DETASEMEN KESEHATAN WILAYAH 01.04.

01
RUMAH SAKIT TK. IV 01.07.02

PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

RUMAH SAKIT

RUMAH SAKIT TK IV 01.07.02 BINJAI

TA. 2018
DETASEMEN KESEHATAN WILAYAH 01.04.01
RUMAH SAKIT TINGKAT IV 01.07.02

SURAT KEPUTUSAN
Nomor: Skep / 31 /IX /2019

Tentang

PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT

RUMKIT TK IV 01.07.02 BINJAI

KEPALA RUMAH SAKIT TK IV 01.07.02 BINJAI

Menimbang : Bahwa agar dalam penyelenggaraan pelayanan di Rumah Sakit

Tk IV 01.07.02 Binjai dapat terlaksana dengan baik, maka perlu
adanya kebijakan tentang pengelolaan sistem informasi
manajemen Rumah Sakit Tk IV 01.07.02 Binjai..

Mengingat : 1. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009

tentang Rumah Sakit;
2. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008
tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor :
82 / Menkes / PER / III / 2008 tentang Rekam Medis;
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 82/
III / 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit;
5. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor YM.
02.04.3.2.5217 tanggal 18 Oktober 2006 tentang pemberian izin
penyelenggaraan kepada Markas Besar TNI-AD jalan Medan
Merdeka No. 2 Jakarta Pusat untuk penyelenggaraan Rumah
Sakit Umum dengan nama ‘ Rumkit Tk IV Binjai’ Jl. Bandung No.
4 Binjai, Provinsi Sumatera Utara;
6. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor HK.
02.03 / I / 0459 / 2015 tanggal 27 Pebruari 2015 tentang
penetapan Rumkit Tk IV 01.07.02 Binjai sebagai kelas ‘C’;
7. Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kota Binjai Nomor 445-
53 / K / II / 2015 tanggal 18 Pebruari 2015 tentang pemberian
 izin penyelenggaraan Operasional Rumah Sakit Tk IV 01.0.02
Binjai.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : 1. Keputusan Kepala Rumah Sakit Tk IV 01.07.02 Binjai tentang

Kebijakan Pengelolaan data Sistem Informasi Manajemen
Rumah Sakit (SIM RS) di Rumah Sakit Tk IV 01.07.02 Binjai;
2. Kebijakan tentang Pengelolaan data SIM RS sebagaimana
dimaksud dalam diktum kesatu tercantum dalam lampiran
keputusan ini; dan
3. Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila
dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam surat
keputusan ini akan diadakan pembetulan sebagaimana
mestinya

Ditetapkan di : Binjai
Pada Tanggal : 02 Oktober 2019
Kepala Rumah Sakit Tk IV 01.07.02

I Gede Wardhana Tohjiwa, Sp.PK

Mayor Ckm NRP 11030000120570

Tembusan :

1. Kakesdam I/BB
2. Dandenkesyah 01.04.01 P.Siantar
DETASEMEN KESEHATAN WILAYAH 01.04.01 Lamp Kep Ka Rumkit Tk IV Binjai
RUMAH SAKIT TK IV 01.07.02 Nomor : Skep/31/IX/2019
Tanggal : 02 Oktober 2019

1. Pengertian.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM RS) adalah sistem
komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis
layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur
administrasi untuk mendukung kinerja dan memperoleh informasi secara
cepat,tepat, dan akurat.
2. Tujuan.
Mengatur pelaksanaan pengadaan, penerapan dan pengelolaan SIM RS di
Rumkit Tk IV 01.07.02 Binjai sehingga dapat digunakan sebagai alat bantu kerja
dan sarana dalam pengambilan keputusan organisasi sehingga diperoleh data
dan informasi yang tepat dan akurat.
3. Kebijakan.
Dalam pelaksanaan dan pengembangan SIM RS di Rumkit Tk IV 01.07.02
Binjai menggunakan jasa dari vendor pengembang SIM RS yang menyediakan
sistem yang sesuai dengan kebutuhan dari Rumah Sakit Tk IV 01.07.02 Binjai.
Proses penentuan vendor :
a. Vendor mengajukan proposal penawaran SIM RS kepada Rumkit Tk IV
01.07.02 Binjai;
b. Paparan presentasi sistem oleh vendor di hadapan Karumkit Tk IV 01.07.02
Binjai dan Kepala Unit terkait pengguna SIM RS;
c. Penentuan vendor ditunjuk langsung oleh Karumkit Tk IV 01.07.02 Binjai
setelah mendengar masukan unit yang mengikuti presentasi; dan
d. Masa kerja sama pelaksanaan SIM RS ditetapkan oleh Karumkit Tk IV
01.07.02 Binjai dan akan dievaluasi pelaksanaannya tiap tahun.

Ditetapkan di : Binjai
Pada Tanggal : 02 Oktober 2019
Kepala Rumah Sakit Tk IV 01.07.02

I Gede Wardhana Tohjiwa, Sp.PK

Mayor Ckm NRP 11030000120570
 PANDUAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI
DI RUMAH SAKIT TK IV 01.07.02 BINJAI

BAB I
DEFINISI

1. Umum.
a. Rumah sakit merupakan organisasi yang padat karya/profesi, padat
modal dan padat teknologi serta informasi yang dihasilkan, sangat beragam.
Dengan beragamnya informasi yang dihasilkan dibutuhkan pengelolaan yang
serius mulai dari data yang diperoleh, diproses hingga informasi yang
dihasilkan. Bagi suatu organisasi, informasi merupakan sumber daya yang
berharga. Berbagai kegiatan operasional dan pengambilan keputusan
tergantung dari informasi yang tersedia. Dukungan informasi yang memadai
dapat mengurangi ketidakpastian dan resiko pengambilan keputusan yang
salah arah. Data salah menghasilkan informasi yang salah. Informasi salah
mengakibatkan perencanaan yang salah. Perencanaan salah mengakibatkan
penanggulangan yang salah. Berarti data yag salah mengakibatkan
pemborosan biaya, tenaga, sarana dan waktu. Oleh karena itu, harus
diupayakan agar kesalahan data dapat dikurangi sekecil mungkin.

b. Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk

mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah sakit. Kumpulan data
memberikan gambaran/profil rumah sakit selama kurun waktu tertentu dan
memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan rumah sakit lain.
Karena itu, kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam kegiatan
peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di rumah sakit
bisa jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya serta
pengelolaannya bersifat terus menerus.

c. Untuk mendapatkan kesamaan persepsi tentang pengelolaan data dan

informasi dihubungkan dengan SIMRS dan SISMADAK yang ada di rumah
sakit perlu disusun panduan pengelolaan data dan informasi. Diharapkan
dengan diterbitkannya buku panduan ini, dapat meningkatkan ketepatan
 dalam pengolahan data dan informasi yang akan dijadikan dasar bagi
Karumkit dalam menentukan kebijakan selanjutnya.

2. Maksud dan Tujuan.

Sistem informasi manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS

adalah suatu system teknologi informasi komunikasi yang memproses dan
mengintegrasikan seluruh alur pelayanan proses pelayanan rumah sakit dalam
bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk
memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari
system informasi kesehatan.
System informasi kesehatan adalah seperangkat tatanan yang meliputi data,
informasi, indicator, prosedur, teknologi, perangkat, dan sumber daya manusia
yang berkaitan dan dikelola secara terpadu untuk mengarahkan tindakan atau
keputusan yang berguna dalam mendukung pembangunan kesehatan.
 BAB II
RUANG LINGKUP

Ruang lingkup panduan ini meliputi: pengumpulan data, penyimpanan data,

pengelolaan data, pencarian kembali data, analisa data, pelaporan dan distribusi
informasi.

1. Pengertian.
Untuk menyamakan persepsi dalam memahami panduan ini maka disusun
pengertian-pengertian sebagai berikut:
a. Data
Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-tanda
yang secara relatif belum bermakna bagi rumah sakit.
b. Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang
mengandung nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan
pengetahuan dalam mendukung pembangunan kesehatan.
c. Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit
Yang dimaksud dengan Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit
adalah proses penatalaksanaan mulai dari identifikasi data, pengumpulan
data, penyimpanan data, analisa data menjadi informasi, pelaporan serta
distribusi informasi.
 BAB III
TATA LAKSANA PENGELOLAAN DATA

1. Umum.
Panduan ini meliputi pengelolaan data baik untuk internal rumah sakit
maupun eksternal rumah sakit. Jenis data yang dibutuhkan mencakup hal berikut:
a. Untuk mendukung proses asuhan dibutuhkan data rekam medik pasien dan
data capaian mutu pelayanan (indikator area pelayanan)
b. Untuk mendukung proses manajerial dibutuhkan data analisa pasien, data
indikator area klinis, manajemen dan sasaran keselamatan pasien, serta data
SDM, sarana, dan keuangan.
c. Untuk mendukung proses mutu pelayanan dibutuhkan data capaian indikator
mutu rumah sakit, termasuk manajemen risiko, manajemen sarana, program
pencegahan infeksi.
d. Untuk keperluan pihak diluar rumah sakit seperti Dinas Kesehatan, Kementerian
Kesehatan, dan BPJS.
Khusus untuk penggunaan data terkait pihak luar, berlaku dua arah yaitu
rumah sakit menggunakan data dari pihak luar dan rumah sakit bisa juga
berkontribusi ke pihak luar berupa memberikan data yang dibutuhkan.
Proses pengelolaan data di Rumah Sakit Tk IV 01.07.02 Binjai meliputi
penetapan data dan informasi yang diperlukan secara reguler, pengumpulan data,
penggunaan data dan atau hasil analisanya, serta diseminasi atau penyajian data
dan pelaporan.

2. Pengumpulan dan penyimpanan data.

Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber data.
Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di Rumah
Sakit baik secara manual maupun elektronik. Langkah-langkah yang dilakukan
dalam pengumpulan dan penyimpanan data adalah sebagai berikut:
a. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data.
b. Petugas menentukan sumber data.
c. Petugas meminta data.
d. Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data tepat
waktu setiap tanggal 7 bulan berikutnya untuk data yang bersifat rutin.
 e. Petugas menerima data dari sumber data.
f. Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data.
g. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang belum
lengkap.
h. Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk data telah
lengkap.
i. Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor register.
j. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya.

3. Pengelolaan.
Dalam pengelolaannya, data dibagi menjadi dua kategori yaitu data internal
dan data eksternal.
a. Data Internal.
Pengelolaan data internal meliputi:
1. Penetapan data yang dibutuhkan. Rumah Sakit Tk IV 01.07.02 Binjai
menetapkan beberapa jenis data yang dibutuhkan untuk mendukung.
2. Pengumpulan dan Analisa Data. Data dikumpulkan melalui beberapa
mekanisme sebagai berikut:
a) Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam
berkas rekam medis, baik berbasis data elektronik maupun fisik Rumah
Sakit Tk IV 01.07.02 Binjai
b) Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medik, capaian
indikator mutu, laporan sarana, laporan sdm dan laporan keuangan.
c) Data terkait program mutu dihimpun dari laporan rekam medik, capaian
indikator mutu dan laporan insiden
3. Penyajian Data. Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil
analisa data baik berupa grafik maupun tabel data. Data yang disajikan
dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji untuk membantu pengambilan
keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial maupun program mutu.
Data-data disajikan dalam bentuk sebagai berikut:
a) Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medik, termasuk
data kunjungan, data populasi pasien, indikator rawat inap .
 b) Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan
kinerja unit/instalasi, laporan keuangan, dan laporan capaian indikator
mutu.
c) Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area Klinis, Indikator Area
Manajemen, Indikator Sasaran Keselamatan Pasien, dan Indikator
Mutu Unit
4. Penyebaran/Diseminasi Data. Penyebaran data ditentukan sebagai
berikut:
a) Data pasien dalam rekam medik hanya bisa diakses oleh Profesional
Pemberi Asuhan (dokter/dokter gigi, perawat, bidan, gizi, dan petugas
yang telah disumpah untuk menjaga kerahasiaan data pasien). Data
rekam medik dapat diakses oleh pasien atau pihak yang berwenang
sesuai ketentuan tentang kerahasiaan data pasien. Data rekam medik
juga dapat dijadikan data dalam penyusunan Clinical Pathways untuk
meningkatkan mutu pelayanan.
b) Laporan pelayanan diberikan dari masing-masing instalasi/bagian/unit
ke pimpinan rumah sakit untuk selanjutnya dilaporkan kepada
Denkesyah dan hanya bisa diakses oleh Manajemen Rumah Sakit Tk
IV 01.07.02 Binjai Namun dalam keperluan tertentu seperti presentasi
atau menampilkan profil Rumah Sakit Tk IV 01.07.02 Binjai data
tersebut dapat ditampilkan
c) Data mutu dikumpulkan oleh tim mutu dan dilaporkan kepada
Pimpinan. Data ini dapat ditampilkan kepada publik dalam bentuk data
analisa baik tabel maupun grafik.

b. Data Eksternal.
Melalui partisipasi dalam kinerja data base eksternal, rumah sakit dapat
membandingkan kinerjanya dengan rumah sakit yang sejenis, baik lokal, secara
nasional maupun internasional. Pembandingan kinerja adalah suatu alat yang
efektif untuk mengidentifikasi peluang guna peningkatan dan pendokumentasian
tingkat kinerja rumah sakit.
Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja atau membayar
untuk pelayanan kesehatan memerlukan informasi demikian. Data base eksternal
variasinya sangat luas, dari data base asuransi hingga yang dikelola perhimpunan
 profesi. Sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh peraturan perundang-
undangan rumah sakit diwajibkan berkontribusi pada beberapa data base
eksternal.
Dalam konteks Rumah Sakit Tk IV 01.07.02 Binjai, data untuk keperluan
eksternal meliputi namun tidak terbatas pada:
1) Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari laporan
rekam medic.
2) Data untuk laporan ke bpjs dihimpun lewat sistem Ina Cbg’s sesuai
ketentuan.

Penyajian data meliputi:

1) Untuk laporan ke Denkesyah, disajikan sesuai ketentuan dari dinas
kesehatan.
2) Untuk laporan ke BPJS digunakan data dari software Ina Cbg’s sesuai
ketentuan Kementrian Kesehatan dan BPJS
3) Data mutu dari rumah sakit lain digunakan sebagai perbandingan
capaian mutu Rumah Sakit Tk IV 01.07.02 Binjai Data ini diolah oleh tim
mutu Rumah Sakit Tk IV 01.07.02 Binjai
4) Data mutu Rumah Sakit Tk IV 01.07.02 Binjai juga dapat diberikan
kepada rumah sakit lain yang memintanya untuk keperluan perbandingan
data mutu dalam proses akreditasi. \

4. Analisa data.
Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang telah
dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik, histogram
ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami. Metode analisis data yang
dipakai:
a. Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data.
b. Analisis Komparatif/perbandingan.
c. Analisis hubungan dalam dan antar program.
Langkah-langkah dalam melakukan analisa data meliputi:
a. Petugas menentukan metode analisis yang di pakai.
b. Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa
c. Petugas melakukan validasi data.
 d. Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi menjadi
bentuk angka/tabel.
e. Petugas melakukan pengelompokan data.
f. Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya yang
diperlukan.
g. Petugas melakukan validasi informasi.
h. Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa.
i. Petugas mencatat informasi ke dalam buku register.
j. Petugas menyimpan arsip informasi.\
k. Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

5. Pencarian kembali data.

Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai
dengan permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data.
b. Petugas mencari jenis dan nomor data di buku register data.
c. Petugas mencari data di dalam file penyimpanan.
d. Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data dipinjam.
e. Petugas meminta tanda tangan peminjam.

6. Pelaporan dan distribusi informasi.

Pada tahap ini kegiatannya adalah melaporkan informasi yang telah dibuat
kepada Denkesyah serta mendistribusikan informasi kepada instansi/lintas
sektor/pihak lain yang dianggap memiliki hubungan/korelasi dengan informasi yang
dibuat, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi.
b. Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi Informasi.
c. Petugas menyerahkan informasi kepada Paurtuud.
d. Paurtuud membuat surat pengantar.
e. Paurtuud mencatat dalam buku surat keluar.
f. Paurtuud mengirimkan informasi sesuai alamat tujuan.
 BAB III
DOKUMENTASI

Data pasien harus didokumentasikan dalam rekam medis pasien. Data

laporan rekam medik, laporan indiktor mutu, laporan instalasi/bagian/unit
didokumentasikan dalam bentuk hardcopy dan softcopy yang di tujukan langsung ke
Karumkit. Pada periode tertentu terutama akhir tahun laporan tersebut akan
dikumpulkan dan dicetak sebagai laporan tahunan. Data mutu dan laporan insiden
didokumentasikan secara tertulis dengan formulir yang sudah ditetapkan dan
dikumpulkan oleh tim mutu Rumah Sakit Tk IV 01.07.02 Binjai

Pada tahap pendokumentasian kegiatan yang dilakukan meliputi:

a. Pengumpulan SPO-SPO pengumpulan data dan penyimpanan data,
pencarian kembali data, analisis data, pelaporan dan distribusi informasi.
b. Penyusunan Hardcopy dan Softcopy data.
c. Laporan-laporan.
d. Brosur-brosur.
 BAB IV
PENUTUP

13. Penutup.
Demikian panduan pengelolaan data dan informasi ini dibuat untuk menjadi
acuan bagi petugas data rumah sakit. Panduan ini mencakup penetapan,
pengumpulan, analisa, penyajian dan penyebaran data. Semoga dengan adanya
panduan ini dapat meningkatkan mutu pelayanan di Rumah Sakit Tk IV 01.07.02
Binjai

Ditetapkan di : Binjai
Pada Tanggal : 02 Oktober 2019
Kepala Rumah Sakit Tk IV 01.07.02

I Gede Wardhana Tohjiwa, Sp.PK

Mayor Ckm NRP 11030000120570