PANDUAN PENGORGANISASIAN SIMRS

RSU IBU KARTINI

JL.SYECH SILAU, SEI RENGGAS, KISARAN, KABUPATEN

ASAHAN, SUMATERA UTARA
21211
 KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kita panjatkan kepada Tuhan yang Maha Kuasa karena atas
rahmatnya buku Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi dapat disusun. Pedoman
ini diharapkan sebagai acuan dalam menganalisis data dan mengolahnya menjadi
informasi di lingkungan RSU Seger Waras Utama yang kita cintai ini.
Pedoman ini akan dievaluasi kembali dan akan dilakukan perbaikan bila
ditemukan hal-hal yang tidak sesuai dengan kebijakan pelayanan di rumah sakit.
Kami mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya
kepada Tim Penyusun dan semua pihak yang telah berkontribusi dalam membantu
menyelesaikan penyusunan Pedoman ini.

Ledong Barat, 01 September 2021

Direktur Utama RSU Ibu Kartini Kisaran

dr. Haviza

i
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar
Daftar Isi ...........................................................................................
BAB I PENDAHULUAN ................................................................. 1
BAB II STANDART KETENAGAAN .............................................. 4
BAB III STANDART FASILITAS ..................................................... 5
BAB IV TATA LAKSANA ................................................................ 7
BAB V LOGISTIK ........................................................................... 14
BAB VI KESELAMATAN PASIEN ................................................... 16
BAB VII KESELAMATAN KERJA .................................................... 19
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU .................................................... 24
BAB IX PENUTUP ............................................................................ 28

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Dalam perkembangannya, rumah sakit masa kini bukan lagi berfungsi
sebagai lembaga sosial semata, tetapi merupakan lembaga bisnis yang patut
diperhitungkan keberadaanya. Perubahan fungsi ini terjadi dengan banyak
ditemukannya penyakit-penyakit baru maupun teknologi pengobatan yang
makin maju. Sehingga rumah sakit dituntut untuk meningkatkan kinerja dan
daya saing sebagai badan usaha dengan tidak mengurangi misi sosial yang
dibawanya. Rumah sakit harus merumuskan kebijakan-kebijakan strategis
antara lain efisiensi dari dalam (organisasi, manajemen, serta SDM) serta
harus mampu secara cepat dan tepat mengambil keputusan untuk
peningkatan pelayanan kepada masyarakat agar dapat menjadi organisasi
yang responsif, inovatif, efektif, efisien dan menguntungkan.
Dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit
Departemen Kesehatan RI telah mengeluarkan kebijakan yang menjadi
pedoman bagi penyelenggaraan pembangunan kesehatan yang dilaksanakan
oleh pemerintah maupun swasta. Teknologi informasi telah mempengaruhi
pula pelayanan rumah sakit, antara lain dibutuhkan dalam rangka memenuhi
tuntutan masyarakat akan ketepatan dan kecepatan pelayanannya.
Teknologi yang dirancang khusus untuk membantu proses pengolahan
data di rumah sakit adalah teknologi informasi berupa Sistem Informasi
Manajemen (SIM) rumah sakit. Informasi merupakan aktivita (asset) penting
suatu rumah sakit dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas pekerjaan.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan sarana
pendukung yang sangat penting bahkan bisa dikatakan mutlak untuk
operasional rumah sakit. Sistem informasi rumah sakit merupakan salah satu
komponen yang penting dalam mewujudkan upaya peningkatan mutu
tersebut. Sistem informasi rumah sakit secara umum bertujuan untuk
mengintegrasikan sistem informasi dari berbagai subsistem dan mengolah
informasi yang diperlukan sebagai pengambilan keputusan. Selain itu, Sistem
1
 Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah sistem komputerisasi
yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan
kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur
administrasi untuk mendukung kinerja dan memperoleh informasi secara
cepat, tepat dan akurat.

B. RUANG LINGKUP
Rumah Sakit diharapkan mampu mengelola informasi secara efektif dalam
hal:
a. Mengidentifikasi kebutuhan informasi dan teknologi informasi
b. Mengembangkan sistem informasi manjemen
c. Menetapkan jenis informasi dan cara memperoleh data yang diperlukan
d. Menganalisis data dan mengubahnya menjadi informasi
e. Memaparkan dan melaporkan data serta informasi kepada public
f. Melindungi kerahasiaan,keamanan dan integritas data dan informasi
g. Mengintegrasikan dan menggunakan informasi untuk peningkatan kinerja

C. BATASAN OPERASIONAL
1. Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau
variable yang teroganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama
lain, dan terpadu.
2. Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau
diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
3. Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung
fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi
dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu
dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
4. Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian
dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan
manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen

2
 untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau
suatu strategi bisnis.
5. Pelaporan informasi rumah sakit yang bersifat terbarukan (update)
ditetapkan berdasarkan kebutuhan informasi untuk pengembangan
program dan kebijkan rumah sakit.pelaporan informasi rumah sakit yang
bersifat periodik dilakukan 2 kali dalan 1 tahun.
6. Keamanan informasi adalah upaya untuk melindungi,mengamankan aset
informasi dari ancaman yang mungkin akan timbul yang dapat
membahayakan pihak rumah sakit.

D. LANDASAN HUKUM
1. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang
Rumah Sakit;
2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1171/MENKES/PER/VI/2011 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2013
Tentang Sistem Manajemen Informasi Rumah Sakit;
4. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor
129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit;
5. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 64 Tahun 2015 tentang Struktur
Organisasi dan Tata Kerja Kementrian Kesehatan;

3
 BAB II
STANDAR KETENAGAAN

A. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sumber daya manusia manajemen pelayanan informasi pemasaran
dan program rumah sakit bagi pelanggan internal dan eksternal RSU Ibu
Kartini adalah melalui Web Site RSU Ibu Kartini adalah para pejabat structural
dan staf teknis/karyawan rumah sakit yang tergabung dalam Tim Pengelola
Sistem Informasi Rumah Sakit (SIM RS) RSU Ibu Kartini.
Perencanaan sumber daya manusia yaitu proses mengantisipasi dan
menyiapkan perputaran orang ke dalam,di dalam dan ke luar organisasi.
Tujuannya adalah mendayagunaan sumber-sumber tersebut seefektif
mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang
yang sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatan
kemampuan organisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi
pengembangan kontribusi. Adapun kualifikasi sumber daya manusia di
instalasi Rekam Medis RSU Ibu Kartini adalah
1. Pendidikan Minimal D III/Ahli Madya Rekam Medis / DIV Sarjana
Terapan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
2. Pengalaman Kerja Minimal 5 tahun.
3. Memiliki STR dan SIK.
4. Mendapat Pelatihan Rekam Medis

B. DISTRIBUSI KETENAGAAN

Distribusi ketenagaan pelaksana kegiatan pelayanan informasi

pemasaran dan program RS melalui web site terdiri atas berbagai jabatan
dan profesi menyesuaikan dengan kebutuhan informasi pemasaran dan
program kerja RS dilaksanakan oleh Tim Pengelola SIM RS berkoordinasi
dengan seluruh Unit Kerja dan Tim Fungsional terkait.

4
 BAB III
STANDAR FASILITAS

A. STANDAR FASILITAS
Standar fasilitas SIM RS adalah memiliki komponen-komponen berikut ini:

a. Komponen input dan output

Komponen input adalah media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan ke dalam sistem, seperti seperangkat komputer, printer, dan
scanner.
b. Komponen teknologi
Teknologi merupakan aplikasi yang digunakan dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menyimpan dan mengakses
data, menghasilkan dan mengirimkan output, dan membantu pengendalian
dari sistem secara keseluruhan.
c. Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan
dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di peranagkat keras
komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya
Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan
informasi lebih lanjut Data didalam basis data perlu di
organisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan
berkualitas.Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi
kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi
menggunakan perangkat lunak paket yang disebut
DBMS (Database Management System).
d. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam,
api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan
sistem itu sendiri, ketidak-efisienan, sabotase dan lain
sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan

5
untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat
dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat
langsung cepat diatasi.

6
 BAB IV
TATA LAKSANA

A. Pelayanan Sistem Informasi Manajemen dan Teknologi Informasi

Dalam hal ini rumah sakit diharapkan mampu dalam mengelola informasi
secara lebih efektif dalam hal :
a. Mengidentifikasi kebutuhan informasi dan teknologi informasi
Data dikumpulkan melalui beberapa mekanisme sebagai berikut :
1. Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam
berkas rekam medis, baik berbasis data elektronik maupun fisik
RSU Ibu Kartini.
2. Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medik, capaian
indikator mutu, laporan sarana, laporan SDM, dan laporan keuangan.
3. Data terkait program mutu dihimpun dari laporan rekam medik, capaian
indicator mutu dan laporan insiden.
4. Data dikumpulkan melalui status pasien rekam medis untuk diolah
menjadi data yang diimplementasikan kepada pihak internal Rumah
Sakit.
5. Data yang dikumpulkan dari berkas rekam medis untuk mutu Rumah
Sakit.
b. Mengembangkan sistem informasi manjemen
Terkait pengembangan system informasi ini RSU Ibu Kartini
mengembangkan system informasi melalui data yang telah di kumpulkan .
c. Menetapkan jenis informasi dan cara memperoleh data yang
diperlukan
RSU Ibu Kartini menetapkan beberapa jenis data yang dibutuhkan untuk
mendukung pengelolaan system informasi .
d. Menganalisis data dan mengubahnya menjadi informasi
Yang dimaksud Menganalisis data dan mengubahnya menjadi informasi
adalah analisa data baik berupa grafik maupun berupa tabel data. Data
yang disajikan dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji untuk
membantu pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial
7
 maupun program mutu. Data – data disajikan dalam bentuk sebagai
berikut :
1. Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medik, termasuk
data kunjungan, data populasi pasien, indikator rawat inap serta
KLPCM (Ketidak Lengkapan Pengisian Catatan medis).
2. Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan
kinerja unit/instalasi, laporan keuangan, dan laporan capaian indikator
mutu.
3. Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area Klinis, Indikator
Area Manajemen, Indikator Sasaran Keselamatan Pasien, dan
Indikator Mutu Unit.
e. Memaparkan dan melaporkan data serta informasi kepada public
Penyebaran data ditentukan sebagai berikut :
1. Data pasien dalam rekam medik hanya bisa diakses oleh Profesional
Pemberi Asuhan (dokter, perawat, bidan, gizi, dan petugas yang telah
disumpah untuk menjaga kerahasiaan data pasien). Data rekam medik
dapat diakses oleh pasien atau pihak yang berwenang sesuai ketentuan
tentang kerahasiaan data pasien. Data rekam medik juga dapat
dijadikan data dalam penyusunan Clinical Pathway untuk meningkatkan
mutu pelayanan.
2. Laporan pelayanan diberikan dari masing – masing instalasi/divisi ke
Direksi untuk selanjutnya dilaporkan kepada Yayasan dan hanya bisa
diakses oleh manajemen RSU Ibu Kartini. Namun dalam keperluan
tertentu seperti presentasi atau menampilkan profil RSU Ibu Kartini data
tersebut dapat ditampilkan.
3. Data mutu dikumpulkan oleh tim mutu dan dilaporkan kepada Direksi.
Data ini dapat ditampilkan kepada publik dalam bentuk data
Analisa/(tabel dan grafik).
f. Melindungi kerahasiaan,keamanan dan integritas data dan informasi
Khusus untuk data rekam medik pasien, ketentuan mengenai
kerahasiaannya telah ditetapkan dalam pedoman pelayanan rekam medis

8
 sebagaimana rekam medis hanya dapat diakses oleh orang yang
berwenang.
g. Mengintegrasikan dan menggunakan informasi untuk peningkatan
kinerja
Rumah sakit dapat membandingkan kinerjanya dengan rumah sakit
yang sejenis, baik lokal, secara nasional maupun internasional.
Pembandingan kinerja adalah suatu alat yang efektif untuk mengidentifikasi
peluang guna peningkatan dan pendokumentasian tingkat kinerja rumah
sakit. Setelah adanya system informasi ini seluruh staf yang memiliki akses
tidak perlu sulit dalam mengakses lewat system informasi ini .
Sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari unsur SDM,
hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber data yang
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam suatu
organisasi. Sistem Informasi Tekhnologi memberikan peran didalam
organisasi yaitu meningkatkan efisiensi, efektivitas, komunikasi, kolaborasi
dan kompetitif.
Kebutuhan Rumah Sakit bila dipandang dari sudut pengguna dalam
hal ini rumah sakit menginginkan sebuah sistem yang ideal, istimewa, dapat
menghandle transaksi yang ada, sehingga tidak ada kata terlambat pada
pelaporan masing-masing unit atau pelaporan ke dinas kesehatan setempat
oleh unit rekam medis.
Sasaran Pelayanan Tekhnologi Informasi di fokuskan pada 3 hal, yaitu :
 Pengembangan Jaringan SIM RS.
Salah satu program pengembangan jaringan yang akan dilakukan
di RSU Ibu Kartini yaitu dengan media website, hal ini ditujukan agar
pengguna lebih mudah dalam mengakses layanan RS. Media ini
dianggap efektif untuk menunjukkan layanan RSU Ibu Kartini didalam
atau diluar area.
 Pengembangan Program SIM RS.
Evaluasi terkait dengan program SIM RS yang ada, diperoleh
beberapa masalah yang didapatkan terkait masalah software yang ada,
sehingga RSU Ibu Kartini berupaya untuk merancang penambahan
9
 modul dan upaya pengembangan guna membenahi sistem yang sudah
digunakan.
 Pemeliharaan jaringan, Software dan Hardware
Pemeliharaan adalah upaya yang dilakukan dari waktu ke waktu
sebelum peralatan mengalami kerusakan, sehingga kerusakan bisa
dihilangkan atau dicegah. Pemeliharaan terhadap hardware yang
digunakan dilakukan karena terjadi degradasi hardware secara progresif
atau mengalami keausan material fisik sedangkan software yang
digunakan tidak dapat beradaptasi oleh faktor-faktor tersebut. Oleh
karena itu pemeliharaan secara berkala hardware yang digunakan tidak
boleh luput dari perhatian pengguna
B. Pelayanan Billyng System
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit adalah sistem komputerisasi
yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan
kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur
administrasi untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan sarana
pendukung yang sangat penting bahkan bisa dikatakan mutlak untuk
operasional rumah sakit.
Rumah Sakit Umum sebagai sarana pelayanan kesehatan yang
sangat dibutuhkan oleh segenap lapisan masyarakat dituntut untuk senantiasa
meningkatkan dan memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu sesuai
dengan standar yang ditetapkan. Oleh karena itu Rumah Sakit Umum
melakukan sistem billing supaya pelayanan kesehatan menjadi efektif dan
efisien. Sistem billing berperan penting dalam menunjang pelayanan rumah
sakit karena dengan penerapan sistem billing dapat meningkatkan kualitas
pelayanan kesehatan.
Proses pada biling rumah sakit sebetulnya hampir sama pada semua
proses biling yang ada seperti diuraikan diatas, namun hal yang membedakan
yaitu pada alur sistemnya atau bisnis prosesnya. Biling sistem ini mencatat
dan memproses semua kegiatan dan charge yang akan dikenakan terhadap

10
 pasien, mulai dari pendaftaran, tindakan poliklinik, tindakan penunjang (Lab/
Rad), pemberian dan pemakain obat.
Pelayanan yang ada di RSU Ibu Kartini Mencakup Pelayanan
1. Pelayanan Pendaftaran
Petugas pendaftaran adalah petugas yang melakukan pencatatan
pendaftaran pasien baik pasien baru maupun pasien lama.
2. Pelayanan Rawat Jalan/ Poliklinik/ UGD/ Rawat Inap
Petugas tenaga medis adalah tenaga ahli kedokteran dengan fungsi
utamanya adalah memberikan pelayanan medis kepada pasien dengan mutu
sebaik-baiknya dengan menggunakan tata cara dan teknik berdasarkan ilmu
kedokteran dan etik yang berlaku serta dapat dipertanggungjawabkan,
sedangkan paramedis adalah tenaga perawat.
3. Pelayanan Instalasi Penunjang Medik
Petugas pelayanan unit penunjang medik meliputi farmasi, laboratorium dan
USG.
 Pelayanan Pembayaran
Petugas kasir adalah seseorang yang bisa mengoperasikan
seperangkat komputer yang di tujukan untuk menunjang sebuah
transaksi pelayanan pasien.
 Laporan
Petugas yang mencatat pelaporan yaitu rekam medik.
 Sistem Billing
Kegiatan billing di Rumah sakit diartikan secara luas sebagai proses
yang meliputi fungsi-fungsi di seluruh rumah sakit mulai dengan
penerimaan sampai dengan penagihan dari aktivitas pasien. Proses
sistim billing di RSU Ibu Kartini :
a. Penerimaan pasien
b. Pendaftaran dan perjanjian pasien
c. Pemeliharaan daftar pasien
d. Pencatatan tagihan
e. Pengeluaran invoice/ tagihan

11
  Fungsi pemakaian sistim billing di rumah sakit yaitu :
- Sebagai proses data-data administrasi seperti : billing, data
piutang, pembukuan, arus neraca, arus kas, dll
- Sebagai proses data-data klinis, seperti : data rekam medik
pasien, laboratorium, apotik, keperawatan, dll
- Sebagai sistim informasi medis
 Sistem Billing di RSU Ibu Kartini meliputi
a. Pendaftaran
 Mendata pasien baru dan memberikan nomor registrasi secara
otomatis
 Menerima pasien lama (kunjungan)
 Mendata diagnosa awal penyakit pasien (poliklinik/IGD)
 Memberikan informasi data pasien, kondisi kamar serta tarif di
rumah sakit
 Mencetak Kartu Identitas Berobat
b. Registrasi Rawat Jalan
Menangani dan menginput transaksi tindakan, pemakaian alat-alat
kesehatan
c. Unit Rawat Darurat
Menangani dan menginput transaksi tindakan, pemakaian alat-alat
kesehatan
d. Unit Penunjang Medik (Unit Laboratorium dan USG)
Menangani dan menginput transaksi pemeriksaan, pemakaian alat-
alat kesehatan
e. Unit Penunjang Klinik (Unit Farmasi)
1. Menangani dan menginput transaksi pemakaian obat dan alat-alat
kesehatan,
2. Menampilkan tarif secara otomatis
f. Laporan (Unit Rekam Medik,Urusan Pendapatan dan Urusan
Akuntansi)
 Menyajikan jenis transaksi dari tiap pasien termasuk rincian biaya

12
  Menghitung dan menyajikan secara otomatis jasa medis
 Menyajikan besar pendapatan, subsidi, jaminan, termasuk rincian
penerimaan
 Menyajikan laporan 10 penyakit terbanyak
 Menyajikan laporan pengumpulan data Surveilains HAIs PPI

C. Pelayanan Input Data

Komponen dasar komputer yang terdiri dari input, proses, output dan
storage. Input Data adalah semua data dan perintah yang dimasukkan ke
dalam memori komputer untuk selanjutnya diproses lebih lanjut oleh prosesor.
Sebuah perangkat input adalah komponen piranti keras yang memungkinkan
user atau pengguna memasukkan data ke dalam komputer, atau bisa juga
disebut sebagai unit luar yang digunakan untuk memasukkan data dari luar ke
dalam mikro prosesor.
Berdasarkan sifatnya, peralatan input dapat digolongkan menjadi dua yaitu :
- Peralatan input langsung, yaitu input yang dimasukkan langsung diproses
oleh alat pemroses.
Contohnya : keyboard, mouse, touch screen, light pen, digitizer graphichs
tablet, scanner.
- Peralatan input tidak langsung, input yang melalui media tertentu sebelum
suatu input diproses oleh alat pemroses. Contohnya : Punched card, Disket,
Harddisk.
Input data yang dilakukan di RSU Ibu Kartini yaitu :
a. Input data pasien rawat jalan (UGD, Poliklinik), pendaftaran, pemeriksaan
dan tindakan apabila belum di Input obat dari unit farmasi. input oleh
perawat UGD.
b. Cek data pasien rawat inap yang meiputi No. Ruangan, No. RM, Tanggal
masuk pasien di komputer.
c. Cek inputan tindakan perawatan apabila belum di input, petugas kasir yang
melakukan input data tersebut.
d. Cek tanggal dan ruangan pindah.

13
e. Input BHP dan Administrasi
D. Managemen Down Time (Henti Sistem Data)
Ketika terjadi waktu henti sistem data atau down time maka pelayanan
yang berhubungan dengan sistem data yang dibutuhkan akan tetap
berjalan dengan sistem manual tanpa penggunan SIMRS. Dan tim atau
kayawan yang berhubungan dengan sistem data langsung berkoordinasi
dengan tim IT Rumah sakit untuk memperbaiki sistem data paling lama
dalam waktu 24 jam, dan setelah sistem data kembali normal petugas
melakukan pelayanan dengan sistem data tersebut.
Lalu Rumah Sakit melaksanakan pelatihan keseluruh staff terkait down
time ( henti sistem data). Dan Rumah sakit melakukan monitoring dan
evaluasi setelah terjadi down time dengan mempertimbangkan rencana
tindak lanjut untuk perbaikan sistem.

14
 BAB V
LOGISTIK

Logistik di rumah sakit adalah konsep yang kurang dipahami dan sering
tidak dihargai, meskipun meliputi bagian penting dari anggaran operasional
rumah sakit. Studi menunjukkan bahwa sekitar 30% sampai 45% dari
pengeluaran rumah sakit didedikasikan untuk kegiatan logistik. Logistik di
rumah sakit tidak hanya layanan yang berhubungan dengan pembelian, toko
dan farmasi, tetapi juga mencakup layanan kesehatan seperti unit operasi dan
ruang perawatan pasien.

Pengertian
Secara tidak sadar sebenarnya dalam kehidupan sehari-hari kita telah
melaksanakan fungsi logistik baik itu di rumah kita atau di kantor, meskipun
kenyataannya tidak selalu mempergunakan istilahnya. Logistik adalah bagian
dari instantsi yang tugasnya adalah menyediakan barang atau bahan yang
dibutuhkan untuk kegiatan operasionalnya instansi tersebut dalam jumlah,
kualitas dan pada waktu yang tepat dengan harga serendah mungkin.

Tujuan
Kegiatan logistik sebenarnya punya tiga tujuan, Tujuan operasional
agar tersedianya barang yang bermutu, Tujuan keuangan, operasional dapat
terlaksana dengan biaya yang serendah-rendahnya. Dan Tujuan keamanan
yaitu agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pencurian,
penyusutan, dll.

Logistik SIM RSU Ibu Kartini

A. Standarisasi Alat / Material Kegiatan SIM RS

Alat/ material yang dibutuhkan dalam kegiatan SIM RSU Ibu Kartini
secara umum adalah Hardware dan software Komputer serta alat
penunjangnya. Masing-masing unit kerja memerlukan minimal 1 (satu) unit
sampai dengan beberapa unit komputer serta alat penunjangnya disesuaikan
dengan kebutuhan, volume dan aktifitas pelayanannya.

15
 Kebutuhan jumlah, spesifikasi dan alat penunjang kegiatan SIM RS
untuk masing-masing Unit Kerja selengkapnya terlampir pada Matriks
Standarisasi Alat/ Material kegiatan SIM RSU Ibu Kartini Tabel/ Matriks
Standarisasi Alat/ Material SIM RSU Ibu Kartini
B. Pengadaan Alat / Material Kegiatan SIM RS
Pengadaan kebutuhan material/ alat alat yang digunakan dalam
kegiatan SIM RS dilaksanakan melalui sistem perencanaan, prosedur
pengadaan barang dan jasa mengacu kepada Kebijakan dan prosedur yang
ditetapkan di rumah sakit.
C. Penyimpanan dan Penyaluran Alat / Material Kegiatan SIM RS
Penyimpanan dan Penyaluran material/ alat alat yang digunakan dalam
kegiatan SIM RS dilaksanakan melalui kebijakan dan prosedur penyimpanan
dan penyaluran mengacu kepada Kebijakan dan prosedur yang ditetapkan di
rumah sakit.
D. Pemeliharaan serta penghapusan Alat / Material Kegiatan SIM RS
Pemeliharaan serta penghapusan kebutuhan material/ alat alat yang
digunakan dalam kegiatan SIM RSU Ibu Kartini dilaksanakan melalui
kebijakan dan prosedur pemeliharaan serta penghapusan barang mengacu
kepada Kebijakan dan prosedur yang ditetapkan di rumah sakit.

16
 BAB VI

KESELAMATAN PASIEN DAN MANAJEMEN RISIKO

A. PENGERTIAN
Keselamatan pasien rumah sakit adalah suatu sistem dimana rumah
sakit membuat asuhan pasien lebih aman yang meliputi asesmen risiko,
identifikasi dan pengelolaan hal yang berhubungan dengan risiko pasien,
pelaporan dan analisis insiden, kemampuan belajar dari insiden dan tindak
lanjutnya serta implementasi solusi untuk meminimalkan timbulnya risiko dan
mencegah terjadinya cedera yang disebabkan oleh kesalahan akibat
melaksanakan suatu tindakan atau tidak mengambil tindakan yang
seharusnya diambil (Kemenkes RI, 2011).

Manajemen risiko adalah pendekatan proaktif untuk mengidentifikasi,

menilai dan menyusun prioritas risiko, dengan tujuan untuk menghilangkan
atau meminimalkan dampaknya. Manajemen risiko rumah sakit adalah
kegiatan berupa identifikasi dan evaluasi untuk mengurangi risiko cedera dan
kerugian pada pasien, karyawan rumah sakit, pengunjung dan organisasinya
sendiri.

a. Personil
 Menghimbau kepada semua personel agar melepas semua kabel yang
terhubung ke listrik sebelum membuka komputer untuk diperbaiki sehingga
terhindar dari sengatan listrik.
 Memberikan informasi kepada seluruh personel yang melakukan
pemasangan kabel jaringan diatap bangunan agar berhati-hati terhadap
resiko jatuh dan tersengat listrik.
b. Kegiatan
 pada saat pemprosesan data, membatasi area khusus data hanya untuk
personel data.
 Memasang password pada komputer yang di pakai untuk pemprosesan
data.

17
 c. Data
 Menekankan pada personel agar teliti dalam proses pemasukan data,
pengelolahan dan pengiriman data.
 Menekankan pada personel agar melakukan backup data pada saat
pemeliharaan komputer, melakukan backup data untuk disimpan pada
tempat terpisah diluar gedung pangkalan data
 Menekankan pada personel tentang kerahasian data.
 Mengamankan data pada pengiriman data dengan pemasangan sandi
pada file
 Mengamankan data dari kerusakan akibat virus dengan antivirus
 Mengkompilasi program kerja dari bagian-bagian yang terkait
 Menerima penugasan dan arahan dari kaur program RSU Ibu Kartini
 Melaksanakan pekerjaan pengetikan yang diberikan kaur pogram RSU Ibu
Kartini
 Mencetak dan menyerahkan konsep kepada kaur program RSU Ibu Kartini
 Menerima hasil koreksi dari proglap dan kaur program RSU Ibu Kartini
 Membantu kasi proglap dan kaur program RSU Ibu Kartini dalam
pendistribusian produk yang dihasilkan.
2. Tujuan Laporan
a. Membantu kasi prolap dan kaur program dalam melaksanakan pembuatan
laporan evaluasi pelaksanaan program kerja RSU Ibu Kartini
b. Melaksanakan tugas pengetikan dari kaur laporan dalam rangka
terlaksananya sistem pengolahan data di RSU Ibu Kartini.
c. Mengkompilasi laporan evaluasi pelaksanaan program kerja dari bagian-
bagian yang terkait
d. Menerima penugasan dan arahan dari kaur laporan RSU Ibu Kartini
e. Melaksanakan pekerjaan pengetikan yang diberikan kaur laporan RSU Ibu
Kartini
f. Mencetak dan menyerahkan konsep kepada kaur laporan RSU Ibu Kartini
g. Menerima hasil koreksi dari kasi proglap dan kaur laporan RSU Ibu Kartini

18
h. Membantu kasi proglop dan kaur laporan RSU Ibu Kartini dalam
pendistribusian produk yang dihasilkan.

19
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA

A. Pengertian
Keselamatan Kerja (Safety) adalah segala upaya atau tindakan yang
harus diterapkan dalam rangka menghindari kecelakaan yang terjadi akibat
kesalahan kerja petugas ataupun kelalaian dan kesengajaan
B. Tujuan
Menurut UU Keselamatan Kerja tahun 1970, syarat-syarat keselamatan
kerja meliputi seluruh aspek pekerjaan yang berbahaya,dengan tujuan :
1. Mencegah dan mengurangi kecelakaan kerja.
2. Mencegah,mengurangi dan memadamkan kebakaran.
3. Mencegah dan mengurangi bahaya ledakan.
4. Memberi kesempatan atau jalan menyelamatkan diri pada waktu
kebakaran atau kejadian lain yang berbahaya.
5. Memberi pertolongan pada kecelakaan.
6. Memberi perlindungan pada pekerja.
7. Mencegah dan mengendalikan timbul atau menyebar luasnya suhu,
kelembaban, debu, kotoran, asap, uap, gas, hembusan angin, cuaca,
sinar atau radiasi, suara dan getaran.
8. Mencegah dan mengendalikan timbulnya penyakit akibat kerja, baik
fisik/ psikis, keracunan, infeksi dan penularan.
9. Menyelenggarakan penyegaran udara yang cukup.
10. Memelihara kebersihan, kesehatan dan ketertiban.
11. Memperoleh kebersihan antara tenaga kerja, alat kerja, lingkungan
,cara dan proses kerjanya.

20
C. Prinsip Keselamatan Kerja
Prinsip keselamatan kerja di Urusan Kepegawaian dan DikLat adalah :
1. Pengendalian teknis,mencakup :
 Letak ,bentuk dan konstruksi alat sesuai dengan kegiatan dan
memenuhi syarat yang telah ditentukan
 Ruangan harus cukup luas,denah sesuai dengan arus kerja dan
ruangan dibuat dari bahan-bahan atau konstruksi yang memenuhi
syarat
 Perlengkapan alat kecil yang cukup disertai tempat penyimpanan
yang praktis.
 Penerangan dan ventilasi yang cukup memenuhi syarat.
2. Adanya pengawasan kerja yang dilakukan oleh penanggung jawab
dan terciptanya kebiasaan kerja yang baik oleh pegawai.
3. Pekerjaan yang ditugaskan hendaknya sesuai dengan kemampuan
kerja dari pegawai.
4. Volume kerja yang dibebankan sesuai dengan jam kerja yang telah
ditetapkan.
5. Perawatan pada peralatan dilakukan secara kontinyu sehingga
peralatan tetap dalam kondisi yang layak
6. Adanya pelatihan mengenai keselamatan kerja bagi pegawai
7. Adanya fasilitas pelindung dan peralatan pertolongan pertama yang
cukup
8. Adanya petunjuk penggunaan peralatan keselamatan kerja.
D. Prosedur keselamatan Kerja
1. Ruang Pelayanan Pegawai
Keamanan kerja di ruang pelayanan pegawai ini terlaksana apabila
sesuai prosedur kerja:
 Menggunakan alat kaki/sepatu agar tidak tersengat listrik/bagian dari
alat yang tajam (isi streples,paku paying)
 Barang yang berat selalu ditempatkan di bagian bawah dan angkatlah
dengan alat pengangkut yang tersedia untuk barang tersebut.

21
  Semua peralatan listrik yang tidak dipergunakan termasuk lampu harus
dimatikan bila tidak diperlukan.
 Semua kabel-kabel harus diatur sedemikian rupa sehingga tidak
melukai, tidak membuat tersandung, tidak membuat tersengat petugas
ataupun pegawai yang lain.
 Tidak mengangkat barang berat, bila tidak sesuai dengan kemampuan.
 Tidak mengangkat barang dalam jumlah besar yang dapat
membahayakan badan dan kualitas barang.
 Menyimpan file/ seragam milik pegawai pada lemari yang telah
disediakan dengan cara menutup secara perlahan-lahan, sehingga jari
tangan tidak terjepit lemari.
 Membersihkan bagian yang tumpah atau keadaan lantai yang licin
akibat pekerjaan rutin pemeliharaan sarana RSU Ibu Kartini
(pembersihan AC).
 Tersedia alat pemadam kebakaran yang berfungsi baik d tempat yang
mudah
2. Ruang Rapat
Keamanan kerja di ruang rapat ini terlaksana apabila sesuai prosedur kerja
sebagai berikut:
 Menggunakan alas kaki/ sepatu agar tidak tersengat listrik/b agian dari
alat yang tajam (streples,paku payung).
 Barang yang berat selalu ditempatkan di bagian bawah dan angkatlah
dengan alat pengangkut yang tersedia untuk barang tersebut
 Semua peralatan listrik yang tidak dipergunakan termasuk lampu
harus dimatikan bila tidak diperlukan.
 Semua kabel-kabel harus diatur sedemikian rupa sehingga tidak
melukai, tidak membuat tersandung, tidak membuat tersengat petugas
ataupun pegawai yang lain.
 Tidak mengangkat barang berat,bila tidak sesuai dengan kemampuan.
 Tidak mengangkat barang dalam jumlah besar yang dapat
membahayakan badan dan kualitas barang.

22
  Menyimpan file/ seragam milik pegawai pada lemari yang telah
disediakan dengan cara menutup secara perlahan-lahan, sehingga jari
tangan tidak terjepit lemari.
 Membersihkan bagiann yang tumpah atau keadaan lantai yang licin
akibat pekerjaan rutin pemeliharaan sarana RS (pembersihan AC).
 Tersedia alat pemadam kebakaran yang berfungsi baik d tempat yang
mudah dijangkau.
3. Ruang Penyelenggaraan Pelatihan dan Perpustakaan
Keamanan kerja di ruang penyelenggaraan ini terlaksana apabila sesuai
prosedur kerja sebagai berikut :
 Menggunakan alat kaki/ sepatu agar tidak tersengat listrik/ bagian dari
alat yang tajam (isi streples,paku payung).
 Barang yang berat selalu ditempatkan di bagian bawah dan angkatlah
dengan alat pengangkut yang tersedia untuk barang tersebut.
 Semua peralatan listrik yang tidak dipergunakan termasuk lampu
harus dimatikan bila tidak diperlukan.
 Semua kabel-kabel harus diatur sedemikian rupa sehingga tidak
melukai, tidak membuat tersandung, tidak membuat tersengat petugas
ataupun pegawai yang lain.
 Tidak mengangkat barang berat, bila tidak sesuai dengan
kemampuan.
 Tidak mengangkat barang dalam jumlah besar yang dapat
membahayakan badan dan kualitas barang.
 Meletakkan sarana untuk pelatihan dengan teratur dan rapi
(Laptop,LCD dilemari).
 Menyusun kursi yang tidak terpakai untuk pelatihan dengan tidak
terlalu tinggi sehingga tidak menimpa orang yang lewat.
 Menyimpan buku-buku perpustakaan pada lemari yang telah
disediakan dengan cara menutup secara perlahan-lahan, sehingga jari
tangan tidak terjepit lemari.

23
 Membersihkan bagiann yang tumpah atau keadaan lantai yang licin
akibat pekerjaan rutin pemeliharaan sarana RS (pembersihan AC).

24
 BAB VII
PENGENDALIAN MUTU

Pengendalian mutu pada unit SIM RSU Ibu Kartini akan mengarah
pada keakuratan data atau informasi yang ada di dalam sistem. Informasi
yang terdaoat dalam sistem meliputi data pasien, seperti nama, alamat,
tempat tanggal lahir, dan seterusnya. Juga data pegawai RS juga memiliki
data, seperti nama, unit kerja, pangkat, serta tagihan pasien, Rekam Medis,
pembukuan RS dan lain-lain.
A. Nilai Informasi
Menurut Burch dan Strater dalam buku mereka, Information Systems:
Theory and Practice, nilai informasi itu didasarkan atas sepuluh sifat sebagai
berikut :
1. Mudahnya dapat diperoleh
Sifat ini menunjukan mudahnya dan cepatnya dapat diperoleh keluaran
informasi. Kecepatan memperolehnya dapat diukur, akan tetapi berapa
nilainya bagi pemakai informasi, sulit mengukurnya.
2. Sifat luas dan lengkapnya
Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti
hanya mengenai volumenya, akan tetapi juga mengenai keluaran
informasinya. Sifatnya ini sangat kabur dan oleh karena itu sulit
mengukurnya.
3. Ketelitian
Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan
keluaran informasi. Dalam hubungannya dengan volume data yang
besar, maka biasanya terjasi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan
pencatatan dan kesalahan perhitungan.
4. Kecocokan
Sifat ini menunjukan betapa baik keluaran informasi dalam
hubungannya dengan permintaan para pemakai. Isi informasi harus
ada hubungannya dengan masalah yang dihadapi. Semua keluaran

25
 lainnya tidak berguna akan tetapi masalah mempersiapkannya. Sifat ini
sulit mengukurnya.
5. Ketepatan waktu
Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui yang lebih pendek,
daripada siklus dapat diperolehnya informasi : masukan, pengolahan
dan pelaporan keluaran kepada para pemakai. Biasanya agar
informasi itu tepat waktu, lamanya siklus ini harus dikurangi. Dalam
beberapa hal ketepatan waktu dapat diukur.
6. Kejelasan
Sifat ini menunjukan tingkat keluaran informasi, bebas dari istilah-
istilah yang tidak jelas. Membetulkan laporan dapat memakan biaya
yang besar.
7. Keluwesan
Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran
informasi tidak hanya dengan lebih dari satu keputusan akan tetapi
juga dengan lebih dari seorang pengambilan keputusan. Sifat ini sulit
mengukurnya, akan tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang
dapat diukur.
8. Dapat dibuktikan
Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk
menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.
9. Tidak ada prasangka
Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah
informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan
sebelumnya.
10. Dapat diukur
Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem
informasi formal. meskipun kabar angin, desas-desus, dugaan-
dugaan, klenik, dan sebagainya sering dianggap sebagai informasi,
hal-hal tersebut berada diluar lingkup pembicaraan kita.
Nilai informasi yang sempurna adalah bahwa mengambil keputusan
diizinkan untuk memilih keputusan optimal dalam setiap hal, dan
26
 bukan keputusan yang “rata-rata” akan menjadi optimal, dan untuk
menghindarkan kejadian-kejadian yang akan mengakibatkan suatu
kerugian. Informasi ini tidak sempurna karena lebih banyak
memberikan perkiraan daripada memberikan angka yang pasti.
Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan, menurut Gordon B.
Davis, adalah sebagai berikut :
1. Tentukan tindakan-tindakan yang terbaik yang didasarkan atas
kemungkinan-kemungkinan sebelumnya.
2. Tentukan apakah tindakan itu akan berguna untuk memperoleh
informasi sampel.
3. Tentukan ukuran sampel yang optimal.
4. Sampel
5. Perbaiki kemungkinan-kemungkinan sebelumnya didasarkan data
sampel.
B. Mutu Informasi
Informasi berbeda dalam mutunya disebagiankan oleh penyimpangan
atau kesalahan. Menurut Gordon B. Davis kesalahan dapat disebagiankan
oleh :
1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
3. Hilang atau tidak terolahnya data.
4. Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah
5. Dokumen (induk) sejarah yang salah (atau penggunaan dokumen
sejarah yang salah)
6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan(misalnya kesalahan program
komputer)
7. Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja

Kesulitan karena peyimpangan dapat ditangani dalam pengolahan

informasi melalui prosedur untuk menemukan dan mengukur penyimpangan dan
menyesuaikannya. Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan :
1. Kontrol intern untuk menemukan kesalahan

27
2. Pemeriksaan intern dan extern
3. Penembahan “batas kepercayaan” kepada data,
4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengolahan dan pengukuran agar para
pemakai dapat menilai kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

28
 BAB IX
PENUTUP

Pedoman Pelaksanaan Sistem Komunikasi dan Informasi Rumah

Sakit RSU Ibu Kartini disusun agar menjadi acuan dalam kesamaan persepsi
dan koordinasi yang baik inter dan antar unit pelayanan yang ada di Rumah
Sakit. Pedoman ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan upaya
peningkatan mutu dan kualitas pelayanan Rumah Sakit.
Penambahan modul SIM RS dilakukan demi kelengkapan yang
bertujuan untuk mendapatkan kecepatan dan akurasi data yang valid dan
membantu seluruh karyawan RSU Ibu Kartini dalam mempercepat pelaporan,
pemanfaatan tekhnologi ini juga untuk kemudahan pasien dalam
menyelesaikan administrasinya, sehingga waktu yang dibutuhkan relatif
singkat, dan detail data yang didapatkan sehingga memudahkan dalam
analisa. Pemanfaatan buku pedoman ini diharapkan memberikan manfaat
bagi seluruh karyawan RSU Ibu Kartini yang menggunakan langsung/ tidak
langsung Akses SIM RS. RSU Ibu Kartini Kami menyadari bahwa Pedoman
Pelaksanaan Sistem Komunikasi dan Informasi Rumah Sakit RSU Ibu Kartini
dalam penyusunannya belum sempurna, sehingga kami harapkan untuk kritik,
saran dari semua elemen Rumah Sakit untuk perbaikan penyusunan
Pedoman Pelaksanaan Sistem Komunikasi dan Informasi Rumah Sakit RSU
Ibu Kartini .

29
 KEPUTUSAN DIREKTUR RSU IBU KARTINI

NOMOR : 01/SK/DIR/RSUIK/IX/2021

TENTANG

PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

DI RSU IBU KARTINI

DENGAN MENGUCAPKAN PUJI SYUKUR KEPADA

TUHAN YANG MAHA ESA

DIREKTUR RSU IBU KARTINI

Menimbang : a. bahwa pengembangan sistem informasi manajemen

rumah sakit dilakukan dalam rangka meningkatkan
efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan rumah sakit;
b. bahwa sistem manajemen data program PMKP,
surveilans PPI dan indikator mutu harus terintegrasi;
c. bahwa perencanaan kebutuhan informasi harus
melibatkan para profesional pemeberi asuhan (PPA),
para kepala bidang/divisi dan kepala unit pelayanan,
badan/pihak lain diluar rumah sakit yang membutuhkan
data dan informasi tentang operasional dan pelayanan
rumah sakit;
 d. bahwa para profesional pemeberi asuhan (PPA), para
kepala bidang/divisi dan kepala unit pelayanan
berpartisipasi dalam memilih, mengintegrasikan, dan
menggunakan teknologi manajemen informasi;

e. bahwa setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan

dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan
Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen
Rumah Sakit.

f. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana

dimaksud dalam huruf a,b, c dan d, perlu ditetapkan
Pedoman Pengelolaan data dan Informasi di RSU Seger
Waras UtamaSekarwangi dengan Keputusan Direktur.

Mengingat : 1. Undang-Undang No. 29 Tahun 2004 tentang Praktik

Kedokteran;

2. Undang-Undang No. 29 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit;

3. Undang-Undang No. 36 Tahun 2009 tentang

Kesehatan;

4. Undang-Undang No. 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas

undang-undang nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik;

5. Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Publik;

6. Peraturan Menteri Kesehatan Rl Nomor

69/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medik;

7. Peraturan Menteri Kesehatan No. 82 Tahun 2013 tentang

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit;
 8. Peraturan Menteri Kesehatan No. 43 Tahun 2016 tentang
Standar Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan.

9. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 129/Menkes/SK/II/2008

tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit;

10. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 14 Tahun
2017 Tentang Pedoman Penyusunan Survei Kepuasan
Masyarakat Unit Penyelenggara Pelayanan Publik;

11. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 11

Tahun 2017 Tentang Keselamatan Pasien;

12. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 27

Tahun 2017 Tentang Pedoman Pencegahan dan
Pengendalian Infeksi di Fasilitas Pelayanan Kesehatan;

13. Peraturan Menteri Kesehatan No. 34 Tahun 2017 tentang

Akreditasi Rumah Sakit;

14. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia

Nomor 100 Tahun 2018 Tentang Penerapan Standar
Pelayanan Minimal.

MEMUTUSKAN

Menetapkan

KESATU : Keputusan Direktur RSU IBU KARTINI Tentang

Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi di RSU IBU KARTINI

KEDUA : Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi di RSU IBU KARTINI

digunakan sebagai acuan dalam merencanakan, mengumpulkan,
mengolah, melaporkan data dan informasi serta
 pengintegrasiannya dalam sistem informasi sebagaimana
tercantum dalam lampiran keputusan ini dan merupakan bagian
yang tidak terpisahkan dari surat keputusan ini.

KETIGA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan apabila

kemudian hari terdapat kekeliruan dalam ketetapan ini, akan
dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Kisaran
Pada Tanggal : 1 September 2021
Direktur RSU IBU KARTINI

dr. Haviza
 Lampiran 1
Peraturan Direktur RSU IBU KARTINI
Tentang : Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi
Di RSU IBU KARTINI
Nomor : 01/SK/DIR/RSUIK/IX/2021

BAB I
DEFINISI

A. LATAR BELAKANG

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan
rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Dalam proses manajemen rumah sakit
sangat terkait dengan pengelolaan data dan informasi. Rumah sakit mengumpulkan
dan menganalisa kumpulan data untuk mendukung asuhan pasien dan manajemen
rumah sakit.

Data merupakan merupakan fakta atau gambaran mentah (business facts)

yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik yang
dikumpulkan melalui serangkaian prosedur. Sementara Informasi merupakan data
yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi
manusia. Informasi merupakan interpretasi data yang disajikan dengan cara yang
berarti dan berguna.

Untuk kemudahan pengelolaan dan data dan informasi dapat dilakukan

melalui Sistem Informasi berbasis komputer. Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS adalah suatu sistem teknologi informasi
komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan
Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi
untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari
Sistem Informasi Kesehatan.
 Kumpulan data memberikan gambaran/profil rumah sakit selama kurun
wakktu tertentu dan memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan rumah
sakit lain. Karena itu, kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam
peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di rumah sakit bisa
jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya serta pengelolaannya
bersifat terus menerus. Untuk keperluan tersebut diperlukan adanya pedoman
pengelolaan data dan Informasi di lingkungan RSU IBU KARTINI.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dari pedoman ini adalah untuk mendukung proses asuhan pasien,
manajemen data rumah sakit dan program mutu.

Sedangkan tujuan dari pedoman ini adalah:

1. Sebagai acuan dalam mengelola data dirumah sakit,

2. Menyeragamkan cara pengelolaan data dirumah sakit,
3. Memudahkan proses analisa dan pengambilan keputusan.
 BAB II
TATA LAKSANA PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

A. Pengumpulan Data

Pengumpulan data dapat dilakukan secara tetap dengan jangka waktu

(periode) tertentu. Pengumpulan data dapat dilakukan harian, bulanan, setiap 3
bulanan (triwulan), 6 bulanan (Semester) atau 1 (satu) tahun. Proses pengumpulan
data dilakukan oleh unit pelaksana yang ditunjuk oleh Direktur Rumah Sakit. Dalam
proses Pengumpulan data di RSU IBU KARTINI dapat dilakukan secara manual dan
secara bertahap dilakukan secara elektronik. Jenis data yang dikumpulkan
mencakup hal-hal berikut :

1. Identitas pasien
- Nama
- Alamat
- U, Tanggal Lahir
- Jenis Kelamin
- Agama
- Status Perkawinan
- Nomor Handphone
- Penanggung jawab
- Cara pembayaran

2. Pemberian Asuhan
- Hasil anamnesis
- Hasil pemeriksaan fisik
- diagnosis
- Rencana penatalaksaan asuhan
- Tindakan pelayanan
- Riwayat perawatan
- Riwayat pemeriksaan penunjang
- Penggunaan obat
- Riwayat Diit
- Edukasi
- Biaya pelayanan
- Data Kepulangan
- Data Kelahiran
- Data Kematian
- Tanggal pelaksanaan
3. Capaian Mutu dan Keselamatan Pasien
- indikator area klinis
- indikator area pelayanan
- indikator area manajemen
- monitoring kinerja staf klinis
- Kepuasan pelayanan
- insiden keselamatan pasien,
- budaya keselamatan
- sasaran keselamatan pasien
- Keluhan pelayanan
4. Surveilans PPI atau angka “Healthcare-Associated Infections” (HAIs) yang
terdiri dari data:
- Ventilator associated pneumonia (VAP)
- Infeksi Aliran Darah (IAD)
- Infeksi Saluran Kemih (ISK)
- Infeksi Daerah Operasi (IDO)
5. Manajemen
- Sumberdaya Manusia
- Sarana Prasarana
- Pengadaan barang
- Keuangan
- Kecelakaan kerja
- Manajemen Resiko
B. Analisa Data

Analisis meliputi data kuesioner, perhitungan, dan deskripsi hasil analisis.

Hasil analisis harus memberikan penjelasan atau pemahaman mengenai berbagai
faktor pemicu kelemahan dan/ atau kelebihan pada setiap komponen yang diukur.
Selain itu, hasil analisa tersebut dapat dibandingkan dengan hasil bulan atau tahun
sebelumnya dan rumah sakit lainnya. Data harus dianalisa dengan cepat dan tepat
untuk mendapatkan informasi apakah ada masalah yang memerlukan
penanggulangan atau investigasi lebih lanjut.

C. Validasi Data

Sebelum dilakukan pelaporan, data hasil analisa harus divalidasi terlebih dahulu agar
tidak terjadi kesalahan dalam pelaporan. Data harus dipilah berdasarkan kebutuhan
pelaporannya, periode pelaporan dan format laporan. Validasi dapat dilakukan oleh
unit bersangkutan atau tim yang telah ditentukan.

Kategori data yang harus divalidasi yaitu:

- merupakan pengukuran area klinik baru;

- bila ada perubahan sistem pencatatan pasien dari manual ke elektronik
sehingga sumber data berubah;
- bila data dipublikasi ke masyarakat baik melalui di web site rumah sakit atau
media lain;
- bila ada perubahan pengukuran;
- bila ada perubahan data pengukuran tanpa diketahui sebabnya;
- bila ada perubahan subyek data seperti perubahan umur rata rata pasien,
protokol riset diubah, panduan praktik klinik baru diberlakukan; dan ada
teknologi dan metodologi pengobatan baru
Proses validasi data mencakup namun tidak terbatas sebagai berikut:
- mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam proses
pengumpulan data sebelumnya (data asli)
 - menggunakan sampel tercatat, kasus dan data lainnya yang sahih secara
statistik. Sample 100 % hanya dibutuhkan jika jumlah pencatatan, kasus atau
data lainnya sangat kecil jumlahnya.
- membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang
- menghitung keakuratan dengan membagi jumlah elemen data yang
ditemukan dengan total jumlah data elemen dikalikan dengan 100.
- Tingkat akurasi 90 % adalah patokan yang baik.
- jika elemen data yg diketemukan ternyata tidak sama,

Proses validasi data yang akan dipublikasi di web site atau media lainnya
diatur dengan peraturan tersendiri, dan dapat menjamin kerahasiaan pasien dan
keakuratan data.

D. Pelaporan data

Data hasil analisa dilaporkan untuk kebutuhan internal maupun ekseternal

rumah sakit. Pelaporan data internal dimaksudkan sebagai salah satu media atau
alat untuk meningkatkan kinerja pelayanan RSU IBU KARTINI secara bertahap,
konsisten, berkesinambungan berdasarkan informasi yang dimiliki. Pelaporan data
eksternal harus memperhatikan kerahasiaan pasien dan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan.

Laporan dibuat secara periodik baik setiap triwulan, semester, tahunan atau
sewaktu-waktu jika diperlukan. Laporan dilengkapi dengan rekomendasi tindak lanjut
bagi pihak terkait. Laporan didesiminasikan kepada pihak-pihak terkait agar dapat
dimanfaatkan dengan baik.

E. Publikasi Data

Sebelum dilakukan publikasi, data perlu dipilah berdasarkan tingkat

kepentingan dan kerahasiaannya dan mendapatkan persetujuan Direktur. Publikasi
data dapat dilakukan secara manual atau elektronik dengan berbagai media
informasi. Publikasi secara elektronik dapat dilakukan secara periodik melalui
website RSU IBU KARTINI.
F. Integrasi Data

Perkembangan teknologi saat ini sangat memungkinkan untuk melakukan integrasi

data baik internal maupun eksternal Rumah Sakit.

Integrasi data meliputi data berikut :

- program PMKP
- surveilans dan data indikator mutu
- Laporan pelayanan unit

Data yang akan di integrasikan atau dibandingan dengan rumah sakit lain
adalah

a. indikator mutu wajib nasional

b. Angka Infeksi
c. Indikator lainnya yang ditetapkan
 BAB II
TEKNOLOGI MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI

A. Sistem Informasi Rumah Sakit

Dalam undang-undang Kesehatan, untuk menyelenggarakan upaya

kesehatan yang efektif dan efisien diperlukan informasi kesehatan. Informasi
kesehatan dilakukan melalui sistem informasi dan melalui lintas sektor. Dalam
undang undang rumah sakit, salah satu Prasarana Rumah Sakit adalah sistem
informasi dan komunikasi. Setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan
pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS

adalah suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan
mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan
koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara
tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.
Sumberdaya Manusia yang mengelola SIMRS harus kompeten dan terlatih.

Penggunaan Teknologi Informasi dalam manajemen data dan Informasi

dilingkungan RSU IBU KARTINI harus menggunakan aplikasi Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit (SIMRS). Para profesional pemeberi asuhan (PPA), para
kepala bidang/divisi dan kepala unit pelayanan harus berpartisifasi dalam memilih,
mengintegrasikan, dan menggunakan teknologi manajemen informasi.

Aplikasi SIMRS bertujuan meningkatkan efisiensi, efektivitas, profesionalisme,

kinerja, serta akses dan pelayanan Rumah Sakit. Setiap Rumah Sakit harus
elaksanakan pengelolaan dan pengembangan SIMRS. Pelaksanaan pengelolaan
dan pengembangan SIMRS harus mampu meningkatkan dan mendukung proses
pelayanan kesehatan di Rumah Sakit yang meliputi:

a. kecepatan, akurasi, integrasi, peningkatan pelayanan, peningkatan efisiensi,

kemudahan pelaporan dalam pelaksanaan operasional;
 b. kecepatan mengambil keputusan, akurasi dan kecepatan identifikasi masalah
dan kemudahan dalam penyusunan strategi dalam pelaksanaan manajerial;
dan
c. budaya kerja, transparansi, koordinasi antar unit, pemahaman sistem dan
pengurangan biaya administrasi dalam pelaksanaan organisasi.

G. Pengembangan Aplikasi SIMRS

Dalam proses perencanaan kebutuhan, integrasi dan penggunaan teknologi

informasi atau aplikasi SIMRS harus melibatkan unsur-unsur berikut :

a. Profesional Pemberi Asuhan (PPA) yang meliputi:

- Dokter Penanggung Jawab Pelayanan ( DPJP)
- Perawat
- Bidan
- Ahli Gizi
- Fisioterapi
- Analis Laboratorium
- Apoteker
b. Manajemen rumah sakit yang meliputi:
- Direktur
- Wakil Direktur
- Para Kepala Bagian/ Bidang
- Para Kepala Sub Bagian/ Seksi
- Para Kepala Instalasi
c. Badan/pihak lain diluar rumah sakit:
- Pemerintah Daerah Kabupaten Sukabumi
- Dinas Kesehatan
- Kementerian Kesehatan
- Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS)
- Badan Pusat Statistik
B. Arsitektur SIMRS

Arsitektur SIMRS paling sedikit terdiri atas:

a. kegiatan pelayanan utama (front office);

b. kegiatan administratif (back office); dan
c. komunikasi dan kolaborasi

Selain arsitektur, Rumah Sakit dapat mengembangkan SIMRS dengan

menambahkan arsitektur pendukung yang berupa Picture Archiver System (PACS),
Sistem Manajemen Dokumen (Document Management System), Sistem Antar Muka
Peralatan Klinik, serta Data Warehouse dan Bussines Intelegence.

C. Integrasi Data dan Informasi

Data dan Informasi harus dapat di integrasikan melalui aplikasi SIMRS.

Integrasi tersebut meliputi data internal dan eksternal. Dengan pihak eksternal harus
dapat diintegrasikan dengan program pemerintah dan pemerintah daerah serta
merupakan bagian dari sistem informasi kesehatan. Pengintegrasian dengan
program pemerintah dan pemerintah daerah dilaksanakan dalam bentuk
kemampuan komunikasi data (interoperabilitas).
SIMRS harus memiliki kemampuan komunikasi data (interoperabilitas)
dengan:
a. Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK
BMN);
b. Pelaporan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS);
c. Indonesia Case Base Group’s (INACBG’s);
d. aplikasi lain yang dikembangkan oleh Pemerintah; dan
e. sistem informasi manajemen fasilitas pelayanan kesehatan lainnya.

D. Keamanan Data dan Informasi

 SIMRS yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit harus memenuhi 3 (tiga)
unsur yang meliputi keamanan secara fisik, jaringan, dan sistem aplikasi.

a. Keamanan fisik
1. Kebijakan hak akses pada ruang data center/server
2. Kebijakan penggunaan hak akses komputer untuk user pengguna
b. Keamanan Jaringan
1. Keamanan jaringan (network security) dalam jaringan komputer sangat
penting dilakukan untuk memonitor akses jaringan dan mencegah
penyalahgunaan sumber daya jaringan yang tidak sah. Tugas keamanan
jaringan dikontrol oleh administrator jaringan.
2. Segi-segi keamanan didefinisikan sebagai berikut:
- Informasi (data) hanya bisa diakses oleh pihak yang memiliki wewenang.
- Informasi hanya dapat diubah oleh pihak yang memiliki wewenang.
- Informasi tersedia untuk pihak yang memiliki wewenang ketika dibutuhkan.
- Pengirim suatu informasi dapat diidentifikasi dengan benar dan ada jaminan
bahwa identitas yang didapat tidak palsu.
- Pengirim maupun penerima informasi tidak dapat menyangkal pengiriman dan
penerimaan pesan.

c. Keamanan Aplikasi
Untuk memenuhi syarat keamanan sebuah, maka sistem harus memenui syarat-
syarat sebagai berikut:
- Keamanan aplikasi harus mendukung dan mengimplementasikan protokol
keamanan dalam melakukan transfer data (seperti: SSL, TLS)
- Aplikasi harus memungkinkan masing-masing user dapat
didentifikasikan secara unik, baik dari segi nama dan perannya.
- Akses melalui metode akses remote dapat berfungsi dengan baik melalui
aplikasi client (yaitu melalui VPN, modem, wireless, dan sejenisnya).
- Aplikasi dapat berfungsi dengan baik pada software anti-virus yang digunakan
saat ini.
 BAB IV
PENUTUP

Pedoman pengelolaan data dan informasi ini dibuat untuk menjadi acuan RSU
IBU KARTINI dalam pengelolaan data dan informasi. Pedoman ini mencakup
penetapan, pengumpulan, analisa, pelaporan, penyajian data dan
pengintegrasiannya dalam aplikasi SIMRS. Semoga dengan adanya pedoman ini
dapat meningkatkan mutu pelayanan di RSU IBU KARTINI.

Ditetapkan di : kisaran
Pada Tanggal 1 September 2021
Direktur RSU IBU KARTINI

dr. Haviza