PANDUAN

MANAJEMEN DATA

RS. KRAMAT 128

Jl. Kramat Raya No.128
 021 – 3918287, 3918288, 3909513,
3909514
 021 - 3909125
 RUMAH SAKIT KRAMAT 128
JI. Kramat Raya No. 128 Jakarta Pusat - 10430
Telp : (021) 3909513, 3609514, 3916287, 391826B
r : t021) 3009125
Email : info@rdaamat128.com
Website : www.rcIoamat128.com

RA N RS .T
TNo : 110/SKfRSK128-AKRE/10/2018
DIRE K 128

Tentang
PANDUAN MANAJEMEN DATA

Menimbang 1. Bahwa dalam upaya peningkatan mutu dan pelayanan

Rumah Sakit diperlukan suatu proses untuk melakukan
analisis intepretasi dan penggunaan data;
2. Dalam pelaksanaan sesuai dengan butir (1) maka perlu
ditetapkan dalam Panduan Manajemen Data.
3. Bahwa sesuai pertimbangan diatas, maka perlu dibuatkan
dalam Keputusan Direktur RS Kramat 128.

Mengingat 1. Undang - undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009

tentang Rumah Sakit.
2. Undang - undang Republik Indonesia Nomor 29 tahun 2004,
tentang Praktik kedokteran.
3. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
496/MENKES/SK/IV/2005 Tentang Pedoman Audit Medis
4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 129 tahun 2008 tentang
Standar Pelayanan Minimal.
5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 11
Tahun 2017 Tentang Keselamatan Pasien;
6. Surat Keputusan Yayasan PDS Kramat 128
No.003/SK/YAY/09/2015 tentang Pengesahan Struktur
Organisasi dan Tata Kerja RS. Kramat 128
7. Surat Keputusan Yayasan PDS Kramat 128 No.
004/SK/YAY/09/2015 tentang Pengangkatan Direktur RS.
Kramat 128
 MEMUTUSKAN

Menetapkan

Kesatu KEPUTUSAN DIREKSI RUMAH SAKIT KRAMAT 128 TENTANG

PANDUAN MANAJEMEN DATA

Kedua Keputusan Direksi Rumah Sakit mengenai analisis intepretasi

yang dimaksud dalam Diktum Kesatu sebagaimana tercantum
dalam Panduan Manajemen Data

Ketiga Pembinaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan keputusan

ini dilakukan oleh Ass. Direktur Umum dan Keuangan sesuai
dengan fungsi dan tugasnya

Keempat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Kelima Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam surat

keputusan ini, akan dilakukan perbaikan - perbaikan sebagimana
mestinya.

Ditetapkan di : Jakarta
011 oktober 2022
 KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala berkat dan
anugerah yang telah diberikan kepada penyusun, sehingga Buku Panduan Manajemen Data
Rumah Sakit Kramat 128 Jakarta ini dapat selesai disusun.

Buku Panduan Manajemen Data ini merupakan panduan kerja bagi semua pihak yang
terkait dalam memberikan pelayanan di Rumah Sakit Kramat 128 Jakarta.

Tidak lupa penyusun menyampaikan terima kasih yang sedalam – dalamnya atas
bantuan semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Panduan Manajemen Data
di Rumah Sakit Kramat 128 Jakarta.

Jakarta, Oktober 2022

Penyusun

iii
 DAFTAR ISI

SK DIREKTUR.................................................................................................................... i

KATA PENGANTAR...........................................................................................................iii

DAFTAR ISI....................................................................................................................... iv

1. DEFINISI...................................................................................................................... 1

2. RUANG LINGKUP........................................................................................................ 3

3. TATA LAKSANA........................................................................................................... 4

4. DOKUMENTASI........................................................................................................... 8

iv
1. DEFINISI
Pencatatan Dan Pelaporan Penyelenggaraan Tiap Kegiatan Indikator Mutu Unit
Adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan indikator mutu
unit berupa laporan lengkap pelaksanaan indikator mutu dari sumber data yang
diperlukan dengan menggunakan format yang ditetapkan antara lain cecklist, surve,
dokumen rekam medis dll, di rekapitulasi dalam sensus harian.
Pencatatan Dan Pelaporan Rekapitulasi Kegiatan Indikator Mutu Unit
Adalah melakukan pencatatan data tiap kegiatan indikator mutu unit dalam satu
triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut berupa rekapitulasi kegiatan mutu
triwulanan kepada Direktur dengan menggunakan format yang ditetapkan.
Pencatatan Dan Pelaporan Rekapitulasi Kegiatan Yang Diselenggarakan Di Komite
Mutu.
A. Indikator
Indikator adalah suatu cara untuk menilai penampilan dari suatu kegiatan dengan
menggunakan instrumen. Indikator merupakan variabel yang digunakan untuk menilai
suatu perubahan. Menurut WHO, indikator adalah variabel untuk mengukur
perubahan.

B. Mutu
Mutu adalah sesuai yang disyaratkan atau distandarkan (Conformance to requirement),
yaitu sesuai dengan standar mutu rumah sakit yang telah ditentukan, baik inputnya,
prosesnya maupun outputnya.

C. Data Indikator Mutu

Data Indikator Mutu adalah adalah pengukuran data langsung dan tidak langsung suatu
peristiwa atau kondisi mutu pelayanan di rumah sakit. Atau diartikan juga sebagai ukuran
kuantitas sebagai pedoman untuk mengukur dan mengevaluasi kualitas asuhan pasien
dan berdampak terhadap pelayanan

D. Indikator Mutu Utama

Adalah indikator mutu yang akan diimplementasi di RS meliputi kegiatan penyusunan
indikator Mutu, sosialisasi, uji coba, implementasi, validasi, analisa, pencatatan dan
pelaporan, benchmarking, publikasi, monitoring dan evaluasi, pelaporan ke direksi
dan yayasan dengan kriteria high risk, high volume, high cost dan problem prone.
Sedangkan indikator mutu yang lainnya akan tetap dijadikan indikator mutu unit.

1
E. Indikator Mutu Area Klinis
Indikator mutu area klinis adalah cara untuk menilai mutu atau kualitas dari suatu
kegiatan dalam hal ini mutu pelayanan di rumah sakit yang berkaitan langsung dengan
proses perawatan dan pelayanan terhadap penyakit pasien (kepentingan klinis).

F. Indikator Mutu Area Manajerial

Indikator mutu area manajerial adalah cara untuk menilai mutu atau kualitas dari
suatu kegiatan dalam hal ini mutu pelayanan di rumah sakit yang berkaitan dengan
proses me-manage/mengatur dalam hal perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara
efektif dan efesien. Dimana penyelesaian pekerjaan inti melalui orang lain (definisi
menurut Mary Parker Follet). Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai
dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan
secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal / target.

G. Indikator Mutu Area Sasaran Keselamatan Pasien

Indikator mutu area sasaran keselamatan pasien adalah cara untuk menilai mutu atau
kualitas dari suatu kegiatan dalam hal ini mutu pelayanan di rumah sakit dalam upaya
menurunkan angka kejadian / insiden untuk meningkatkan keselamatan pasien.

H. Indikator Mutu Area JCI Library Of Measure

Indikator mutu area JCI library of measure adalah cara untuk menilai mutu atau
kualitas dari suatu kegiatan dalam hal ini mutu pelayanan di rumah sakit yang berkaitan
/berdasar pada ketentuan Join Comite international Library of Measure.

I. Kamus Profil Indikator

Kamus profil indikator berisi poin-poin indikator mutu dari tiap unit RS dimana di
dalamnya mencakup judul, dimensi mutu, tujuan, definisi operasional, nominator,
denominator, frekuensi pengumpulan data, periode analisa, sumber data, PIC, standar
dari indikator mutu sebagai acuan dalam pelaksanaan indikator mutu.

J. Dimensi Mutu
Suatu pandangan dalam menentukan penilaian terhadap jenis dan mutu pelayanan
dilihat dari akses, efektifitas, efisiensi, keselamatan dan keamanan kenyamanan,
kesinambungan pelayanan, kompetensi teknis, dan hubungan antar manusia
berdasarkan WHO

2
 K. Unit Pelayanan
Adalah salah satu bagian pelayanan di rumah sakit yang memberikan pelayanan
kepada pasien.

L. Definisi Operasional
Dimaksudkan untuk menjelaskan pengertian dari indicator.

M. Frekuensi Pengumpulan Data

Adalah frekuensi pengambilan data dari sumber data untuk tiap indicator.

N. Numerator / Pembilang
Adalah besaran sebagai nilai pembilang dalam rumus indikator kinerja

O. Denumerator/ Penyebut
Adalah besaran sebagai nilai pembagi dalam rumus indikator kinerja.

P. Sumber Data
Adalah sumber bahan nyata / keterangan yang dapat dijadikan dasar kajian yang
berhubungan langsung dengan persoalan.

Q. Standar/ Target
Adalah nilai atau ukuran pencapaian mutu / kinerja tertentu yang telah ditetapkan
dan wajib dicapai langsung atau bertahap berdasarkan kemampuan pemilik rumah
sakit

II. RUANG LINGKUP

1. Pengumpulan data adalah data yang di perlukan dan di catat pada formulir yang di
sediakan disebut dokumen sumber yang berfungsi sebagai input, terkait dengan ini
pengumpulan data adalah satu program peningkatan mutu dan keselamatan pasien
untuk mendukung asuhan pasien dan managemen RS yang lebih baik.
2. Integritas dan pengujian adalah data di periksa untuk meyakinkan konsistensi dan
akurasi berdasarkan suatu peraturan dan kendala yang telah di tetapkan sebelumnya.
3. Penyimpanan data adalah data disimpen pada suatu medium seperti pita magnetic atau
piringan magnetik dan dijaga kerahasiaan data sebagai database internal maupun
eksternal
4. Pemeliharaan data yaitu data dapat diubah sesuai dengan pemuktahiran data dengan
menambahkan, mengganti atau menghapus agar submer daya data tetap update /
mutahir
3
 5. Keamanan database di jaga untuk mencegah penghancuran dan kerusakan atau
penyalahgunaan, keamanan data di letakan di 3 area 2 di internal Rumah Sakit, satu
berkas data disimpan di luar Rumah Sakit
6. Berpartisipasi menggunakan bank data dari luar RS yang dapat juga sebagai
pembanding data dengan RS lain atau Benchmark data. Diketahui bahwa perbandingan
adalah alat efektif untuk menempuh langkah-langkah perbaikan dan dapat mencatat
tingkat kinerja. RS Kramat 128 menggunakan pembandingan data dengan RS lain /
melalui aplikasi sismadak
7. Organisasi data dilakukan penyusunan, pengaturan dikelola sedemikian rupa untuk
memenuhi kebutuhan informasi pengguna.
8. Pengambilan data dimaksudkan adalah data yang dibutuhkan tersedia bagi pengguna
atau user.

Data yang sudah di input, di olah dan di analisismenjadi informasi untuk mendukung
Asuhan Pasien, Manajemen Rumah Sakit, Program Manajemen Mutu, Pendidikan dan
Penelitian. Dengan demikian ruang lingkup panduan system manajemen data yang di
gunakan oleh RS Kramat 128 meliputi :

1. Pengumpulan data indicator

2. Pelaporan
3. Analisis dan indicator
4. Validasi
5. Publikasi
6. Menjaga Keamanan dan kerahasiaan data

III. TATALAKSANA
1. Pengumpulan Data
Pengumpulan data indikator dilakukan oleh penanggung jawab data di masing-masing
unit yang dimasukan kedalam formulir sensus harian atau dengan mnenginput ke dalam
system IT (Aplikasi SISMADAK)
2. Pelaporan
Ppengumpulan data indikator dilakukan oleh penanggung jawab data di masing-masing
unit yang dimasukan kedalam formulir sensus harian atau dengan mnenginput ke dalam
system IT (Aplikasi SISMADAK)
3. Validasi Data
Validasi adalah validasi metode analisis adalah suatu tindakan penilaian terhadap
parameter tertentu berdasarkan, berdasarkan percobaan laboratorium ketidakpastian
(Uncertainty). Ketidakpastian adalah suatu parameter yang menetapkan rentang nilai

4
yang didalamnya diperkirakan nilai benar yang diukur berada. Tujuan validasi data
adalah :
a. Morning akurasi data yang dikumpulkan
b. Memverifikasi bahwa pengambilan data adalah konsisten dan reproducible
c. Verifikasi ekspetasi tentang volume data yang dikumpulkan dengan prinsip siapa
yang melakukan validasi data adalah validator bukan pengumpulan data atau tidak
terbit dalapm proses pengumpulan data (orang kedua)

Validasi data dilakukan ketika :

a. Indikator baru diterapkan khususnya, indicator klinis yang dimaksud untuk
membantu Rumah Sakit melakukan evaluasi dan meningkatkan proses atau hasil
klinis yang penting
b. Bila terjadi suatu perubahan terhadap indikator :
 Cara pengumpulan data diubah
 Proses pengambilan data
 PIC (Person In Charge) / Pengumpulan data diganti
c. Sumber data telah diubah, misalnya sebagian dari rekam medis pasien digantikan
dengan format elektronik sehingga sumber data sekarang berupa kertas maupun
elektronik.
d. Numerator, denumerator, definisi operasional
e. Subjek pengumpulan data diubah, seperti perubahan umur rata-rata pasien,
komorbiditas, perubahan protokol riset, penerapan pedoman praktek yang baru, atau
teknologi baru dan metodologi baru pengobatan diperkenalkan / dilaksanakan.

Prosedur Validasi Data

a. Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam pengumpulan
data sebelumnya.
b. Menggunakan sampel statistic sahih dari catatan , kasus dan data lain. Sampel
dibutuhkan hanya jika jumlah pencatatan, kasus, atau data lainnya sangat kecil
jumlahnya.
c. Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang
d. Kalkulasi akurasi dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan dengan
total jumlah data elemen dikalikan 100. Tingkat akurasi 90% adalah patokan yang
baik.
e. Jika elemen data yang ditemukan ternyata tidak sama dengan catatan alasannya
(missal data tidak jelas definisinya) dan dilakukan tindakan koreksi
f. Koleksi sempel baru setelah semua tindakan koreksi dilakukan untuk memastikan
tindakan menghasilkan tingkat yang diharapkan.

5
4. Analisis Data Indikator
Data yang dianalisis yaitu :
a. Data Indikator Mutu Prioritas sesuai Topik (pelayanan / Diagnosa)
 Indikator Mutu Area Klinis
 Indikator Mutu Area Manajemen
 Indikator sasaran keselamatan Pasien
 Indikator Unit Kerja
b. Data Hasil Evaluasi PPK/Protokol klinis
c. Data Surveilance PPI
d. Insiden Keselamatan Pasien : Sentinel, KTD, KNC
e. Data dari bab PKPO (KNC, KTD dan sentinel)
f. Pengukuran Budaya Keselamatan Pasien

Seluruhnya data baik Indikator Prioritas maupun Indikator Unit Kerja RS Kramat 128
dilakukan integrasi meliputi : pengumpulan data, Pelaporan data, Analisis, Validasi dan
Publikasi.
Analisis data melalui grafik sangat membatu dalam memperlihatkan perubahan apakah
menuju perbaikan sesuai yang diharapkan

Analisis data dapat menggunakan alat statistic :

 Run Chart
 Bar Chart
 Coontrol Chart
 Histogram
 Pareto Chart
Sasaran dari analisis data adalah agar dapat dilakukan perbandingan bagi Rumah Sakit
melalui empat cara yaitu :
a. Dengan diri sendiri dalam waktu tertentu, seperti dari bulan ke bulan atau dari tahun
ke tahun berikutnya.
b. Dengan Rumah Ssakit lain yang sama seperti menggunakan database referensi
c. Dengan standar, seperti ditetapkan oleh badan akreditasi, ikatan professional, atau
menggunakan ketentuan yang ditetapkan dalam undang-undang atau peraturan
5. Publikasi Data
Proses penyebaran informasi hasil kegiatan pada seluruh staf ataupun kepihak
eksternal, publikasi ini dilakukan secara regular melalui media yang efektif agar semua
staff atau pihak terkait mengetahui mutu yang dilaksanakan di Rumah Sakit.

6
 Alur Sistem Manajemen Data RS Kramat 128

Pengumpulan Data

Data / Indikator Pemilihan Data Pengumpulan Data Analisis Data Informasi

Pengumpulan Data

Pengukuran Indikator Mutu

IAK IAM
Indikator Area Klinis Indikator Area Manajemen

PPK SKP
5 Panduan Praktik Klinis Indikator Penerapan SKP
yang di evaluasi

7
 Validasi dan Analisis dari indikator mutu

Dibandingkan Metode Statistik

Di dalam RS Run Chart

Dengan RS lain Control Chart
Dengan Standar Pareto
Dengan Praktik Terbaik Diagram Batang

Pengumpul an Analisis Data Pelaporan

Data

Validasi Data untuk IAK

baru / ada perubahan &
IAK, IAM, ISKP publikasi data

IV. DOKUMENTASI
Dokumentasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk penyediaan dokumen – dokumen
dengan menggunakan bukti yang akurat dari pencatatan sumber – sumber informasi khusus
dari karangan / tulisan, wasiat, buku, undang – undang, dan sebagainya. Atau dokumentasi
merupakan kegiatan khusus berupa pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, penemuan
kembali dan penyebaran dokumen.
Dokumen yang terdapat pada form pengumpulan data mutu :
1) Formulir pengumpulan Data
2) Formulir Validasi Data
3) SPO Manajemen Data
4) SPO Publikasi Data
5) SPO Analisis Data