RUMAH SAKIT UMUM

PKU MUHAMMADIYAH BANJARNEGARA

PANDUAN MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI

Jl. Raya Banjarnegara Banyumas Km. 18 Danaraja, Purwanegara

Telp. : (0286) 411598, SMS/WA : 081228887192
e-mail: rsupkumuhammadiyah.bna@gmail.com website: rsupkubanjarnegara.com

i
 RUMAH SAKIT UMUM
PKU MUHAMMADIYAH BANJARNEGARA
Alamat : Jl. Raya Banjarnegara Banyumas Km. 18 Banjarnegara 53472
Telp. (0286) 411598 WA/SMS 081 22 888 7192
e-mail: rsupkumuhammadiyah.bna@gmail.com website: rsupkubanjarnegara.com

KEPUTUSAN DIREKTUR RSU PKU MUHAMMADIYAH BANJARNEGARA

NOMOR: 404/SK.13/VI/RSMB/2019
TENTANG
PANDUAN MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI
RSU PKU MUHAMMADIYAH BANJARNEGARA

DIREKTUR RSU PKU MUHAMMADIYAH BANJARNEGARA

Menimbang : a. bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit

diperlukan adanya kebijakan pengelolaan data dan informasi sebagai
panduan dalam pengolahan data dan informasi di RSU PKU
Muhammadiyah Banjarnegara;
b. bahwa dalam rangka menghadapi tuntutan akan kualitas pelayanan
kesehatan perlu adanya sistem pengelolaan data yang didukung
dengan teknologi informasi dalam pengumpulan, pelaporan, analisa,
validasi, serta publikasi data untuk internal dan eksternal di Rumah
Sakit;
c. bahwa pembentukan sistem informasi manajemen rumah sakit
dilakukan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi
pengolahan data dan informasi guna mendukung penyelenggaraan
rumah sakit di Indonesia yang lebih baik;
d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud perlu
ditetapkan dengan Keputusan Direktur RSU PKU Muhammadiyah
Banjarnegara;
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 Praktik Kedokteran
2. Undang Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik;
3. Undang Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
4. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit
5. Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2014 tentang Sistem
Informasi Kesehatan;
6. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 129/MENKES/SK II/IX/2008
tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit;
7. Peraturan Menteri Kesehatan RI No.269/Menkes/ PER/III/2008
tentang Rekam Medis;

ii
 8. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor
1438/MENKES/PER/IX/2010 tentang Standar Pelayanan
Kedokteran :
9. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 12 Tahun 2012 tentang
Akreditasi Rumah Sakit ;
10. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 82 Tahun 2013 tentang
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit;
11. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 11 Tahun 2017 tentang
Keselamatan Pasien;
MEMUTUSKAN
Menetapkan :
KESATU : Keputusan Direktur RSU PKU Muhammadiyah Banjarnegara tentang
Panduan Manajemen Data dan Informasi RSU PKU Muhammadiyah
Banjarnegara;
KEDUA : Penetapan Pemberlakuan Panduan Manajemen Data dan Informasi RSU
PKU Muhammadiyah Banjarnegara sebagaimana tercantum dalam
Lampiran Keputusan ini;
KETIGA : Semua biaya yang timbul akibat diterbitkannya keputusan ini
dibebankan pada anggaran rumah tangga RSU PKU Muhammadiyah
Banjarnegara;
KEEMPAT : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan

Ditetapkan di : Banjarnegara
Pada tanggal : 5 Juni 2019

DIREKTUR
RSU PKU MUHAMMADIYAH
BANJARNEGARA

dr. Bugar Wijiseno

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Allah Yang Maha Esa atas segala rahmat yang telah dikaruniakan
kepada penyusun sehingga dapat menyelesaikan Panduan Manajemen Data RSU PKU
Muhammadiyah Banjarnegara. Panduan Manajemen Data ini merupakan panduan bagi staf
rumah sakit dalam melaksanakan tugasnya untuk meningkatkan mutu dalam menjamin
keselamatan pasien.

Tidak lupa kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu dalam menyelesaikan panduan manajemen data. Kami sangat menyadari banyak
terdpat kekurangan dalam Panduan Manajemen Data yang telah kami susun. Kekurangan ini
secara kesinambungan akan terus diperbaiki sesuai dengan tuntunan dalam pengembangan
rumah sakit ini.

Tim Penyusun

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL................................................................................................................i
SK PEDOMAN MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI.................................................ii
KATA PENGANTAR..............................................................................................................iv
DAFTAR ISI............................................................................................................................v
BAB I PENDAHULUAN........................................................................................................1
A. Pendahuluan.................................................................................................................1
B. Pengertian.....................................................................................................................1
C. Maksud dan Tujuan......................................................................................................2
BAB II RUANG LINGKUP....................................................................................................3
A. Pengguna Data..............................................................................................................3
B. Proses Pengelolaan Data..............................................................................................3
C. Jenis Manajemen Data..................................................................................................3
BAB III TATA LAKSANA.....................................................................................................4
A. Pengelolaan Data..........................................................................................................4
B. Jenis Manajemen Data..................................................................................................7
BAB IV KEAMANAN DAN KERAHASIAAN DATA DAN INFORMASI........................19
BAB V PENUTUP...................................................................................................................21

v
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Pendahuluan
Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang
mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia. Informasi merupakan interpretasi data yang
disajikan dengan cara yang berarti dan berguna. Data merupakan fakta atau gambaran
mentah (business facts) yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan
lingkungan fisik yang dikumpulkan melalui serangkaian prosedur.
Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk mendukung
asuhan pasien dan manajemen rumah sakit. Kumpulan data memberikan gambaran/profil
rumah sakit selama kurun waktu tertentu dan memungkinkan untuk membandingkan
kinerja dengan rumah sakit lain. Karena itu, kumpulan data merupakan suatu bagian
penting dalam kegiatan peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di
rumah sakit bisa jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya serta
pengelolaannya bersifat terus menerus. Untuk keperluan tersebut diperlukan adanya
pedoman manajemen data rumah sakit.

B. Pengertian
1. Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat
jalan, dan gawat darurat.
2. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS adalah
suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan
seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi,
pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan
akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.
3. Sistem Informasi Kesehatan adalah seperangkat tatanan yang meliputi data, informasi,
indikator, prosedur, teknologi, perangkat, dan sumber daya manusia yang saling
berkaitan dan dikelola secara terpadu untuk mengarahkan tindakan atau keputusan.
4. Data merupakan fakta atau gambaran mentah (business facts) yang menunjukkan
peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik yang dikumpulkan
melalui serangkaian prosedur
5. Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai
arti dan bermanfaat bagi manusia. Informasi merupakan interpretasi data yang
disajikan dengan cara yang berarti dan berguna.
6. Pengelolaan data dan informasi di rumah sakit adalah proses penatalaksanaan mulai

1
 dari identifikasi data, pengumpulan data, penyimpanan data, analisa data menjadi
informasi, pelaporan serta distribusi informasi.

C. Maksud dan Tujuan

Rumah sakit sebagai organisasi yang padat karya/profesi, padat modal dan padat
teknologi serta menghasilkan informasi yang sangat beragam. Dengan beragamnya
informasi yang dihasilkan dibutuhkan pengelolaan data yang diperoleh untuk diproses
agar dapat menghasilkan suatu informasi. Bagi suatu organisasi, informasi merupakan
sumber daya yang berharga. Berbagai kegiatan operasional dan pengambilan keputusan
tergantung dari informasi yang tersedia. Dukungan informasi yang memadai dapat
mengurangi ketidakpastian dan resiko pengambilan keputusan yang salah, sehingga harus
diupayakan agar kesalahan data dapat dikurangi sekecil mungkin.
Maksud penyusunan panduan ini adalah sebagai panduan bagi petugas penanggung
jawab data dalam proses pengelolaan data dan informasi di RSU PKU Muhammadiyah
Banjarnegara.
Tujuan umum dari panduan ini adalah untuk mendukung asuhan pasien,
manajemen rumah sakit, dan pengelolaan program mutu.
Adapun tujuan khusus dari panduan ini adalah:
1. Sebagai acuan bagi staf pemberi layanan kesehatan dalam mengelola data.
2. Menyeragamkan cara pengelolaan data.
3. Memudahkan proses analisa data dan pengambilan

2
 BAB II
RUANG LINGKUP

Adapun ruang lingkup panduan sistem manajemen data adalah sebagai berikut:
A. Pengguna Data
1. Profesional Pemberi Asuhan (PPA), kepala bidang/bagian, dan kepala unit pelayanan
2. Badan/ pihak lain di luar RS sesuai dengan peraturan perundang-undangan

B. Proses Pengelolaan Data

1. Pengumpulan data
2. Analisis data
3. Interpretasi data
4. Validasi data
5. Pelaporan
6. Benchmark data
7. Publikasi data internal dan external

C. Jenis Manajemen Data

1. Manajemen Data Klinis
2. Manajemen Data Keuangan, Aset dan Logistik
3. Manajemen Data Administrasi dan Informasi
4. Manajemen Data Mutu dan Keselamatan Pasien

3
 BAB III
TATA LAKSANA

Pedoman ini meliputi manajeman data baik untuk internal maupun eksternal rumah
sakit. Data yang dikumpulkan akan dianalisis dan diubah menjadi informasi untuk
mendukung:
1. Asuhan Pasien
2. Manajemen Rumah Sakit
3. Program Manajemen Mutu
4. Pendidikan dan Penelitian

A. Pengelolaan Data
1. Kategori Data
Dalam pengelolaannya, data dibagi menjadi dua kategori yaitu data internal dan data
eksternal.
a. Data Internal
1) Rumah Sakit menetapkan beberapa jenis data yang dibutuhkan sebagai data
pendukung.
2) Pengumpulan dan mengalisa data melalui beberapa mekanisme berikut :
a) Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam berkas
rekam medis, baik yang berbasis data elektronik maupun fisik.
b) Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medik, pencapaian
indikator mutu, laporan sarana, laporan ketenagaan dan laporan keuangan.
c) Data terkait program mutu dan keselamatan pasien dihimpun dari laporan
rekam medik, pencapaian indikator mutu dan laporan insiden.
d) Data terkait program pencegahan dan pengendalian infeksi dihimpun dari
laporan PPI.
e) Data terkait program keselamatan dan kesehatan kerja dihimpun dari
laporan K3RS.
3) Penyajian Data
Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil analisa data baik berupa
grafik maupun tabel data. Data yang disajikan dimaksudkan agar dapat ditelaah
dan dikaji untuk membantu pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien,
manajerial maupun program mutu. Data-data disajikan dalam bentuk sebagai
berikut:
a) Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medik.

4
 b) Laporan manajemen disajikan dalam bentuk laporan keuangan, dan laporan
pencapaian mutu. Data keuangan dan data lain untuk kepentingan
pelaporan dihimpun oleh sekretariat untuk selanjutnya disampaikan dalam
rapat direksi.
c) Laporan mutu dan keselamatan pasien disajikan sesuai data Indikator Area
Klinis, Indikator Area Manajemen, Indikator Sasaran Keselamatan Pasien,
Indikator Mutu Unit, dan laporan Insiden Keselamatan Pasien (IKP)
d) Laporan PPI disajikan sebagai laporan rekapitulasi surveilan PPI
e) Laporan K3RS disajikan sebagai laporan insiden pada karyawan dan atau
pengunjung di rumah sakit
4) Penyebaran/Publikasi data
Penyebaran data ditentukan sebagai berikut :
a) Data pasien dalam rekam medik hanya bisa diakses oleh tenaga pelayanan
pasien (dokter, perawat, bidan, gizi, dan petugas yang telah disumpah untuk
menjaga kerahasiaan data pasien). Data rekam medik dapat diakses oleh
pasien atau pihak yang berwenang sesuai ketentuan tentang kerahasiaan
data pasien. Data rekam medik juga dapat dijadikan data dalam upaya
meningkatkan mutu pelayanan.
b) Laporan pelayanan disampaikan ke Direktur untuk selanjutnya dilaporkan
kepada Badan Pelaksana Harian dan hanya bisa diakses oleh Manajemen.
Namun dalam keperluan tertentu data tersebut dapat ditampilkan sesuai
keperluan manajemen.
c) Data mutu dan keselamatan pasien dikumpulkan oleh Tim PMKP dan
dilaporkan kepada Direktur. Data mutu ini dapat ditampilkan kepada publik
dalam bentuk data tabel dan grafik, baik melalui papan informasi, bulletin
maupun media sosial. Untuk data IKP hanya dapat diakses oleh Tim PMKP
atau pihak berwenang sesuai ketentuan.
d) Data PPI dikumpulkan oleh Tim PPI dan dilaporkan kepada Direktur. Data
PPI dapat diakses oleh tim PPI atau pihak berwenang sesuai ketentuan.
e) Data K3RS dikumpulkan oleh tim K3RS dan dilaporkan kepada Direktur.
Data K3RS hanya dapat diakses oleh tim K3RS atau pihak berwenang
sesuai ketentuan.
b. Data Eksternal
Melalui partisipasi dalam kinerja database eksternal, rumah sakit dapat
membandingkan kinerjanya dengan rumah sakit yang sejenis, secara nasional
khususnya apabila kita memanfaatkan modul SISMADAK. Data untuk keperluan
eksternal meliputi :

5
 1) Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan / pemerintah, dihimpun dari
laporan rekam medik
Penyajian data
1) Data mutu dari RS lain digunakan sebagai perbandingan, data ini diolah oleh
tim mutu.
2) Data mutu juga dapat diberikan kepada rumah sakit lain yang memintanya
untuk keperluan perbandingan data mutu dalam proses akreditasi.

c. Kerahasiaan Data
Pada dasarnya seluruh data khususnya untuk data rekam medik pasien, ketentuan
mengenai kerahasiaannya telah ditetapkan dalam pedoman pelayanan rekam
medis. Data-data selain data rekam medis adalah dokumen rahasia, dan untuk
publikasi harus seijin dari direktur.

d. Dokumentasi
Data pasien harus didokumentasikan dalam rekam medis pasien. Data-data lain
seperti data keuangan, transaksi pasien (pemeriksaan, obat dll), data ketenagaan,
laporan indiktor mutu, didokumentasikan baik dalam bentuk hard copy dan bentuk
soft copy.
Untuk data dalam bentuk soft copy disimpan dalam server rumah sakit yang berada
di ruang Direktur dan secara periodik dilakukan backup data dan disimpan pada
beberapa tempat dan media yang telah ditetapkan.

2. Proses Pengelolaan Data

a. Pengumpulan data
Proses pengumpulan data dilakukan oleh masing-masing unit. Data-data
tersebut meliputi : data rekam medis, data transaksi, data obat, data hasil
laboratorium dan radiologi, data inventory, data keuangan dan akuntansi, data
kepegawaian, data mutu dan insiden keselamatan pasien, data akreditasi
(SISMADAK), data surveiland infeksi (PPI), data kecelakaan kerja.
Data pelaporan yang dihasilkan dari semua unit tersebut diperoleh
melalui laporan PIC data yang kemudian diolah menjadi bahan laporan kegiatan
dan cakupan pelayanan baik kepada Direktur, Struktural, Komite dan pemangku
kepentingan lain / stakeholder.

6
b. Analisis dan Interpretasi Data
Data yang dianalisis yaitu:
1) Data Indikator Prioritas

 Indikator area klinis

 Indikator area manajemen

 Indikator sasaran keselamatan

2) Data Hasil Evaluasi Kepatuhan terhadap Clinical Pathway
3) Data Surveilance PPI
4) Insiden Keselamatan Pasien: Sentinel, KTD, KNC, KTD
5) Data Manajemen Risiko
Analisa data melalui grafik sangat membantu dalam memperlihatkan perubahan
apakah menuju perbaikan sesuai yang diharapkan. Analisis data dapat
menggunakan alat statistik:
 Run Chart

 Bar Chart

 Control Chart

 Histogram

 Pareto Chart
Sasaran dari analisis data adalah agar dapat dilakukan perbandingan bagi rumah
sakit melalui empat cara yaitu:
1. Dengan diri sendiri dalam waktu tertentu, seperti dari bulan ke bulan atau dari
tahun ke tahun berikutnya.
2. Dengan rumah sakit lain yang sama seperti menggunakan data base referensi.
Setelah penggunaan SISMADAK, proses benchmark dapat dilakukan
menggunakan aplikasi tersebut.
3. Dengan standar, seperti ditetapkan oleh badan akreditasi, ikatan profesional,
atau menggunakan ketentuan yang ditetapkan dalam undang- undang atau
peraturan.
4. Dengan praktek-praktek yang diakui di kepustakaan sebagai pedoman praktek
yang lebih baik atau paling baik.
5. Perbandingan ini membantu rumah sakit memahami sumber dan sifat perubahan
yang tidak dikehendaki serta membantu fokus pada upaya perbaikan

7
c. Validasi data
Validasi data adalah proses untuk memastikan bahwa program beroperasi
pada bersih, data yang benar dan berguna. Menggunakan rutinitas, sering disebut
aturan validasi “atau rutinitas cek”, yang memeriksa kebenaran, kebermaknaan,
dan keamanan data yang masukan ke sistem.
Validasi data menjadi salah satu langkah dalam proses menetapkan
prioritas penilaian, memilih apa yang harus dinilai, memilih dan mengetes
indikator, mengumpulkan data, validasi data dan menggunakan data untuk
peningkatan. Program peningkatan mutu dianggap valid jika sesuai data yang
dikumpulkan. Penilaian terpercaya jadinya merupakan inti dari semua program
peningkatan. Untuk memastikan bahwa data yang benar, bermanfaat telah
dikumpulkan, validasi data secara internal harus ada dan ini untuk beberapa
indikator mutu area klinik yang baru.
Tujuan validasi data adalah:
1) Memonitoring akurasi data yang dikumpulkan
2) Memverifikasi bahwa pengambilan data adalah konsisten dan reproducible.
3) Verifikasi ekspetasi tentang volume data yang dikumpulkan
4) Prinsip siapa yang melakukan validasi data adalah validator bukan pengumpul
data atau tidak terlibat dalam proses pengumpulan data (orang kedua)
Validasi data dilakukan ketika :
1. Indikator baru diterapkan khususnya, indikator klinis yang dimaksudkan untuk
membantu rumah sakit melakukan evaluasi dan meningkatkan proses atau hasil
klinis yang penting
2. Bila terjadi suatu perubahan terhadap indikator :

 Cara pengumpulan data diubah

 Proses pengambilan data

 PIC (Person In Charge)/ Pengumpul data diganti

3. Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam medis pasien
digantikan dengan format elektronik sehingga sumber data sekarang berupa
kertas maupun elektronik
4. Numerator, denumerator, definisi operasional dimodifikasi
5. Subjek pengumpulan data diubah, seperti perubahan umur rata-rata pasien,
komorbiditas, perubahan protokol riset, penerapan pedoman praktek yang baru,
atau teknologi baru dan metodologi baru pengobatan diperkenalkan/
dilaksanakan.

8
 Prosedur validasi data
1. Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam
pengumpulan data sebelumnya
2. Menggunakan sampel statistik sahih dari catatan, kasus dan data lain.
3. Sampel 100% dibutuhkan hanya jika jumlah pencatatan, kasus, atau data
lainnya sangat kecil jumlanya.
4. Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang.
5. Kalkulasi akurasi dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan
dengan total jumlah data elemen dikalikan 100. Tingkat akurasi 90% adalah
patokan yang baik.
6. Jika elemen data yang ditemukan ternyata tidak sama dengan catatan alasannya
(misalnya data tidak jelas definisinya) dan dilakukan tindakan koreksi.
7. Koleksi sampel baru setelah semua tindakan koreksi dilakukan untuk
memastikan tindakan menghasilkan tingkat akurasi yang diharapkan.
d. Benchmark data
Benchmarking adalah proses data terarah yang sistematis, perbaikan terus
menerus yang melibatkan internal dan/atau eksternal membandingkan kinerja
untuk mengidentifikasi, mencapai dan mempertahankan praktek terbaik. Hal ini
mengharuskan mengukur dan mengevaluasi data untuk menetapkan patokan atau
tingkat kinerja target untuk mengevaluasi kinerja saat ini dan membandingkan
patokan-patokan ini atau metrik-metrik kinerja dengan data yang sama yang
disusun oleh organisasi lainnya, termasuk fasilitas-fasilitas praktek yang terbaik.
Ini berfungsi sebagai dasar untuk menerjemahkan data ke dalam tindakan dengan
memberitahu inisiatif-inisiatif perbaikan kinerja.
Langkah Benchmarking
1) Pilih indikator yang mana yang akan dibandingkan (saran indikator mutu
nasional)
2) Yang perlu disamakan : numerator, denumerator, metode pengumpulan data,
cakupan (total populasi/sampel), formula perhitungan
3) Apakah RS sejenis (aple to aple)
4) Pada waktu analisa apakah diperlukan penyesuaian risiko (Risk adjustment)
e. Pelaporan
Penyusunan laporan disesuaikan dengan ketentuan yang ada. Ada yang
bulanan, triwulan, semester atau tahunan.

9
 f. Publikasi data internal dan external
Publikasi data tetap harus memperhatikan kerahasiaan pasien sesuai dengan
peraturan perundang-undangan.

B. Jenis Manajemen Data

1. Manajemen Data Klinis,
Data klinis yaitu data yang berkaitdan denga kegiatan pelayanan langsung pada
pasien dalam hal medis, meliputi: data diagnosa penyakit, monitoring pengembangan
pasien, dan kesesuaian terapi atau pengobatan yang dilakukan di rumah sakit.
Sistem Data Klinis di RSU PKU Muhammadiyah Banjarnegara yaitu:
a. Rekam Medis
Isi rekam medis individu hendaknya cerminkan riwayat kesehatan seorang
pasien mulai dari lahir sampai berlangsungnya interaksi pasien dengan RS. Selain
menggunakan rekam medis manual, beberapa klinik sudah menggunakan rekam
medis elektronik.
Rekam Medis Elektronik (RME), yaitu rekaman/catatan elektronik
mengenai informasi kesehatan individu yang dibuat, dikumpulkan, dikelola,
digunakan dan dirujuk oleh dokter atau tenaga kesehatan yang berwenang di satu
organisasi pelayanan kesehatan.
b. Rangkuman Data Klinis
Rangkuman data klinis digunakan oleh manajer RS, pihak asuransi (data
claim), kepala unit klinis, institusi terkait sebagai pelaporan (jumlah pasien rawat
inap menurut ciri-ciri demografis, cara membayar, diagnosis, prosedur operatif
c. Registrasi penyakit : kanker merupakan sistem informasi yang berbasis suatu
komunitas atau wilayah administratif mencakup semua kejadian kanker diantara
penduduk yang hidup di wilayah bersangkutan
d. Data unit spesifik : farmasi, laboratorium, radiologi, dll
Manajemen data klinis di rumah sakit meliputi:
1. Pengumpulan data pasien : pasien rawat inap dan rawat jalan (formulir standar )
2. Pengolahan data
3. Penyajian informasi : laporan
4. Analisis data
2. Manajemen Data Keuangan, Aset dan Logistik
a. Manajemen data keuangan dan aset untuk mendukung pengelolaan keuangan di
rumah sakit meliputi data asset (ASPAK dan SIMBMD), serta data farmasi dan
logistik.
b. Pengambilan dan pengumpulan data dikumpulkan dari unit-unit rumah sakit

10
 dijadikan sebagai sumber informasi.
c. Analisis data
Data yang telah masuk kemudian diolah dan dianalisis oleh tim untuk dijadikan
laporan kepada pihak internal rumah sakit.
d. Pelaporan hasil ditujukan kepada Direktur
e. Evaluasi dan pembahasan hasil, apabila ditemukan hasil yang dinilai tidak
memenuhi standar maka akan mendapat rekomendasi direktur melalui rapat
struktural dan unit.
3. Manajemen Data Administrasi dan Informasi
Dalam rangka pemberian informasi & untuk kepentingan pendaftaran, RSU PKU
Muhammadiyah Banjarnegara menyediakan nomor yang dapat diakses oleh masyarakat
untuk mendapatkan informasi pelayanan & pendaftaran pasien.

4. Manajemen Data Mutu dan Keselamatan Pasien

a. Data Mutu, dilaporkan melalui sensus harian. Hal yang perlu diperhatikan meliputi:
1. Pelaksanaan survei harian indikator mutu di semua unit kerja;
2. Pastikan jumlah sampel sesuai teknik yang telah ditentukan dan diverifikasi;
3. Selanjutnya data sensus dientri ke Sismadak oleh petugas yang ditunjuk (anggota
Tim Mutu);
4. Analisis dan evaluasi data pada unit kerja masing-masing;
5. Laporkan hasil analisis dan evaluasi data unit kerja ke Tim PMKP setiap tiga
bulan;
6. Analisis dan evaluasi ulang data harian yang didapat dari unit kerja oleh Tim
PMKP setiap tiga bulan;
7. Bandingkan data secara internal, dengan rumah sakit lain, dengan standar
keilmuan, dan dengan praktik yang baik bila ada. Perbandingan dengan rumah
sakit lain dapat dilakukan dalam SISMADAK dengan memanfaatkan fungsi

11
 Benchmark data;
8. Sampaikan laporan hasil analisis dan evaluasi kepada Direktur;
9. Buat rekomendasi dan tindak lanjut (PDSA) laporan yang telah didiskusikan
dengan unit kerja, Direktur dan pemilik (BPH) setiap 3 bulan;
10. Sampaikan hasil analisis, evaluasi, dan rencana tindak lanjut oleh Direktur ke
pemilik dan unit kerja untuk feedback .
1) Sampaikan data indikator mutu yang dipilih ke masyarakat melalui papan
pengumuman, buletin dan website rumah sakit.
b. Data Insiden Keselamatan Pasien (IKP), dilaporkan melalui form pelaporan IKP :
1. Apabila terjadi suatu insiden (KPC/KNC/KTC/KTD/ Kejadian Sentinel) di rumah
sakit, petugas diwajibkan segera menindaklanjuti (mencegah/ menangani) untuk
mengurangi dampak/akibat yang tidak diharapkan.
2. Setelah ditindaklanjuti, petugas harus segera membuat laporan insidennya dengan
mengisi formulir laporan insiden yang terdapat di masing-masing unit paling lambat 2
x 24 jam.
a. Jika insiden tersebut masuk kategori KTD/ KTC/ KNC/Sentinel maka jenis
formulir yang diisi adalah formulir untuk kondisi KTD/ KTC/ KNC/ Sentinel.
b. Jika insiden tersebut masuk kategori KPC maka jenis formulir yang diisi adalah
formulir KPC
3. Komponen data Insiden keselamatan pasien meliputi :
a. Data Pasien
1) Nama Pasien
2) Nomor Rekam Medik
3) Ruangan
4) Umur
5) Jenis Kelamin
6) Penanggung Biaya
b. Rincian Kejadian
1) Tanggal Kejadian
2) Jam Kejadian
3) Insiden
4) Kronologi Insiden
5) Jenis Insiden
6) Orang yang pertama lapor
7) Insiden terjadi pada siapa
8) Insiden menyangkut pasien mana
9) Tempat Insiden
10) Unit/ Departemen terkait yang menyebabkan insiden

12
 11) Akibat insiden terhadap Pasien
12) Tindakan yang dilakukan dan hasil
13) Tindakaan dilakukan oleh
14) Pernah terjadi di unit kerja lain atau tidak
c. Grading
1) Skor dampak
2) Skor akhir
3) Grading
4) Rencana langkah selanjutnya
5) Catatan tambahan
6) Hasil grading akan menentukan bentuk investigasi dan analisa yang akan
dilakukan, dengan ketentuan sebagai berikut:
a) Grade biru, investigasi sederhana oleh Tim PMKP Sub Bagian KPRS,
waktu maksimal 1 minggu
b) Grade Hijau, investigasi sederhana oleh Tim PMKP Sub Bagian KPRS,
waktu maksimal 2 minggu
c) Grade Kuning, investigasi komprehensif/analisa akar masalah (Root Cause
Analysis/RCA) oleh Tim PMKP Sub Bagian KPRS, waktu maksimal 45
hari
d) Grade merah, investigasi komprehensif/analisa akar masalah (Root Cause
Analysis/RCA) oleh Tim PMKP Sub Bagian KPRS, waktu maksimal 45
hari
d. Analisis data
Data yang telah masuk dalam sistem kemudian di olah dan di analisis oleh tim
PMKP untuk dijadikan laporan kepada pihak internal rumah sakit. Tahapan proses
analisis dilakukan dengan:
1) Penentuan kategori atau tipe insiden yang meliputi kategori, komponen dan
subkomponen.
2) Mencari atau menganalisis faktor penyebab langsung dan faktor akar penyebab
masalah (RCA) dengan menggunakan faktor kontributor (bisa pilih lebih dari
satu).
3) rekomendasi atau solusi tindak lanjut serta rencana kerja untuk mencegah atau
mengurangi risiko terjadinya insiden yang sama
e. Pelaporan hasil analisis dilaporkan kepada direktur dan Dewan Pengawas
f. Evaluasi dan pembahasan hasil apabila ditemukan data keselamatan pasien yang
melebihi standar maka unit akan mendapat rekomendasi direktur utama dan tim
PMKP untuk meningkatkan keselamatan pasien rumah sakit.
c. SISMADAK (Sistem Manajemen Dokumen Akreditasi)

13
 Aplikasi SISMADAK atau Sistem Manajemen Dokumen Akreditasi
merupakan aplikasi alat bantu yang diperuntukkan bagi Rumah Sakit yang
mengikuti program Akreditasi yang diselenggarakan oleh Komisi Akreditasi
Rumah Sakit (KARS). SISMADAK berguna bagi RS dalam persiapan akreditasi
untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mencari kembali dokumen bukti yang
berhubungan dengan akreditasi.
SISMADAK merupakan salah satu sistem manajemen data terintegrasi
terutama dalam pelaporan data PMKP. Selain meneyediakan data dokumen untuk
penilaian akreditasi, sistem ini dilengkapi juga dengansistem pelaporan data
indikator mutu nasional, indikator mutu manajmene, indikator mutu wajib,
indikator mutu lokal dan keselamatan pasien.
d.Data Surveiland Infeksi (PPI), dilaporkan melalui Sistem Pelaporan PPI
1) Mengumpulkan dan mengevaluasi data dan tempat infeksi yang relevan
sebagai berikut :
a) Saluran pernafasan, seperti: prosedur dan peralatan terkait dengan intubasi,
dukungan ventilasi mekanis, tracheostomy dan lain sebagainya. (Data VAP,
HAP)
b) Saluran kencing, seperti : prosedur invasif dan peralatan terkait dengan
indwelling urinary kateter, sistem drainase urin dan lain sebagainya (Data
ISK)
c) Peralatan intravaskuler invasif, seperti insersi dan pelayanan kateter vena
sentral, saluran vena periferi dan lain sebagainya (IADP, Sepsis Klinis
(IADP pd neonatus/bayi), Phlebitis)
d) Lokasi operasi, seperti pelayanan dan tipe pembalut luka dan prosedur
aseptik terkait (IDO/ILO)
e) Penyakit dan organisme yang signifikan secara epidemiologis, multi drug
resistant organism, virulensi infeksi yang tinggi.
f) Muncul dan pemunculan ulang (emerging atau reemerging) infeksi di
masyarakat.
2) Apabila terjadi suatu insiden terkait PPI, petugas diwajibkan segera
menindaklanjuti (mencegah/ menangani) untuk mengurangi dampak/ akibat
yang tidak diharapkan.
3) Setelah ditindaklanjuti, petugas harus segera membuat laporan insidennya
dengan mengisi formulir laporan insiden yang terdapat pada aplikasi web
sistem pencatatan dan pelaporan PPI paling lambat 2 x 24 jam.
4) Analisis data
Data yang telah masuk dalam sistem kemudian di olah dan di analisis oleh
14
 Komite PPI untuk dijadikan laporan kepada pihak internal maupun external
rumah sakit.
5) Pelaporan hasil analisis
a) Internal (direktur)
b) External (dinas ketenaga kerjaan kabupaten)
6) Evaluasi dan pembahasan hasil, apabila ditemukan angka Insiden kecelakaan
kerja yang melebihi standar maka unit akan mendapat rekomendasi direktur
utama dan komite K3RS untuk menurunkan dan angka Insiden kecelakaan
rumah sakit.
7) Selain mengisi di Pelaporan PPI, Komite PPI juga diwajibkan mengisi di
Pelaporan PPIM untuk kemudian oleh Komite PMKP dientri ke SISMADAK.
e.Sistem Pelaporan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3RS)
1) Apabila terjadi suatu insiden terkait kesehatan dan keselamatan kerja pegawai/
karyawan di rumah sakit, petugas diwajibkan segera menindaklanjuti
(mencegah/ menangani) untuk mengurangi dampak/ akibat yang tidak
diharapkan.
2) Setelah ditindaklanjuti, petugas harus segera membuat laporan insidennya
dengan mengisi formulir laporan insiden yang terdapat pada aplikasi web
sistem pencatatan dan pelaporan IKP & K3RS paling lambat 2 x 24 jam.
3) Komponen data insiden kecelakaan kerja misalnya :
a) Korban Kecelakaan Kerja
i. Nama
ii. Jenis kelamin
iii. Usia
iv. Jabatan
v. Bagian
vi. Cedera
vii. Penanganan
viii. Biaya
ix. LT (lost time/ junlah hari hilang lebih dari 1x24 jam)
x. Kategori

 Ringan (cidera ringan, tidak ada LT, dapat segera kerja kembali)

 Sedang (memerlukan pertolongan medis/ P3K, tidak ada LT)

 Berat (memerlukan rujukan medis, cacat sementara, terdapat LT)

48

15
  Fatal (cacat permanen, kematian)

b) Insiden
i. Tanggal
ii. Waktu
iii. Lokasi
iv. Area
v. Bagian
c) Investigasi Kecelakaan
i. penyebab langsung

 Kondisi Bahaya

 Tindakan Bahaya

ii. Penyebab Tidak Langsung

 Pribadi

 Pekerjaan

iii. Penyebab Dasar

 Kurang Prosedur

 Kurang Sarana

 Kurang Taat
d) Perbaikan Dan Pencegahan
i. Jenis Tindakan (tindakan perbaikan dan pencegahan)
ii. Rencana Tindakan
iii. Target (tanggal pemenuhan)
4) Analisis data
Data yang telah masuk dalam sistem kemudian di olah dan di analisis oleh
komite K3RS untuk dijadikan laporan kepada pihak internal maupun external
rumah sakit.
5) Pelaporan hasil analisis
a) Internal (direktur)
b) External (dinas ketenaga kerjaan kabupaten)
6) Evaluasi dan pembahasan hasil, apabila ditemukan angka Insiden kecelakaan
kerja yang melebihi standar maka unit akan mendapat rekomendasi direktur
utama dan komite K3RS untuk menurunkan dan angka Insiden kecelakaan
rumah sakit.
F. Data Asuhan Pasien

16
 1) Pelaksanaan pengumpulan data tentang standarisasi asuhan pasien dimonitor
oleh Komite PMKP Sub Komite Mutu dan Komite Medis, melalui:
a) Audit Panduan Praktik Klinis
b) Audit Clinical Pathway
2) Pelaksanaan pengumpulan data melalui tahapan:
a) Pra implementasi yaitu dengan mengumpulkan data selama 3 bulan terakhir
kasus-kasus yang termasuk high volume/ high risk/ high cost & predictable
yang dipilih dan dipakai sebagai dasar seberapa besar varian pelayanan
untuk kasus yang sama
b) Pasca implementasi, pengumpulan data dari form clinical pathway yang
telah diisi dan dilakukan audit tentang kepatuhan pelaksanaan dan melihat
varian yang telah menurun atau tidak
3) Pelaksanaan Audit adalah setiap bulan
G. Data Risiko
1) Pelaksanaan pengumpulan data tentang daftar risiko yang ada di rumah sakit,
meliputi:
a) Manajemen Risiko Klinik, dikelola oleh Komite PMKP
b) Manajemen Risiko Non Klinik, dikelola oleh Komite K3RS
2) Manajemen Risiko yang dilakukan terdiri dari:
a) Manajemen Risiko Klinis, meliputi risiko akibat adanya layanan klinis oleh
tenaga kesehatan di Rumah Sakit yang dapat berdampak terhadap
pencapaian pelayanan pasien yang bermutu tinggi, aman dan efektif.
b) Manajemen Risiko Non Klinis, mencakup manajemen risiko yang terjadi di
rumah sakit selain medis/klinis, meliputi:

 Keselamatan dan keamanan,

 Bahan berbahaya dan beracun (B3) dan limbahnya,

 Penanggulangan bencana (emergensi),

 Proteksi kebakaran (fire safety) – properti dan para penghuni dilindungi

dari bahaya kebakaran dan asap,

 Peralatan medis-pemilihan, pemeliharaan dan penggunaan teknologi

dengan cara yang aman untuk mengurangi risiko,

 Sistem penunjang (utilitas) – pemeliharaan sistem listrik, air dan sistem

penunjang lainnya dengan tujuan untuk mengurangi risiko kegagalan
operasional.
H. Data Budaya Keselamatan

17
 1) Penjadwalan pengukuran Budaya Keselamatan dilakukan oleh PMKP
2) Pengambilan dan pengumpulan data dilakukan dengan membagi kuesioner
tentang budaya keselamatan. ke SIM RS Data yang diambil dan dikumpulkan
dari unit-unit rumah sakit dijadikan sumber informasi sebagai inputan system,
komponen data Budaya keselamatan meliputi seluruh area rumah sakit.
3) Analisis data, data dianalisis oleh komite PMKP untuk dijadikan laporan
kepada pihak internal rumah sakit.
4) Pelaporan hasil analisis dilaporkan kepada Direktur
5) Evaluasi dan pembahasan hasil, apabila ditemukan mutu unit yang dinilai tidak
memenuhi standar maka unit akan mendapat rekomendasi direktur melalui
komite PMKP untuk meningkatkan mutu unit.

BAB IV
KEAMANAN DAN KERAHASIAAN DATA DAN INFORMASI

Keamanan dan kerahasiaan merupakan faktor yang sangat penting dalam pengelolaan

18
data rumah sakit. Keamanan informasi adalah upaya untuk melindungi, mengamankan asset
informasi dari ancaman yang mungkin akan timbul yang dapat membahayakan asset informasi
tersebut.
Pengamanan Informasi Kesehatan dilakukan untuk menjamin agar Informasi
Kesehatan tetap tersedia dan terjaga keutuhannya dan kerahasiaannya. Keamanan informasi
terdiri dari perlindungan terhadap aspek-aspek berikut:
1. Confidentiality (kerahasiaan) aspek yang menjamin kerahasiaan data atau informasi,
memastikan bahwa informasi hanya dapat diakes oleh orang yang berwenang dan
menjamin kerahasiaan data yang dikirim, diterima dan disimpan;
2. Integrity (Integritas), aspek yang menjamin bahwa data tidak diubah tanpa ada izin pihak
yang berwenang (authorized), menjaga keakuratan dan keutuhan informasi, serta metode
prosesnya untuk menjamin aspek integrity ini;
3. Availibility (ketersediaan) aspek yang menjamin bahwa data akan tersedia saat dibutuhkan,
memastikan pengguna yang berhak dapat menggunakan informasi dan perangkat terkait
(asset yang berhubungan jika diperlukan)

Keamanan yang dibutuhkan meliputi:

A. Keamanan fisik
1. Kebijakan hak akses pada ruang data center/server
2. Kebijakan penggunaan hak akses komputer untuk user pengguna
B. Keamanan Jaringan
1. Keamanan jaringan (network security) dalam jaringan komputer sangat penting
dilakukan untuk memonitor akses jaringan dan mencegah penyalahgunaan sumber
daya jaringan yang tidak sah. Tugas keamanan jaringan dikontrol oleh administrator
jaringan.
2. Segi-segi keamanan didefinisikan sebagai berikut:
a. Informasi (data) hanya bisa diakses oleh pihak yang memiliki wewenang.
b. Informasi hanya dapat diubah oleh pihak yang memiliki wewenang.
c. Informasi tersedia untuk pihak yang memiliki wewenang ketika dibutuhkan.
d. Pengirim suatu informasi dapat diidentifikasi dengan benar dan ada jaminan bahwa
identitas yang didapat tidak palsu.
e. Pengirim maupun penerima informasi tidak dapat menyangkal pengiriman dan
penerimaan pesan.
C. Keamanan Aplikasi
Untuk memenuhi syarat keamanan sebuah, maka sistem harus memenui syarat-syarat
sebagai berikut:

19
 1. Keamanan aplikasi harus mendukung dan mengimplementasikan protokol keamanan
dalam melakukan transfer data (seperti: SSL, TLS)
2. Aplikasi harus memungkinkan masing-masing user dapat didentifikasikan secara unik,
baik dari segi nama dan perannya.
3. Akses melalui metode akses remote dapat berfungsi dengan baik melalui aplikasi
client (yaitu melalui VPN, modem, wireless, dan sejenisnya).
4. Aplikasi dapat berfungsi dengan baik pada software anti-virus yang digunakan saat ini.

BAB V
PENUTUP

Demikian panduan pengelolaan data ini dibuat untuk menjadi acuan dalam
pengelolaan data dan informasi bagi petugas data rumah sakit. Semoga dengan adanya

20
panduan ini dapat meningkatkan mutu dan kualitas pelayanan.

21