BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Dalam perkembangannya, rumah sakit masa kini bukan lagi berfungsi sebagai
lembaga sosial semata, tetapi merupakan lembaga bisnis yang patut diperhitungkan
keberadaanya. Perubahan fungsi ini terjadi dengan banyak ditemukannya penyakit-
penyakit baru maupun teknologi pengobatan yang makin maju. Sehingga rumah sakit
dituntut untuk meningkatkan kinerja dan daya saing sebagai badan usaha dengan tidak
mengurangi misi sosial yang dibawanya. Rumah sakit harus merumuskan kebijakan-
kebijakan strategis antara lain efisiensi dari dalam (organisasi, manajemen, serta SDM)
serta harus mampu secara cepat dan tepat mengambil keputusan untuk peningkatan
pelayanan kepada masyarakat agar dapat menjadi organisasi yang responsif, inovatif,
efektif, efisien dan menguntungkan.

Dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit Departemen

Kesehatan RI telah mengeluarkan kebijakan yang menjadi pedoman bagi penyelenggaraan
pembangunan kesehatan yang dilaksanakan oleh pemerintah maupun swasta. Teknologi
informasi telah mempengaruhi pula pelayanan rumah sakit, antara lain dibutuhkan dalam
rangka memenuhi tuntutan masyarakat akan ketepatan dan kecepatan pelayanannya.

Teknologi yang dirancang khusus untuk membantu proses pengolahan data di

rumah sakit adalah teknologi informasi berupa Sistem Informasi Manajemen (SIM) rumah
sakit. Informasi merupakan aktivita (asset) penting suatu rumah sakit dalam meningkatkan
efesiensi dan efektifitas pekerjaan. Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer
merupakan sarana pendukung yang sangat penting – bahkan bisa dikatakan mutlak –
untuk operasional rumah sakit. Sistem informasi rumah sakit merupakan salah satu
komponen yang penting dalam mewujudkan upaya peningkatan mutu tersebut. Sistem
informasi rumah sakit secara umum bertujuan untuk mengintegrasikan sistem informasi
dari berbagai subsistem dan mengolah informasi yang diperlukan sebagai pengambilan
keputusan. Selain itu, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah sistem
komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan
kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk
mendukung kinerja dan memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat.
B. TUJUAN

Tersusunnya pedoman penyelenggaraan program Sistem Informasi Manajemen di Rumah

Sakit sebagai dasar acuan seluruh kebijakan, prosedur dan program kerja yang terkait
dengan kegiatan SIM-RS di Rumah Sakit Mekar Sari Bekasi.

C. RUANG LINGKUP

Pedoman Sistem Informasi Manajemen (SIM) ini juga menyediakan panduan bagi
pengembangan sistem informasi secara keseluruhan.

1. Planning

a. Penyusunan Pedoman Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.

b. Penyusunan berbagai Kebijakan dan Prosedur.

c. Penyusunan berbagai program kerja SIM.

d. Pengorganisasian kegiatan dan aktivitas.

1. Action

a. Pelaksanaan penggunaan aplikasi SIM-RS di semua unit pelayanan RS. Mekar Sari
Bekasi.

b. Pendidikan dan pelatihan yang berkaitan dengan SIM-RS bagi staf SIM-RS.

c. Pelatihan penggunaan aplikasi SIM-RS di tiap unit pelayanan yang menggunakan

aplikasi tersebut.

2. Monitoring dan Evaluation

SIM-RS RS. Mekar Sari Bekasi me-monitoring penggunaan aplikasi SIM, me-
maintenance aplikasi SIM, dan mendiskusikan dengan pihak ketiga apabila ada
permintaan yang berkaitan dengan fungsi-fungsi pada aplikasi SIM.
3. Analysis and Recommendation
 Pada prinsipnya menganalisis data dan upaya pengolahan data hasil monitoring yang
dilakukan oleh SIM-RS. Hasil analisis data tersebut kemudian berdiskusi dengan seluruh
instalasi/unit kerja terkait untuk mencari solusi dan rekomendasi perbaikan sistem
pelayanan.
4. Continuous Improvement Plan

Adalah monitoring rencana pelaksanaan tindak lanjut atau kegiatan perbaikan agar
sesuai dengan perencanaan untuk mengarah pada kemajuan yang lebih baik atau
unggul.
D. BATASAN OPERASIONAL (DEFINISI OPERASIONAL)

1. Sistem

Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variable
yang teroganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.

2. Informasi

Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk
digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

3. Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi
yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat
menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk
pengambilan keputusan.

4. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian dari

pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen,
teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis
seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis.

5. Website

Website adalah kumpulan dari halaman-halaman situs, yang terangkum dalam sebuah
domain atau subdomain, yang tepatnya berada di dalam World Wide Web (WWW) di
dalam internet.
 6. Jaringan

Jaringan adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer-komputer yang didesain
untuk dapat berbagi sumber daya (printer, CPU), berkomunikasi, dan dapat mengakses
informasi.

E. LANDASAN HUKUM (REFERENSI)

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I
Pasal 1 ayat 4 berisi tentang Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik
yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog,
digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan,
dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak
terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf,
tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau
dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I
Pasal 1 ayat 5 berisi tentang Sistem Elektronik adalah serangkaian perangkat dan
prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah,
menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau
menyebarkan Informasi Elektronik.

3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I
Pasal 1 ayat 6 berisi tentang Penyelenggaraan Sistem Elektronik adalah pemanfaatan
Sistem Elektronik oleh penyelenggara negara, Orang, Badan Usaha, dan/atau
masyarakat.

4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit Bab
XI Pasal 52 ayat 1 berisi tentang Setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan
pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.

BAB II

PENGORGANISASIAN UNIT KERJA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT

A. GAMBARAN UMUM UNIT KERJA

SIM RS adalah sebuah Unit Kerja yang berguna untuk menata manajemen RS yang
baik dan dapat dipertanggungjawabkan. Tiga poin penting dari sebuah Rumah Sakit adalah
pasien dan pegawai sebagai subjek, serta segala aktivitas di Rumah Sakit.

Pasien yang datang memiliki data pasien, seperti nama, alamat, tempat tanggal
lahir, dan seterusnya.Pegawai RS juga memiliki data, seperti nama, unit kerja, pangkat,
dan seterusnya. Informasi-informasi yang demikian itu harus valid dan konsisten. Karena
itulah diperlukan sebuah sistem untuk menjaga kondisi yang demikian itu.

Informasi ini bukan hanya terkait antara pasien dan karyawan tapi juga kepada
tagihan pasien, Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain. Sumber informasi ini harus
dikelola dengan rapi dan baik agar pengelolaan Rumah Sakit bisa ditingkatkan menjadi
Rumah Sakit yang unggul dan profesional.

1. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS. Mekar Sari Bekasi bertanggung jawab
dalam pengelolaan aplikasi SIM RS, MyHospital, seperti yang berhubungan dengan hak
akses user, data pasien, tarif rumah sakit, dan pemasangan SIM pada unit pelayanan
terkait.

2. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS. Mekar Sari Bekasi bertanggung jawab
pengelolaan dan pengembangan website RS. Mekar Sari Bekasi. Website merupakan
sarana untuk berbagi informasi. Informasi-informasi yang dibagikan tersebut ada yang
bersifat statis dan dinamis.

B. VISI

Menjadi pelopor terpercaya dalam penerapan sistem teknologi informasi dalam

mendukung pelayanan rumah sakit.

C. MISI

1. Memberikan dukungan pengelolaan informasi untuk mendukung kegiatan pendidikan,

penelitian, dan pemeliharaan kesehatan.
 2. Mempelopori inovasi pengembangan sistem teknologi informasi rumah sakit.

3. Menciptakan lingkungan akademik sebagai pusat pembelajaran pengembangan sistem

teknologi informasi rumah sakit.

D. FALSAFAH UNIT

Falsafah SIM RS:

Memberikan pelayanan SIM RS yang paripurna, guna mendukung dan menunjang

pelayanan unit-unit terkait di rumah sakit, agar pelayanan medis dan non-medis yang
diberikan kepada pasien dapat dengan cepat, tepat, efektif dan efisien.

E. NILAI UNIT

Untuk mendukung perawatan pasien dan administrasinya, SIMRS mendukung penyediaan

informasi, terutama tentang pasien, dalam cara yang benar, relevan terbarukan, mudah
diakses oleh orang yang tepat pada tempat/lokasi yang berbeda dan dalam format yang
dapat digunakan. Transaksi data pelayanan dikumpulkan, disimpan, diproses, dan
didokumentasikan untuk menghasilkan informasi tentang kualitas perawatan pasien dan
tentang kinerja rumah sakit serta biaya. Ini mengisyaratkan bahwa sistem informasi rumah
sakit harus mampu mengkomunikasikan data berkualitas tinggi antara berbagai unit di
rumah sakit.

F. BUDAYA UNIT

‘Profesional Ramah Inovative Mampu Amanah’ sebagai tagline dari RS. Mekar Sari Bekasi
mendasari budaya unit yang berlaku di SIM RS. Meskipun posisi SIM RS berada di
belakang layar, SIM RS harus memahami bahwa keberadaannya merupakan salah satu
penegak tiang keberhasilan rumah sakit dalam memberikan pelayanan kesehatan yang
efektif, efisien, cepat dan tepat kepada pasien. Di sisi yang lain, SIM RS sebagai pusat
informasi dan manajemen juga menjadi salah satu penentu keberhasilan manajemen
rumah sakit dalam mengelola tagihan pasien, Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain.
Sumber informasi ini harus dikelola dengan rapi dan baik agar pengelolaan Rumah Sakit
bisa ditingkatkan menjadi Rumah Sakit yang unggul dan profesional.
G. TUJUAN

Menciptakan sistem informasi manajemen rumah sakit yang akurat, tepat waktu, serta
terintegrasi untuk mendukung kegiatan pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan
kesehatan di Rumah Sakit Mekar Sari.

H. STRUKTUR ORGANISASI UNIT

I. TUPOKSI DAN URAIAN TUGAS

1. Kepala Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS. Mekar Sari Bekasi.

a. Tupoksi
 Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di unit kerja SIM RS

b. Uraian Tugas

1. Membuat perencanaan kegiatan SIM RS RS. Mekar Sari Bekasi.

2. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di unit kerja SIM RS RS. Mekar Sari Bekasi.

3. Melakukan monitoring dan mengevaluasi pelaksanaan kegitan di unit kerja SIM RS

RS. Mekar Sari Bekasi.

2. Staf Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS. Mekar Sari Bekasi

a. Tupoksi

1. Mengelola aplikasi SIM RS

2. Mengelola dan mengembangkan website RS. Mekar Sari Bekasi

b. Uraian Tugas Staf Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS. Mekar Sari
Bekasi

1. Melakukan proses Input, Edit, dan Void tindakan pada aplikasi SIM RS jika
diperlukan

2. Input master tarif tindakan pada aplikasi SIMRS

3. Update master data Kelurahan, Kecamatan, dan Kabupaten/Kota seluruh

Indonesia pada aplikasi SIM RS

4. Melakukan upgrade versi aplikasi SIMRS pada tiap-tiap unit pelayanan

5. Melakukan penanganan komplain / keluhan penggunaan aplikasi SIM RS pada

tiap-tiap unit pelayanan

6. Training On the Job pada tiap-tiap unit pelayanan

7. Update defenition Anti Virus Microsoft Security Essential pada komputer/PC

pada tiap-tiap unit pelayanan

8. Mengikuti rapat

9. Melakukan registrasi sidik jari pada mesin absensi untuk karyawan

c. Uraian Tugas Staf Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS Mekar Sari

1. Melakukan proses Input, Edit, dan Void tindakan pada aplikasi SIM RS jika
diperlukan
 2. Melakukan penanganan komplain / keluhan penggunaan aplikasi SIM RS pada
tiap-tiap unit pelayanan

3. Melakukan void obat pada aplikasi SIM RS jika diperlukan

4. Training On the Job pada tiap-tiap unit pelayanan

5. Mengikuti rapat

Ahmad Zaenuri

1. Perancangan dan Development Website RSIA YPK Mandiri

2. Maintenance dan Update Data Website RSIA YPK Mandiri

3. Maintenance dan Service Upgrade untuk Sistem Informasi Antrian Poli Rawat
Jalan

4. Maintenance dan Repair PC Sistem Operasi serta Update defenition Anti Virus
Microsoft Security pada Komputer Unit RSIA YPK MAndiri

5. Setup dan Maintenance Internet Information di Instalasi SIM RSIA YPK Mandiri

6. Input master tarif tindakan pada aplikasi SIM RS

Aiman Albantani

1. Perancangan dan Development Website RSIA YPK Mandiri

2. Perancangan dan Development Aplikasi RSIA YPK Mandiri

Bambang Wijianarko

1. Perancangan dan Development Website RSIA YPK Mandiri

2. Maintenance dan Update Data Website RSIA YPK Mandiri

3. Penyediaan data laporan fingerprint pada aplikasi fingerprint

4. Menangani kuitansi pembayaran yang salah dari kasir

5. Setup dan Maintenance Internet Information di Instalasi SIM RSIA YPK Mandiri

6. Input master tarif tindakan pada aplikasi SIM RS

J. TATA HUBUNGAN KERJA

a. Tata Hubungan Kerja Internal

Pengaturan hubungan kerja yang menyangkut unit-unit kerja di dalam suatu organisasi
merupakan tata hubungan kerja internal. Berdasarkan pengertian tersebut tata
hubungan kerja perlu dibuat untuk unit-unit kerja yang cenderung tumpang tindih atau
memang memerlukan kerjasama yang harus diatur dengan tata hubungan kerja. tata
hubungan kerja perlu dibuat terutama untuk tugas-tugas yang bersifat strategis yang
memerlukan kejelasan peran, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing unit
kerja.

Langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penyusunan tata hubungan kerja

internal adalah :

1. Mengidentifikasi tugas-tugas yang cenderung tumpang tindih atau benar-benar

memerlukan pengaturan kerja sama.

1. Menetapkan unit kerja yang menjadi pelaku utama dari setiap tugas.

2. Menetapkan peran unit-unit terkait dalam pelaksanaan setiap tugas.

3. Menetapkan urutan kegiatan yang harus dilakukan untuk

melaksanakan/menyelesaikan setiap tugas, sesuai dengan peran masing-masing
unit.

b. Tata Hubungan Kerja Eksternal

Tata hubungan kerja eksternal adalah pengaturan hubungan kerja antara unit-unit kerja
dalam suatu organisasi dengan unit kerja di luar organisasi tersebut. Hubungan kerja
dengan unit organisasi lain tersebut dapat berupa kerjasama lintas program ataupun
lintas sektor.
Adapun bentuk hubungan dengan unit-unit kerja di luar organisasi dapat berbentuk:
1. Hubungan teknis fungsional yaitu hubungan yang serasi, selaras dan seimbang
antara dua atau lebih unit organisasi yang secara teknis mempunyai fungsi yang
sama.

2. Hubungan koordinatif yaitu hubungan dalam rangka penyatuan upaya dan daya
dengan unit kerja lain untuk mencapai tujuan bersama.
K. PENILAIAN KINERJA (KINERJA UNIT DAN INDIVIDU)

a. KPI UNIT

 A. INDIKATOR INPUT

1. Ketersedian SOP Unit SIM

Judul Ketersediaan SOP Unit Kerja SIM
Dimensi mutu Efektivitas, Efisiensi Pelayanan
Tersedianya Standard Operational Prosedure (SOP) unit
Tujuan
SIM
Standard Operational Prosedure (SOP) adalah Standar
Definisi operasional prosedur yang seharusnya ada untuk optimalisasi
pelayanan rumah sakit
Frekuensi pengumpulan data 1 Tahun
Periode analisis 1 Tahun
Numerator Jumlah SOP unit SIM yang tersedia
Denominator Jumlah SOP yang seharusnya ada sesuai standar
Sumber data Sub Komite penjaminan Mutu dan Patient Safety
Standar 100%
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

2. Tersedianya Dokumen Laporan Kinerja Triwulan Unit Kerja SIM

Judul Ketersediaan Laporan Operasional SIM
Dimensi mutu Akuntabilitas
Tujuan Mengetahui kinerja dari unit kerja SIM
Laporan Kinerja triwulan merupakan laporan yang berisi
Definisi operasional
tentang kinerja unit SIM setiap triwulannya.
Frekuensi pengumpulan data 3 Bulan
Periode analisis 2 Minggu
Numerator 1
Denominator 1
Sumber data Unit Kerja SIM
Standar Tersedianya Laporan Triwulan
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

 B. INDIKATOR PROSES

3. Persentase Laporan yang Diselesaikan Tepat Waktu Unit Kerja SIM

Judul Persentase pengumpulan laporan
Dimensi mutu Ketepatan
Mengetahui persentase pengumpulan laporan setiap unit
Tujuan
kerja secara tepat waktu.
Laporan yang berisi tingkat perkembangan ketepatan
Definisi operasional
penyelesaian laporan triwulan selama satu tahun
Frekuensi pengumpulan data 1 Tahun
Periode analisis 2 Minggu
Jumlah laporan yang terkumpul tepat waktu selama 1
Numerator
tahun pertriwulannya
Jumlah laporan keseluruhan yang seharusnya terkumpul (4
Denominator
buah)
Sumber data Unit Kerja SIM
Standar 100%
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

4. Persentase Ketidakpatuhan Staf RS Unhas Dalam Mengoperasikan Absensi

Fingerprint
Judul Ketidakpatuhan mengoperasikan absensi fingerprint
Dimensi mutu Efektivitas
Mengoptimalkan data absensi pegawai RS Unhas baik dari
Tujuan
segi informasi kehadiran maupun penggunaannya
Definisi operasional Ketidakpatuhan adalah ketidaktaatan pada peraturan
Frekuensi pengumpulan data Setiap Bulan
Periode analisis Setiap Bulan
Jumlah staf RS Unhas yang tidak patuh dalam absensi
Numerator fingerprint yang tidak melakukan scan-in dan/atau scan-out
pada saat datang dan pulang kerja dalam satu bulan
Denominator Jumlah seluruh staf RS Unhas
Sumber data Unit Kerja SIM
Target ≤ 10%
Penanggung jawab Kepala Instalasi SDM

5. Waktu tanggap penanganan keluhan penginputan SIM RS Unhas

Judul Penanganan Keluhan penginputan SIM
Dimensi mutu Kenyamanan
Terselenggaranya penanganan keluhan dalam
Tujuan
penginputan SIM yang tepat waktu.
Waktu tanggap penanganan adalah waktu yang diperlukan
dalam menangani keluhan pada penginputan SIM RS
Definisi operasional
Unhas sejak diterima keluhan sampai keluhan
terselesaikan
Frekuensi pengumpulan data Setiap Bulan
Periode analisis 1 Minggu
Jumlah kumulatif waktu tunggu penanganan keluhan sejak
Numerator
diterima keluhan sampai keluhan terselesaikan
Denominator Jumlah seluruh keluhan yang masuk
Sumber data SIM
Standar <15 Menit
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

6. Memperbaharui konten website Rumah Sakit Unhas

Judul Konten website Rumah Sakit Unhas
Dimensi mutu Ketepatan
Memberikan informasi terkini mengenai Rumah Sakit
Tujuan
Unhas
Pembaharuan konten website adalah memperbaharui
Definisi operasional konten-konten di dalam website dalam jangka waktu
tertentu
Frekuensi pengumpulan data 2 kali sepekan
Periode analisis 1 Bulan
Numerator Jumlah konten yang terupdate
Denominator Konten terupdate 2 kali sepekan
Sumber data Dari setiap instalasi/unit kerja RS Unhas
Target Minimal 2 konten artikel sepekan
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

 C. INDIKATOR OUTPUT

7. Kepuasan pengguna SIM RS

Judul Kepuasan Pengguna SIM RS
Dimensi mutu Kenyamanan
Terselenggaranya penggunaan SIM RS yang mampu
Tujuan
memberikan kepuasan pelanggan
Kepuasan adalah pernyataan puas oleh pengguna
Definisi operasional
terhadap SIM RS
Frekuensi pengumpulan data Setiap Bulan
Periode analisis 1 Minggu
Numerator Jumlah kumulatif rerata penilaian kepuasan pengguna SIM
Denominator Jumlah seluruh pengguna SIM RS
Sumber data Survei
Standar 100%
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM
b. KPI INDIVIDU

L. KEGIATAN ORIENTASI/DIKLAT

Rumah Sakit Universitas Hasanuddin senantiasa mengembangkan manajemen sumber

daya manusia yang baik, agar terwujud kuantitas dan kualitas pegawai yang mampu
melaksanakan tugas dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Salah satu tahapan manajemen sumber daya manusia yang dilaksanakan di RS Unhas
adalah program orientasi baik untuk pegawai baru atau pegawai lama. Program ini dapat
dilakukan manakala rumah sakit memperoleh pegawai baru ataupun tidak.
Orientasi umum berfokus pada pengenalan dan adaptasi lingkungan kerja secara non
teknis, terutama memahami company profile dan team work building. Kegiatan tersebut
dilaksanakan oleh Bagian SDM bekerjasama dengan Bagian Diklat dan Instalasi Diklat.
Sedangkan orientasi khusus berfokus pada pengenalan dan adaptasi lingkungan kerja
secara teknis dan dilaksanakan oleh unit kerja dimana pegawai baru tersebut
ditempatkan.
Melalui program orientasi umum, pegawai baru diperkenalkan dengan struktur
organisasi, visi, misi, falsafah, tujuan, nilai-nilai dan budaya organisasi RSIA YPK
Mandiri
. Disamping itu, pegawai yang mengikuti orientasi juga dibekali pemahaman tentang
produk layanan, sistem keselamatan pasien dan prinsip-prinsip kerjasama tim.
M. PERTEMUAN/RAPAT (RAPAT RUTIN,INSIDENTIL)

Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk
membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai
permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat
dirumuskan. Pada unit kerja SIMRS YPK Mandiri , rapat internal dilakukan setiap bulan
dengan tujuan untuk membahas dan mengevaluasi kerja staf SIMRS. Selain itu, dalam
rapat tersebut membahas tentang masalah-masalah yang terjadi selama satu bulan dan
mencari pemecahan masalahnya. Rapat internal tersebut dihadiri oleh kepala unit kerja
 SIM-RS , staf SIM-RS, maupun staf dari unit terkait yang berkaitan dengan pembahasan
pada saat rapat.

N. PELAPORAN (HARIAN, BULANAN, TAHUNAN)

Laporan merupakan suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan

ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan
kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab
(responsibility) yang ada antara mereka. Pelaporan yang ada di unit SIM-RS YPK
Mandiri, yakni pelaporan bulanan. Pelaporan bulanan ini berupa laporan triwulan KPI
(Key Performance Indikator). Laporan KPI merupakan laporan yang berisi pencapaian
indikator-indikator kinerja dari unit kerja SIM-RS ini. Laporan ini memperlihatkan jumlah
persentase pencapaian tiap indikator per bulannya.
 BAB III

STANDAR KETENAGAAN

A. KUALIFIKASI SDM

1. Pendidikan : Diploma III / Sarjana Komputer

2. Mampu mengoperasikan SIM RS baik Front end maupun back end

3. Dutamakan menguasai jaringan komputer

4. Menguasai database MySQL-SQL Server

5. Familiar/terbiasa dengan bahasa pemrograman HTML/PHP/Visual Basiq/Java

B. DISTRIBUSI KETENAGAAN

Distribusi ketenagaan mengenai jumlah staf di unit SIM-RS menujukkan bahwa jumlah staf
yang ada di unit SIM-RS sudah cukup dalam menunjang proses pengelolaan SIM-RS YPK
Mandiri dan tugas-tugas yang dilakukan oleh petugas SIM-RS YPK Mandiri. Hal ini dapat
dilihat dari jumlah staf SIM-RS yang saat ini berjumlah 3 orang dengan jadwal kerja shift
yang telah ditetapkan.

C. JADWAL KERJA/SHIFT
 Shift pagi : 07.30 – 14.30

Shift siang : 14.30 – 20.30

Jadwal Normal : Senin – Jumat: 07.30 – 16.00

BAB IV

STANDAR FASILITAS

A. STANDAR RUANGAN DAN DENAH

Ruangan operator

Ruangan operator adalah ruang khusus bagi pegawai SIM RS untuk memonitoring
berjalannya aplikasi My Hospital di seluruh area Rumah Sakit yang menggunakannya.
Melalui ruangan ini, pegawai SIM RS selain memonitoring, juga melakukan maintenance,
perbaikan data, dan seluruh tugas pokok dan fungsi yang telah diuraikan sebelumnya.

Karena di ruangan ini terdapat data-data penting dan rahasia bagi Rumah Sakit, maka
letaknya seharusnya tidak berdekatan dengan area publik yang bias diakses dengan
mudah oleh siapa saja, bahkan bagi yang tidak berkepentingan. Biasanya ruangan SIM RS
berdekatan dengan ruang direksi ataupun tempat-tempat yang tidak terlalu strategis
lainnya.

Lebih detil tentang standard ruangan untuk SIM RS, karena ruangan ini harus terus berada
dalam pengawasan selama 24 jam, itu berarti seharusnya pegawai SIM RS bertugas 24
 jam penuh dalam sistem shift. Dengan keadaan seperti ini, ruangan SIM RS harus memiliki
kenyamanan dan fasilitas yang memadai.

Server

Ruang server tentu saja menyimpan komputer server yang menyimpan seluruh data milik
rumah sakit. Ruangan ini sebaiknya berdekatan dengan ruang SIM RS agar lebih mudah
dimonitoring dan dijangkau bila terjadi masalah. Selain itu, di dalam ruangan server
perangkat elektronik yang ada harus tetap menyala 24 jam. Karena itu untuk mencegah
kerusakan perangkat akibat suhu yang panas, ruangan harus tertutup dan dingin.

B. STANDAR SARANA DAN PRASARANA

Standar sarana dan prasarana SIM RS adalah memiliki komponen-komponen berikut ini:

a. Komponen input dan output

Komponen input adalah media untuk menangkap data yang akan dimasukkan ke dalam
sistem, seperti seperangkat komputer, printer, dan scanner.
b. Komponen teknologi

Teknologi merupakan aplikasi yang digunakan dalam sistem informasi. Teknologi

digunakan untuk menerima input, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan
mengirimkan output, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
c. Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di peranagkat keras komputer dan
menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam
basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis
data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan
berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas
penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak
paket yang disebut DBMS (Database Management System).
d. Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,
temperatur, air, debu, kecurangankecurangan, kegagalankegagalan sistem itu sendiri,
 ketidak-efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu
dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem
dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan dapat langsung cepat
diatasi.

BAB V

TATA LAKSANA PENDIDIKAN, PELATIHAN, DAN PENELITIAN

SERTA

PELAYANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) RS

A. TATA LAKSANA DIKLAT & PENELITIAN DI INSTALASI SIM-RS

 Pelatihan dan pendidikan bagi pegawai RSIA YPK Mandiri secara keseluruhan dilakukan
secara bertahap dengan berbagai kualifikasi. Sebelum mulai bekerja, pegawai RSIA YPK
Mandiri yang baru wajib mengikuti orientasi selama 3 hari. Orientasi Pegawai Baru ini
diberikan sebagai pengenalan awal mengenai rumah sakit, mulai dari orientasi ruangan,
budaya rumah sakit, direksi dan staf rumah sakit dan tentu saja sesama pegawai rumah
sakit yang baru.

Selanjutnya pegawai rumah sakit secara berkala diberikan berbagai jenis pelatihan. Materi-
materi pelatihan yang harus diikuti merupakan kualifikasi standar yang harus dimiliki oleh
seseorang yang bekerja di area rumah sakit, seperti pelatihan Fire Fighting, Pencegahan
Infeksi dan sebagainya.

BAB VI
LOGISTIK
Logistik di rumah sakit adalah konsep yang kurang dipahami dan sering tidak dihargai,
meskipun meliputi bagian penting dari anggaran operasional rumah sakit. Studi menunjukkan
bahwa sekitar 30% sampai 45% dari pengeluaran rumah sakit didedikasikan untuk kegiatan
logistik. Logistik di rumah sakit tidak hanya layanan yang berhubungan dengan pembelian, toko
dan farmasi, tetapi juga mencakup layanan kesehatan seperti unit operasi dan ruang perawatan
pasien.

Pengertian
Secara tidak sadar sebenarnya dalam kehidupan sehari-hari kita telah melaksanakan fungsi
logistik baik itu di rumah kita atau di kantor, meskipun kenyataannya tidak selalu
mempergunakan istilahnya. Logistik adalah bagian dari instantsi yang tugasnya adalah
menyediakan barang atau bahan yang dibutuhkan untuk kegiatan operasionalnya instansi
tersebut dalam jumlah, kualitas dan pada waktu yang tepat dengan harga serendah mungkin.

Tujuan
Kegiatan logistik sebenarnya punya tiga tujuan, Tujuan operasional agar tersedianya barang
yang bermutu, Tujuan keuangan, operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah-
rendahnya. Dan Tujuan keamanan yaitu agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan,
pencurian, penyusutan, dll.

Logistik SIM RS YPK Mandiri

1. Komponen Input dan Output

Komponen input dan output adalah media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan ke dalam sistem, seperti seperangkat komputer, printer, dan scanner.
2. Komponen Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di peranagkat keras komputer dan
menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam
basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis
data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan
berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas
penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak
paket yang disebut DBMS (Database Management System).
3. Komponen Penunjang

Komponen penunjang adalah komponen pelengkap yang membantu teknis tugas-tugas

SIM RS seperti alat tulis menulis, kertas, dan jenis alat tulis kantor yang standar.
 BAB VII
KESELAMATAN PASIEN DAN MANAJEMEN RISIKO

A. PENGERTIAN

Keselamatan pasien rumah sakit adalah suatu sistem dimana rumah sakit membuat
asuhan pasien lebih aman yang meliputi asesmen risiko, identifikasi dan pengelolaan hal
yang berhubungan dengan risiko pasien, pelaporan dan analisis insiden, kemampuan
belajar dari insiden dan tindak lanjutnya serta implementasi solusi untuk meminimalkan
timbulnya risiko dan mencegah terjadinya cedera yang disebabkan oleh kesalahan akibat
melaksanakan suatu tindakan atau tidak mengambil tindakan yang seharusnya diambil
(Kemenkes RI, 2011).

Manajemen risiko adalah pendekatan proaktif untuk mengidentifikasi, menilai dan

menyusun prioritas risiko, dengan tujuan untuk menghilangkan atau meminimalkan
dampaknya. Manajemen risiko rumah sakit adalah kegiatan berupa identifikasi dan evaluasi
untuk mengurangi risiko cedera dan kerugian pada pasien, karyawan rumah sakit,
pengunjung dan organisasinya sendiri.

B. TUJUAN

Tujuan keselamatan pasien, yaitu membangun kesadaran terhadap keselamatan

pasien serta terlaksananya implementasi keselamatan pasien dalam setiap kegiatan
pelayanan di Rumah Sakit.

Tujuan adanya manajemen resiko, yaitu untuk menciptakan budaya keselamatan

pasien di rumah sakit, untuk mengurangi kejadian yang tidak diharapkan (KTD), serta untuk
melaksanakan program-program pencegahan sehingga tidak terjadi pengulangan kejadian
yang tidak diharapkan.
 BAB VIII
KESELAMATAN KERJA

Keselamatan dan kesehatan kerja bagi pekerja di rumah sakit dan fasilitas medis lainnya perlu
diperhatikan. Demikian pula penanganan faktor potensi berbahaya yang ada di rumah sakit
serta metode pengembangan program keselamatan dan kesehatan kerja di sana perlu
dilaksanakan, misalnya perlindungan baik terhadap penyakit infeksi maupun non-infeksi,
penanganan limbah medis, penggunaan alat pelindung diri dan lain sebagainya. Selain
terhadap pekerja di fasilitas medis/klinik maupun rumah sakit, Keselamatan dan Kesehatan
Kerja di rumah sakit juga ‘concern’ keselamatan dan hak-hak pasien yang masuk kedalam
program patient safety.
Merujuk kepada peraturan pemerintah berkenaan dengan keselamatan dan kesehatan kerja di
tempat kerja, pedoman ini juga mengambil dari beberapa sumber “best practices” yang berlaku
secara Internasional, seperti National Institute for Occupational Safety and Health (NIOSH), the
Centers for Disease Control (CDC), the Occupational Safety and Health Administration (OSHA),
the US Environmental Protection Agency (EPA), dan lainnya. Data tahun 1988, 4% pekerja di
USA adalah petugas medis. Dari laporan yang dibuat oleh The National Safety Council (NSC),
41% petugas medis mengalami absenteism yang diakibatkan oleh penyakit akibat kerja dan
injury dan angka ini jauh lebih besar dibandingkan dengan sektor industri lainnya. Survei
yangdilakukan terhadap 165 laboratorium klinis di Minnesota memperlihatkan bahwa injury
yang terbanyak adalah needle sticks injury (63%) diikuti oleh kejadian lain seperti luka dan
tergores (21%). Selain itu pekerja di rumah sakit sering mengalami stres, yang merupakan
faktor predisposisi untuk mendapatkan kecelakaan. Ketegangan otot dan keseleo merupakan
representasi dari low back injury yang banyak didapatkan di kalangan petugas rumah sakit.
Keselamatan Kerja pada Unit Kerja SIM RS
Keselamatan kerja pada unit kerja SIM RS berfokus kepada peralatan-peralatan utama dan
penunjang yang digunakan oleh staf SIM RS selama melaksanakan tugasnya. Selain dari
perangkat teknis, budaya kerja staf SIM RS juga turut memengaruhi keselamatan staf tidak
hanya dari sisi fisik tapi juga dari sisi psikologis.
- Keselamatan Kerja ditinjau dari Instalasi Peralatan Kerja

 Dari segi instalasi peralatan kerja di unit SIM RS, penggunaan dan peletakan
kabel-kabel yang tidak tepat beresiko mencelakakan staf. Misalnya kabel-kabel
yang tidak rapi dan dibiarkan berserakan begitu saja.

 Selain itu penempatan pemancar sinyal WiFi yang terlalu dekat dengan staf juga
beresiko bagi kesehatan staf yang efeknya terlihat beberapa tahun yang akan
datang.

 Penggunaan PC yang terlalu lama juga memengaruhi kesehatan staf dari sisi
penglihatan dan paparan radiasi komputer dalam jangka waktu yang lama.

- Keselamatan Kerja ditinjau dari Budaya dan Perilaku Kerja

Budaya dan perilaku staf SIM RS memengaruhi keselamatan psikologis staf.

Pengaturan jadwal shift dan jam kerja yang tidak tepat akan mengganggu kenyamanan
staf dalam bekerja.
 BAB IX

PENGENDALIAN MUTU

Pengendalian mutu pada unit SIM RS Unhas akan mengarah pada keakuratan data atau
informasi yang ada di dalam sistem. Informasi yang terdaoat dalam sistem meliputi data pasien,
seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, dan seterusnya. Juga data pegawai RS juga
memiliki data, seperti nama, unit kerja, pangkat, serta tagihan pasien, Rekam Medis,
pembukuan RS dan lain-lain.
A. Nilai Informasi

Menurut Burch dan Strater dalam buku mereka, Information Systems: Theory and Practice,
nilai informasi itu didasarkan atas sepuluh sifat sebagai berikut :
1. Mudahnya dapat diperoleh

Sifat ini menunjukan mudahnya dan cepatnya dapat diperoleh keluaran informasi.
Kecepatan memperolehnya dapat diukur, akan tetapi berapa nilainya bagi pemakai
informasi, sulit mengukurnya.
2. Sifat luas dan lengkapnya

Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya mengenai
volumenya, akan tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifatnya ini sangat kabur
dan oleh karena itu sulit mengukurnya.
3. Ketelitian

Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran informasi.
Dalam hubungannya dengan volume data yang besar, maka biasanya terjasi dua jenis
kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.
4. Kecocokan

Sifat ini menunjukan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan
permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang
dihadapi. Semua keluaran lainnya tidak berguna akan tetapi masalah
mempersiapkannya. Sifat ini sulit mengukurnya.
5. Ketepatan waktu

Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui yang lebih pendek, daripada siklus
dapat diperolehnya informasi : masukan, pengolahan dan pelaporan keluaran kepada
para pemakai. Biasanya agar informasi itu tepat waktu, lamanya siklus ini harus
dikurangi. Dalam beberapa hal ketepatan waktu dapat diukur.
6. Kejelasan

Sifat ini menunjukan tingkat keluaran informasi, bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas.
Membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.
7. Keluwesan
 Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya
dengan lebih dari satu keputusan akan tetapi juga dengan lebih dari seorang
pengambilan keputusan. Sifat ini sulit mengukurnya, akan tetapi dalam banyak hal
dapat diberikan nilai yang dapat diukur.
8. Dapat dibuktikan

Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran
informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.
9. Tidak ada prasangka

Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna
mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.
10. Dapat diukur

Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal.
meskipun kabar angin, desas-desus, dugaan-dugaan, klenik, dan sebagainya sering
dianggap sebagai informasi, hal-hal tersebut berada diluar lingkup pembicaraan kita.
Nilai informasi yang sempurna adalah bahwa mengambil keputusan diizinkan untuk memilih
keputusan optimal dalam setiap hal, dan bukan keputusan yang “rata-rata” akan menjadi
optimal, dan untuk menghindarkan kejadian-kejadian yang akan mengakibatkan suatu kerugian.
Informasi ini tidak sempurna karena lebih banyak memberikan perkiraan daripada memberikan
angka yang pasti.
Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan, menurut Gordon B. Davis, adalah
sebagai berikut :
1. Tentukan tindakan-tindakan yang terbaik yang didasarkan atas kemungkinan-
kemungkinan sebelumnya.

2. Tentukan apakah tindakan itu akan berguna untuk memperoleh informasi sampel.

3. Tentukan ukuran sampel yang optimal.

4. Sampel

5. Perbaiki kemungkinan-kemungkinan sebelumnya didasarkan data sampel.

B. Mutu Informasi
 Informasi berbeda dalam mutunya disebagiankan oleh penyimpangan atau kesalahan.
Menurut Gordon B. Davis kesalahan dapat disebagiankan oleh :
1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.

2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.

3. Hilang atau tidak terolahnya data.

4. Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah

5. Dokumen (induk) sejarah yang salah (atau penggunaan dokumen sejarah yang salah)

6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan(misalnya kesalahan program komputer)

7. Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja

Kesulitan karena peyimpangan dapat ditangani dalam pengolahan informasi melalui prosedur
untuk menemukan dan mengukur penyimpangan dan menyesuaikannya. Kesulitan karena
kesalahan dapat diatasi dengan :
1. Kontrol intern untuk menemukan kesalahan

2. Pemeriksaan intern dan extern

3. Penembahan “batas kepercayaan” kepada data,

4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengolahan dan pengukuran agar para pemakai dapat
menilai kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.
 BAB X

PENUTUP

Pedoman pengorganisasian unit kerja SIM-RS RSIA YPK Mandiri diharapkan dapat
memberikan kejelasan peran, fungsi dan kewenangan unit kerja SIM-RS sehingga dapat
meningkatkan kinerja dari unit ini.
Pedoman ini bukanlah sesuatu yang permanen, akan tetapi akan berubah mengikuti perubahan
peraturan yang berlaku, struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi, kebijakan pimpinan serta
kondisi dan situasi lingkungan . Untuk itu pedoman ini harus dievaluasi secara berkala.
Diharapkan pedoman ini dapat dijadikan sebagai acuan bagi unit terkait dalam melaksanakan
tugas pokok dan fungsi khususnya dalam penyusunan rencana kebijakan dan program di
lingkungan RSIA YPK Mandiri.
 BAB XIV
DAFTAR PUSTAKA
Proposal hospital information system      Pin.net 2007

Pengembangan sistem informasi                Basuki Suhardiman 2008