PANDUAN PENGOLAAN DATA DAN INFORMASI DI

RSKC NAOB

RUMAH SAKIT KUSTA DAN CACAT UMUM

BUNDA PEMBANTU ABADI NAOB
NOEMUTI TIMUR - TTU
2018
 KATA PENGANTAR

Puji syukur Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas Rahmatnya kami dapat
menyusun “ Buku Panduan Pengolaan Data dan Informasi” di Rumah Sakit Kusta
Naob dengan lancar.
Buku ini disusun sebagai panduan bagi petugas penanggungjawab data dalam proses
pengelolaan data dan informasi di RSKC Naob.
Buku ini masih jauh dari sempurna, untuk itu mohon kritik dan saran sehingga dapat
menyempurnakan buku panduan ini. Akhirnya semoga buku ini dapat bermanfaat
bagi pasien, keluarga dan petugas yang berada di Rumah Sakit Kusta Naob Sesuai
dengan visi, misi dan motto serta Kebijakan Rumah Sakit Kusta Naob

Naob, 01 Januari 2018

TIM PENYUSUN

i
 DAFTAR ISI

COVER
KATA PENGANTAR..............................................................................................i
DAFTAR ISI............................................................................................................ii
TIM PENYUSUN...................................................................................................iii
BAB I PENDAHUUAN...........................................................................................1
A. Umum..........................................................................................................1
B. Maksud Dan Tujuan....................................................................................1
C. Ruang Lingkup............................................................................................1
D. Pengertian....................................................................................................2
BAB II TATA LAKSANA PENGOLAAN DATA....................................................3
A. Umum...........................................................................................................3
B. Pengumpulan dan Penyimpanan Data..........................................................3
C. Pengelolaan..................................................................................................3
D. Analisis Data................................................................................................5
E. Pencarian Kembali Data...............................................................................6
F. Pelaporan dan Distribusi Informasi..............................................................6
BAB III DOKUMENTASI.......................................................................................7
A. Umum............................................................................................................7
B. Pendokumentasian.........................................................................................7
BAB IV PENUTUP.................................................................................................8

TIM PENYUSUN

ii
KETUA : Sr. M. Petrina, PRR
ANGGOTA : Sr. M. Florida,PRR
Sr. M. Emirensiana,PRR
Odilia Balibo, Amd.Kep
Venitriana Ponis S.Gz

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. UMUM

1. Rumah sakit merupakan organisasi yang padat karya/ profesi, padat modal dan
padat teknologi serta informasi yang dihasilkan, sangat beragam. Dengan
beragamnya informasi yang dihasilkan dibutuhkan pengelolaan yang serius
mulai dari data yang diperoleh, diproses hingga informasi yang dihasilkan.
Bagi suatu organisasi , informasi merupakan sumber daya yang berharga.
Berbagai kegiatan operasional dan pengambilan keputusan tergantung dari
informasi yang tersedia. Dukungan informasi yang memadai dapat
mengurangi ketidakpastian dan resiko pengambilan keputusan yang salah
arah. Data salah menghasilkan informasi yang salah. Informasi salah
mengakibatkan penanggulangan yang salah. Berarti data yang salah
mengakibatkan pemborosan biaya, tenaga, sarana, dan waktu. Oleh karena itu,
harus diupayakan agar kesalahan dapat dikurangi sekecil mungkin.
2. Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk
mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah sakit. Kumpulan data
memberikan gambaran/ profil rumah sakit selama kurun waktu tertentu dan
memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan rumah sakit lain.
Karena itu, kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam kegiatan
peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di rumah sakit
bisa jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya serta
pengelolaanya bersifat terus menerus.
3. Untuk mendapatkan kesamaan persepsi tentang pengelolaan data dan
informasi di hubungkan dengan SIMRS dan SISMADAK yang ada di rumah
sakit, perlu disusun panduan pengelolaan data dan informasi. Diharapkan
dengan diterbitnya buku panduan ini, dapat meningkatkan ketepatan dalam
pengolahan data dan informasi yang akan dijadikan dasar bagi karumkit dalam
menentukan kebijakkan selanjutnya.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud penyusunan panduan ini adalah sebagai panduan bagi petugas
penanggungjawab data dalam proses pengelolaan data dan informasi di RSKC
Naob, dengan tujuan sebagai berikut:
a. Umum
Tujuan umum dari panduan ini adalah untuk mendukung asuhan pasien,
manajemen rumah sakit dan program mutu.
b. Khusus
Adapun tujuan khusus dari panduan ini adalah:
1. Sebagai acuan untuk staf pemberi layanan kesehatan dalam mengelola data
di RSKC Naob.
2. Menyeragamkan cara pengelolaan data di RSKC Naob.
3. Memudahkan proses analisa data dan pengambilan.

C. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup panduan ini meliputi: pengumpulan data, penyimpanan data,
pengelolaan data, pencarian kembali data, analisa data, pelaporan dan distribusi
informasi.

D. PENGERTIAN

1
 Untuk menyamakan persepsi dalam memahami panduan ini maka disusun
pengertian –pengertian sebagai berikut:
a. Data
Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda- tanda
yang secara relative belum bermakna bagi rumah sakit.
b. Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang
mengandung nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan pengetahuan
dalam mendukung pembangunan kesehatan.
c. Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit
Yang dimaksud dengan pengelolaan Data dan Informasi di Rumah sakit
adalah proses penatalaksanaan mulai dari identifikasi data, pengumpulan data,
penyimpanan data menjadi informasi, pelaporan serta distribusi informasi.

BAB II
TATA LAKSANA PENGELOLAAN DATA

A. UMUM

2
 Panduan ini meliputi pengelolaan data baik untuk internal rumah sakit maupun
eksternal rumah sakit.
Jenis data yang di butuhkan mencakup hal berikut:
a. Untuk mendukung proses asuhan dibutuhkan data rekam medikpasien dan
data capaian mutu pelayanan (indicator area pelayanan).
b. Untuk mendukung proses manajerial dibutuhkan data analisa pasien, data
indicator area klinis, manajemen data dan sasaran keselamatan pasien, serta
data SDM, sarana, dan keuangan.
c. Untuk mendukung proses mutu pelayanan dibutuhkan data capaian indicator
mutu rumah sakit, termasuk manajemen risiko, manajemen sarana, program
pencegahan infeksi.
d. Untuk keperluan pihak diluar rumah sakit seperti Dinas Kesehatan,
Kementerian Kesehatan, BPJS atau asuransi lainnya.

Khusus penggunaan data terkait pihak luar, berlaku dua arah yaitu rumah sakit
menggunakan data dari pihak luar dan rumah sakit bisa juga berkontribusi ke
pihak luar berupa memberikan data yang dibutuhkan.

Proses pengelolaan data di RSKC Naob meliputi penetapan data dan informasi
yang diperlukan secara regular, pengumpulan data, penggunaan data dan atau
hasil analisanya, serta diseminasi atau penyajian data dan pelaporan

B. PENGUMPULAN DAN PENYIMPANAN DATA

Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber data.
Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di RSKC
Naob baik secara manual maupun secara elektronik.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data
adalah sebagai berikut:
a. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data
b. Petugas menentukan sumber data
c. Petugas meminta data
d. Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data tepat
waktu setiap tanggal 7 bulan berikutnya untuk data yang bersiat rutin.
e. Petugas menerima data dari sumber data.
f. Petugas melakukan pengecekkan kelengkapan data.
g. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang belum
lengkap.
h. Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk data yang
telah lengkap.
i. Petugas memberikan nomor/ kode pada data sesuai dengan nomor register.
j. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya

C. PENGELOLAAN
Dalam pengelolannya, data dibagi menjdi dua kategori yaitu data internal dan
data ekternal.

1. Data Internal
Pengelolaan data internal meliputi:
1) Penetapan data yang di butuhkan RSKC Naob menetapkan beberapa jenis
data yang dibutuhkan untuk mendukung.
2) Pengumpulan dan analisa data. Data dikumpulkan melalui beberapa
mekanisme sebagai berikut:

3
 a) Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam
berkas rekam medis, baik berbasis data elektronik maupun fisik RSKC
Naob.
b) Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medic, capaian
indicator mutu, laporan sarana, laporan SDM, dan laporan keuangan.
c) Data terkait program mutu dihimpun dari laporan rekam medic, capaian
indicator mutu dan laporan insiden.
3) Penyajian data
Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil analisa data baik
berupa grafik maupun tabel data. Data yang disajikan dimaksudkan agar
dapat ditelaah dan dikaji untuk membantu pengambilan keputusan baik
terkait asuhan pasien, manajerial maupun program mutu.
Data –data di sajikandalam bentuk sebagai berikut:
a) Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medik, termasuk
data kunjungan, data populasi paien, indicator rawat inap serta
KLPCM(ketidaklengkapan pengisisn catatan medis)
b) Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan
kinerja unit/instalasi, laporan keuangan dan laporan pecapaian
indikator mutu.
c) Laporan mutu disajikan sesuai data indicator Area Klinis. Indikator
area Manajemen, Indikator Sasaran Keselamatan Pasien, dan Indikator
Mutu Unit.
4) Penyebaran/ Dimensi data
Penyebaran data ditentukan sebagai berikut:
a) Data pasien dalam rekam medik hanya bisa diakses oleh Professional
Pemberi Asuhan (dokter/dokter gigi, perawat, bidan, gizi, dan petugas
yang telah disumpah untuk menjaga kerahasiaan data pasien). Data
rekam medik dapat diakses oleh pasien atau pihak yang berwenang
sesuai ketentuan tentang kerahasiaan data pasien. Data rekam medik
juga dapat dijadikan data dalam penyusunan Clinical Pathways untuk
meningkatkan mutu pelayanan.
b) Laporan pelayanan di berikan dari masing-masing instansi/ bagian/
unit ke pimpinan rumah sakit untuk selanjutnya dilaporkan kepada
Dinas Kesehatan Angkatan Udara/ Dinkes Kota dan hanya bisa diakses
oleh Manajemen RSKC Naob. Namun dalam keperluan tertentu seperti
presentasi atau menampilkan profil RSKC naob data tersebut dapat
ditampilkan.
c) Data mutu dikumpulkan oleh tim mutu dan dilaporkan kepada
Pimpinan. Data ini dapat ditampilakn kepada publik dalam bentuk data
analisa baik table maupun grafik.

2. Data Ekternal
Melalui partisipasi dalam kinerja data base eksternal, rumah sakit dapat
membandingkan kinerjanya dengan rumah sakit yang sejenis, baik lokal,
secara nasional maupun internasional. Pembandingan kinerja adalah suatu alat
yang efektif untuk mengidentifikasi peluang guna peningkatan dan
pendokumentasian tingkat kinerja rumah sakit.
Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja atau membayar
untuk pelayanan kesehatan memerlukan informasi demikian. Data base
eksternal variasinya sangat luas, dari data base asuransi hingga yang dikelola
perhimpunan profesi. Sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh peraturan
perundang-undangan rumah sakit diwajibkan berkontribusi pada beberapa
data base eksternal.
Dalam konteks RSKC Naob, data untuk keperluan eksternal meliputi
namun tidak terbatas pada:

4
 1) Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari laporan rekam
medic.
2) Data untuk laporan ke BPJS di himpun lewat INA CBg’s sesuai ketentuan.
Penyajian data melalui:
a) Untuk laporan ke Diskesau dan Dinkes Kota, disajikan sesuai ketentuan
dari dinas kesehatan.
b) Untuk laporan ke BPJS digunakan data dari software Ina Cbg’s sesuai
ketentuan Kementerian Kesehatan dan BPJS.
c) Data mutu dari rumah sakit lain digunakan sebagai perbandingan
capaian mutu RSKC Naob. Data ini diolah oleh tim mutu RSKC Naob.
d) Data mutu RSKC Naob juga dapat diberikan kepada rumah sakit lain
yang memintanya untuk keperluan perbandingan data mutu dalam
proses akreditasi.
3) Kerahasiaan data
Khusus untuk data rekam medik pasien, ketentuan mengenai
kerahasiaannya telah ditetapkan dalam Pedoman Pelayanan Rekam
Medis.

D. ANALISA DATA
Analisis data merupakan kegiatan mengolah/ memproses data yang telah di
kumpulkan menjadi informasi yang di sajikan dalam bentuk grafik, histogram,
ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami.
Metode analisis yang dipakai:
1. Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data.
2. Analisis Komparatif/perbandingan.
3. Analisis hubungan dalam dan antar program.

Langkah-langkah dalam melakukan analisa data meliputi:

1. Petugas menentukan metode analisis yang dipakai.

2. Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa.
3. Petugas melakukan validasi data.
4. Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi menjadi bentuk
angkat/tabel.
5. Petugas melakukan pengelompokkan data.
6. Petugas membuat grafik/ histogram ataupun bentuk lainnya yang diperlukan.
7. Petugas melakukan validasi informasi.
8. Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa.
9. Petugas mencatat informasi ke dalam buku register.
10. Petugas menyimpan arsip informasi.
11.Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

E. PENCARIAN KEMBALI DATA

Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai dengan
permintaan/ kebutuhan, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Petugas mengidentifikasi kebutuhan/ permintaan data.
b. Petugas mencari jenis dan nomor data di buku register data.
c. Petugas mencari data di dalam file penyimpanan.
d. Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data dipinjam.
e. Petugas meminta tanda tangan peminjam.

F. PELAPORAN DAN DISTRIBUSI INFORMASI

Pada tahap ini kegiatannya adalah melaporkan informasi yang telah dibuat
kepada atasan/ Dinas kesehatan serta mendistribusikan informasi kepada instansi/
lintas sector/ pihak lain yang di anggap memiliki hubungan/ korelasi dengan
informasi yang di buat, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi
b. Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi Informasi.

5
 c. Petugas menyerahkan informasi kepada kaurtu.
d. Kaurtu membuat surat pengantar.
e. Kaurtu mencatat dalam buku surat keluar.
f. Kaurtu mengirimkan informasi sesuai alamat tujuan.

BAB III
DOKUMENTASI

A. UMUM
Data pasien harus di dokumentasikan dalam rekam medis pasien. Rekam medis
pasien di RSKC Naob terdiri atas rekam medis fisik dan rekam medis elektronik.
Pengisian rekam medis elektronik dilakukan oleh petugas dengan membuka akun
dengan password masing-masing. Data laporan rekam medic, laporan indicator
mutu, laporan instalasi/ bagian/ unit/ didokumentasikan dalam bentuk hardcopy
dan softcopy yang di kirim melalui emil ke pimpinan. Pada periode tertentu
terutama akhir tahun laporan tersebut akan dikumpulkan dan dicetak sebagai
laporan tahunan. Data mutu dan laporan insiden didokumentasikan secara tertulis
dengan formulir yang sudah ditetapkan dan dikumpulkan oleh tim mutu RSKC
Naob.

B. PENDOKUMENTASIAN
Pada tahap pendokumentasian kegiatan yang di lakukan:

6
 a. Pengumpulan SPO-SPO pengumpulan data dan penyimpanan data, pencarian
kembali data, analisis data, pelaporan dan distribusi informasi.
b. Penyusunan Hardcopy dan Softcopy data.
c. Laporan –laporan
d. Brosur-brosur.

BAB IV

PENUTUP

Demikian panduan pengelolaan data dan Informasi ini di buat untuk menjadi
acuan bagi petugas data rumah sakit. Panduan ini mencakup penetapan,
pengumpulan, analisa, panyajian dan penyebaran data. Semoga dengan adanya
panduan ini dapat meningkatkan mutu pelayanan di RS Kusta dan Cacat Umum
Bunda Pembantu Abadi Naob.