PEDOMAN PENGORGANISASIAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT (SIM-

RS) RS. KH ABDURRAHMAN SYAMSURI

RS KH ABDURRAHMAN SYAMSURI
JL RAYA DEANDLES KM 74
PACIRAN - LAMONGAN
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Dalam perkembangannya, rumah sakit masa kini bukan lagi berfungsi
sebagai lembaga sosial semata, tetapi merupakan lembaga bisnis yang patut
diperhitungkan keberadaanya. Perubahan fungsi ini terjadi dengan banyak
ditemukannya penyakit-penyakit baru maupun teknologi pengobatan yang
makin maju. Sehingga rumah sakit dituntut untuk meningkatkan kinerja dan
daya saing sebagai badan usaha dengan tidak mengurangi misi sosial yang
dibawanya. Rumah sakit harus merumuskan kebijakan-kebijakan strategis
antara lain efisiensi dari dalam (organisasi, manajemen, serta SDM) serta
harus mampu secara cepat dan tepat mengambil keputusan untuk peningkatan
pelayanan kepada masyarakat agar dapat menjadi organisasi yang responsif,
inovatif, efektif, efisien dan menguntungkan.
Dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit
Departemen Kesehatan RI telah mengeluarkan kebijakan yang menjadi
pedoman bagi penyelenggaraan pembangunan kesehatan yang dilaksanakan
oleh pemerintah maupun swasta. Teknologi informasi telah mempengaruhi
pula pelayanan rumah sakit, antara lain dibutuhkan dalam rangka memenuhi
tuntutan masyarakat akan ketepatan dan kecepatan pelayanannya.
Teknologi yang dirancang khusus untuk membantu proses pengolahan
data di rumah sakit adalah teknologi informasi berupa Sistem Informasi
Manajemen (SIM) rumah sakit. Informasi merupakan aktivita (asset) penting
suatu rumah sakit dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas pekerjaan.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan sarana
pendukung yang sangat penting – bahkan bisa dikatakan mutlak – untuk
operasional rumah sakit. Sistem informasi rumah sakit merupakan salah satu
komponen yang penting dalam mewujudkan upaya peningkatan mutu
tersebut. Sistem informasi rumah sakit secara umum bertujuan untuk
mengintegrasikan sistem informasi dari berbagai subsistem dan mengolah
informasi yang diperlukan sebagai pengambilan keputusan. Selain itu, Sistem
 Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah sistem komputerisasi
yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan
kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur
administrasi untuk mendukung kinerja dan memperoleh informasi secara
cepat, tepat dan akurat.

B. TUJUAN
Tersusunnya pedoman penyelenggaraan program Sistem Informasi
Manajemen di Rumah Sakit sebagai dasar acuan seluruh kebijakan, prosedur
dan program kerja yang terkait dengan kegiatan SIM-RS di Rumah Sakit KH
Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY) paciran.

C. RUANG LINGKUP
Pedoman Sistem Informasi Manajemen (SIM) ini juga menyediakan panduan
bagi pengembangan sistem informasi secara keseluruhan.
1. Planning
a. Penyusunan Pedoman Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.
b. Penyusunan berbagai Kebijakan dan Prosedur.
c. Penyusunan berbagai program kerja SIM.
d. Pengorganisasian kegiatan dan aktivitas.
2. Action
a. Pelaksanaan penggunaan aplikasi SIM-RS di semua unit pelayanan RS
KH Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY).
b. Pendidikan dan pelatihan yang berkaitan dengan SIM-RS bagi staf
SIM-RS.
c. Pelatihan penggunaan aplikasi SIM-RS di tiap unit pelayanan yang
menggunakan aplikasi tersebut.
3. Monitoring dan Evaluation
SIM-RS RS KH Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY) me-monitoring
penggunaan aplikasi SIM, me-maintenance aplikasi SIM, dan
mendiskusikan dengan pihak ketiga apabila ada permintaan yang berkaitan
dengan fungsi-fungsi pada aplikasi SIM.
 4. Analysis and Recommendation
Pada prinsipnya menganalisis data dan upaya pengolahan data hasil
monitoring yang dilakukan oleh SIM-RS. Hasil analisis data tersebut
kemudian berdiskusi dengan seluruh instalasi/unit kerja terkait untuk
mencari solusi dan rekomendasi perbaikan sistem pelayanan.
5. Continuous Improvement Plan
Adalah monitoring rencana pelaksanaan tindak lanjut atau kegiatan
perbaikan agar sesuai dengan perencanaan untuk mengarah pada kemajuan
yang lebih baik atau unggul.

D. BATASAN OPERASIONAL (DEFINISI OPERASIONAL)

1. Sistem
Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau
variable yang teroganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama
lain, dan terpadu.
2. Informasi
Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau
diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
3. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung
fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan
strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar
tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
4. Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian
dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan
manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen
untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau
suatu strategi bisnis.
5. Website
Website adalah kumpulan dari halaman-halaman situs, yang terangkum
dalam sebuah domain atau subdomain, yang tepatnya berada di dalam
World Wide Web (WWW) di dalam internet.
6. Jaringan
Jaringan adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer-komputer yang
didesain untuk dapat berbagi sumber daya (printer, CPU), berkomunikasi,
dan dapat mengakses informasi.
E. LANDASAN HUKUM (REFERENSI)
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang
Rumah Sakit Bab I Pasal 1 ayat 4 berisi tentang Dokumen Elektronik
adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan,
diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik,
optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau
didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak
terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya,
huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki
makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu
memahaminya.
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang
Rumah Sakit Bab I Pasal 1 ayat 5 berisi tentang Sistem Elektronik adalah
serangkaian perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi
mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan,
menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan
Informasi Elektronik.
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang
Rumah Sakit Bab I Pasal 1 ayat 6 berisi tentang Penyelenggaraan Sistem
Elektronik adalah pemanfaatan Sistem Elektronik oleh penyelenggara
negara, Orang, Badan Usaha, dan/atau masyarakat.
4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang
Rumah Sakit Bab XI Pasal 52 ayat 1 berisi tentang Setiap Rumah Sakit
wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan
penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit.
 BAB II
PENGORGANISASIAN UNIT KERJA SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN RUMAH SAKIT

A. GAMBARAN UMUM UNIT KERJA

SIM RS adalah sebuah Unit Kerja yang berguna untuk menata
manajemen RS yang baik dan dapat dipertanggungjawabkan. Tiga poin
penting dari sebuah Rumah Sakit adalah pasien dan pegawai sebagai subjek,
serta segala aktivitas di Rumah Sakit.
Pasien yang datang memiliki data pasien, seperti nama, alamat, tempat
tanggal lahir, dan seterusnya.Pegawai RS juga memiliki data, seperti nama,
unit kerja, pangkat, dan seterusnya. Informasi-informasi yang demikian itu
harus valid dan konsisten. Karena itulah diperlukan sebuah sistem untuk
menjaga kondisi yang demikian itu.
Informasi ini bukan hanya terkait antara pasien dan karyawan tapi
juga kepada tagihan pasien, Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain.
Sumber informasi ini harus dikelola dengan rapi dan baik agar pengelolaan
Rumah Sakit bisa ditingkatkan menjadi Rumah Sakit yang unggul dan
profesional.

1. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS KH Abdurrahman

Syamsuri (RS ARSY) bertanggung jawab dalam pengelolaan aplikasi SIM
RS, Hospistar, seperti yang berhubungan dengan hak akses user, data
pasien, tarif rumah sakit, dan pemasangan SIM pada unit pelayanan
terkait.
2. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS KH Abdurrahman
Syamsuri (RS ARSY) bertanggung jawab pengelolaan dan pengembangan
website RS KH Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY). Website merupakan
sarana untuk berbagi informasi. Informasi-informasi yang dibagikan
tersebut ada yang bersifat statis dan dinamis.
B. VISI
Menjadi pelopor terpercaya dalam penerapan sistem teknologi informasi
dalam mendukung pelayanan rumah sakit.

C. MISI
1. Memberikan dukungan pengelolaan informasi untuk mendukung
kegiatan pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan.
2. Mempelopori inovasi pengembangan sistem teknologi informasi rumah
sakit.
3. Menciptakan lingkungan akademik sebagai pusat pembelajaran
pengembangan sistem teknologi informasi rumah sakit.

D. FALSAFAH UNIT
Falsafah SIM RS:
Memberikan pelayanan SIM RS yang paripurna, guna mendukung dan
menunjang pelayanan unit-unit terkait di rumah sakit, agar pelayanan medis
dan non-medis yang diberikan kepada pasien dapat dengan cepat, tepat,
efektif dan efisien.

E. NILAI UNIT
Untuk mendukung perawatan pasien dan administrasinya, SIMRS
mendukung penyediaan informasi, terutama tentang pasien, dalam cara yang
benar, relevan terbarukan, mudah diakses oleh orang yang tepat pada
tempat/lokasi yang berbeda dan dalam format yang dapat digunakan.
Transaksi data pelayanan dikumpulkan, disimpan, diproses, dan
didokumentasikan untuk menghasilkan informasi tentang kualitas perawatan
pasien dan tentang kinerja rumah sakit serta biaya. Ini mengisyaratkan bahwa
sistem informasi rumah sakit harus mampu mengkomunikasikan data
berkualitas tinggi antara berbagai unit di rumah sakit.
F. BUDAYA UNIT
‘Islami Manfaat Akurat dan Nyaman’ sebagai tagline dari RS KH
Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY) mendasari budaya unit yang berlaku di
SIM RS. Meskipun posisi SIM RS berada di belakang layar, SIM RS harus
memahami bahwa keberadaannya merupakan salah satu penegak tiang
keberhasilan rumah sakit dalam memberikan pelayanan kesehatan yang
efektif, efisien, cepat dan tepat kepada pasien. Di sisi yang lain, SIM RS
sebagai pusat informasi dan manajemen juga menjadi salah satu penentu
keberhasilan manajemen rumah sakit dalam mengelola tagihan pasien, Rekam
Medis, pembukuan RS dan lain-lain. Sumber informasi ini harus dikelola
dengan rapi dan baik agar pengelolaan Rumah Sakit bisa ditingkatkan
menjadi Rumah Sakit yang unggul dan profesional.

G. TUJUAN
Menciptakan sistem informasi manajemen rumah sakit yang akurat, tepat
waktu, serta terintegrasi untuk mendukung kegiatan pendidikan, penelitian,
dan pemeliharaan kesehatan di Rumah Sakit KH Abdurrahman Syamsuri (RS
ARSY).

H. STRUKTUR ORGANISASI UNIT

Direktur
dr. H. Moch. Rosidi

Ka Unit Administrasi Umum,&

Keuangan
Agus Fauzi SE

Ka Sub Bag Umum

Agus Fauzi SE

Ka Unit Humas
Astutik Ningsih S.HI

Koordinator SIM RS
Rohmatullah S.Kom

Staf SIM RS
Rohmatullah S.Kom
I. TUPOKSI DAN URAIAN TUGAS
1. Kepala Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS KH
Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY).
a. Tupoksi
Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di unit kerja SIM RS
b. Uraian Tugas
1. Membuat perencanaan kegiatan SIM RS RS KH Abdurrahman
Syamsuri (RS ARSY).
2. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di unit kerja SIM RS RS KH
Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY).
3. Melakukan monitoring dan mengevaluasi pelaksanaan kegitan di
unit kerja SIM RS RS KH Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY).
2. Staf Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS KH Abdurrahman
Syamsuri (RS ARSY)
a. Tupoksi
1. Mengelola aplikasi SIM RS
2. Mengelola dan mengembangkan website RS KH Abdurrahman
Syamsuri (RS ARSY)
b. Uraian Tugas Staf Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS
KH Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY)
1. Melakukan proses Input, Edit, dan Void tindakan pada aplikasi
SIM RS jika diperlukan
2. Input master tarif tindakan pada aplikasi SIMRS
3. Update master data Kelurahan, Kecamatan, dan Kabupaten/Kota
seluruh Indonesia pada aplikasi SIM RS
4. Melakukan upgrade versi aplikasi SIMRS pada tiap-tiap unit
pelayanan
5. Melakukan penanganan komplain / keluhan penggunaan aplikasi
SIM RS pada tiap-tiap unit pelayanan
6. Training On the Job pada tiap-tiap unit pelayanan
7. Update defenition Anti Virus Microsoft Security Essential pada
komputer/PC pada tiap-tiap unit pelayanan
 8. Mengikuti rapat
9. Melakukan registrasi sidik jari pada mesin absensi untuk
karyawan
c. Uraian Tugas Staf Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS
KH Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY)
1. Melakukan proses Input, Edit, dan Void tindakan pada aplikasi
SIM RS jika diperlukan
2. Melakukan penanganan komplain / keluhan penggunaan aplikasi
SIM RS pada tiap-tiap unit pelayanan
3. Melakukan void obat pada aplikasi SIM RS jika diperlukan
4. Training On the Job pada tiap-tiap unit pelayanan
5. Mengikuti rapat
6. Perancangan dan Development Website KH Abdurrahman
Syamsuri (RS ARSY)
7. Maintenance dan Update Data Website KH Abdurrahman
Syamsuri (RS ARSY)
8. Maintenance dan Repair PC Sistem Operasi serta Update
defenition Anti Virus Microsoft Security pada Komputer Unit KH
Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY)
9. Setup dan Maintenance Internet Information di Instalasi SIM KH
Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY)
10. Input master tarif tindakan pada aplikasi SIM RS
11. Menangani kuitansi pembayaran yang salah dari kasir
12. Setup dan Maintenance Internet Information di Instalasi SIM KH
Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY)

J. TATA HUBUNGAN KERJA

a. Tata Hubungan Kerja Internal
Pengaturan hubungan kerja yang menyangkut unit-unit kerja di dalam
suatu organisasi merupakan tata hubungan kerja internal. Berdasarkan
pengertian tersebut tata hubungan kerja perlu dibuat untuk unit-unit kerja
yang cenderung tumpang tindih atau memang memerlukan kerjasama yang
 harus diatur dengan tata hubungan kerja. tata hubungan kerja perlu dibuat
terutama untuk tugas-tugas yang bersifat strategis yang memerlukan
kejelasan peran, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing unit
kerja.
Langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penyusunan tata
hubungan kerja internal adalah :
1. Mengidentifikasi tugas-tugas yang cenderung tumpang tindih atau
benar-benar memerlukan pengaturan kerja sama.
2. Menetapkan unit kerja yang menjadi pelaku utama dari setiap
tugas.
3. Menetapkan peran unit-unit terkait dalam pelaksanaan setiap tugas.
4. Menetapkan urutan kegiatan yang harus dilakukan untuk
melaksanakan/menyelesaikan setiap tugas, sesuai dengan peran
masing-masing unit.

b. Tata Hubungan Kerja Eksternal

Tata hubungan kerja eksternal adalah pengaturan hubungan kerja antara
unit-unit kerja dalam suatu organisasi dengan unit kerja di luar organisasi
tersebut. Hubungan kerja dengan unit organisasi lain tersebut dapat berupa
kerjasama lintas program ataupun lintas sektor.
Adapun bentuk hubungan dengan unit-unit kerja di luar organisasi dapat
berbentuk:
1. Hubungan teknis fungsional yaitu hubungan yang serasi, selaras
dan seimbang antara dua atau lebih unit organisasi yang secara
teknis mempunyai fungsi yang sama.
2. Hubungan koordinatif yaitu hubungan dalam rangka penyatuan
upaya dan daya dengan unit kerja lain untuk mencapai tujuan
bersama.
K. PENILAIAN KINERJA (KINERJA UNIT DAN INDIVIDU)
a. KPI UNIT
 A. INDIKATOR INPUT
1. Ketersedian SOP Unit SIM
Judul Ketersediaan SOP Unit Kerja SIM
Dimensi mutu Efektivitas, Efisiensi Pelayanan
Tersedianya Standard Operational Prosedure (SOP)
Tujuan
unit SIM
Standard Operational Prosedure (SOP) adalah
Definisi operasional Standar prosedur yang seharusnya ada untuk
optimalisasi pelayanan rumah sakit
Frekuensi pengumpulan data 1 Tahun
Periode analisis 1 Tahun
Numerator Jumlah SOP unit SIM yang tersedia
Denominator Jumlah SOP yang seharusnya ada sesuai standar
Sumber data Sub Komite penjaminan Mutu dan Patient Safety
Standar 100%
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

2. Tersedianya Dokumen Laporan Kinerja Triwulan Unit Kerja SIM

Judul Ketersediaan Laporan Operasional SIM
Dimensi mutu Akuntabilitas
Tujuan Mengetahui kinerja dari unit kerja SIM
Laporan Kinerja triwulan merupakan laporan yang
Definisi operasional
berisi tentang kinerja unit SIM setiap triwulannya.
Frekuensi pengumpulan data 3 Bulan
Periode analisis 2 Minggu
Numerator 1
Denominator 1
Sumber data Unit Kerja SIM
Standar Tersedianya Laporan Triwulan
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

 B. INDIKATOR PROSES
3. Persentase Laporan yang Diselesaikan Tepat Waktu Unit Kerja SIM
Judul Persentase pengumpulan laporan
Dimensi mutu Ketepatan
Mengetahui persentase pengumpulan laporan setiap
Tujuan
unit kerja secara tepat waktu.
Laporan yang berisi tingkat perkembangan ketepatan
Definisi operasional
penyelesaian laporan triwulan selama satu tahun
Frekuensi pengumpulan data 1 Tahun
Periode analisis 2 Minggu
Jumlah laporan yang terkumpul tepat waktu selama 1
Numerator
tahun pertriwulannya
Jumlah laporan keseluruhan yang seharusnya
Denominator
terkumpul (4 buah)
Sumber data Unit Kerja SIM
Standar 100%
Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

4. Memperbaharui konten website Rumah Sakit KH Abdurrahman Syamsuri

(RS ARSY)
Konten website Rumah Sakit KH Abdurrahman
Judul Syamsuri (RS ARSY)
Dimensi mutu Ketepatan
Memberikan informasi terkini mengenai Rumah
Tujuan
Sakit KH Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY)
Pembaharuan konten website adalah memperbaharui
Definisi operasional
konten-konten di dalam website dalam jangka waktu
 tertentu

Frekuensi pengumpulan data 2 kali sepekan

Periode analisis 1 Bulan
Numerator Jumlah konten yang terupdate
Denominator Konten terupdate 2 kali sepekan
Dari setiap instalasi/unit kerja RS KH Abdurrahman
Sumber data Syamsuri (RS ARSY)
Target Minimal 2 konten artikel sepekan
Penanggung jawab Kepala Unit Humas

 C. INDIKATOR OUTPUT
5. Kepuasan pengguna SIM RS
Judul Kepuasan Pengguna SIM RS
Dimensi mutu Kenyamanan
Terselenggaranya penggunaan SIM RS yang mampu
Tujuan
memberikan kepuasan pelanggan
Kepuasan adalah pernyataan puas oleh pengguna
Definisi operasional
terhadap SIM RS
Frekuensi pengumpulan data Setiap Bulan
Periode analisis 1 Minggu
Jumlah kumulatif rerata penilaian kepuasan
Numerator pengguna SIM
Denominator Jumlah seluruh pengguna SIM RS
Sumber data Survei
Standar 100%
Penanggung jawab Kepala Unit Humas

b. KPI INDIVIDU
L. KEGIATAN ORIENTASI/DIKLAT
Rumah Sakit KH Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY) senantiasa
mengembangkan manajemen sumber daya manusia yang baik, agar
 terwujud kuantitas dan kualitas pegawai yang mampu melaksanakan tugas
dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Salah satu tahapan manajemen sumber daya manusia yang dilaksanakan di
RS KH Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY) adalah program orientasi baik
untuk pegawai baru atau pegawai lama. Program ini dapat dilakukan
manakala rumah sakit memperoleh pegawai baru ataupun tidak.
Orientasi umum berfokus pada pengenalan dan adaptasi lingkungan kerja
secara non teknis, terutama memahami company profile dan team work
building. Kegiatan tersebut dilaksanakan oleh Bagian SDM bekerjasama
dengan Bagian Diklat dan Instalasi Diklat. Sedangkan orientasi khusus
berfokus pada pengenalan dan adaptasi lingkungan kerja secara teknis dan
dilaksanakan oleh unit kerja dimana pegawai baru tersebut ditempatkan.
Melalui program orientasi umum, pegawai baru diperkenalkan dengan
struktur organisasi, visi, misi, falsafah, tujuan, nilai-nilai dan budaya
organisasi KH Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY)
. Disamping itu, pegawai yang mengikuti orientasi juga dibekali
pemahaman tentang produk layanan, sistem keselamatan pasien dan
prinsip-prinsip kerjasama tim.

M. PERTEMUAN/RAPAT (RAPAT RUTIN,INSIDENTIL)

Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang
untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana
melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai
kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan. Pada unit kerja SIMRS RS
KH Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY), rapat internal dilakukan setiap
bulan dengan tujuan untuk membahas dan mengevaluasi kerja staf SIMRS.
Selain itu, dalam rapat tersebut membahas tentang masalah-masalah yang
terjadi selama satu bulan dan mencari pemecahan masalahnya. Rapat
internal tersebut dihadiri oleh kepala unit kerja SIM-RS , staf SIM-RS,
maupun unit terkait yang berkaitan dengan pembahasan pada saat rapat.
N. PELAPORAN (HARIAN, BULANAN, TAHUNAN)
Laporan merupakan suatu bentuk penyampaian berita, keterangan,
pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun
secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan
wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara
mereka. Pelaporan yang ada di unit SIM-RS RS KH Abdurrahman
Syamsuri (RS ARSY), yakni pelaporan bulanan. Pelaporan bulanan ini
berupa laporan triwulan KPI (Key Performance Indikator). Laporan KPI
merupakan laporan yang berisi pencapaian indikator-indikator kinerja dari
unit kerja SIM-RS ini. Laporan ini memperlihatkan jumlah persentase
pencapaian tiap indikator per bulannya.
 BAB III
STANDAR KETENAGAAN

A. KUALIFIKASI SDM
1. Pendidikan : Diploma III / Sarjana Komputer
2. Mampu mengoperasikan SIM RS baik Front end maupun back end
3. Diutamakan menguasai jaringan komputer
4. Menguasai database MySQL-SQL Server
5. Familiar/terbiasa dengan bahasa pemrograman HTML/PHP/Visual
Basiq/Java

B. DISTRIBUSI KETENAGAAN
Distribusi ketenagaan mengenai jumlah staf di unit SIM-RS menujukkan
bahwa jumlah staf yang ada di unit SIM-RS sudah cukup dalam menunjang
proses pengelolaan SIM-RS RS KH Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY) dan
tugas-tugas yang dilakukan oleh petugas SIM-RS RS KH Abdurrahman
Syamsuri (RS ARSY). Hal ini dapat dilihat dari jumlah staf SIM-RS yang
saat ini berjumlah 1 orang dengan jadwal kerja yang telah ditetapkan.

C. JADWAL KERJA
 Jadwal Normal : Senin – Jumat : 07.30 – 16.00
 On call
 BAB IV
STANDAR FASILITAS

A. STANDAR RUANGAN DAN DENAH

Ruangan operator
Ruangan operator adalah ruang khusus bagi teknisi SIM RS untuk
memonitoring berjalannya aplikasi Hospistar di seluruh area Rumah Sakit
yang menggunakannya. Melalui ruangan ini, pegawai SIM RS selain
memonitoring, juga melakukan maintenance, perbaikan data, dan seluruh
tugas pokok dan fungsi yang telah diuraikan sebelumnya.
Karena di ruangan ini terdapat data-data penting dan rahasia bagi Rumah
Sakit, maka letaknya seharusnya tidak berdekatan dengan area publik yang
bias diakses dengan mudah oleh siapa saja, bahkan bagi yang tidak
berkepentingan. Biasanya ruangan SIM RS berdekatan dengan ruang direksi
ataupun tempat-tempat yang tidak terlalu strategis lainnya.
Lebih detil tentang standard ruangan untuk SIM RS, karena ruangan ini harus
terus berada dalam pengawasan selama 24 jam. Dengan keadaan seperti ini,
ruangan SIM RS harus memiliki kenyamanan dan fasilitas yang memadai.

Server
Ruang server tentu saja menyimpan komputer server yang menyimpan
seluruh data milik rumah sakit. Ruangan ini sebaiknya berdekatan dengan
ruang SIM RS agar lebih mudah dimonitoring dan dijangkau bila terjadi
masalah. Selain itu, di dalam ruangan server perangkat elektronik yang ada
harus tetap menyala 24 jam. Karena itu untuk mencegah kerusakan perangkat
akibat suhu yang panas, ruangan harus tertutup dan dingin.
.
B. STANDAR SARANA DAN PRASARANA
Standar sarana dan prasarana SIM RS adalah memiliki komponen-komponen
berikut ini:
a. Komponen input dan output
 Komponen input adalah media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan ke dalam sistem, seperti seperangkat komputer, printer, dan
scanner.

b. Komponen teknologi
Teknologi merupakan aplikasi yang digunakan dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menyimpan dan mengakses
data, menghasilkan dan mengirimkan output, dan membantu pengendalian
dari sistem secara keseluruhan.
c. Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan
dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di peranagkat keras
komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan
informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan
sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi
basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas
penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan
perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management
System).
d. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam,
api, temperatur, air, debu, kecurangankecurangan, kegagalankegagalan
sistem itu sendiri, ketidak-efisienan, sabotase dan lain sebagainya.
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila
terlanjur terjadi kesalahankesalahan dapat langsung cepat diatasi.
 BAB V
TATA LAKSANA PENDIDIKAN, PELATIHAN, DAN
PENELITIAN SERTA
PELAYANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) RS

A. TATA LAKSANA DIKLAT & PENELITIAN DI INSTALASI SIM-RS

Pelatihan dan pendidikan bagi pegawai KH Abdurrahman Syamsuri (RS
ARSY) secara keseluruhan dilakukan secara bertahap dengan berbagai
kualifikasi. Sebelum mulai bekerja, pegawai KH Abdurrahman Syamsuri (RS
ARSY) yang baru wajib mengikuti orientasi selama 3 hari. Orientasi Pegawai
Baru ini diberikan sebagai pengenalan awal mengenai rumah sakit, mulai dari
orientasi ruangan, budaya rumah sakit, direksi dan staf rumah sakit dan tentu
saja sesama pegawai rumah sakit yang baru.
Selanjutnya pegawai rumah sakit secara berkala diberikan berbagai jenis
pelatihan. Materi-materi pelatihan yang harus diikuti merupakan kualifikasi
standar yang harus dimiliki oleh seseorang yang bekerja di area rumah sakit,
seperti pelatihan Fire Fighting, Pencegahan Infeksi dan sebagainya.
 BAB VI
LOGISTIK
Logistik di rumah sakit adalah konsep yang kurang dipahami dan sering tidak
dihargai, meskipun meliputi bagian penting dari anggaran operasional rumah
sakit. Studi menunjukkan bahwa sekitar 30% sampai 45% dari pengeluaran rumah
sakit didedikasikan untuk kegiatan logistik. Logistik di rumah sakit tidak hanya
layanan yang berhubungan dengan pembelian, toko dan farmasi, tetapi juga
mencakup layanan kesehatan seperti unit operasi dan ruang perawatan pasien.
Pengertian
Secara tidak sadar sebenarnya dalam kehidupan sehari-hari kita telah
melaksanakan fungsi logistik baik itu di rumah kita atau di kantor, meskipun
kenyataannya tidak selalu mempergunakan istilahnya. Logistik adalah bagian dari
instantsi yang tugasnya adalah menyediakan barang atau bahan yang dibutuhkan
untuk kegiatan operasionalnya instansi tersebut dalam jumlah, kualitas dan pada
waktu yang tepat dengan harga serendah mungkin.
Tujuan
Kegiatan logistik sebenarnya punya tiga tujuan, Tujuan operasional agar
tersedianya barang yang bermutu, Tujuan keuangan, operasional dapat terlaksana
dengan biaya yang serendah-rendahnya. Dan Tujuan keamanan yaitu agar
persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pencurian, penyusutan, dll.
Logistik SIM RS RS KH Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY)
1. Komponen Input dan Output
Komponen input dan output adalah media untuk menangkap data yang
akan dimasukkan ke dalam sistem, seperti seperangkat komputer, printer,
dan scanner.
2. Komponen Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan
dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di peranagkat keras
komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan
informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan
sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi
 basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas
penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan
perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management
System).

3. Komponen Penunjang
Komponen penunjang adalah komponen pelengkap yang membantu
teknis tugas-tugas SIM RS seperti alat tulis menulis, kertas, dan jenis alat
tulis kantor yang standar.
 BAB VII
KESELAMATAN PASIEN DAN MANAJEMEN RISIKO

A. PENGERTIAN
Keselamatan pasien rumah sakit adalah suatu sistem dimana rumah
sakit membuat asuhan pasien lebih aman yang meliputi asesmen risiko,
identifikasi dan pengelolaan hal yang berhubungan dengan risiko pasien,
pelaporan dan analisis insiden, kemampuan belajar dari insiden dan tindak
lanjutnya serta implementasi solusi untuk meminimalkan timbulnya risiko
dan mencegah terjadinya cedera yang disebabkan oleh kesalahan akibat
melaksanakan suatu tindakan atau tidak mengambil tindakan yang seharusnya
diambil (Kemenkes RI, 2011).
Manajemen risiko adalah pendekatan proaktif untuk mengidentifikasi,
menilai dan menyusun prioritas risiko, dengan tujuan untuk menghilangkan
atau meminimalkan dampaknya. Manajemen risiko rumah sakit adalah
kegiatan berupa identifikasi dan evaluasi untuk mengurangi risiko cedera dan
kerugian pada pasien, karyawan rumah sakit, pengunjung dan organisasinya
sendiri.

B. TUJUAN
Tujuan keselamatan pasien, yaitu membangun kesadaran terhadap
keselamatan pasien serta terlaksananya implementasi keselamatan pasien
dalam setiap kegiatan pelayanan di Rumah Sakit.
Tujuan adanya manajemen resiko, yaitu untuk menciptakan budaya
keselamatan pasien di rumah sakit, untuk mengurangi kejadian yang tidak
diharapkan (KTD), serta untuk melaksanakan program-program pencegahan
sehingga tidak terjadi pengulangan kejadian yang tidak diharapkan.
 BAB VIII
KESELAMATAN KERJA

Keselamatan dan kesehatan kerja bagi pekerja di rumah sakit dan fasilitas medis
lainnya perlu diperhatikan. Demikian pula penanganan faktor potensi berbahaya
yang ada di rumah sakit serta metode pengembangan program keselamatan dan
kesehatan kerja di sana perlu dilaksanakan, misalnya perlindungan baik terhadap
penyakit infeksi maupun non-infeksi, penanganan limbah medis, penggunaan alat
pelindung diri dan lain sebagainya. Selain terhadap pekerja di fasilitas
medis/klinik maupun rumah sakit, Keselamatan dan Kesehatan Kerja di rumah
sakit juga ‘concern’ keselamatan dan hak-hak pasien yang masuk kedalam
program patient safety.
Merujuk kepada peraturan pemerintah berkenaan dengan keselamatan dan
kesehatan kerja di tempat kerja, pedoman ini juga mengambil dari beberapa
sumber “best practices” yang berlaku secara Internasional, seperti National
Institute for Occupational Safety and Health (NIOSH), the Centers for Disease
Control (CDC), the Occupational Safety and Health Administration (OSHA), the
US Environmental Protection Agency (EPA), dan lainnya. Data tahun 1988, 4%
pekerja di USA adalah petugas medis. Dari laporan yang dibuat oleh The National
Safety Council (NSC), 41% petugas medis mengalami absenteism yang
diakibatkan oleh penyakit akibat kerja dan injury dan angka ini jauh lebih besar
dibandingkan dengan sektor industri lainnya. Survei yangdilakukan terhadap 165
laboratorium klinis di Minnesota memperlihatkan bahwa injury yang terbanyak
adalah needle sticks injury (63%) diikuti oleh kejadian lain seperti luka dan
tergores (21%). Selain itu pekerja di rumah sakit sering mengalami stres, yang
merupakan faktor predisposisi untuk mendapatkan kecelakaan. Ketegangan otot
dan keseleo merupakan representasi dari low back injury yang banyak didapatkan
di kalangan petugas rumah sakit.
Keselamatan Kerja pada Unit Kerja SIM RS
Keselamatan kerja pada unit kerja SIM RS berfokus kepada peralatan-peralatan
utama dan penunjang yang digunakan oleh staf SIM RS selama melaksanakan
tugasnya. Selain dari perangkat teknis, budaya kerja staf SIM RS juga turut
memengaruhi keselamatan staf tidak hanya dari sisi fisik tapi juga dari sisi
psikologis.
- Keselamatan Kerja ditinjau dari Instalasi Peralatan Kerja
 Dari segi instalasi peralatan kerja di unit SIM RS, penggunaan dan
peletakan kabel-kabel yang tidak tepat beresiko mencelakakan staf.
Misalnya kabel-kabel yang tidak rapi dan dibiarkan berserakan
begitu saja.
 Selain itu penempatan pemancar sinyal WiFi yang terlalu dekat
dengan staf juga beresiko bagi kesehatan staf yang efeknya terlihat
beberapa tahun yang akan datang.
 Penggunaan PC yang terlalu lama juga memengaruhi kesehatan
staf dari sisi penglihatan dan paparan radiasi komputer dalam
jangka waktu yang lama.

- Keselamatan Kerja ditinjau dari Budaya dan Perilaku Kerja

Budaya dan perilaku staf SIM RS memengaruhi keselamatan psikologis
staf. Pengaturan jadwal shift dan jam kerja yang tidak tepat akan
mengganggu kenyamanan staf dalam bekerja.
 BAB IX
PENGENDALIAN MUTU

Pengendalian mutu pada unit SIM RS KH Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY)

akan mengarah pada keakuratan data atau informasi yang ada di dalam sistem.
Informasi yang terdaoat dalam sistem meliputi data pasien, seperti nama, alamat,
tempat tanggal lahir, dan seterusnya. Juga data pegawai RS juga memiliki data,
seperti nama, unit kerja, pangkat, serta tagihan pasien, Rekam Medis, pembukuan
RS dan lain-lain.
A. Nilai Informasi
Menurut Burch dan Strater dalam buku mereka, Information Systems: Theory
and Practice, nilai informasi itu didasarkan atas sepuluh sifat sebagai berikut :
1. Mudahnya dapat diperoleh
Sifat ini menunjukan mudahnya dan cepatnya dapat diperoleh keluaran
informasi. Kecepatan memperolehnya dapat diukur, akan tetapi berapa
nilainya bagi pemakai informasi, sulit mengukurnya.
2. Sifat luas dan lengkapnya
Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya
mengenai volumenya, akan tetapi juga mengenai keluaran informasinya.
Sifatnya ini sangat kabur dan oleh karena itu sulit mengukurnya.
3. Ketelitian
Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran
informasi. Dalam hubungannya dengan volume data yang besar, maka
biasanya terjasi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan
kesalahan perhitungan.
4. Kecocokan
Sifat ini menunjukan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya
dengan permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya
dengan masalah yang dihadapi. Semua keluaran lainnya tidak berguna
akan tetapi masalah mempersiapkannya. Sifat ini sulit mengukurnya.
 5. Ketepatan waktu
Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui yang lebih pendek,
daripada siklus dapat diperolehnya informasi : masukan, pengolahan dan
pelaporan keluaran kepada para pemakai. Biasanya agar informasi itu tepat
waktu, lamanya siklus ini harus dikurangi. Dalam beberapa hal ketepatan
waktu dapat diukur.
6. Kejelasan
Sifat ini menunjukan tingkat keluaran informasi, bebas dari istilah-istilah
yang tidak jelas. Membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.
7. Keluwesan
Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi
tidak hanya dengan lebih dari satu keputusan akan tetapi juga dengan lebih
dari seorang pengambilan keputusan. Sifat ini sulit mengukurnya, akan
tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur.
8. Dapat dibuktikan
Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk
menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.
9. Tidak ada prasangka
Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah
informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan
sebelumnya.
10. Dapat diukur
Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem
informasi formal. meskipun kabar angin, desas-desus, dugaan-dugaan,
klenik, dan sebagainya sering dianggap sebagai informasi, hal-hal tersebut
berada diluar lingkup pembicaraan kita.
Nilai informasi yang sempurna adalah bahwa mengambil keputusan diizinkan
untuk memilih keputusan optimal dalam setiap hal, dan bukan keputusan yang
“rata-rata” akan menjadi optimal, dan untuk menghindarkan kejadian-kejadian
yang akan mengakibatkan suatu kerugian. Informasi ini tidak sempurna karena
lebih banyak memberikan perkiraan daripada memberikan angka yang pasti.
Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan, menurut Gordon B.
Davis, adalah sebagai berikut :
1. Tentukan tindakan-tindakan yang terbaik yang didasarkan atas
kemungkinan-kemungkinan sebelumnya.
2. Tentukan apakah tindakan itu akan berguna untuk memperoleh informasi
sampel.
3. Tentukan ukuran sampel yang optimal.
4. Sampel
5. Perbaiki kemungkinan-kemungkinan sebelumnya didasarkan data sampel.

B. Mutu Informasi
Informasi berbeda dalam mutunya disebagiankan oleh penyimpangan atau
kesalahan. Menurut Gordon B. Davis kesalahan dapat disebagiankan oleh :
1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
3. Hilang atau tidak terolahnya data.
4. Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah
5. Dokumen (induk) sejarah yang salah (atau penggunaan dokumen sejarah
yang salah)
6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan(misalnya kesalahan program
komputer)
7. Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja
Kesulitan karena peyimpangan dapat ditangani dalam pengolahan informasi
melalui prosedur untuk menemukan dan mengukur penyimpangan dan
menyesuaikannya. Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan :
1. Kontrol intern untuk menemukan kesalahan
2. Pemeriksaan intern dan extern
3. Penembahan “batas kepercayaan” kepada data,
4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengolahan dan pengukuran agar para
pemakai dapat menilai kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.
 BAB X
PENUTUP

Pedoman pengorganisasian unit kerja SIM-RS KH Abdurrahman Syamsuri (RS

ARSY) diharapkan dapat memberikan kejelasan peran, fungsi dan kewenangan
unit kerja SIM-RS sehingga dapat meningkatkan kinerja dari unit ini.
Pedoman ini bukanlah sesuatu yang permanen, akan tetapi akan berubah
mengikuti perubahan peraturan yang berlaku, struktur organisasi, tugas pokok dan
fungsi, kebijakan pimpinan serta kondisi dan situasi lingkungan . Untuk itu
pedoman ini harus dievaluasi secara berkala.
Diharapkan pedoman ini dapat dijadikan sebagai acuan bagi unit terkait dalam
melaksanakan tugas pokok dan fungsi khususnya dalam penyusunan rencana
kebijakan dan program di lingkungan KH Abdurrahman Syamsuri (RS ARSY).
 BAB XIV
DAFTAR PUSTAKA
Proposal hospital information system Pin.net 2007
Pengembangan sistem informasi Basuki Suhardiman 2008