PANDUAN SISTEM MANAJEMEN DATA

DI RUMAH SAKIT GARBAMED KEROBOKAN

TAHUN 2021

RSU GARBAMED KEROBOKAN

TAHUN 2020
“Safety and Integrity”
Jl..Raya Kerobokan No. 53 Ling. Jambe, Kerobokan
Jl. Hayam Wuruk
Tlp. 0361-9093584
E-mail : garbamedhospital.co.id
 KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT GARBAMED KEROBOKAN
NOMOR : 067/SK/DIR/RSIAGF/V/2018

TENTANG

PANDUAN SISTEM MANAJEMEN DATA

DI RUMAH SAKIT GARBAMED KEROBOKAN

DIREKTUR RUMAH SAKIT GARBAMED KEROBOKAN

Menimbang : a. Bahwa dalam rangka mewujudkan kualitas pelayanan kesehatan yang

memadai dan terhindar dari kejadian yang tidak diharapkan pada pasien
di Rumah Sakit GarbaMed Kerobokan maka diperlukan Panduan Sistem
Manajemen Data;
b. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a
dipandang perlu menetapkan Keputusan Direktur Tentang Panduan
Sistem Manajemen Data di Rumah Sakit GarbaMed Kerobokan.

Mengingat : 1. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang

Rumah Sakit;
2. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 Tentang
Kesehatan;
3. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 Tentang
Praktek Kedokteran;
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34 Tahun
2017 Tentang Akreditasi Rumah Sakit;
5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 11 Tahun
2017 Tentang Keselamatan Pasien;
6. Keputusann Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
129/Menkes/SK/II/2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah
Sakit.

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT GARBAMED

KEROBOKAN TENTANG PANDUAN SISTEM MANAJEMEN
DATA DI RUMAH SAKIT GARBAMED KEROBOKAN.

KESATU : Panduan Sistem Manajemen Data di Rumah Sakit GarbaMed Kerobokan

sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini.
KEDUA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan apabila di
kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan
diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Mangupura
Pada tanggal : 16 Januari 2021
Direktur RSU GarbaMed Kerobokan

dr. Ni Nyoman Mulyani, MM

4120011601
 DAFTAR ISI

KEPUTUSAN DIREKTUR
DAFTAR ISI …………………………………………………………………………. i
KATA PENGANTAR ……………………………………………………………….. ii
BAB I. DEFINISI ……………………………………………………………………. 1
BAB II. RUANG LINGKUP ………………………………………………………... 3
BAB. III. TATA LAKSANA ……………………………………………………....... 4
A. Pencatatan …………………………………………………………….. 4
B. Laporan ……………………………………………………………….. 4
C. Analisis Data ………………………………………………………….. 4
D. Validasi Data ………………………………………………………….. 5
BAB IV. DOKUMENTASI …………………………………………………………. 7

i
 KATA PENGANTAR

Segala puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena telah
melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penyusun dapat menyelesaikan “Panduan
Sistem Manajemen Data di Rumah Sakit GarbaMed Kerobokan” tepat pada waktunya.
Dalam penyusunan panduan ini, penyusun banyak memberikan bimbingan dan dorongan dari
berbagai pihak yang ikut membantu, untuk itu penyusun banyak mengucapkan terima kasih.
Dalam penyusunan pedoman ini, penyusun menyadari masih banyak kekurangan. Untuk itu
penyusun menerima kritik dan saran yang membangun. Akhir kata, semoga “Panduan Sistem
Manajemen Data di Rumah Sakit GarbaMed Kerobokan” dapat bermanfaat.

Mangupura, 16 Januari 2021

Penyusun

ii
LAMPIRAN :
KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT GARBAMED KEROBOKAN
TANGGAL : 16 Januari 2021
NOMOR : 067/SK/DIR/RSIAGF/V/2018

BAB I
DEFINISI

Sistem Manajemen Data didefinisikan sebagai aktivitas – aktivitas dalam memeriksa,

memantau, mensurvey, menganalisis, melakukan dokumentasi dan melaporkan hasil kualitas
pelayanan kesehatan melalui pencapaian indikator rumah sakit. Aktivitas – aktivitas ini disusun
secara komprehensif dan terintegrasi yang meliputi struktur, proses, dan output/outcome pelayanan
dengan tujuan mendapatkan data capaian indikator yang tepat dan valid. Dalam melakukan
pemantauan terhadap mutu pelayanan rumah sakit diperlukan indikator yang merupakan variabel
untuk mengukur perubahan atau suatu cara untuk menilai penampilan dari suatu kegiatan dengan
menggunakan instrumen.
Indikator mutu rumah sakit bermanfaat untuk mengukur kinerja pelayanan rumah sakit dan
sebagai manajemen kontrol untuk mendukung pengambilan keputusan. Indikator ini ditetapkan
sebagai dasar dalam mengumpulkan data, melakukan survey, serta analisis terhadap pencapaian
indikator mutu pelayanan Rumah Sakit GarbaMed Kerobokan.
Indikator mutu yang telah ditetapkan tersebut telah dipantau dengan instrumen yang disusun
berdasarkan kebutuhan data yang diperlukan. Setelah dilakukan pengumpulan data oleh masing
masing unit dalam rumah sakit, maka rumah sakit menggunakan proses internal untuk melakukan
validasi data sebelum dilaksanakan pelaporan dan publikasi data. Penyahihan/validasi data
merupakan alat penting untuk memahami mutu dari data mutu dan untuk mencapai tingkat di mana
data tersebut cukup meyakinkan bagi para pembuat keputusan.
Proses pengumpulan data merupakan proses yang sangat penting dalam mendapatkan data
yang valid sesuai indikator yang dipantau di masing – masing unit pelayanan, menggunakan tata
cara pengumpulan data yang sesuai, melakukan perhitungan serta menganalisa dengan
membandingkan hasil pencapaian berdasarkan standar yang telah ditetapkan, sampai melakukan
pelaporan dan evaluasi hasil capaian indikator.
Panduan Sistem Manajemen Data di Rumah Sakit GarbaMed Kerobokan dibuat untuk
dijadikan panduan dalam melakukan proses pengolahan indikator mutu dan keselamatan pasien
yang akan dilaksanakan oleh masing – masing Penanggung Jawab (PJ) yang telah ditetapkan.
Istilah – istilah yang digunakan dalam panduan ini didefinisikan sebagai berikut :
1. Mutu merupakan ukuran baik buruk suatu benda, kadar, taraf, derajat atau berhubungan
dengan kualitas;
2. Mutu adalah hal yang bersifat persepsi yang dipahami berbeda oleh orang yang berbeda namun
berimplikasi pada superioritas sesuatu hal;
3. Mutu adalah sesuatu untuk menjamin pencapaian tujuan atau luaran yang diharapkan, dan
harus selalu mengikuti perkembangan pengetahuan professional terkini. Untuk itu mutu harus
dapat diukur, spesifik dan memenuhi standar;

1
4. Peningkatan mutu adalah Pendekatan pendidikan (edukasi) berkelanjutan dan perbaikan
proses – proses pemberian pelayanan kesehatan sesuai kebutuhan pasien dan pihak yang
berkepentingan lainnya;
5. Keselamatan pasien rumah sakit adalah suatu sistem dimana Rumah Sakit membuat asuhan
pasien lebih aman yang meliputi asesmen risiko, identifikasi, dan pengelolaan hal yang
berhubungan dengan risiko pasien, pelaporan dan analisis insiden, kemampuan belajar dari
insiden dan tindak lanjutnya serta implementasi solusi untuk meminimalkan timbulnya risiko
dan mencegah terjadinya cedera yang disebabkan oleh kesalahan akibat melaksanakan suatu
tindakan atau tidak mengambil tindakan yang seharusnya diambil;
6. Indikator adalah suatu cara untuk menilai penampilan dari suatu kegiatan dengan
menggunakan instrument, sedangkan Indikator merupakan variabel yang digunakan untuk
menilai suatu perubahan. Indikator yang ideal harus memiliki 5 (lima) kriteria, yaitu:
a. Sahih (Valid), yaitu benar-benar dapat dipakai untuk mengukur aspek yang akan dinilai;
b. Dapat dipercaya (Reliable), yaitu mampu menunjukkan hasil yang sama pada saat yang
berulang kali, untuk waktu sekarang maupun yang akan datang;
c. Sensitif, yaitu cukup peka untuk mengukur, sehingga jumlahnya tidak perlu banyak;
d. Spesifik, yaitu memberikan gambaran perubahan ukuran yang jelas, tidak bertumpang
tindih;
e. Berhubungan (Relevan), variabel yang dinilai relevan/berhubungan dengan peningkatan
mutu.
7. Indikator adalah suatu cara untuk mengukur mutu dari suatu kegiatan. Indikator merupakan
variabel yang digunakan untuk menilai suatu perubahan baik secara langsung maupun tidak
langsung;
8. Penanggungjawab Pengumpul Data adalah Pimpinan Rumah Sakit yang ditunjuk oleh
Direktur melalui Surat Keputusan Direktur yang bertanggung jawab terhadap proses
pengumpulan data, pencatatan, analisis data, dan pelaporannya;
9. Area Pengumpulan Data adalah Instalasi/Unit kerja yang menjadi tempat pengambilan
data/sumber data dari indikator mutu dan keselamatan pasien rumah sakit;
10. Numerator adalah besaran sebagai nilai pembilang dalam rumus indikator mutu;
11. Denominator adalah besaran nilai pembagi dalam rumus indikator mutu;
12. Formulir Pencatatan Harian adalah formulir yang digunakan oleh pengumpul data untuk
melakukan pencatatan data setiap hari atau sesuai dengan yang ditetapkan dalam profil
indikator;
13. Formulir Pencatatan dan Pelaporan Data Terintegrasi adalah formulir yang digunakan
untuk menyusun laporan bulanan oleh Penanggungjawab Pengumpul Data, yang berisikan data
indikator PMKP, SPM serta data mutu lainnya sesuai dengan kebutuhan rumah sakit;
14. PDSA adalah metode pengendalian kualitas pelayanan dengan mengacu pada siklus
pengendalian (control cycle) dengan memutar siklus “Plan-Do-Study-Action” (P-D-S-A)

2
 BAB II
RUANG LINGKUP

Panduan ini disusun sebagai acuan bagi Rumah Sakit GarbaMed Kerobokan untuk
melaksanakan Sistem Manajemen Data di Rumah Sakit GarbaMed Kerobokan.
Adapun ruang lingkup sistem manajemen data program Tim Mutu dan Manajemen Risiko yang
terintegrasi di Rumah Sakit GarbaMed Kerobokan meliputi :
1. Pengumpulan Data;
2. Pelaporan;
3. Analisis;
4. Validasi, dan
5. Publikasi Indikator Mutu.

3
 BAB III
TATA LAKSANA

A. Pencatatan
1. Pencatatan data harian dilakukan oleh petugas pengumpul data yang merupakan staf pada
area pengumpulan data;
2. Data hasil pemantauan yang ditulis pada formulir yang telah ditentukan secara berkala
sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati;
3. Data hasil pencatatan tersebut selanjutnya dilakukan verifikasi kelengkapan dan tabulasi
data sehingga memudahkan untuk diolah menjadi informasi yang berguna;
4. Data hasil tabulasi kemudian dilakukan perhitungan sesuai dengan formula indikator mutu
masing – masing untuk menentukan hasil capaian;
5. Data hasil capaian target dicatat dalam Formulir Pencatatan dan Pelaporan Data Mutu dan
Keselamatan Pasien Terintegrasi;
6. Tim Mutu dan Manajemen Risiko meng-input data pada komputer sesuai klasifikasi data
(data SPM, data PMKP dan Data indikator unit khusus).

B. Pelaporan
1. Pelaporan data mutu dan keselamatan pasien dilakukan setiap bulan oleh Penanggungjawab
Pengumpul Data dengan menggunakan Formulir Pengumpulan Data Indikator Mutu dan
Keselamatan Pasien Terintegrasi;
2. Formulir laporan ditandatangani oleh Penanggungjawab Pengumpul Data, Koordinator
SPM, dan Tim Mutu dan Manajemen Risiko;
3. Laporan disetor kepada Tim Mutu dan Manajemen Risiko paling lambat tanggal 10 setiap
bulannya;
4. Bila data indikator belum mencapai target Penanggungjawab Pengumpul Data wajib
menyusun rencana perbaikan dengan menggunakan sistem PDSA dan dilaporkan saat rapat
triwulan PMKP;
5. Tim Mutu dan Manajemen Risiko menyusun laporan triwulan dan laporan tahunan
ditujukan kepada Direktur Rumah Sakit dan Dewan Pengawas.

C. Analisis Data
Data yang dianalisis yaitu:
1. Data Indikator Kunci/Indikator Prioritas:
a. Indikator 11 area klinis;
b. Indikator International Library;
c. Indikator 9 area manajemen;
d. Indikator 6 sasaran keselamatan;
e. Indikator unit kerja
2. Data Hasil Evaluasi Protokol Klinis;
3. Data Surveilance PPI;
4. Insiden Keselamatan Pasien: Sentinel, KTD, KNC;
5. Data dari bab PKPO (KNC, KTD dan sentinel).
Analisa data melalui grafik sangat membantuk dalam memperlihatkan perubahan apakah
menuju perbaikan sesuai yang diharapkan.

4
 Analisis data dapat menggunakan alat statistik:
1. Run Chart
2. Bar Chart
3. Control Chart
4. Histogram
5. Pareto Chart
Sasaran dari analisis data adalah agar dapat dilakukan perbandingan bagi rumah sakit melalui
empat cara yaitu:
1. Dengan diri sendiri dalam waktu tertentu, seperti dari bulan ke bulan atau dari tahun ke
tahun berikutnya;
2. Dengan rumah sakit lain yang sama seperti menggunakan data base referensi;
3. Dengan standar, seperti ditetapkan oleh badan akreditasi, ikatan profesional, atau
menggunakan ketentuan yang ditetapkan dalam undang-undang atau peraturan;
4. Dengan praktek – praktek yang diakui di kepustakaan sebagai pedoman praktek yang lebih
baik atau paling baik.
Perbandingan ini membantu rumah sakit memahami sumber dan sifat perubahan yang tidak
dikehendaki serta membantu fokus pada upaya perbaikan.

D. Validasi Data
Validasi data adalah proses pengesahan survei atau penelitian yang dapat dijadikan acuan.
Tujuan validasi data adalah:
1. Memonitoring akurasi data yang dikumpulkan
2. Memverifikasi bahwa pengambilan data adalah konsisten dan reproducible
3. Verifikasi ekspetasi tentang volume data yang dikumpulkan.

Prinsip siapa yang melakukan validasi data adalah validator bukan pengumpul data atau tidak
terlibat dalam proses pengumpulan data (orang kedua).
Validasi data dilakukan ketika :
1. Indikator baru diterapkan khususnya, indikator klinis yang dimaksudkan untuk membantu
rumah sakit melakukan evaluasi dan meningkatkan proses atau hasil klinis yang penting
2. Bila terjadi suatu perubahan terhadap indikator :
a. Cara pengumpulan data diubah;
b. Proses pengambilan data;
c. PIC (Person In Charge)/Pengumpulan data diganti.
3. Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam medis pasien digantikan
dengan format elektronik sehingga sumber data sekarang berupa kertas maupun elektronik
4. Numerator, denumerator, definisi operasional;
5. Subjek pengumpulan data diubah, seperti perubahan umur rata – rata pasien, komorbiditas,
perubahan protokol riset, penerapan pedoman praktek yang baru, atau teknologi baru dan
metodologi baru pengobatan diperkenalkan/dilaksanakan.
Prosedur validasi data
1. Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam pengumpulan data
sebelumnya;
2. Menggunakan sampel statistik sahih dari catatan, kasus dan data lain. Sampel 100%
dibutuhkan hanya jika jumlah pencatatan, kasus, atau data lainnya sangat kecil jumlanya.
3. Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang;
5
4. Kalkulasi akurasi dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan dengan total
jumlah data elemen dikalikan 100. Tingkat akurasi 90% adalah patokan yang baik;
5. Jika elemen data yang ditemukan ternyata tidak sama dengan catatan alasannya (misalnya
data tidak jelas definisinya) dan dilakukan tindakan koreksi. Koleksi sampel baru setelah
semua tindakan koreksi dilakukan untuk memastikan tindakan menghasilkan tingkat akurasi
yang diharapkan.

6
 BAB IV
DOKUMENTASI

1. Pencatatan data harian menggunakan formulir pengumpulan data harian sesuai dengan
indikator yang ditetapkan;
2. Laporan bulanan data mutu dan keselamatan pasien menggunakan formulir pencatatan dan
pelaporan data mutu dan keselamatan pasien terintegrasi sesuai dengan unit kerja/instalasi
masing.