PENYIMPANAN REKAM MEDIS

No. Dokumen :
SPO/VIII/UKP/053/2016
SPO No. Revisi : 00

Tanggal Terbit : 04 April 2016

Halaman :1/3

PUSKESMAS II
dr. Leni Kurniati Jubaidah
PURWOKERTO
NIP. 19721107 200604 2 013
TIMUR
Penyimpanan dokumen rekam medis adalah proses menyimpan
1. Pengertian
ke dalamm rak filling oleh petugas filling untuk menjaga
kerahasiaan dari isi rekam medis pasien.

Sebagai acuan petugas dalam menyimpan dokumen rekam

medis agar tertata rapi, mudah diakses dan terjaga
2. Tujuan
kerahasiaannya.

Surat Keputusan Kepala Puskesmas II Purwokerto Timur Nomor

1 /SK/II/2016 tentang akses penyimpanan dokumen rekam
3. Kebijakan
medis.

PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 BAB IV Pasal 8, 9

4. Referensi

1. Petugas poli menyerahkan dokumen rekam medis (DRM) ke

5. Prosedur
loket.
2. Petugas rekam medis memeriksa dokumen rekam medis yang
sudah terkumpul apakah jumlahnya sudah lengkap atau
belum.
3. Petugas rekam medis memeriksa dan memastikan semua
data dalam rekam medis terisi lengkap dan jelas. Bila tidak
lengkap atau kurang jelas maka dikembalikan lagi ke petugas
poli untuk dilengkapi dengan menyerahkan kartu kendali.

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Kepala Puskesmas II Purwokerto Timur
 PENYIMPANAN REKAM MEDIS

No. Dokumen :
SPO/VIII/UKP/053/2016
SPO No. Revisi : 00

Tanggal Terbit : 04 April 2016

Halaman :2/3
4. Petugas Rekam Medis menyimpan rekam medis sesuai
nomor urutnya ke dalam rak filling.
5. Rekam medis wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk
jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir
pasien berobat.
6. Setelah batas waktu yang ditentukan terlampaui, rekam medis
dapat dimusnahkan.
7. Prosedur retensi status rekam medis :
Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir.
1) Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut pasien
tidak berkunjung ke puskesmas ,berkas diambil dari
rekam medis yang masih aktif ,kemudian catat dalam
buku retensi rekam medis.
2) Retensi dilakukan 1 tahun sekali setiap bulan Desember.
8. Prosedur pemisahan status rekam medis aktif menjadi inaktif :
Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir.

1) Rekam medis yang tidak aktif selama 5 tahun terhitung

dari kunjungan terakhir pasien , berkas dipisahkan di ruang
lain / terpisah dari status rekam medis aktif kemudian catat
dalam buku catatan rekam medis inaktif.
2) Status rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan
tahun terakhir berkunjungan.
9. Prosedur Pemusnahan :
1) Status rekam medis yang sudah memenuhi syarat untuk

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Kepala Puskesmas II Purwokerto Timur
 PENYIMPANAN REKAM MEDIS

No. Dokumen :
SPO/VIII/UKP/053/2016
SPO No. Revisi : 00

Tanggal Terbit : 04 April 2016

Halaman :3/3
dimusnahkan dilaporkan kepada kepala puskesmas.
2) Kepala puskesmas membuat surat keputusan tentang
pemusnahan status rekam medis dan menunjuk tim
pemusnahan status rekam medis.
3) Pembentukan tim pemusnahan dari unsur rekam medis
dan rekam medis dan tata usaha dengan SK kepala
puskesmas.
4) Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang
ditanda tangani ketua dan sekretaris dan diketahui
kepalapuskesmas.
5) Berita acara pemusnahan status rekam medis yang asli di
simpan di puskesmas.
6) Khusus untuk arsip status rekam medis yang rusak / tidak
dapat dibaca dapat langsung dimusnahkan dengan
terlebih dahulu dicatat dalam buku catatan pemusnahan.
7) Pemusnahan dilaksanakan dengan dibakar biasa
disaksikan pihak ketiga dan tim pemusnah.

6. Diagram Alir -

(Bila Perlu)
Ruang pendaftaran, BP Umum, KIA, Poli Gigi, Laboratorium,
7. Unit Terkait
Poli Gizi, Poli Kesling.

Tgl. Mulai
8. Rekaman No Yang dirubah Isi Perubahan
Perubahan
Historis

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Kepala Puskesmas II Purwokerto Timur
Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Kepala Puskesmas II Purwokerto Timur