PEDOMAN

PEGORGANISASIAN REKAM
MEDIS

RUMAH SAKIT KHUSUS IBU DAN ANAK

ARVITA BUNDA

OLEH :
REKAM MEDIS

RSKIA ARVITA BUNDA

Jl. Raya Tajem-Pasar Stan RT 04 RW 44 Maguwoharjo Depok Sleman,
Yogyakarta
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr, Wb.

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-NYA
sehingga penyusun dapat menyelesaikan pedoman ini dengan baik. Salam tak lupa penyusun
sampaikan kepada setiap inspirasi dan motivasi yang selalu ada menemani penyusun selama
menyusun pedoman ini.

Buku ini berjudul Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis di RSKIA Arvita Bunda,
diharapkan menjadi acuan dalam proses pelayanan yang dapat memenuhi kebutuhan pasien
sesuai dengan standar pelayanan rekam medis. Dalam pelayanan kesehatan rumah sakit wajib
memberikan informasi dan pelayanan yang dibutuhkan oleh pasien. Informasi yang disampaikan
oleh petugas rumah sakit dapat berupa data, fakta, pedoman atau acuan yang dapat diketahui dan
dipahami oleh masyarakat.

Buku ini tentunya masih banyak memiliki kekurangan untuk itu guna menyempurnakan
buku Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis di RSKIA Arvita Bunda, kami mengharapkan
kritik dan saran.

Semoga buku ini dapat bermanfaat bagi peningkatan mutu pelayanan RSKIA Arvita Bunda.

Tim Penyusun

ii
Jln.Raya Tajem - Pasar Stan RT 04 RW 44 Maguwoharjo Depok Sleman Yogyakarta 55282
Telp. : (0274) 881229 / 0815 7552 1009, Fax : (0274) 881229
Email : rsia.arvitabunda@yahoo.com

KEPUTUSAN DIREKTUR RSKIA ARVITA BUNDA

TENTANG
PENETAPAN PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS
RSKIA ARVITA BUNDA
NOMOR: /SK-DIR/RSKIA-AB/X/2021

DIREKTUR RSKIA ARVITA BUNDA

Menimbang :
a. bahwa dalam upaya meningkatkan mutu Pelayanan RSKIA Arvita
Bunda maka diperlukan pedoman Pengorganisasian Rekam
Medis.
b. bahwa agar Pelayanan Rekam Medis di RSKIA Arvita Bunda
dapat terlaksana dengan baik, perlu adanya kebijakan Kepala
RSKIA Arvita Bunda sebagai landasan bagi pedoman
Pengorganisasian Rekam Medis di RSKIA Arvita Bunda.
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam a
dan b, perlu ditetapkan dengan Surat Keputusan Kepala RSKIA
Arvita Bunda.

Mengingat :
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009
tentang Rumah Sakit.
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2009
tentang Kesehatan
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.
4. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis
dan Informasi Kesehatan

MEMUTUSKAN

Menetapkan :
iii
Pertama : Keputusan Kepala RSKIA Arvita Bunda tentang Pedoman
Pengorganisasian Rekam Medis RSKIA Arvita Bunda;
Kedua : Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis RSKIA Arvita Bunda
sebagaimana tercantum dalam Lampiran;
Ketiga : Pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan pengorganisasian
Rekam Medis RSKIA Arvita Bunda dilaksanakan oleh Kepala Divisi
Pelayanan Medis RSKIA Arvita Bunda;
Keempat : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan apabila di
kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan
diadakan perbaikan sebagaimana mestinya

Sleman, Juli 2022

Direktur RSKIA Arvita Bunda

dr. Kusno Wardi Resodikromo MPH

DAFTAR ISI

Halaman

iv
HALAMAN JUDUL ......................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ...................................................................................................... ii
PERATURAN DIREKTUR TENTANG PENETAPAN PEDOMAN ........................... iii
DAFTAR ISI ..................................................................................................................... v
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................ 1
BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT ......................................................... 2
A. Gambaran Umum Rumah Sakit ……......................................................... 2
B. Visi, Misi, Motto, dan Tujuan .................................................................... 2
C. Struktur Organisasi Yayasan....................................................................... 3
D. Struktur organisasi RSKIA Arvita Bunda................................................... 3
E. Struktur Organisai Unit Rekam Medis RSKIA Arvita Bunda 4
F. Tanggung Jawab Unit Rekam Medis.......................................................... 4
G. Keanggotaan Unit Rekam Medis................................................................. 4
BAB III URAIAN JABATAN ....................................................................................... 6
A. Uraian Tugas Kepala Unit Rekam Medis.................................................... 6
B. Uraian Tugas Pelaporan............................................................................... 7
C. Uraian Tugas TPP Rawat Jalan................................................................... 8
D. Uraian Tugas TPP Rawat Inap.................................................................... 8
E. Uraian Tugas Bagian Assembling & Koding.............................................. 9
F. Uraian Tugas Bagian Filling............................................................................................... 10
BAB IV TATA HUBUNGAN KERJA UNIT REKAM MEDIS ................................... 11
BAB V POLA KETENAGAAN UNIT REKAM MEDIS ............................................ 13
BAB VI KEGIATAN ORIENTASI ................................................................................ 16
BAB VII RAPAT ……………………............................................................................. 18
A. Rapat Rutin ................................................................................................. 18
B. Rapat Insidental .......................................................................................... 18
BAB VIII PELAPORAN .................................................................................................. 19

v
 BAB I
PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan ilmu

kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit di Indonesia sudah
melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik atau belum
mengikuti penataan sistem informasi yang benar.
Dengan adanya UU Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran, maka kepada
semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan rahasia kedokteran termasuk berkas
rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar institusi
pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam medis dengan
sebaik-baiknya. Dengan diberlakukannya Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang
rekam medis yang merupakan landasan hukum bagi semua tenaga medis dan para medis.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam proses
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus
dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis tentang tata
cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga
kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas di RSKIA Arvita Bunda.

1
 BAB II
GAMBARAN UMUM RSKIA ARVITA BUNDA

A. Gambaran Umum Rumah Sakit

RSKIA Arvita Bunda memiliki sejarah panjang sebelum menjadi Rumah Sakit Khusus
Ibu dan Anak. Pada awalnya RSKIA Arvita Bunda merupakan Praktik Bidan Mandiri yang
berdiri sejak tahun 1986 oleh Bidan Sulestari, A. Md. Keb. Dengan didirikannya Yayasan
Arvita Bunda pada tanggal 2 Agustus 2004, maka pada tanggal 21 April 2007 berdirilah
Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak Arvita Bunda dan mendapat Izin Operasional RS dari
Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman pada tanggal 13 September 2011.
RSKIA Arvita Bunda merupakan Rumah sakit Khusus Ibu dan Anak berkapasitas 25
TT milik Yayasan Arvita Bunda yang berlokasi di Jln. Raya Tajem - Pasar Stan RT 04 RW
44 Maguwoharjo Depok Sleman Yogyakarta 55282.
RSKIA Arvita Bunda berdiri di atas lahan seluas 2781 m2 dengan luas bangunan
keseluruhan 1010, 41 m2. Pemanfaatan lahan di luar bangunan berupa taman, kolam, dan
lahan parkir.
Nama ARVITA adalah singkatan dari Amanah, Ramah, Variatif, Inovatif, Terpercaya,
dan Asri.
Nama dan Lokasi
Nama Rumah Sakit : RSKIA Arvita Bunda
Alamat : Jln. Raya Tajem - Pasar Stan RT 04 RW 44 Maguwoharjo Depok
Sleman Yogyakarta 55282
Email : rsia.arvitabunda@yahoo.com
Blog : www.rsiaarvitabunda.com
Telepon : (0274) 881229 / 0821 1588 2009
Faximile : (0274) 881229
Kelas Rumah Sakit : Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak Kelas C
Jumlah TT : 25 TT
Status Kepemilikan : Swasta

B. Visi, Misi, Motto, dan Tujuan

VISI :
RSKIA Arvita Bunda menjadi Sarana Pelayanan Kesehatan yang terpercaya, mandiri dan
terjangkau oleh semua lapisan masyarakat dalam naungan dan ridho Allah SWT.

MISI :
2
 1. Memberikan pelayanan kesehatan secara paripurna, terpadu, bermutu dan menyeluruh.
2. Memberikan pelayanan kesehatan yang terjangkau oleh semua lapisan masyarakat tanpa
membedakan suku bangsa, agama, serta status sosial.
3. Memberikan pelayanan kesehatan yang mengikuti standar keselamatan pasien (Patient
Safety).
4. Mengembangkan staf sebagai mitra kerja dalam pemberdayaan diri (empowerment)
demi tercapainya kualitas yang baik sebagai landasan pelayanan terhadap kepuasan
pasien.
MOTTO :
Sehat dan Bahagia

C. Struktur Organisasi Yayasan

Gambar.1
Struktur Organisasi Yayasan

KETUA
dr. Hj. Siti Aisyah Salam SU,M.Kes
SEKRETARIS
Iswarini Dwi E. S.Psi

Anggota Wakil Anggota Tokoh Anggota Ahli Anggota Ahli

Pemilik Masyarakat Keuangan Perumassakitan
dr. Hj. Siti Aisyah
H. Barmadi,Bsc Maryanto H. Martono FS,SE
Salam SU, M.Kes

D. Struktur Organisasi Rskia Arvita Bunda

RSKIA Arvita Bunda dipimpin oleh seorang dokter umum dengan pendidikan
tambahan magister manajemen rumah sakit. Dalam penyenggaraan Rumah Sakit, Direktur
dibantu oleh Kepala Bagian Pelayanan Medis & Keperawatan dan Kepala Bagian
Operasional, SDM & Keuangan. Masing-masing Kepala bagian dibantu oleh Kepala Sub
Bagian dan Koordinator Tim Kerja (struktur organisasi terlampir).

3
E. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis Rskia Arvita Bunda
Unit Rekam Medis RSKIA Arvita Bunda berada di bawah Direktur, Kepala Bidang
Pelayanan medis & keperawatan serta Sub Bagian Pelayanan & penunjang medis. Unit
Rekam Medis dipimpin oleh seorang Kepala Rekam Medis sebagai penanggung jawab
unit Rekam Medis yang berkedudukan sebagai kepala Unit Rekam Medis, dan dibantu oleh
2 orang.
Struktur Organisasi Unit Rekam Medis adalah sebagai berikut :

Gambar. 2

F. Tanggung Jawab Unit Rekam Medis

Dalam pengelolaan organisasinya, secara struktural Rekam Medis berada langsung
dibawah Pelayanan Medik. Sub Rekam Medis berfungsi sebagai salah satu “support
division” yang memberikan kontribusi maksimal bagi semua “bussiness division”.
Secara fungsional, Sub Divisi Rekam Medis melaporkan tanggungjawab pelayanannya
kepada bagianyang ada, yakni :
a. Sub DivisiRawat Jalan.
b. Sub DivisiGawat Darurat.
c. Sub DivisiRawat Inap.
d. Sub DivisiKamar Operasi
e. Sub DivisiIntensive Care Unit.

G. Keanggotaan Unit Rekam Medis

Sub Divisi Rekam Medis dipimpin oleh seorang Kepala Sub Divisi yang bertanggung
jawab secara struktural ke Kepala Divisi Pelayanan Medik. Sub Divisi Rekam Medis Rumah
Sakit Perkebunan secara garis besar terdiri dari 5 Bagian, yaitu :

1. Pelaporan .
4
2. Assembling & Coding
3. Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
4. Pendaftaran Pasien Rawat Inap
5. Filling

BAB III

5
 URAIAN JABATAN

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan
kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan
menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah
mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat
dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi
dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
Adapun kualifikasi sumber daya manusia adalah sebagai berikut :
A. Kepala Rekam Medis
Uraian Jabatan
1. Perencanaan
No Uraian Tolok Ukur Kinerja
1 Menyusun RKAP sub divisi RKAP tersusun sesuai
ketentuan (waktu)
2 Menyusun konsep Rencana Pengembangan, Pengembangan Sistem
Sistem, Kebijakan dan Prosedur sub divisi

2. Operasional
No Uraian Tolok Ukur Kinerja
1 Mengelola pelayanan di sub divisi Sesuai dengan SPO dan
keluhan pasien
2 Melakukan pembinaan SDM di sub divisi Tercapainya target kinerja
SDM
3 Menyusun dan mengevaluasi SPO Terpenuhi SPO divisi
4 Menyusun laporan dan evaluasi kinerja di Laporan dan evaluasi secara
tingkat sub divisi berkala
5 Mengendalikan biaya operasional di tingkat Benefit Cost Ratio diatas
sub divisi RKAP
6 Mengendalikan dan meningkatkan mutu Standar minimal pelayanan
pelayanan Rumah Sakit
7 Melaksanakan tugas khusus dari Kepala Divisi Penyelesaian tugas
Pelayanan Medis

3. Kewenangan

6
 No Uraian
1 Mengusulkan kebutuhan SDM
2 Melakukan penilaian kinerja dan rotasi SDM di sub divisi
3 Mengusulkan reward and punishment
4 Mengajukan usulan kenaikan golongan dan kenaikan berkala SDM di sub
divisi
5 Mengelola anggaran eksploitasi di sub divisi
6 Mengajukan usulan program pengembangan SDM kepada Kepala Divisi
Pelayanan Medis

4. Spesifikasi Jabatan
No Uraian
1 Kompetensi Managerial : Kepemimpinan, Komunikasi dan Networkingn
Entrepreneurship, Perencanaan dan Penanganan Tugas, Inovatif dan kreatif,
Integritas, Manajemen Strategik, Manajemen SDM, Manajemen Keuangan,
Manajemen Pemasaran, bahasa inggris pasif dan aktif
2 Kompetensi Teknis : Memahami secara umum rekam medis
3 Pendidikan Formal Minimal : Diploma III Rekam Medis
4 Pengalaman jabatan dan prestasi kerja sebelumnya:
 Koordinator operasional dan/atau
 Staf operasional
Prestasi Kerja : minimal BAIK selama 2 tahun terakhir, sesuai dengan Sistem
Penilaian Karya (SPK) yang berlaku

B. Petugas Pelaporan
1. Pendidikan : D III Rekam Medis
2. Tanggung Jawab : Secara teknis dan administrasi bertanggung jawab kepada Kepala
Rekam Medis
3. Uraian Tugas :
a. Merekap sensus harian rawat inap untuk menghitung Haper tiap bulannya
b. Bertanggung jawab menyimpannya ditempat yang telah ditentukan hingga siap entri
kedalam komputer INA CBGs untuk pasien rawat jalan
c. Membuat laporan ke Yanmed Jakarta, Dinkes Sleman dan Dinas Kesehatan DIY
1) Laporan bulanan ( Tanggal 10 )
a) Laporan RL 2a1, RL 2b1 dan RL 2c
b) Laporan SRS
c) Laporan LPD
d) Laporan LMRSU
e) Laporan RL 6
f) Laporan STPRS
g) Laporan LL 1
h) Laporan pemakaian bahan narkotika
7
 i) Laporan 10 besar penyakit rawat jalan, rawat inap dan sebab kematian
2) Laporan triwulan ( Tanggal 15 )
a) Laporan RL 1
b) Laporan RL 2a, RL 2b
c) Laporan Morbiditas Pasien Rawat Inap
3) Laporan semester ( Tanggal 15 )
a) Laporan RL 4
4) Laporan tahunan ( Tanggal 15 )
a) Laporan RL 3
b) Laporan RL 5
d. Membuat laporan ke Kepala Rumah Sakit
1) Laporan Kegiatan Pelayanan RS
2) Laporan haper dan BOR
e. Membuat Visum Et Repertum.
f. Mendata pasien DHF, AFP, Dypteri dan morbili dan dilaporkan ke Dinkes Jember
pertelpon setiap ada kasus.
g. Membuat laporan 10 besar penyakit rawat inap dan sebab kematian.
h. Entry INACBG pasien JAMKESDA rawat inap maupun rawat jalan .

C. Bagian TPP Rawat Jalan

1. Pendidikan : D III Rekam Medis / Diploma III
2. Tanggung Jawab :
Secara teknis dan administrasi bertanggung jawab kepada Kepala Rekam Medis.
3. Uraian Tugas :
a. Menyiapkan catatan dan dokumen Rekam Medis yang meliputi Komputer, Dokumen
Rekam Medis Rawat Jalan dan buku catatan penggunaan nomer Rekam Medis dan
Kartu berobat.
b. Menerima pendaftaran pasien dengan memastikan sudah pernah periksa / berobat atau
belum pernah.
c. Apabila sudah pernah berobat, minta kartu berobatnya dan mengambil berkas Rekam
Medis rawat jalan.
d. Apabila pasien tidak membawa kartu berobat maka mencari data pasien / nomer rekam
medis di komputer.
e. Bila belum pernah berobat, maka isi kartu berobat baru dan catatan data dasar pasien di
dokumen Rekam Medis Rawat Jalan dengan lengkap dan benar.
f. Identitas pasien dicatat dibuku Register Rawat Jalan

8
 g. Menyiapkan administrasi dan kelengkapan formulir asuransi yang bekerjasama dengan
RS

D. Bagian TPP Rawat Inap

1. Pendidikan : D III Rekam Medis / Diploma III
2. Tanggung Jawab :
Secara teknis dan administrasi bertanggung jawab kepada Kepala Rekam Medis.
3. Uraian Tugas :
a. Menyiapkan dokumen medis antara lain : dokumen Rekam Medis Rawat Inap, Buku
Regester Rawat Inap, Komputer, dan dokumen Medis.
b. Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, Rawat Jalan dan Rawat Inap sesuai dengan
prosedur (SPO) yang ada
c. Mencatat data identitas pasien Rawat inap pada dokumen Rekam Medis.
d. Memesan ruangan bagi pasien yang akan rawat inap.
e. Membuat surat persetujuan rawat inap dan menyiapkan berkas rekam medis rawat inap
pasien.
f. Membuat dan merekap sensus harian pasien rawat inap.
g. Melakukan konfirmasi baik pasien masuk maupun pasien pulang ke pihak terkait seperti
asuransi/instansi.
h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

E. Bagian Urusan Assembling & Coding

1. Pendidikan : D III Rekam Medis
2. Tanggung Jawab :
Secara teknis dan administratif bertanggung jawab kepada Kepala Rekam Medis.
3. Uraian Tugas :
a. Assembling
1) Menerima berkas rekam medis pasien rawat inap yang sudah pulang dari petugas
pendaftaran pasien rawat inap.
2) Mengasembling berkas Rekam Medis sesuai dengan urutan yang telah ditentukan.
3) Menyerahkan pada bagian koding
4) Mencatat kelengkapan berkas rawat inap tentang tanda tangan dan diangnose dokter
di buku kelengkapan lyst pulang dan setiap bulan membuat pelaporan yang
diserahkan ke Kepala Perawatan
5) Menyerahkan berkas rekam medis yang belum lengkap ke dokter yang merawat
untuk dilengkapi
6) Membuat salinan resume medis sesuai permintaan

9
 b. Koding
1) Menulis diagnosa penyakit dan tindakan sesuai resume dokter
2) Memberikan kode ICD 10 pada :
a) Diagnose
b) Penyebab luar cedera / keracunan
c) Kematian (bila pasien meninggal)
3) Memberikan kode ICD 9 CM pada : Nama Operasi
4) Memasukkan data pasien yang pulang ke komputer sesuai dengan kegiatannya.
5) Menulis pasien yang pasien pulang ke buku register rawat inap.
6) Mencatat pasien rujukan.

7) Bertanggung jawab membuat laporan bulanan KLPCM, DPJP dan Informed Consent
ke Komite Rekam Medik.
8) Menyerahkan status rekam medis yang sudah lengkap ke bagian Filling.

F. Bagian Filling
1. Pendidikan : D III Rekam Medis
2. Tanggung Jawab :
Secara teknis dan administratif bertanggung jawab kepada Kepala Rekam Medis .
3. Uraian Tugas :
a. Menerima permintaan peminjamam berkas rekam medis dan menulis pada tracer.
b. Mengambil berkas Rekam Medis yang kemudian diganti dengan tracer yang telah
dilengkapi sesuai dengan ruangan yang dikehandaki.
c. Menyerahkan berkas Rekam Medis yang sudah ketemu ke ruangan yang dikehendaki
dan mencatat pada buku ekspedisi peminjaman lyst lama.
d. Menerima berkas rekam medis yang sudah lengkap dari bagian coding dan disimpan ke
gudang arsip dengan system nomor seri.

10
 BAB IV
TATA HUBUNGAN KERJA

A. Skema Hubungan Kerja

Gambar 3

RJ RI IGD Keuangan Manajemen

INTERN

PASIEN Sub Divisi DOKTER

REKAM MEDIS

EKSTERN

ASURANSI REKANAN Dep.Kes/Pem LAIN-LAIN

Hubungan tata kerja unit Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan
informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.

B. Hubungan Internal
1. Unit Rekam Medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi,
koordinasi dan informasi yang dibutuhkan Rawat Jalan, Rawat Inap, Instalasi Gawat
Darurat, Keuangan dan Manajemen dalam mengambil keputusan.
Misal: Dengan adanya SOP yang berkenaan dengan Dokumen Rekam Medis dalam
pelayanan yang berkaitan dengan Rawat Jalan, Rawat Inap maupun Instalasi Gawat
Darurat
2. Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam
penyediaan rekam medis.
Misal: SPO Permintaan pengisian Resume dokter bagi setiap pasien pengguna asuransi

11
C. Hubungan Eksternal
1. Unit Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu Asuransi,
Rekanan dan pihak lain.
Misal: Memberikan pelayanan pendaftaran pasien asuransi seoptimal mungkin yang
dituangkan ditegaskan kedalam sebuah SPO
2. Unit Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Departemen
kesehatan Pemerintah.
Misal: Mengirimkan laporan RL ke DINKES maupun Propinsi dan memberikan laporan
RL kepada kementrian kesehatan dengan menggunakan program SIRS 6

12
 BAB V
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan
kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan
menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah
mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat
dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi
dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
Adapun kualifikasi sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

Tabel kualifikasi Sumber Daya.

Jumlah
Nama
Pendidikan Sertifikasi Tenaga Yang
Jabatan
Dibutuhkan
Minimal DIII Rekam Medis.
Menguasai ICD 10.
Menguasai ICD 9 CM.
Menguasai pencatatan dan pelaporan dengan
Kepala
menggunakan program MS Excell
Sub Divisi
DIII Rekam Pelatihan Pelaporan RS. 1
Rekam
Medis Menguasai program SIRS VI
Medis
Menguasai grafik BARBER-JOHNSON
Memiliki STR dari PORMIKI
Sehat Jasmani maupun Rohani.
Mampu bekerja dan bertahan dalam tekanan.
Minimal DIII Rekam Medis.
Menguasai ICD 10.
Menguasai ICD 9 CM.
Menguasai pencatatan dan pelaporan dengan
Bagian DIII Rekam
menggunakan program MS Excell 1
Pelaporan Medis
Pelatihan Pelaporan RS.
Memiliki STR dari PORMIKI
Sehat Jasmani maupun Rohani.
Mampu bekerja dan bertahan dalam tekanan.

13
 Minimal DIII Rekam Medis.
Menguasai ICD 10.
Menguasai ICD 9 CM.
Sub Unit
Menguasai pencatatan dan pelaporan dengan
Asembling DIII Rekam
menggunakan program MS Excell 1
dan Medis
Pelatihan Pelaporan RS.
Coding
Memiliki STR dari PORMIKI
Sehat Jasmani maupun Rohani.
Mampu bekerja dan bertahan dalam tekanan.
Minimal Diploma III atau Sederajat
DIII Rekam
Menguasai atau bisa program komputer
Sub Unit Medis
Mampu berbahasa Inggris
Pendaftara /Diploma 1
Pelatihan Customer Service.
n pasien III
Sehat Jasmani maupun Rohani.
Mampu bekerja dan bertahan dalam tekanan
Minimal SLTA atau Sederajat.
Minimal tinggi 160 cm.
Sub Unit DIII Rekam
Pelatihan Rekam Medis. 1
Filling Medis
Sehat Jasmani maupun Rohani.
Mampu bekerja dan bertahan dalam tekanan
Jumlah 5

Rekruitmen dan Seleksi Calon Karyawan

1. Rekruitmen Karyawan
Adalah kegiatan mengundang para pelamar sebanyak mungkin sehingga unit rekam
medis memiliki kesempatan untuk menemukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan
jabatan yang diinginkan. Penarikan calon karyawan dilakukan berdasarkan analisa kebutuhan
tenaga dan ditemukan bahwa jumlah pasien dan pelayanan tidak seimbang dengan jumlah
tenaga yang ada.
Rekruitmen dan seleksi calon karyawan dapat dilakukan melalui iklan di media
elektronik baik koran maupun jejaring di internet (website, facebook, dll), dari lembaga-
lembaga pendidikan atau yang berkompeten di bidangnya, atau dari mulut ke mulut.
2. Seleksi / Penyaringan Calon Karyawan
Adalah proses menyeleksi pelamar sehingga unit rekam medis dapat memperoleh
karyawan yang paling sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan. Seleksi dimulai dari
penyaringan surat lamaran yang masuk ke bagian SDM rumah sakit. Petugas SDM akan

14
 menghubungi Kepala Unit Rekam Medis apabila batas waktu yang ditetapkan untuk
penarikan calon karyawan sudah terlampaui. Petugas SDM melaporkan jumlah pelamar yang
masuk, apabila kuota belum terpenuhi, maka petugas SDM melakukan perpanjangan waktu
penarikan calon karyawan sampai diperoleh jumlah pelamar yang cukup.
Selanjutnya Kepala Unit Rekam Medis memilih berkas surat lamaran yang masuk dan
menentukan Calon pelamar yang sesuai dengan kriteria yang ditentukan. Apabila tidak
ditemukan berkas pelamar yang sesuai maka Kepala Unit Rekam Medis memberitahukan
kepada petugas SDM agar dilakukan penarikan calon karyawan kembali. Berkas pelamar
yang dipilih oleh Kepala Unit Rekam Medis kemudian diserahkan kepada petugas SDM dan
selanjutnya dihubungi dan dijadwalkan untuk melakukan tes seleksi calon karyawan di rumah
sakit.
Materi tes seleksi calon karyawan meliputi materi pengetahuan rekam medis dan materi
umum yang meliputi tujuan bekerja di rumah sakit, gaji yang diinginkan, pengalaman kerja
dan lain-lain. Materi tentang kompetensi rekam medis meliputi pengetahuan tentang
manajemen dan pelayanan rekam medis.
Bentuk tes yang dilakukan meliputi tes tertulis, psikotes dan tes wawancara. Tes tertulis
dalam bentuk essay dan pilihan ganda dengan batas kelulusan minimal 60%. Tes wawancara
dilakukan setelah tes tertulis dan dilakukan oleh dua orang yaitu Kepala Unit Rekam Medis,
Direktur RS dan Ketua Yayasan. Tes wawancara menghasilkan data rekomendasi terhadap
calon karyawan yang diseleksi. Sedangkan untuk tes praktek dilakukan oleh Kepala Unit
Rekam Medis saja.
Calon Karyawan dinyatakan lulus ujian seleksi calon karyawan apabila hasil tes tertulis
minimal 60% dan ketiga orang yang melakukan tes wawancara merekomendasikan pelamar
tersebut sebagai calon karyawan di RSKIA Arvita Bunda.

Gambar 4
Alur kekaryawanan RSKIA Arvita Bunda

Rekruitmen

LOLOS Tidak Lolos/mengundurkan diri

3 bulan Lolos
Tetap

Orientasi Penetapan Kontrak 2 tahun

status

Kontrak 1 tahun

15
Part Time
 BAB VI
KEGIATAN ORIENTASI

Pengertian Orientasi adalah membantu para pekerja agar mengenali secara baik dan mampu
beradaptasi dengan suatu situasi atau dengan lingkungan/ iklim bisnis suatu organisasi
/perusahaan.
Orientasi harus mampu membantu para pekerja baru untuk memahami dan bersedia
melaksanakan perilaku sosial yang mewarnai kehidupan organisasi /perusahaan sehari-hari.
Orientasi juga harus mampu membantu para pekerja baru untuk mengetahui dan memahami
berbagai aspek teknis pekerjaan/ jabatannya, agar mampu melaksanakan tugas-tugasnya secara
efektif, efisien dan produktif.

A. Materi Tentang Rumah Sakit

PENANGGUNG
NO MATERI UMUM WAKTU METODA
JAWAB
1 Visi, Misi, Moto dan nilai 3 jam Pembelajaran KRS, Kadiv Yanmed
Rumah Sakit Hari ke I dan tanya jawab
2 Struktur Organisasi, 2 jam Pembelajaran KRS, Kadiv Yanmed
Kebijakan Umum dan Tata Hari ke I dan tanya jawab
Tertib perusahaan
3 Service Excelent 5 jam Pembelajaran KRS, Kadiv Yanmed,
Hari ke II dan tanya jawab Tim Diklat RS
4 Akreditasi RS : patien 2 jam Pembelajaran KRS, Kadiv Yanmed,
safety, Sasaran Keselamatan Hari ke II dan tanya jawab Komite mutu, Tim
Pasien dan Handygiene KPRS, Komite PPI

B. Materi Tentang Subdivisi Rekam Medik

PENANGGUNG
NO MATERI KHUSUS WAKTU METODA
JAWAB
1 Pengenalan ruangan dan 1 jam Pembelajaran Kepala Sub Divisi
fasilitas yang ada Hari ke III dan tanya jawab Rekam Medis
2 Penjelasan status pegawai
dan tata tertib di bagian
2 jam Penjelasan Kepala Sub Divisi
Rekam Medis, system
Hari ke III singkat Rekam Medis
Pelaporan dan SPO bagian
Rekam Medis.
16
3 Penjelasan tentang sistim
Penyimpan, penjajaran,
Rekam Medis Aktif dan
 Kepala Sub Divisi
Inaktif, Penggunaan Out 3 jam Teori dan
Rekam Medis
Guide (Tracer) dan Praktek Hari ke III Praktek
 Petugas Filling
Mengambil Dokumen
Rekam Medis di Ruang
Penyimpanan.
4 Penjelasan Tentang Hari
 Kepala Sub Divisi
Perawatan dan Lama 3 jam Penjelasan
Rekam Medis
dirawat, Bed Occupation Hari ke IV singkat
 PetugasPelaporan
Ratio
5 Pengenalan dan penjelasan
Tentang Buku Exspedisi
 Kepala Sub Divisi
Pengambilan Dokumen
Rekam Medis
Rekam Medis Dari Rawat 4 jam Teori dan
 Petugas
Inap, Pengurutan Dokumen Hari ke IV Praktek
Assembling dan
Rekam Medis/Assembling,
Evaluasi
Evaluasi KLPCM, Informed
Concent dan praktek Coding
6 Penjelasan dan praktek  Kepala Sub Divisi
Pendaftaran Pasien rawat Rekam Medis
6 jam Teori dan
jalan umum, Askes/BPJS,  Petugas
Hari ke V Praktek
dan penggunaan mesin EDC Pendaftaran Rawat
Admedica Jalan
7 Penjelasan dan praktek  Kepala Sub Divisi
Tentang proses Pendaftaran Rekam Medis
6 jam Teori dan
Pasien Rawat Inap dan  Petugas
Hari ke VI Praktek
Persyaratannya Pendaftaran Rawat
Inap

BAB VII
PERTEMUAN/RAPAT
17
A. Rapat Rutin Internal
Rapat Rutin di Rekam Medis diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Jumat Minggu Keempat
Jam : 13:00 s/d 14:00
Tempat : Ruang Rekam Medis
Peserta : Seluruh petugas rekam medis
Materi :
1. Evaluasi kinerja Rekam Medis .
2. Pembahasan permasalahan / studi kasus.
3. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Sub Divisi
Rekam Medis .
4. Sosialisasi kebijakan baru (jika ada)
5. Sosialisasi SPO baru / revisi (jika ada)

B. Rapat Insidentil
Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas dan
diselesaikan segera.
Jam : Sesuai undangan
Tempat : Sesuai undangan
Peserta : Seluruh petugas rekam medis.
Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

C. Rapat Kerja Antar Unit

Rapat Kerja antar unit bersama Pelayanan Medik diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Bulan pada pertengahan bulan.
Jam : 07:00 s/d selesai
Tempat : Ruang Pertemuan.
Peserta : Seluruh Kepala Sub Divisi Pelayanan Medik.
Materi :
1. Evaluasi kegiatan pelayanan dan pencapaian pelayanan tiap unit.
2. Pencapain Standar Pelayanan Minimal (SPM) tiap unit.
3. Pembahasan permasalahan / studi kasus.
4. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja dan koordinasi.
5. Sosialisasi kebijakan baru.
BAB VIII

18
 PELAPORAN

A. Laporan Bulanan Internal

Laporan Bulanan Rekam Medis dikerjakan Oleh Bagian pelaporan.
1. Laporan kunjungan IGD.
2. Laporan kunjungan IRJ.
3. Laporan pelayanan tiap poli.
4. Laporan kunjungan IRNA.
5. Laporan 5 besar asal pasien IGD dan IRJ.
6. Laporan 5 besar morbiditas penyakit IGD, IRJ dan IRNA.
7. Indikator efisiensi IRNA.

B. Laporan Bulanan Eksternal

Laporan bulanan eksternal terdiri dari :
1. Laporan Surveilans Terpadu Dinas Kesehatan DIY.
2. Laporan Demam Berdarah Dengue Dinas Kesehatan DIY.
3. Laporan Wabah Dinas Kesehatan DIY.
4. Laporan RL. 5.1 Pengunjung RS SIRS-6 Kementrian Kesehatan - Jakarta.
5. Laporan RL. 5.2 Kunjungan Rawat Jalan SIRS-6 Kementrian Kesehatan – Jakarta.
6. Laporan RL. 5.3 Tentang 10 besar penyakit IRNA SIRS-6 Kementrian Kesehatan –
Jakarta.
7. Laporan RL. 5.3 Tentang 10 besar penyakit IRJ SIRS-6 Kementrian Kesehatan – Jakarta.
8. Laporan Jamkesda & SPM ke Dinas Kesehatan Jember.
9. Laporan Jamkesmas ke Pusat Pembiayaan Jaminan Kesehatan (P2JK) – Jakarta.

C. Laporan Tahunan Internal

Laporan tahunan internal dikerjakan oleh Bagian Pelaporan.

D. Laporan Tahunan Eksternal.

Laporan tahunan eksternal terdiri dari :
1. RL. 1.1 Data Dasar RS. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila ada perubahan).
2. RL. 1.2 Indikator Pelayanan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila ada perubahan).
3. RL. 1.3 Tempat Tidur. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila ada perubahan).
4. RL. 2. Ketenagaan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
5. RL. 3.1 Rawat Inap. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
6. RL. 3.2 Rawat Darurat. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
7. RL. 3.3 Gigi Mulut. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

19
8. RL. 3.4 Kebidanan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
9. RL. 3.5 Perinatologi. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
10. RL. 3.6 Pembedahan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
11. RL. 3.7 Radiologi. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
12. RL. 3.8. Laboratorium. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
13. RL. 3.9. Rehab Medik. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
14. RL. 3.10 Pelayanan Khusus. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
15. RL. 3.11 Obat. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
16. RL. 3.12 Rujukan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
17. RL. 3.13. Cara Bayar. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
18. RL. 3.14. Rujukan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
19. RL. 3.15. Cara Bayar. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
20. RL. 4A. Penyakit Rawat Inap. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
21. RL. 4B. Penyakit Rawat Jalan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
22. Laporan tahunan ke Dinas Kesehatan Propinsi DIY dan Kabupaten Sleman

20