PANDUAN
PENETAPAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI
RUMAH SAKIT BHAYANGKARA BALIKPAPAN
tentang
MEMUTUSKAN :
Ditetapkan di : Balikpapan
Pada tanggal : 3 September 2018
KEPALA RUMAH SAKIT
BHAYANGKARA TK. III BALIKPAPAN
BAB I
DEFINISI
A. Latar Belakang
C. Pengertian
Untuk menyamakan persepsi dalam memahami panduan ini maka disusun pengertian -
pengertian sebagai berikut:
1. Data.
Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-tanda
yang secara relatif belum bermakna bagi rumah sakit.
2. Informasi.
Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang
mengandung nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan pengetahuan
dalam mendukung pembangunan kesehatan.
3. Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit. Yang dimaksud dengan
Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit adalah proses
penatalaksanaan mulai dari identifikasi data, pengumpulan data, penyimpanan
data, analisa data menjadi informasi, pelaporan serta distribusi informasi.
2
BAB II
RUANG LINGKUP
Ruang lingkup panduan penetapan pengelolaan data dan informasi Rumah Sakit
Bhayangkara TK. III adalah:
1. Rekam Medis
2. Rawat Inap
3. Rawat jalan
4. Manajemen Rumah Sakit
3
BAB III
TATA LAKSANA
B. Pengelolaan.
1. Data Internal.
Pengelolaan data internal meliputi:
Penetapan data yang dibutuhkan.RS.Bhayangkara TK. III Balikpapan menetapkan
beberapa jenis data yang dibutuhkan untuk mendukung.
a. Pengumpulan dan Analisa Data.
Data dikumpulkan melalui beberapa mekanisme sebagai berikut:
1) Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam berkas rekam
medis, baik berbasis data elektronik maupun fisik RS.Bhayangkara TK. III
Balikpapan.
2) Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medik, capaian indikator
mutu, laporan sarana, laporan sdm dan laporan keuangan.
4
3) Data terkait program mutu dihimpun dari laporan rekam medik, capaian indikator
mutu dan laporan insiden
b. Penyajian Data
Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil analisa data baik berupa
grafik maupun tabel data. Data yang disajikan dimaksudkan agar dapat ditelaah
dan dikaji untuk membantu pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien,
manajerial maupun program mutu. Data-data disajikan dalam bentuk sebagai
berikut:
1) Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medik, termasuk data
kunjungan, data populasi pasien, indikator rawat inap serta KLPCM
(ketidaklengkapan pengisian catatan medis).
2) Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan kinerja
unit/instalasi, laporan keuangan, dan laporan capaian indikator mutu.
3) Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area Klinis, Indikator Area
Manajemen, Indikator Sasaran Keselamatan Pasien, dan Indikator Mutu Unit.
c. Penyebaran / Diseminasi Data.
5
2. Data Eksternal.
Melalui partisipasi dalam kinerja data base eksternal, rumah sakit dapat
membandingkan kinerjanya dengan rumah sakit yang sejenis, baik lokal, secara
nasional maupun internasional.Pembandingan kinerja adalah suatu alat yang efektif
untuk mengidentifikasi peluang guna peningkatan dan pendokumentasian tingkat
kinerja rumah sakit.
Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja atau membayar
untuk pelayanan kesehatan memerlukan informasi demikian. Database eksternal
variasinya sangat luas, dari database asuransi hingga yang dikelola perhimpunan
profesi. Sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh peraturan perundang - undangan
Rumah Sakit diwajibkan berkontribusi pada beberapa database eksternal.
Dalam konteks RS.Bhayangkara TK.III Balikpapan, data untuk keperluan
eksternal meliputi:
a. Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari laporan rekam medik.
b. Data untuk laporan ke BPJS dihimpun lewat sistem Ina CBG’S (Case Base
Groups) sesuai ketentuan.
Penyajian data meliputi :
1) Untuk laporan ke Dinkes Kota, disajikan sesuai ketentuan dari dinas
kesehatan.
2) Untuk laporan ke BPJS digunakan data dari software Ina Cbg’s (Case Base
Groups) sesuai ketentuan Kementrian Kesehatan dan BPJS.
3) Data mutu dari rumah sakit lain digunakan sebagai perbandingan capaian mutu
RS.Bhayangkara TK.III Balikpapan dan Data mutu RS.Bhayangkara TK.III
Balikpapan juga dapat diberikan kepada rumah sakit lain yang memintanya
untuk keperluan perbandingan dalam proses akreditasi. Data ini diolah oleh tim
mutu RS.Bhayangkara TK.III Balikpapan.
4) Data mutu RS.Bhayangkara TK.III Balikpapan juga dapat diberikan kepada
rumah sakit lain yang memintanya untuk keperluan perbandingan data mutu
dalam proses akreditasi.
c. Kerahasiaan Data
Khusus untuk data rekam medik pasien, ketentuan mengenai kerahasiaannya telah
ditetapkan dalam Pedoman Pelayanan Rekam Medis.
6
d. Analisa data
Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang telah
dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik, histogram
ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami.Metode analisis data yang
dipakai:
1) Analisis Deskriptif / berdasarkan karakteristik data.
2) Analisis Komparatif / perbandingan.
3) Analisis hubungan dalam dan antar program.
Langkah - langkah dalam melakukan analisa data meliputi:
7
sektor / pihak lain yang dianggap memiliki hubungan / korelasi dengan informasi
yang dibuat, dengan langkah - langkah sebagai berikut :
1. Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi.
2. Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi Informasi.
3. Petugas menyerahkan informasi kepada Manajemen dan admin Rumah Sakit.
4. Manajemen membuat surat pengantar.
5. Manajemen mencatat dalam buku surat keluar.
6. Manajemen mengirimkan informasi sesuai alamat tujuan.
8
BAB IV
DOKUMENTASI
Ditetapkan di : Balikpapan
Pada tanggal : 3 September 2018
KEPALA RUMAH SAKIT BHAYANGKARA TK. III
BALIKPAPAN
9
PROSEDUR ANALISA DATA
No. Dokumen No. Revisi Halaman
SPO/797/IX/2018 00 1/2
RUMAH SAKIT
BHAYANGKARA TK. III
BALIKPAPAN
DITETAPKAN,
KEPALA RUMAH SAKIT
Tanggal Terbit:
BHAYANGKARA TK. III BALIKPAPAN
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL
3 SEPTEMBER 2018
TUJUAN Sebagai acuan untuk staf pemberi layanan kesehatan dalam mengelola
data dan menganalisa data di RS.Bhayangkara TK. III Balikpapan.
RUMAH SAKIT
BHAYANGKARA TK. III
BALIKPAPAN
1. Instalasi Rekam Medis
2. Rawat Inap
UNIT TERKAIT
3. Rawat Jalan
4. Manajemen
PROSEDUR PELAPORAN DAN DISTRIBUSI INFORMASI
No. Dokumen No. Revisi Halaman
SPO/798/IX/2018 00 1/1
RUMAH SAKIT
BHAYANGKARA TK. III
BALIKPAPAN
DITETAPKAN,
KEPALA RUMAH SAKIT
Tanggal Terbit:
BHAYANGKARA TK. III BALIKPAPAN
STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
4 SEPTEMBER 2018
RUMAH SAKIT
BHAYANGKARA TK. III
BALIKPAPAN
DITETAPKAN,
KEPALA RUMAH SAKIT
Tanggal Terbit:
BHAYANGKARA TK. III BALIKPAPAN
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL
4 SEPTEMBER 2018
dr. H. YUDI PRASETYO, Sp P, M Kes
AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP 73120879
Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data
PENGERTIAN sesuai dengan permintaan / kebutuhan.
DITETAPKAN,
KEPALA RUMAH SAKIT
Tanggal Terbit:
BHAYANGKARA TK. III BALIKPAPAN
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL
4 SEPTEMBER 2018
TUJUAN Sebagai acuan untuk staf pemberi layanan kesehatan dalam mengelola
data di RS.Bhayangkara TK. III Balikpapan.
RUMAH SAKIT
BHAYANGKARA TK. III
BALIKPAPAN
DITETAPKAN,
KEPALA RUMAH SAKIT
Tanggal Terbit:
BHAYANGKARA TK. III BALIKPAPAN
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL
4 SEPTEMBER 2018
TUJUAN Sebagai acuan untuk staf pemberi layanan kesehatan dalam mengelola
data dan mengumpulkan data di RS.Bhayangkara TK. III Balikpapan.
RUMAH SAKIT
BHAYANGKARA TK. III
BALIKPAPAN
9. Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan
nomor register.
10. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan
urutannya.