RETENSI (PENYUSUTAN) DOKUMEN REKAM MEDIS

No. Dokumen No. Revisi Halaman

SPO/13.10.1/23/VII/2017 02 1/2
RS TK. III 03.06.01 CIREMAI
CIREBON
Ditetapkan,
Tanggal terbit Kepala Rumah Sakit

SPO

dr. Wildan Sani, Sp.U

Letkol Ckm NRP. 11970014880970
Dokumen Rekam Medis Aktif adalah dokumen rekam medis yang
masih digunakan untuk pelayanan pasien yang bersangkutan.

PENGERTIAN Dokumen Rekam Medis Inaktif adalah dokumen rekam medis yang
sudah tidak digunakan lagi untuk pelayanan pasien yang
bersangkutan karena sudah lebih dari 5 tahun tidak pernah berobat
lagi ke Rumah Sakit.

Penyusutan / retensi rekam medis adalah suatu kegiatan

pengurangan arsip rekam medis dari rak penyimpanan dengan
memindahkan arsip rekam medis inaktif yang berada di rak aktif ke
rak inaktif dengan cara memilih / mensortir sesuai dengan tanggal
terakhir pasien tersebut dilayani atau lima tahun setelah pasien
meninggal dunia / tidak berobat kembali ke RS Ciremai.

1. Tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya

TUJUAN meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di RS. Ciremai
Cirebon.
2. Tersedianya pedoman bagi petugas terkait untuk
mengurangi arsip rekam medis pada rak penyimpanan.
Kep / 01.13.1.1/01/ VI / 2017 tentang Manajemen Informasi
KEBIJAKAN Rekam Medis di Rumah Sakit Tingkat III 03.06.01 Ciremai.
1. Melakukan survey terhadap dokumen rekam medis yang
telah memiliki usia minimal 5 tahun
2. Masukkan data ke dalam program retensi dengan cara :
1) Klik menu Bridging
PROSEDUR 2) Klik Register Pasien
3) Masukkan Nomor Rekam Medis yang akan diretensi
dengan menekan tombol “ R “
4) Analisis History / tanggal terakhir berobat Rawat Jalan
dan Rawat Inap
5) Apabila pasien sudah meninggal / sudah tidak berobat
sejak 5 tahun terakhir, klik menu Retensi
6) Masukkan Password kemudian klik tombol Oke
7) Akan muncul pemberitahuan “ Apakah pasien xxx akan
diretensi? “
8) Klik tombol Yes
9) Dokumen rekam medis berhasil diretensi
3. Scan data yang tidak boleh dimusnahkan, yaitu Resume
Pulang dan Persetujuan Tindakan Kedokteran
4. Khusus untuk dokumen rekam medis Kasus pembunuhan,
penganiayaan, pemerkosaan, pengguran kandungan,
harus diretensi minimal 20 tahun sebagai dokumen rekam
medis aktif.
 RETENSI (PENYUSUTAN) DOKUMEN REKAM MEDIS

No. Dokumen No. Revisi Halaman

SPO/13.10.1/23/VII/2017 02 2/2
RS TK. III 03.06.01 CIREMAI
CIREBON
Ditetapkan,
Tanggal terbit Kepala Rumah Sakit

SPO

dr. Wildan Sani, Sp.U

Letkol Ckm NRP. 11970014880970
5. Khusus untuk kasus HIV / Aids, Kasus operasi pemisahan
kembar siam, operasi penyesuaian organ kelamin, SARS
dan Flu Burung tidak diretensi, diabadikan dan disimpan
selamanya karena memiliki nilai keilmuan kedokteran yang
masih terus berkembang.
6. Memindahkan rekam medis inaktif yang terdapat pada rak
aktif ke rak penyimpanan rekam medis inaktif selama 2
tahun.
7. Rekam medis yang sudah inaktif dikumpulkan dan
disimpan terpisah dengan rekam medis yang aktif untuk
disiapkan dilakukan penghapusan
8. Retensi dilakukan minimal sebulan sekali.

UNIT TERKAIT 1. Rekam Medis.

Rekam Medis RS. Ciremai