i
KATA PENGANTAR
Puji Syukur Kehadirat Allah SWT kami sampaikan karena berkat Rahmat-Nya maka buku panduan
ini dapat terselesaikan dengan baik dan tanpa suatu halangan apapun. Kami sampaikan banyak terima
kasih kepada semua unit terkait yang juga telah ikut membantu dalam penyelesaian buku panduan
penetapan indikator sebagai sistem informasi dalam upaya keselamatan pasien di Rumah Sakit Ibu dan
Anak Ibunda.
Diharapkan dengan adanya buku panduan ini dapat membantu para petugas medis menetapkan
indikator yang diperlukan dalam memberikan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Ibunda.
Demikian buku panduan penetapan indikator ini kami susun, saran dan kritik tentunya sangat kami
harapkan, agar dapat melengkapi kekurangan dalam susunan dalam buku panduan ini. Demikian kami
sampaikan terima kasih.
Pelaihari, 2019
TIM PMKP-RS
ii
Rumah Sakit Ibu dan Anak “IBUNDA”
Jl. A. Syairani RT.004 RW.002 Kelurahan Sarang Halang Kecamatan Pelaihari
Kabupaten Tanah Laut Kalimantan Selatan
Telp. 0853 49483 703
SURAT KEPUTUSAN
DIREKTUR RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK IBUNDA
NO : /SK-DIR/RSIA IBUNDA/V/2019
TENTANG
PEMBERLAKUAN PEDOMAN MANAJEMEN DATA
RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK IBUNDA
Menimbang : a. bahwa dalam rangka meningkatkan mutu kualitas pelayanan kesehatan perlu
mengatur Rumah Sakit dengan Peraturan;
b. bahwa Peraturan Direktur Rumah Sakit Ibu dan Anak Ibunda Nomor /SK-
DIR/RSIA IBUNDA/V/2019 tentang Panduan Peningkatan Mutu perlu
disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan pelayanan di rumah sakit,
sehingga perlu disempurnakan;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan
huruf b, perlu menetapkan Peraturan Direktur Rumah Sakit tentang Pedoman
Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien;
ii
i
Rumah Sakit Ibu dan Anak “IBUNDA”
Jl. A. Syairani RT.004 RW.002 Kelurahan Sarang Halang Kecamatan Pelaihari
Kabupaten Tanah Laut Kalimantan Selatan
Telp. 0853 49483 703
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : Pemberlakuan Pedoman Manajemen Data Rumah Sakit Ibu dan Anak Ibunda
PERTAMA : Keputusan Direktur Rumah Sakit Ibu dan Anak Ibunda Tentang Pemberlakuan
Pedoman Manajemen Data Rumah Sakit Ibu dan Anak Ibunda sebagaimana
tercantum dalam lampiran keputusan ini.
KEDUA : Pelaksanaan Manajemen Data mengacu pada pedoman Manajemen Data
Rumah Sakit Ibu dan Anak Ibunda dilaksanakan oleh seluruh karyawan
Rumah Sakit Ibu dan Anak Ibunda.
KETIGA : Pengawasan dan evaluasi Manajemen Data dilaksanakan oleh tim mutu dan
KPRS Rumah Sakit Ibu dan Anak Ibunda yang bertanggung jawab kepada
Direktur Rumah Sakit Ibu dan Anak Ibunda.
KEEMPAT : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan diperbaiki
kembali jika dikemudian hari terdapat kekeliruan atau kesalahan.
Ditetapkan di : Pelaihari
Pada Tanggal :
iv
DAFTAR ISI
Kata Pengantar…..………………………………………………………………………..........….... i
Keputusan Direktur ................................................................................................................ ii
Daftar Isi…………………………………………………………………………………………...... iv
BAB I Pendahuluan……………………………………………………………………….… 1
A. Latar Belakang………………………………………………………………..…. 1
B. Gambaran Umum…………………………………………………………......… 2
BAB II Ruang Lingkup…………………...........................……………………………...…. 5
BAB III Tata Laksana………………..……………………………………......……….…... 6
A. Pengumpulan Data Indikator....…………………………............…….............. 6
B. Pencatatan dan Pelaporan………………... ………………….........…………… 6
C. Validasi Data…………………. ……………………………….......………...…. 7
D. Analisis Data Indikator ……………..………………...................……………. 10
E. Monitoring dan Evaluasi……. ...........................................................…….......... 11
F. Benchmark.............................................................…………………………....... 11
BAB IV Dokumentasi…………………..………………………………......…………............. 13
BAB V Penutup……………………………………......…………....…………………..…...... 14
Daftar Pustaka.......................................................………………………………………........……... 15
v
BAB I
PENDAHULUAN
Program PMKP merupakan paduan antara upaya peningkatan mutu dengan keselamatan
pasien di rumah sakit, upaya peningkatan muta secara terus menerus serta selalu memperhatikan
keselamatan pasien pada setiap aspek pelayanan sehingga diharapkan dapat mencapai sebuah
kualitas pelayanan di Rumah Sakit. Program PMKP juga sejalan dengan motto Rumah Sakit Ibu
dan Anak Ibunda yaitu Your Health Is Our Priority, program ini baik dilaksanakan di Rumah
Sakit Ibu dan Anak Ibunda seiring dengan visi, inisi dan motto rumah sakit.
A. Latar Belakang
Integrasi seluruh data di atas baik di tingkat rumah sakit dan unit kerja yang
meliputi pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi, dan publikasi indikaotor mutu.
Rumah sakit seyogianya mempunyai sistem manajemen data secara elektronik
sehingga memudahkan dalam mengelola data tersebut.
B. Gambaran umum
RS Ibu dan Anak Ibunda merupakan rumah sakit swasta yang berada di
Kabupaten Tanah Laut yang menjadi salah satu rumah sakit pilihan dengan
pelayanan yang berkualitas dan terjangkau di Kabupaten Tanah Laut, dalam
menjaga level mutu pelayanan kesehatan senantiasa menjaga hal-hal yang bersifat
manusiawi. Rencana strategis yang disusun dalam upaya menjalankan visi dan misi
yang salah satu programnya peningkatan mutu dan keselamatan pasien yang
selanjutnya di singkat PMKP.
PMKP sejalan dengan visi RSIA Ibunda ntuk memberikan pelayanan terpadu untuk
kesehatan
dan keselamatan ibu, bayi dan anak, hal ini lebih ditegaskan pada Misi RS Ibu dan Anak
Ibunda:
- Ikut berperan aktif dalam menurunkan angka kematioan ibu, bayi dan anak
2
3. Ruang Anggrek (kelas VIP)
4. Ruang Mawar,Berlian dan Bugenville (kelas II,)
5. Ruang Anggur (kelas III)
6. Ruang Perinatologi
a) Pelayanan rawat jalan :
a. Unit Gawat Darurat 24 jam
b. Poliklinik kandungan
c. Poliklinik anak
b) Kamar bedah
c) Layanan penunjang
• Laboratorium
• Hematologi
• Urin rutin
• Kimia klinik
• Radiologi
• USG
d) Instalasi farmasi 24 jam
e) Penunjang lain seperti : Ambulance
3
STRUKTUR ORGANISASI TIM PENIGKATAN MUTU DAN
KESELAMATAN PASIEN
Direktur
Sekertaris
Widya Isnawati, Amd.keb Heliis Tria Agustin, Amd.Keb dr. Ajeng Setiyorini
4
BAB II
RUANG LINGKUP
Adapun ruang lingkup panduan sistem manajemen data adalah sebagai berikut:
A. Pengumpulan data indikator
B. Pencatatan dan pelaporan
C. Analisis data indikator
D. Validasi data
E. Pelaporan
F. Banchmark data
G. Publikasi data internal dan external
5
BAB III
TATA LAKSANA
6
2. Pencatatan dan pelaporan melalui data elektronik aplikasi SISMADAK
a. Data indikator mutu rumah sakit sesuai sensus harian di lakukan penginputan di
SISMADAK pada komputer yang ada di masing – masing unit.
b. Pilih judul indikator masing – masing unit yang sudah ditetapkan
c. Data yang di input adalah Data Numerator dan Denumerator (Data yang ada pada
Form. A. Sensus Harian)
d. Input data dilakukan setiap hari oleh penanggung jawab pengumpul data di masing –
masing unit, bila hari libur/hari raya penginputan data oleh staf unit terkait yang
sudah diberikan pelatihan internal unit.
e. Kepala unit melakukan monitoring atau supervisi terlaksananya penginputan data
indikator setiap hari
f. Validator melakukan validasi setiap dilakukan penginputan data indikator
g. Simpan data indikator yang sudah di input
h. Tekan “ Close ” atau “ X “ pada layar setelah data diinput
5. Laporan diisi lengkap sesuai dengan data yang ada dan dilaporkan paling lambat tanggal
5 setiap bulan berikutnya
6. Setelah data indikator dilaporkan atau di input, data dilakukan validasi kembali oleh
PMRS tentang kesesuaian data antara Form Ceklist, Sensus Harian dan Form Bulanan
7. Setelah dilakukan proses validasi oleh Tim MKP, data direkapitulasi pada (Form C dan
D) lengkap dengan rerata target, analisa masalah, analisa tri bulan, dan tindak
8. Hasil indikator dan tindak lanjut di lakukan sosialisasi kepada Unit – Unit terkait.
C. Validasi Data
Validasi data adalah alat penting untuk memahami mutu data dan untuk
menetapkan tingkat kepercayaan (confidence level) para pengambil keputusan terhadap data
itu sendiri. Validasi data menjadi salah satu langkah dalam proses menetapkan prioritas
penilaian, memilih apa yang harus dinilai, memilih dan mengetes indikator, mengumpulkan
data, validasi data, serta menggunakan data untuk peningkatan.
Keabsahan dan ketepercayaan pengukuran adalah inti dari semua perbaikan dalam
program peningkatan mutu. Proses validasi data secara internal perlu dilakukan karena
program mutu dianggap valid jika data yang dikumpulkan sudah sesuai, benar, dan
bermanfaat .
Untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan baik maka proses validasi perlu
7
dilakukan.
Rumah sakit agar menetapkan regulasi validasi data antara lain meliputi
mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam proses
pengumpulan data sebelumnya (data asli);
menggunakan sampel tercatat, kasus, dan data lainnya yang sahih secara statistik.
Sampel 100% hanya dibutuhkan jika jumlah pencatatan, kasus, atau data lainnya
sangat kecil jumlahnya;
jika elemen data yang diketemukan ternyata tidak sama dengan catatan alasannya
(misalnya data tidak jelas definisinya) dan dilakukan tindakan koreksi;
koleksi sampel baru setelah semua tindakan koreksi dilakukan untuk memastikan
tindakan menghasilkan tingkat akurasi yang diharapkan.
3. Proses validasi data yang akan dipublikasi diwebsite atau media lainnya agar diatur
8
tersendiri dan dapat menjamin kerahasiaan pasien serta keakuratan data.
Proses validasi data mencakup, namun tidak terbatas pada butir 2 tersebut di atas, oleh
karena itu dalam melakukan validasi data maka rumah sakit dapat menggunakan cara/proses
lain sesuai dengan referensi ilmiah terkini.
Proses validasi data yang akan dipublikasi diatur tersendiri dan dapat menjamin kerahasiaan
pasien serta keakuratan data.
1. Pengumpul data pertama mengumpulkan data dari beberapa rekam medis (sumber
data)
2. Rekam medis yang sama dan sudah digunakan oleh pengumpul data pertama
diberikan ke pengumpul data kedua untuk dilakukan pengumpulan ulang
3. Pengumpul data kedua diberikan pelatihan pengumpulan data yang diberikan juga ke
pengumpul data pertama : menggunakan form pengumpulan data
4. Pengumpul data kedua melakukan pengumpulan data pada semua sampel atau
populasi yang sudah dikumpul oleh pengumpul data pertama
5. Membandingkan kedua data yang telah dikumpulkan
6. Menghitung ketepatan pengumpulan data dengan cara :Jumlah kesamaan data x 100
diatas 85% adalah baik Jumlah seluruh data
7. Jika data tidak sama, cari tahu alasannya dan lakukan tindakan untuk melakukan
perbaikan.
8. Kumpulkan data baru setelah tindakan perbaikan.
Tim PMKP melakukan validasi data hanya untuk IAK baru dan data yang akan di
publikasi, data indikator yang di validasi meliputi :
Data indikator mutu nasional
Data indikator mutu prioritas RS
Data indikator mutu unit
Data indikator mutu ponek
Data indikator mutu pada bab PAB
Data yang tidak perlu validasi data meliputi :
Data hasil surveilance
Data insiden keselamatan pasien
Data insiden/ kejadian/ kecelakaan di RS
9
D. Analisis Data Indikator
a) Rumah Sakit Ibu dan Anak Ibunda melakukan pengumpulan data, analisis,dan
menyediakan informasi yang berguna untuk mengidentifikasi kebutuhan perbaikan.
b) Menganalisis data dilakukan menggunakan metode statistik dan analisa dengan melihat
trend. Data yang dianalisis meliputi ;
Untuk data insiden keselamatan pasien di analisis dengan risk grading kemudian di
investigasi sederhana / RCA selanjutnya dilakukan rencana perbaikan.
c) Menganalisis data harus dilakukan dengan ;
membandingkan data di rumah sakit dari waktu ke waktu data (analisis trend),
misalnya dari bulanan ke bulan atau dari tahun ke tahun;
membandingkan dengan rumah sakit lain bila mungkin yang sejenis seperti melalui
database eksternal baik nasional maupun internasional;
membandingkan dengan standar seperti yang ditentukan oleh badan akreditasi atau
organisasi profesional ataupun standar yang ditentukan oleh peraturan perundang-
undangan;
membandingkan dengan praktik yang diinginkan yang dalam literatur digolongkan
sebagai best practice (praktik terbaik) atau better practice (praktik yang lebih baik)
atau practice guidelines (panduan praktik klinik).
d) Pelaksana analisis data dilakukan staf tim PMKP dan penanggung jawab data di unit
pelayanan/kerja sudah mempunyai pengalaman, pengetahuan, dan keterampilan yang
tepat sehingga dapat berpartisipasi dalam proses tersebut dengan baik.
e) Hasil analisis data disampaikan kepada direktur, para kepala bidang/divisi, dan kepala
unit untuk ditindaklanjuti.
10
E. Pelaporan
Tim PMKP melaporkan data setiap bulan kepada direktur dan direktur melaporkan
kepada pemilik setiap 3 bulan serta feedback data ke kabid dan ka Unit, adapun data yang
dilaporkan:
a) Data indikator mutu nasional,
b) Data mutu indikator mutu prioritas,
c) Data indikator mutu unit,
d) Data indikator mutu ponek,
e) Data indikator mutu pada bab PAB,
IPCN melaporkan data hasil surveilance setiap bulan ke Tim PPI yang terintegrasi
dengan Tim PMKP dan setiap 3 bulan melaporkan ke direktur dan direktur melaporkan
ke pemilik setiap 6 bulan.
Tim PMKP melaporkan data insiden keselamatan pasien setiap bulan kepada direktur dan
direktur melaporkan kepada pemilik setiap 3 bulan. Untuk sentinel laporan setiap
kejadian
Tim K3RS/Tim manajemen risiko melaporkan data insiden/kejadian/kecelakaan di RS
setiap bulan kepada direktur.
F. Benchmark
Benchmark adalah pendekatan yang secara terus menerus mengukur dan
membandingkan produk barang dan jasa, proses-proses dan praktik-praktiknya terhadap
standar yang ditetapkan oleh para pesaing atau mereka yang dianggap unggul dalam bidang
tersebut. Dengan melakukan atau melalui benchmarking, suatu organisasi dapat mengetahui
telah seberapa jauh mereka dibandingkan dengan yang terbaiknya.
Tujuan dari benchmark adalah membandingkan produk barang dan jasa, proses-proses
dan praktik-praktiknya terhadap standar yang ditetapkan oleh para pesaing atau mereka yang
dianggap unggul dalam bidang tersebut.
12
BAB IV
DOKUMETASI
Penyampaian informasi PMKP kepada staf disampaikan melalui media komunikasi melalui
media elektronik, IT online, koordinasi, sosialisi secara tertulis, pamphlet/ madding/ banner, dll.
13
BAB V
PENUTUP
Buku panduan Manajemen Data ini disusun agar semua program dari PMKP dapat berjalan
secara berkesinambungan dan terus menerus, sehingga perlu adanya revisi atau perbaikan secara
bertahap paling lambat 3 tahun sekali.
Setiap program kerja yang disusun dengan sebaik munkin tidak akan berhasil tanpa
dukungan dari semua komponen yang termasuk di dalamnya. Semua yang terlibat di dalamnya
harus berkomitmen dan menaruh perhatian demi suksesnya program kerja ini demi kepentingan
Rumah Sakit Ibu dan Anak Ibunda, sehingga panduan peningkatan mutu dan keselamatan pasien
Rumah Sakit Ibu dan Anak Ibunda dapat berjalan sesuai dengan apa yang kita inginkan. Segala
bentuk masukan baik berupa saran dan kritik sangat kami perlukan demi meningkatkan
pelayanan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Ibunda.
14
DAFTAR PUSTAKA
15