PANDUAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

DI RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI MAKASSAR

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Umum.
A. Rumah sakit merupakan organisasi yang padat karya/profesi, padat modal dan
padat teknologi serta informasi yang dihasilkan, sangat beragam. Dengan
beragamnya informasi yang dihasilkan dibutuhkan pengelolaan yang serius
mulai dari data yang diperoleh, diproses hingga informasi yang dihasilkan.
Bagi suatu organisasi, informasi merupakan sumber daya yang berharga.
Berbagai kegiatan operasional dan pengambilan keputusan tergantung dari
informasi yang tersedia. Dukungan informasi yang memadai dapat
mengurangi ketidakpastian dan resiko pengambilan keputusan yang salah
arah. Data salah menghasilkan informasi yang salah. Informasi salah
mengakibatkan perencanaan yang salah. Perencanaan salah mengakibatkan
penanggulangan yang salah. Berarti data yag salah mengakibatkan
pemborosan biaya, tenaga, sarana dan waktu. Oleh karena itu, harus
diupayakan agar kesalahan data dapat dikurangi sekecil mungkin.
B. Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk
mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah sakit. Kumpulan data
memberikan gambaran/profil rumah sakit selama kurun waktu tertentu dan
memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan rumah sakit lain.
Karena itu, kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam kegiatan
peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di rumah sakit
bisa jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya serta
pengelolaannya bersifat terus menerus.
 C. Untuk mendapatkan kesamaan persepsi tentang pengelolaan data dan
informasi dihubungkan dengan SIMRS dan SISMADAK yang ada di rumah
sakit perlu disusun panduan pengelolaan data dan informasi. Diharapkan
dengan diterbitkannya buku panduan ini, dapat meningkatkan ketepatan dalam
pengolahan data dan informasi yang akan dijadikan dasar bagi Direktur Utama
Rumah Sakit dalam menentukan kebijakan selanjutnya.

1.2 Maksud dan Tujuan.

Maksud penyusunan panduan ini adalah sebagai panduan bagi petugas
penanggung jawab data dalam proses pengelolaan data dan informasi di
RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI MAKASSAR. Dengan tujuan sebagai
berikut:
A. Umum.Tujuan umum dari panduan ini adalah untuk mendukung asuhan
pasien, manajemen rumah sakit, dan program mutu.
B. Khusus.Adapun tujuan khusus dari panduan ini adalah:
1) Sebagai acuan untuk staf pemberi layanan kesehatan dalam mengelola data
di RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI MAKSSAR.
2) Menyeragamkan cara pengelolaan data di RUMAH SAKIT IBNU SINA
YW-UMI MAKSSAR.
3) Memudahkan proses analisa data dan pengambilan.

1.3 Ruang Lingkup.

Ruang lingkup panduan ini meliputi: pengumpulan data, penyimpanan data,
pengelolaan data, pencarian kembali data, analisa data, pelaporan dan distribusi
informasi.

1.4 Pengertian.
Untuk menyamakan persepsi dalam memahami panduan ini maka disusun
pengertian-pengertian sebagai berikut:
A. Data
adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-tanda yang
secara relatif belum bermakna bagi rumah sakit.
B. Informasi.
Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang
mengandung nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan pengetahuan
dalam mendukung pembangunan kesehatan.
C. Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit.
Yang dimaksud dengan Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit
adalah proses penatalaksanaan mulai dari identifikasi data, pengumpulan data,
penyimpanan data, analisa data menjadi informasi, pelaporan serta distribusi
informasi.
 BAB II
TATA LAKSANA PENGELOLAAN DATA

2.1 Umum.
Panduan ini meliputi pengelolaan data baik untuk internal rumah sakit
maupun eksternal rumah sakit. Jenis data yang dibutuhkan mencakup hal
berikut:
A. Untuk mendukung proses asuhan dibutuhkan data rekam medik pasien dan
data capaian mutu pelayanan (indikator area pelayanan)
B. Untuk mendukung proses manajerial dibutuhkan data analisa pasien, data
indikator area klinis, manajemen dan sasaran keselamatan pasien, serta data
SDM, sarana, dan keuangan.
C. Untuk mendukung proses mutu pelayanan dibutuhkan data capaian indikator
mutu rumah sakit, termasuk manajemen risiko, manajemen sarana, program
pencegahan infeksi.
D. Untuk keperluan pihak diluar rumah sakit seperti Dinas Kesehatan,
Kementerian Kesehatan, BPJS atau asuransi lainnya.

Khusus untuk penggunaan data terkait pihak luar, berlaku dua arah yaitu
rumah sakit menggunakan data dari pihak luar dan rumah sakit bisa juga
berkontribusi ke pihak luar berupa memberikan data yang dibutuhkan.

Proses pengelolaan data di RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI meliputi

penetapan data dan informasi yang diperlukan secara reguler, pengumpulan data,
penggunaan data dan atau hasil analisanya, serta diseminasi atau penyajian data
dan pelaporan.
2.2 Pengumpulan dan penyimpanan data.
Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber
data.Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di
Rumah Sakit baik secara manual maupun elektronik.Langkah-langkah yang
dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data adalah sebagai berikut:
A. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data.
B. Petugas menentukan sumber data.
C. Petugas meminta data.
D. Petugas menerima data dari sumber data.
E. Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data.
F. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang belum
lengkap.
G. Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk data telah
lengkap.
H. Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor register.
a. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya.

2.3 Pengelolaan.
Dalam pengelolaannya, data dibagi menjadi dua kategori yaitu data internal
dan data eksternal.
A. Data Internal.
Pengelolaan data internal meliputi:
1) Penetapan data yang dibutuhkan. RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI
MAKASSAR menetapkan beberapa jenis data yang dibutuhkan untuk
mendukung.
2) Pengumpulan dan Analisa Data. Data dikumpulkan melalui beberapa
mekanisme sebagai berikut:
 a) Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam
berkas rekam medis, baik berbasis data elektronik maupun fisik
RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI.
b) Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medik, capaian
indikator mutu, laporan sarana, laporan sdm da laporan keuangan.
c) Data terkait program mutu dihimpun dari laporan rekam medik, capaian
indikator mutu dan laporan insiden
3) Penyajian Data. Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil
analisa data baik berupa grafik maupun tabel data. Data yang disajikan
dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji untuk membantu pengambilan
keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial maupun program mutu.
Data-data disajikan dalam bentuk sebagai berikut:
a) Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medik, termasuk
data kunjungan, data populasi pasien, indikator rawat inap serta KLPCM
(ketidaklengkapan pengisian catatan medis).
b) Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan
kinerja unit/instalasi, laporan keuangan, dan laporan capaian indikator
mutu.
c) Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area Klinis, Indikator
Area Manajemen, Indikator Sasaran Keselamatan Pasien, dan Indikator
Mutu Unit
4) Penyebaran/Diseminasi Data. Penyebaran data ditentukan sebagai berikut:
a) Data pasien dalam rekam medik hanya bisa diakses oleh Profesional
Pemberi Asuhan (dokter/dokter gigi, perawat, bidan, gizi, dan petugas
yang telah disumpah untuk menjaga kerahasiaan data pasien). Data
rekam medik dapat diakses oleh pasien atau pihak yang berwenang
sesuai ketentuan tentang kerahasiaan data pasien. Data rekam medik
juga dapat dijadikan data dalam penyusunan Clinical Pathways untuk
meningkatkan mutu pelayanan.
 b) Laporan pelayanan diberikan dari masing-masing instalasi/bagian/unit
ke pimpinan rumah sakit untuk selanjutnya dilaporkan kepada Dinas
Kesehatan Angkatan Udara/Dinkes Kota dan hanya bisa diakses oleh
Manajemen RSAU dr. M. Salamun. Namun dalam keperluan tertentu
seperti presentasi atau menampilkan profil RSAU dr. M. Salamun data
tersebut dapat ditampilkan
c) Data mutu dikumpulkan oleh tim mutu dan dilaporkan kepada
Pimpinan. Data ini dapat ditampilkan kepada publik dalam bentuk data
analisa baik tabel maupun grafik.

B. Data Eksternal.
Melalui partisipasi dalam kinerja database eksternal, rumah sakit dapat
membandingkan kinerjanya dengan rumah sakit yang sejenis, baik lokal,
secara nasional maupun internasional.Pembandingan kinerja adalah suatu alat
yang efektif untuk mengidentifikasi peluang guna peningkatan dan
pendokumentasian tingkat kinerja rumah sakit.
Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja atau
membayar untuk pelayanan kesehatan memerlukan informasi demikian.
Database eksternal variasinya sangat luas, dari database asuransi hingga yang
dikelola perhimpunan profesi. Sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh
peraturan perundang-undangan rumah sakit diwajibkan berkontribusi pada
beberapa database eksternal.
Dalam konteks RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI
MAKASSAR, data untuk keperluan eksternal meliputi namun tidak terbatas
pada:
1) Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari laporan rekam
medik.
 2) Data untuk laporan ke bpjs dihimpun lewat sistem Ina Cbg’s sesuai
ketentuan.
Penyajian data meliputi:
1) Untuk laporan ke Dinkes, disajikan sesuai ketentuan dari dinas kesehatan.
2) Untuk laporan ke BPJS digunakan data dari software Ina Cbg’s sesuai
ketentuan Kementrian Kesehatan dan BPJS
3) Data mutu dari rumah sakit lain digunakan sebagai perbandingan capaian
mutu RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI MAKASSAR. Data ini
diolah oleh tim mutu RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI
MAKASSAR.
4) Data mutu RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI MAKASSAR juga
dapat diberikan kepada rumah sakit lain yang memintanya untuk keperluan
perbandingan data mutu dalam proses akreditasi.

C. Kerahasiaan Data.
Khusus untuk data rekam medik pasien, ketentuan mengenai
kerahasiaannya telah ditetapkan dalam Pedoman Pelayanan Rekam Medis.

D. Analisa data.
Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang
telah dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik,
histogram ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami.Metode analisis
data yang dipakai:
1) Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data.
2) Analisis Komparatif/perbandingan.
3) Analisis hubungan dalam dan antar program.
Langkah-langkah dalam melakukan analisa data meliputi:
1) Petugas menentukan metode analisis yang di pakai.
 2) Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa.
3) Petugas melakukan evaluasi data.
4) Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi menjadi
bentuk angka/tabel.
5) Petugas melakukan pengelompokan data.
6) Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya yang
diperlukan.
7) Petugas melakukan validasi informasi.
8) Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa.
9) Petugas mencatat informasi ke dalam buku register.
10) Petugas menyimpan arsip informasi.
11) Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

C. Pencarian kembali data.

Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai
dengan permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1) Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data;
2) Petugas mencari data di dalam file penyimpanan;
3) Petugas mencatat dalam sistem informasi manajemen rumah sakit
peminjaman data jika berkas rekam medis dipinjam;
4) Petugas mengidentifikasi peminjam berkas rekam medis

D. Pelaporan dan distribusi informasi.

Pada tahap ini kegiatannya adalah melaporkan informasi yang telah
dibuat kepada atasan/Dinas kesehatan serta mendistribusikan informasi
kepada instansi/lintas sektor/pihak lain yang dianggap memiliki
hubungan/korelasi dengan informasi yang dibuat, dengan langkah-langkah
sebagai berikut:
1) Petugas menenntukan tujuan Pelaporan dan Distribusi Informasi;
2) Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi informasi;
3) Petugas menyerahkan informasi kepada manajemen;
4) Manajemen membuat surat pengantar;
5) Manajemen mencatat dalam buku verbal keluar;
6) Manajemen mengirimkan informasi sesuai alamat tujuan;
 BAB III
DOKUMENTASI

3.1 Umum.
Data pasien harus didokumentasikan dalam rekam medis pasien. Rekam
medis pasien di RUMAH SAKIT IBNU SINAYW-UMI MAKASSAR terdiri
atas rekam medis fisik dan rekam medis elektronik. Pengisian rekam medik
elektronik dilakukan oleh petugas dengan membuka akun dengan password
masing-masing. Data laporan rekam medik, laporan indiktor mutu, laporan
instalasi/bagian/unit didokumentasikan dalam bentuk hardcopy dan softcopy
yang dikirim melalui email ke pimpinan. Pada periode tertentu terutama akhir
tahun laporan tersebut akan dikumpulkan dan dicetak sebagai laporan tahunan.
Data mutu dan laporan insiden didokumentasikan secara tertulis dengan formulir
yang sudah ditetapkan dan dikumpulkan oleh tim mutu RUMAH SAKIT IBNU
SINAYW-UMI MAKASSAR.

3.1 Pada tahap pendokumentasian kegiatan yang dilakukan meliputi:

A. Pengumpulan SPO-SPO pengumpulan data dan penyimpanan data,
pencarian kembali data, analisis data, pelaporan dan distribusi informasi.
B. Penyusunan Hardcopy dan Softcopy data.
C. Laporan-laporan.
 BAB IV
PENUTUP

4.1 Penutup.
Demikian panduan pengelolaan data dan informasi ini dibuat untuk menjadi
acuan bagi petugas data rumah sakit. Panduan ini mencakup penetapan,
pengumpulan, analisa, penyajian dan penyebaran data. Semoga dengan adanya
panduan ini dapat meningkatkan mutu pelayanan di RUMAH SAKIT IBNU
SINAYW-UMI MAKASSAR.