RETENSI BERKAS REKAM MEDIS

No. Dokumen No. Revisi Halaman

RUMAH SAKIT
TINGKAT III SPO/937/MJ.13/I/2022 01 1/3
BRAWIJAYA
Ditetapkan Oleh :
Kepala Rumah Sakit Tingkat III Brawijaya

STANDAR Tanggal terbit

PROSEDUR
01 Januari 2022
OPERASIONAL

dr.Paulin Marwita, Sp. OT, M.Kes

Letnan Kolonel (K) Ckm NRP 110000024820873
Kegiatan pengurangan Berkas Rekam Medis dengan cara memisahkan
antara Berkas Rekam Medis aktif dengan Berkas Rekam Medis yang
PENGERTIAN
dinyatakan in aktif (kunjungan terakhir 5 tahun yang lalu saat dilakukan
retensi)
1. Memisahkan Berkas Rekam medis yang sudah 5 tahun berturut-turut
tidak melakukan pemeriksaan di Rumah Sakit Tingkat III Brawijaya.
2. Menyimpan Berkas Rekam Medis yang inaktif kedalam rak
TUJUAN penyimpanan yang terpisah dari rak penyimpanan Berkas Rekam Medis
aktif
3. Menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna Rekam Medis untuk
kemudian diabadikan atau di musnahkan.

Keputusan Kepala Rumah Sakit Tingkat III Brawijaya Nomor SK / 53 / 5 /

KEBIJAKAN
2022 tentang Pedoman Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
 RETENSI BERKAS REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT
No. Dokumen No. Revisi Halaman
TINGKAT III
BRAWIJAYA SPO/937/MJ.13/I/2022 01 2/3

1. Tentukan waktu retensi secara periodik, per tanggal 31

Desember setiap tahunnya
2. Tentukan petugas penanggung jawab setiap rak penyimpanan
Berkas Rekam Medis.
3. Ambil Berkas Rekam Medis Rekam Medis aktif dari dalam rak
penyimpanan dan periksa tahun kunjungan terakhir pasien
4. Pisahkan setiap Berkas Rekam Medis yang tahun kunjungan
terakhir di atas 5 tahun mupun di bawah 5 tahun.
Tata Berkas Rekam Medis yang sudah di evaluasi baik yang masih aktif
maupun yang sudah dinyatakan in aktif / tidak aktif sebelum di
masukkan kedalam rak penyimpanan.
PROSEDUR 5. Masukan kembali setiap Berkas Rekam Medis yang kunjungan
terakhir pasien di bawah 5 tahun kedalam rak penyimpanan Berkas
Rekam Medis aktif sesuai dengan system penjajaran dan kode warna
yang digunakan.
6. Lakukan penataan ulang dengan merapikan dan merapatkan
letak Berkas Rekam Medis aktif yang sudah dilakukan retensi di dalam
rak penyimpanan
7. Masukan kembali setiap Berkas Rekam Medis yang kunjungan
terakhir pasien di atas 5 tahun kedalam rak penyimpanan Berkas
Rekam Medis inaktif sesuai system penjajaran dan kode warna yang
digunakan.
 RETENSI BERKAS REKAM MEDIS

No. Dokumen No. Revisi Halaman

RUMAH SAKIT
TINGKAT III SPO/937/MJ.13/I/2022 01 3/3
BRAWIJAYA

8. Lakukan penataan ulang dengan merapikan dan merapatkan letak

Berkas Rekam Medis sesuai kode warna dan berdasarkan kelompok tahun
pelayanan terakhir kedalam rak penyimpanan in aktif / tidak aktif dan. Beri
sekat dengan kertas tebal tiap kelompok tahun dengan mencantumkan
tahun pelayanan pada sekat tersebut

UNIT TERKAIT Instalasi Rekam Medis