PERATURAN DIREKTUR KLINIK WIJAYA HUSADA

NOMOR : ……………………………………………..
TENTANG
PANDUAN MANAJEMEN DATA

Menimban : a. bahwa dalam rangka persiapan akreditasi paripurna RS Wijaya Husada

g tahun 2023 perlu adanya Panduan Manajemen Data;
b. bahwa dibutuhkan petunjuk penilaian yang menyangkut proses yang
berhubungan dengan pelayanan klinis dan pelayanan manajemen;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan yang ada sebagaimana tercantum
dalam point a dan b, perlu menetapkan panduan system Manajemen
Data PMKP dalam upaya menuju perubahan budaya klinik terhadap mutu
pelayanan;

Mengingat : 1. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 tentang

Praktik Kedokteran;
2. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang
Kesehatan;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.9 Tahun 2014
tentang Klinik
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia no, 34 tahun 2023
tentang akreditasi pusat Kesehatan masyarakat,klinik, laboratorium
Kesehatan, unit tranfusi darah, tempat praktek mandiri dokter dan tempat
praktek mandiri dokter gigi.
5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor 30 tahun 2023
tentang indikator nasional mutu pelayanan Kesehatan tempat praktik
mandiri dokter dan dokter gigi, klinik, pusat Kesehatan masyarakat, rumah
sakit, laboratorium Kesehatan dan unit transfusi darah
6. Keputusan direktur Klinik nomor…………………………tentang struktur
organisasi tim mutu
7. Keputusan Direktur Klinik nomor……………………..tentang struktur organisasi
dan tata Kelola Klinik Wijaya Husada

PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 1

 MEMUTUSKAN

Menetapkan : PERATURAN DIREKTUR KLINIK WIJAYA HUSADASINGOSARI

TENTANG PANDUAN MANAJEMEN DATA.

Pasal 1
Dalam peraturan ini yang dimaksud dengan :
1. Klinik adalah Klinik Wijaya Husada Singosari.
2. Direktur Klinik adalah Direktur Klinik Wijaya Husada Singosari.
3. Manajemen data adalah suatu pencapaian sasaran-sasaran
organisasi dengan cara yang efektif dan efisien melalui
perencanaan pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian
sumberdaya organisasi.

Pasal 2
Panduan Manajemen Data adalah Klinik Wijaya husada bertujuan
untuk akan menghasilkan akumulasi data serta informasi.

Pasal 3
Pembinaan dan pengawasan dalam pelaksanaan peraturan ini
dilaksanakan oleh Tim Mutu

Pasal 4
Panduan ini digunakan untuk semua Unit Kerja.

Pasal 5
Panduan Manajemen Data Klinik Wijaya Husada tercantum dalam
lampiran merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan
Direktur ini.

Pasal 7
Panduan Manajemen Data di lingkungan Klinik Wijaya
husadaSingosari digunakan dalam pemindahan pelayanan pasien dari
satu unit kerja ke unit kerja lain di Klinik Wijaya husadaSingosari.

Pasal 8
Peraturan Direktur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di : Singosari
Pada Tanggal : 7 April 2023
Direktur,

PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 2

d......................................................
NIK. ………………………

PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 3

 Lampiran
Peraturan Direktur Klinik Wijaya Husada
Nomor : PER/2022/08/0037
Tentang : Panduan Manajemen Data

BAB I
PENDAHULUAN

A. PENDAHULUAN
Penyelenggara pelayanan kesehatan di klinik mempunyai karateristik dan organisasi yang sangat
kompleks. Berbagai jenis tenaga kesehatan dengan perangkat keilmuan yang beragam, dan
berinteraksi satu sama lain. Sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.9
Tahun 2014 tentang Klinik , bahwa pelayanan di klinik harus berorientasi pada keselamatan
pasien. Dengan kompleksnya pelayanan di klinik dan seiring dengan kemajuan bidang teknologi
informasi, manajemen informasi mutlak diperlukan sebagai pengambilan keputusan dalam
rangka pembembangan klinik maupun peningkatan mutu dan keselamatan pasien.

B. LATAR BELAKANG
Manajemen data merupakan suatu bentuk kegiatan pengelolaan sumber daya informasi
yang meliputi, pertama proses pengumpulan data dan pencatatatn ke dalam dokumen yang
berfungsi sebagai masukan (input) bagi sistem. Kedua, proses penyimpanan sumber daya
informasi ke dalam suatu berkas dokumen. Ketiga, pemeliharaan proses penambahan data baru
dan perubahan data yang ada supaya sumber daya informasi tetap mutakhir. Keempat, mengatur
(organize) proses penyusunan data sedemikian rupa untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi
para pemakai. Dalam konteks ini Manajemen data yang dilakukan dari ketiga proses manajemen
Sistem manajemen data dan informasi adalah sumber penting untuk mendukung penelusu
ran resiko , angka angka kecenderungan dalam infeksi terkait pelayanan kesehatan. fungsi manaje
men informasi mendukung analisis dan intrepetasi data, penyajian data serta penyajian temuan-
temuan. Data dan informasi mutu di klinik saling terintegrasi . Program peningkatan mutu
dan keselamatan pasien dapat terintegasi dengan program unit lainnya termasuk program PPI
(Pencegahan dan Pengendalian Infeksi). Oleh karena itu Manajemen Data harus dapat
dilaksanakan dengan baik dan benar.

PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 4

C. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Meningkatkan mutu layanan klinik dan memahami seberapa baik kemampuan klinik
bergantung pada hasil analisis data dan informasi yang terkumpul dibanding dengan klinik
lain.
2. Tujuan Khusus
a. Sebagai panduan sistem manajemen data yang didukung dengan teknologi informasi yang
mulai dari pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi, serta publikasi data untuk internal
klinik dan eksternal klinik
b. Sebagai panduan Data hasil surveilen pencegahan dan pengendalian infeksi
c. Untuk panduan pengukuran budaya keselamatan klinik

BAB II
DEFINISI

A. PENGERTIAN
Definisi manajemen menurut L.Daft (2002) manajemen adalah Suatu pencapaian sasaran-
sasaran organisasi dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan pengorganisasian,
kepemimpinan dan pengendalian sumberdaya organisasi.
Definisi data menurut Jogiyanto (2005), data merupakan bahan yang berupa huruf, simbol,
angka gambar, suara atau penggambaran dari kejadian.
Manajemen data menurut Jogiyanto (2005) manajemen data merupakan suatu bentuk
kegiatan pengelolaan sumber daya informasi yang meliputi, pertama proses pengumpulan data
dan pencatatatn ke dalam dokumen yang berfungsi sebagai masukan (input) bagi sistem. Kedua,
proses penyimpanan sumber daya informasi ke dalam suatu berkas dokumen. Ketiga,
pemeliharaan proses penambahan data baru dan perubahan data yang ada supaya sumber daya
informasi tetap mutakhir. Keempat, mengatur (organize) proses penyusunan data sedemikian
rupa untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi para pemakai. Dalam konteks ini Manajemen
data yang dilakukan dari ketiga proses manajemen.
Manajemen data dalam hal ini dilakukan dengan dukungan teknologi informasi. Sehingga,
semua proses yang ada di dalamnya dilakukan secara otomatis. Mulai dari proses pencatatan data
dilakukan sebagai input data ke dalam sistem. Kemudian setelah dilakukan pencatatan baru
kemudian disimpan ke dalam suatu database. Dari data yang di dalam database dapat dilakukan
PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 5

 proses pemeliharaan data mulai dari pembuatan data baru dan peruabahan data yang ada.
Sehingga, dari data atau informasi yang ada dalam suatu sistem akan menghasilkan suatu laporan
yang bermanfaat bagi organisasi

B. RUANG LINGKUP
Pengukuran fungsi klinis dan fungsi manajemen di klinik akan menghasilkan akumulasi data
serta informasi. Untuk memahami seberapa baik kemampuan klinik bergantung pada hasil
analisis data dan informasi yang terkumpul dibanding dengan klinik lain. Pada klinik besar dan
kompleks sifatnya dibutuhkan teknologi dan/atau staf yang mempunyai kompetensi mengelola
data. Klinik memahami prioritas pengukuran dan perbaikan sebagai dukungan yang penting.
Mereka memberikan dukungan secara konsisten sesuai dengan sumber daya klinik dan
peningkatan mutu.
1. Karena itu klinik perlu mempunyai sistem manajemen data yang didukung dengan teknologi
informasi yang mulai dari pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi, serta publikasi data
untuk internal klinik dan eksternal klinik. Publikasi data tetap harus memperhatikan
kerahasiaan pasien sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
2. Data yang dimaksud meliputi data dari indikator mutu pelayanan nasional, indikator mutu
prioritas unit dan indikator mutu unit
3. Data hasil surveilen pencegahan dan pengendalian infeksi
4. Data dari pelaporan insiden keselamatan pasien
5. Data hasil monitoring kinerja staf klinis (bila monitoring kinerja menggunakan indikator mutu)
6. integrasi seluruh data di atas baik di tingkat klinik dan unit kerja meliputi:
a. Pengumpulan
b. Pelaporan
c. Analisis
d. Validasi
e. Publikasi Indikator Mutu
Dalam sistem manajemen data ada tahap pemilihan data, Data yang akan dikumpulkan dan
dianalisa adalah:
1. Indikator mutu unit
Adalah indikator yang diusulkan oleh unit untuk jadi indikator mutu unit. Indikator tersebut
dapat diambil permasalahan yang dialami unit dan yang akan diperbaiki.
2. Indikator mutu prioritas

PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 6

 Prioritas perbaikan pelayanan didapat dari hasil skoring atau brain storming para pimpinan
terhadap pelayanan yang akan diperbaiki yang memiliki high risk, high volume dan high cost.
Apabila sudah ditentukan pelayanan prioritas yang akan diperbaiki, dibuatlah Indikator mutu
prioritas disesuaikan dengan area pelayanan tersebut serta dibuat profil indikatornya.
3. Insiden keselamatan pasien
Insiden keselamatan pasien yang dilaporkan ialah KTD, KNC, SENTINEL.
Dalam integrasi seluruh data di tingkat RS dan unit meliputi:
1. Pengumpulan
2. Pelaporan
3. Analisa
4. Validasi
5. Feedback dan
6. Publikasi indikator mutu

BAB II
RUANG LINGKUP

A. Data lndikator Mutu Data yang dimaksud meliputi data:

1. lndikator mutu klinik terdiri dari :
a. lndikator mutu nasional
b. Indikator mutu prioritas kinik
c. lndikator mutu unit
2. Data lndikator mutu pelayanan yang dikontrakkan. Pimpinan instalasi/ sub bagian
menerima laporan mutu dari pihak yang dikontrak tersebut, untuk kemudian
ditindaklanjuti dan memastikan bahwa laporan. Laporan tersebut diintegrasikan ke
dalam proses penilaian mutu klinik.
3. Data indikator hasil surveilance PPI ( VAP, lDO, IADP, lSK, lLI, APD )
4. Data lnsiden Keselamatan Pasien
5. Data insiden/ Kejadian/ Kecelakaan kerja

B. Kerahasiaan Data
1. Publikasi data tetap harus memperhatikan kerahasiaan pasien sesuai dengan peraturan
perundang-undangan
2. Data yang akan di publikasi wajib di validasi tim mutu wajib menjaga keamanan,
kerahasiaan data internal dan eksternal serta benchmark data.

PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 7

 BAB III
TATA LAKSANA

A. PROFIL INDIKATOR MUTU

lndikator yang sudah terpilih kemudian di susun Profil lndikator Mutu.Profil lndikator berisi
poin-poin indikator mutu daritiap unit dimana di dalamnya mencakup :
a. Judul indikator.
b. Dasar pemikiran.
c. Dimensi mutu.
d. Tujuan.
e. Definisi operasional.
f. Jenis indikator.
g. Satuan pengukuran.
h. Numerator(pembilang).
i. Denominator(penyebut).
j. Target.
k. Kriteria inklusidan ekklusi.
l. Formula.
m. Metode pengumpulan data.
n. Sumber data.
o. lnstrumen pengambilan data.
p. Besar Sampel
q. Cara pengambilan sampel
r. Periode pengumpulan data.
s. Penyajian data.
t. Periode Analisis dan pelaporan data
u. Penanggung jawab.
Keterangan :
1) Judul lndikator Mutu gambaran singkat yang spesifik mengenai indikator apa yang akan
diukur
2) Dasar pemikiran merupakan Dasar pemilihan indikator yang dapat berasal dari:
a) Ketentuan/peraturan
b) Data
c) Literatur
PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 8

 d) Analisis situasi
3) Dimensi Mutu Suatu pandangan dalam menentukan penilaian terhadap jenis dan mutu
pelayanan. Dimensi atau aspeknya adalah:
a) Aman, yakni pelayanan yang dapat menghindari bahaya bagi orang-orang yang
menjadi sasaran dari pelayanan yang diberikan
b) Efektif dalam menyediakan pelayanan kesehatan berbasis bukti kepada mereka
yang membutuhkannya,
c) Berpusat pada orang yakni memberikan perawatan yang menanggapi preferensi,
kebutuhan, dan nilai individu.
d) Tepat waktu yakni mengurangi waktu tunggu dan terkadang terdapat penundaan
yang merugikan bagi mereka yang menerima dan mereka yang memberi pelayanan.
e) Efisien yakni memaksimalkan manfaat dari sumber daya yang tersedia dan
menghindari pemborosan.
f) Adil yakni memberikan pelayanan yang tidak bervariasi dari sisi mutu dikarenakan
usia, jenis kelamin, jenis kelamin, ras, etnis, lokasi geografis, agama, status sosial
ekonomi, bahasa atau afiliasi politik, atau pelayanan yang dlberlkan sama
g) Terintegrasi yakni dalam memberikan pelayanan yang terkoordinasi di seluruh
tingkatan dan penyedia dan membuat layanan kesehatan tersebut tersedia
disepanjang perjalanan hidup pasien.
4) Tujuan merupakan Suatu hasil yang ingin dicapai dengan melakukan pengukuran
indikator.
5) Definisi Operasional Dimaksudkan Sebagai batasan pengertian yang dijadikan pedoman
dalam melakukan pengukuran indikator untuk menghindari kerancuan.
6) Jenis indikator meliputi :
a) lnput : untuk menilai apakah fasilitas pelayanan kesehatan memiliki kemampuan
sumber daya yang cukup untuk memberikan pelayanan.
b) Proses : untuk menilai apa yang dikerjakan staf fasilitas pelayanan kesehatan dan
bagaimana pelaksanaan pekerjaannya.
c) Output : untuk menilai hasil dari proses yang dilaksanakan.
7) Satuan pengukuran merupakan Standar atau dasar ukuran yang digunakan Antara lain:
jumlah, persentase, dan satuan waktu.
8) Numerator / Pembilang Jumlah subjek atau kondisi yang ingin diukur dalam populasi
atau sampel yang memiliki karakteristik.

PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 9

9) Denumerator/ Penyebut Adalah Semua peluang yang ingin diukur dalam populasiatau
sampel.
10) Target Sasaran yang telah ditetapkan untuk dicapai
11) Kriteria
a) lnklusi Adalah Karakteristik subjek yang memenuhi kriteria yang telah ditentukan
b) Eksklusi adalah Batasan yang mengakibatkan subjek tidak dapat diikutkan dalam
pengukuran
12) Formula
Numerator (narasi pada numerator) x100%
Denominator (narasi pada Denominator )
(Rumus untuk menghasilkan nilai indicator)
13) Sumber Data adalah Asal data yang diukur. (contoh: rekam medis dan formulir
observasi).
14) Jenis Sumber Data:
a) Data Primer (mengumpulkan langsung menggunakan lembar pencatatan hasil
observasi, kuesioner)
b) Data sekunder (rekam medis, buku catatan komplain)
15) lnstrumen pengambilan data adalah Alat atau tools atau formulir yang digunakan untuk
mengumpulkan data.
16) Besar Sampel merupakan Jumlah data yang harus dikumpulkan agar mewakili populasi.
Besar sampel disesuaikan dengan kaidahkaidah statistik.
17) Cara Pengambilan Sampel adalah Cara memilih sampel dari populasi untuk
mengumpulkan informasi data yang menggambarkan sifat atau ciri yang dimiliki
populasi.
18) Periode Pengumpulan Data adalah Kurun waktu yang ditetapkan untuk melakukan
pengumpulan data, contohnya setiap bulan
19) Penyajian Data yaitu Cara menampilkan data, contoh tabel, run chart, grafik
20) Periode Analisis dan Pelaporan Data adalah Kurun waktu yang ditetapkan untuk
melakukan analisis dan melaporkan data, contohnya setiap bulan, setiap triwulan
21) Penanggung jawab adalah Petugas yang bertangggung jawab untuk mengkoordinir
upaya pencapaian target yang ditetapkan.

PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 10

B. PENGUMPULAN DATA
Pemilihan indikator menjadi tanggung jawab pimpinan program. Dan bagaimana klinik
menetapkan daerah (lokasi) prioritas untuk diukur di tingkat klinik, dan menjelaskan proses
pemilihan indikator di tingkat unit pelayanan. Pemilihan indikator di unit pelayanan klinis maupun
manajemen dipilih berdasar atas prioritasnya. Jika prioritas indikator yang dipilih pelayanan sama
oleh beberapa unit pelayanan maka diperlukan koordinasi dan integrasi dalam pengumpulan
data. Integrasi semua sistem ukuran akan memberikan kesempatan penyelesaian dan perbaikan
terintegrasi.
Integrasi indikator oleh beberapa unit pelayanan dapat dilaksanakan di seperti kegiatan
pengurangan penggunaan antibiotik di klinik yang merupakan integrasi pelayanan farmasi serta
pencegahan pengendalian infeksi termasuk integrasi dengan indikator sasaran keselamatan
pasien.
Tim mutu terlibat dalam pemilihan pengukuran prioritas klinik serta melakukan koordinasi
dan integrasi pengukuran mutu di unit pelayanan serta melakukan supervisi dalam proses
pengumpulan data. Pengumpulan data dilakukan oleh PIC data. Data dikumpulkan secara harian
dan didokumentasikan berupa lembaran (formulir) yang telah disediakan kemudian direkap di
komputer.
Pengumpulan data merupakan salah satu kegiatan program peningkatan mutu dan
keselamatan pasien untuk mendukung asuhan pasien serta manajemen klinik lebih baik .Dalam
program peningkatan mutu dan keselamatan pasien maka pengumpulan data merupakan bagian
penting dari penilaian kinerja untuk mendukung asuhan pasien dan manajemen yang lebih baik.
Profil klinik dapat dilihat dari data yang terkumpul. Kumpulan data ini perlu dianalisis dan
dibanding dengan klinik lain yang sejenis. Jadi, pengumpulan data merupakan bagian penting dari
kegiatan meningkatkan perbaikan kinerja.
Pengumpulan data dari manajemen risiko, manajemen sistem utilitas, pencegahan dan
pengendalian infeksi dapat membantu klinik memahami kinerja klinik saat ini, apa yang masih
menjadi masalah dan perlu dilakukan perbaikan. Bank data dari luar juga berharga untuk
memonitor praktik profesional. Dengan berpartisipasi menggunakan bank data dari luar maka
klinik dapat membandingkan dirinya sendiri dengan klinik lain yang sama tingkatannya ditingkat
lokal, nasional, dan internasional. Perbandingan adalah alat efektif untuk menemukan langkah-
langkah perbaikan dan mencatat tingkat kinerjanya. Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka
yang membayar pelayanan kesehatan sering membutuhkan informasi ini. Bank data dari luar

PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 11

 banyak bentuknya mulai bank data asuransi sampai perkumpulan profesional dan dapat juga
indikator-indikator mutu yang diwajibkan oleh pemerintah.

C. ANALISA DATA
Analisis data merupakan salah satu kegiatan program peningkatan mutu serta keselamatan
pasien untuk mendukung asuhan pasien dan manajemen klinik.
Untuk mencapai simpulan dan membuat keputusan maka data harus digabungkan,
dianalisis, dan diubah menjadi informasi yang berguna. Analisis data melibatkan individu di dalam
tim mutu yang memahami manajemen informasi, mempunyai keterampilan dalam metode
pengumpulan data, dan mengetahui cara menggunakan berbagai alat statistik. Hasil analisis data
harus dilaporkan kepada para pimpinan yang bertanggung jawab akan proses atau hasil yang
diukur dan yang mampu menindaklanjuti. Dengan demikian, data menyediakan masukan
berkesinambungan yang membantu individu itu mengambil keputusan dan terus-menerus
memperbaiki proses klinis serta manajerial.
Pengertian terhadap teknik statistik dapat berguna dalam proses analisis data, khususnya
dalam menafsirkan variasi dan memutuskan area yang paling membutuhkan perbaikan. Run
charts, diagram kontrol (control charts), histogram, dan diagram Pareto adalah contoh metode
statistik yang sangat berguna untuk memahami pola dan variasi dalam pelayanan kesehatan.
Berikut penjelasan tentang alat statistic yang berguna untuk melihat perubahan:
1. Run charts:
a. Sangat bermanfaat tergantung berapa banyak data yang dikumpulkan, sangat sederhana
dan mudah diinterpretasikan
b. Harus dibuat pada awal kegiatan dan di update dengan data baru sesuai kegiatan yang
berjalan
c. Merupakan grafik yang mengilustrasikan perubahan mutu dari waktu ke waktu
d. Pengukuran dilakukan pada titik tertentu dan dihubungkan dengan garis. Hal ini akan
menghasilkan grafik variasi dari waktu ke waktu, dan membantu tim melihat apakah
perubahan yg terjadi mengarah pada perbaikan
e. Run chart memilik komentar dengan panah yang menunjuk waktu bila ide-ide perubahan
untuk perbaikan diuji
2. Control charts:
a. Merupakan cara analisa hasil yang lebih rumit dan memerlukan data lebih banyak

PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 12

 b. Grafik yang menggambarkan data dari waktu ke waktu, control chrat lebih spesifik
daripada run chart karena dapat menilai apakah proses berada dalam kontrol/tidak; garis
kontrol atas (ucl) dan garis control bawah (lcl)
c. Control chart mirip run chart, namun lebih memiliki daya statistik untuk mendeteksi
perubahan
d. Control chart digunakan untuk qi, dan juga untuk monitoring perbaikan (contoh :
dashboard atau scorecard)
e. Data bisa dipresentasikan dalam beberapa bentuk : Persentase, Rates, Counts, Individual
values
f. Banyak model control charts diperlukan sesuai jenis data yang berbeda namun semua
control chart mirip dan dinterpretasikan dengan cara yang sama.
3. Histograms
a. Data ditampilkan dalam grafik.
b. Mudah utk melihat trend
c. Easy to “eye-ball”
d. Tidak ideal untuk analisis statistik.
4. Pareto charts
a. Pareto chart merupakan tool yg membantu membantu tim melihat penyebab atau
masalah yang paling sering terjadi.
b. Chart memperlihatkan aktifitas atau area yg berkontribusi paling buruk mutunya
c. Pareto chart berbasis teori bahwa jumlah kecil penyebab akan memiliki kontribusi paling
buruk mutunya
d. Bila beberapa aktifitas berkontribusi paling besar pada masalah disebut Pareto Effect
e. A classic Pareto Effect diamati bila 20 % penyebab berkontribusi pada 80 % semua masalah
Program mutu berpartisipasi dalam menetapkan seberapa sering data harus dikumpulkan
dan dianalisis. Frekuensi proses ini bergantung pada kegiatan program tersebut dan area yang
diukur serta frekuensi pengukuran. Sebagai contoh, pemeriksaan data mutu dari laboratorium
klinis mungkin dianalisis setiap minggu untuk mematuhi peraturan perundangan-undangan dan
data tentang pasien jatuh mungkin dianalisis setiap bulan apabila jatuhnya pasien jarang terjadi.
Maka, pengumpulan data pada titik-titik waktu tertentu akan memungkinkan klinik menilai
stabilitas proses tertentu atau dapat menilai prediksi hasil tertentu terkait dengan ekspektasi yang
ada.
Klinik agar menyusun regulasi analisis data yang meliputi:
1. Penggunaan statistic dalam melakukan analisa data
PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 13

 2. Analisis yang harus dilakukan yaitu:
a. Membandingkan data di klinik dari waktu ke waktu data (analisis trend), misalnya dari
bulanan ke bulan atau dari tahun ke tahun
b. Membandingkan dengan klinik lain bila mungkin yang sejenis seperti melalui database
eksternal baik nasional maupun internasional
c. Membandingkan dengan standar seperti yang ditentukan oleh badan Akreditasi atau
organisasi profesional ataupun standar yang ditentukan oleh peraturan perundang-
undangan
d. Membandingkan dengan praktik yang diinginkan yang dalam literature digolongkan sebagai
best practice (praktik terbaik) atau better practice (praktik yang lebih baik) atau practice
guidelines (panduan praktik klinik).
Perbandingan tersebut membantu klinik dalam memahami perubahan dan penyebab
perubahan yang tidak diinginkan serta membantu memfokuskan upaya perbaikan.
Oleh karena itu, klinik agar menyusun regulasi analisis data yang meliputi penggunaan
statistik dalam melakukan analisis data:
1. Analisis yang harus dilakukan, yaitu membandingkan data di klinik dari waktu ke waktu data
(analisis trend), misalnya dari bulanan ke bulan atau dari tahun ke tahun.
2. Membandingkan dengan klinik lain bila mungkin yang sejenis seperti melalui database
eksternal baik nasional maupun internasional.
3. Membandingkan dengan standar seperti yang ditentukan oleh badan akreditasi atau organisasi
profesional ataupun standar yang ditentukan oleh peraturan perundang-undangan.
4. Membandingkan dengan praktik yang diinginkan yang dalam literatur digolongkan sebagai
best practice (praktik terbaik) atau better practice (praktik yang lebih baik) atau practice
guidelines (panduan praktik klinik).

D. VALIDASI DATA
1. Validasi data adalah alat penting untuk memahami mutu data dan untuk menetapkan tingkat
kepercayaan (confidence level) para pengambil keputusan terhadap data itu sendiri.
2. Validasi data menjadi salah satu langkah dalam proses menetapkan prioritas penilaian,
memilih apa yang harus dinilai, memilih dan mengetes indikator, mengumpulkan data, validasi
data, serta menggunakan data untuk peningkatan.
3. Keabsahan dan ketepercayaan pengukuran adalah inti dari semua perbaikan dalam program
peningkatan mutu.

PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 14

4. Proses validasi data secara internal perlu dilakukan karena program mutu dianggap valid jika
data yang dikumpulkan sudah sesuai, benar, dan bermanfaat .
5. Untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan baik maka proses validasi perlu dilakukan.
6. Tujuan dari validasi data:
a. Monitoring akurasi data yg dikumpulkan
b. Verifikasi bahwa pengambilan data adalah konsisten dan reproducible
c. Verifikasi ekspektasi tentang volume data yang dikumpulkan.
d. Tanggung jawab mutu pelayanan kesehatan untuk masyarakat/publik.
e. Mendorong peningkatan dalam proses pengumpulan data.
f. Ukuran yang dapat dipercaya untuk potensial benchmarking selanjutnya
g. Meningkatkan kepercayaan dalam gerakan pembuatan keputusan berdasarkan data.
7. Maksud dan tujuan validasi data
a. Kebijakan data yang harus divalidasi yaitu:
1) Merupakan pengukuran area klinik baru
2) Bila ada perubahan sistem pencatatan pasien dari manual ke elektronik sehingga
sumber data berubah
3) Bila data dipublikasi ke masyarakat baik melalui di web site RS atau media lain
4) Bila ada perubahan pengukuran
5) Bila ada perubahan data pengukuran tanpa diketahui sebabnya
6) Bila ada perubahan subyek data seperti perubahan umur rata rata pasien, protokol riset
diubah, panduan praktik klinik baru diberlakukan, ada teknologi dan metodologi
pengobatan baru
b. Proses validasi data mencakup namun tidak terbatas sebagai berikut: Merupakan
pengukuran area klinik baru
1) Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam proses
pengumpulan data sebelumnya (data asli)
2) Menggunakan sampel tercatat, kasus dan data lainnya yang sahih secara statistik.
Sample 100 % hanya dibutuhkan jika jumlah pencatatan, kasus atau data lainnya sangat
kecil jumlahnya.
3) Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang
4) Menghitung keakuratan dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan dengan
total jumlah data elemen dikalikan dengan 100. Tingkat akurasi 90 % adalah patokan
yang baik.

PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 15

 5) Jika elemen data yg diketemukan ternyata tidak sama, dengan catatan alasannya
(misalnya data tidak jelas definisiny) dan dilakukan tindakan koreksi.
6) Koleksi sampel baru setelah semua tindakan koreksi dilakukan untuk memastikan
tindakan menghasilkan tingkat akurasi yang diharapkan.
c. Proses validasi data yang akan dipublikasi di web site atau media lainnya agar diatur
tersendiri dan dapat menjamin kerahasiaan pasien serta keakuratan data.
8. Prosedur pengambilan sampel
a. Probability sampling
1) Simple random sampling
Adalah proses memilih satuan sampling sedemikian rupa sehingga setiap satuan
sampling dalam populasi mempunyai kesempatan yang sama untuk terpilih dalam
sampel.
2) Sistematik random sampling
Adalah cara pengambilan sampel di mana hanya anggota sampel pertama yang dipilih
secara random, sedangkan anggota sampel berikutnya dipilih secara sistematis menurut
pola tertentu. Contoh, populasi (N) = 1000 dan sampel (n) = 300. Maka
1000/300=3.33≈3, artinya pengambilan data pada tiap kelipatan 3. Seperti dari
pengambilan data sampel ke-3…ke-6…ke-9…dan seterusnya hingga 300 sampel.
3) Stratified random sampling
Adalah cara pengambilan sampel di mana populasi distratifikasi menjadi beberapa
lapisan berdasarkan kriteria tertentu. Kriteria dimaksud dapat berupa variabel diukur,
bisa juga variabel yang dekat dengan variabel yang diukur.
4) Multistage random sampling
Adalah cara pengambilan sampel secar acak/random yaitu menjamin setiap anggota
populasi mempunyai peluang yang sama untuk dipilih menjadi anggota sample.
b. Non probability sampling
1) Convenience atau accidental sampling
Adalah cara pengambilan sampel didasarkan pada ketersedian elemen dan kemudahan
untuk mendapatkannya.
2) Purposive sampling
Adalah cara pengambilan sampel non random sampling dimanadengan menetapkan
ciri-ciri khusus yang sesuai sesuai dengan tujuan sehingga diharapkan dapat menjawab
permasalahan yang akan diuji/diteliti.
3) Judgment sampling
PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 16

 Adalah cara pengambilan sampel yang dilakukan berdasarkan karakteristik yang
ditetapkan terhadap elemen populasi target yang disesuaikan dengan tujuan atau
masalah penelitian.
4) Expert sampling
Adalah cara pengambilan sampel dari orang yang diketahui mempunyai kemampuan
atau ahli dibidangnya.
5) Quota sampling
Adalah cara pengambilan sampel yang dilakukan pemilihan secara tidak acak menurut
kuota yang telah ditetapkan sebelumnya.

9. Tabel jumlah sampel berdasarkan jumlah populasi

Populas Sampel Populasi Sampel Populasi Sampel

i (N) (n) (N) (n) (N) (n)
10 10 220 140 1200 291
15 14 230 144 1300 297
20 19 240 148 1400 302
25 24 250 152 1500 306
30 28 260 155 1600 310
35 32 270 159 1700 313
40 36 280 162 1800 317
45 40 290 165 1900 320
50 44 300 169 2000 322
55 48 320 175 2200 327
60 52 340 181 2400 331
65 56 360 186 2600 335
70 59 380 191 2800 338
75 63 400 196 3000 341
80 66 420 201 3500 346
85 70 440 205 4000 351
90 73 460 210 4500 354
95 76 480 214 5000 357
100 80 500 217 6000 361
PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 17

 110 86 550 226 7000 364
120 92 600 234 8000 367
130 97 650 242 9000 368
140 103 700 248 10000 370
150 108 750 254 15000 375
160 113 800 260 20000 377
170 118 850 265 30000 379
180 123 900 269 40000 380
190 127 950 274 50000 381
200 132 1000 278 75000 382
210 136 1100 285 1000000 384

Atau dengan menggunakan rumus

a. Rumus Slovin
Dinyatakan sebagai berikut:
N
n=
1+ N α 2

Keterangan:
n = Jumlah sampel minimal
N = ukuran populasi
α = toleransi ketidaktelitian (5%)
Contoh:
Berapa ukuran sample minimum yang harus diambil dari populasi yang berukuran 1000
dengan taraf signifikasi α = 0,05
Jawab:
N 1000
n= = =2285,7143=286(dibulatkan ke atas)
1+ N α 1−1000(0,05)2
2

b. Rumus Cochran
Dinyatakan sebagai berikut:
2
t × p× q
n 0= 2
d

PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 18

 n0
n=
1+(n0−1)
N

Keterangan :
nₒ = sampel awal
n = jumlah sampel minimal
N = ukuran populasi
t = tingkat kepercayaan (digunakan 0,95 sehingga nilai t=1,9
d = taraf kekeliruan (digunakan 0,05)
p = proporsi dari karakteristik tertentu (golongan)
q = 1–p
1 = Bilangan Konstan

10.Contoh laporan validasi data

a. Bulan September 2022

JUDUL INDIKATOR asesmen awal medis harus lengkap dalam waktu

24 jam setelah pasien masuk rawat inap
NUMERATOR Jml asesmen awal medis lengkap dlm waktu 24 jam
di Rawat inap
DENOMINATOR Jumlah pasien masuk di Rawat inap
SUMBER DATA Rekam Medis
CAPAIAN 70 % pada bulan September 2022
INDIKATOR
JML PASIEN RI 900 pasien
BULAN OKT 2017
JUSTIFIKASI PERLU Data baru pertama kali dikumpulkan
VALIDASI
METODE VALIDASI 1.Menggunakan metode simple random sampling
 misalnya 900 RM dilakukukan sampling (table)
menjadi 269 RM
2.Melakukan telaah RM di data yg disample tsb
3.Analisa kelengkapan pengisian asesmen medis
awal
HASIL VALIDASI Kelengkapan asesmen awal medis harus lengkap
PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 19

 dalam waktu 24 jam setelah pasien masuk RI = 35
%
HASIL ANALISA 35/70 X 100 % = 50 %  < 90 %
KESIMPULAN Data kelengkapan asesmen medis bulan September:
belum akurat
RENCANA TINDAK 1.Tetapkan bahwa capaian indikator asesmen
LANJUT pasien pada bulan Oktober 2017 = 35 %  revisi
data capaian indikator
2.Edukasi untuk PIC pengumpul data
3.Edukasi ke medis untuk peningkatan kelengkapan
asesmen
4.Karena validitas data masih diragukan maka data
bulan November perlu dilakukan validasi lagi

b. Bulan Oktober 2022

JUDUL INDIKATOR asesmen awal medis harus lengkap dalam waktu
24 jam setelah pasien masuk RI
NUMERATOR Jml asesmen awal medis lengkap dlm waktu 24 jam
di RI
DENOMINATOR Jumlah pasien masuk di RI
SUMBER DATA Rekam Medis
CAPAIAN Bulan Oktober 80 %
INDIKATOR
JML PASIEN RI 800 pasien
BULAN NOV 2017
JUSTIFIKASI PERLU Validasi ulang karena hasil bulan Okt belum valid
VALIDASI
METODE VALIDASI 1. Menggunakan metode simple random sampling
 800 RM dilakuku kan sampling (tabel) menjadi
260 RM
2. Melakukan telaah RM di data yg disampling tsb
3. Analisa kelengkapan pengisian asesmen medis
awal
HASIL VALIDASI Kelengkapan asesmen awal medis harus lengkap
dalam waktu 24 jam setelah pasien masuk RI = 75
%
HASIL ANALISA 75/80 X 100 % = 93,75 %  > 90 %

KESIMPULAN Data kelengkapan asesmen medis bulan Oktober :

sudah akurat

PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 20

 RENCANA TINDAK 1. Validasi akan dilakukan kembali bila ada
LANJUT perubahan PIC pengumpul data, sumber data,
numerator, denomerator, sistem RM menjadi E-
RM
2. Melakukan edukasi ke staf medis untuk
meningkatkan kelengkapan pengisian asesmen
awal

11.Tiga metode untuk kalkulasi validasi data

a. Measurement Result Agreement  90 % kesepakatan dalam hasil kalkulasi antara
pengumpul data pertama dan kedua
b. Measure Category Agreement  75 % kesepakatan dalam kategori numerator,
denominator, dan ekslusi antara pengumpul data pertama dan data kedua
c. Data Element Agreement  80 % kesepakatan dalam dokumentasi elemen data antara
pengumpul data pertama dan kedua

E. PELAPORAN DATA
1. Pengertian
Pelaporan adalah proses penyusunen dan distribusi laporan dari Unit bagian yang lebih tinggi
sebagai bahan pertanggung jawaban data dan bahan informasi ke unit yang membutuhkan.
2. Laporan kegiatan PMKP terkait terkait pengumpulan data dan informasiyang dimaksud
meliputi :
a. lndikator Nasional Mutu
b. lndikator Mutu Prioritas Klinik
c. lndikator Mutu Unit
d. Data dari pelaporan insiden keselamatan pasien; danbudaya keselamatan pasien
e. Monitoring Dan Evaluasi Mnajemen Risiko
3. Laporan dari PIC data ke PIC Mutu serta Tim mutu sesuai regulasi di klinik
4. Tim mutu mengirimkan laporan kepada Direktur sebagai berikut :
a. Indikator Nasional Mutu
b. lndikator Mutu Prioritas Klinik
c. Indikator Mutu Unit
d. Data IKP dan sentinel paling lambat 2x24 jam

PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 21

 e. Hasil Root Cause Anolysis(RCA)/ Analisis Akar Masalah (AAM) dan Tim RCA tidak melewati
waktu 45 hari termasuk waktu penyampaian ke KARS dan Komite Nasional KPRS.
f. Monitoring Dan Evaluasi Mnajemen Risiko
5. Direktur Klinik Wijaya husadabertanggung jawab melaporkan pelaksanaan hasil pemantauan
dan koordinasi program peningkatan mutu dan keselamatan pasien kepada Pemilik atau
representasi pemilik sebagai berikut :
a. Setiap 3 (tiga) bulan yang meliputi capaian dan analisis dari inikator mutu area klinls, area
manaJemen dan sasaran keselamatan paslen dan capalan lmplementasl PPK dan CP serta
penerapan sasaran keselamatan pasien
b. Setiap 6 (enam) bulan melaporkan penerapan keselamatan pasien mencakup
1) laporan eapaian indikator mutu dan analisisnya setiap 3 (tiga) bulan sekali;
2) laporan kejadian tidak diharapkan (KfD)/lKP 6 (enam) bulan sekali
3) laporan kejadian sentinel 1x24jam, setiap ada kejadian dan laporan ulang setelah kejadian
sentinel selesai dilakukan analisis dengan menggunakan metode root cause anolysrs(RCA).
c. Evaluasi Manajemen Risiko

F. FEEDBACK
Feedback adalah tanggapan yang diberikan oleh seseorang penerima laporan ketika
mendapatkan pelaporan. Sehingga harapannya setelah dilakukan pelporan mutu maka tindak
lanjut apakah yang akan diambil terhadap peningkatan mutu tersebut.

G. PUBLIKASI DATA
Publikasi adalah konten yang diperuntukkan bagi publik. Publikasi data indikator mutu
adalah menerbitkan perkembangan data indikator mutu yang di pantau. Publikasi ini bersifat
internal maupun eksternal. Publikasi internal adalah publikasi capaian indkator yang disampaikan
internal klinik. Publikasi Eksternal yaitu data indikator mutu yang sudah valid di umumkan melalui
website klinik dengan persetujuan dikrektur. Publikasi data tetap harus memperhatikan
kerahasiaan pasien sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

H. BENCHMARK
Benchmark dilakukan dengan tujuan membantu klinik dalam memahami perubahan yan
penyebab perubahan yang tidak diinginkan serta membantu memfokuskan upaya perbaikan.
Upaya membandingkan data dilakukan dengan membandingkan data dengan klinik sejenis

PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 22

 dengan standar-standar serta dengan praktik-praktik yang menurut literatur digolongkan menjadi
praktik yang baik.Klinik Wijaya husadamelakukan Benchmark dengan cara :

1. Klinik Wijaya husada melakukan perbandingan dengan klinik sejenis di area malang

I. INTEGRASI DATA

1. Integrasi seluruh data di atas baik ditingkat klinik dan instalasi/sub bagian meliputi:
a. Pengumpulan,
b. Pelaporan,
c. Analisis,
d. Validasi,
e. Publikasi indikator mutu.
2. Data tersebut tertuang didalam pelaporan RS Wijaya husadaSingosari melakukan
pengelolaan manajemen data untuk mendukung asuhan pasien, manajemen klinik,
pengkajian praktik profesional, serta program mutu dan keselamatan pasien secara
menyeluruh.

PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 23

 BAB IV
DOKUMENTASI

Pendokumentasian system manajemen data berupa:

1. Formulir sensus harian indikator mutu unit
2. Formulir sensus harian indikator mutu prioritas
3. Ekspedisi pelaporan sensus harian mutu
4. Formulir validasi data
5. Berita acara validasi data
6. Internal memo persetujuan publikasi data
7. Standar prosedur operasional (SPO)
a. Prosedur audit mutu dan kinerja unit
b. Prosedur pengelolaan indikator pelayanan
c. Prosedur rapat rutin tim mutu
d. Prosedur pelaporan laporan bulanan mutu tiap unit
e. Prosedur pelaporan mutu unit kepada CEO
f. Prosedur penyampaian hasil analisa kinerja mutu ke publik

Ditetapkan di : Singosari
Pada Tanggal : 7 April 2023
Direktur,

dr. .................................................
NIK. ........................

PEMERIKSA 1 PEMERIKSA 2 PEMERIKSA 3 OTORISASI NASKAH

Panduan Manajemen Data | 24