PT PETRO GRAHA MEDIKA

R U M A H S A K IT
GRHA HUSADA
Sahabat Menuju Sehat

PANDUAN SISTEM
MANAJEMEN DATA

RUMAH SAKIT GRHA HUSADA

Jl. Padi No 3, Komplek Perumahan PT Petrokimia Gresik 61119
Phone : 031-3973400, 3973401 (Hunting), Fax 031-3972623
E m ail: sbu.rsgrahu@gmail.com
Website : www.rsgrahu.com
 KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, bahwa buku

Panduan Sistem Manajemen Data Rumah Sakit Grha Husada telah selesai dan
dapat disusun dengan baik.
Buku Panduan Sistem Manajemen Data Rumah Sakit Grha Husada
merupakan buku panduan dalam pelaksanaan kegiatan manajemen data PMKP
di Rumah Sakit Grha Husada agar dapat berjalan dengan baik sesuai dengan
proseduryang berlaku.
Dalam kesempatan yang baik ini kami mengajak semua pihak yang terkait
untuk bersama-sama dapat memberikan masukan yang membangun demi
kesempurnaan buku ini, kritik dan saran sangat kami harapkan agar
kedepannya dapat menjadi lebih baik lagi. Tak lupa kami sampaikan ucapan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada tim penyusun buku panduan ini dan
pihak-pihak lain yang telah membantu menyelesaikan penyusunan buku
panduan ini. Semoga buku panduan ini dapat bermanfaat dalam manajemen
data PMKP di lingkungan Rumah Sakit Grha Husada.

Gresik, Juni 2022

Penyusun
 Ill

SAMBUTAN
DIREKTUR RUMAH SAKIT GRHA HUSADA

Assalamu’alaikum Wr.Wb

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan

Rahmat dan HidayahNya sehingga kita semua masih
diberikan kesempatan untuk senantiasa bersyukur atas
segala nikmat yang dilimpahkan. Kami atas nama pribadi
dan seluruh keluarga besar Rumah Sakit Grha Husada
menyampaikan ucapan selamat dan sukses atas
diterbitkannya “Panduan Sistem Manajemen Data Rumah
Sakit Grha Husada”. Saya berharap buku ini dapat menjadi
Buku Panduan ini menjadi acuan dalam manajemen data
PMKP di Rumah Sakit Grha Husada.

Saya mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah
banyak membantu penerbitan buku Panduan ini, semoga buku ini dapat
bermanfaat bagi kita semua dan semoga Allah SWT senantiasa menyertai
langkah kita dalam memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik bagi pasien,
keluarga dan masyarakat pada umumnya. Amin

Gresik, Juni 2022

Rumah Sakit Grha Husada

dr. Edwin Hafiz

Direktur
 IV

DAFTAR ISI

Cover Depan........................................................................................................... i
Kata Pengantar....................................................................................................... ii
Sambutan D irektur.................................................................................................iii
Daftar Isi.................................................................................................................. iv
Peraturan Direktur..................................................................................................1
BAB 1 Definisi........................................................................................................3
BAB 2 Ruang Lingkup........................................................................................... 4
BAB 3 Tata Laksana............................................................................................. 5
BAB 4 Dokumentasi...............................................................................................12
PT PETRO GRAHA MEDIKA
R U M A H S A K IT
GRHA HUSADA
Sahabat Me n u j u Sehat

PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT GRHA HUSADA

NOMOR 96 TAHUN 2022
TENTANG
PANDUAN SISTEM MANAJEMEN DATA

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

DIREKTUR RUMAH SAKIT GRHA HUSADA

Menimbang : a. bahwa dalam upaya manajemen data terintegrasi data

PMKP di Rumah Sakit Grha Husada, maka diperlukan
Panduan Sistem Manajemen Data;
b. bahwa untuk itu perlu ditetapkan dalam Peraturan Direktur
Rumah Sakit Grha Husada.

Mengingat 1. Undang Undang No 29 tahun 2004 tentang Praktik

Kedokteran;
2. Undang Undang No 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;
3. Undang Undang No 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit;
4. Peraturan Presiden No 77 tahun 2015 tentang Pedoman
Organisasi Rumah Sakit;
5. PMK No 82 tahun 2013 tentang Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit;
6. Peraturan Menteri Kesehatan No 11 tahun 2017 tentang
Keselamatan Pasien;
7. Peraturan Menteri Kesehatan No 80 tahun 2020 tentang
Komite Mutu
8. Keputusan Menteri Kesehatan No 129 tahun 2008 tentang
Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit;
9. Peraturan Direktur Rumah Sakit Grha Husada No 7 tahun
2022 tentang Kebijakan Peningkatan Mutu Dan
Keselamatan Pasien.

P a raf1 tV
Paraf 2 ft

Rumah Sakit Grha Husada

Jl. Padi No. 3, Komplek Perumahan PT Petrokimia Gresik 61119
Phone : 031 - 3984465, 3973400, 3973401 (Hunting), Fax : 031 - 3972623, Email : sbu.rsgrahu@gmail.com
 2

MEMUTUSKAN
Menetapkan : PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT TENTANG SISTEM
MANAJEMEN DATA

Pasal 1
Panduan sistem manajemen data merupakan acuan bagi Komite Peningkatan
Mutu Dan Keselamatan Pasien dalam pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi
dan publikasi data mutu dan keselamatan pasien di Rumah Sakit Grha Husada.

Pasal 2
Panduan sistem manajemen data sebagaimana yang dimaksud dalam pasal 1
tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari
peraturan Direktur Rumah Sakit Grha Husada.

Pasal 3
Pada saat peraturan ini mulai berlaku, Peraturan Direktur Rumah Sakit Grha
Husada Nomor 9 Tahun 2021 tentang Panduan Manajemen Data Rumah Sakit
Grha Husada dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Pasal 4
Peraturan Direktur Rumah Sakit Grha Husada berlaku sejak tanggal ditetapkan
dan apabila terdapat kekeliruan/kekurangan didalamnya akan diadakan
pembetulan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Gresik
Pada tanggal 15Juni 2022
DIREKTUR

Paraf 1
Paraf 2 .< & .....
 3

LAMPIRAN
PERATURAN DIREKTUR
RUMAH SAKIT GRHA HUSADA
NOMOR 96 TAHUN 2022
TENTANG PANDUAN MANAJEMEN
DATA

BAB 1
DEFINISI

Manajemen data indikator mutu adalah proses dari pengumpulan, pelaporan,

analisa, validasi serta publikasi data untuk interna! rumah sakit maupun eksternal
rumah sakit dengan didukung teknologi informasi secara terintegrasi. Data yang
dimaksud meliputi indikator mutu unit, indikator mutu prioritas rumah sakit, dan
data pengukuran budaya keselamatan pasien.
1.1 Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan kumpulan informasi terkait setiap proses,
outcome dan ukuran dengan menggunakan kamus indikator/profil indikator
mutu.
1.2 Pelaporan Data
Pelaporan data merupakan laporan hasil pengukuran data mutu.
1.3 Analisa Data
Analisa data merupakan kegiatan mengubah data hasil penelitian/survei
menjadi informasi yang dapat digunakan untuk mengambil kesimpulan dan
keputusan.
1.4 Validasi Data
Validasi data merupakan tindakan pembuktian dan merupakan alat penting
dalam memahami mutu data dan untuk menetapkan tingkat kepercayaan
para pengambil keputusan terhadap data itu sendiri.
1.5 Publikasi Data
 4

Publikasi data merupakan penyampaian data mutu setelah ditetapkan oleh

Komite Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien Rumah Sakit untuk
internal rumah sakit dan ekstemal rumah sakit.

BAB 2
RUANG LINGKUP

Ruang lingkup manajemen data ini adalah meliputi seluruh Instalasi/Unit yang
ada di Rumah Sakit Grha Husada, Komite Peningkatan Mutu Dan Keselamatan
Pasien, Komite PPI serta Bagian Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS).
Proses manajemen data meliputi :
1. Pengumpulan data indikator unit dan prioritas rumah sakit
2. Analisa data indikator mutu
3. Validasi data
4. Publikasi data internal dan ekstemal rumah sakit
 5

BAB 3
TATA LAKSANA

1.1 Pengumpulan Data

Pengumpulan data memeiliki tujuan salah satunya adalah melakukan
perbaikan-perbaikan pada indikator mutu yang belum mencapai
sasaran/target pencapaiannya. Proses pengumpulan data indikator mutu di
Rumah Sakit Grha Husada dilakukan oleh PIC pengumpul data yang sudah
ditetapkan oleh Direktur. Data yang terkumpul dilakukan dengan dua
metode :
1. Manual
a. Penanggung jawab pengumpul data mencatat kedalam formulir
sensus harian
b. Data dirkapitulasi dan dianalisia dalam bentuk grafik
c. Interpretasi data
d. Lakukan perbaikan untuk peningkatan mutu
2. Digital
Cara input data ke SISMADAK
1. Login ke sismadak dengan alamat http://192.168.30.238/sismadak
2. Pilih menu kegiatan, indikator mutu nasional
3. Setalah dipilih, kemudian muncul daftar indikator mutu, pilih
indikator mutu yang akan diinput datanya pada bagian tanggal
4. Pilih edit data pada baris numerator dan denumerator
5. Isi data kemudian simpan

1.2 Analisa Data

Analisa data merupakan salah satu kegiatan program peningkatan mutu
dan keselamatan pasien untuk mendukung asuhan pasien dan manajemen
rumah sakit. Analisa melalui grafik sangat membantu memperlihatkan
perubahan apakah menuju perbaikan sesuai yang diharapkan. Analisa data
berupa grafik run chat.
 6

Run Chart

hG s* <2* <1 $ f*^ vt

— —- — <*s» fM <** r* r*
«*» •% » *# «**' *V %>« **/ «*/ 't 1 ’*>*
Dale

Run chart dikenal sebagai grafik garis merupakan grafik sederhana yang
menggambarkan data dari waktu ke waktu
Sumbu X : periode waktu
Sumbu Y : peristiwa / event
Digunakan untuk :
a. Memahami gambaran umum suatu proses
b. Trend dan shift/pergeseran dalam proses
c. Variasi dari waktu ke waktu
d. Mengidentifikasi penurunan atau peningkatan proses dari waktu ke
waktu
e. Proses perbaikan yang sederhana, kuat dan mudah digunakan
Tujuan analisa data dapat membandingkan rumah sakit dalam empat h a l:
a. Membandingkan data di rumah sakit dari waktu ke waktu (analisa trend),
misalnya dari bulanan ke bulan atau dari tahun ke tahun;
b. Membandingkan dengan rumah sakit lain bila mungkin yang sejenis
seperti melalui database eksternal baik nasional maupun internasional;
c. Membandingkan dengan standar seperti yang ditentukan oleh badan
akreditasi atau organisasi profesional ataupun standar yang ditentukan
oleh peraturan perundang-undangan;
d. Membandingkan dengan praktik yang diinginkan yang dalam literatur
digolongkan sebagai best practice (praktik terbaik) atau better practice
(praktik yang lebih baik) atau practice guidlines (panduan praktik klinis).
PT PETRO GRAHA MEDIKA
R U M A H S A K IT
GRHA HUSADA
Sahabat Menuju Sehat

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT GRHA HUSADA

NOMOR : TU.04.02/RSGH/057/2021

TENTANG
PIC PENGUMPULAN DATA MUTU

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

DIREKTUR RUMAH SAKIT GRHA HUSADA

Menimbang : a. bahwa dalam rangka mendukung program mutu dan

keselamatan pasien maka perlu dibentuk PIC pengumpulan
data mutu;
b. bahwa untuk itu perlu ditetapkan dalam Keputusan Direktur
Rumah Sakit Grha Husada.

Mengingat 1. Undang Undang No 29 tahun 2004 tentang Praktik

Kedokteran;
2. Undang Undang No 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;
3. Undang Undang No 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit;
4. Peraturan Presiden No 77 tahun 2015 tentang Pedoman
Organisasi Rumah Sakit;
5. Peraturan Menteri Kesehatan No 1438 tahun 2010 tentang
Standar Pelayanan Kedokteran;
6. Peraturan Menteri Kesehatan No 92 tahun 2014 tentang
Penyelenggaraan Komunikasi Data Dalam Sistem
Informasi Kesehatan Terintegrasi;
7. Peraturan Menteri Kesehatan No 11 tahun 2017 tentang
Keselamatan Pasien;
8. Peraturan Menteri Kesehatan No 25 tahun 2019 tentang
Penerapan Manajemen Risiko Terintegrasi Di Lingkungan
Kementrian Kesehatan;

Paraf 1 / a,

Rumah Sakit Grha Husada

Jl. Padi No. 3, Komplek Perumahan PT Petrokimia Gresik 61119
Phone : 031 - 3984465, 3973400, 3973401 (Hunting), Fax : 031 - 3972623, Email : sbu.rsgrahu@gmail.com
 7

1.3 Validasi Data

Data yang telah terkumpul dan dianlisis maka akan menjadi informasi yang
menunjukkan gambaran kinerja mutu. Data yang diambil harus akurat
sehingga perlu dilakukan validasi data. Validasi data merupakan metode
analitik untuk memastikan kualitas data yang dikumpulkan.
Data yang harus di validasi, yaitu :
a. Merupakan pengukuran area klinis baru;
b. Bila ada perubahan sistem pencatatan pasien dari manual ke
elektronik sehingga sumber data berubah;
c. Bila data dipublikasi ke masyarakat baik melalui website rumah sakit
atau media lain;
d. Bila ada perubahan pengukuran;
e. Bila ada perubahan data pengukuran tanpa diketahui sebabnya;
f. Bila ada perubahan subjek data seperti perubahan umur rata-rata
pasien, protokol riset diubah, panduan praktik klinis baru diberlakukan,
serta terdapat teknologi dan metodologi pengobatan baru.
g. Metode validasi yang dipakai yaitu Measure Category Agreement/MCA
atau kesepakatan pengukuran berdasarkan kategori, yaitu
membandingkan nilai kategori numerator, denominator, dan ekslusi.

Metode Measure Category Agreement (MCA)

Metode ini menentukan nilai kesepakatan Numerator, Denumerator,
Ekslusi. Syarat 80 % nilai kesepakatan dalam kategori numerator,
denumerator, dan eksklusi antara pengumpul data pertama dan validator.

Langkah 1. Pengumpulan data indikator oleh pengumpul data pertama\

a. Mengumpulkan data dari semua populasi atau sampel
b. Catat data pada form pengumpul data
c. Input data kedalam tabel data
d. Rekap tabel dari tabel diatas
Jumlah sampel yang diambil oleh pengumpul data pertama sebagai
berikut:
Jumlah Populasi Sebluan (N) Jumlah Sampel Sebulan (n)
> 640 128
320 - 639 20 % total populasi
 8

64 -3 19 64
<64 100 % populasi

e. Pengumpul data pertama menentukan data elemen dikelompokkan

dalam kategori denominator, numerator, dan ekslusi. Berdasarkan
kriteria yang sudah ditentukan :
Ekslusi = B (tidak memenuhi kriteria denominator)
Denominator = D (memenuhi kriteria denominator)
Numurator = E (memenuhi kriteria numerator dan denominator)
f. Catat data yang dikumpulkan pada form pengumpulan data
Pengumpul Pengumpul
NoRM Kecocokan
Data Pertama Data Kedua
1 2 3 4

*kolom 1 dan 2 diisi oleh pengumpul data pertama

g. Seluruh sampel pengumpul data pertama diserahkan pada validator

Langkah 2. Pengumpulan data validasi oleh PIC pengumpul data kedua

(validator)
a. Validator tidak mengumpulkan data baru, tapi melakukan random
sampling rekam medis yang digunakan pengumpul data pertama
dengan menggunakan tabel sampel validasi. Jumlah sampel validasi
diam bil:
b. Setiap sampel rekam medis, review dan dokumentasikan sebagaimana
pengumpul data pertama mengelompokkan data
c. Validator mengumpulkan data ulang, kelompokkan dan catat hasilnya
Ekslusi = B (tidak memenuhi kriteria denominator)
Denominator = D (memenuhi kriteria denominator)
Numurator = E (memenuhi kriteria numerator dan denominator)
d. Catat data yang dikumpulkan pada form pengumpulan data
Pengumpul Pengumpul
No RM Kecocokan
Data Pertama Data Kedua
1 2 3 4
 9

*kolom 3 diisi oleh validator

Langkah 3. Bandingkan hasil pengukuran

a. Validator menentukan jumlah sampel rekomendasi yang menyesuaikan
jumlah sampel pengumpul data pertama (lihat jumlah sampel yang
direkomendasikan)
b. Validator menentukan data elemen dikelompokkan dalam denominatir
dan numerator berdasarkan kriteria yang sudah ditentukan

Langkah 4. Bandingkan dan kalkulasikan hasil pengukuran

Pengumpul Pengumpul
No RM Kecocokan
Data Pertama Data Kedua
1 2 3 4
2 E E V
3 D D V
4 D D ~ r
5 B E X
6 D B X
7 D D V
8
9
10
a. Tentukan kecocokannya
b. Kalkulasikan
• Total kecocokan = 16 (karena jumlah sampel rekomendasi dari
jumlah sampel pengumpul data pertama)
• Memenuhi kriteria numerator dan denumerator —► Numerator (E) = X
• Memenuhi kriteria denominator —► Denominator (D) = Y
• Tidak memenuhi kriteria denominator —>■ Ekslusi (B) = X
• Kalkulasi (pengumpul data pertama) = E/D x 100%
• Kalkulasi (validator) = E/D x 100%
• Correction action = 0,9 x hasil kalkulasi pengumpul data pertama
 10

• Bila kalkulasi validator < correction action —► ketidaksepakatan data

• Bila kalkulasi validator > correction action —► kesepakatan data
Bila terjadi ketidaksepakatan data, lakukan :
• Klarifikasi kamus indikator antara pengumpul data pertama dan
validator
• Bila tidak ada masalah dengan kamus indikator maka validator
lakukan kecocokan data dengan pengumpul data pertama pada data
yang sama
• Bila ada masalah dengan kamus indikator maka lakukan kembali
pengambilan data yang sama

1.4 Pelaporan
Pelaporan data dilakukan oleh unit/instalasi sesuai dengan periode waktu
dari indikator mutu masing-masing yang telah ditetapkan di kamus atau
profit indikator. Laporan diserahkan kepada Komite PMKP dalam bentuk
hardcopy dan softfile melalui email ke alamat email
komitepmkprsgh@gmail.com paling lambat tanggal 5 setiap bulan
berikutnya.
Format laporan :
a. Pendahuluan
- Latar belakang
- Tujuan
b. Kegiatan
- Kegiatan pokok
- Rincian kegiatan
- Cara melaksanakan kegiatan
- Sasaran
- Target
c. Hasil kegiatan
d. Simpulan dan saran

1.5 Publikasi
Publikasi dilakukan oleh Komite PMKP untuk internal rumah sakit.
Sedangkan publikasi untuk eksternal rumah sakit dilakukan oleh Komite
PMKP bekerjasama dengan Bagian Pemasaran Rumah Sakit Grha
 11

Husada. Publikasi data tetap memperhatikan kerahasiaan pasien sesuai

dengan perundang-undangan dan dijamin keamanan, kerahasiaan data
dalam berkontribusi dengan database eksternal.
Data yang akan dipublikasi eksternal rumah sakit melalui website rumah
sakit akan diberikan oleh Komite PMKP kepada Kepala Bagian
Pemasaran.
 12

BAB 4
DOKUMENTASI

Dokumentasi hasil pengukuran data indikator Rumah Sakit Grha Husada berupa
1. Lembar sensus harian
2. Dashboard pada SISMADAK
3. Laporan validasi
4. Laporan bulanan
5. Publikasi pada website rumah sakit