YAYASAN WAKAF

UNIVERSITAS MUSLIM INDONESIA

RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI MAKASSAR

J1. Urip Siunoharjo Km.5 No. 264 TeIp t04l 1) 452917. Emeil: ibnusinahosp@yahm.co.id

SURAT KEPUTUSAN

Nomor :0126.a.fB.36 fIf RS.IBNUSINAJX./2022

Tentang

PEMBERLAKUAN PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN

INFORMASI RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI MAKASSAR

DENGAN RAHMAT ALLAH SWT.

DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI MAKASSAR

Menimbang: a. Bahwa pembentukan sistem informasi manajemen

rumah sakit dilakukan dalam rangka meningkatkan
efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan rumah sakit
di Indonesia;
b. Bahwa sistem manajemen dan program PMKP, dan
menajemen data siirveilans dan indicator mutu
harus terintegrasi;
c. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam a,b, dan c, perlu adanya keputusan
Direktur tentang pedoman pengelolaan data dan
informasi;
fBN U SfNA HOSPI TA
L N Ah’ ASAN WAKA
F
LINF¥’ERSITAS MUS LIM INDONESIA

RUM.4H SAKIT IBNU SIN A YW-€!MI M.4U4SSAR

Menetapkan
Pertama Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi sebagaimana
tercantulrl dalam lampiran keputusan ini.
Kedria Pembinaan, pengawasan dan pcnyelenggaraan
Pedoman pengelolaan Data Informasi dlaksanakan
oleh Direktur Utaiiia R UMAH SAK I T IBNU
SINA YW-U MI MA KA S›SAR.
Ketiga Keputusan ini berlaku sejak tani;gal
diietapkannya. dan apabila diLeirudian hari
temyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini
akan diadakan perbaikan sebagaimana mesiinya.

Ditetapkan di: Makassar

Pada tanJcgal : 0 I Oktolaer 202? M
05 Rabiul Awal 1444 H
Direktur Utama.

Nipslll11 1 187
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT , atas rahmat dan karunianya “Pedoman
Pengelolaan Data Dan Informasi RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI
MAKASSAR” dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Pedoman ini bersisi
tentang proses pelayanan, pengelolaan data menjadi informasi serta kerahasian dan
keamanan data. Diharapkan dengan adanya pedoman ini dapat membantu menambah
wawasan bagi unit terkait di lingkungan RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI
MAKASSAR dalam mengelola data di rumah sakit. Dengan diterbitkannya Pedoman
Pengelolaan Data Dan Informasi RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI
MAKASSAR, kami mengucapkan terimakasih kepada seluruh pihak yang turut
membantu selama proses penyusunan Pedoman ini. Tentunya Pedoman ini masih
jauh dari kata sempurna, oleh karena itu kritik dan saran yang membangun dari para
pembaca sangat kami harapkan. Sebagai kata penutup atas nama manajemen
Pedoman Pengelolaan Data Dan Informasi RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI
MAKASSAR kami mengucapkan terima kasih.

Makassar, 01 Oktober 2022

IT dan SIMR
 DAFTAR ISI

SK DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT TENTANG PEMBERLAKUAN

PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I. PENDAHULUAN....................................................................................... 1
Umum ......................................................................................................... 1
Maksud Dan Tujuan .................................................................................... 2
Ruang Lingkup ............................................................................................ 2
Pengertian ................................................................................................... 2
BAB II. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN TEKNOLOGI INFORMASI ................ 4
Mengidentifikasi kebutuhan Infomasi .......................................................... 4
Teknologi Infomasi...................................................................................... 5
BAB III. PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ................... 5
Tujuan ......................................................................................................... 5
Ruang Lingkup ........................................................................................... 5
Kebijakan ................................................................................................... 6
Dokumentasi Dan Pengembangan Sistem .................................................... 6
Tahap Pendefinisian Kebutuhan Pengguna .................................................. 6
Tahap Perancangan ..................................................................................... 7
Tahap Pemrograman ................................................................................... 8
Standar Pemrograman ................................................................................. 8
BAB IV. PENETAPAN JENIS INFORMASI DAN CARA MEMPEROLEH
DATA YANG DIPERLUKAN .................................................................. 9
BAB V. ANALISA DATA DAN MENGUBAH MENJADI INFOMASI............. 11
BAB VI. MEMAPARKAN DAN MELAPORKAN DATA SERTA
INFORMASI KEPADA PUBLIK ........................................................... 12
Umum ...................................................................................................... 13
Pengumpulan Dan Penyimpanan Data ...................................................... 13
Pengelolaan ............................................................................................. 13
BAB VII. KERAHASIAAN, KEMANAN, DAN INTEGRASI DATA DAN
INFORMASI .......................................................................................... 19
BAB VIII. INTEGRASI PENGGUANAAN INFORMASI UNTUK
 PENINGKATAN KINERJA .................................................................. 22
BAB V. PENUTUP ................................................................................................ 24
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Umum.
A. Rumah sakit merupakan organisasi yang padat karya/profesi, padat modal dan
padat teknologi serta informasi yang dihasilkan, sangat beragam. Dengan
beragamnya informasi yang dihasilkan dibutuhkan pengelolaan yang serius
mulai dari data yang diperoleh, diproses hingga informasi yang dihasilkan.
Bagi suatu organisasi, informasi merupakan sumber daya yang berharga.
Berbagai kegiatan operasional dan pengambilan keputusan tergantung dari
informasi yang tersedia. Dukungan informasi yang memadai dapat
mengurangi ketidakpastian dan resiko pengambilan keputusan yang salah
arah. Data salah menghasilkan informasi yang salah. Informasi salah
mengakibatkan perencanaan yang salah. Perencanaan salah mengakibatkan
penanggulangan yang salah. Berarti data yag salah mengakibatkan
pemborosan biaya, tenaga, sarana dan waktu. Oleh karena itu, harus
diupayakan agar kesalahan data dapat dikurangi sekecil mungkin.
B. Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk
mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah sakit. Kumpulan data
memberikan gambaran/profil rumah sakit selama kurun waktu tertentu dan
memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan rumah sakit lain.
Karena itu, kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam kegiatan
peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di rumah sakit
bisa jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya serta
pengelolaannya bersifat terus menerus.
C. Untuk mendapatkan kesamaan persepsi tentang pengelolaan data dan
informasi dihubungkan dengan SIMRS dan SISMADAK yang ada di rumah
sakit perlu disusun panduan pengelolaan data dan informasi. Diharapkan
dengan diterbitkannya buku panduan ini, dapat meningkatkan ketepatan dalam

1
 pengolahan data dan informasi yang akan dijadikan dasar bagi Direktur Utama
Rumah Sakit dalam menentukan kebijakan selanjutnya.

1.2 Maksud dan Tujuan.

Maksud penyusunan pedoman ini adalah sebagai pedoman bagi petugas
penanggung jawab data dalam proses pengelolaan data dan informasi di
RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI MAKASSAR. Dengan tujuan sebagai
berikut:
A. Umum.Tujuan umum dari panduan ini adalah untuk mendukung asuhan
pasien, manajemen rumah sakit, dan program mutu.
B. Khusus.Adapun tujuan khusus dari panduan ini adalah:
1) Sebagai acuan untuk staf pemberi layanan kesehatan dalam mengelola data
di RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI MAKSSAR.
2) Menyeragamkan cara pengelolaan data di RUMAH SAKIT IBNU SINA
YW-UMI MAKSSAR.
3) Memudahkan proses analisa data dan pengambilan.

1.3 Ruang Lingkup.

Ruang lingkup pedoman ini meliputi: pengumpulan data, penyimpanan data,
pengelolaan data, pencarian kembali data, analisa data, pelaporan dan distribusi
informasi.

1.4 Pengertian.
Untuk menyamakan persepsi dalam memahami pedoman ini maka disusun
pengertian-pengertian sebagai berikut:
A. Data
adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-tanda yang
secara relatif belum bermakna bagi rumah sakit.

2
B. Informasi.
Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang
mengandung nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan pengetahuan
dalam mendukung pembangunan kesehatan.
C. Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit.
Yang dimaksud dengan Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit
adalah proses penatalaksanaan mulai dari identifikasi data, pengumpulan data,
penyimpanan data, analisa data menjadi informasi, pelaporan serta distribusi
informasi.

3
 BAB II
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN INFOMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI

2.1 Mengindentikasi Kebutuhan Informasi

Mengindentifikasi kebutuhan informasi harus dilakukan pada tahap awal
proses pengelolaan informasi yang lebih efektif,
A. Kebutuhan informasi rekam medis pasien
B. Informasi fasilitas pelayanan kesehatan yang ada di Rumah Sakit
C. Informasi Pelayanan obat, ketersediaan obat farmasi, alkes dll
D. Informasi ketersediaan kamar di Rumah Sakit
E. Informasi SDM, Keuangan dan Logisti
F. Untuk mendukung proses mutu pelayanan dibutuhkan dan capaian indicator
mutu Rumah Sakit, termasuk manajemen resiko, manajemen sarana, program
pencegahan infeksi.
G. Informasi sasaran keselamatan pasien
H. Informasi untukkeperluan pihak luar Rumah Sakit, seperti Dinas Kesehatan,
BPJS atau Asuransi lainnya

2.2 Teknlogi Informasi

Mengidentifikasi kebutuhan Teknologi Informasi yang digunakan untuk
mengelola informasi juga harus ditentukan lebih awal misalkan :
A. Kebutuhan Komputer
B. Kebutuhan Jaringan
C. Keutuhan Server
D. Software Seperti SIM RS, Microsoft Office dll

4
 BAB III
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
3.1 Tujuan
Kebijakan ini mengatur tata kelola pengembangan, pengadaan dan
pemeliharaan sistem, dengan tujuan agar sistem yang dioperasikan sesuai dengan
kebutuhan bisnis yang memenuhi persyaratan mutu dan keamanan, kinerja sistem
maupun validitas data, serta terhindar dari kesalahan (error) atau kejahatan (fraud).

3.2 Ruang Lingkup

Kebijakan ini mencakup pengelolaan sistem teknologi informasi yang tepat
melalui proses identifikasi, pengembangan, implementasi dan pemeliharaan sistem
teknologi informasi yang digunakan dalam proses bisnis.

3.3 Kebijakan
Tugas dan tanggung jawab manajemen antara lain mencakup:
1) Menetapkan dan menerapkan prosedur dan metodologi pengembangan dan 
pengadaan Teknologi Informasi secara konsisten; 
2) Menerapkan manajemen proyek dalam pengembangan sistem aplikasi yang ut
ama
3) Memastikan testing yang dilakukan pada saat pengembangan dan pengadaan 
suatu sistem telah memadai; 
4) Memastikan sistem yang dikembangkan sesuai kebutuhan pengguna; 
5) Memastikan kesesuaian satu sistem dengan sistem yang lain; 
6) Melakukan dokumentasi sistem yang dikembangkan dan pemeliharaannya; 
7) Memiliki manajemen perubahan sistem aplikasi; 
8) Mengidentifikasi, mengukur dan mengendalikan secara memadai risiko‐risiko 
yang dapat timbul terkait dengan pengembangan dan pengadaan sistem; 

5
3.4 Dokumtasi Dan pengembangan Sistem
A. Dokumen yang harus dilampirkan pada setiap  pengembangan dan pengadaan 
sistem Teknologi Informasi sekurang‐kurangnya meliputi hal‐hal berikut: 
1) Latar belakang proyek 
2) Identifikasi dan analisis kebutuhan pengguna (cost & benefit analysis); 
3) Pendefinisian kebutuhan (business requirement); 
4) Rancangan system (system design); 
5) Pemrograman (program specification); 
6) Pengujian termasuk perencanaan UAT (Test plan); 
7) Implementasi (installion procedure); 
8) Pemeriksaan akhir (post implementation review); 
9) Pemeliharaan (system operation / maintenance)
B. Setiap pengembangan dan pengadaan sistem Teknologi Informasi harus selalu
di bawah kendali IT Dan SIMRS
C. Persyaratan keamanan yang relevan harus dispesifikasikan secara jelas
sebelum sistem baru dikembangkan atau diperoleh. Persyaratan keamanan
tersebut harus sesuai dengan arsitektur keamanan informasi Perseroan secara
keseluruhan
D. Perjanjian kontrak antara Rumah Sakit dan vendor harus diikat secara hukum.
Perjanjian kontrak harus ditanda tangani setidaknya oleh Kepala IT Dan
SIMRS
E. Rumah Sakit harus menerapkan manajemen pemeliharaan untuk semua
proses.
F. Pengembangan dan pengadaan sistem yang telah diimplementasikan

3.5 TAHAP PENDEFINISIAN KEBUTUHAN PENGGUNA

Tahap pendefinisian kebutuhan pengguna ini terdiri atas:
A. Pengumpulan kebutuhan (Requirements Elicitation), merupakan proses
pengumpulan informasi mengenai tujuan pengembangan sistem, output hasil

6
 yang diinginkan, bagaimana sistem dapat mengakomodir kebutuhan bisnis
proses dan bagaimana sistem akan digunakan.
B. Analisis Kebutuhan (Requirements Analysis) merupakan proses pemahaman
permasalahan dan kebutuhan untuk menentukan solusi yang dapat
dikembangkan.
C. Pada tahap ini, ditentukan perkiraan umum dari waktu dan biaya
pengembangan dari tiap kebutuhan. Hasil analisa kebutuhan digunakan untuk
menghasilkan alur bisnis proses (seperti Business Process Flows, Use Cases
Modeling dan Data Flow Diagrams) yang dapat memperjelas pemahaman
mengenai kebutuhan dan solusinya, baik bagi pengguna maupun
pengembang.
D. Spesifikasi Kebutuhan (Requirements Specification) merupakan proses yang
mendeskripsikan fungsional sistem yang akan dikembangkan, baik dari segi
perangkat lunak maupun perangkat keras pendukung serta desain database
(desain harus menyesuaikan dengan infrastrukture database lain yang sudah
berjalan).
E. Spesifikasi kebutuhan harus lengkap, komprehensif, dapat diuji, konsisten,
jelas dan merinci kebutuhan input, proses dan output yang dibutuhkan.
F. Pengelolaan Kebutuhan (Requirements Management) merupakan proses yang
dilakukan oleh tim proyek untuk mengidentifikasi, mengendalikan, dan
menyimpan setiap perubahan terhadap kebutuhan pada saat pengembangan
berjalan

3.6 TAHAP PERANCANGAN (DESAIN) SISTEM

Tahap ini mengkonversikan kebutuhan informasi, fungsi dan jaringan
yang teridentifika si selama tahap inisiasi dan perencanaan menjadi
spesifikasi desain yang akan digunakan pengembang.
A. Personil auditor, security dan quality assurance harus dilibatkan dalam
proses review dan persetujuan dalam perancangan.

7
 B. Pengendalian harus diterapkan dalam sistem aplikasi yang diperlukan untuk
meningkatkan keamanan, integritas dan kehandalan sistem dengan
memastikan informasi input, proses dan output yang terotorisasi, akurat,
lengkap dan aman, meliputi :
1. Pengendalian Input
Harus dapat mencakup pengecekan terhadap validitas/kebenaran
data, range data/ parameter, dan duplikasi data yang diinput;
2. Pengendalian Proses
Memastikan proses bekerja secara akurat dan dapat menyimpan
informasi atau menolaknya. Pengendalian proses yang dapat dilakukan
secara otomatis oleh sistem mencakup paling kurang Error Reporting,
Transaction Log, pengecekan urutan, backup file;
3. Pengendalian Output
Memastikan sistem mengelola informasi dengan aman dan
mendistribusikan informasi hasil proses dengan tepat.

3.7 TAHAP PEMROGRAMAN

Dalam tahap ini dilakukan konversi spesifikasi desain menjadi program
yang dapat dijalankan. Selama tahap ini, harus dibuat rencana uji coba yang
harus dilakukan. Selain itu, harus dilakukan pengkinian rencana migrasi,
implementasi dan pelatihan pengguna akhir, operator dan dokumentasi manual
pemeliharaan.

3.8 STANDAR PEMROGRAMAN

Dalam standar pemrograman dijelaskan antara lain mengenai tanggung
jawab programmer. Manajer proyek harus memahami secara keseluruhan
mengenai proses pemrograman untuk memastikan tanggung jawab programmer

8
 BAB IV
PENETAPAN JENIS INFORMASI DAN CARA MEMPEROLEH DATA
YANG DIPERLUKAN

Penetapan jenis informasi yang diperlukan secara reguler untuk pengolahan

data baik untuk internal rumah sakit maupun eksternal rumah sakit. Jenis data yang
dibutuhkan mencakup hal berikut:
A. Untuk mendukung proses asuhan dibutuhkan data rekam medik pasien dan data
capaian mutu pelayanan (indikator area pelayanan)
B. Untuk mendukung proses manajerial dibutuhkan data analisa pasien, data
indikator area klinis, manajemen dan sasaran keselamatan pasien, serta data
SDM, sarana, dan keuangan.
C. Untuk mendukung proses mutu pelayanan dibutuhkan data capaian indikator
mutu rumah sakit, termasuk manajemen risiko, manajemen sarana, program
pencegahan infeksi.
D. Untuk keperluan pihak diluar rumah sakit:
1. Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari laporan rekam
medik. Data untuk laporan ke Kementrian Kesehatan bisa dihimpun lewat
RSonline dan SIMRS
2. Data terkait sarana dan prasarana dihinpun melalui aplikasi ASPAK.
3. Data untuk laporan ke BPJS dihimpun lewat sistem INACBG sesuai
ketentuan Kementrian Kesehatan Dan BPJS Kesehatan.
4. Untuk laporan ke Diskes dan Dinkes Kota, disajikan sesuai ketentuan dari
dinas kesehatan.
5. Data mutu Rumah Sakit juga dapat diberikan kepada rumah sakit lain yang
memintanya untuk keperluan perbandingan data mutu dalam proses
akreditasi.

9
 Untuk memperoleh data dan informasi yang diperlukan dapat dilaksanakan
dengan melalui kegiatan Pengumpulan Data Informasi Kesehatan, yaitu :
A. Pelayanan kesehatan rutin atau berkala oleh tenaga kesehatan yang berwenang
yang diinput melalui SIMRS
B. Penyelenggaraan rekam medik, meliputi rekam medik nonelektronik
C. Data SDM, Sarana, Logistik Dan Keuangan dapat dikumpulkan melalui SIMRS
D. Data Sasaran Keselamatan Pasien di input melalui SIMRS
E. Informasi Data analisa pasien dapat dilihat pada laporan SIMRS
F. Surveilans kesehatan
G. Sensus dan survei dengan menggunakan metode dan instrumentasi yang dapat
dipertanggungjawabkan secara ilmiah
H. Pemanfaatan teknologi dan sumber lain yang sesuai perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi serta dapat dipertanggungjawabkan
I. Cara lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

10
 BAB V
ANALISIS DATA DAN MENGUBAH MENJADI INFORMASI

Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang telah

dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik, histogram
ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami. Dalam 24 menganalisa data
RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI MAKASSAR memanfaatkan teknologi
Informasi yaitu SIMR.

11
 BAB VI
MEMAPARKAN DAN MELAPORKAN DATA SERTA INFORMASI
KEPADA PUBLIK

2.1 Umum.
Pedoman ini meliputi pengelolaan data baik untuk internal rumah sakit
maupun eksternal rumah sakit. Jenis data yang dibutuhkan mencakup hal
berikut:
A. Untuk mendukung proses asuhan dibutuhkan data rekam medik pasien dan
data capaian mutu pelayanan (indikator area pelayanan)
B. Untuk mendukung proses manajerial dibutuhkan data analisa pasien, data
indikator area klinis, manajemen dan sasaran keselamatan pasien, serta data
SDM, sarana, dan keuangan.
C. Untuk mendukung proses mutu pelayanan dibutuhkan data capaian indikator
mutu rumah sakit, termasuk manajemen risiko, manajemen sarana, program
pencegahan infeksi.
D. Untuk keperluan pihak diluar rumah sakit seperti Dinas Kesehatan,
Kementerian Kesehatan, BPJS atau asuransi lainnya.

Khusus untuk penggunaan data terkait pihak luar, berlaku dua arah yaitu
rumah sakit menggunakan data dari pihak luar dan rumah sakit bisa juga
berkontribusi ke pihak luar berupa memberikan data yang dibutuhkan.

Proses pengelolaan data di RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI meliputi

penetapan data dan informasi yang diperlukan secara reguler, pengumpulan data,
penggunaan data dan atau hasil analisanya, serta diseminasi atau penyajian data
dan pelaporan.

12
2.2 Pengumpulan dan penyimpanan data.
Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber
data.Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di
Rumah Sakit baik secara manual maupun elektronik.Langkah-langkah yang
dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data adalah sebagai berikut:
A. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data.
B. Petugas menentukan sumber data.
C. Petugas meminta data.
D. Petugas menerima data dari sumber data.
E. Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data.
F. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang belum
lengkap.
G. Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk data telah
lengkap.
H. Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor register.
a. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya.

2.3 Pengelolaan.
Dalam pengelolaannya, data dibagi menjadi dua kategori yaitu data internal
dan data eksternal.
A. Data Internal.
Pengelolaan data internal meliputi:
1) Penetapan data yang dibutuhkan. RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI
MAKASSAR menetapkan beberapa jenis data yang dibutuhkan untuk
mendukung.
2) Pengumpulan dan Analisa Data. Data dikumpulkan melalui beberapa
mekanisme sebagai berikut:

13
 a) Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam
berkas rekam medis, baik berbasis data elektronik maupun fisik
RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI.
b) Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medik, capaian
indikator mutu, laporan sarana, laporan sdm da laporan keuangan.
c) Data terkait program mutu dihimpun dari laporan rekam medik, capaian
indikator mutu dan laporan insiden
3) Penyajian Data. Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil
analisa data baik berupa grafik maupun tabel data. Data yang disajikan
dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji untuk membantu pengambilan
keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial maupun program mutu.
Data-data disajikan dalam bentuk sebagai berikut:
a) Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medik, termasuk
data kunjungan, data populasi pasien, indikator rawat inap serta KLPCM
(ketidaklengkapan pengisian catatan medis).
b) Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan
kinerja unit/instalasi, laporan keuangan, dan laporan capaian indikator
mutu.
c) Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area Klinis, Indikator
Area Manajemen, Indikator Sasaran Keselamatan Pasien, dan Indikator
Mutu Unit
4) Penyebaran/Diseminasi Data. Penyebaran data ditentukan sebagai berikut:
a) Data pasien dalam rekam medik hanya bisa diakses oleh Profesional
Pemberi Asuhan (dokter/dokter gigi, perawat, bidan, gizi, dan petugas
yang telah disumpah untuk menjaga kerahasiaan data pasien). Data
rekam medik dapat diakses oleh pasien atau pihak yang berwenang
sesuai ketentuan tentang kerahasiaan data pasien. Data rekam medik
juga dapat dijadikan data dalam penyusunan Clinical Pathways untuk
meningkatkan mutu pelayanan.

14
 b) Laporan pelayanan diberikan dari masing-masing instalasi/bagian/unit
ke pimpinan rumah sakit untuk selanjutnya dilaporkan kepada Dinas
Kesehatan Angkatan Udara/Dinkes Kota dan hanya bisa diakses oleh
Manajemen RSAU dr. M. Salamun. Namun dalam keperluan tertentu
seperti presentasi atau menampilkan profil RSAU dr. M. Salamun data
tersebut dapat ditampilkan
c) Data mutu dikumpulkan oleh tim mutu dan dilaporkan kepada
Pimpinan. Data ini dapat ditampilkan kepada publik dalam bentuk data
analisa baik tabel maupun grafik.

B. Data Eksternal.
Melalui partisipasi dalam kinerja database eksternal, rumah sakit dapat
membandingkan kinerjanya dengan rumah sakit yang sejenis, baik lokal,
secara nasional maupun internasional.Pembandingan kinerja adalah suatu alat
yang efektif untuk mengidentifikasi peluang guna peningkatan dan
pendokumentasian tingkat kinerja rumah sakit.
Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja atau
membayar untuk pelayanan kesehatan memerlukan informasi demikian.
Database eksternal variasinya sangat luas, dari database asuransi hingga yang
dikelola perhimpunan profesi. Sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh
peraturan perundang-undangan rumah sakit diwajibkan berkontribusi pada
beberapa database eksternal.
Dalam konteks RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI
MAKASSAR, data untuk keperluan eksternal meliputi namun tidak terbatas
pada:
1) Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari laporan rekam
medik.
2) Data untuk laporan ke bpjs dihimpun lewat sistem Ina Cbg’s sesuai
ketentuan.

15
 Penyajian data meliputi:
1) Untuk laporan ke Dinkes, disajikan sesuai ketentuan dari dinas kesehatan.
2) Untuk laporan ke BPJS digunakan data dari software Ina Cbg’s sesuai
ketentuan Kementrian Kesehatan dan BPJS
3) Data mutu dari rumah sakit lain digunakan sebagai perbandingan capaian
mutu RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI MAKASSAR. Data ini
diolah oleh tim mutu RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI
MAKASSAR.
4) Data mutu RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-UMI MAKASSAR juga
dapat diberikan kepada rumah sakit lain yang memintanya untuk keperluan
perbandingan data mutu dalam proses akreditasi.

C. Kerahasiaan Data.
Khusus untuk data rekam medik pasien, ketentuan mengenai
kerahasiaannya telah ditetapkan dalam Pedoman Pelayanan Rekam Medis.

D. Analisa data.
Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang
telah dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik,
histogram ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami.Metode analisis
data yang dipakai:
1) Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data.
2) Analisis Komparatif/perbandingan.
3) Analisis hubungan dalam dan antar program.
Langkah-langkah dalam melakukan analisa data meliputi:
1) Petugas menentukan metode analisis yang di pakai.
2) Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa.
3) Petugas melakukan evaluasi data.

16
 4) Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi menjadi
bentuk angka/tabel.
5) Petugas melakukan pengelompokan data.
6) Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya yang
diperlukan.
7) Petugas melakukan validasi informasi.
8) Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa.
9) Petugas mencatat informasi ke dalam buku register.
10) Petugas menyimpan arsip informasi.
11) Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

C. Pencarian kembali data.

Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai
dengan permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1) Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data;
2) Petugas mencari data di dalam file penyimpanan;
3) Petugas mencatat dalam sistem informasi manajemen rumah sakit
peminjaman data jika berkas rekam medis dipinjam;
4) Petugas mengidentifikasi peminjam berkas rekam medis

D. Pelaporan dan distribusi informasi.

Pada tahap ini kegiatannya adalah melaporkan informasi yang telah
dibuat kepada atasan/Dinas kesehatan serta mendistribusikan informasi
kepada instansi/lintas sektor/pihak lain yang dianggap memiliki
hubungan/korelasi dengan informasi yang dibuat, dengan langkah-langkah
sebagai berikut:

1) Petugas menenntukan tujuan Pelaporan dan Distribusi Informasi;

2) Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi informasi;

17
3) Petugas menyerahkan informasi kepada manajemen;
4) Manajemen membuat surat pengantar;
5) Manajemen mencatat dalam buku verbal keluar;
6) Manajemen mengirimkan informasi sesuai alamat tujuan;

18
 BAB VII
KERAHASIAAN, KEMANAN, DAN INTEGRITAS DATA DAN INFORMASI

Rumah sakit menjaga kerahasiaan, keamanan, integritas data dan informasi

pasien yang bersifat sensitif. Keseimbangan antara keterbukaan dan kerahasiaan data
harus diperhatikan. Tanpa memandang apakah rumah sakit menggunakan sistem
informasi menggunakan kertas dan/atau elektronik, rumah sakit harus menerapkan
langkah- langkah untuk mengamankan dan melindungi data dan informasi yang
dimiliki. Data dan informasi meliputi rekam medis pasien, data dari peralatan dan
perangkat medis, data penelitian, data mutu, data tagihan, data sumber daya manusia,
data operasional dan keuangan serta sumber lainnya, sebagaimana berlaku untuk
rumah sakit. Langkah-langkah keamanan untuk melindungi data dan informasi adalah
A. Pengamanan Informasi Kesehatan dilakukan untuk menjamin agar Informasi
Kesehatan:
1. Tetap tersedia dan terjaga keutuhannya;
2. Terjaga kerahasiaannya untuk Informasi Kesehatan yang bersifat tertutup.
3. Terlindungi dari kehilangan, pencurian, kerusakan, dan penghancuran.
B. Untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan Informasi Kesehatan rumah sakit
menetapkan kriteria dan batasan hak akses pengguna Informasi Kesehatan.
C. Untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan Informasi Kesehatan, setiap pengelola
Informasi Kesehatan harus:
1) Melakukan pemeliharaan, penyimpanan, dan penyediaan cadangan Data dan
Informasi Kesehatan secara teratur
2) Membuat sistem pencegahan kerusakan Data dan Informasi Kesehatan.
3) Menetapkan kewenangan hak akses bagi pengguna serta memberikan otorisasi
kepada pengguna yang berwenang sesuai dengan tingkat akses mereka
Tingkat Akses : memasukan data, memodifikasi, menghapus informasi atau
hanya memiliki akses untuk membaca dan atau akses terbatas ke beberapa
sistem/modul.

19
Proses pemberian otorisasi yang efektif harus mendefinisikan:
A. Siapa yang memiliki akses terhadap data dan informasi, termasuk rekam medis
pasien.
B. Informasi mana yang dapat diakses oleh staf tertentu (dan tingkat aksesnya).
C. Proses untuk memberikan hak akses kepada staf yang berwenang.
D. Kewajiban staf untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi.
E. Proses untuk menjaga integritas data (keakuratan, konsistensi, dan
kelengkapannya
F. Proses yang dilakukan apabila terjadi pelanggaran terhadap kerahasiaan,
keamanan, atau pun integritas data.

Untuk rumah sakit dengan sistem informasi elektronik, pemantauan terhadap

data dan informasi pasien melalui audit keamanan terhadap penggunaan akses dapat
membantu melindungi kerahasiaan dan keamanan. Rumah sakit menerapkan proses
untuk secara proaktif memantau catatan penggunaan akses. Pemantauan keamanan
dilakukan secara rutin sesuai ketentuan rumah sakit untuk mengidentifikasi
kerentanan sistem dan pelanggaran terhadap kebijakan kerahasiaan dan keamanan.
Pemantauan keamanan juga efektif dalam mengidentifikasi kerentanan dalam
keamanan, seperti adanya akses pengguna yang perlu diperbarui atau dihapus karena
perubahan atau pergantian staf. Contoh langkah-langkah dan strategi keamanan
termasuk, tetapi tidak terbatas pada, berikut ini:
A. Memastikan perangkat lunak keamanan dan pembaruan sistem sudah
menggunakan versi terkini dan terbaru
B. Melakukan enkripsi data, terutama untuk data yang disimpan dalam bentuk
digital
C. Melindungi data dan informasi melalui strategi cadangan (back up) seperti
penyimpanan di luar lokasi dan/atau layanan pencadangan cloud

20
D. Menyimpan dokumen fisik rekam medis di lokasi yang tidak terkena panas serta
aman dari air dan api
E. Menyimpan dokumen rekam medis aktif di area yang hanya dapat diakses oleh
staf yang berwenang
F. Memastikan bahwa ruang server dan ruang untuk penyimpanan dokumen fisik
rekam medis lainnya aman dan hanya dapat diakses oleh staf yang berwenang
G. Memastikan bahwa ruang server dan ruang untuk penyimpanan rekam medis
fisik memiliki suhu dan tingkat kelembaban yang tepat

21
 BAB VIII
INTRGRASI DAN PENGGUNAAN INFORMASI UNTUK PENINGKATAN
KINERJA

Sistem integrasi (integrated system) merupakan sebuah rangkaian proses

untuk menghubungkan beberapa sistem komputerisasi dan software aplikasi dalam
satu jaringan kordinasi, baik secara fisik maupun secara fungsional. Sistem
terintegrasi akan menggabungkan komponen sub-sub sistem ke dalam satu sistem dan
menjamin fungsi-fungsi dari sub sistem tersebut sebagai satu kesatuan sistem.
Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari sistem
Informasi Manajemen. Berbagi sistem dapat saling berhubungan satu dengan yang
lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluannya. Aliran informasi
diantara sistem sangat bermanfaat bila data dalam file suatu sistem diperlukan juga
oleh sistem yang lainnya, atau output suatu sistem menjadi input bagi sistem lainnya.
Secara manual juga dapat dicapai suatu integrasi tertentu, misalnya data dari satu
bagian dibawa kebagian lain, dan oleh petugas administrasi data tersebut digabung
dengan data dari sistem yang lain. Jadi kalau secara manual maka derajat integrasinya
menjadi tinggi. Konsep Integrasi sistem adalah yaitu suatu konsep sistem yang dapat
saling berhubungan satu dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan
keperluan. Hal ini sangat bermanfaat bila suatu data dalam file suatu sistem
diperlukan juga oleh sistem yang lainnya atau output sustu sistem menjadi Input
sistem lainnya. Keuntungan dari integrasi sistem ini adalah membaiknya suatu arus
informasi dalam sebuah organisasi. Suatu pelaporan biasanya memang memerlukan
waktu, namun demikian akan semakin banyak informasi yang relevan dalam kegiatan
manajerial yang dapat diperoleh bila diperlukan. Keuntungan ini merupakan alasan
yang kuat untuk mengutamakan (mengunggulkan) sistem informsi terintegrasi karena
tujuan utama dari sistem informasi adalah memberikan informasi yang benar pada
saat yang tepat. Keuntungan lain dari pengintegrasian sistem adalah meningkatkan
kinerja. Contoh penerapan system terintegrasi di RUMAH SAKIT IBNU SINA YW-

22
UMI MAKASSAR: Data yang dimasukan pada proses rawat akan digunakan pada
proses rawat dan pulang. Selama proses perawatan, pasien akan menggunakan
sumber daya, mendapat layanan dan tindakan dari unit - unit seperti farmasi,
laboratorium, radiologi, gizi, bedah, invasive, diagnostic non invasive dan lainnya.
Unit tersebut mendapat order/pesanan dari dokter (misalnya berupa resep untuk
farmasi, formulir lab dan sejenisnya) dan perawat. Jadi dokter dan perawat sebagai
aktor/SDM inti pada proses bisnis Rumah Sakit (seluruh order berasal dari mereka).
Karena itu kami menyebutkan inti sistem ini sebagai order communation system

23
 BAB IV
PENUTUP

4.1 Penutup.
Demikian panduan pengelolaan data dan informasi ini dibuat untuk menjadi
acuan bagi petugas data rumah sakit. Panduan ini mencakup penetapan,
pengumpulan, analisa, penyajian dan penyebaran data. Semoga dengan adanya
panduan ini dapat meningkatkan mutu pelayanan di RUMAH SAKIT IBNU
SINAYW-UMI MAKASSAR.

24