RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

No. Kode :.

Terbitan :01

SPO No. Revisi :0

Tgl. Mulai Berlaku : 2 Maret

2015
Ditetapkan Oleh
UPT Halaman : 1- 3. Kepala Puskesmas Nguntoronadi I
Puskesmas
Nguntoronadi
I dr. Agus Budi Setyanto
NIP : 19710329 200112 1 003

1. Pengertian Retensi adalah proses pemisahan status rekam medis yang aktif menjadi inaktif
yaitu status rekam medis yang tidak aktif selama 2 tahun terhitung kunjungan
terakhir pasien
Pemusnahan adalah proses memusnahkan status rekam medis yang sudah
memenuhi batas waktu, terhitung 2 tahun sejak tanggal kunjungan terakhir
(Permenkes RI nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis)
2. Tujuan Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah.
Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat rekam medis yang
baru
3. Kebijakan Semua pemusnahan Rekam medis di Puskesmas

4. Referensi Kebijakan puskesmas

5. Alat & a. Kartu Pasien

b. Rekam medis rawat jalan
c. Map rekam medis
d. Register kunjungan pasien
e. Alat tulis kantor
f. Komputer
6. Langkah- Langkah Bagan Alir
A. Prosedur pemisahan status Data RM Memisahkan status Mencatat di buku
rekam medis aktif menjadi terakhir
rekam medis aktif retensi RM
inaktif :
1. Dilihat dari tanggal
kunjungan terakhir RM pasien dengan
2. Setelah 2 tahun dari pasien tertentu
RM memenuhi syarat
kunjungan terakhir
dimusnahkan
tersebut berkas
dipisahkan dari status
rekam medis aktif
kemudian catat dalam Kepala puskesmas
Tidak
buku catatan retensi membuat SK tim
dimusnahkan
rekam medis. pemusnahan RM
3. Rekam medis pasien
dengan penyakit tertentu
disimpan 15 tahun (RV3, Tim pemusnah
HIV/AIDS, membuat berita
ketergantungan obat, acara
paru-paru, jantung,
orthopedi, kusta).
4. Inform Consent, resume, Berita acara disimpan
Dimusnahkan
status imunisasi, dan di puskesmas
odontogram gigi tidak
dimusnahkan.
A. Prosedur Pemusnahan
1. Rekam medis yang
sudah memenuhi syarat
untuk dimusnahkan
dilaporkan kepada
kepala puskesmas.
2. Kepala puskesmas
membuat surat
keputusan tentang
pemusnahan status
rekam medis dan
menunjuk tim
pemusnahan rekam
medis.
3. Pembentukan tim
pemusnahan dari unsur
rekam medis dan tata
usaha dengan SK kepala
puskesmas
4. Tim pemusnah membuat
berita acara pemusnahan
yang ditanda tangani
ketua dan sekretaris dan
diketahui kepala
puskesmas
5. Berita acara pemusnahan
rekam medis yang asli di
simpan di puskesmas
6. Khusus untuk arsip
rekam medis yang
rusak / tidak dapat
dibaca dapat langsung
dimusnahkan dengan
terlebih dahulu dicatat
dalam buku catatan
pemusnahan.
7. Pemusnahan
dilaksanakan dengan
dibakar atau dibuat
bubur kertas oleh pihak
ketiga disaksikan tim
pemusnah
7. Hal-hal yang perlu diperhatikan

8. Unit terkait 1. Klinik Umum

2. Klinik Gigi,

3. Laborat

4. Immunisasi,

6. Ruang KIA.KB

7. Ruang Tata usaha

9. Dokumen terkait 1. Rekam Medis

2. Register Tindakan.

4. Buku Register

5. Buku Indek pasien

10. Rekaman Historis

No Halaman Yang dirubah Perubahan Diberlakukan Tgl.

11. Daftar Tilik

Dilaksanakan Tidak
No Kegiatan Penting Yang Tertulis Dalam Prosedur
berlaku
Ya Tidak

Apakah Petugas Melaksanakan :

1 Melihat data rekam medis terakhir

2 Memisah status rekam medis aktif

3 Mencatat dalam buku retensi rekam medis

4 Memusnahkan rekam medis pasien dengan

penyakit tertentu

5 Melapor perihal rekam medis yang layak

dimusnahkan

6 Membuat berita acara pemusnahan rekam medis

7 Menulis nama pasien pada buku register
kunjungan

8 Menyimpan dokumen berita acara di puskesmas

9 Memusnahkan rekam medis

Jumlah seluruh jawaban

Tingkat Kepatuhan

CR = Jumlah YA X 100%
Jumlah YA+TIDAK

CR dikatakan BAIK jika hasilnya > 80%