PANDUAN MANAJEMEN DATA

DAN INFORMASI

Pemerintah Kabupaten Lumajang

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH PASIRIAN
Jalan Raya Pasirian nomor 225A, Kecamatan Pasirian
KABUPATEN LUMAJANG 67372
Telp. (0334)
i 5761044
 PANDUAN MANAJEMEN DATA DAN
INFORMASI

LEMBAR PENGESAHAN

PENGESAHAN DOKUMEN RUMAH SAKIT UMUM DAERAH PASIRIAN

Panduan Pembuatan Profil Ringkas Medis Rawat Jalan
TANDA
KETERANGAN TANGGAL
TANGAN
Bagus Bagiartha, S.Kom Pembuat
NIP.19830103 200903 1 007 Dokumen

Enny Kurniawati, S.Kep., Ns., MMRS.

Authorized Person
NIP. 19750822 199803 2 003

dr. WAWAN ARWIJANTO

Direktur
NIP. 19700930 200212 1 006

ii
 PERATURAN DIREKTUR
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH PASIRIAN
NOMOR: 445/ 1444 /427.78/2018

TENTANG

PANDUAN MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI

Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Pasirian,

Menimbang : a. Bahwa agar dalam pengelolaan penggunaan teknologi

informasi dalam pelayanan pasien dan kebutuhan
manajemen di Rumah Sakit Umum Daerah Pasirian
dapat terlaksana dengan baik, dan sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku,
diperlukan suatu Panduan Pelaporan Data dan
Informasi.
b. Bahwa pemberlakuan Panduan Pelaporan Data dan
Informasi tersebut perlu ditetapkan dengan Peraturan
Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Pasirian.
Mengingat : 1. Peraturan Daerah Kabupaten Lumajang Nomor 4 Tahun
2015 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Rumah Sakit Umum Daerah Pasirian Kabupaten
Lumajang;
2. Peraturan Bupati Nomor 20 Tahun 2017 tentang
Peraturan Internal Rumah Sakit Umum Daerah Pasirian;
3. Keputusan Bupati Lumajang Nomor 821/71/427/61/2016
tentang Pengangkatan dr. Wawan Arwijanto sebagai
Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Pasirian.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : PERTURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH

PASIRIAN TENTANG PANDUAN MANAJEMEN DATA
DAN INFORMASI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH

iii
 PASIRIAN.
Pertama : Panduan Manajemen Data dan informasi di Rumah Sakit
Umum Daerah Pasirian dengan menggunakan aplikasi
SIMRS sebagaimana tercantum dalam lampiran Peraturan
ini.
Kedua : Pembinaan dan pengawasan terlaksananya Panduan
tersebut di atas di Rumah Sakit Umum Daerah Pasirian
dilaksanakan oleh Koordinator Unit Teknologi Informasi.
Ketiga : Peraturan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila
dikemudian hari ternyata ada kekeliruan dalam penetapan
ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di :LUMAJANG
Pada Tanggal : 01 Oktober 2018

DIREKTUR
RSUD PASIRIAN

dr. WAWAN ARWIJANTO

Pembina
NIP 19700930 200212 1 006

iv
 Lampiran
Peraturan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Pasirian
Nomor : 445/1444/427.78/2018
Tanggal : 01 Oktober 2018

KATA PENGANTAR

Rumah sakit merupakan organisasi yang padat karya/profesi, padat modal

dan padat teknologi serta informasi yang dihasilkan, sangat beragam.
Dengan beragamnya informasi yang dihasilkan dibutuhkan pengelolaan yang
serius mulai dari data yang diperoleh, diproses hingga informasi yang
dihasilkan. Bagi suatu organisasi, informasi merupakan sumber daya yang
berharga. Berbagai kegiatan operasional dan pengambilan keputusan
tergantung dari informasi yang tersedia. Dukungan informasi yang memadai
dapat mengurangi ketidakpastian dan resiko pengambilan keputusan yang
salah arah. Data salah menghasilkan informasi yang salah. Informasi salah
mengakibatkan perencanaan yang salah. Perencanaan salah mengakibatkan
penanggulangan yang salah. Berarti data yag salah mengakibatkan
pemborosan biaya, tenaga, sarana dan waktu. Oleh karena itu, harus
diupayakan agar kesalahan data dapat dikurangi sekecil mungkin.

Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk

mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah sakit. Kumpulan data
memberikan gambaran/profil rumah sakit selama kurun waktu tertentu dan
memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan rumah sakit lain.
Karena itu, kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam kegiatan
peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di rumah sakit
bisa jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya serta
pengelolaannya bersifat terus menerus

Lumajang, 01 Oktober 2018

v
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................................... V

DAFTAR ISI .................................................................................................... VI
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 1
1. LATAR BELAKANG ........................................................................................1
2. PENGERTIAN ................................................................................................2
BAB II RUANG LINGKUP............................................................................... 3
BAB III TATA LAKSANA ................................................................................ 4
1. PENGUMPULAN DATA..................................................................................4
2. PENGELOLAAN DATA...................................................................................4
3. ANALISA DAN VALIDASI ...............................................................................6
BAB IV PELAPORAN ..................................................................................... 8
1. PELAPORAN ..................................................................................................8

vi
 BAB I PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG
Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan
untuk dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan akurat.
Pelaporan bersifat terbaru setiap saat ditetapkan berdasarkan kebutuhan
informasi untuk pengembangan program dan kebijakan dalam bidang
perumahsakitan.
Rumah sakit di Indonesia wajib melakukan pencatatan dan pelaporan
tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit sebagaimana
ketentuan dalam pasal 52 ayat (1) Undang-Undang Nomor 44 Tahun
2009 tentang Rumah Sakit .
Kebutuhan data dan informasi semakin meningkat dan mencakup
berbagai aspek, begitu pula dalam bidang kesehatan, khususnya Rumah
Sakit, guna menentukan kebijakan di Bidang Upaya Kesehatan.
Pelaporan Rumah Sakit yang baik dan benar bergantung pada data
Rumah Sakit, sehingga diperlukan sebuah sistem manajemen yang
mengatur serta mengawasi bagaimana cara mengisi dan mengolah data
Rumah Sakit yang lebih di kenal Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit.
Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk
mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah sakit. Kumpulan data
memberikan gambaran/profil rumah sakit selama kurun waktu tertentu
dan memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan rumah sakit
lain. Karena itu, kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam
kegiatan peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di
rumah sakit bisa jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan
datanya serta pengelolaannya bersifat terus menerus. Untuk
mendapatkan kesamaan persepsi tentang pengelolaan data dan
informasi dihubungkan dengan SIMRS dan SISMADAK yang ada di
rumah sakit perlu disusun panduan manajemen data dan informasi.
Diharapkan dengan diterbitkannya buku panduan ini, dapat meningkatkan
ketepatan dalam pengolahan data dan informasi yang akan dijadikan
dasar dalam menentukan kebijakan selanjutnya.

1
2. PENGERTIAN
A. Data
adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-tanda
yang secara relatif belum bermakna bagi rumah sakit.
B. Analisa data
Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang
telah dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk
grafik, histogram ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami.
C. Informasi
adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang
mengandung nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan
pengetahuan dalam mendukung pembangunan kesehatan.

2
 BAB II RUANG LINGKUP

Rumah Sakit perlu mempunyai Sistem Manajemen Data yang didukung

dengan teknologi informasi, mulai dari Ruang lingkup panduan ini meliputi:
pengumpulan data, penyimpanan data, pengelolaan data, pencarian kembali
data, analisa data, pelaporan dan distribusi informasi baik internal Rumah
Sakit dan Eksternal RS. Publikasi Data tetap harus memperhatikan
kerahasiaan pasien sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan.

3
 BAB III TATA LAKSANA

1. PENGUMPULAN DATA
Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber
data. Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang
ada di puskesmas baik secara manual maupun elektronik. Langkah-
langkah yang dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data
adalah sebagai berikut:
a. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data.
b. Petugas menentukan sumber data.
c. Petugas meminta data
d. Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk
mengumpulkan data tepat waktu
e. Petugas menerima data dari sumber data.
f. Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data.
g. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data
yang belum lengkap.
h. Petugas mencatat data yang diterima
i. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis datanya.

2. PENGELOLAAN DATA
Dalam pengelolaannya, data dibagi menjadi dua kategori yaitu data
internal dan data eksternal.
a. Data Internal. Pengelolaan data internal meliputi:
1. Penetapan data yang dibutuhkan. RSUD Pasirian
menetapkan beberapa jenis data yang dibutuhkan untuk
mendukung.
2. Pengumpulan dan Analisa Data. Data dikumpulkan
melalui beberapa mekanisme sebagai berikut:
a. Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan
dihimpun dalam berkas rekam medis, baik berbasis
data elektronik maupun fisik RSUD Pasirian.
b. Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam
medik, capaian indikator mutu, laporan sarana,
laporan dan laporan keuangan.

4
 c. Data terkait program mutu dihimpun dari laporan
rekam medik, capaian indikator mutu dan laporan
insiden
3. Penyajian Data. Yang dimaksud penyajian data adalah
penyajian hasil analisa data baik berupa grafik maupun
tabel data. Data yang disajikan dimaksudkan agar dapat
ditelaah dan dikaji untuk membantu pengambilan
keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial
maupun program mutu. Data-data disajikan dalam
bentuk sebagai berikut:
a. Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam
medik, termasuk data kunjungan, data populasi
pasien, indikator rawat inap serta KLPCM
(ketidaklengkapan pengisian catatan medis).
b. Laporan manajemen disajikan sebagai laporan
kunjungan, laporan kinerja unit/instalasi, laporan
keuangan, dan laporan capaian indikator mutu.
c. Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area
Klinis, Indikator Area Manajemen, Indikator Sasaran
Keselamatan Pasien, dan Indikator Mutu Unit
4. Penyebaran/Diseminasi Data. Penyebaran data
ditentukan sebagai berikut:
a. Data pasien dalam rekam medik hanya bisa
diakses oleh Profesional Pemberi Asuhan
(dokter/dokter gigi, perawat, bidan, gizi, dan
petugas yang telah disumpah untuk menjaga
kerahasiaan data pasien). Data rekam medik
dapat diakses oleh pasien atau pihak yang
berwenang sesuai ketentuan tentang kerahasiaan
data pasien. Data rekam medik juga dapat
dijadikan data dalam penyusunan Clinical
Pathways untuk meningkatkan mutu pelayanan.
b. Laporan pelayanan diberikan dari masing-masing
instalasi/bagian/unit ke pimpinan rumah Laporan
hanya bisa di akses oleh manajemen Rumah
Sakit, Namun dalam keperluan tertentu seperti

5
 presentasi atau menampilkan profil RSUD
Pasirian data tersebut dapat ditampilkan
c. Data mutu dikumpulkan oleh tim mutu dan
dilaporkan kepada Pimpinan. Data ini dapat
ditampilkan kepada publik dalam bentuk data
analisa baik tabel maupun grafik.

1. Data Eksternal. Melalui partisipasi dalam kinerja data base

eksternal, rumah sakit dapat membandingkan kinerjanya dengan
rumah sakit yang sejenis, baik lokal, secara nasional maupun
internasional. Pembandingan kinerja adalah suatu alat yang
efektif untuk mengidentifikasi peluang guna peningkatan dan
pendokumentasian tingkat kinerja rumah sakit.

Dalam konteks RSUD Pasirian, data untuk keperluan eksternal

meliputi namun tidak terbatas pada:
1. Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan.
2. Data untuk laporan ke bpjs dihimpun lewat sistem Ina
Cbg’s sesuai ketentuan.

Penyajian data meliputi:

1. Untuk laporan ke BPJS digunakan data dari software Ina
Cbg’s sesuai ketentuan Kementrian Kesehatan dan BPJS
2. Data mutu dari rumah sakit lain digunakan sebagai
perbandingan capaian mutu RSUD Pasirian. Data ini
diolah oleh tim mutu RSUD Pasirian.
3. Data mutu RSUD Pasirian juga dapat diberikan kepada
rumah sakit lain yang memintanya untuk keperluan
perbandingan data mutu dalam proses akreditasi.
c. Kerahasiaan Data. Khusus untuk data rekam medik pasien,
ketentuan mengenai kerahasiaannya telah ditetapkan dalam
Pedoman Pelayanan Rekam Medis.

3. ANALISA DAN VALIDASI

Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang telah
dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik,

6
histogram ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami. Metode
analisis data yang dipakai:
a. Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data.
b. Analisis Komparatif/perbandingan.
Langkah-langkah dalam melakukan analisa data meliputi:
a. Petugas menentukan metode analisis yang di pakai.
b. Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa.
c. Petugas melakukan validasi data.
d. Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi
menjadi bentuk angka/tabel.
e. Petugas melakukan pengelompokan data.
f. Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya
yang diperlukan.
g. Petugas melakukan validasi informasi.
h. Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa.
i. Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang
berkepentingan.

7
 BAB IV PELAPORAN

1. PELAPORAN
Pada tahap ini kegiatannya adalah melaporkan informasi yang telah
dibuat kepada pihak lain yang dianggap memiliki hubungan/korelasi
dengan informasi yang dibuat, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi.

b. Petugas membuat berita acara penyerahan informasi/laporan.
c. Petugas menyerahkan informasipihak terkait.