PANDUAN SISTEM MANAJEMEN DATA

Oleh:

KOMITE PMKP
RSU WISMA PRASHANTI
TAHUN 2018
 KEPUTUSAN DIREKTUR RSU WISMA PRASHANTI
NOMOR: 73/ RSWP/SK.DIR/ IX/ 2018
TENTANG
PANDUAN MANAJEMEN DATA
RSU WISMA PRASHANTI

DIREKTUR RSU WISMA PRASHANTI

Menimbang : a. bahwa dalam upaya melaporkan indikator mutu pelayanan dan

keselamatan pasien rumah sakit maka perlu ditetapkan Panduan
manajemen data;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a

dipandang perlu menetapkan Keputusan Direktur tentang Panduan
Manajemen Data di Rumah Sakit Umum Wisma Prashanti;

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia No. 29 tahun 2004

tentang Praktek Kedokteran;
2. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;
3. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit;
4. Keputusan Menteri Kesehatan No.
129/MENKES/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan
Minimal Rumah Sakit;
5. Peraturan Menteri Kesehatan No. 11 tahun 2017 tentang
Keselamatan Pasien;
6. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34
Tahun 2017 tentang Akreditasi Rumah Sakit;

MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RSU WISMA PRASHANTI TENTANG
PANDUAN MANAJEMEN DATA RSU WISMA PRASHANTI .

KESATU : Memberlakukan Panduan Manajemen Data sebagaimana dimaksud sebagai

acuan yang digunakan dalam menjalankan program kegiatan peningkatan
mutu dan keselamatan pasien berdasarkan Standar Nasional Akreditasi
Rumah Sakit Edisi 1..
KEDUA : Panduan yang dimaksud sebagaimana tercantum dalam lampiran
lam Surat
Keputusan ini.

KETIGA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila
dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam keputusan ini maka akan
diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Tabanan
pada tanggal 12 September 2018

DIREKTUR RSU WISMA PRASHANTI,

dr. I MADE SURYA AGUNG,

AGUNG MARS
 KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur Kami Panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat
limpahan Rahmat dan Karunia-Nya
Karunia sehingga kami dapat menyusun Panduan Manajemen
Data di RSU Wisma Prashanti.
Prashanti

Dalam penyusunan panduan ini, kami banyak mendapat tantangan dan hambatan
hamba akan
tetapi dengan bantuan dari berbagai pihak tantangan itu bisa teratasi. Olehnya itu, kami
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya
sebesar besarnya kepada semua pihak yang telah membantu
dalam penyusunan panduann ini.

Kami menyadari bahwa Panduan Manajemen Data ini masih jauh dari kesempurnaan
baik dari bentuk penyusunan maupun materinya. Kritik konstruktif dari pembaca sangat kami
harapkan untuk penyempurnaannya.
nyempurnaannya.

Akhir kata semoga panduan ini dapat memberikan manfaat kepada kita sekalian.

Ditetapkan di Tabanan
pada tanggal 12 September 2018

DIREKTUR RSU WISMA PRASHANTI,

dr. I MADE SURYA AGUNG,

AGUNG MARS
 DAFTAR ISI

JUDUL ........................................................................................ 1
SK DIREKTUR ............................................................................ 2
KATA PENGANTAR .......................................................................... 3
DAFTAR ISI............................................................................................ 4
BAB I. PENDAHULUAN .......................................................... 5
BAB II. RUANG LINGKUP ....................................................... 6
BAB III. KEBIJAKAN ................................................................. 7
BAB IV. TATA LAKSANA .......................................................... 8
LAMPIRAN SK. DIREKTUR NOMOR: 73/ RSWP/SK.DIR/ IX/ 2018
TENTANG PANDUAN MANAJEMEN DATA RSU WISMA PRASHANTI
___________________________________________________________________________

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengukuran fungsi klinis dan fungsi manajemen di rumah sakit akan menghasilkan
akumulasi data serta informasi. Untuk memahami seberapa baik kemampuan rumah sakit
bergantung pada hasil analisis data dan informasi yang terkumpul dibanding rumah sakit
lain. Pada rumah sakit besar dan kompleks sifatnya dibutuhkan teknologi dan atau staf
yang mempunyai kompetensi mengelola data. Rumah sakit memahami prioritas
pengukuran dan perbaikan sebagai dukungan yang penting. Mereka memberikan
dukungan secara konsistensesuai dengan sumber daya rumah sakit dan peningkatan mutu.
Oleh karena itu, rumah sakit perlu mempunyai sistem manajemen data, antara lain
meliputi:
a. Rumah skit perlu mempunyai sistem manajemen data yang didukung dengan
teknologi informasi, mulai dari pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi, serta
publikasi data untuk internal rumah sakit dan eksternal rumah sakit. Publikasi data
harus memperhatikan kerahasiaan pasien sesuai dengan peraturan perundang-
undangan;
b. data indikator mutu unit dan indikator mutu prioritas rumah sakit;
c. data pelaporan insiden keselamatan pasien;
d. data hasil monitoring kinerja staf klinis;
e. data hasil pengukuran budaya keselamatan.
f. integrasi seluruh data diatas, baik di tingkat rumah sakit dan unit kerja meliputi :
- pengumpulan
- pelaporan
- analisa
- validasi dan publikasi indikator mutu
 Rumah sakit seyogianya mempunyai sistem manajemen data secara elektronik sehingga
memudahkan dalam mengelola data tersebut.

1.2 Definisi
a. Input merupakan sekumpulan data mentah dalam organisasi maupun di luar
organisasi untuk di proses dalam suatu sistem ekonomi.
b. Processing merupakan konversi/pemindahan, manipulasi dan analisis input
mentah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia.
c. Output merupakan distribusi informasi yang sudah di proses ke anggota organisasi
dimana output tersebut akan digunakan.
Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang
mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia.Informasi merupakan interpretasi
data yang disajikan dengan cara yang berarti dan berguna.
Data merupakan merupakan faktaa taugambaran mentah(business facts) yang
menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik yang
dikumpulkan melalui serangkaian prosedur.
 BAB II
RUANG LINGKUP

Adapun ruang lingkup panduan sistem manajemen data adalah sebagai berikut:
1) Pengumpulan data indikator
2) Pelaporan
3) Analisis data indikator
4) Validasi
5) Publikasi
 BAB III
KEBIJAKAN

3.1 Kebijakan Umum:

Rumah sakit menyediakan teknologi dan dukungan lainnya untuk mendukung sistem
manajemen data pengukuran mutu terintegrasi sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi.

3.2 Kebijakan Khusus:

a. Rumah sakit mempunyai regulasi sistem manajemen data program PMKP yang
terintegrasi meliputi data indikator mutu, indikator prioritas rumah sakit, data dari
pelaporan insiden keselamatan, data hasil monitoring kinerja staf klinis, data hasil
pengukuran budaya keselamatan pasien;
b. Integrasi seluruh data yang meliputi pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi tidak
terlepas dari fasilitas dan teknologi untuk menerapkan sistem manajemen data;
c. Untuk pengolahan data indikator mutu menggunakan sistem olah data sederhana yaitu
dengan program Microsoft Excel dan atau program SPSS;
d. Publikasi informasi indikator mutu menggunakan teknologi internet melalui website
RSU Wisma Prashanti.
 BAB IV
TATA LAKSANA

4.1 Pengumpulan Data Indikator

Pengumpulan data indikator dilkukan oleh penanggung jawab pengumpul data ke dalam
form surveilens mutu.

4.2 Pelaporan
Pelaporan dilakukan oleh penanggungjawab data ke Komite PMKP setiap awal bulan
berikutnya.

4.3 Validasi Data

Validasi data adalah alat penting untuk memahami mutu data dan untuk menetapkan
tingkat kepercayaan (confidence level) para pengambil keputusan terhadap data itu
sendiri. Proses validasi data secara internal perlu dilakukan karena program mutu
dianggap valid jika data yang dikumpulkan sudah sesuai, benar dan bermanfaat.
Tujuan validasi data adalah:
a. Memonitoring akurasi data yang dikumpulkan
b. Memverifikasi bahwa pengambilan data adalah konsisten dan reproducible
c. Verifikasi ekspetasi tentang volume data yang dikumpulkan
Prinsip siapa yang melakukan validasi data adalah validator bukan pengumpul data atau
tidak terlibat dalam proses pengumpulan data (orang kedua).
Validasi data dilakukan ketika :
a. Indikator baru diterapkan khususnya, indikator klinis yang dimaksudkan untuk
membantu rumah sakit melakukan evaluasi dan meningkatkan proses atau hasil klinis
yang penting
b. Bila terjadi suatu perubahan terhadap indikator :
Cara pengumpulan data diubah
Proses pengambilan data
PIC (Person In Charge)/Pengumpulan data diganti
c. Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam medis pasien digantikan
dengan format elektronik sehingga sumber data sekarang berupa kertas maupun
elektronik
d. Numerator, denumerator, definisi operasional
 e. Subjek pengumpulan data diubah, seperti perubahan umur rata-rata pasien,
komorbiditas, perubahan protokol riset, penerapan pedoman praktek yang baru, atau
teknologi baru dan metodologi baru pengobatan diperkenalkan/dilaksanakan.
Prosedur validasi data
a. Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam pengumpulan
data sebelumnya
b. Menggunakan sampel statistik sahih dari catatan, kasus dan data lain. Sampel 100%
dibutuhkan hanya jika jumlah pencatatan, kasus, atau data lainnya sangat kecil
jumlanya.
c. Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang.
d. Kalkulasi akurasi dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan dengan total
jumlah data elemen dikalikan 100. Tingkat akurasi 90% adalah patokan yang baik.
e. Jika elemen data yang ditemukan ternyata tidak sama dengan catatan alasannya
(misalnya data tidak jelas definisinya) dan dilakukan tindakan koreksi.
f. Koleksi sampel baru setelah semua tindakan koreksi dilakukan untuk memastikan
tindakan menghasilkan tingkat akurasi yang diharapkan.

Proses validasi data yang akan dipublikasi di web site atau media lainnya agar diatur
tersendiri, dan dapat menjamin kerahasiaan pasien dan keakuratan data jelas
definisinya dan dilakukan tindakan koreksi.

4.4 Analisis Data Indikator

Data yang dianalisis yaitu:
a. Data Indikator Kunci/Indikator Prioritas
Indikator area klinis
Indikator area manajemen
Indikator sasaran keselamatan
Indikator unit kerja
b. Data Surveilance PPI
c. Insiden Keselamatan Pasien: Sentinel, KTD, KNC
Analisa data melalui grafik sangat membantu dalam memperlihatkan perubahan apakah
menuju perbaikan sesuai yang diharapkan.
Analisis data dapat menggunakan alat statistik:
• Run Chart
 • Bar Chart
• Control Chart
• Histogram
• Pareto Chart
Sasaran dari analisis data adalah agar dapat dilakukan perbandingan bagi rumah sakit
melalui empat cara yaitu:
a. Dengan diri sendiri dalam waktu tertentu, seperti dari bulan ke bulan atau dari tahun
ke tahun berikutnya.
b. Dengan
gan rumah sakit lain yang sama seperti menggunakan data base referensi
c. Dengan standar, seperti ditetapkan oleh badan akreditasi, ikatan profesional, atau
menggunakan ketentuan yang ditetapkan dalam undang-undang
undang undang atau peraturan.
d. Dengan praktek-praktek
praktek yang diakui di kepustakaan sebagai pedoman praktek yang
lebih baik atau paling baik.
Perbandingan ini membantu rumah sakit memahami sumber dan sifat perubahan yang
tidak dikehendaki serta membantu fokus pada upaya perbaikan.

4.5 Publikasi Data

Publikasi data dilakukan secara internal di rumah sakit dengan melalui papan
pengumuman dan rapat rutin. Sedangkan publikasi eksternal dilakukan melalui web site
rumah sakit dengan selalu menjamin kerahasiaan pasien serta leakuratan data.

Ditetapkan di Tabanan
pada tanggal 12 September 2018

DIREKTUR RSU WISMA PRASHANTI,

dr. I MADE SURYA AGUNG,

AGUNG MARS