PEDOMAN

SISTEM INFORMASI DAN PELAPORAN

PUSKESMAS TAMAN
TAHUN 2019
 LEMBAR PENGESAHAN

Yang bertandatangan di bawah ini:

Nama : dr. ABDILLAH SEGAF AL HADAD, MM
NIP : 19740916 200801 1 008
Jabatan : Kepala Puskesmas Taman

Mengesahkan Pedoman Sitem Informasi dan Pelaporan Puskesmas Taman.

Sidoarjo, 10 Januari 2019

KEPALA PUSKESMAS TAMAN

dr. ABDILLAH SEGAF AL HADAD, MM

NIP. 19740916 200801 1 008

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmat
dan hidayah-Nya, kami dapat menyelesaikan Pedoman Sistem Informasi dan
Pelaporan Puskesmas Taman Tahun 2018. Pedoman ini kami susun sebagai salah
satu upaya untuk memberikan acuan dan petunjuk dalam pelaksanaan sistem informasi
dan pelaporan pada Puskesmas Taman.
Akreditasi mempersyaratkan adanya kejelasan dalam semua pelaksanaan
kegiatan pelayanan melalui dokumentasi, penelusuran dan kejelasan pelayanan,
karena pada prinsip akreditasi, seluruh kegiatan harus tertulis dan apa yang tertulis
harus dikerjakan dengan sesuai. Pedoman ini berisi panduan tata kerja secara umum di
Puskesmas Taman.
Pada kesempatan ini perkenankan saya menyampaikan ucapan terima kasih
kepada semua pihak yang terlibat dalam proses penyusunan Pedoman Sistem
Informasi dan Pelaporan Puskesmas Taman. Semoga dengan digunakannya pedoman
ini dapat mempermudah pelayanan di Puskesmas Taman.

Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

PENGESAHAN ...................................................................................................... i
KATA PENGANTAR .............................................................................................. ii
DAFTAR ISI ........................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN........................................................................................... 1
A. LATAR BELAKANG..................................................................................... 1
B. TUJUAN PEDOMAN.................................................................................... 2
C. SASARAN PEDOMAN................................................................................. 2
D. RUANG LINGKUP PEDOMAN.................................................................... 2
E. BATASAN OPERASIONAL.......................................................................... 3
BAB II GAMBARAN UMUM PUSKESMAS............................................................ 4
A. SEJARAH PUSKESMAS TAMAN................................................................ 4
B. KEADAAN GEOGRAFIS.............................................................................. 5
C. LUAS WILAYAH........................................................................................... 5
D. KEADAAN IKLIM.......................................................................................... 5
E. KEPENDUDUKAN....................................................................................... 6
BAB III MOTTO, VISI, MISI, NILAI DAN TUJUAN PUSKESMAS.......................... 9
A. MOTTO......................................................................................................... 9
B. VISI............................................................................................................... 9
C. MISI.............................................................................................................. 10
D. TATA NILAI PUSKESMAS TAMAN............................................................. 10
E. TUJUAN DAN SASARAN PEMBANGUNAN KESEHATAN........................ 10
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI PUSKESMAS................................................ 11
BAB V STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA................................................... 12
BAB VI URAIAN JABATAN.................................................................................... 12
BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA....................................................................... 14
BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL........................... 16
BAB IX KEGIATAN ORIENTASI ............................................................................ 17
BAB X PERTEMUAN/RAPAT................................................................................. 31
BAB XI PELAPORAN............................................................................................. 32

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Sistem Informasi Puskesmas (SIP) sebagai bagian penting dari
manajemen kesehatan terus berkembang selaras dengan perkembangan
organisasi. Dengan adanya perubahan sistem kesehatan mengakibatkan
terjadinya perubahan pada SIP, namun sayangnya perubahan sistem kesehatan di
lapangan tidak secepat dengan yang diperkirakan oleh para pengambil keputusan.
Hal ini tampak nyata ketika sistem kesehatan berubah dari sentralisasi ke
desentralisasi, SIP tidak berfungsi sebagaimana layaknya. SIP yang selama ini
telah dikembangkan, (meskipun masih terfragmentasi) secara Nasional tidak
berfungsi, alur laporan dari pelayanan kesehatan ke jenjang administrasi
kabupaten/kota hingga ke pusat banyak yang terhambat.
SIP membantu dalam proses pengambilan keputusan untuk
1. Pelaksanaan pelayanan kesehatan sehari-hari;
2. Intervensi cepat dalam penanggulangan masalah kesehatan; dan
3. Untuk mendukung manajemen kesehatan di tingkat kabupaten/kota, provinsi
dan pusat terutama dalam penyusunan rencana jangka pendek, jangka
menengah dan jangka panjang.
SIP yang baik adalah sistem informasi yang mampu menghasilkan
data/informasi yang akurat dan tepat waktu. Pada saat ini dengan kemajuan
Teknologi Komunikasi Informasi (TIK) yang pesat mewujudkan SIP yang baik
menjadi hal yang mungkin, tentunya dengan mengaplikaSIPan kaidah-kaidah
informasi seperti melaksanakan prosedur secara konsisten dan rutin, menyediakan
sumber-daya yang memadai dan memperoleh dukungan/komitmen pimpinan
dalam pengembangan, pemanfatan data/informasi yang dihasilkan.
SIP telah digunakan untuk mendukung kegiatan pelayanan kesehatan
sehari-hari yang dilakukan di fasilitas pelayanan kesehatan seperti puskesmas dan
rumah sakit, terutama dalam penanganan pasien dan intervensi penanggulangan
masalah kesehatan. Sebaliknya dalam hal manajemen kesehatan di tingkat
kabupaten/kota, provinsi dan pusat, SIP belum banyak berperan karena belum
menghasilkan data/informasi yang akurat dan tepat waktu.
Sejak diberlakukannya sistem desentralisasi, SIP di Indonesia
berkembang dengan cepat terutama dalam hal pemanfaatan TIK di dalam proses
kerja. Banyak institusi pelayanan seperti RS, Puskesmas dan Dinas Kesehatan
Daerah mengembangkan sistem informasi yang berbasis komputer, baik dibangun
oleh tim SIPDA (in-house development) ataupun bekerjasama dengan “provider
IT” swasta. Modernisasi dengan penyerapan TIK sangat membantu dalam

1
 penyempurnaan SIP di daerah.
Pada saat ini terdapat berbagai sistem informasi yang dibangun oleh
berbagai pengelola SIP di daerah dengan format data yang berbeda-beda,
sehingga mempersulit untuk menghimpunnya dalam Bank Data Kesehatan
Nasional. Oleh karena itu diperlukan suatu pedoman yang dapat mengatur dan
menyeragamkan berbagai karakteristik SIP dan master data yang berbeda
tersebut, sehingga dapat mempermudah dalam proses integrasi dan komunikasi
data ke Bank Data Kesehatan Nasional.

B. Tujuan Pedoman
Tujuan Pedoman SIP adalah:
1. Memberikan acuan dalam penyelenggaraan SIP;
2. Memberikan kesamaan pola pikir atau persepsi dan langkah dalam
penyelenggaraan SIP;
3. Menciptakan sinergi antar unit kerja (pemangku kepentingan) yang terlibat
dalam penyelenggaraan SIP; dan
4. Mendukung penyelenggaraan upaya kesehatan yang efektif dan efisien.

C. Sasaran Pedoman
Sasaran Pedoman SIP adalah semua pemangku kepentingan yang terkait
dengan SIP baik sebagai sumber data, pengelola data, maupun pengguna data.
Pedoman SIP ini mengatur pengelolaan dan pengembangan SIP skala Nasional,
pengelolaan SIP skala provinsi, pengelolaan SIP skala kabupaten/kota, dan
pengelolaan SIP skala unit pelayanan kesehatan.

D. Ruang Lingkup Pedoman

Lingkup isi Pedoman SIP ini mencakup:
1. Disain Sistem Informasi Puskesmas;
2. Pengelolaan SIP;
3. Indikator;
4. Sumber Data;
5. Pengumpulan, Pengolahan dan Penanganan Gangguan Data;
6. Penyajian, Diseminasi dan Pemanfaatan Data dan Informasi;
7. Sumber Daya;
8. Implementasi Sistem Informasi Puskesmas Komputerisasi;
9. Pembinaan, Pemantauan dan Evaluasi.

2
E. Batasan Operasional
1. Sistem Informasi Puskesmas adalah mekanisme pengumpulan, pengolahan,
analisis dan pengiriman informasi yang dibutuhkan untuk mengorganisakan
dan mengoperasikan pelayanan kesehatan dan juga untuk penelitian dan
pelatihan;
2. Sistem Informasi Puskesmas adalah sejumlah komponen dan prosedur yang
terorganisir dengan tujuan untuk menghasilkan informasi untuk meningkatkan
keputusan manajemen pelayanan kesehatan pada setiap tingkat sistem
kesehatan.

3
 BAB II

GAMBARAN UMUM PUSKESMAS

A. Sejarah Puskesmas Taman

Puskesmas Taman merupakan Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) dari
Dinas Kesehatan Kabupaten Sidoarjo yang sudah ada sejak tahun 1968 dengan
domisili di Jalan Raya Bebekan Kecamatan Taman Kabupaten Sidoarjo. Statusnya
pada waktu itu adalah sebagai Puskesmas Rawat Jalan yang memberikan layanan
pengobatan atau kuratif tanpa adanya tempat untuk rawat inap oleh karena
keterbatasan lahan dan bangunan.
Kemudian, pada tahun 1976 dibangunlah ruang baru yang lebih besar
dengan fasilitas pelayan untuk rawat jalan, beberapa poli lainnya di Jalan Raya
Ngelom No. 50 Taman Sidoarjo. Tiga tahun kemudian, tepatnya tahun 1979 baru
bisa ditempati. Hal ini ditandai dengan peresmian oleh Bapak Gubernur Kepala
Daerah TK. I Profinsi Jawa Timur, Soenandar Prijo Soedarmo.
Tahun 1986 – 1987 dibangun gedung baru di tempat yang sama untuk
pelayanan UGD 24 Jam dan rawat inap. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan
wilayah Kecamatan Taman yang merupakan daerah perbatasan dengan wilayah
lain yakni Kotamadya Surabaya dan Kabupaten Gresik selain sebagai daerah
urban dimana wilayah ini adalah daerah yang paling potensial terkait
permasalahan kesehatan, sehingga dirasa perlu adanya fasilitas pelayanan
kesehatan bagi masyarakat yang cukup memadai. Perubahan status dari
Puskesmas rawat jalan menjadi Puskesmas Rawat Inap ini menjadikan
Puskesmas Taman sebagai salah satu diantara beberapa Puskesmas Rawat Inap
lainnya di wilayah Daerah Tingkat II Kabupaten Sidoarjo.
Pada tahun 1994, setelah selesai pembangunan gedung baru untuk
fasilitas Balai Kesehatan Ibu dan Anak (BKIA) dan Poli Gigi, maka pelayanan
keduanya yang sebelumnya berada di Jalan Raya Bebekan Kecamatan Taman
Kabupaten Sidoarjo, dipindahkan menjadi satu atap dengan Puskesmas Induk di
Jalan Raya Ngelom No. 50 Taman Sidoarjo.
Tahun 1998 untuk menunjang pelayanan kesehatan yang lebih
representatif, maka dibangun dan direhab bangunan UGD 24 Jam dan ruang rawat
inap yang pada waktu itu dilakukan peresmian gedung baru yang ditanda tangani
oleh Bapak Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Propinsi Jawa Timur yaitu Bapak
Basofi Sudirman tepatnya tanggal 24 Agustus 1998.
Secara pengelolaan keuangan, pada tahun 2004, Puskesmas Taman juga
pernah menjadi salah satu Puskesmas berstatus swadana diwilayah Kabupaten
Sidoarjo, dengan didampingi Konsultan keuangan dari Universitas Brawijaya
Malang. Hal ini dilakukan sebagi proyek percontohan bagi Puskesmas lain

4
 terhadap pengelolaan dana bagi sepenuhnya untuk peningkatan pelayanan
kesehatan diwilayah kerja Puskesmas Taman.

B. Keadaan Geografis
Wilayah kerja Puskesmas Taman terletak di Kecamatan Taman dengan
ketinggian ± 9 m dari permukaan laut dan suhu 26 – 35° C. Berjarak ± 17 km arah
barat laut Kabupaten Sidoarjo.

Batas Wilayah :
 Sebelah Utara : Kecamatan Karang Pilang, Kodya Surabaya.
 Sebelah Timur : Kecamatan Waru.
 Sebelah Selatan : Kecamatan Sukodono.
 Sebelah Barat : Wilayah Kerja Puskesmas Trosobo, Kec. Taman.

Gambar 2.1 : Peta Kecamatan Taman

C. Luas Wilayah
Dengan luas 19,71 km² ( 3,10 % dari luas Kabupaten Sidoarjo ), wilayah
kerja Puskesmas Taman terbagi menjadi 8 Kelurahan, 7 Desa yang semuanya
sudah Swasembada dengan 101 RW dan 448 RT.

D. Keadaan Iklim
Suhu di Kecamatan Taman berkisar antara 20C - 35C. Letak Kecamatan
Taman di wilayah Kabupaten Sidoarjo berada di sekitar garis khatulistiwa seperti
Kecamatan lain di Kabupaten Sidoarjo, sehingga wilayah ini mengalami perubahan
musim sebanyak 2 kali yaitu musim kemarau dan musim penghujan yang silih
berganti sepanjang tahun.

5
E. Kependudukan
1. Jumlah dan Laju Pertumbuhan Penduduk
Jumlah penduduk Wilayah kerja Puskesmas Taman berdasarkan
proyeksi BPS (SUPAS) Kabupaten Sidoarjo tahun 2017 adalah 147.010 jiwa,
dengan 42.880 rumah tangga/KK atau rata-rata 3,37 jiwa per rumah tangga.
Perkiraan laju pertumbuhan penduduk selama 5 tahun terakhir rata-rata per
tahun 1,84%. Tingginya laju pertumbuhan penduduk ini kemungkinan
disebabkan migrasi masuk cukup banyak karena wilayah puskesmas Taman
merupakan daerah industri dan sangat dekat dengan wilayah kota Surabaya.

2. Persebaran dan Kepadatan Penduduk

Tingkat kepadatan penduduk di Wilayah Puskesmas Taman Rata-rata
7.345 jiwa per Km2 hampir 2,17 kali kepadatan penduduk Kabupaten Sidoarjo
yang rata-rata 3.334 jiwa per Km2 . Kepadatan penduduk di Kecamatan Taman
menurut desa sangat bervariasi, seperti Kelurahan Ketegan dan Kelurahan
Wonocolo merupakan wilayah Kelurahan terpadat dengan kepadatan
penduduk 21.980 & 21.339 jiwa per Km2. Kelurahan tersebut memiliki potensi
industri yang cukup tinggi dan merupakan sentral industri serta berbatasan
langsung dengan Kota Surabaya.
Sedangkan wilayah desa/ kelurahan dengan kepadatan penduduk
terkecil adalah Desa Bohar rata-rata 2.738 jiwa per Km 2 yang merupakan
desa dengan luas yaitu 1,8 Km2 dengan jumlah Penduduk 4.867 jiwa.

3. Komposisi Penduduk
Perkembangan penduduk menurut jenis kelamin dilihat dari
perkembangan rasio jenis kelamin, yaitu perbandingan penduduk laki-laki
dan perempuan. Jumlah penduduk wilayah kerja Puskesmas Taman Tahun
2018 sebesar 147.010 jiwa. Perbandingan antara penduduk laki-laki dan
perempuan relative seimbang yaitu 73.151 (49,76%) jiwa penduduk laki-laki
dan 73.859 (50,24%) jiwa penduduk perempuan. Hal ini menggambarkan
bahwa jumlah penduduk laki-laki sedikit lebih kecil dibandingkan jumlah
penduduk perempuan.
Berdasarkan kelompok umur, persentase penduduk wilayah kerja
Puskesmas Taman terdiri dari : 8,23 % penduduk umur 0 - 4 tahun, 8,43 %
penduduk umur 5-9 tahun, 7,74 % penduduk umur 10 – 14 tahun, 51,72 %
penduduk umur 15-44 tahun, 19,50 % penduduk umur 45-64 tahun, dan
4,37% penduduk umur 65 tahun keatas. Hal ini menunjukkan bahwa
kelompok penduduk usia produktif yaitu 15-44 tahun ke atas adalah
penduduk terbanyak.

6
4. Sosial, Ekonomi dan Budaya
a. Mata Pencaharian Penduduk
Gambaran mata pencaharian penduduk, dapat dilihat pada
diagram 1 dibawah ini. Rendahnya penduduk sebagai petani, mungkin
berkaitan dengan semakin sempitnya lahan pertanian, sebaliknya lebih
dari 50 % penduduk sebagai karyawan/buruh pabrik (swasta),
mengingat wilayah kerja PKM Taman merupakan daerah industri .

b.

Gambar. 2.2 : Diagram Mata Pencaharian Penduduk

Sarana Pendidikan
Sarana pendidikan dari tingkat SD s/d Akademi/Perguruan
Tinggi sudah ada, dengan rincian sbagai berikut :

Taman Kanak -kanak : 52 Unit

SD / MI yang ada : 46 Unit
SLTP / MTs yang ada : 16 Unit
SMU / MA yang ada : 16 Unit
Akademi yang ada :3 Unit
Perguruan Tinggi yang ada :2 Unit
Jumlah Pondok Pesantren yang ada : 9 Unit
SLB :2 Unit

c. Agama
Penduduk Kecamatan Taman 89,24 % beragama Islam, 8,05 %
Kristen/Katholik dan sisanya adalah Hindu, Budha dan aliran
kepercayaan.

d. Lingkungan

7
 Wilayah kerja Puskesmas Taman merupakan daerah industri
dan terdapat lebih dari 150 perusahaan besar dan kecil selain industri
rumah tangga. Kepadatan penduduk jauh diatas rata-rata Kab. Sidoarjo
dengan mobilitas penduduk yang cukup tinggi. Hampir 20 %
penduduknya adalah penduduk musiman (pekerja yang indekos).
Sebagai daerah industri dengan penduduk yang sangat padat,
penyakit yang berkaitan dengan kondisi lingkungan seperti ISPA, Diare,
Typhus Abdominalis, DBD dan lain-lain perlu mendapat perhatian.
Apalagi dari 15 Desa/Kelurahan, tidak ada yang bebas dari ancaman
DBD. Perlu juga diwaspadai lokasi-lokasi yang rawan bencana, di
sekitar industri yang berpotensi menimbulkan ledakan / kebakaran serta
pencemaran lingkungan disamping kemungkinan terjadinya banjir di
musim hujan.

8
 BAB III
MOTTO, VISI, MISI, NILAI DAN TUJUAN PUSKESMAS

A. M O T TO
We Serve Better atau Kami Melayani Lebih Baik.

Makna logo Puskesmas Taman :

1. Gambar tangan memiliki makna kesiapan dalam melayani yang lebih baik bagi
seluruh masyarakat pengguna layanan di Puskesmas Taman.
2. Gambar orang diatas tangan memiliki arti upaya pelayanan kesehatan bagi
masyarakat wilayah kerja Puskesmas Taman.  
3. Tulisan "We serve better" adalah janji layanan untuk memberikan pelayanan
yang lebih baik dari semua aspek layanan 
4. Tulisan Puskesmas Taman merupakan penegasan sebagai institusi atau
lembaga layanan kesehatan umum 
5. Warna dominan biru pada tangan bermakna : keteduhan, kedalaman,
ketenangan dalam memberikan pelayanan  
6. Warna Hijau muda sebagai warna ciri khas Institusi Kesehatan selain sebagai
warna kesuburan dan kesantunan layanan
7. Warna orange pada tulisan "We serve better" berarti kejayaan, keteladanan
dalam upaya melayani masyarakat dan meningkatnya kinerja organisasi
sebagai trend centre bagi lainnya
8. Warna Merah adalah cerminan ketegasan, peningkatan disiplin, keberanian
dalam memberikan inovasi layanan.

B. VISI
Terwujudnya pelayanan kesehatan yang bermutu,untuk meningkatkan derajat
kesehatan masyarakat di wilayah kerja Puskesmas Taman.

9
C. MISI
1. Menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan Dasar kesehatan dasar yang
bermutu, dan sesuai standar;
2. Meningkatkan Kualitas Sumber Daya Manusia Puskesmas Taman;
3. Mingkatkan Pemberdayaan Masyarakat di Wilayah Kerja Puskesmas Taman

D. TATA NILAI PUSKESMAS TAMAN

Tata Nilai adalah sekumpulan nilai-nilai prinsip yang diberlakukan di Puskesmas
Taman sebagai sebuah pedoman utama untuk dijalankan :
T  = Terbaik
A  = Aman
M  = Memuaskan
A  = Akurat
N  = Nyaman
Penjelasan terkait dengan tata nilai tersebut diuraikan sebagaimana dibawah ini :
T  = Terbaik
Terbaik dalam memberikan pelayanan baik di UKP dan UKM
A  = Aman
Aman bagi untuk petugas dan pasien dalam memberikan pelayanan dan
tindakan
M = Memuaskan
Memuskan dalam memberikan pelayanan Petugas bersifat jujur,adil terbuka
serta siap menerima saran dan kritik guna meningkatkan mutu layanan dan
kepuasan pelanggan
A  =  Akurat
Akurat dalam menegakkan diagnosa pasien sebagai bentuk profesionalitas
petugas puskesmas
N  = Nyaman
Menciptakan lingkungan kerja yang nyaman baik bagi pasien dan petugas
dengan memberikan layanan budaya kerja 5 S (Senyum, Salam, Sapa,
Sopan, Solusi)

E. TUJUAN DAN SASARAN PEMBANGUNAN KESEHATAN

1. TUJUAN:
a. Memperluas, meratakan, meningkatkan jangkauan dan mutu pelayanan
kesehatan pada masyarakat.
b. Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat melalui kegiatan-kegiatan
promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif.
c. Meningkatkan kinerja staf

10
 d. Meningkatkan kemampuan staf dalam bidang pengetahuan dan
ketrampilan
e. Memelihara dan memanfaatkan sarana dan prasarana yang tersedia
f. Meningkatkan kemampuan masyarakat dalam menolong dirinya sendiri
untuk hidup sehat
g. Meningkatkan keterlibatan mitra kerja
h. Memenuhi target pendapatan dan memanfaatkan anggaran sesuai skala
prioritas
i. Menyediakan sarana prasana kerja, peralatan kerja dan pendukung kerja
yang memadai termasuk sarana tehnologi telekomunikasi dan
informatika atau telematika.
j. Mengupayakan pelayanan kesehatan sesuai dengan standart dengan
prinsip-prinsip.

2. SASARAN:
Untuk mencapai tujuan diatas, sasaran pembangunan kesehatan Puskesmas
Taman :
a. Tercapainya target program.
b. Terpenuhinya target pendapatan.
c. Terpenuhinya anggaran sesuai kebutuhan.
d. Terpatuhinya Protap, SOP dan Juknis Pelayanan.
e. Terwujudnya pelaksanaan pengobatan rasional.
f. Terwujudnya penurunan angka kesakitan, kematian dan peningkatan
derajat kesehatan masyarakat.
g. Tercapainya penurunan prevalensi penyakit yang dapat dicegah dengan
imunisasi (PD3I).
h. Terlaksanya refreshing / trans knowledge ketrampilan medis dan
administrasi bagi seluruh staf.
i. Terpenuhinya alat kesehatan, alat medis dan prasarana pendukung lain
sesuai dengan kebutuhan termasuk tehnologi informatika.
j. Terselenggaranya jaringan telematika dalam pelaksanaan operasional
Puskesmas.
k. Terwujudnya jaringan kerja sama dengan unit pelayanan kesehatan
swasta terutama dalam pencatatan , pelaporan kegiatan program.
l. Terwujudnya pembinaan peningkatan fungsi UKBM (Upaya Kesehatan
Bersumberdaya Masyarakat).

11
 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI PUSKESMAS
KEPALA PUSKESMAS/PEMIMPIN BLUD

dr. RACHMAD SUDARTO

KASUBAG TATA USAHA/PEJABAT KEUANGAN BLUD

LULUK KIBTIYAH, S.A.P

PELAPORAN DAN
KEPEGAWAIAN DAN
SISTEM INFORMASI PERENCANAAN KEUANGAN
RUMAH TANGGA
PUSKESMAS

NURUL ISTICHOROH, ULFA SOLICHA

SAIFUDDIN AKHMAD LULUK KIBTIYAH, S.A.P
A.Md. RO AGUSTINA

PPI & KESELAMATAN PASIEN PENANGGUNGJAWAB MUTU PEJABAT TEKNIS PELAYANAN BLUD AUDIT INTERNAL/SPI KELOMPOK JAB FUNGSIONAL

drg. NUR LAILI NIKMAH dr. NURUL HIDAYAH dr. NURLYA NOVIANTY dr. NURLYA NOVIANTY dr. RACHMAD SUDARTO

PENANGGUNG JAWAB UKM ESENSIAL DAN KEPERAWATAN PENANGGUNG JAWAB UKP, KEFARMASIAN DAN
PENANGGUNG JAWAB UKM PENGEMBANGAN PENANGGUNG JAWAB JEJARING DAN JARINGAN
KESEHATAN MASYARAKAT LABORATORIUM

SUDYANTI PANGESTI, A.Md. Kep IMAM SOLEH, A.Md. Kep dr. HETTY PUSPITANINGRUM dr. ERWIN BERTHANINGRUM

PELAYANAN PELAYANAN
PELAYANAN PROMOSI PELAYANAN UKM-KIA- PELAYANAN PELAYANAN
KESEHATAN GIGI KESEHATAN GIGI DAN BIDAN DESA JEJARING
KESEHATAN DAN UKS KB KESEHATAN JIWA PEMERIKSAAN UMUM
MASYARAKAT MULUT

SITI RUFI'AH, A.Md. SITI JULAIKHAH, A.Md. TRIYANI PUJI H, A.Md. ARVINA YUTAVIA, SAPTA MIRANINGSIH,
EVI LISNAWATI, A.Md. Kep drg. NUR LAILI NIKMAH NURUL TRI R, A.Md. Keb.
Keb. Kep Kesgi A.Md. Kep A.Md. Keb

PELAYANAN
PELAYANAN PELAYANAN
PELAYANAN KESEHATAN PENCEGAHAN DAN PELAYANAN KIA-KB PELAYANAN GAWAT PUSKESMAS
KESEHATAN KESEHATAN PONKESDES
LINGKUNGAN PENGENDALIAN (UKP) DARURAT PEMBANTU
TRADISIONAL OLAHRAGA
PENYAKIT

SUDYANTI PANGESTI, SITI AMANAH, A.Md. HENI KUSUMAWATI, DIDIN KIRANA, A.Md. NOVI ARI SUSENO, SAIKHUL AFIF, A.Md. WAWAN YUNI K, A.Md.
RENY MARINI, A.Md. KL.
A.Md. Kep Kep A.Md. Keb Keb A.Md. Kep Kep. Kep

PELAYANAN
KEPERAWATAN PELAYANAN PELAYANAN PELAYANAN GIZI PELAYANAN
PELAYANAN GIZI UKM
KESEHATAN KESEHATAN INDERA KESEHATAN LANSIA (UKP) PERSALINAN
MASYARAKAT

ULIS RAHSNASARI, A.Md. NURUL ISTICHOROH, LILIK HERMININGSIH, SRI RAHAYU, A.Md.
SITI CHOIYUM PONIWATIK, A.Md. Gz.
GZ. A.Md. RO A.Md. Keb Keb

PELAYANAN
PELAYANAN PELAYANAN RAWAT PELAYANAN
KESEHATAN LAINNYA
KESEHATAN KERJA INAP KEFARMASIAN
(HIV)

MAVIP NUR AINI, A.Md. RINA BUDIARTI, A.Md. WIJI ASTUTIK, A.Md. ANIK MUJI RAHAYU,
KEPALA PUSKESMAS TAMAN
Kep Kep Kep. A.Md. Farm
KABUPATEN SIDOARJO

PELAYANAN
LABORATORIUM
dr. ABDILLAH SEGAF ALHADAD, M.M
NIP. 19740916 200801 100 8
MUHAMMAD SALEH,
A.Md. AK

11
 BAB V
STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA

Kepala Puskesmas

Ketua SIP

Koordinator SIP

PJ UKM PJ UKM PJ UKP PJ Laporan PJ Jejaring dan Pelaksana Promosi

Esensial Pengembang Bulanan SP2TP Jaringan Kesehatan
an

12
 BAB VI

URAIAN JABATAN

A. Sistem Informasi Puskesmas.

Melaksanakan Manajemen Sistem Informasi Puskesmas Secara Efektif

dan efisien. Dengan adanya Manajemen Sistem Informasi Puskesmas yang baik
dan berjalan sesuai dengan sistem, maka akan mempermudah dalam Pengelolaan
Data dan Informasi Puskesmas dalam hal ini khususnya untuk pengelolaan data
kesehatan yang ada di Puskesmas.
Untuk pengelolaan Sistem Informasi Puskesmas, maka di tetapkan
pembentukan Tim Sistem Informasi Puskesmas di Puskesmas yang bertugas
menerima, menyimpan, mengolah, menganalisis dan menyajikan data dan
informasi data pelayanan kesehatan di Puskesmas.
Uraian tugas Koordinator Sistem Informasi Puskesmas di Puskesmas
adalah :

1. Melaksanakan dan mengkoordinir penyusunan rencana program dan

kegiatan kaitanya dengan pengelolaan seluruh informasi & data di
Puskesmas;
2. Melaksanakan dan mengkoordinir pelaksanaan dan pengendalian program
dan kegiatan kaitanya dengan pengelolaan seluruh informasi & data di
Puskesmas;
3. Melaksanakan dan mengkoordinir laporan dan data pelaksanaan program
dan kegiatan informasi & data di Puskesmas;
4. Melaksanakan dan mengkoordinir bimbingan teknis, monitoring dan evaluasi
pelaksanaan program dan kegiatan informasi & data di Puskesmas;
5. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tupoksi dan bidang
tugasnya serta memberikan arahan dan petunjuk untuk kelancaran
pelaksanaan tugas;
6. Melaksanakan monitoring, evaluasi, serta menganalisa hasil kerja
bawahanya;
7. Melaksanakan koordinasi aktif dengan lintas program / unit lain di Puskesmas
agar diperoleh hasil kerja yang lebih baik serta dapat terwujudnya konsep
data satu pintu, yang artinya bisa menjadi ‘bank data dan informasi’ di tingkat
Puskesmas;
8. Melaksanakan analisa data dan validasi data akhir sebelum dilaporkan
kepada pejabat yang berwenang;
9. Membuat laporan sesuai format yang telah ditentukan kepada pejabat yang
berwenang;
12
10. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai perintah atasan;
11. Melaksanakan dan mengkoordinir penyusunan rencana program dan
kegiatan kaitanya dengan penggunaan sistem aplikasi SIMPUS di
Puskesmas;

13
 BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA

Dalam melaksanakan kegiatannya untuk Tim Sistem Informasi Puskesmas tentu

memiliki hubungan kerja demi terlaksananya sistem. Sehingga semua indikator kegiatan
yang ada di dalam Sistem Informasi Puskesmas dapat terpenuhi.
Tata kerja Sistem Informasi Puskesmas meliputi:
1. Dengan Dinas Kesehatan
Puskesmas Taman adalah Unit Pelaksana Teknis Dinas Kesehatan Kab. Sidoarjo,
dengan demikian secara teknis dan administratif, Puskesmas Taman
bertanggungjawab kepada Dinas Kesehatan Kab. Sidoarjo. Sebaliknya Dinas
Kesehatan Kab. Sidoarjo bertanggungjawab membina serta memberikan bantuan
administratif dan teknis kepada Puskesmas Taman.
2. Dengan PJ UKM Esensial
Dalam melaksanakan fungsinya, Koordinator SIP berkoordinasi dengan PJ UKM
Esensial. Koordinasi tersebut mencakup pelaporan data Promosi Kesehatan, KIA-
KB, Kesehatan Lingkungan, Imunisasi, Gizi, P2 (TB, Hepatitis, Kecacingan, ISPA,
Diare, Malaria, Kusta, Surveilance, HIV dan AIDS, PTM) dan Perkesmas.
Pengumpulan laporan dilakukan setiap bulan maksimal tanggal 10 awal bulan dan
dikumpulkan ke Tim SIP.
3. Dengan PJ UKM Pengembangan
Dalam melaksanakan fungsinya, Koordinator SIP berkoordinasi dengan PJ UKM
Pengembangan. Koordinasi tersebut mencakup pelaporan Kesehatan Jiwa,
Kesehatan gigi masyarakat, kesehatan tradisional komplementer, kesehatan
olahraga, kesehatan indera, kesehatan kerja, kesehatan Lansia, UKS, KRR dan
Matra. Pengumpulan laporan dilakukan setiap bulan maksimal tanggal 10 awal
bulan dan dikumpulkan ke Tim SIP
4. Dengan PJ UKP
Dalam melaksanakan fungsinya, Koordinator SIP berkoordinasi dengan PJ UKM
Kefarmasian dan Laboratorium. Koordinasi tersebut mencakup pelaporan data :
a. Pelayanan pemeriksaan umum;
b. Pelayanan pemeriksaan KIA-KB;
c. Pelayanan pemeriksaan TB;
d. Pelayanan pemeriksaan MTBS;
e. Rawat Inap;
f. Poned;
g. Laboratorium;
h. UGD;
i. Pelayanan pemeriksaan gigi dan mulut;

14
 j. Unit farmasi;
k. Pelayanan pendaftaran;
l. Kasir;
m. Pelayanan sanitasi dan prasarana lingkungan;
n. Konsultasi Gizi.
Pengumpulan laporan dilakukan setiap bulan maksimal tanggal 10 awal bulan dan
dikumpulkan ke Tim SIP
5. Dengan PJ Jejaring dan Jaringan PKM
Dalam melaksanakan fungsinya, Koordinator SIP berkoordinasi dengan PJ
Jejaring dan Jaringan PKM. Koordinasi tersebut mencakup pelaporan data
pelayanan Puskesmas Keliling, Ponkesdes dan pelayanan Puskesmas Pembantu.
Pengumpulan laporan dilakukan setiap bulan maksimal tanggal 10 awal bulan dan
dikumpulkan ke Tim SIP.

15
 BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

N KUALIFIKASI
NAMA L/P PENDIDIKAN
O TENAGA
1 dr. Abdillah Segaf Al Hadad, MM L Dokter Umum Kepala Puskesmas
2 Luluk Kibtiyah P S1 Administrasi Kepala Tata Usaha
Publik
3 Saifuddin Akhmad L D3 Teknik Koordinator SIP
Komputer
4 Sudyanti Pangesti,A.Md.Kep P D3 PJ UKM Esensial
Keperawatan
5 Imam Soleh,A.Md.Kep L D3 PJ UKM
Keperawatan Pengembangan
6 dr. Hetty Puspitaningrum P Dokter Umum PJ UKP

7 Siti Choliyah P D3 Nutrisionis PJ Laporan Bulanan

SP2TP
8 dr. Erwin Berthaningrum P Dokter Umum PJ Jejaring dan
Jaringan
9 Evi Lisnawati,A.Md.Kep P D3 Pelaksana Promkes
Keperawatan

16
 BAB IX
KEGIATAN ORIENTASI

Di dalam Sistem Informasi Puskesmas ada beberapa kegiatan di dalamnya ,

yaitu antara lain :

A. PENGELOLAAN DATA
1. Pengumpulan Data
a. Standar Data
Standar data merupakan dataset minimal yang harus ada pada suatu
sistem informasi sehingga dapat menghasilkan keseragaman informasi
dari berbagai sistem informasi yang ada. Oleh karena itu, semua Sistem
Informasi Puskesmas di Indonesia harus menggunakan dataset dan
kode standar yang telah ditetapkan agar data dari sistem yang sudah
dikembangkan dapat dikirim dan diintegraSIPan dengan Bank Data
Kesehatan Nasional. Dataset minimal untuk masing-masing fasilitas
kesehatan akan dibahas pada petunjuk teknis
b. Petugas Data
Hal yang saat ini sering dibicarakan sehubungan dengan pengelolaan
SIP adalah mengenai kebijakan penambahan tenaga khusus pengelola
SIP pada fasilitas kesehatan baik itu yang masih manual maupun
komputerisasi. Dapat pula memberdayakan tenaga medis yang
bertugas memberikan pelayanan dan mencatat data di dalam SIP
manual (berbasis kertas) untuk menjadi tenaga pengelola SIP, karena
tenaga medis yang memberikan pelayanan lebih tahu data yang harus
dicatat dengan akurat. Bila proses pencatatan bisa diintegraSIPan
dengan proses kerja (khususnya melalui pemanfaatan TIK), hal ini tidak
akan menjadi beban dan dapat membantu dalam pengambilan
keputusan. Diupayakan dibentuk tim pengelola SIP/data yang terdiri dari
staf dengan kompetensi pengelolaan SIP dan TIK.
Dalam proses implementasi SIP komputerisasi, waktu transisi dari
sistem manual ke sistem komputerisasi menambah beban karena
sistem manual dan sistem komputer harus dijalankan secara
bersamaan. Maka disarankan proses transisi harus pendek dan migrasi
ke sistem komputerisasi penuh harus disegerakan agar beban data entri
ganda ini tidak diperpanjang. Setelah transisi selesai, sistem manual
harus segera dihentikan apabila sudah dikonfirmasi bahwa sistem
komputerisasi sudah berjalan dengan bagus. Ini sering menjadi riSIPo
tinggi di dalam proses implementasi dimana petugas medis diharuskan

17
 memakai 2 sistem (dan kerja ganda) dalam jangka waktu yang terlalu
lama sehingga mereka akhirnya meninggalkan sistem komputerisasi
baru dan tetap memakai sistem manual. Rekomendasi untuk waktu
transisi adalah maksimal 1 bulan.
c. Kualitas Data
Prinsip kualitas data berhubungan dengan kelengkapan, keakuratan,
konsistensi dan ketepatan waktu. Data yang berkualitas harus dapat
diandalkan (reliable) dan bermanfaat. Agar data dapat diandalkan harus
tepat waktu (up to date) dan relevan. Data akan bermanfaat apabila
sesuai dengan keadaan yang sebenarnya (Objektif), mewakili objek
yang diteliti/diamati (Representatif) dan mengandung sedikit kesalahan
(minimum error).
Hal ini menjadi tanggungjawab semua petugas data entri, pengelola
data dan kepala fasilitas pelayanan untuk memastikan bahwa data yang
tercatat di dalam SIP berkualitas tinggi.
Untuk memastikan bahwa kualitas data tersebut valid,
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah dengan melakukan
Quality Assurance. Quality assurance adalah proses pemeriksaan dan
pengumpulan informasi mengenai data pada sumber data untuk
menemukan inkonsistensi dan anomali lainnya dan melakukan
pembersihan data aktivitas untuk meningkatkan kualitas data. Misal
semua pencatat harus melakukan pengecekan sebelum data di
entri/dicatat.
Langkah kedua adalah dengan melakukan Quality Control, yaitu proses
pengawasan dan pemeriksaan terhadap kualitas data yang dihasilkan
dari suatu aplikasi sistem. Kegiatan ini dilakukan setelah proses validasi
data, misalnya dengan dengan cara verifikasi data secara rutin terhadap
laporan yang dihasilkan, dimana bila terdapat kesalahan, harus segera
diinformaSIPan kepada petugas entri data untuk diperbaiki.
Indikator data yang berkualitas,
1) Akurat: data yang tersimpan nilainya benar (nama cocok dengan
alamatnya);
2) Konsisten: nilai sebuah field data akan sama semua dalam
berbagai berkas (field produk A dengan kode 123, akan selalu
sama kodenya di setiap berkas lain);
3) Tidak Redundan: tidak boleh ada data yang sama disimpan di
tempat yang berbeda dalam satu system;
4) Lengkap: tidak ada nilai atribut salah yang diberikan dalam sistem

18
 Survey Kualitas Data. Survey adalah metoda pengumpulan data melalui
instrumen (kuesioner dan wawancara) yang bisa merekam tangapan-
tanggapan responden dalam sebuah sampel penelitian. Dalam survei
ada 5 tahap yangharus dilakukan, yaitu:

1) Tahap pertama terdiri dari: mengembangkan hipotesis,

memutuskan jenis survei (Surat, wawancara, telepon), menulis
pertanyaan survey, menentukan kategori respons, mendesain lay
out.
2) Tahap kedua: merencanakan penyimpanan data dan melakukan
pilot test.
3) Tahap ketiga: menentukan target populasi, menentukan batasan
sampel, menentukan jumlah sampel dan memilih sampel.
4) Tahap keempat merupakan tahapan penting yaitu: menentukan
lokasi responden, melakukan wawancara dan merekam data
secara hati-hati.
5) Tahap kelima: memasukkan data ke dalam komputer, melakukan
cek ulang data dan melakukan analisis statistik.
6) Tahap keenam: menjelaskan metode dan temuan dalam laporan,
mempresentaSIPan temuan pada publik untuk mendapatkan
evaluasi.

Keenam tahapan dalam survei itu harus dilakukan untukmemperoleh

data yang akurat. Untuk menjaga kualitas data yang dihasilkan harus
dilakukan pencatatan sesuai dengan form yang disediakan dan data
yang telah dicatat dicek kebenarannya. Untuk yang menggunakan
system terkomputerisasi data harus dientri sesuai dengan form yang
disediakan, sebelum data disimpan harus dicek ulang validitasnya. Dan
bila menggunakan data bersumber dari hasil survey, perlu
dipertimbangkan apakah yang mengeluarkan data tersebut dapat
dipercaya atau tidak.

2. Pengolahan Data
a. Keamanan Data dan Kerahasiaan Data
Keamanan merupakan salah satu komponen yang sangat penting untuk
berjalannya SIP secara berkesinambungan, terutama data maupun
informasi yang menyangkut data pasien yang sangat sensitif dan
pribadi. Semua pengelola SIP harus memberi perhatian khusus
terhadap praktik-praktik yang dapat mengganggu keberlangsungan SIP.
Untuk dapat menangani serta meningkatkan keamanan sistem maka

19
kemampuan teknis para pengelola SIP nya harus ditingkatkan. Para
pengelola SIP harus menjamin keamanan, baik dari segi keamanan
fiSIP maupun keamanan sistem.
Keamanan SIP dapat diklasifikaSIPan menjadi empat yaitu:
1) Keamanan yang bersifat fiSIP; termasuk akses orang ke gedung
peralatan dan media yang digunakan.
2) Keamanan yang berhubungan dengan orang (personel)
3) Keamanan dari data dan media serta teknik komunikasi
4) Keamanan dalam operasional; adanya prosedur yang digunakan
untuk mengatur dan mengelola sistem.

Melihat dari klasifikasi diatas maka kita perlu untuk memperhatikan

aspek-aspek dari keamanan sistem yang meliputi:

1) Privasi Pasien
Privasi ini bertujuan untuk menjaga data maupun informasi dari
orang yang tidak berhak mengakses data, lebih kearah data-data
yang bersifat privat. Kerahasian berhubungan dengan data
maupun informasi yang diberikan kepada pihak lain untuk
keperluan tertentu dan hanya diperbolehkan digunakan untuk
keperluan tertentu tersebut, dengan kata lain data maupun
informasi harus dapat diproteksi dalam penggunaannya dan
penyebarannya.
a) Manual
(1) Petugas yang berhak mengakses data pasien mengikut
kebijakan yang berhak akses
(2) Penyimpanan data pasien harus di dalam ruangan yang
terkunci dan tidak semua orang bisa mengakses
(3) Data pasien tidak boleh dibawa oleh yang tidak berhak
b) Elektronik
(1) Hak akses ke dalam sistem yang memiliki informasi
pasien mengikut kebijakan yang berhak akses
(2) Harus di siapkan antivirus dan firewall supaya sistem
penyimpanan data pasien tidak bisa di hack
(3) Pengiriman secara elektronik nama pasien harus
dienkripsi

Di dalam model SIP yang berbasis komputerisasi, data yang bisa

mengidentifikaSIPan pasien seperti:

a) Nama

20
 b) Alamat (alamat jalan, bukan Desa atau Kabupaten)
c) Nama keluarga

Hanya bisa disimpan di dalam fasilitas pelayanan saja. Data ini

tidak boleh dikirim bersama data lain yang dilaporkan ke Bank
Data Kesehatan Nasional dalam sistem pelaporan disaggregat
atau individu.

2) Kontrol Akses
Merupakan cara pengaturan akses terhadap data maupun
informasi berhubungan dengan masalah keaslian dan juga privasi,
biasanya dengan menggunakan kombinasi user id/password
ataupun dengan metode lainnya.
3) Ganguan Keamanan Lainnya
Berbagai gangguan yang mungkin menjadi ancaman bagi SIP dan
juga data yang tersimpan, antara lain:
a) Bencana - Berbagai bencana alam seperti banjir, gempa,
kebakaran, dan lain lain.
b) Sabotase - Dapat terjadi selama tahap implementasi ketika
pengguna diperkenalkan dengan sistem baru maupun ketika
sistem telah berjalan. Alasan untuk sabotase bisa beragam,
mulai dari ketidaksukaan/penolakan pada sistem sampai
pada perlindungan kepentingan sendiri.
c) Kondisi fiSIP dan infrastruktur - Kerusakan juga bisa terjadi
pada peralatan TI karena penyimpanan fiSIP dan lingkungan
operasi. Komputer dan perangkat lain harus beroperasi
dalam lingkungan yang aman seperti jauh dari sinar matahari
langsung, menghindari kelembaban yang berlebihan (seperti
kebocoran pipa) dan sering dibersihkan dari debu.
d) Peretas Sistem – Peretas Sistem dengan niat jahat dapat
membahayakan sistem komputer dari jarak jauh melalui
konektivitas internet dan sistem jaringanp erangkat lunak.
e) Software Berbahaya - Virus, Trojan Horse dan Worm adalah
perangkat lunak berbahaya yang paling umum yang
menimbulkan riSIPo potensial terhadap sistem dan data.
RiSIPo ini sering tersembunyi dan berjalan di latar belakang
sistem komputer tanpa disadari si pengguna. Hal dapat
berpotensi menghapus total sistem aplikasi komputer dan
data.
4) Pengamanan SIP

21
Berikut adalah hal-hal yang dapat dilakukan untuk antisipasi
terhadap ancaman-ancaman yang mungkin terjadi :
a) Antivirus dan Firewall
Pemasangan antivirus pada komputer merupakan langkah
utama yang harus dilakukan untuk pertahanan. Personil TI
yang bertugas menjaga sistem harus memastikan bahwa
semua komputer memiliki perangkat lunak antivirus dan yang
rutin diperbarui secara online dengan file definisi virus yang
terbaru. Untuk manajer TI yang menangani jaringan
menengah sampai besar seperti di rumah sakit,
pemutakhiran antivirus dapat dilakukan secara terpusat dan
dikendalikan secara otomatis oleh sistem.
Firewall jaringan merupakan unsur penting lainnya untuk
pencegahan terhadap akses yang tidak sah dari luar. Hal ini
sangat penting karena jaringan yang terhubung ke internet
yang selalu rentan terhadap ancaman. Sebuah jaringan
profesional yang berpengalaman dengan keamanan jaringan
memerlukan pemeliharaan dan update terus menerus pada
kebijakan keamanan jaringan fasilitas kesehatan itu.
b) Keamanan Fisik
Pengamanan perangkat IT secara tradisional dapat dilakukan
melalui pemasangan kunci dan pintu. Selain itu penempatan
petugas penjaga kemanan diperlukan untuk mencegah
terjadinya pencurian. Semua peralatan komputer yang
berharga harus disimpan dalam ruangan dan akses ke
ruangan tersebut harus diawasi. Perangkat TI
bergerak/mobile yang rentanterhadap pencurian harus
ditandai dan dijaga ketat.
c) Sistem dan Akses Data
Pengendalian Sistem dan akses data dapat dilakukan melalui
penentuan hak akses pengguna terhadap sistem. Hak akses
harus diberikan kepada pengguna yang berbeda sesuai
dengan kebutuhan yang berbeda. Misalnya, seorang staf di
bagian keuangan tidak boleh diberikan akses terhadap
catatan medis dari pasien, yang boleh mendapatkan akses
hanya oleh staf klinis.
Hak-hak akses harus ditentukan oleh ID login individu dan ID
unik pengguna dan password. Staf juga harus dididik tentang

22
 pentingnya menjaga ID login dan password rahasia untuk
mencegah pencurian identitas.
Sistem juga harus dilengkapi dengan fasilitas pencatatan
otomatis setiap pengguna yang mengakses sistem, sehingga
bila terjadi kesalahan dapat ditelusuri dengan mudah. Selain
itu langkah lainnya adalah dengan meminta kepada
pengguna untuk mengubah password secara berkala untuk
menjaga keamanan sistem.
Untuk sistem manual, data yang disimpan di dalam map dan
kertas harus diamankan dan tidak bisa diakses oleh orang
yang tidak berkepentingan. Map/berkas pasien hanya dapat
diakses oleh petugas medis yang telah ditentukan.
d) Pengamanan Fisik, Hardware (Perangkat Keras) & Software
Pengamanan terhadap perangkat keras dan aplikasi sistem
dapat dilakukan dengan cara menghindari penggunaan
perangkat data eksternal seperti USB/Flashdisk, yang
bereSIPo dalam memasukkan virus kedalam sistem yang
akan merusak data. Manajer IT disarankan untuk melepas
semua perangkat penghubung perangkat data eksternal
sehingga dapat menghindari pemasangan aplikasi software
yang tidak diperlukan yang dapat menimbulkan ancaman
terhadap keamanan jaringan secara keseluruhan. Hal ini
seharusnya menjadi kebijakan fasilitas kesehatan dimana
tidak boleh ada software tambahan seperti game atau muSIP
/ video diinstal ke komputer di tempat kerja.
Selain itu, persyaratan TI harus tercermin dalam
perencanaan ruangan. Beberapa aturan dasar yang harus
diterapkan seperti tidak menempatkan pipa air di atas ruang
komputer server dan lokasi jauh dari jendela dan harus ada
AC dalam ruangan harus diterapkan.
5) Penyimpanan Data
Data storage adalah suatu tempat/alat dimana data-data disimpan,
dimana kumpulan berbagai data tersimpan secara terorganisir
berdasarkan subjek-subjek utama (misal pasien, penyakit),
terintegrasi (dibangun dengan menggabungkan data yang
berbeda), menyediakan informasi dari segi perspektif historis, dan
nonvolatile dimana setiap kali ada perubahan data akan ditampung
setiap waktu dalam mendukung proses pembuatan keputusan.

23
Tanggungjawab semua pemangku kepentingan adalah untuk
memastikan semua data disimpan secara teratur dan bisa diakses
kapan saja.
Penyimpanan data kesehatan secara manual adalah berbasis
kertas. Untuk tempat penyimpanan data harus ditempat yang
aman dari gangguan secara fiSIP, misal, harus disimpan di dalam
lemari atau kamar yang terkunci, dimana hanya orang yang
berwenang saja yang bisa mengakses.
Arsip data kesehatan berbasis kertas harus disimpan sekurang-
kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun dan lebih dari itu
dapat dimusnahkan.
Pada saat peralihan dari manual ke komputerisasi suatu institusi,
data kesehatan yang diarsip menggunakan kertas dan selain itu
data kesehatan dientrikan menggunakan komputer disimpan
dalam storage.
Rekam medis wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka
waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat
untuk sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit, dan 5 (lima)
tahun untuk pasien rawat inap terhitung dari tanggal terakhir
pasien berobat atau dipulangkan, rekam medis dapat
dimusnahkan setelah batas waktu dilampaui (Kepmenkes Nomor
269/Menkes/Per/III/2008).
Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 06 Tahun 2005
tentang Petunjuk teknis, Perlindungan, Pengamanan dan
Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara disebutkan bahwa
rekam medis merupakan arsip vital. Arsip vital harus memperoleh
perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang
atau rusak yang diakibatkan oleh bencana.
Untuk institusi yang sudah komputerisasi tempat penyimpanan
data kesehatan berada pada server. Dan bila institusi yang sudah
menggunakan sistem yang lebih canggih, data di simpan pada
tempat penyimpanan yang mempunyai sistem terkomputersisasi
tersendiri. Data kesehatan terkomputerisasi yang disimpan di
dalam server harus menyala dan bisa diakses hingga 10 tahun.
Dan harus diingat pada waktu pembelian tempat penyimpanan
data, dipastikan kapasitasnya cukup untuk menampung data
selama 10 tahun.
Selain itu, data harus diarsip (masih disimpan dan belum
dihapuskan) di dalam tempat penyimpanan data offline (seperti

24
 CD, DVD), backup data harus dijalankan setiap hari pada akhir
hari kerja. Detail lengkap mengenai Backup sistem terdapat di
dalam sub bab di bawah.
3. Penanganan Gangguan
a. Helpdesk dan Troubleshooting
Tahap ini merupakan langkah lanjutan setelah tahap implementasi.
Helpdesk dan troubleshoting mendukung petugas pengelola data dalam
mengatasi masalah. Dalam hal ini helpdesk dan troubleshooting dibagi
berdasarkan cara pengelolaan data yaitu manual transisi, dan
komputerisasi.
Pengelolaan data secara manual yaitu dengan mengisi formulir
pencatatan berbasis kertas sesuai dengan definisi operasional yang
telah ditetapkan. Kendala yang biasa dihadapi oleh petugas yang
mengisi formulir pencatatan secara manual yaitu petugas kurang
memahami definis operasional sehingga terjadi kesalahan penulisan
data pada formulir pencatatannya.
Pengelolaan data secara transisi proses pencatatan dilakukan secara
manual dan komputerisasi. Kendala yang dihadapi oleh petugas pengisi
formulir pencatatan antara lain kurangnya pemahaman terhadap definisi
operasional pada saat pengisian secara manual, terjadi kesalahan
entry, dan kurang paham terhadap aplikasi yang digunakan. Untuk
menyelesaikan kendala ini petugas pengisi/pengentry menghubungi
konsultan (petugas pengelola SIP kabupaten/kota) melalui alat
komunikasi.
Sedangkan pengelolaan data secara komputerisasi proses pencatatan
dilakukan dengan menggunakan aplikasi baik yang belum maupun yang
sudah tersambung dengan konektivitas. Kendala yang biasa dihadapi
oleh petugas antara lain kerusakan pada hardware, sistem yang
mengalami gangguan, dll.
Untuk mengatasi permasalahan diatas petugas yang mengisi formulir
pencatatan bisa melakukan konsultasi dengan konsultan (petugas
pengelola SIP kabupaten/kota yang memiliki pengetahuan dan minat
tinggi tentang SIP, komputer dan jaringannya). Konsultasi ini bisa
menggunakan alat komunikasi seperti telepon, telepon internal, faxmile,
handphone, dan email. Atau jika permasalahan yang dihadapi lebih
sulit, maka konsultan harus mendatangi Puskesmas tersebut agar
kendala bisa teratasi. Dan petugas bisa melakukan proses pengisian
formulir pencatatan kembali baik secara manual maupun komputerisasi.
b. Pemeriksaan Proses Kerja

25
 Pemeriksaan proses kerja ini dilakukan untuk memastikan bahwa
petugas pengisi/pengentry formulir pencatatan pelaporan, menjalankan
proses kerjanya dengan baik tanpa ada hambatan. Pemeriksaan proses
kerja ini juga merupakan salah satu strategi untuk mengatasi resistensi
petugas yang mengisi aplikasi yang masih menggunakan sistem transisi
maupun sudah komputerisasi. Penggunaan aplikasi pada sistem transisi
maupun komputerisasi ini merupakan metode kerja baru, biasanya
petugas cenderung mudah menyerah ketika mereka menghadapi
hambatan pada saat menjalankan aplikasi tersebut. Dikhawatirkan
mereka akan kembali ke sistem manual yang lebih nyaman jika mereka
menemukan masalah dengan sistem (yang berkaitan dengan baik
hardware, jaringan atau perangkat lunak aplikasi).
Semua upaya harus diambil untuk menjamin bahwa situasi ini tidak
terjadi. Salah satu metode yang digunakan adalah konsultan (pengelola
SIP kabupaten/kota) untuk melakukan pemeriksaan proses kerja para
petugas. Tujuan dari tugas ini adalah untuk memastikan bahwa petugas
melakukan pekerjaan mereka dengan sistem dengan manfaat yang
maksimal. Para konsultan (pengelola SIP kabupaten) harus
mengunjungi pengelola data secara rutin untuk memeriksa proses
pekerjaan mereka dan menjelaskan kepada mereka langkah kerja yang
tepat atau cara untuk memaksimalkan manfaat dari sistem tersebut.
Upaya ini harus terus dilakukan secara rutin sampai sistem menjadi
pilihan budaya kerja (berkelanjutan menggunakan sistem manual).
Sedangkan pemeriksaan proses kerja pada sistem manual hanya
dilakukan dengan memeriksa kebenaran dan kelengkapan angka yang
telah diisi pada formulir pencatatan disesuaikan dengan definisi
operasional yang telah ditetapkan. Waktu pemeriksaan proses kerja
secara manual sebaiknya 2 kali sebelum dilakukan pelaporan.
Pemeriksaan proses kerja pada sistem transisi dilakukan dua tahap.
Tahap pertama memeriksa formulir pencatatan yang telah terisi sesuai
dengan definisi operasional yang telah ditetapkan. Tahap kedua
memeriksa data yag telah di entry kedalam aplikasi untuk mencegah
kesalahan entry, dan memeriksa aplikasi itu sendiri apakah sudah
berjalan dengan baik atau belum.
c. Business Continuity & Recovery
Business Continuity atau Kontinuitas Bisnis Proses adalah rencana
yang fokus untuk mempertahankan kelangsungan fungsi sistem saat
gangguan terjadi dan sesudahnya sehingga dapat meminimalisasi
kerugian yang diakibatkan oleh bencana. Bussines continuity sangat

26
diperlukan untuk menjaga sistem tetap berjalan ketika dalam kondisi
terburuk sekalipun. Pada dasarnya aplikasi atau sistem berjalan sensitif
terhadap teknologi informasi, sebab data yang telah dientry dan
disimpan serta dikirim secara online dilakukan secara real time. Ada
beberapa langkah sederhana yang bisa dilakukan antara lain
melakukan backup secara rutin setiap seminggu sekali dengan USB
maupun CD dan menyiapkan UPS pada setiap puskesmas guna
mengantisipasi gangguan pada aliran listrik.
Recovery atau pemulihan adalah rencana yang fokus pada sistem
teknologi informasi yang diterapkan pada data center untuk
memperbaiki operabilitas sistem target, aplikasi, dan fasilitas komputer
dilokasi alternatif dalam kondisi darurat dan bencana. Kondisi darurat
dan bencana terjadi dengan frekuensi yang tidak menentu dan akibat
yang ditimbulkannya bisa menghambat jalannnya sistem bahkan
sampai merusaknya. Berbagai bencana yang mungkin terjadi antara
lain:
1) Bencana alam disebabkan oleh kondisi geografis dan geologis dari
lokasi
2) Kebakaran disebabkan oleh faktor lingkungan dan pengaturan
sistem elektrik yang dapat menyebabkan korsleting
3) Kerusakan pada jaringan listrik disebabkan oleh sistem elektrik
4) Serangan teroris disebabkan oleh lemahnya keamanan fiSIP dan
non fiSIP data center
5) Sistem atau perangkat yang rusak terkait dengan kesalahan
manajemen pengawasan perangkat
6) Kesalahan operasional akibat ulah manusia
7) Virus misalkan disebabkan oleh kesalahan pemilihan antivirus
yang digunakan

Apabila terjadi bencana yang sangat membahayakan kelangsungan

teknologi yang digunakan perlu dilakukan langkah-langkah
penyelamatan antara lain menyelamatkan back up data pada USB dan
CD dan menyelamatkan perangkat keras. Strategi pemulihan yang bisa
diterapkan:

1) Melakukan tes data restore secara regular untuk memastikan data

bisa di restore dengan baik pada saat proses pemulihan.
2) Mengatur fasilitas ruang server alternatif dengan mesin server
standby, terpisah dari ruang server utama, jika ruang server utama
mengalami kerusakan jika terjadi bencana.

27
 3) Server cadangan di ruang server alternatif bisa untuk melakukan
proses pemulihan cepat data di ruang server utama.
4. Pengiriman Data Terkait Kesehatan
Informasi yang bersumber dari luar fasilitas kesehatan (misalnya
kependudukan) akan dimintakan langsung dari sumber yang terkait
(contohnya BPS) dan dimasukkan ke dalam Bank Data Kesehatan Nasional.
Semua pemangku kepentingan yang membutuhkan informasi kesehatan
dapat mengakses informasi yang diperlukan dari Bank Data Kesehatan
Nasional melalui website Kemenkes.

B. PENYAJIAN, DISEMINASI DAN PEMANFAATAN DATA DAN INFORMASI

Tujuan akhir dari pengembangan sistem informasi adalah penyajian data
dan informasi untuk mendukung kegiatan pengambilam keputusan dan penetapan
kebijakan. Setiap pengelolaan SIP, baik itu yang masih bersifat manual maupun
komputerisasi wajib melakukan pelaporan sesuai dengan standar dataset minimal
yang telah ditetapkan oleh Kementrian Kesehatan.
Namun informasi/laporan yang dihasilkan SIP tidak terbatas hanya pada
kebutuhan pimpinan/organisasi, melainkan juga tergantung pada kebutuhan untuk
manajemen kesehatan. Dalam rangka penyajian informasi diperlukan analisis
sesuai dengan kebutuhan informasi di setiap level dalam organisasi.
Terdapat empat jenis analisis data yang dapat digunakan untuk
menganalisis data, yaitu:
a. Analisis Deskriptif, menggambarkan/menjelaskan data yang terdapat dalam
tabel sesuai karakteristik data yang ditampilkan, termasuk angka rata-rata,
angka minimum dan maksimum. Misalnya nilai rata-rata cakupan imunisasi
bayi, kisaran cakupan imunisasi bayi.
b. Analisis Komparatif, menjelaskan data dengan membandingkan karakteristik
data wilayah yang satu dengan wilayah lainnya atau perbandingan data antar
waktu, antar jenis kelamin, antar kelompok umur. Secara khusus, dengan
tersedianya data kesakitan yang terpilah menurut jenis kelamin, dapat
dikomparaSIPan derajat kesehatan, upaya kesehatan, dan sumber daya
kesehatan antara laki-laki dan perempuan. Misalnya perbandingan prevalensi
gizi buruk pada balita laki-laki dan perempuan.
c. Analisis Kecenderungan, menjelaskan data dengan membandingkan data
antar waktu dalam periode yang relatif panjang. Misalnya kecenderungan
jumlah penderita DBD selama lima tahun terakhir.
d. Analisis Hubungan, menjelaskan hubungan/keterkaitan antara variabel yang
satu dengan variabel lainnya. Misalnya cakupan K4 pada ibu hamil dengan

28
 cakupan pertolongan K4 oleh tenaga kesehatan dan kunjungan neonatal
serta ibu nifas.
1. Penyajian Data dan Informasi
Informasi/laporan disajikan dalam bentuk yang paling cocok sesuai dengan
tipe data sehingga mudah dipahami oleh pengguna. Cara penyajian data dan
informasi antara lain:
a. Tabulasi – Penyajian hasil pengolahan data dalam bentuk tabel atau
kolom dan baris. Kebanyakan laporan adalah disajikan dalam bentuk ini.
b. Grafik – penyajian dengan menggunakan gambar batang, garis, titik,
atau pie. Bentuk yang digunakan disesuaikan dengan tujuan analisis
yang ingin ditampilkan, apakah membandingkan nilai, menampilkan
tren, atau proporsi.
c. Peta– penyajian berupa peta suatu daerah yang digunakan untuk
menggambarkan penyebaran atau distribusi dari suatu nilai menurut
konsep wilayah
2. Diseminasi
Diseminasi data bisa dilakukan dengan menggunakan berbagai jenis media.
Pada wilayah yang masih menerapkan SIP manual, informasi harus
dikompilasi terlebih dahulu sebelum disajikan dalam bentuk laporan kertas
(berbentuk lembaran atau buku). Bila harus disajikan kepada umum, laporan
kertas tersebut juga dapat disajikan di papan informasi. Selain itu laporan
kertas tersebut dapat dikirimkan langsung ke pengguna.
Pada wilayah yang sudah menerapkan SIP komputerisasi dapat
menghasilkan informasi yang lebih bervariasi seperti tampilan pada layar
komputer (baik komputer di tempat/jaringan lokal, atau dimana saja melalui
jaringan yang terhubung dengan internet), dan memudahkan dalam
pengolahan lebih lanjut mudah dengan mentransfer ke program pengolahan
data lainnya seperti Microsoft Excel. Informasi yang didiseminaSIPan bisa
juga dicetak apabila diperlukan.
3. Pemanfaatan
Informasi yang dihasilkan tidak terbatas sebagai laporan saja. Informasi yang
disajikan harus dianalisis lebih lanjut dan dipakai dalam proses kerja harian
para pimpinan/pengambil keputusan. Contohnya:
a. Pelayanan kesehatan: perlu tidaknya pelaksanaan fogging harus
berdasarkan laporan kunjungan pasien DBD, pengadaan obat harus
berdasarkan laporan sisa stok obat.
b. Dinas kesehatan: keputusan untuk peningkatan status puskesmas dari
non perawatan menjadi perawatan, harus dilakukan berdasarkan

29
informasi jumlah penduduk, laporan kunjungan pasien dan informasi
lokasi (jarak puskesmas ke RS dan fasilitas transportasi)

30
 BAB X
PERTEMUAN/RAPAT

Jadwal/ rapat koordinasi terkait Sistem Informasi Puskesmas bisa dilihat dalam
table berikut :

N Kegiatan Bulan
o 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Pengumpulan,
analisis dan
penyajian data
dan informasi

31
 BAB XI
PELAPORAN

1. LAPORAN HARIAN;
2. LAPORAN BULANAN;
3. LAPORAN TAHUNAN.

32