Struktur organisasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum yang saat ini berjalan adalah ;

Ka. Bagian Rekam Medis

Tri Larasati, Amd

Pelaporan dan statistik

Yusuf, Amd
Merary, Amd

Pendaftaran
Novi
Rachmawati, S.Kep
Dwi Kristian
Sri Rizki
Fitria

Identifikasi penyakit/coding
Tri Larasati, Amd
Oktaviani,

Penyimpanan dan Pengambilan

Ahmad
Ariani

Penataan dan distribusi

Nur Sari

1. URAIAN TUGAS
1. KEPALA BAGIAN REKAM MEDIS
Nama Jabatan :
Kepala Bagian Rekam Medis
Kedudukan Dalam Organisasi :
Bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Pelayanan Medis
Maksud Jabatan :
Membantu pengelolaan penyelenggaraan Sistim Rekam Medis secara sistematis,
terpadu dan bertanggung jawab sehingga dapat memberikan pelayanan informasi
maupun kebutuhan data yang akurat bagi kepentingan Manajemen Rumah Sakit
maupun pihak luar Rumah Sakit yang membutuhkannya
Kewajiban :
 Memimpin dan Mengelola Rekam Medis Rumah Sakit Umum Menteng Mitra
Afia
 Membuat dan menyusun rencana kegiatan dan pengembangan Rekam Medis
untuk mencapai tujuan Rumah Sakit
 Mengatur dan mengawasi sistem kerja personil Rekam Medis agar dapat
menjalankan fungsi pelayanan dengan profesional, mandiri dan bertanggung
jawab
 Memantau pengumpulan dan pengolahan data Rumah Sakit sebagai dasar
pembuatan laporan Rumah Sakit
 Menganalisa dan menyusun hasil olahan data medis Rumah Sakit menjadi sebuah
informasi kesehatan Rumah Sakit guna kepentingan Manajemen Rumah Sakit
dalam pengambilan keputusan, penelitian dan pengembangan
 Mengikuti berbagai pertemuan ilmiah yang berhubungan dengan fungsi jabatan
dan kerja Kepala Bagian Rekam Medis untuk mendapatkan pengetahuan dan
ketrampilan tambahan
 Mengusulkan dan menyelenggarakan pelatihan dan pendidikan bagi personil
Rekam Medis guna peningkatan kemampuan dan keahlian dalam upaya
menunjang tugas kerja
 Membina kerjasama dengan bagian/unit lain di Rumah Sakit guna mendukung
pelaksanaan tugas pelayanan Rekam Medis Rumah Sakit Umum Menteng Mitra
Afia
 Menyiapkan dan mengatur akan dan kebutuhan ketenagaan, peralatan dan
anggaran untuk mendukung operasional Rekam Medis
 Mengkoordinasikan dengan HRD tentang perencanaan, pelaksanaan dan
evaluasi program orientasi bagi tenaga baru
 Mengkoordinasikan dengan HRD dalam memenuhi kebutuhan pendidikan
berkelanjutan bagi staf Rekam Medis
 Membuat jadwal kerja setiap bulan guna pengaturan waktu dinas personil Rekam
Medis sehari-hari dan melakukan pengaturan bagi personil Rekam Medis yang
mengajukan permohonan cuti / sakit / ijin / tidak masuk kerja
 Mengadakan evaluasi untuk melakukan program efektifitas dan efisiensi dalam
pelayanan
 Mengembangkan dan mengimplementasikan kebijakan yang telah digariskan serta
prosedur untuk memproses permintaan dokumen, asuransi dan korespondensi
sesuai etika profesi yang memenuhi peraturan dan perundang-undangan yang
berlaku
 Mengadakan dan memimpin rapat berkala dengan staf Rekam Medis
 Menyajikan laporan-laporan kedalam dan keluar Rumah Sakit Umum
 Menghadiri rapat-rapat (monday report) dengan jajaran Direksi maupun dengan
Direktur dan Bagian/Unit lain yang berkaitan dengan pelayanan Rekam Medis
 Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan

Kualifikasi Kepala Bagian Rekam Medis

Guna keberhasilan penyelenggaraan pelayanan Rekam Medis peran Ka. Bagian
Rekam Medis sangat penting, sehingga tuntutan kualifikasi pun menjadi hal yang
mutlak perlu diperhatikan, kualifikasi yang mendasar, meliputi ;
 Pendidikan Umum : D-3 Rekam Medis (berijasah)
 Pendidikan Khusus : Kursus RM/K 600 jam dan ICD X

Hubungan Kerja :
Intern :
 Direksi
 Komite Medis
 Seluruh Kepala Bagian/Unit di Rumah Sakit Umum
 Dokter
Extern :
 Dengan Organisasi profesi
  Instansi Pemerintan

2. PENANGGUNG JAWAB BAGIAN REKAM MEDIS

Nama Jabatan :
Penanggung Jawab Bagian Rekam Medis
Kedudukan Dalam Organisasi :
Bertanggung jawab kepada Ka. Bagian Rekam Medis
Maksud Jabatan :
Membantu dan bertanggung jawab terhadap proses kelancaran pengelolaan pelayanan
pasien sehingga pelayanan dapat berjalan dengan baik
Kewajiban :
 Membantu Ka. Bagian Rekam Medis dalam pengelolaan pelayanan Rekam
Medis secara umum
 Membantu agar Ka. Bagian Rekam Medis mendapat informasi mengenai
aktifitas dan permasalahan dari karyawan Rekam Medis
 Membantu secara langsung mengawasi dan mengevaluasi penampilan kerja
karyawan bagian Rekam Medis
 Membantu menjadwalkan karyawan sedemikian rupa sehingga
menoptimalkan pendayagunaan tenaga, adil bagi bawahannya dan mengikuti
tatanan standar jam kerja
 Membantu mempertahankan jadwal yang fleksibel dalam 2 shift
 Berupaya menciptakan iklim kerja yang kondusif dan komunikasi dua arah
secara konsisten sehingga menghasilkan kepuasan kerja seluruh staf
 Mengawasi seluruh ligkup lingkungan Instalasi Rekam Medis
 Membantu Kepala Bagian Rekam Medis dalam menyusun kebijakan dan
prosedur pelayanan di Bagian Rekam Medis
 Bekerja sama dengan bagian dan unit lainnya yang terkait sehingga pelayanan
dapat diselenggarakan dengan baik
 Meningkatkan Mutu Pelayanan secara terus menerus
 Mengusulkan kepada Ka. Bag. Rekam Medis bila ada karyawan bagian
Rekam Medis yang membutuhkan peningkatan kemampuan / ketrampilan
 Berperan aktif dan bertanggung jawab penuh apabila Ka. Bag. Rekam Medis
berhalangan hadir / tidak sedang berada ditempat
 Menjalankan semua perintah yang diberikan oleh Ka. Bag. Rekam Medis

Hubungan Kerja :
Intern :
 Seluruh Ka Bagian/Unit Rumah Sakit
  Dokter

Extern :
 -

3. PENDAFTARAN
Nama Jabatan :
 Pelaksana Pendaftaran Pasien
Kedudukan Dalam Organisasi :
Bertanggung jawab kepada Ka. Bagian Rekam Medis
Maksud Jabatan :
Membantu dan bertanggung jawab terhadap proses kelancaran dalam pelayanan
pendaftaran pasien sehingga pelayanan dapat berjalan dengan baik
Kewajiban :
a. Bertanggung jawab dalam pengelolaan pelayanan pendaftaran IGD, Rawat
Jalan maupun Rawat Inap
b. Memberikan informasi kepada pasien baik langsung atau yang menggunakan
telepon/HP
c. Membantu dan mengawasi sistem kerja pelayanan pendaftaran sehingga
dicapai Mutu Pelayanan yang diharapakan Rumah Sakit
d. Mengatur pengelolaan ketenagaan dan peralatan dalam mendukung kelancaran
kerja pelayanan pendaftaran
e. Menjaga kebersihan, ketertiban dan keamanan tempat dan peralatan
pendaftaran selama betugas
f. Melakukan rapat berkala dengan Ka. Ins. Rekam Medis guna melakukan
evaluasi pelayanan pendaftaran
g. Membuat laporan-laporan bagi kepentingan peningkatan Mutu Pelayanan
kepada Ka. Bag. Rekam Medis
h. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Ka. Bag. Rekam Medis

4. PENYIMPANAN DAN PENGAMBILAN

Nama Jabatan :
 Pelaksana Penyimpanan dan Pengambilan
Kedudukan Dalam Organisasi :
Bertanggung jawab kepada Ka. Bagian Rekam Medis
Maksud Jabatan :
Membantu dan bertanggung jawab terhadap proses kegiatan penyimpanan dan
pengambilan berkas Rekam Medis sehingga pelayanan akan berjalan dengan baik
Kewajiban :
 Bertanggung jawab terhadap berkas Rekam Medis pada rak penyimpanan
yang berada dibawah tanggung jawabnya
 Melakukan penyortiran berkas Rekam Medis sesuai nomor rak penyimpanan
sebelum dilakukan penyimpanan atau pendistribusian
 Melakukan penyimpanan berkas Rekam Medis sesuai dengan nomor Rekam
Medis dengan mengambil alat bantu pengambilan berkas (teraser) digantikan
dengan berkas tersebut
 Melakukan pengambilan berkas untuk tujuan berobat pasien, peminjaman dan
pemasangan stiker tahun kunjungan
 Menjaga ruang penyimpanan agar terjaga keamanan dan kerahasiaan
 Menjaga kebersihan dan ketertiban ruang penyimpanan
 Mengatur pengelolaan ketenagaan dan peralatan dalam mendukung kelancaran
kerja
 Melakukan rapat berkala dengan Ka. Bag. Rekam Medis guna melakukan
evaluasi pelayanan penyimpanan dan pengambilan berkas
 Membuat laporan-laporan bagi kepentingan peningkatan Mutu Pelayanan
kepada Ka. Bag. Rekam Medis
 Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Ka. Bag. Rekam Medis

5. PENATAAN DAN DISTIBUSI

Nama Jabatan :
 Pelaksana Penataan dan Distribusi
Kedudukan Dalam Organisasi :
Bertanggung jawab kepada Ka. Bagian Rekam Medis
Maksud Jabatan :
Membantu dan bertanggung jawab terhadap proses kegiatan penataan berkas Rekam
Medis dan pendistribusian berkas Rekam Medis sehingga pelayanan akan berjalan
dengan baik
Kewajiban :
 Menganalisa berkas Rekam Medis secara kualitatif dan kuantitatif
 Melengkapi data pada Rekam Medis secara terbatas
 Menata lembaran-lembaran Rekam Medis sesuai dengan aturan yang berlaku
 Menyerahkan berkas Rekam Medis yang telah selesai ditata ke petugas
klasifikas penyakit / coding
 Memelihara kerapihan berkas Rekam Medis yang telah rusak dan terlalu teba
 Mendistribusikan berkas Rekam Medis yang akan digunakan oleh pasien
untuk menjalani pelayanan kesehatan
 Mengatur pengadaan lembaran Rekam Medis, ATK dan kebutuhan lain yang
diperlukan
 Mengatur pengadaan Map / Folder Rekam Medis secara teratur
 Membantu penyelesaian resume medis dan visum medis
 Menjaga kerahasiaan isi Rekam Medis
 Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Ka. Bag. Rekam Medis

6. KLASIFIKASI PENYAKIT / CODING

Nama Jabatan :
 Pelaksana Klasifikasi penyakit / coding
Kedudukan Dalam Organisasi :
Bertanggung jawab kepada Ka. Bagian Rekam Medis
Maksud Jabatan :
Membantu dan bertanggung jawab terhadap proses kegiatan klasifikasi penyakit /
coding sehingga dapat berjalan dengan baik
Kewajiban :
 Membuat Kode Penyakit atau Operasi pada lembar Ringkasan dan keluar
rawat inap berdasarkan ICD X
 Menghubungi Dokter apabila menemukan berkas Rekam Medis yang belum
lengkap atau kurang jelas unt uk menghindari kesalahan dalam pemberian
Kode Penyakit
 Memberikasn Kode Penyakit Operasi serta indeks
 Menginput data Kode Penyakit dari buku ICD X kedalam Master data di
program komputer khusus Coding / Klasifikasi Penyakit apabila Kode
tersebut belum ada pada Master data tersebut
 Mencari Kode Penyakit pada buku ICD X apabila ditemukan Kode Penyakit
yang belum ada pada master data klasifikasi penyakit
 Menjaga dan memelihara buku ICD X sebagai sumber data Kode Penyakit
 Membuat laporan Morbiditas dan laporan-laporan lain baik untuk kepentingan
Intern maupun Extern Rumah Sakit
 Menyerahkan berkas yang telah diberi Kode Penyakit / Operasi kepada
Petugas Penyimpaan / penjajaran
 Menjaga kerahasiaan Isi Rekam Medis
 Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Ka. Bag. Rekam Medis

7. PELAPORAN DAN STATISTIK

Nama Jabatan :
Pelaksana Pelaporan dan Statistik
Kedudukan Dalam Organisasi :
Bertanggung jawab kepada Ka. Bagian Rekam Medis
Maksud Jabatan :
Membantu dan bertanggung jawab terhadap proses kelancaran pengolahan dan statitik
Kewajiban :
 Menerima dan mengumpulkan data dari kegiatan pelayanan IGD, rawat jalan
dan rawat inap
 Mengolah dan menyusun laporan harian, bulanan, triwulan dan semester
 Mengolah dan menyusun laporan Depkes RI dan instansi-instansi lain yang
membutuhkan
 Mengirim laporan pelayana Rumah Sakit ke Depkes dan semua Instalasi di
Rumah Sakit yang memerlukan
 Merencanakan dan mengembangkan sisitim informasi kesehatan
 Membuat statistik
 Menjaga kerahasiaan isi Rekam Medis
 Melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan