PEMERINTAH KOTA SEMARANG

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS CANDILAMA
Jalan Dr. Wahidin No. 22 Semarang, Telepon (024) 8310515, Email: puskesmascandilama@gmail.com

KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS CANDILAMA

NOMOR: 100/SK/III/2023

TENTANG
PENGUMPULAN, PENYIMPANAN DAN ANALISIS DATA SERTA PELAPORAN
DAN DISTRIBUSI INFORMASI UPTD PUSKESMAS CANDILAMA

KEPALA UPTD PUSKESMAS CANDILAMA KOTA SEMARANG,

Menimbang : a. bahwa untuk meningkatkan manajemen penyelenggaraan

puskesmas, perlu dukungan pengelolaan data dan informasi
puskesmas yang mampu menjamin ketersediaan data dan
informasi secara cepat, akurat dan dapat
dipertanggungjawabkan;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
dalam huruf a, perlu menetapkan Keputusan Kepala UPTD
Puskesmas Candilama tentang Pengelolaan data dan
informasi UPTD Puskesmas Candilama;
Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009
tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5063);
2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 44
Tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen Puskesmas;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 4
Tahun 2019 tentang Standar Pelayanan Minimal Bidang
Kesehatan;
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2019 tentang Puskesmas;
 5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34
Tahun 2022 Tentang Akreditasi Pusat Kesehatan Masyarakat,
Klinik, Laboratorium Kesehatan, Unit Transfusi Darah,
Tempat Praktik Mandiri Dokter, Dan Tempat Praktik Mandiri
Dokter Gigi;
6. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
HK.01.07/MENKES/165/2023 Tentang Standar Akreditasi
Pusat Kesehatan Masyarakat;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan :
KESATU : Pengumpulan, penyimpanan, dan analisis data serta
pelaporan dan distribusi informasi UPTD Puskesmas
Candilama.
KEDUA : Pengelolaan data dan informasi puskesmas sebagaimana
dimaksud Diktum KESATU sebagiamana tercantum dalam
Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Keputusan Kepala UPTD Puskesmas ini.
KETIGA : Penangungjawab pengelola data dan informasi sebagiamana
tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari keputusan Kepala UPTD Puskesmas
Candilama ini.
KEEMPAT : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan
ketentuan bila ada kekeliruan akan dilakukan perbaikan
sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Semarang
Pada tanggal 20 Maret 2023
KEPALA UPTD
PUSKESMAS CANDILAMA,

WAHYOTO
 LAMPIRAN I
KEPUTUSAN KEPALA UPTD
PUSKESMAS CANDILAMA TENTANG
PENGUMPULAN, PENYIMPANAN DAN
ANALISIS DATA SERTA PELAPORAN
DAN DISTRIBUSI INFORMASI UPTD
PUSKESMAS CANDILAMA
NOMOR : 100/SK/III/2023
TANGGAL : 26 MARET 2023

PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

UPTD PUSKESMAS CANDILAMA

A. PENGUMPULAN DAN PENYIMPANAN DATA

Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber
data. Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada
di puskesmas baik secara manual maupun elektronik. Langkah-langkah
yang dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data adalah sebagai
berikut:
a. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data.
b. Petugas menentukan sumber data
c. Petugas meminta data.
d. Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data
tepat waktu setiap tanggal 5 bulan berikutnya untuk data yang bersifat
rutin.
e. Petugas menerima data dari sumber data.
f. Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data.
g. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang belum
lengkap.
h. Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk data
telah lengkap.
i. Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor
register.
j. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya.
B. PENGELOLAAN DATA.
Dalam pengelolaannya, data dibagi menjadi dua kategori yaitu data internal
dan data eksternal.
a. Data Internal.
Pengelolaan data internal meliputi:
1. Penetapan data yang dibutuhkan. UPTD Puskesmas Candilama
menetapkan beberapa jenis data yang dibutuhkan untuk mendukung.
2. Pengumpulan dan Analisa Data. Data dikumpulkan melalui beberapa
mekanisme sebagai berikut:
a) Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam
berkas rekam medis, baik berbasis data elektronik maupun fisik
UPTD Puskesmas Candilama
b) Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medik,
capaian indikator mutu, laporan sarana, laporan sdm da laporan
keuangan.
c) Data terkait program mutu dihimpun dari laporan rekam medik,
capaian indikator mutu dan laporan insiden.
3. Penyajian Data.
Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil analisa data baik
berupa grafik maupun tabel data. Data yang disajikan dimaksudkan
agar dapat ditelaah dan dikaji untuk membantu pengambilan
keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial maupun program
mutu. Data-data disajikan dalam bentuk sebagai berikut:
a) Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medik,
termasuk data kunjungan, data populasi pasien, indikator rawat
jalan serta KLPCM (ketidaklengkapan pengisian catatan medis).
b) Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan
kinerja unit/instalasi, laporan keuangan, dan laporan capaian
indikator mutu.
c) Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area Klinis, Indikator
Area Manajemen, Indikator Sasaran Keselamatan Pasien, dan
Indikator Mutu Unit.
 4. Penyebaran/Diseminasi Data. Penyebaran data ditentukan sebagai
berikut:
a) Data pasien dalam rekam medik hanya bisa diakses oleh Profesional
Pemberi Asuhan (dokter/dokter gigi, perawat, bidan, gizi, dan
petugas yang telah disumpah untuk menjaga kerahasiaan data
pasien). Data rekam medik dapat diakses oleh pasien atau pihak
yang berwenang sesuai ketentuan tentang kerahasiaan data pasien.
Data rekam medik juga dapat dijadikan data dalam penyusunan
Clinical Pathways untuk meningkatkan mutu pelayanan.
b) Laporan pelayanan diberikan dari masing-masing
instalasi/bagian/unit ke pimpinan rumah sakit untuk selanjutnya
dilaporkan kepada Dinas Kesehatan Kota Semarang dan hanya bisa
diakses oleh Manajemen UPTD Puskesmas Candilama Namun
dalam keperluan tertentu seperti presentasi atau menampilkan
profil UPTD Puskesmas Candilama data tersebut dapat ditampilkan
c) Data mutu dikumpulkan oleh tim mutu dan dilaporkan kepada
Pimpinan. Data ini dapat ditampilkan kepada publik dalam bentuk
data analisa baik tabel maupun grafik.

b. Data Eksternal.
Melalui partisipasi dalam kinerja data base eksternal, puskesmas
dapat membandingkan kinerjanya dengan puskesmas yang sejenis, baik
lokal, secara nasional maupun internasional. Pembandingan kinerja
adalah suatu alat yang efektif untuk mengidentifikasi peluang guna
peningkatan dan pendokumentasian tingkat kinerja puskesmas
Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja atau
membayar untuk pelayanan kesehatan memerlukan informasi demikian.
Data base eksternal variasinya sangat luas, dari data base asuransi hingga
yang dikelola perhimpunan profesi. Sesuai dengan yang dipersyaratkan
oleh peraturan perundang-undangan puskesmas diwajibkan
berkontribusi pada beberapa database eksternal.
Dalam konteks UPTD Puskesmas Candilama data untuk keperluan
eksternal meliputi namun tidak terbatas pada:
1) Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari laporan
rekam medik.
 2) Data untuk laporan ke bpjs sesuai ketentuan.
Penyajian data meliputi:
1) Untuk laporan ke Dinkes Kota, disajikan sesuai ketentuan dari dinas
kesehatan.
2) Data mutu dari puskesmas lain digunakan sebagai perbandingan
capaian mutu UPTD Puskesmas Candilama. Data ini diolah oleh tim
mutu UPTD Puskesmas Candilama.
3) Data mutu UPTD Puskesmas Candilama. Juga dapat diberikan kepada
puskesmas yang memintanya untuk keperluan perbandingan data
mutu dalam proses akreditasi.

c. Kerahasiaan Data.
Khusus untuk data rekam medik pasien, ketentuan mengenai
kerahasiaannya telah ditetapkan dalam Pedoman Pelayanan Rekam
Medis.

d. Analisa data.
Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang telah
dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik,
histogram ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami. Metode
analisis data yang dipakai:
1) Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data.
2) Analisis Komparatif/perbandingan.
3) Analisis hubungan dalam dan antar program.
Langkah-langkah dalam melakukan analisa data meliputi:
1) Petugas menentukan metode analisis yang di pakai.
2) Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa.
3) Petugas melakukan validasi data.
4) Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi menjadi
bentuk angka/tabel.
5) Petugas melakukan pengelompokan data.
6) Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya yang
diperlukan.
7) Petugas melakukan validasi informasi.
8) Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa.
 9) Petugas mencatat informasi ke dalam buku register.
10)Petugas menyimpan arsip informasi.
11)Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang
berkepentingan.
e. Pencarian kembali data.
Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai
dengan permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1) Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data.
2) Petugas mencari jenis dan nomor data di buku register data.
3) Petugas mencari data di dalam file penyimpanan.
4) Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data dipinjam.
5) Petugas meminta tanda tangan peminjam.
f. Pelaporan dan distribusi informasi.
Pada tahap ini kegiatannya adalah melaporkan informasi yang telah
dibuat kepada atasan/Dinas kesehatan serta mendistribusikan informasi
kepada instansi/lintas sektor/pihak lain yang dianggap memiliki
hubungan/korelasi dengan informasi yang dibuat, dengan langkah-
langkah sebagai berikut:
1) Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi.
2) Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi Informasi.
3) Petugas menyerahkan informasi kepada Pelaksana Tata Usaha
4) Pelaksana Tata Usaha membuat surat pengantar.
5) Pelaksana Tata Usaha mencatat dalam buku surat keluar.
6) Pelaksana Tata Usaha mengirimkan informasi sesuai alamat tujuan.

KEPALA UPTD
PUSKESMAS CANDILAMA

WAHYOTO
 LAMPIRAN II
KEPALA UPTD PUSKESMAS
CANDILAMA TENTANG
PENGUMPULAN, PENYIMPANAN DAN
ANALISIS DATA SERTA PELAPORAN
DAN DISTRIBUSI INFORMASI UPTD
PUSKESMAS CANDILAMA
NOMOR : 100/SK/III/2023
TANGGAL : 20 MARET 2023

PENANGGUNGJAWAB PENGELOLA DATA DAN INFORMASI

Nama : Fitria Rokhayati, AMd.RMIK

NIP : 19960513 202203 2 017
TANGGUNG
URAIAN TUGAS WEWENANG
JAWAB

Melakukan koordinasi seluruh laporan Bertanggung Mengumpulkan

puskesmas jawab terhadap kelengkapan data
kelengkapan yang diperlukan di
Membantu kepala Puskesmas dalam
data puskesmas puskesmas
pengelolaan data (pengumpulan,
pengolahan dan penyajian data),
Membantu Kepala Puskesmas dalam
menyusun Laporan Tahunan dan Profil
Puskesmas,

Melaksanakan koordinasi dengan lintas

sektoral terkait dalam pengumpulan
data kesehatan dan data kependudukan
serta data lain yang terkait dengan
program kesehatan,

Membantu petugas dalam pengelolaan

data di unit masing-masing.

KEPALA UPTD
PUSKESMAS CANDILAMA

WAHYOTO