PANDUAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT

RUMAH SAKIT HJ BUNDA HALIMAH

BATAM
 KEPUTUSAN

DIREKTUR RUMAH SAKIT HJ BUNDA HALIMAH

NOMOR: 147/SK/DIR/RSHBH/II/2022

TENTANG

PANDUAN SISTEM MANAJEMEN RUMAH SAKIT HJ BUNDA HALIMAH

BATAM

Menimbang: a. Bahwa pembentukan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

dilakukan dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas
penyelenggaraan rumah sakit di Indonesia;

b. Bahwa sistem manajemen data program PMKP dan manajemen

data surveilans serta indikator mutu harus terintegrasi;

c. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam

a dan b, perlu diatur melalui Keputusan Direktur RS Hj Bunda
Halimah Batam.

Mengingat: 1. Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit;

2. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;
3. Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik ;
4. Permenkes No. 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit;
5. Permenkes No. 46 Tahun 2014 Tentang Sistem Informasi
Kesehatan;
6. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal
 Rumah Sakit.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT HJ BUNDA

HALIMAH TENTANG PANDUAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN RUMAH SAKIT HJ BUNDA HALIMAH BATAM

PERTAMA : Manajemen Sistem Informasi digunakan sebagai acuan dalam

pengumpulan data, validasi dan analisis seluruh unit kerja.

KEDUA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian
hari terdapat kekurangan dan kekeliruan dalam penetapan ini, akan
diadakan perbaikan sebagaimana mestinya

Ditetapkan di : Batam

Pada tanggal : 13 Februari 2022

BAB I
 PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Pengukuran fungsi klinis dan fungsi manajemen di rumah sakit akan
menghasilkan akumulasi data serta informasi. Dalam perkembangannya, rumah sakit
masa kini bukan lagi berfungsi sebagai lembaga sosial semata, tetapi merupakan
lembaga bisnis yang patut diperhitungkan keberadaanya. Perubahan fungsi ini terjadi
dengan banyak ditemukannya penyakit- penyakit baru maupun teknologi pengobatan
yang makin maju. Sehingga rumah sakit dituntut untuk meningkatkan kinerja dan
daya saing sebagai badan usaha dengan tidak mengurangi misi sosial yang dibawanya.
Rumah sakit harus merumuskan kebijakan - kebijakan strategis antara lain
efisiensi dari dalam (organisasi, manajemen, serta SDM) serta mampu secara cepat
dan tepat mengambil keputusan untuk peningkatan pelayanan kepada masyarakat agar
dapat menjadi organisasi yang responsif, inovatif, efektif, efisien dan menguntungkan.
Dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit Departemen
Kesehatan RI telah mengeluarkan kebijakan yang menjadi pedoman bagi
penyelenggaraan pembangunan kesehatan yang dilaksanakan oleh pemerintah
maupun swasta. Teknologi informasi telah mempengaruhi pula pelayanan rumah
sakit, antara lain dibutuhkan dalam rangka memenuhi tuntutan masyarakat akan
ketepatan dan kecepatan pelayanannya. Teknologi yang dirancang khusus untuk
membantu proses pengolahan data di rumah sakit adalah teknologi informasi berupa
Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit.
Informasi merupakan asset penting suatu rumah sakit dalam meningkatkan
efesiensi dan efektifitas pekerjaan. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan
salah komponen penting dalam mewujudkan upaya peningkatan mutu.
Sistem informasi rumah sakit secara umum bertujuan untuk mengintegrasikan
sistem informasi dari berbagai subsistem dan mengolah informasi yang diperlukan
sebagai pengambilan keputusan. Selain itu, Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit (SIMRS) adalah sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan
seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan, koordinasi,
pelaporan dan prosedur administrasi untuk mendukung kinerja dan memperoleh
informasi secara cepat, tepat dan akurat. Untuk memahami seberapa baik kemampuan
rumah sakit bergantung pada hasil analisis data dan informasi yang terkumpul
dibanding rumah sakit lain. Pada rumah sakit besar dan kompleks sifatnya dibutuhkan
 teknologi dan atau staf yang mempunyai kompetensi mengelola data. Rumah sakit
memahami prioritas pengukuran dan perbaikan sebagai dukungan yang penting.
Mereka memberikan dukungan secara konsistensesuai dengan sumber daya rumah
sakit dan peningkatan mutu. Oleh karena itu, rumah sakit perlu mempunyai
pengelolaan data dan informasi yang didukung dengan teknologi informasi mulai dari
pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi, serta publikasi data untuk internal rumah
sakit dan eksternal rumah sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit.

B. Tujuan
Tersusunnya pedoman penyelenggaraan program Sistem Informasi Manajemen di
Rumah Sakit sebagai dasar acuan seluruh kebijakan, prosedur dan program kerja yang
terkait dengan kegiatan SIM-RS di RS Hj Bunda Halimah Batam.

C. Pengertian
Data adalah kumpulan informasi yang diperoleh dari suatu pengamatan, dapat
berupa angka, lambang atau sifat. Menurut Webster New World Dictionary,
pengertian data adalah things known or assumed, yang berarti bahwa data itu sesuatu
yang diketahui atau dianggap. Diketahui artinya yang sudah terjadi merupakan fakta
(bukti). Data dapat memberikan gambaran tentang suatu keadaan atau persoalan. Data
bisa juga didefinisikan sebagai sekumpulan informasi atau nilai yang diperoleh dari
pengamatan (observasi) suatu objek. Data yang baik adalah data yang bisa dipercaya
kebenarannya (reliable), tepat waktu dan mencakup ruang lingkup yang luas atau bisa
memberikan gambaran tentang suatu masalah secara menyeluruh merupakan data
relevan. Suatu data berfungsi untuk membuat keputusan terbaik dalam memecahkan
masalah, dapat dijadikan sebagai dasar suatu perencanaan atau penelitian, dijadikan
sebagai acuan dalam setiap implementasi suatu kegiatan dan terakhir data juga dapat
dijadikan sebagai bahan evaluasi. Suatu data dapat diibaratkan sebagai dasar
perencanaan atau riwayat segala tindakan yang sudah dilakukan. Inilah mengapa
hampir dalam semua aspek kehidupan melibatkan suatu data. Manajemen data adalah
aktivitas manajerial yang menggunakan teknologi sistem informasi dalam
menjalankan tugas pengelolaan data organisasi untuk memenuhi kebutuhan informasi
rumah sakit.
 Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau
variable yang teroganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan
terpadu.
Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau
diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
SIMRS adalah suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses
dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk
jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh
informasi secara tepat dan akurat.
 BAB II
PENGORGANISASIAN UNIT KERJA
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT

A. GAMBARAN UMUM
Unit Kerja SIMRS adalah sebuah unit kerja yang berguna untuk menata
manajemen Rumah Sakit yang baik dan dapat dipertanggungjawabkan. Tiga poin
penting dari sebuah Rumah Sakit adalah pasien dan pegawai sebagai subjek, serta
segala aktivitas di Rumah Sakit. Pasien yang datang memiliki data pasien, seperti
nama, alamat, tempat tanggal lahir dan setrusnya. Pegawai Rumah Sakit juga
memiliki data seperti nama, unit kerja,, pangkat dan seterusnya. Informasi –
informasi yang demikian itu harus valid dan konsisten, karena itu diperlukan
sebuah sistem untuk menjaga kondisi yang demikian itu. Informasi ini bukan
hanya terkait antara pasien dan karyawan tapi juga kepada tagihan pasien, Rekam
Medis, pembukuan rumah sakit dan lain - lain. Sumber informasi ini harus
dikelola dengan rapi dan baik agar pengelolaan rumah sakit bias ditingkatkan
menjadi Rumah Sakit yang unggul dan professional.
Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) RS Hj Bunda Halimah
Batam bertanggung jawab dalam pengelolaan aplikasi SIM RS , seperti yang
berhubungan dengan hak akses user data pasien, tarif rumah sakit dan pemasang
SIM pada unit pelayanan terkait serta pengelolaan ataupun pelaporan untuk
menghasilkan informasi yang bersifat statis dan dinamis.
Pengelolaan Data dan Informasi ini digunakan sebagai acuan dalam
manajemen data, oleh seluruh unit kerja, yaitu :
1. Bidang Pelayanan Medis
2. Bidang Penunjang Medis
3. Bidang Keuangan
4. Instalasi Gawat Darurat / Ponek
5. Instalansi Rawat Jalan
6. Instalasi Farmasi
7. Instalasi Radiologi
8. Instalasi Gizi
9. Instalasi Humas dan Komplain
10. Instalasi Laboratorium
11. Instalasi Kamar Operasi
12. Instalasi Rekam Medis dan Tim Casemix
13. Instalasi Rawat Inap Kebidanan
14. Instalasi Rawat Inap
15. Instalasi Rehab Medik
16. Unit Perinatology
17. Unit Anestesi
18. Unit Loundry
 BAB III
TATA LAKSANA SIMRS

A. Pengelolaan dan pengembangan teknologi informasi

Pengertian Teknologi Informasi menurut Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008
tentang Informasi dan Transaksi Elektronik : Teknologi Informasi adalah suatu teknik
untuk mengumpulkan, menyiapkan, menyimpan, memproses, mengumumkan,
menganalisis, dan/atau menyebarkan Informasi.
Salah satu teknologi informasi yang dikembangkan didalam rumah sakit adalah
SIMRS. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 82 Tahun 2013 Tentang
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit :Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
yang selanjutnya disingkat SIMRS adalah suatu sistem teknologi informasi komunikasi
yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit
dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk
memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem
Informasi Kesehatan.
Di dalam Permenkes No 82/2013 disebutkan bahwa:
Pasal 3 Angka (1) : Setiap Rumah Sakit wajib menyelenggarakan SIMRS.
Pasal 4 Angka (1) : Setiap Rumah Sakit harus melaksanakan pengelolaan dan
pengembangan SIMRS.
SIMRS dikelola dan dikembangkan oleh Instalasi IT RS Hj Bunda Halimah
Batam dan Vendor. Dalam pengelolaan dan pengembangan SIMRS, terdapat beberapa
profesi IT yang mendukung yaitu:
1. System Analyst adalah seseorang yang bertanggung jawab atas penelitian,
perencanaan, pengkoordinasian, dan merekomendasikan pemilihan perangkat lunak
dan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi bisnis atau perusahaan.
2. Programmer adalah sebuah jenis profesi atau pekerjaan yang bertujuan untuk
membuat sebuah aplikasi menggunakan bahasa pemrograman.
Pengembangan SIMRS fokus kepada pembentukan budaya penggunaan kertas
seminimal mungkin (paperless society) melalui proses digitalisasi dan otomatisasi.
Sehingga bisa memberikan manfaat yang signifikan bagi rumah sakit dalam hal efisiensi
dan efektivitas sumber daya (resources).
 Seiring dengan berjalannya waktu dan pengembangannya, rumah sakit diharapkan
mampu ngelola informasi secara lebih efektif dalam hal :
a. Mengidentifikasi kebutuhan informasi dan teknologi informasi
Setiap Rumah Sakit harus melaksanakan pengelolaan dan pengembangan
SIMRS. Pelaksanaan pengelolaan dan pengembangan SIMRS harus mampu
meningkatkan dan mendukung proses pelayanan kesehatan di Rumah Sakit yang
meliputi : kecepatan, akurasi, integrasi, peningkatan pelayanan, peningkatan
efisiensi, kemudahan pelaporan dalam pelaksanaan operasional.
Kecepatan mengambil keputusan, akurasi dan kecepatan identifikasi masalah
dan kemudahan dalam penyusunan strategi dalam pelaksanaan manajerial dan
budaya kerja, transparansi, koordinasi antar unit, pemahaman sistem dan
pengurangan biaya administrasi dalam pelaksanaan organisasi SIMRS harus dapat
diintegrasikan dengan program Pemerintah dan Pemerintah Daerah serta merupakan
bagian dari Sistem Informasi Kesehatan sesuai dengan Permenkes No. 82 tentang
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit memerlukan perencanaan
informasi baik internal maupun eksternal, yang diperlukan dalam kebutuhan
informasi :
a. Hubungan Kerja Internal
Pengaturan hubungan kerja yang menyangkut unit- unit kerja di dalam suatu
organisasi merupakan tata hubungan kerja internal. Berdasarkan pengertian
tersebut tata hubungan kerja perlu dibuat untuk unit – unit kerja yang cenderung
tumpang tindih atau memang memerlukan kerjasama yang harus diatur dengan
tata hubungan kerja, tata hubungan kerja perlu dibuat terutama untuk tugas – tugas
yang bersifat strategis yang memerlukan kejelasan peran, wewenang dan tanggung
jawab dari masing – masing unit kerja.
Langkah – langkah yang harus dilakukan dalam penyusunan tata hubungan
kerja internal adalah :
a. Mengidentifikasi tugas - tugas yang cenderung tumpang tindih atau benar-
benar memerlukan pengaturan kerja sama.
b. Menetapkan unit krja yang menjadi pelaku utama dari setiap tugas.
c. Menetapkan peran unit - unit terkait dalam pelaksanaan setiap tugas.
d. Menetapkan urutan kegiatan yang harus dilakukan untuk melaksanakan
menyelesaikan sesuai dengan peran masing – masing. Bentuk dari pelaporan
 internal seperti BOR, LOS, TOI setiap 1 bulan sekali yang diambil dari data
jumlah pasien rawat inap dalam jangka waktu 1 bulan.

b. Hubungan Kerja Eksternal

Tata hubunga kerja eksternal adalah pengaturan hubungan kerja antara unit – unit
kerja dalam suatu organisasi dengan unit kerja di luar organisasi tersebut.
Laporan Eksternal meliputi pelaporan ISPA, PTM (Penyakit Tidak Menular),
Analisa 10 Besar Penyakit, Jiwa, Rl 1 – Rl 5 dilaporkan perbulan ke Dinas Kesehatan
Kota Batam, Pelaporan Klaim BPJS.
c. Mengembangkan sistem informasi manajemen
Dalam proses pengembangannya, SIMRS digunakan dibidang manajemen sebagai
penghitungan billing tindakan ataupun biaya rawat inap dan rawat jalan (khusus pasien
umum).
d. Menetapkan jenis informasi dan cara memperoleh data yang diperlukan.
SIMRS berguna sebagai informasi tentang 10 besar penyakit baik rawa jalan maupun
rawat inap yang diperoleh dari sensus harian rawat jalan dan rawat inap.
e. Menganalisis data dan mengubahnya menjadi informasi.
Data yang sudah dianalisa, dijadikan informasi dalam bentuk Clinical Pathway dan
pelaporan 10 besar penyakit.
f. Memaparkan dan melaporkan data serta informasi kepada publik.
Data dan informasi yang bersifat ke publik meliputi : Jumlah pemakaian tempat tidur
tiap ruangan, informasi jumlah pasien rawat jalan, dan informasi jadwal praktek
dokter.
g. Melindungi kerahasiaan, keamanan, dan integritas data dan informasi.
Di RS Hj Bunda Halimah Batam, pasien yang mendaftar melalui aplikasi Mobile JKN
harus menggunakan user dan password sebagai sarana keamanan dan tidak terjadi
sistem kebocoran data.
Didalam pelaksanaannya perawat menggunakan masing-masing user dan password
untuk mengakses Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang bersifat rahasia.
Data dan informasi terkait diagnosa, tindakan, kunjungan pasien baru atau lama akan
terintegrasi sebagai pelaporan.
h. Mengintegrasikan dan menggunakan informasi untuk peningkatan kerja.
Dengan menggunakan Sistem Informasi Terintegrasi, maka layanan kesehatan dapat
lebih efektif dan efisien dalam mengelola data-data yang dibutuhkan selama
operasional. Mulai dari laporan kesehatan pasien, rekam medis, daftar stok obat-
obatan, hingga manajemen seluruh karyawan yang ada. Manfaat ini penting untuk
dipertimbangkan sebab jelas dapat meningkatkan produktivitas, sehingga layanan
kesehatan dapat diberikan secara lebih optimal.
1) Laporan Harian
Jika sebelumnya laporan ditulis secara manual, maka akan membutuhkan
banyak waktu dan tenaga. Dengan adanya sistem informasi terintegrasi pada
layanan kesehatan dapat diselesaikan dengan cepat.
Laporan harian yang terintegrasi dari data SIMRS misalnya informasi
kedatangan pasien, jumlah pasien yang berobat, jenis penyakit, serta poli yang
paling banyak didatangi pasien.
Di bagian farmasi, SIMRS berguna sebagai pengecekan seberapa banyak obat-
obatan yang keluar di hari tersebut sehingga dapat mengontrol stok dengan
tepat. Di sisi lain, tindakan medis yang dilakukan untuk pasien juga akan
minim risiko kesalahan yang bisa mengakibatkan malpraktik karena seluruh
data telah terintegrasi.
2) Laporan Bulanan dan Tahunan
Sistem informasi terintegrasi melalui penggunaan data keseluruhan dan juga
memudahkan dalam memperoleh laporan bulanan dan tahunan secara lebih
tervalidasi. SIMRS terintegrasi masing-masing unit layanan kesehatan karena
seluruh data dan informasi yang dimasukkan pada database telah terintegrasi
sehingga bisa diakses dengan mudah oleh pihak-pihak yang berwenang.