RS SHEILA MEDIKA

RETENSI REKAM MEDIS

No. Dokumen No. Revisi Halaman

30/SPO/RM/RSSM/XI/2021 0 1/3
Ditetapkan oleh,
Kepala RS Sheila Medika
STANDAR Tanggalterbit
PROSEDUR
13 November 2021
OPERASIONAL

dr. Benjamin Kristianto, MARS

Penyusutan dan pemusnahan berkas rekam medis dari status aktif

PENGERTIAN ke status in-aktif, setelah 3 tahun terakhir pasien periksa di RS

Sheila Medika, baik rawat jalan maupun rawat inap.
Mengurangi kapasitas berkas yang berlebih dari ruang aktif ke
TUJUAN
ruang in aktif
Sesuai Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor
269/MENKES/PER/III/2008 bab IV tentang Penyimpanan,

KEBIJAKAN Pemusnahan dan Kerahasiaan.

Retensi berkas rekam medis dengan cara mengurangi berkas yang
ada di tempat penyimpanan aktif ke rak penyimpanan inaktif.
1. Tentukan batasan tahun (Cut off) retensi.
Contoh : Tahun 2021 akan dilakukan retensi untuk berkas pasien
yang sejak tahun 2028 (7 tahun yang lalu) dan tidak pernah
berkunjung lagi ke Rumah Sakit Sheila Medika.
2. Kegiatan retensi rekam medis dilakukan oleh staf rekam medis
yang ditunjuk oleh kepala ruangan rekam medis
PROSEDUR
3. Untuk menjaga aspek kerahasiaan berkas rekam medis, kegiatan
retensi dilakukan di ruang tertutup yang tidak bercampur dengan
departemen lain.
4. Staff rekam medis melakukan penilaian berkas rekam medis
dengan cara:
RS SHEILA MEDIKA
RETENSI REKAM MEDIS
No. Dokumen No. Revisi Halaman

30/SPO/RM/RSSM/XI/2021 0 2/3
a. Buka satu persatu lembaran yang ada di dalam berkas rekam
medis pasien dan keluarkan formulir sebagai berikut
1) Resume Medis
2) Ringkasan Riwayat Masuk – Keluar
3) Surat Persetujuan Tindakan Kedokteran
4) Surat Persetujuan Tindakan Anastesi
5) Laporan Operasi
6) Pemantauan Anestesi
7) Surat Keterangan Kematian (form A dan B)
8) Ringkasan Persalinan
9) Surat Keterangan Lahir atau Identifikasi Bayi
10) Hasil tes Golongan Darah,
11) Hasil Visum,
12) Hasil PA.
b. Dokumentasikan diagnosa kunjungan terakhir rawat jalan atau
IGD dari Pasien yang bersangkutan dengan cara mengeluarkan:
1) Formulir Catatan Perkembangan Pasien (SOAP) dan
Resume Medis, apabila terakhir periksa ke poliklinik
2) Formulir Asesmen Triase Instalasi Gawat Darurat (IGD) bila
kunjungan terakhir pasien ke rumah sakit adalah ke Instalasi
Gawat Darurat (IGD).
3) Ambil formulir Identitas Pasien.
4) Letakkan dan tulis nomor rekam medisnya.
5. Simpan formulir-formulir yang dikeluarkan diatas, didalam map
sesuai nomornya.
6. Dokumentasikan pada buku retensi, nomor-nomor rekam medis
yang telah diretensi.

RS SHEILA MEDIKA
 RETENSI REKAM MEDIS

No. Dokumen No. Revisi Halaman

30/SPO/RM/RSSM/XI/2021 0 3/3

7. Diakhir kegiatan retensi kepala ruang rekam medis membuat

daftar pertelaan yang berisi daftar nomor rekam medis yang telah
direntensi untuk nantinya digunakan sebagai lampiran Berita
Acara pemusnahan Rekam Medis.

UNIT TERKAIT Unit Rekam Medis

Disiapkan Oleh

Nama Dewi Puspitasari, A.Md.Kes

Jabatan KA. Rekam Medis

Tanda Tangan