pelaksanaan tugas staf
· Perencanaan pengembangan SDM unit
2. Bagian Produksi dan Filling
· Pengadaan berkas rekam medik
· Merakit berkas rekam medik
· Menyimpan berkas rekam medik
· Menyusun berkas rekam medik sesuai tata cara penyimpanan
· Mengontrol keluar masuknya berkas rekam medik
3. Bagian Assembling dan Analisis
· Merapikan form rekam medik sebelum dianalisis berdasarkan ketentuan
· Menganalisis kelengakapan status pasien yang terdapat di form rekam medik.
· Jika belum lengkap, maka dikembalikan ke dokter atau perawat bersangkutan
untuk dilengkapi dengan batas waktu toleransi 2-7 hari.
4. Bagian Koding dan Indeksing
· Mengkode penyakit, operasi, sebab kematian sesuai ICD-10
· Mencatat pasien berdasarkan kode penyakit
· Meranking 10 penyakit terbanyak
5. Bagian Pelaporan
· Sensus harian di tiap unit RS
· Melaporkan RL 2a per bulan ke Dinkes
· Mengambil RP setiap 3 bulan dan melaporkannya per bulan ( ganti)
 9. Deskripsi Kegiatan Rekam Medik
Untuk menjalankan tugas dan fungsinya, unit rekam medik memiliki kegiatan yang
saling berhubungan dan harus dilakukan secara rutin dan berurutan yaitu:
1. Proses Produksi
Merakit berkas rekam medik sebelum didistribusikan ke unit Rawat Jalan, Rawat
Inap, IRD, dan OK.
2. Proses Filling
Mengantar berkas rekam medik ke unit yang dituju, menulis berkas rekam medik
yang keluar di buku ekspedisi, dan melakukan sensus harian.
3. Proses Assembling
Meneliti kelengkapan isi berkas rekam medik yang telah dikembalikan dan
merakit/menyusun dokumen rekam medis sebelum disimpan.
4. Proses Analisis
Menganalisis kelengkapan status pasien yang telah diisi oleh dokter atau perawat.
5. Proses Koding
Mengkode penyakit, operasi, dan sebab kematian sesuai dengan ICD-10, sehingga
berguna dalam penentuan tren penyakit terbanyak dan dapat digunakna untuk
perencanaan tetap obat.
6. Proses Indeksing
Mengindeks/mengelompokkan penyakit, operasi, sebab kematian, dan indeks dokter
yang memberikan jasa pelayanan.
7. Proses Pelaporan
Melaporkan hasil analisis dan indeksing kepada pihak terkait.
B. Spesifikasi SDM Unit Rekam Medik
Sumber daya manusia yang sesuai dan berkompeten sangat berpengaruh pada kinerja
dan hasil kegiatan.
1. Jumlah Pegawai dan Peranannya
Di bawah ini merupakan data jumlah staf unit rekam medik berdasarkan tugas,
peranan, dan latar belakang pendidikannya :
 URAIAN TUGAS KEPALA DAN STAFF REKAM MEDIS

A. KEPALA UNIT REKAM MEDIS

1. Nama Jabatan : Kepala Unit Rekam Medis
2. Unit Kerja : Sub bagian rekam medis
3. Ikhtisar Jabatan : Agustina,Amd.Kep.SKM

Memimpin staff bagian rekam medis dalam rangka melaksanakan rekam

medis melalui kegiatan menghimpun, mengolah, menganalisa dan
mensinkronisasi data medis serta mengolah berkas rekam medis,
menyediakan data rekam medis, dan mengevaluasi pelaksanaannya agar
tersedia informasi medis yang akurat dan tepat.
4. Uraian Tugas :

 Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di

seksi rekam medis, agar dapat terselenggara dengan baik.
 Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap tata tertib, disiplin,
kebersihan, keamanan dan kelancaran tugas di seksi rekam medis.
 Melaksanakan pembinaan petugas di seksi rekam medis sehingga
terjalin kerja sama yang baik, semangat kerja yang tinggi,
ketrampilan petugas yang memadai dan loyal terhadap rumah sakit.
 Menyusun dan melaksanakan program pendidikan / pelatihan bagi
petugas seksi rekam medis sehingga lebih trampil dan menguasai
bidang tugasnya.
 Mengadakan koordinasi dengan seksi lain yang terkait untuk
kelancaran tugas di seksi rekam medis dan seksi yang lain.
 Mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab terhadap semua
peralatan dan sarana yang ada di seksi rekam medis agar selalu dalam
keadaan terawat dan siap pakai.
 Mengadakan / mempimpin rapat di seksi rekam medis.
 Membuat Uraian Tugas bagi masing-masing petugas di seksi rekam
medis.
 Menyusun program kerja seksi rekam medis dalam rangka
melengkapi penyusunan renstra rumah sakit.
  Mengevaluasi kebutuhan tenaga, peralatan dan sarana untuk
menunjang kelancaran tugas di seksi rekam medis.
 Bersama - sama dengan koordinator pendaftaran & gudang RM.
membuat jadwal dinas.
 Bertanggung jawab atas keamanan dan keutuhan peralatan di seksi
rekam medis.
 Melaksanakan tugas - tugas lain yang diperintahkan oleh atasan /
rumah sakit.
 Mengikuti kegiatan yang diadakan oleh rumah sakit atau seksi rekam
medis.
 Menjaga ketertiban, keamanan dan kebersihan dilingkungan kerja
seksi rekam medis dan gudang rekam medis.
5. Hasil Kerja :
 Rencana kebutuhan dan kegiatan
 Program kerja
 Berkas rekam medis
 Berkas layanan informasi di front office
 Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas
6. Tanggung Jawab :
 Memimpin kegiatan pelayanan rekam medis yang meliputi : rekam
medis rawat jalan, rawat inap, data dan pelaporan.
 Merencanakan dan mengembangkan sistem penyelenggaraan rekam
medis dan informasi kesehatan, agar tercapai tujuan yang diinginkan.
 Menyusun dan menyajikan data dan informasi yang bermutu bagi
pimpinan/ manajemen rumah sakit.
 Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan.
7. Kewenangan :
 Mengkoordinir pelayanan rekam medis di rumah sakit.
 Mengatur seluruh sumber daya yang ada : staf, peralatan, ruangan dan
fasilitas lain yang diperlukan.
8. Jabatan Bawahan Langsung :
 Koordinator Pendaftaran
 Staff Rekam Medis
 9. Korelasi Jabatan :
 Dengan Ketua Panitia rekam medis dalam hal konsultasi, menerima
tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.
 Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal
koordinasi tugas.
 Dengan koordinator pendaftaran dan staff rekam medis dalam hal
bimbingan, pembinaan, dan pemberian perintah tugas.
10. Syarat Jabatan :
a. Pendidikan Formal : Diploma III Rekam Medis
b. Pendidikan Non Formal : Sertifat Uji Kompetensi Rekam Medis
c. Pengalaman Kerja : Telah memiliki pengalaman kerja minimal 1
tahun sebagai rekam medis

B. KOORDINATOR PENDAFTARAN
1. Nama Jabatan : Koordinator Pendaftaran
2. Unit Kerja : Seksi Pendaftaran / Front Office
3. Ikhtisar Jabatan : Tiurma Sijabat, S.ST
Memimpin unit kerja seksi pendaftaran dalam rangka melaksanakan layanan
informasi kepada pelanggan jasa puskesmas dan layanan rekam medis
melalui kegiatan menghimpun data awal rekam medis agar tersedia informasi
medis yang akurat.
4. Tugas Pokok :
a. Menyusun rencana kebutuhan dan kegiatan seksi pendaftaran pasien agar
kegiatan operasional dapat terlaksana secara efektif dan efisien.
b. Membagi tugas dan memantau proses kegiatan pengelolaan seksi
pendaftaran agar dapat berjalan dengan lancar dan sesuai ketentuan yang
berlaku.
c. Membina bawahan dalam menjalankan tugas melalui pemberian arahan
dan motivasi untuk meningkatkan etos kerja dan disiplin yang tinggi
sehingga tercapai kinerja yang optimal.
d. Mengevaluasi seluruh kegiatan seksi pendaftaran pasien dan membuat
laporan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas kepada pimpinan sebagai
 bahan pertimbangan dalam rangka perbaikan dan peningkatan kinerja
selanjutnya.
5. Uraian Tugas :
a. Mengawasi semua kegiatan pelayanan di pendaftaran, meliputi
pendaftaran pasien rawat jalan dan pasien rawat inap.
b. Bertanggung jawab terhadap administrasi dan semua kegiatan pelayanan
di pendaftaran.
c. Bertanggung jawab dan memberikan sosialisasi terhadap kegiatan yang
menjadi tugas dan tanggung jawab di pendaftaran.
d. Menjaga kerahasiaan, kerapihan dan keamanan berkas rekam medis di
gudang RM. maupun di pendaftaran.
e. Menyusun program pemindahan berkas rekam medis dan mengajukan
program tersebut ke kepala seksi rekam medis.
f. Mengevaluasi semua kegiatan yang menjadi tugas tanggung jawabnya.
g. Bersama - sama dengan kepala seksi rekam medis membuat dan mengatur
jadwal shift karyawan rekam medis dan pendaftaran.
h. Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan maupun rawat inap.
i. Mengadakan koordinasi dengan gugus tugas yang lain untuk kelancaran
tugas pekerjaan di pendaftaran.
j. Mencatat keluhan / masalah yang terjadi di pendaftaran baik masalah
extern maupun intern dan mencarikan jalan keluarnya.
k. Bertanggung jawab atas keamanan dan keutuhan peralatan yang ada di
pendaftaran.
l. Melaksanakan tugas - tugas lain yang diperintahkan oleh atasan / rumah
sakit.
m. Mengikuti kegiatan yang diadakan oleh puskesmas atau seksi rekam
medis.
n. Menjaga ketertiban, keamanan dan kebersihan dilingkungan kerja seksi
rekam medis dan gudang rekam medis.
6. Hasil Kerja :
a. Rencana kebutuhan dan kegiatan
b. Kelancaran pendaftaran pasien, kejelasan informasi di front office
c. Kelancaran permintaan sambungan telepon
d. Catatan permintaan sambungan telepon
 e. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas.
7. Tanggung Jawab :
a. Terselenggaranya layanan informasi jasa pelayanan puskesmas di front
office.
b. Terjaminnya kelancaran layanan permintaan sambungan telepon rumah
sakit.
c. Bertanggung jawab terhadap administrasi dan semua kegiatan pelayanan
di pendaftaran.
8. Wewenang :
a. Meminta data informasi layanan puskesmas kepada unit kerja terkait.
b. Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam rangka penyelenggaraan
layanan informasi dan operator telepon.
c. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan yang
berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis.
9. Korelasi Jabatan :
a. Dengan kepala unit rekam medis dalam hal konsultasi, menerima tugas
dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.
b. Dengan bagian administrasi dan kesekretariatan dalam hal pertanggung
jawaban administrasi.

C. STAF PELAKSANA PENDAFTARAN PASIEN

1. Nama Jabatan : Staff Pelaksana Pendaftaran Pasien
2. Unit kerja : - Sub bagian rekam medis
- Sub bagian pendaftaran pasien

10. Ikhtisar Jabatan :- Agustina,Amd.Kep.SKM

- Tiurma Sijabat, S.ST
- Lahirda Kresah. SKM
Seorang karyawan yang diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab untuk
melaksanakan kegitan pendaftaran pasien rawat inap, rawat jalan, dan rawat
darurat.
3. Tugas Pokok :
Melaksanakan program kerja pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap,
rawat darurat yang telah diputuskan oleh direktur.
4. Uraian Tugas :
a. Melaksanakan pendaftaran pasien gawat darurat, rawat jalan dan rawat
inap, yaitu : mencatat data identitas pasien yang dibutuhkan sesuai dengan
ketentuan yang telah ditetapkan, memberikan nomor regiter baru bagi
pasien baru, mencarikan nomor register lama bagi pasien kunjungan ulang
(pasien lama)
b. Memberikan informasi kepada pengguna jasa rumah sakit sesuai dengan
batas kewenangannnya.
c. Mengirim berkas rekam medis rawat jalan dari unit rekam medis ke
bagian rawat jalan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
d. Mengecek dan mengontrol kelengkapan data rekam medis rawat jalan dan
mengkoordinasikannya dengan bagian yang bersangkutan.
e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan kepada atasan.
5. Hasil Kerja :
a. Berkas rekam medis
b. Pendaftaran pasien berjalan lancar
c. Dokumen pasien rawat jalan dan rawat inap
d. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas
6. Tanggung Jawab :
a. Keakuratan data identitas pasien
b. Kelancaran, kebenaran dan ketepatan pendaftaran pasien
c. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis
d. Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan
e. Terciptanya suasana lingkungan kerja yang kondusif dan harmonis
7. Wewenang :
a. Mengkoordinasikan dengan koordinator pendaftaran atau kepala unit
rekam medis yang terkait dalam rangka penyelenggaraan pendaftaran
pasien.
b. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan yang
berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis.
8. Korelasi Jabatan :
a. Dengan koordinator pendaftaran dan kepala unit rekam medis dalam hal
konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.
 b. Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal koordinasi
tugas.
9. Syarat Jabatan :
a. Pendidikan Formal : SLTA
b. Pendidikan Non Formal / Pelatihan : telah memiliki pengalaman
kerja minimal 2
Tahun

D. STAF PELAKSANA ASSEMBLING, KODING DAN FILLING

1. Nama Jabatan : Staff Pelaksana Assembling
2. Unit kerja : Sub bagian rekam medis
3. Ikhtisar Jabatan : Lahirda Kresah. SKM
Melaksanakan proses pengolahan data dan pengarsipan melalui kegiatan
menghimpun, menyimpan, mengevaluasi dan menganalisis data rekam medis
agar tersedia informasi medis yang tepat dan akurat.
4. Tugas Pokok :
a. Melaksanakan administrasi sub bagian rekam medis
b. Melakukan proses koding berkas rekam medis
c. Melaksanakan pengarsipan berkas rekam medis
d. Melaksanakan layanan peminjaman dan pengambilan berkas rekam medis
5. Uraian Tugas :
a. Melakukan pengecekan dan monitoring kelengkapan berkas rekam medis
pasien pulang
b. Mengkoordinasikan upaya pemenuhan kelengkapan data berkas rekam
medis sesuai dengan prosedur yang ditetapkan
c. Melakukan proses pengkodingan diagnosa berkas rekam medis rawat
jalan dan rawat inap.
d. Mengarsipkan berkas rekam medis yang telah lengkap sesuai dengan
ketentuan yang berlaku
e. Melayani peminjaman berkas rekam medis sesuai dengan ketentuan dan
prosedur yang berlaku
f. Memberikan informasi kepada pengguna jasa rumah sakit sesuai dengan
batas kewenangannya
 g. Melaksanakan pengumpulan, penyimpanan dan pengarsipan surat – surat
dinas dan berkas sub bagian rekam medis
h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
6. Hasil Kerja :
a. Berkas dan catatan rekam medis
b. Check list kelengkapan berkas rekam medis
c. Berkas rekam medis lengkap dan akurat serta terjaga kerahasiaannya
d. Inputan hasil pengkodingan diagnosa
e. Laporan pengkodean diagnosa dalam sebulan
f. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas
7. Tanggung Jawab :
a. Tersedianya data medis yang cepat, tepat, akurat dan mutakhir
b. Ketertiban dan kerapian penyimpanan berkas rekam medis sesuai
ketentuan
c. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis
d. Tercipta suasana linkungan kerja yang kondusif dan harmonis
8. Wewenang :
a. Mengelola data medis dan berkas rekam medis
b. Meminta data medis dan berkas rekam medis kepada unit kerja terkait
c. Meniliti dan mengoreksi kelengkapan data dan berkas rekam medis
d. Memasukkan data diagnosa ke dalam komputer
e. Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam rangka penyelenggaraan
pengarsipan dan kelengkapan berkas rekam medis
f. Memberikan masukan, saran, dan pertimbangan kepada atasan yang
berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis
9. Korelasi Jabatan :
a. Dengan koordinator pendaftaran dan kepala unit rekam medis dalam hal
konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.
b. Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal koordinasi
tugas.
10. Syarat Jabatan :
a. Pendidikan Formal :S1
b. Pendidikan Non Formal/Pelatihan : telah memiliki pengalaman kerja
minimal 1 Tahun
E. STAF PELAKSANA PELAPORAN
a. Nama Jabatan : Staff Pelaksana Assembling
b. Unit kerja : - Sub bagian rekam medis
11. Ikhtisar Jabatan : - Agustina,Amd.Kep.SKM
- Tiurma Sijabat, S.ST
- Lahirda Kresah. SKM
c.
Seorang karyawan yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan pengolahan
dan pelaporan rekam medis sehingga tersedia informasi medis yang akurat
dan tepat.
d. Tugas Pokok :
a. Melaksanakan pengolahan dan analisis data rekam medis
b. Menyusun pelaporan daa rekam medis sesuai dengan ketentuan yang
telah ditetapkan
e. Uraian Tugas :
a. Melaksanakan pengolahan dan analisa data rekam medis sesuai dengan
ketentuan yang berlaku
b. Melakukan analisa data rekam medis sesuai dengan jenis-jenis analisi
yang telah ditetapkan
c. Melaksanakan bentuk-bentuk laporan rutin, baik ditingkat unit, bagian
maupun laporan-laporan yang ditentukan dan atau diminta oleh
Departemen Kesehatan.
d. Melaksanakan permintaan layanan rekam medis lainnya, antara lain :
resume dan visum
e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
f. Hasil Kerja :
a. Dokumen analisis data rekam medis
b. Laporan rekam medis
c. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas
g. Tanggung Jawab :
a. Kesesuaian dan terlaksananya program kerja
b. Tersedianya analisis data medis yang akurat dan mutakhir
 c. Kelancaran, kebenaran dan ketetapan analisis dan pelaporan data rekam
medis
d. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis
e. Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan
f. Terciptanya suasana lingkungan kerja yang kondusif dan harmonis
h. Wewenang :
a. Mengelola dan menganalisis data medis dan berkas rekam medis
b. Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam rangka analisis dan
penyusunan laporan rekam medis
c. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan yang
berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis
i. Korelasi Jabatan :
a. Dengan koordinator pendaftaran dan kepala unit rekam medis dalam hal
konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.
b. Dengan kepala unit kerja di lingkungan puskesmas dalam hal koordinasi
tugas.
j. Syarat Jabatan :
c. Pendidikan Formal :-
d. Pendidikan Non Formal / Pelatihan : telah memiliki pengalaman
kerja minimal 1 tahun
 STUKTUR

Agustina,Amd.Kep.SKM

- KEPALA UNIT REKAM MEDIS

- STAF PELAKSANA PENDAFTARAN PASIEN
- STAF PELAKSANA PELAPORAN

Tiurma Sijabat, S.ST

- KOORDINATOR PENDAFTARAN
- STAF PELAKSANA PENDAFTARAN PASIEN
- STAF PELAKSANA PELAPORAN

Lahirda Kresah. SKM

- STAF PELAKSANA ASSEMBLING, KODING DAN FILLING

- STAF PELAKSANA PENDAFTARAN PASIEN
- STAF PELAKSANA PELAPORAN