PEDOMAN

PELAYANAN REKAM MEDIS

RS HJ BUNDA HALIMAH BATAM

RUMAH SAKIT HJ BUNDA HALIMAH

BATAM
L. Hak akses ke ruang penyimpanan dokumen rekam medis
Keamanan dan kerahasiaan merupakan faktor yang sangat penting dalam
pengelolaan berkas rekam medis baik yang secara elektronik maupun secara
kertas/berkas rekam medis. Maka dari itu perlu adanya pelindung agar
kerahasianya dapat terjaga dengan baik, yaitu dengan cara dalam pengaksesan
SIMRS menggunakan username dan password yang berbeda sesuai dengan
masing-masing pengguna. Sedangkan untuk menjaga kerahasiaan berkas rekam
medis dibagian penyimpanan/filing dengan cara memberikan tanda dibagian
pintu filing yang menyatakan bahwa selain petugas rekam medis dan yang memp
unyai akses dilarang masuk kebagian penyimpanan (filing) dan penguncian pintu
masuk.
Di Rumah Sakit Hj Bunda Halimah Batam petugas yang mempunyai hak
akses ke ruang penyimpanan dokumen rekam medis adalah :
1. Petugas Instalasi Rekam Medik dan pengelolaan klaim BPJS Kesehatan
2. Petugas cleaning service yang bertugas membersihkan ruang filing.

M. Peminjaman Rekam Medis

Petugas rekam medis mengeluarkan rekam medis, apabila ada permintaan
baik untuk keperluan pasien berobat ulang atau keperluan lain. Rekam medis
tidak boleh keluar dari ruang penyimpanan rekam medis, tanpa ada peminjaman
rekam medis, peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang diluar rekam
medis, tetapi juga bagi petugas rekam medis sendiri.
1. Tata Cara Peminjaman Rekam Medis
Adapun tata cara peminjaman rekam medis di Rumah Sakit Hj Bunda
Halimah Batam sebagai berikut :
a. Setiap permintaan rekam medis harus mengisi buku pinjam rekam medis
yang telah disediakan di unit kerja rekam medis, dengan mengisi nomor
rekam medis, nama pasien, peminjam, tanggal pinjam, nama dan tanda
tangan peminjam, keperluan pinjam, tanggal kembali, nama dan tanda
tangan petugas rekam medis yang menerima kembali.
 b. Apabila rekam medis dikembalikan maka petugas rekam medis
mengecek kembali rekam medis yang dikembalikan sebelum
ditandatangani oleh pengembali dan penerima rekam medis.
c. Seorang yang menerima/meminjam rekam medis, berkewajiban untuk
mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu.
d. Peminjaman rekam medis untuk berobat jalan dikembalikan ke instalasi
rekam medik satu jam sebelum jam kerja selesai atau selambatnya-
lambatnya esok harinya sebelum jam pelayanan dimulai.
e. Peminjaman rekam medis untuk pasien yang dirawat inap ulang,
dikembalikan ke istalasi rekam medik bersama rekam medis rawat inap
yang baru dalam 2x24 jam.
f. Rekam medis tidak dibenarkan berada di luar rumah sakit, kecuali atas
perintah pengadilan.
g. Dokter atau profesional pemberi asuhan di RSUD Bendan Kota
Pekalongan yang berwenang dapat meminjam rekam medis, untuk
dibawa ke ruang kerjanya selama jam kerja, tetapi semua rekam medis
harus dikembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja.
h. Peminjaman Rekam Medis untuk penelitian harus dilakukan di dalam
ruang rekam medik.
2. Pertanggungjawaban Terhadap Rekam Medis
Pimpinan rumah sakit bertanggung jawab atas mutu pelayanan medik di
rumah sakit yang diberikan kepada pasien. Rekam medis sangat penting
dalam mengemban mutu pelayanan medik yang diberikan oleh rumah sakit
beserta staf mediknya. Rekam medis merupakan milik rumah sakit yang
harus dipelihara karena sangat bermanfaat bagi pasien, dokter maupun bagi
rumah sakit.
Rumah sakit bertanggungjawab untuk melindungi informasi yang ada di
dalam rekam medis terhadap kemungkinan hilangnya keterangan ataupun
memalsukan data yang ada di dalam rekam medis atau dipergunakan oleh
orang yang tidak berwenang menggunakannya.
Rekam medis harus diberi data yang cukup terperinci, sehingga dokter
lain dapat mengetahui bagaimana pengobatan dan perawatan serta tindakan
yang diberikan kepada pasien dan konsulen dapat memberikan pendapat
yang tepat setelah dia memeriksanya ataupun dokter yang bersangkutan
dapat memperkirakan kembali keadaan pasien yang akan datang dari
prosedur yang telah dilaksanakan.
Selama dalam proses pemberian asuhan pelayanan terhadap pasien,
rekam medis harus selalu dijaga keamanan dan kerahasiaan datanya dari
akses pihak-pihak yang tidak berwenang. Rekam medis harus disimpan
didalam lemari khusus penyimpanan dokumen rekam medis dimasing-
masing ruang rawat inap selama tidak dipergunakan dalam asuhan pasien,
dan dikeluarkan kembali pada saat melakukan asuhan selanjutnya.