PEDOMAN

PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

RUMAH SAKIT UMUM BALIKPAPAN BARU

RUMAH SAKIT UMUM BALIKPAPAN BARU

Jl. MT Haryono Blok A-3A no 7-9, Kompleks Ruko Balikpapan
Baru, Kec. Balikpapan Tengah, Kel. Damai
BALIKPAPAN
TAHUN 2019
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Dalam perkembangannya, rumah sakit masa kini bukan lagi berfungsi
sebagai lembaga sosial semata, tetapi merupakan lembaga bisnis yang patut
diperhitungkan keberadaanya. Perubahan fungsi ini terjadi dengan banyak
ditemukannya penyakit-penyakit baru maupun teknologi pengobatan yang makin
maju. Sehingga rumah sakit dituntut untuk meningkatkan kinerja dan daya saing
sebagai badan usaha dengan tidak mengurangi misi sosial yang dibawanya. Rumah
sakit harus merumuskan kebijakan-kebijakan strategis antara lain efisiensi dari
dalam (organisasi, manajemen, serta SDM) serta harus mampu secara cepat dan
tepat mengambil keputusan untuk peningkatan pelayanan kepada masyarakat agar
dapat menjadi organisasi yang responsif, inovatif, efektif, efisien dan
menguntungkan.
Dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit Departemen
Kesehatan RI telah mengeluarkan kebijakan yang menjadi pedoman bagi
penyelenggaraan pembangunan kesehatan yang dilaksanakan oleh pemerintah
maupun swasta. Teknologi informasi telah mempengaruhi pula pelayanan rumah
sakit, antara lain dibutuhkan dalam rangka memenuhi tuntutan masyarakat akan
ketepatan dan kecepatan pelayanannya.
Teknologi yang dirancang khusus untuk membantu proses pengolahan data
di rumah sakit adalah teknologi informasi berupa Sistem Informasi Manajemen
(SIM) rumah sakit. Informasi merupakan aktivita (asset) penting suatu rumah sakit
dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas pekerjaan. Sistem Informasi
Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan sarana pendukung yang sangat
penting – bahkan bisa dikatakan mutlak – untuk operasional rumah sakit. Sistem
informasi rumah sakit merupakan salah satu komponen yang penting dalam
mewujudkan upaya peningkatan mutu tersebut. Sistem informasi rumah sakit
secara umum bertujuan untuk mengintegrasikan sistem informasi dari berbagai
subsistem dan mengolah informasi yang diperlukan sebagai pengambilan
keputusan. Selain itu, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah
sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses
 bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur
administrasi untuk mendukung kinerja dan memperoleh informasi secara cepat,
tepat dan akurat.

B. TUJUAN
Tersusunnya pedoman penyelenggaraan program Sistem Informasi Manajemen di
Rumah Sakit sebagai dasar acuan seluruh kebijakan, prosedur dan program kerja
yang terkait dengan kegiatan SIM-RS di RSU Balikpapan Baru.

C. RUANG LINGKUP PELAYANAN

Pedoman Sistem Informasi Manajemen (SIM) ini juga menyediakan panduan bagi
pengembangan sistem informasi secara keseluruhan.
1. Planning
a. Penyusunan Pedoman Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.
b. Penyusunan berbagai Kebijakan dan Prosedur.
c. Penyusunan berbagai program kerja SIMRS.
d. Pengorganisasian kegiatan dan aktivitas.

2. Action
a. Pelaksanaan penggunaan aplikasi SIM-RS di semua unit pelayanan RSU
Balikpapan Baru
b. Pendidikan dan pelatihan yang berkaitan dengan SIM-RS bagi staf SIM-RS.
c. Pelatihan penggunaan aplikasi SIM-RS di tiap unit pelayanan yang
menggunakan aplikasi tersebut.

3. Monitoring dan Evaluation

MIT RSU Balikpapan Baru me-monitoring penggunaan aplikasi SIMRS, me-
maintenance aplikasi SIMRS, dan mendiskusikan dengan pihak ketiga apabila
ada permintaan yang berkaitan dengan fungsi-fungsi pada aplikasi SIM.

4. Analisis dan Rekomendasi

Pada prinsipnya menganalisis data dan upaya pengolahan data hasil monitoring
yang dilakukan oleh SIMRS. Hasil analisis data tersebut kemudian berdiskusi
 dengan seluruh instalasi/unit kerja terkait untuk mencari solusi dan rekomendasi
perbaikan sistem pelayanan.

5. Rencana Pelaksanaan Tindak Lanjut

Adalah monitoring rencana pelaksanaan tindak lanjut atau kegiatan perbaikan
agar sesuai dengan perencanaan untuk mengarah pada kemajuan yang lebih baik
atau unggul.

D. BATASAN OPERASIONAL (DEFINISI OPERASIONAL)

1. Sistem
Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau
variable yang teroganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain,
dan terpadu.
2. Informasi
Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi
untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
3. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung
fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari
suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan
informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
4. Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian
dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia,
dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk
memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi
bisnis.
5. Website
Website adalah kumpulan dari halaman-halaman situs, yang terangkum dalam
sebuah domain atau subdomain, yang tepatnya berada di dalam World Wide
Web (WWW) di dalam internet.
 6. Jaringan
Jaringan adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer-komputer yang
didesain untuk dapat berbagi sumber daya (printer, CPU), berkomunikasi, dan
dapat mengakses informasi.

E. LANDASAN HUKUM (REFERENSI)

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah

Sakit Bab I Pasal 1 ayat 4 berisi tentang Dokumen Elektronik adalah setiap
Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau
disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau
sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui
Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan,
suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode
Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami
oleh orang yang mampu memahaminya.

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah

Sakit Bab I Pasal 1 ayat 5 berisi tentang Sistem Elektronik adalah serangkaian
perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan,
mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan,menampilkan,
mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan Informasi Elektronik.

3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah

Sakit Bab I Pasal 1 ayat 6 berisi tentang Penyelenggaraan Sistem Elektronik
adalah pemanfaatanSistem Elektronik oleh penyelenggara negara, Orang,
Badan Usaha, dan/atau masyarakat.

4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah

Sakit Bab XI Pasal 52 ayat 1 berisi tentang Setiap Rumah Sakit wajib
melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan
Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.
 BAB II

PENGORGANISASIAN UNIT KERJA MANAJEMEN INFORMASI DAN

TEKNOLOGI RSU BALIKPAPAN BARU

A. GAMBARAN UMUM UNIT KERJA

MIT adalah sebuah Unit Kerja yang berguna untuk menata manajemen RS
yang baik dan dapat dipertanggungjawabkan. Tiga poin penting dari sebuah Rumah
Sakit adalah pasien dan pegawai sebagai subjek, serta segala aktivitas di Rumah
Sakit.
Pasien yang datang memiliki data pasien, seperti nama, alamat, tempat
tanggal lahir, dan seterusnya. Pegawai RS juga memiliki data, seperti nama, unit
kerja, pangkat, dan seterusnya. Informasi-informasi yang demikian itu harus valid
dan konsisten. Karena itulah diperlukan sebuah sistem untuk menjaga kondisi yang
demikian itu.
Informasi ini bukan hanya terkait antara pasien dan karyawan tapi juga
kepada tagihan pasien, Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain. Sumber
informasi ini harus dikelola dengan rapi dan baik agar pengelolaan Rumah Sakit
bisa ditingkatkan menjadi Rumah Sakit yang unggul dan profesional.
1. Unit kerja Manajemen Informasi dan Teknologi (MIT) RSU Balikpapan Baru
bertanggung jawab dalam pengelolaan aplikasi SIM-RS, seperti yang
berhubungan dengan hak akses user, data pasien, tarif rumah sakit, dan
pemasangan/instalasi SIM pada unit pelayanan terkait.
2. Unit kerja SDM RSU Balikpapan Baru dibantu oleh Manajemen Informasi dan
Teknologi (MIT) bertanggung jawab dalam pengelolaan mesin absensi
fingerprint dan pendaftaran sidik jari pegawai serta pelaporan data kehadiran
pegawai RSU Balikpapan Baru setiap bulannya.
3. Unit kerja Manajemen Informasi dan Teknologi (MIT) RSU Balikpapan Baru
dibantu oleh Tim HUMAS, bertanggung jawab pengelolaan dan pengembangan
website RSU Balikpapan Baru. Website merupakan sarana untuk berbagi
informasi. Informasi-informasi yang dibagikan tersebut ada yang bersifat statis
dan dinamis.
B. VISI
Menjadi pelopor terpercaya dalam penerapan sistem teknologi informasi dalam
mendukung pelayanan rumah sakit.

C. MISI
1. Memberikan dukungan pengelolaan informasi untuk mendukung kegiatan
pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan.
2. Mempelopori inovasi pengembangan sistem teknologi informasi rumah sakit.
3. Menciptakan lingkungan akademik sebagai pusat pembelajaran pengembangan
sistem teknologi informasi rumah sakit.

D. FALSAFAH UNIT
Falsafah Unit MIT :
Memberikan pelayanan yang paripurna, guna mendukung dan menunjang
pelayanan unit-unit terkait di rumah sakit, agar pelayanan medis dan non-medis
yang diberikan kepada pasien dapat dengan cepat, tepat, efektif dan efisien.

E. NILAI UNIT
Untuk mendukung perawatan pasien dan administrasinya, MIT mendukung
penyediaan informasi, terutama tentang pasien, dalam cara yang benar, relevan
terbarukan, mudah diakses oleh orang yang tepat pada tempat/lokasi yang berbeda
dan dalam format yang dapat digunakan. Transaksi data pelayanan dikumpulkan,
disimpan, diproses, dan didokumentasikan untuk menghasilkan informasi tentang
kualitas perawatan pasien dan tentang kinerja rumah sakit serta biaya. Ini
mengisyaratkan bahwa sistem informasi rumah sakit harus mampu
mengkomunikasikan data berkualitas tinggi antara berbagai unit di rumah sakit.
F. STRUKTUR ORGANISASI UNIT MIT

G. TUPOKSI DAN URAIAN TUGAS

1. Kasubag Rekam Medis dan Sistem Informasi Manajemen (SIM) RSU
BALIKPAPAN BARU
a. Tupoksi
Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di unit kerja SIM-RS
b. Uraian Tugas
1. Membuat perencanaan kegiatan SIM-RSU Balikpapan Baru.
2. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di unit kerja SIM-RSU
BALIKPAPAN BARU
 3. Melakukan monitoring dan mengevaluasi pelaksanaan kegitan di unit
kerja SIM-RSU Balikpapan Baru.
2. Administrasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) RSU Balikpapan Baru.
a. Tupoksi
1. Mengelola aplikasi SIM-RS
2. Mengelola dan mengembangkan website RSU Balikpapan Baru.
b. Uraian TugasStaf Administrasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) RSU
Balikpapan Baru :
1. Melakukan penginputan tindakan pasien pada Unit Pelayanan
2. Melakukan proses Input, Edit, dan Void tindakan pada aplikasi SIM-
RS jika diperlukan.
3. Input master tarif tindakan pada aplikasi SIM-RS
4. Update master data Kelurahan, Kecamatan, dan Kabupaten/Kota
seluruh Indonesia pada aplikasi SIM-RS
5. Melakukan penanganan komplain / keluhan penggunaan aplikasi SIM-
RS pada tiap-tiap unit pelayanan.
6. Training On the Job pada tiap-tiap unit pelayanan.
7. Update defenition Anti Virus pada komputer/PC pada tiap-tiap unit
pelayanan.
8. Membuat Laporan Triwulan.
9. Mengikuti rapat

c. Uraian Tugas Staf Instalasi dan Hardware Sistem Informasi Manajemen

(SIM) RSU Balikpapan Baru
1. Melakukan penanganan komplain / keluhan penggunaan aplikasi SIM-
RS pada tiap-tiap unit pelayanan
2. Melakukan void obat pada aplikasi SIM-RS jika diperlukan
3. Training On the Job pada tiap-tiap unit pelayanan
4. Melakukan Service dan Maintenance Program Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit berupa Penginstalan dan Upgrade SIM-RS
RSU BALIKPAPAN BARU.
5. Perancangan dan Development Website RSU Balikpapan Baru.
6. Maintenance dan Update Data Website RSU Balikpapan Baru.
 7. Maintenance dan Repair PC Sistem Operasi serta Update defenition
pada Komputer Unit RSU Balikpapan Baru
8. Setup dan Maintenance Internet Information di Instalasi SIM-RSU
Balikpapan Baru

H. TATA HUBUNGAN KERJA

a. Tata Hubungan Kerja Internal
Pengaturan hubungan kerja yang menyangkut unit-unit kerja di dalam suatu
organisasi merupakan tata hubungan kerja internal. Berdasarkan pengertian
tersebut tata hubungan kerja perlu dibuat untuk unit-unit kerja yang cenderung
tumpang tindih atau memang memerlukan kerjasama yang harus diatur dengan
tata hubungan kerja. tata hubungan kerja perlu dibuat terutama untuk tugas-tugas
yang bersifat strategis yang memerlukan kejelasan peran, wewenang dan
tanggung jawab dari masing-masing unit kerja.
Langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penyusunan tata hubungan
kerja internal adalah :
1. Mengidentifikasi tugas-tugas yang cenderung tumpang tindih atau benar-
benarmemerlukan pengaturan kerja sama.
2. Menetapkan unit kerja yang menjadi pelaku utama dari setiap tugas.
3. Menetapkan peran unit-unit terkait dalam pelaksanaan setiap tugas.
4. Menetapkan urutan kegiatan yang harus dilakukan untuk
melaksanakan/menyelesaikan setiap tugas, sesuai dengan peran masing-
masing unit.
b. Tata Hubungan Kerja Eksternal
Tata hubungan kerja eksternal adalah pengaturan hubungan kerja antara unit-
unit kerja dalam suatu organisasi dengan unit kerja di luar organisasi tersebut.
Hubungan kerja dengan unit organisasi lain tersebut dapat berupa kerjasama
lintas program ataupun lintas sektor.
Adapun bentuk hubungan dengan unit-unit kerja di luar organisasi dapat
berbentuk:
1. Hubungan teknis fungsional yaitu hubungan yang serasi, selaras dan
seimbang antara dua atau lebih unit organisasi yang secara teknis
mempunyai fungsi yang sama.
 2. Hubungan koordinatif yaitu hubungan dalam rangka penyatuan upaya
dan daya dengan unit kerja lain untuk mencapai tujuan bersama.

I. PENILAIAN KINERJA (KINERJA UNIT DAN INDIVIDU)

a. KPI UNIT
• INDIKATOR INPUT
1. Ketersedian SOP Unit SIM
Judul Ketersediaan SOP Unit Kerja SIM
Dimensi mutu Efektivitas, Efisiensi Pelayanan
Tersedianya Standard Operational Prosedure
Tujuan
(SPO) unit SIM
Standard Operational Prosedure (SPO) adalah
Definisi operasional Standar prosedur yang seharusnya ada untuk
optimalisasi pelayanan rumah sakit
Frekuensi pengumpulan data 1 Tahun
Periode analisis 1 Tahun
Numerator Jumlah SPO unit SIM yang tersedia
Denominator Jumlah SPO yang seharusnya ada sesuai standar
Sumber data Sub Komite penjaminan Mutu dan Patient Safety
Standar 100%
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

2. Tersedianya Dokumen Laporan Kinerja Triwulan Unit Kerja SIM

Judul Ketersediaan Laporan Operasional SIM
Dimensi mutu Akuntabilitas
Tujuan Mengetahui kinerja dari unit kerja SIM
Laporan Kinerja triwulan merupakan laporan
Definisi operasional yang berisi tentang kinerja unit SIM setiap
triwulannya.
Frekuensi pengumpulan data 3 Bulan
Periode analisis 2 Minggu
Numerator 1
Denominator 1
Sumber data Unit Kerja SIM
Standar Tersedianya Laporan Triwulan
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

• INDIKATOR PROSES
3. Persentase Laporan yang Diselesaikan Tepat Waktu Unit Kerja SIM
Judul Persentase pengumpulan laporan
Dimensi mutu Ketepatan
Tujuan Mengetahui persentase pengumpulan laporan
setiap unit kerja secara tepat waktu.
Laporan yang berisi tingkat perkembangan
Definisi operasional ketepatan penyelesaian laporan triwulan selama
satu tahun
Frekuensi pengumpulan data 1 Tahun
Periode analisis 2 Minggu
Jumlah laporan yang terkumpul tepat waktu
Numerator
selama 1 tahun pertriwulannya
Jumlah laporan keseluruhan yang seharusnya
Denominator terkumpul
(4 buah)
Sumber data Unit Kerja SIM
Standar 100%
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

4. Waktu tanggap penanganan keluhan penginputan SIM-RSU Balikpapan

Baru
Judul Penanganan Keluhan penginputan SIM
Dimensi mutu Kenyamanan
Tujuan Terselenggaranya penanganan keluhan dalam
penginputan SIM yang tepat waktu.
Waktu tanggap penanganan adalah waktu yang
diperlukan dalam menangani keluhan pada
Definisi operasional
penginputan SIM-RSU Balikpapan Baru sejak
diterima keluhan sampai keluhan terselesaikan
Frekuensi pengumpulan data Setiap Bulan
Periode analisis 1 Minggu
Jumlah kumulatif waktu tunggu penanganan
Numerator keluhan sejak diterima keluhan sampai keluhan
terselesaikan
Denominator Jumlah seluruh keluhan yang masuk
Sumber data SIM
Standar <15 Menit
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

6. Memperbaharui konten website RSU Balikpapan Baru

Judul Konten website RSU Balikpapan Baru
Dimensi mutu Ketepatan
Memberikan informasi terkini mengenai RSU
Tujuan
Balikpapan Baru
Pembaharuan konten website adalah
Definisi operasional memperbaharui konten-konten di dalam website
dalam jangka waktu tertentu
Frekuensi pengumpulan data 2 kali sepekan
Periode analisis 1 Bulan
Numerator Jumlah konten yang terupdate
Denominator Konten terupdate 2 kali sepekan
Dari setiap instalasi/unit kerja RSU Balikpapan
Sumber data Baru
Target Minimal 2 konten artikel sepekan
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

• C. INDIKATOR OUTPUT
7. Kepuasan pengguna SIM-RS
Judul Kepuasan Pengguna SIM-RS
Dimensi mutu Kenyamanan
Tujuan Terselenggaranya penggunaan SIM-RS yang
mampu memberikan kepuasan pengguna
Kepuasan adalah pernyataan puas oleh pengguna
Definisi operasional
terhadap SIM-RS
Frekuensi pengumpulan data Setiap Bulan
Periode analisis 1 Minggu
Jumlah kumulatif rerata penilaian kepuasan
Numerator pengguna SIM
Denominator Jumlah seluruh pengguna SIM-RS
Sumber data Survei
Standar 100%
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

J. KEGIATAN ORIENTASI/DIKLAT

Salah satu tahapan manajemen sumber daya manusia yang dilaksanakan di RSU
Balikpapan Baru adalah program orientasi baik untuk pegawai baru atau
pegawai lama. Program ini dapat dilakukan manakala rumah sakit memperoleh
pegawai baru ataupun tidak.

Orientasi umum berfokus pada pengenalan dan adaptasi lingkungan kerja secara
non teknis, terutama memahami company profile dan team work building.
Kegiatan tersebut dilaksanakan oleh Bagian SDM bekerjasama dengan Bagian
Diklat dan Instalasi Diklat. Sedangkan orientasi khusus berfokus pada
pengenalan dan adaptasi lingkungan kerja secara teknis dan dilaksanakan oleh
unit kerja dimana pegawai baru tersebut ditempatkan.
 Melalui program orientasi umum, pegawai baru diperkenalkan dengan struktur
organisasi, visi, misi, falsafah, tujuan, nilai-nilai dan budaya organisasi RSU
Balikpapan Baru. Disamping itu, pegawai yang mengikuti orientasi juga dibekali
pemahaman tentang produk layanan, sistem keselamatan pasien dan prinsip-
prinsip kerjasama tim.

K. PERTEMUAN/RAPAT (RAPAT RUTIN,INSIDENTIL)

Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk
membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat
berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi
dapat dirumuskan. Pada unit kerja SIM-RSU Balikpapan Baru, rapat internal
dilakukan setiap bulan dengan tujuan untuk membahas dan mengevaluasi kerja
staf SIM-RS. Selain itu, dalam rapat tersebut membahas tentang masalah-
masalah yang terjadi selama satu bulan dan mencari pemecahan masalahnya.
Rapat internal tersebut dihadiri oleh kepala unit kerja SIM-RSU Balikpapan
Baru, staf SIM-RS, maupun staf dari unit terkait yang berkaitan dengan
pembahasan pada saat rapat.

L. PELAPORAN (HARIAN, BULANAN, TAHUNAN)

Laporan merupakan suatu bentuk penyampaian berita, keterangan,
pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara
tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang
(authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka.
Pelaporan yang ada di unit SIM-RSU Balikpapan Baru, yakni pelaporan
bulanan. Pelaporan bulanan ini berupa laporan triwulan KPI (Key Performance
Indikator). Laporan KPI merupakan laporan yang berisi pencapaian indikator-
indikator kinerja dari unit kerja SIM-RS ini. Laporan ini memperlihatkan jumlah
persentase pencapaian tiap indikator per bulannya.
 BAB III
STANDAR KETENAGAAN

A. KUALIFIKASI SDM
1. Pendidikan : Diploma III / Sarjana Komputer
2. Mampu mengoperasikan SIM-RS baik Front end maupun back end
3. Dutamakan menguasai jaringan komputer
4. Menguasai database MySQL-SQL Server
5. Familiar/terbiasa dengan bahasa pemrograman HTML/PHP/Visual Basiq/Java

B. DISTRIBUSI KETENAGAAN
Distribusi ketenagaan mengenai jumlah staf di unit SIM-RS menujukkan bahwa
jumlah staf yang ada di unit SIM-RS sudah cukup dalam menunjang proses
pengelolaan SIM-RSU Balikpapan Baru dan tugas-tugas yang dilakukan oleh
petugas SIM-RSU Balikpapan Baru. Hal ini dapat dilihat dari jumlah staf SIM-RS
yang saat ini berjumlah 6 orang dengan jadwal kerja shift yang telah ditetapkan.
 BAB IV
STANDAR FASILITAS

A. STANDAR RUANGAN DAN DENAH

Ruangan operator
Ruangan operator adalah ruang khusus bagi pegawai SIM-RS untuk memonitoring
berjalannya aplikasi Medifirst2000 di seluruh area Rumah Sakit yang
menggunakannya. Melalui ruangan ini, pegawai SIM-RS selain memonitoring,
juga melakukan maintenance, perbaikan data, dan seluruh tugas pokok dan fungsi
yang telah diuraikan sebelumnya.
Karena di ruangan ini terdapat data-data penting dan rahasia bagi Rumah Sakit,
maka letaknya seharusnya tidak berdekatan dengan area publik yang biasa diakses
dengan mudah oleh siapa saja, bahkan bagi yang tidak berkepentingan. Biasanya
ruangan SIM-RS berdekatan dengan ruang direksi ataupun tempat-tempat yang
tidak terlalu strategis lainnya.
Lebih detil tentang standard ruangan untuk SIM-RS, karena ruangan ini harus terus
berada dalam pengawasan selama 24 jam, itu berarti seharusnya pegawai SIM-RS
bertugas 24 jam penuh dalam sistem shift. Dengan keadaan seperti ini, ruangan
SIM-RS harus memiliki kenyamanan dan fasilitas yang memadai.

Server
Ruang server tentu saja menyimpan komputer server yang menyimpan seluruh data
milik rumah sakit. Ruangan ini sebaiknya berdekatan dengan ruang SIM-RS agar
lebih mudah dimonitoring dan dijangkau bila terjadi masalah. Selain itu, di dalam
ruangan server perangkat elektronik yang ada harus tetap menyala 24 jam. Karena
itu untuk mencegah kerusakan perangkat akibat suhu yang panas, ruangan harus
tertutup dan dingin.

B. STANDAR SARANA DAN PRASARANA

Standar sarana dan prasarana SIM-RS adalah memiliki komponen-komponen
berikut ini:
a. Komponen input dan output
 Komponen input adalah media untuk menangkap data yang akan dimasukkan
ke dalam sistem, seperti seperangkat komputer, printer, dan scanner.
b. Komponen teknologi
Teknologi merupakan aplikasi yang digunakan dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan output, dan membantu pengendalian dari
sistem secara keseluruhan.

c. Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di peranagkat keras
komputer dan menggunakan
perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis
data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis
data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan
berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi
kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi
menggunakan perangkat lunak paket yang disebut
DBMS (Database Management System).

d. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,
temperatur, air,debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu
sendiri, ketidak-efisienan, sabotase dan
lainsebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan
diterapkanuntuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat
dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat
diatasi.
 BAB V
TATA LAKSANA PENDIDIKAN, PELATIHAN, DAN PENELITIAN SERTA
PELAYANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) RS

A. TATA LAKSANA DIKLAT DI UNIT SIM-RS

Pelatihan dan pendidikan bagi pegawai RSU Balikpapan Baru secara keseluruhan
dilakukan secara bertahap dengan berbagai kualifikasi. Sebelum mulai bekerja,
pegawai RSU Balikpapan Baru yang baru wajib mengikuti orientasi selama 3 hari.
Orientasi Pegawai Baru ini diberikan sebagai pengenalan awal mengenai rumah
sakit, mulai dari orientasi ruangan, budaya rumah sakit, direksi dan staf rumah sakit
dan tentu saja sesama pegawai rumah sakit yang baru.
Selanjutnya pegawai rumah sakit secara berkala diberikan berbagai jenis pelatihan.
Materi-materi pelatihan yang harus diikuti merupakan kualifikasi standar yang
harus dimiliki oleh seseorang yang bekerja di area rumah sakit, seperti pelatihan
Fire Fighting, Pencegahan Infeksi dan sebagainya.
 BAB VI
LOGISTIK

Pengertian
Secara tidak sadar sebenarnya dalam kehidupan sehari-hari kita telah melaksanakan
fungsi logistik baik itu di rumah kita atau di kantor, meskipun kenyataannya tidak selalu
mempergunakan istilahnya. Logistik adalah bagian dari instantsi yang tugasnya adalah
menyediakan barang atau bahan yang dibutuhkan untuk kegiatan operasionalnya
instansi tersebut dalam jumlah, kualitas dan pada waktu yang tepat dengan harga
serendah mungkin.

Tujuan
Kegiatan logistik sebenarnya punya tiga tujuan, Tujuan operasional agar tersedianya
barang yang bermutu, Tujuan keuangan, operasional dapat terlaksana dengan
biaya yang serendah-rendahnya. Dan Tujuan keamanan yaitu agar persediaan tidak
terganggu oleh kerusakan, pencurian, penyusutan, dll.

Logistik SIM-RSU Balikpapan Baru.

1. Komponen Input dan Output

Komponen input dan output adalah media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan ke dalam sistem, seperti seperangkat komputer, printer, dan
scanner.
2. Komponen Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di peranagkat keras
komputer dan menggunakan
perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis
data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis
data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan
berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi
kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi
menggunakan perangkat lunak paket yang disebut
DBMS (Database Management System).
3. Komponen Penunjang
Komponen penunjang adalah komponen pelengkap yang membantu teknis
tugas-tugas SIM-RS seperti alat tulis menulis, kertas, dan jenis alat tulis kantor
yang standar.
 BABVIII
KESELAMATAN KERJA

Keselamatan dan kesehatan kerja bagi pekerja di rumah sakit dan fasilitas medis lainnya
perlu diperhatikan. Demikian pula penanganan faktor potensi berbahaya yang ada di
rumah sakit serta metode pengembangan program keselamatan dan kesehatan kerja di
sana perlu dilaksanakan, misalnya perlindungan baik terhadap penyakit infeksi maupun
non-infeksi, penanganan limbah medis, penggunaan alat pelindung diri dan lain
sebagainya. Selain terhadap pekerja di fasilitas medis/klinik maupun rumah sakit,
Keselamatan dan Kesehatan Kerja di rumah sakit juga ‘concern’ keselamatan dan hak-
hak pasien yang masuk kedalam program patient safety.

Merujuk kepada peraturan pemerintah berkenaan dengan keselamatan dan kesehatan

kerja di tempat kerja, pedoman ini juga mengambil dari beberapa sumber “best
practices” yang berlaku secara Internasional, seperti National Institute for Occupational
Safety and Health (NIOSH), the Centers for Disease Control (CDC), the Occupational
Safety and Health Administration (OSHA), the US Environmental Protection Agency
(EPA), dan lainnya. Data tahun 1988, 4% pekerja di USA adalah petugas medis. Dari
laporan yang dibuat oleh The National Safety Council (NSC), 41% petugas medis
mengalami absenteism yang diakibatkan oleh penyakit akibat kerja dan injury dan angka
ini jauh lebih besar dibandingkan dengan sektor industri lainnya. Survei yangdilakukan
terhadap 165 laboratorium klinis di Minnesota memperlihatkan bahwa injury yang
terbanyak adalah needle sticks injury (63%) diikuti oleh kejadian lain seperti luka dan
tergores (21%). Selain itu pekerja di rumah sakit sering mengalami stres, yang
merupakan faktor predisposisi untuk mendapatkan kecelakaan. Ketegangan otot dan
keseleo merupakan representasi dari low back injury yang banyak didapatkan di
kalangan petugas rumah sakit.

Keselamatan Kerja pada Unit Kerja SIM-RS

Keselamatan kerja pada unit kerja SIM-RS berfokus kepada peralatan-peralatan utama
dan penunjang yang digunakan oleh staf SIM-RS selama melaksanakan tugasnya. Selain
dari perangkat teknis, budaya kerja staf SIM-RS juga turut memengaruhi keselamatan
staf tidak hanya dari sisi fisik tapi juga dari sisi psikologis.

- Keselamatan Kerja ditinjau dari Instalasi Peralatan Kerja

• Dari segi instalasi peralatan kerja di unit SIM-RS, penggunaan dan
peletakan kabel-kabel yang tidak tepat beresiko mencelakakan staf.
Misalnya kabel-kabel yang tidak rapi dan dibiarkan berserakan begitu
saja.
• Selain itu penempatan pemancar sinyal WiFi yang terlalu dekat dengan
staf juga beresiko bagi kesehatan staf yang efeknya terlihat beberapa
tahun yang akan datang.
• Penggunaan PC yang terlalu lama juga memengaruhi kesehatan staf dari
sisi penglihatan dan paparan radiasi komputer dalam jangka waktu yang
lama.

- Keselamatan Kerja ditinjau dari Budaya dan Perilaku Kerja

Budaya dan perilaku staf SIM-RS memengaruhi keselamatan psikologis staf.
Pengaturan jadwal shift dan jam kerja yang tidak tepat akan mengganggu
kenyamanan staf dalam bekerja.
 BAB IX
PENGENDALIAN MUTU

Pengendalian mutu pada unit SIM-RSU Balikpapan Baru akan mengarah pada
keakuratan data atau informasi yang ada di dalam sistem. Informasi yang terdapat dalam
sistem meliputi data pasien, seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, dan seterusnya.
Juga data pegawai RS juga memiliki data, seperti nama, unit kerja, pangkat, serta
tagihan pasien, Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain.

A. Nilai Informasi

Menurut Burch dan Strater dalam buku mereka, Information Systems: Theory and
Practice, nilai informasi itu didasarkan atas sepuluh sifat sebagai berikut :
1. Mudahnya dapat diperoleh
Sifat ini menunjukan mudahnya dan cepatnya dapat diperoleh keluaran
informasi. Kecepatan memperolehnya dapat diukur, akan tetapi berapa nilainya
bagi pemakai informasi, sulit mengukurnya.
2. Sifat luas dan lengkapnya
Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya
mengenai volumenya, akan tetapi juga mengenai keluaran informasinya.
Sifatnya ini sangat kabur dan oleh karena itu sulit mengukurnya.
3. Ketelitian
Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran
informasi. Dalam hubungannya dengan volume data yang besar, maka biasanya
terjasi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan
perhitungan.
4. Kecocokan
Sifat ini menunjukan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya
dengan permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan
masalah yang dihadapi. Semua keluaran lainnya tidak berguna akan tetapi
masalah mempersiapkannya. Sifat ini sulit mengukurnya.
5. Ketepatan waktu
Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui yang lebih pendek, daripada
siklus dapat diperolehnya informasi : masukan, pengolahan dan pelaporan
 keluaran kepada para pemakai. Biasanya agar informasi itu tepat waktu, lamanya
siklus ini harus dikurangi. Dalam beberapa hal ketepatan waktu dapat diukur.
6. Kejelasan
Sifat ini menunjukan tingkat keluaran informasi, bebas dari istilah-istilah yang
tidak jelas. Membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.
7. Keluwesan
Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak
hanya dengan lebih dari satu keputusan akan tetapi juga dengan lebih dari
seorang pengambilan keputusan. Sifat ini sulit mengukurnya, akan tetapi dalam
banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur.
8. Dapat dibuktikan
Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji
keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.
9. Tidak ada prasangka
Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi
guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.
10. Dapat diukur
Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi
formal. meskipun kabar angin, desas-desus, dugaan-dugaan, klenik, dan
sebagainya sering dianggap sebagai informasi, hal-hal tersebut berada diluar
lingkup pembicaraan kita.

Nilai informasi yang sempurna adalah bahwa mengambil keputusan diizinkan untuk
memilih keputusan optimal dalam setiap hal, dan bukan keputusan yang “rata-rata” akan
menjadi optimal, dan untuk menghindarkan kejadian-kejadian yang akan
mengakibatkan suatu kerugian. Informasi ini tidak sempurna karena lebih banyak
memberikan perkiraan daripada memberikan angka yang pasti.

Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan, menurut Gordon B. Davis,

adalah sebagai berikut :

1. Tentukan tindakan-tindakan yang terbaik yang didasarkan atas kemungkinan-

kemungkinan sebelumnya.
2. Tentukan apakah tindakan itu akan berguna untuk memperoleh informasi
sampel.
 3. Tentukan ukuran sampel yang optimal.
4. Sampel
5. Perbaiki kemungkinan-kemungkinan sebelumnya didasarkan data sampel.

B. Mutu Informasi
Informasi berbeda dalam mutunya disebagiankan oleh penyimpangan atau
kesalahan. Menurut Gordon B. Davis kesalahan dapat disebagiankan oleh :
1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
3. Hilang atau tidak terolahnya data.
4. Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah
5. Dokumen (induk) sejarah yang salah (atau penggunaan dokumen sejarah yang
salah)
6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan(misalnya kesalahan program komputer)
7. Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja

Kesulitan karena peyimpangan dapat ditangani dalam pengolahan informasi melalui

prosedur untuk menemukan dan mengukur penyimpangan dan menyesuaikannya.
Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan :
1. Kontrol intern untuk menemukan kesalahan
2. Pemeriksaan intern dan extern
3. Penembahan “batas kepercayaan” kepada data,
4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengolahan dan pengukuran agar para pemakai
dapat menilai kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.
 BAB X

PENUTUP

Pedoman pengorganisasian unit kerja SIM-RSU Balikpapan Baru diharapkan dapat

memberikan kejelasan peran, fungsi dan kewenangan unitkerja SIM-RS sehingga dapat
meningkatkan kinerja dari unit ini. Pedoman ini bukanlah sesuatu yang permanen, akan
tetapi akan berubah mengikuti perubahan peraturan yang berlaku, struktur organisasi,
tugas pokok dan fungsi, kebijakan pimpinan serta kondisi dan situasi lingkungan . Untuk
itu pedoman ini harus dievaluasi secara berkala. Diharapkan pedoman ini dapat
dijadikan sebagai acuan bagi unit terkait dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi
khususnya dalam penyusunan rencana kebijakan dan program di lingkungan RSU
Balikpapan Baru.

Balikpapan, 30 Maret 2019

Rumah Sakit Balikpapan Baru

dr. Listyono Wahid Rhomadani