PEDOMAN

PENGELOLAAN DATA DAN

INFORMASI RS

RUMAH SAKIT UMUM KASIH IBU

Jl.Merdeka No.17. Simpang Kuta Blang
Lhokseumawe
TAHUN 2018
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Dalam perkembangannya, rumah sakit masa kini bukan lagi berfungsi
sebagai lembaga sosial semata, tetapi merupakan lembaga bisnis yang patut
diperhitungkan keberadaanya. Perubahan fungsi ini terjadi dengan banyak
ditemukannya penyakit-penyakit baru maupun teknologi pengobatan yang makin
maju. Sehingga rumah sakit dituntut untuk meningkatkan kinerja dan daya saing
sebagai badan usaha dengan tidak mengurangi misi sosial yang dibawanya. Rumah
sakit harus merumuskan kebijakan-kebijakan strategis antara lain efisiensi dari
dalam (organisasi, manajemen, serta SDM) serta harus mampu secara cepat dan
tepat mengambil keputusan untuk peningkatan pelayanan kepada masyarakat agar
dapat menjadi organisasi yang responsif, inovatif, efektif, efisien dan
menguntungkan.
Dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit
Departemen Kesehatan RI telah mengeluarkan kebijakan yang menjadi pedoman
bagi penyelenggaraan pembangunan kesehatan yang dilaksanakan oleh pemerintah
maupun swasta. Teknologi informasi telah mempengaruhi pula pelayanan rumah
sakit, antara lain dibutuhkan dalam rangka memenuhi tuntutan masyarakat akan
ketepatan dan kecepatan pelayanannya.
Teknologi yang dirancang khusus untuk membantu proses pengolahan data
di rumah sakit adalah teknologi informasi berupa Sistem Informasi Manajemen
(SIM) rumah sakit. Informasi merupakan aktivita (asset) penting suatu rumah sakit
dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas pekerjaan.Sistem Informasi
Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan sarana pendukung yang sangat
penting – bahkan bisa dikatakan mutlak – untuk operasional rumah sakit. Sistem
informasi rumah sakit merupakan salah satu komponen yang penting dalam
mewujudkan upaya peningkatan mutu tersebut. Sistem informasi rumah sakit
secara umum bertujuan untuk mengintegrasikan sistem informasi dari berbagai
subsistem dan mengolah informasi yang diperlukan sebagai pengambilan
keputusan. Selain itu, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah
sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses
bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan
prosedur administrasi untuk mendukung kinerja dan memperoleh informasi secara
cepat, tepat dan akurat.
B. TUJUAN
Tersusunnya pedoman penyelenggaraan program Sistem Informasi Manajemen di
Rumah Sakit sebagai dasar acuan seluruh kebijakan, prosedur dan program kerja
yang terkait dengan kegiatan SIM-RS di RSU Kasih Ibu.

C. RUANG LINGKUP PELAYANAN

Pedoman Sistem Informasi Manajemen (SIM) ini juga menyediakan panduan bagi
pengembangan sistem informasi secara keseluruhan.
1. Planning
a. Penyusunan Pedoman Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.
b. Penyusunan berbagai Kebijakan dan Prosedur.
c. Penyusunan berbagai program kerja SIM.
d. Pengorganisasian kegiatan dan aktivitas.

2. Action
a. Pelaksanaan penggunaan aplikasi SIM-RS di semua unit pelayanan RSU
KASIH IBU
b. Pendidikan dan pelatihan yang berkaitan dengan SIM-RS bagi staf SIM-RS.
c. Pelatihan penggunaan aplikasi SIM-RS di tiap unit pelayanan yang
menggunakan aplikasi tersebut.

3. Monitoring dan Evaluation

SIM-RSU Kasih Ibu me-monitoring penggunaan aplikasi SIM, me-maintenance
aplikasi SIM, dan mendiskusikan dengan pihak ketiga apabila ada permintaan
yang berkaitan dengan fungsi-fungsi pada aplikasi SIM.

4. Analysis and Recommendation

Pada prinsipnya menganalisis data dan upaya pengolahan data hasil monitoring
yang dilakukan oleh SIM-RS. Hasil analisis data tersebut kemudian berdiskusi
dengan seluruh instalasi/unit kerja terkait untuk mencari solusi dan rekomendasi
perbaikan sistem pelayanan.

5. Continuous Improvement Plan

Adalah monitoring rencana pelaksanaan tindak lanjut atau kegiatan perbaikan
agar sesuai dengan perencanaan untuk mengarah pada kemajuan yang lebih baik
atau unggul.
D. BATASAN OPERASIONAL (DEFINISI OPERASIONAL)
1. Sistem
Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau
variable yang teroganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain,
dan terpadu.
2. Informasi
Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi
untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

3. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung
fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari
suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan
informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.

4. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian
dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia,
dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk
memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi
bisnis.

5. Website
Website adalah kumpulan dari halaman-halaman situs, yang terangkum dalam
sebuah domain atau subdomain, yang tepatnya berada di dalam World Wide
Web (WWW) di dalam internet.

6. Jaringan
Jaringan adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer-komputer yang
didesain untuk dapat berbagi sumber daya (printer, CPU), berkomunikasi, dan
dapat mengakses informasi.
E. LANDASAN HUKUM (REFERENSI)
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah
Sakit Bab I Pasal 1 ayat 4 berisi tentang Dokumen Elektronik adalah setiap
Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau
disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau
sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui
Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan,
suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode
Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat
dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah

Sakit Bab I Pasal 1 ayat 5 berisi tentang Sistem Elektronik adalah serangkaian
perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan,
mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan,menampilkan,
mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan Informasi Elektronik.

3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah

Sakit Bab I Pasal 1 ayat 6 berisi tentang Penyelenggaraan Sistem Elektronik
adalah pemanfaatanSistem Elektronik oleh penyelenggara negara, Orang,
Badan Usaha, dan/atau masyarakat.

4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah

Sakit Bab XI Pasal 52 ayat 1 berisi tentang Setiap Rumah Sakit wajib
melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan
Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.
 BAB II

PENGORGANISASIAN UNIT KERJA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

RUMAH SAKIT

A. GAMBARAN UMUM UNIT KERJA

SIM-RS adalah sebuah Unit Kerja yang berguna untuk menata manajemen
RS yang baik dan dapat dipertanggungjawabkan. Tiga poin penting dari sebuah
Rumah Sakit adalah pasien dan pegawai sebagai subjek, serta segala aktivitas di
Rumah Sakit.
Pasien yang datang memiliki data pasien, seperti nama, alamat, tempat
tanggal lahir, dan seterusnya.Pegawai RS juga memiliki data, seperti nama, unit
kerja, pangkat, dan seterusnya. Informasi-informasi yang demikian itu harus valid
dan konsisten. Karena itulah diperlukan sebuah sistem untuk menjaga kondisi yang
demikian itu.
Informasi ini bukan hanya terkait antara pasien dan karyawan tapi juga
kepada tagihan pasien, Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain. Sumber
informasi ini harus dikelola dengan rapi dan baik agar pengelolaan Rumah Sakit
bisa ditingkatkan menjadi Rumah Sakit yang unggul dan profesional.
1. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RSU Kasih Ibu bertanggung
jawab dalam pengelolaan aplikasi SIM-RS, seperti yang berhubungan dengan
hak akses user, data pasien, tarif rumah sakit, dan pemasangan SIM pada unit
pelayanan terkait.
2. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RSU Kasih Ibu bertanggung
jawab dalam pengelolaan mesin absensi fingerprint dan pendaftaran sidik jari
pegawai serta pelaporan data kehadiran pegawai RSU Kasih Ibu setiap
bulannya.
3. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RSU Kasih Ibu bertanggung
jawab pengelolaan dan pengembangan website RSU Kasih Ibu. Website
merupakan sarana untuk berbagi informasi. Informasi-informasi yang dibagikan
tersebut ada yang bersifat statis dan dinamis.

B. VISI
Menjadi pelopor terpercaya dalam penerapan sistem teknologi informasi dalam
mendukung pelayanan rumah sakit.
C. MISI
1. Memberikan dukungan pengelolaan informasi untuk mendukung kegiatan
pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan.
2. Mempelopori inovasi pengembangan sistem teknologi informasi rumah sakit.
3. Menciptakan lingkungan akademik sebagai pusat pembelajaran
pengembangan sistem teknologi informasi rumah sakit.

D. FALSAFAH UNIT
Falsafah SIM-RS:
Memberikan pelayanan SIM-RS yang paripurna, guna mendukung dan
menunjangpelayanan unit-unit terkait di rumah sakit, agar pelayanan medis dan
non-medis yang diberikan kepada pasien dapat dengan cepat, tepat, efektif dan
efisien.

E. NILAI UNIT
Untuk mendukung perawatan pasien dan administrasinya, SIM-RS mendukung
penyediaan informasi, terutama tentang pasien, dalam cara yang benar, relevan
terbarukan, mudah diakses oleh orang yang tepat pada tempat/lokasi yang berbeda
dan dalam format yang dapat digunakan. Transaksi data pelayanan dikumpulkan,
disimpan, diproses, dan didokumentasikan untuk menghasilkan informasi tentang
kualitas perawatan pasien dan tentang kinerja rumah sakit serta biaya. Ini
mengisyaratkan bahwa sistem informasi rumah sakit harus mampu
mengkomunikasikan data berkualitas tinggi antara berbagai unit di rumah sakit.

F. STRUKTUR ORGANISASI UNIT

DIREKTUR

KABAG. TATA USAHA

KASUBAG. REKAM MEDIS

DAN SIM-RS

ADMINISTRASI INSTALASI DAN

SISTEM HARDWARE
G. TUPOKSI DAN URAIAN TUGAS
1. Kasubag Rekam Medis dan Sistem Informasi Manajemen (SIM) RSU KASIH
IBU
a. Tupoksi
Mengkoordinir pelaksanaan kegiatandi unit kerja SIM-RS
b. Uraian Tugas
1. Membuat perencanaan kegiatan SIM-RSU Kasih Ibu.
2. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di unit kerja SIM-RSU KASIH IBU
3. Melakukan monitoring dan mengevaluasi pelaksanaan kegitan di unit
kerja SIM-RSU Kasih Ibu.
2. Administrasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) RSU Kasih Ibu.
a. Tupoksi
1. Mengelola aplikasi SIM-RS
2. Mengelola dan mengembangkan website RSU Kasih Ibu.
b. Uraian TugasStaf Administrasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) RSU
Kasih Ibu :
1. Melakukan penginputan tindakan pasien pada Unit Pelayanan
2. Melakukan proses Input, Edit, dan Void tindakan pada aplikasi SIM-
RS jika diperlukan.
3. Input master tarif tindakan pada aplikasi SIM-RS
4. Update master data Kelurahan, Kecamatan, dan Kabupaten/Kota
seluruh Indonesia pada aplikasi SIM-RS
5. Melakukan penanganan komplain / keluhan penggunaan aplikasi SIM-
RS pada tiap-tiap unit pelayanan.
6. Training On the Job pada tiap-tiap unit pelayanan.
7. Update defenition Anti Virus pada komputer/PC pada tiap-tiap unit
pelayanan.
8. Membuat Laporan Triwulan.
9. Mengikuti rapat

c. Uraian Tugas Staf Instalasi dan Hardware Sistem Informasi Manajemen

(SIM) RSU Kasih Ibu
1. Melakukan penanganan komplain / keluhan penggunaan aplikasi SIM-
RS pada tiap-tiap unit pelayanan
2. Melakukan void obat pada aplikasi SIM-RS jika diperlukan
3. Training On the Job pada tiap-tiap unit pelayanan
4. Melakukan Service dan Maintenance Program Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit berupa Penginstalan dan Upgrade SIM-RS
RSU KASIH IBU.
5. Perancangan dan Development Website RSU Kasih Ibu.
 6. Maintenance dan Update Data Website RSU Kasih Ibu.
7. Maintenance dan Repair PC Sistem Operasi serta Update defenition
pada Komputer Unit RSU Kasih Ibu
8. Setup dan Maintenance Internet Information di Instalasi SIM-RSU
Kasih Ibu

H. TATA HUBUNGAN KERJA

a. Tata Hubungan Kerja Internal
Pengaturan hubungan kerja yang menyangkut unit-unit kerja di dalam suatu
organisasi merupakan tata hubungan kerja internal. Berdasarkan pengertian
tersebut tata hubungan kerja perlu dibuat untuk unit-unit kerja yang cenderung
tumpang tindih atau memang memerlukan kerjasama yang harus diatur dengan
tata hubungan kerja. tata hubungan kerja perlu dibuat terutama untuk tugas-
tugas yang bersifat strategis yang memerlukan kejelasan peran, wewenang dan
tanggung jawab dari masing-masing unit kerja.
Langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penyusunan tata hubungan
kerja internal adalah :
1. Mengidentifikasi tugas-tugas yang cenderung tumpang tindih atau
benar-benarmemerlukan pengaturan kerja sama.
2. Menetapkan unit kerja yang menjadi pelaku utama dari setiap tugas.
3. Menetapkan peran unit-unit terkait dalam pelaksanaan setiap tugas.
4. Menetapkan urutan kegiatan yang harus dilakukan untuk
melaksanakan/menyelesaikan setiap tugas, sesuai dengan peran masing-
masing unit.
b. Tata Hubungan Kerja Eksternal
Tata hubungan kerja eksternal adalah pengaturan hubungan kerja antara unit-
unit kerja dalam suatu organisasi dengan unit kerja di luar organisasi tersebut.
Hubungan kerja dengan unit organisasi lain tersebut dapat berupa kerjasama
lintas program ataupun lintas sektor.
Adapun bentuk hubungan dengan unit-unit kerja di luar organisasi dapat
berbentuk:
1. Hubungan teknis fungsional yaitu hubungan yang serasi, selaras dan
seimbang antara dua atau lebih unit organisasi yang secara teknis
mempunyai fungsi yang sama.
2. Hubungan koordinatif yaitu hubungan dalam rangka penyatuan upaya
dan daya dengan unit kerja lain untuk mencapai tujuan bersama.
I. PENILAIAN KINERJA (KINERJA UNIT DAN INDIVIDU)
a. KPI UNIT
 INDIKATOR INPUT
1. Ketersedian SOP Unit SIM
Judul Ketersediaan SOP Unit Kerja SIM
Dimensi mutu Efektivitas, Efisiensi Pelayanan
Tersedianya Standard Operational Prosedure
Tujuan
(SPO) unit SIM
Standard Operational Prosedure (SPO) adalah
Definisi operasional Standar prosedur yang seharusnya ada untuk
optimalisasi pelayanan rumah sakit
Frekuensi pengumpulan data 1 Tahun
Periode analisis 1 Tahun
Numerator Jumlah SPO unit SIM yang tersedia
Denominator Jumlah SPO yang seharusnya ada sesuai standar
Sub Komite penjaminan Mutu dan Patient
Sumber data Safety
Standar 100%
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

2. Tersedianya Dokumen Laporan Kinerja Triwulan Unit Kerja SIM

Judul Ketersediaan Laporan Operasional SIM
Dimensi mutu Akuntabilitas
Tujuan Mengetahui kinerja dari unit kerja SIM
Laporan Kinerja triwulan merupakan laporan
Definisi operasional yang berisi tentang kinerja unit SIM setiap
triwulannya.
Frekuensi pengumpulan data 3 Bulan
Periode analisis 2 Minggu
Numerator 1
Denominator 1
Sumber data Unit Kerja SIM
Standar Tersedianya Laporan Triwulan
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM
 INDIKATOR PROSES
3. Persentase Laporan yang Diselesaikan Tepat Waktu Unit Kerja SIM
Judul Persentase pengumpulan laporan
Dimensi mutu Ketepatan
Tujuan Mengetahui persentase pengumpulan laporan
setiap unit kerja secara tepat waktu.
Laporan yang berisi tingkat perkembangan
Definisi operasional ketepatan penyelesaian laporan triwulan selama
satu tahun
Frekuensi pengumpulan data 1 Tahun
Periode analisis 2 Minggu
Jumlah laporan yang terkumpul tepat waktu
Numerator
selama 1 tahun pertriwulannya
Jumlah laporan keseluruhan yang seharusnya
Denominator terkumpul
(4 buah)
Sumber data Unit Kerja SIM
Standar 100%
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

4. Waktu tanggap penanganan keluhan penginputan SIM-RSU Kasih Ibu

Judul Penanganan Keluhan penginputan SIM
Dimensi mutu Kenyamanan
Tujuan Terselenggaranya penanganan keluhan dalam
penginputan SIM yang tepat waktu.
Waktu tanggap penanganan adalah waktu yang
diperlukan dalam menangani keluhan pada
Definisi operasional
penginputan SIM-RSU Kasih Ibu sejak diterima
keluhan sampai keluhan terselesaikan
Frekuensi pengumpulan data Setiap Bulan
Periode analisis 1 Minggu
Jumlah kumulatif waktu tunggu penanganan
Numerator keluhan sejak diterima keluhan sampai keluhan
terselesaikan
Denominator Jumlah seluruh keluhan yang masuk
Sumber data SIM
Standar <15 Menit
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM
 6. Memperbaharui konten website RSU Kasih Ibu
Judul Konten website RSU Kasih Ibu
Dimensi mutu Ketepatan
Memberikan informasi terkini mengenai RSU
Tujuan
Kasih Ibu
Pembaharuan konten website adalah
Definisi operasional memperbaharui konten-konten di dalam website
dalam jangka waktu tertentu
Frekuensi pengumpulan data 2 kali sepekan
Periode analisis 1 Bulan
Numerator Jumlah konten yang terupdate
Denominator Konten terupdate 2 kali sepekan
Sumber data Dari setiap instalasi/unit kerja RSU Kasih Ibu
Target Minimal 2 konten artikel sepekan
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

 C. INDIKATOR OUTPUT
7. Kepuasan pengguna SIM-RS
Judul Kepuasan Pengguna SIM-RS
Dimensi mutu Kenyamanan
Tujuan Terselenggaranya penggunaan SIM-RS yang
mampu memberikan kepuasan pengguna
Kepuasan adalah pernyataan puas oleh pengguna
Definisi operasional
terhadap SIM-RS
Frekuensi pengumpulan data Setiap Bulan
Periode analisis 1 Minggu
Jumlah kumulatif rerata penilaian kepuasan
Numerator pengguna SIM
Denominator Jumlah seluruh pengguna SIM-RS
Sumber data Survei
Standar 100%
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

J. KEGIATAN ORIENTASI/DIKLAT

Salah satu tahapan manajemen sumber daya manusia yang dilaksanakan di RSU
Kasih Ibu adalah program orientasi baik untuk pegawai baru atau pegawai
lama. Program ini dapat dilakukan manakala rumah sakit memperoleh pegawai
baru ataupun tidak.

Orientasi umum berfokus pada pengenalan dan adaptasi lingkungan kerja secara
non teknis, terutama memahami company profile dan team work building.
Kegiatan tersebut dilaksanakan oleh Bagian SDM bekerjasama dengan Bagian
Diklat dan Instalasi Diklat. Sedangkan orientasi khusus berfokus pada
pengenalan dan adaptasi lingkungan kerja secara teknis dan dilaksanakan oleh
unit kerja dimana pegawai baru tersebut ditempatkan.
 Melalui program orientasi umum, pegawai baru diperkenalkan dengan struktur
organisasi, visi, misi, falsafah, tujuan, nilai-nilai dan budaya organisasi RSU
Kasih Ibu. Disamping itu, pegawai yang mengikuti orientasi juga dibekali
pemahaman tentang produk layanan, sistem keselamatan pasien dan prinsip-
prinsip kerjasama tim.

K. PERTEMUAN/RAPAT (RAPAT RUTIN,INSIDENTIL)

Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk
membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat
berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi
dapat dirumuskan. Pada unit kerja SIM-RSU Kasih Ibu, rapat internal dilakukan
setiap bulan dengan tujuan untuk membahas dan mengevaluasi kerja staf SIM-
RS. Selain itu, dalam rapat tersebut membahas tentang masalah-masalah yang
terjadi selama satu bulan dan mencari pemecahan masalahnya. Rapat internal
tersebut dihadiri oleh kepala unit kerja SIM-RSU Kasih Ibu, staf SIM-RS,
maupun staf dari unit terkait yang berkaitan dengan pembahasan pada saat
rapat.

L. PELAPORAN (HARIAN, BULANAN, TAHUNAN)

Laporan merupakan suatu bentuk penyampaian berita, keterangan,
pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara
tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang
(authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka.
Pelaporan yang ada di unit SIM-RSU Kasih Ibu, yakni pelaporan bulanan.
Pelaporan bulanan ini berupa laporan triwulan KPI (Key Performance
Indikator). Laporan KPI merupakan laporan yang berisi pencapaian indikator-
indikator kinerja dari unit kerja SIM-RS ini. Laporan ini memperlihatkan
jumlah persentase pencapaian tiap indikator per bulannya.
 BAB III
STANDAR KETENAGAAN

A. KUALIFIKASI SDM
1. Pendidikan : Diploma III / Sarjana Komputer
2. Mampu mengoperasikan SIM-RS baik Front end maupun back end
3. Dutamakan menguasai jaringan komputer
4. Menguasai database MySQL-SQL Server
5. Familiar/terbiasa dengan bahasa pemrograman HTML/PHP/Visual Basiq/Java

B. DISTRIBUSI KETENAGAAN
Distribusi ketenagaan mengenai jumlah staf di unit SIM-RS menujukkan bahwa
jumlah staf yang ada di unit SIM-RS sudah cukup dalam menunjang proses
pengelolaan SIM-RSU Kasih Ibu dan tugas-tugas yang dilakukan oleh petugas
SIM-RSU Kasih Ibu. Hal ini dapat dilihat dari jumlah staf SIM-RS yang saat ini
berjumlah 6 orang dengan jadwal kerja shift yang telah ditetapkan.

C. JADWAL KERJA/SHIFT
Shift pagi : 08.00 – 15.00
Shift siang : 15.00 – 20.00
Shift Malam : 20.00 – 08.00
 BAB IV
STANDAR FASILITAS

A. STANDAR RUANGAN DAN DENAH

Ruangan operator
Ruangan operator adalah ruang khusus bagi pegawai SIM-RS untuk memonitoring
berjalannya aplikasi Medifirst2000 di seluruh area Rumah Sakit yang
menggunakannya. Melalui ruangan ini, pegawai SIM-RS selain memonitoring,
juga melakukan maintenance, perbaikan data, dan seluruh tugas pokok dan fungsi
yang telah diuraikan sebelumnya.
Karena di ruangan ini terdapat data-data penting dan rahasia bagi Rumah Sakit,
maka letaknya seharusnya tidak berdekatan dengan area publik yang biasa diakses
dengan mudah oleh siapa saja, bahkan bagi yang tidak berkepentingan. Biasanya
ruangan SIM-RS berdekatan dengan ruang direksi ataupun tempat-tempat yang
tidak terlalu strategis lainnya.
Lebih detil tentang standard ruangan untuk SIM-RS, karena ruangan ini harus terus
berada dalam pengawasan selama 24 jam, itu berarti seharusnya pegawai SIM-RS
bertugas 24 jam penuh dalam sistem shift. Dengan keadaan seperti ini, ruangan
SIM-RS harus memiliki kenyamanan dan fasilitas yang memadai.

Server
Ruang server tentu saja menyimpan komputer server yang menyimpan seluruh data
milik rumah sakit. Ruangan ini sebaiknya berdekatan dengan ruang SIM-RS agar
lebih mudah dimonitoring dan dijangkau bila terjadi masalah. Selain itu, di dalam
ruangan server perangkat elektronik yang ada harus tetap menyala 24 jam. Karena
itu untuk mencegah kerusakan perangkat akibat suhu yang panas, ruangan harus
tertutup dan dingin.

B. STANDAR SARANA DAN PRASARANA

Standar sarana dan prasarana SIM-RS adalah memiliki komponen-komponen
berikut ini:
a. Komponen input dan output
Komponen input adalah media untuk menangkap data yang akan dimasukkan
ke dalam sistem, seperti seperangkat komputer, printer, dan scanner.
b. Komponen teknologi
Teknologi merupakan aplikasi yang digunakan dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menyimpan dan mengakses data,
 menghasilkan dan mengirimkan output, dan membantu pengendalian dari
sistem secara keseluruhan.

c. Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di peranagkat keras
komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data
perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih
lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian
rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis
data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya.
Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket
yang disebut DBMS (Database Management System).

d. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,
temperatur, air,debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu
sendiri, ketidak-efisienan, sabotase dan
lainsebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan
diterapkanuntuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat
dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat
diatasi.
 BAB V
TATA LAKSANA PENDIDIKAN, PELATIHAN, DAN PENELITIAN SERTA
PELAYANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) RS

A. TATA LAKSANA DIKLAT DI UNIT SIM-RS

Pelatihan dan pendidikan bagi pegawai RSU Kasih Ibu secara keseluruhan
dilakukan secara bertahap dengan berbagai kualifikasi. Sebelum mulai bekerja,
pegawai RSU Kasih Ibu yang baru wajib mengikuti orientasi selama 3 hari.
Orientasi Pegawai Baru ini diberikan sebagai pengenalan awal mengenai rumah
sakit, mulai dari orientasi ruangan, budaya rumah sakit, direksi dan staf rumah
sakit dan tentu saja sesama pegawai rumah sakit yang baru.
Selanjutnya pegawai rumah sakit secara berkala diberikan berbagai jenis pelatihan.
Materi-materi pelatihan yang harus diikuti merupakan kualifikasi standar yang
harus dimiliki oleh seseorang yang bekerja di area rumah sakit, seperti pelatihan
Fire Fighting, Pencegahan Infeksi dan sebagainya.
 BAB VI
LOGISTIK

Pengertian
Secara tidak sadar sebenarnya dalam kehidupan sehari-hari kita telah melaksanakan
fungsi logistik baik itu di rumah kita atau di kantor, meskipun kenyataannya tidak
selalu mempergunakan istilahnya. Logistik adalah bagian dari instantsi yang tugasnya
adalah menyediakan barang atau bahan yang dibutuhkan untuk kegiatan operasionalnya
instansi tersebut dalam jumlah, kualitas dan pada waktu yang tepat dengan harga
serendah mungkin.

Tujuan
Kegiatan logistik sebenarnya punya tiga tujuan, Tujuan operasional agar tersedianya
barang yang bermutu, Tujuan keuangan, operasional dapat terlaksana dengan biaya
yang serendah-rendahnya. Dan Tujuan keamanan yaitu agar persediaan tidak
terganggu oleh kerusakan, pencurian, penyusutan, dll.

Logistik SIM-RSU Kasih Ibu.

1. Komponen Input dan Output

Komponen input dan output adalah media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan ke dalam sistem, seperti seperangkat komputer, printer, dan
scanner.
2. Komponen Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di peranagkat keras
komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data
perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih
lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian
rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis
data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya.
Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket
yang disebut DBMS (Database Management System).
3. Komponen Penunjang
Komponen penunjang adalah komponen pelengkap yang membantu teknis
tugas-tugas SIM-RS seperti alat tulis menulis, kertas, dan jenis alat tulis kantor
yang standar.
 BAB VII
KESELAMATAN PASIEN DAN MANAJEMEN RISIKO

A. PENGERTIAN
Keselamatan pasien rumah sakit adalah suatu sistem dimana rumah sakit
membuat asuhan pasien lebih aman yang meliputi asesmen risiko, identifikasi dan
pengelolaan hal yang berhubungan dengan risiko pasien, pelaporan dan analisis
insiden, kemampuan belajar dari insiden dan tindak lanjutnya serta implementasi
solusi untuk meminimalkan timbulnya risiko dan mencegah terjadinya cedera yang
disebabkan oleh kesalahan akibat melaksanakan suatu tindakan atau tidak
mengambil tindakan yang seharusnya diambil (Kemenkes RI, 2011).
Manajemen risiko adalah pendekatan proaktif untuk mengidentifikasi,
menilai dan menyusun prioritas risiko, dengan tujuan untuk menghilangkan atau
meminimalkan dampaknya. Manajemen risiko rumah sakit adalah kegiatan berupa
identifikasi dan evaluasi untuk mengurangi risiko cedera dan kerugian pada pasien,
karyawan rumah sakit, pengunjung dan organisasinya sendiri.

B. TUJUAN
Tujuan keselamatan pasien, yaitu membangun kesadaran terhadap
keselamatan pasien serta terlaksananya implementasi keselamatan pasien dalam
setiap kegiatan pelayanan di Rumah Sakit.
Tujuan adanya manajemen resiko, yaitu untuk menciptakan budaya
keselamatan pasien di rumah sakit, untuk mengurangi kejadian yang tidak
diharapkan (KTD), serta untuk melaksanakan program-program pencegahan
sehingga tidak terjadi pengulangan kejadian yang tidak diharapkan.
 BABVIII
KESELAMATAN KERJA

Keselamatan dan kesehatan kerja bagi pekerja di rumah sakit dan fasilitas medis
lainnya perlu diperhatikan. Demikian pula penanganan faktor potensi berbahaya yang
ada di rumah sakit serta metode pengembangan program keselamatan dan kesehatan
kerja di sana perlu dilaksanakan, misalnya perlindungan baik terhadap penyakit infeksi
maupun non-infeksi, penanganan limbah medis, penggunaan alat pelindung diri dan
lain sebagainya. Selain terhadap pekerja di fasilitas medis/klinik maupun rumah sakit,
Keselamatan dan Kesehatan Kerja di rumah sakit juga ‘concern’ keselamatan dan hak-
hak pasien yang masuk kedalam program patient safety.

Merujuk kepada peraturan pemerintah berkenaan dengan keselamatan dan kesehatan

kerja di tempat kerja, pedoman ini juga mengambil dari beberapa sumber “best
practices” yang berlaku secara Internasional, seperti National Institute for Occupational
Safety and Health (NIOSH), the Centers for Disease Control (CDC), the Occupational
Safety and Health Administration (OSHA), the US Environmental Protection Agency
(EPA), dan lainnya. Data tahun 1988, 4% pekerja di USA adalah petugas medis. Dari
laporan yang dibuat oleh The National Safety Council (NSC), 41% petugas medis
mengalami absenteism yang diakibatkan oleh penyakit akibat kerja dan injury dan
angka ini jauh lebih besar dibandingkan dengan sektor industri lainnya. Survei
yangdilakukan terhadap 165 laboratorium klinis di Minnesota memperlihatkan bahwa
injury yang terbanyak adalah needle sticks injury (63%) diikuti oleh kejadian lain
seperti luka dan tergores (21%). Selain itu pekerja di rumah sakit sering mengalami
stres, yang merupakan faktor predisposisi untuk mendapatkan kecelakaan. Ketegangan
otot dan keseleo merupakan representasi dari low back injury yang banyak didapatkan
di kalangan petugas rumah sakit.

Keselamatan Kerja pada Unit Kerja SIM-RS

Keselamatan kerja pada unit kerja SIM-RS berfokus kepada peralatan-peralatan utama
dan penunjang yang digunakan oleh staf SIM-RS selama melaksanakan tugasnya.
Selain dari perangkat teknis, budaya kerja staf SIM-RS juga turut memengaruhi
keselamatan staf tidak hanya dari sisi fisik tapi juga dari sisi psikologis.

- Keselamatan Kerja ditinjau dari Instalasi Peralatan Kerja

 Dari segi instalasi peralatan kerja di unit SIM-RS, penggunaan dan
peletakan kabel-kabel yang tidak tepat beresiko mencelakakan staf.
 Misalnya kabel-kabel yang tidak rapi dan dibiarkan berserakan begitu
saja.
 Selain itu penempatan pemancar sinyal WiFi yang terlalu dekat dengan
staf juga beresiko bagi kesehatan staf yang efeknya terlihat beberapa
tahun yang akan datang.
 Penggunaan PC yang terlalu lama juga memengaruhi kesehatan staf dari
sisi penglihatan dan paparan radiasi komputer dalam jangka waktu yang
lama.

- Keselamatan Kerja ditinjau dari Budaya dan Perilaku Kerja

Budaya dan perilaku staf SIM-RS memengaruhi keselamatan psikologis staf.
Pengaturan jadwal shift dan jam kerja yang tidak tepat akan mengganggu
kenyamanan staf dalam bekerja.
 BAB IX
PENGENDALIAN MUTU

Pengendalian mutu pada unit SIM-RSU Kasih Ibu akan mengarah pada keakuratan data
atau informasi yang ada di dalam sistem. Informasi yang terdapat dalam sistem
meliputi data pasien, seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, dan seterusnya. Juga
data pegawai RS juga memiliki data, seperti nama, unit kerja, pangkat, serta tagihan
pasien, Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain.

A. Nilai Informasi

Menurut Burch dan Strater dalam buku mereka, Information Systems: Theory and
Practice, nilai informasi itu didasarkan atas sepuluh sifat sebagai berikut :
1. Mudahnya dapat diperoleh
Sifat ini menunjukan mudahnya dan cepatnya dapat diperoleh keluaran
informasi. Kecepatan memperolehnya dapat diukur, akan tetapi berapa nilainya
bagi pemakai informasi, sulit mengukurnya.
2. Sifat luas dan lengkapnya
Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya
mengenai volumenya, akan tetapi juga mengenai keluaran informasinya.
Sifatnya ini sangat kabur dan oleh karena itu sulit mengukurnya.
3. Ketelitian
Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran
informasi. Dalam hubungannya dengan volume data yang besar, maka biasanya
terjasi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan
perhitungan.
4. Kecocokan
Sifat ini menunjukan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya
dengan permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan
masalah yang dihadapi. Semua keluaran lainnya tidak berguna akan tetapi
masalah mempersiapkannya. Sifat ini sulit mengukurnya.
5. Ketepatan waktu
Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui yang lebih pendek, daripada
siklus dapat diperolehnya informasi : masukan, pengolahan dan pelaporan
keluaran kepada para pemakai. Biasanya agar informasi itu tepat waktu,
lamanya siklus ini harus dikurangi. Dalam beberapa hal ketepatan waktu dapat
diukur.
6. Kejelasan
 Sifat ini menunjukan tingkat keluaran informasi, bebas dari istilah-istilah yang
tidak jelas. Membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.
7. Keluwesan
Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak
hanya dengan lebih dari satu keputusan akan tetapi juga dengan lebih dari
seorang pengambilan keputusan. Sifat ini sulit mengukurnya, akan tetapi dalam
banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur.
8. Dapat dibuktikan
Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji
keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.
9. Tidak ada prasangka
Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah
informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan
sebelumnya.
10. Dapat diukur
Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi
formal. meskipun kabar angin, desas-desus, dugaan-dugaan, klenik, dan
sebagainya sering dianggap sebagai informasi, hal-hal tersebut berada diluar
lingkup pembicaraan kita.

Nilai informasi yang sempurna adalah bahwa mengambil keputusan diizinkan untuk
memilih keputusan optimal dalam setiap hal, dan bukan keputusan yang “rata-rata”
akan menjadi optimal, dan untuk menghindarkan kejadian-kejadian yang akan
mengakibatkan suatu kerugian. Informasi ini tidak sempurna karena lebih banyak
memberikan perkiraan daripada memberikan angka yang pasti.

Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan, menurut Gordon B. Davis,

adalah sebagai berikut :

1. Tentukan tindakan-tindakan yang terbaik yang didasarkan atas kemungkinan-

kemungkinan sebelumnya.
2. Tentukan apakah tindakan itu akan berguna untuk memperoleh informasi
sampel.
3. Tentukan ukuran sampel yang optimal.
4. Sampel
5. Perbaiki kemungkinan-kemungkinan sebelumnya didasarkan data sampel.

B. Mutu Informasi
Informasi berbeda dalam mutunya disebagiankan oleh penyimpangan atau
kesalahan. Menurut Gordon B. Davis kesalahan dapat disebagiankan oleh :
1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
 2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
3. Hilang atau tidak terolahnya data.
4. Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah
5. Dokumen (induk) sejarah yang salah (atau penggunaan dokumen sejarah yang
salah)
6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan(misalnya kesalahan program
komputer)
7. Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja

Kesulitan karena peyimpangan dapat ditangani dalam pengolahan informasi melalui

prosedur untuk menemukan dan mengukur penyimpangan dan menyesuaikannya.
Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan :
1. Kontrol intern untuk menemukan kesalahan
2. Pemeriksaan intern dan extern
3. Penembahan “batas kepercayaan” kepada data,
4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengolahan dan pengukuran agar para pemakai
dapat menilai kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.
 BAB X

PENUTUP

Pedoman pengorganisasian unit kerja SIM-RSU Kasih Ibu diharapkan dapat

memberikan kejelasan peran, fungsi dan kewenangan unitkerja SIM-RS sehingga dapat
meningkatkan kinerja dari unit ini. Pedoman ini bukanlah sesuatu yang permanen, akan
tetapi akan berubah mengikuti perubahan peraturan yang berlaku, struktur organisasi,
tugas pokok dan fungsi, kebijakan pimpinan serta kondisi dan situasi lingkungan .
Untuk itu pedoman ini harus dievaluasi secara berkala. Diharapkan pedoman ini dapat
dijadikan sebagai acuan bagi unit terkait dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi
khususnya dalam penyusunan rencana kebijakan dan program di lingkungan RSU
Kasih Ibu.