Panduan Pengelolaan Data Dan Informasi

Rumah Sakit Ibu Anak Limijati

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena berkat Kasih dan Karunia-Nya kami telah
menyelesaikan pembuatan buku Panduan Pengelolaan Data dan Informasi Rumah Sakit Ibu Anak Limijati.

Dalam memberikan pelayanan paripurna kepada pasien, rumah sakit harus selalu memperhatikan mutu
pelayanan secara menyeluruh. Buku Panduan ini diharapkan dapat menjadi acuan bagi rumah sakit dalam
meningkatkan pelayanan kepada pasien yang akan melakukan Pengelolaan Data dan Informasi.

Kami sebagai penyusun menyadari masih banyak kekurangan dalam penyusunan buku panduan ini. Kami
mengharapkan adanya masukkan atau kritikan serta saran dari bapak/ibu/saudara/i bila ada kekurangan dalam
penyusunan buku panduan ini. Akhir kata kami mengucapkan terima kasih bagi rekan-rekan yang telah
memberikan banyak masukkan dalam penyusunan buku panduan ini.

Bandung Juli 2022

Penyusun

1
 Panduan Pengelolaan Data Dan Informasi
Rumah Sakit Ibu Anak Limijati

SAMBUTAN DIREKTUR UTAMA

RSIA LIMIJATI

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat rahmat dan ridho-Nya maka
telah tersusun Buku Panduan Pengelolaan Data dan Informasi. Buku panduan ini sangatlah penting karena
merupakan salah satu dokumen pendukung didalam penilaian akreditasi Rumah Sakit.

Agar pelaksanaan pelayanan dirumah sakit lebih baik dan terarah maka disusunlah buku Panduan
Pengelolaan Data dan Informasi ini. Buku panduan ini merupakan salah satu dari rangkaian buku panduan yang di
keluarkan oleh RSIA Limijati.

Kami mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi – tingginya kepada tim penyusun yang
telah bersusah payah dalam menyusun buku panduan Pengelolaan Data dan Informasi Semoga dengan
diterbitkannya buku ini dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Buku panduan ini seperti buku – buku panduan lainnya, hendaknya dievaluasi secara berkala, disesuaikan
dengan tuntutan dan perkembangan ilmu dan teknologi dibidang pelayanan kesehatan.

Terima kasih

Prof. Suganda Tanuwidjaja,dr,SpA(K)

Direktur Utama RSIA Limijati

2
 Panduan Pengelolaan Data Dan Informasi
Rumah Sakit Ibu Anak Limijati

DAFTAR ISI

Halaman
SK DIREKTUR
KATA PENGANTAR 1
SAMBUTAN DIREKTUR UTAMA RSIA LIMIJATI 2
DAFTAR ISI 3
BAB I : PENDAHULUAN
A. Latar Belakang 4
B. Tujuan 4
BAB II : RUANG LINGKUP 5
BAB III : TATA LAKSANA
A. Pengelolaan Data dan Informasi 6
B. Proses Pengelolaan Data dan Informasi 6
C. Kerahasiaan Data 8
BAB IV : DOKUMENTASI 9

BAB I
PENDAHULUAN

3
 Panduan Pengelolaan Data Dan Informasi
Rumah Sakit Ibu Anak Limijati

A. Latar Belakang

Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk mendukung asuhan
pasien dan manajemen rumah sakit. Kumpulan data memberikan gambaran/profil rumah
sakit selama kurun waktu tertentu dan memungkinkan untuk membandingkan kinerja
dengan rumah sakit lain. Karena itu, kumpulan data merupakan suatu bagian penting
dalam kegiatan peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di rumah sakit
bisa jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya serta pengelolaannya bersifat
terus menerus. Untuk keperluan tersebut diperlukan adanya panduan pengelolaan data
rumah sakit.

B. Tujuan
Tujuan umum : dari panduan ini adalah untuk mendukung asuhan pasien, manajemen
rumah sakit dan program mutu.
Tujuan khusus :

2.1. Sebagai acuan untuk staf pemberi layanan kesehatan dalam mengelola data di RSIA
Limijati
2.2.Menyeragamkan cara pengelolaan data di RSIA Limijati.

2.3.Memudahkan proses Analisa dan pengambilan data.

BAB II

4
 Panduan Pengelolaan Data Dan Informasi
Rumah Sakit Ibu Anak Limijati

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dari panduan ini adalah Seluruh komponen dalam rumah sakit termasuk pimpinan
rumah sakit, PPA, kepala unit klinis/ non klinis dan staff.

BAB III

5
 Panduan Pengelolaan Data Dan Informasi
Rumah Sakit Ibu Anak Limijati

TATA LAKSANA

A. Pengelolaan Data dan Informasi

Panduan ini meliputi pengelolaan data baik untuk internal rumah sakit maupun eksternal rumah sakit.
Jenis data yang dibutuhkan mencakup hal berikut :
1. Untuk mendukung proses asuhan dibutuhkan data rekam medis pasien dan data capaian mutu
pelayanan (indikator area pelayanan).
2. Untuk mendukung proses manajerial dibutuhkan data analisa pasien, data indikator area klinis,
manajemen dan sasaran keselamatan pasien, serta data SDM, sarana, dan keuangan.
3. Untuk mendukung proses mutu pelayanan dibutuhkan data capaian indikator mutu rumah sakit,
termasuk manajemen risiko, manajemen sarana, pencegahan infeksi.
4. Untuk keperluan pihak luar rumah sakit seperti dinas kesehatan, kementerian kesehatan, atau
asuransi lainnya.
Khusus untuk penggunaan data terkait pihak luar, berlaku dua arah yaitu :
1. Rumah sakit menggunakan data dari pihak luar.
2. Rumah sakit bisa juga berkontribusi ke pihak luar berupa memberikan data yang dibutuhkan.
B. Proses pengelolaan Data dan Informasi
Proses pengelolaan data dan informasi di RSIA Limijati meliputi:
1. Mengidentifikasi kebutuhan informasi dan teknologi informasi.
2. Mengembangkan system informasi manajemen.
3. Menetapkan jenis informasi dan cara memperoleh data yang diperlukan.
4. Menganalisi data dan mengubahnya menjadi informasi.
5. Memaparkan dan melaporkan data serta informasi kepada publik.
6. Melindungi kerahasiaan, keamanan, dan integritas data dan informasi.
7. Mengintegrasikan dan menggunakan informasi untuk peningkatan kinerja
Dalam pengelolaannya data dibagi menjadi dua kategori yaitu :
1. Data Internal
1.1. Penetapan Data yang Dibutuhkan
RSIA Limijati menetapkan beberapa jenis data yang dibutuhkan untuk mendukung.
1.2. Pengumpulan dan Analisa Data
Data dikumpulkan melalui beberapa mekanisme sebagai berikut
1.2.1. Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam berkas rekam medis,
baik berbasis data elektronik maupun fisik.
1.2.2. Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medis, capaian indikator mutu,
laporan sarana, laporan sdm dan laporan keuangan.
1.2.3. Data terkait program mutu dihimpun dari laporan rekam medis capaian indikator mutu
dan laporan insiden.
1.3. Penyajian Data

6
 Panduan Pengelolaan Data Dan Informasi
Rumah Sakit Ibu Anak Limijati

Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil analisa data berupa grafik maupun tabel
data. Data yang disajikan dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji untuk membantu
pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial maupun program mutu. Data-data
disajikan dalam bentuk sebagai berikut :
1.3.1. L aporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medis, termasuk data kunjungan,
data populasi pasien, indikator rawat inap serta KLPCM (Ketidaklengkapan Pengisian
Catatan Medis)
1.3.2. L aporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan kinerja unit/instalasi,
laporan keuangan, dan laporan capaian indikator mutu
1.3.3. Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area Klinis, Indikator Area Manajemen,
Indikator Sasaran Keselamatan Pasien, dan Indikator Mutu Unit
1.4. Penyebaran Data
Penyebaran data ditentukan sebagai berikut :
1.4.1. Data pasien dalam rekam medis hanya bisa diakses oleh tenaga pelayanan pasien (dokter,
perawat, bidan, gizi, dan petugas yang telah disumpah untuk menjaga kerahasiaan data
pasien). Data rekam medis dapat diakses oleh pasien atau pihak yang berwenang sesuai
ketentuan tentang kerahasiaan data pasien. Data rekam medis juga dapat dijadikan data
dalam penyusunan Clinical Pathways untuk meningkatkan mutu pelayanan.
1.4.2. Laporan pelayanan diberikan dari masing-masing instalasi/divisi ke direksi untuk
selanjutnya dilaporkan kepada Pemilik Rumah Sakit dan hanya bias diakses oleh
Manajemen RSIA Limijati. Namun dalam keperluan tertentu seperti presentasi atau
menampilkan profil RSIA Limijati data tersebut dapat ditampilkan

7
 Panduan Pengelolaan Data Dan Informasi
Rumah Sakit Ibu Anak Limijati

1.4.3. Data mutu dikumpulkan oleh tim mutu dan dilaporkan kepada Direksi.
Data ini dapat ditampilkan kepada publik dalam bentuk data analisa / table dan grafik.
2. Data Eksternal
Melalui partisipasi dalam kinerja data base eksternal, rumah sakit dapat membandingkan kinerjanya
dengan rumah sakit yang sejenis, baik lokal, secara nasional maupun internasional. Pembandingan
kinerja adalah suatu alat yang efektif untuk mengidentifikasi peluang guna peningkatan dan
pendokumentasian tingkat kinerja rumah sakit.
Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja atau membayar untuk pelayanan
kesehatan memerlukan informasi demikian. Data base eksternal variasinya sangat luas, dari data base
asuransi hingga yang dikelola perhimpunan profesi.
Rumah sakit mungkin dipersyaratkan oleh perundang-undangan atau peraturan untuk berkontribusi
pada beberapa data base eksternal.
Dalam konteks RSIA Limijati, data untuk keperluan eksternal meliputi namun tidak terbatas
pada :
1. Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari laporan rekam medis
Penyajian Data :
1. Untuk laporan ke dinas kesehatan, disajikan sesuai ketentuan dari dinas Kesehatan
2. Data mutu dari RS lain digunakan sebagai perbandingan capaian mutu RSIA Limijati. Data ini
diolah oleh tim mutu RSIA Limijati
3. Data mutu RSIA Limijati juga dapat diberikan kepada rumah sakit lain yang memintanya
untuk keperluan perbandingan data mutu dalam proses akreditasi.

C. Pengelolaan data dan Informasi selama waktu henti (downtime) yang di rencanakan dan tidak
terencana
1. Waktu henti (Downtime) terencana biasa di lakukan / di rencanakan waktu pukul 24.00 WIB selama 5
menit. Dilakukan di waktu tersebut untuk tidak terlalu menggangu waktu operasional Rumah Sakit.
Kegiatan yang dilakukan terdiri dari :
- Update system
- Update aplikasi
- Penggantian hardware penunjang dalam skala hardware ringan.
- Restart server, Apache / PHP service.
2. Waktu henti (Downtime) tidak terencana karena bencana alam, kerusakan hardware, kerusakan
software, putus jaringan, pemadaman listrik diluar jadwal rutin, human error, serangan siber. Upaya
yang dilakukan untuk membackup berjalannya operasional semala downtime adalah mempersiapkan
data manual untuk pelaksanaan operasional tetap berjalan, terdiri dari :
- Formulir pendaftaran pasien
- Daftar harga obat

8
 Panduan Pengelolaan Data Dan Informasi
Rumah Sakit Ibu Anak Limijati

- Daftar biaya tindakan

- Daftar biaya jasa dokter
- Daftar biaya pelayanan laboratorium
- Daftar biaya pelayanan Radiologi
- Daftar biaya pelayanan Fisioterapi

d. Keamanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

1. Keamanan fisik
1.1. Hak akses pada ruang data center/server
1.2. Penggunaan hak akses computer untuk user pengguna
2. Keamanan jaringan
2.1. Keamanan jaringan (network security) dalam jaringan komputer dilakukan untuk memonitor
akses jaringan yang tidak sah oleh administrator jaringan.
2.2. Informasi (data) hanya bisa di akses oleh user yang memiliki wewenang.
2.3. Informasi hanya dapat diubah oleh user yang memiliki wewenang.
2.4. Informasi tersedia untuk pihak yang memiliki wewenang ketika dibutuhkan.

3. Keamanan Aplikasi
3.1. Protokol keamanan dengan menggunakan transfer data SSL
3.2. Masing-masing user dapat diidentifikasi secara unik nama dan perannya dalam penggunaan
aplikasi.
3.3. Akses melalui metode akses remote dengan menggunakan aplikasi client yaitu VPN, modem,
wireless, dan sejenisnya.
3.4. Agar aplikasi dapat berfungsi dengan baik Anti-virus yang digunakan adalah Kaspersky.

D. Kerahasiaan Data
Data rekam medis pasien dan ketentuan mengenai kerahasiaannya telah ditetapkan dalam pedoman
pelayanan Penyelenggaraan rekam medis

9
 Panduan Pengelolaan Data Dan Informasi
Rumah Sakit Ibu Anak Limijati

BAB IV
DOKUMENTASI

Data pasien harus didokumentasikan dalam rekam medis pasien. Rekam medis pasien di RSIA
Limijati terdiri atas rekam medis fisik dan rekam medis elektronik. Pengisian rekam medis elektronik
dilakukan oleh petugas dengan membuka akun dengan password masing-masing user.
Data laporan rekam medis, laporan indikator mutu, laporan instalasi / divisi didokumentasikan
dalam bentuk soft copy yang dikirim melalui email ke Direksi. Pada periode tertentu terutama akhir
tahun laporan tersebut akan dikumpulkan dan dicetak sebagai laporan tahunan.
Data mutu dan laporan insiden didokumentasikan secara tertulis dengan form yang sudah ditetapkan dan
dikumpulkan oleh tim mutu RSIA Limijati.

10