DETASEMEN KESEHATAN WILAYAH 01.04.

01
RUMAH SAKIT TK IV 01.07.02

PEDOMAN
PENGORGANISASIAN
UNIT SIMRS (SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT)

RUMAH SAKIT TK IV 01.07.02 BINJAI

TAHUN 2019
DETASEMEN KESEHATAN WILAYAH 01.04.01
RUMAH SAKIT TK IV 01.07.02

SURAT KEPUTUSAN
NOMOR : Skep / 33 / IX / 2019

TENTANG

PEMBENTUKAN INSTALASI SISTEM MANAJEMEN INFORMASI

RUMKIT TK IV 01.07.02 BINJAI

KEPALA RUMAH SAKIT TK IV 01.07.02 BINJAI

Menimbang : a. bahwa untuk kelancaran dan ketertiban pelaksanaan

komputerisasi dan pengembangan sistem informasi
manajemen rumah sakit (SIMRS) di Rumah Sakit Tk IV
01.07.02 Binjai, perlu dibentuk Instalasi Sistem Manajemen
Informasi Rumah Sakit;
b. bahwa nama-nama yang tersebut pada lampiran surat
keputusan ini dipandang mampu untuk melaksanakan
tugas-tugas tersebut;
c. bahwa untuk melaksanakan huruf a dan b diatas, perlu
ditetapkan dengan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit
Tk IV 01.07.02 Binjai.

Menimbang : a. Undang-Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 Tentang

Praktik Kedokteran.
b. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi
dan Transaksi Elektronik.
c. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 Tentang
Kesehatan.
d. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah
Sakit.
e. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1996 Tentang
Tenaga Kesehatan.
f. Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2014 Tentang
Sistem Informasi Kesehatan
g. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
129/Menkes/SK/II/2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal
Rumah Sakit
h. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 82
Tahun 2013 Tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit.
Memperhatika : a. Keadaan ruangan yang benar-benar aman dan memiliki
n fasilitas yang memadai untuk kelancaran dalam
pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
(SIMRS) pada Rumah Sakit Tk IV 01.07.02 Binjai.
b. Kondisi Rumah Sakit Tk IV 01.07.02 Binjai yang sangat
memerlukan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
(SIMRS) yang terpadu dan saling terhubung menjadi satu
informasi yang terpusat.

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT TK IV 01.07.02

BINJAI TENTANG PEMBENTUKAN INSTALASI SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT
Kesatu : Penetapan staf Sistem informasi Manajemen Rumah Sakit
sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini.
Kedua : Pelaksanaan tugas dan pekerjaan mengacu pada pedoman
pengelolaan data dan informasi
Ketiga : Keputusan ini berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di : Binjai
Pada Tanggal : 02 Oktober 2019

Kepala Rumah Sakit Tk IV 01.07.02

I Gede Wardhana Tohjiwa, Sp.PK

Mayor Ckm NRP 11030000120570

STRUKTUR ORGANISASI SIMRS

 Ka Rumkit

Pauryanmed

Ka Unit SIM RS

Server

Kasir Back Office Farmasi

Supervisor

Operator Station 1 Operator Station 2 Operator UGD/Poli Operator Pendaftaran

JOB DESCRIPTIOND UNIT SIM RS

N
o Unit Job Descriptions
 1 Pendaftaran pasien
2 Mendaftarkan Rawat Inap dan Rawat Jalan
Receptioniest/
1 3 Pembuatan Berkas status pasien
RM
4 Membuat Pelaporan REKAM MEDIS Ke Ka. Unit
5 Menyimpan dan mendokumentasi Status Pasien

1 Input Tindakan Medis yang dilakukan di Rawat Inap

2 Rawat Inap 2 Input Diagnosa pasien
3 Input Resep Dokter Rawat Jalan

1 Input Tindakan Medis yang dilakukan di Rawat Jalan

Rawat Jalan
3 2 Input Diagnosa Pasien
(UGD/POLY)
3 Penyerahan Status Pasien Ke Kasir

1 Melayani Permintaan dan Pengambilan Obat

2 Pengawasan dan pelaporan Stock Obat-obatan ke Ka. Unit
4 Farmasi 3 Pendataan Obat baru
4 Mengentry Resep Rawat Jalan
5 Menyimpan File Resep Manual dan Resep Komputer

1 Penerimaan Pendapatan
5 Kasir 2 Pencetakan Jurnal Harian
3 Pembuatan admisitrasi penagihan

1 Seting Harga Tidakan dan room

2 Management User
3 Pendataan Dokter
6 Back Office
4 Pelaporan Pendapatan Rumah Sakit
5 Penghitungan Honor Dokter, Fonds Perawat
6 Pembuatan Laporan-Laporan System

1 Memelihara Komputer Client (Hardware dan Software)

2 Memelihara Jaringan LAN dan Internet
System
7 3 Memelihara Printer
Administrator
4 On Call 24 Jam Jika ada Trouble
5 Problem Solving

Bertanggung jawab dengan Jalanya Aplikasi SIM RS di RUMKIT

1 Tk IV
2 Memastikan Operasional Berjalan Susuai dengan SOP
8 Ka. Unit SIM RS yang diberlakukan
3 Pembuatan Berkas Laporan REKAM MEDIS Ke KESDAM
Pelaporan Pasien,Pendapatan, Stock Farmasi Kepada
4 Ka.Rumkit
BAB I
DEFINISI
A. LATAR BELAKANG
Dalam perkembangannya, rumah sakit masa kini bukan lagi berfungsi
sebagai lembaga sosial semata, tetapi merupakan lembaga bisnis yang patut
diperhitungkan keberadaanya. Perubahan fungsi ini terjadi dengan banyak
ditemukannya penyakit-penyakit baru maupun teknologi pengobatan yang makin
maju. Sehingga rumah sakit dituntut untuk meningkatkan kinerja dan daya saing
sebagai badan usaha dengan tidak mengurangi misi sosial yang dibawanya.
Rumah sakit harus merumuskan kebijakan-kebijakan strategis antara lain
efisiensi dari dalam (organisasi, manajemen, serta SDM) serta harus mampu
secara cepat dan tepat mengambil keputusan untuk peningkatan pelayanan
kepada masyarakat agar dapat menjadi organisasi yang responsif, inovatif,
efektif, efisien dan menguntungkan.
Dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit
Departemen Kesehatan RI telah mengeluarkan kebijakan yang menjadi
pedoman bagi penyelenggaraan pembangunan kesehatan yang dilaksanakan
oleh pemerintah maupun swasta. Teknologi informasi telah mempengaruhi pula
pelayanan rumah sakit, antara lain dibutuhkan dalam rangka memenuhi tuntutan
masyarakat akan ketepatan dan kecepatan pelayanannya.
Teknologi yang dirancang khusus untuk membantu proses pengolahan
data di rumah sakit adalah teknologi informasi berupa Sistem Informasi
Manajemen (SIM) rumah sakit. Informasi merupakan aktivita (asset) penting
suatu rumah sakit dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas pekerjaan.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan sarana
pendukung yang sangat penting – bahkan bisa dikatakan mutlak – untuk
operasional rumah sakit. Sistem informasi rumah sakit merupakan salah satu
komponen yang penting dalam mewujudkan upaya peningkatan mutu tersebut.
Sistem informasi rumah sakit secara umum bertujuan untuk mengintegrasikan
sistem informasi dari berbagai subsistem dan mengolah informasi yang
diperlukan sebagai pengambilan keputusan. Selain itu, Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah sistem komputerisasi yang
memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan
 dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk
mendukung kinerja dan memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Sistem informasi manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS
adalah suatu system teknologi informasi komunikasi yang memproses dan
mengintegrasikan seluruh alur pelayanan proses pelayanan rumah sakit dalam
bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk
memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari
system informasi kesehatan.
System informasi kesehatan adalah seperangkat tatanan yang meliputi data,
informasi, indicator, prosedur, teknologi, perangkat, dan sumber daya manusia
yang berkaitan dan dikelola secara terpadu untuk mengarahkan tindakan atau
keputusan yang berguna dalam mendukung pembangunan kesehatan.
 BAB II
RUANG LINGKUP

A. DATA MANAGEMET SIMRS

1. LAST : Perpindahan data ke paling akhir dari data

2. NEXT : Maju satu record didepan
3. NEW : Mengentri record/data baru
4. CANC : Membatalkan perubahan dan pengentrian data baru
5. PRIOR : Mudur satu record kebelakang
6. FIRST : Perpindahan data ke paling awal
7. DEL : Menghapus data yang terpilih
8. FIND : Pencarian data berdasarkan criteria

B. DATA VIEW (GRID)

Grid merupakan tool untuk menampilkan data yang telah disimpan berdasarkan
kolom dan record yang telah ditentukan
Jika Navigasi Data Management tidak ditampilkan maka dalam pengelolaan data
pada grid dapat dilakukan dengan cara menekan tombol pada KeyBoard :
1. Panah Bawah : Untuk insert record baru
2. Ctrl+Del : Untuk menghapus data yang di pilih

Pada applikasi BO ada bebera Modul yang proses operasionalnya sama antara
lain adalah :
1. BANKS
2. OUTLET
3. DEPARTMENTS
 4. COST CENTERS
5. WAREHOUSES
6. DLL

C. SEARCHING
Searching atau pencarian data umumnya ada pada tiap modul-modul dalam
aplikasi ini, supaya untuk menghindari Duplikasi data yang dapat menyebabkan
pemborosan pada media penyimpanan.
Dianjurkan untuk mencari data terlbih dahulu sebelum mengentry data baru.

Keterangan :

% : Melambangkan seluruh karakter

Step :

1. Masukkan kata yang akan dicari diantara dua Percent (%sa%).

2. Klik tombol Search, maka akan ditampilkan data yang mengandung kata
“sa”.

D. COMPANIES
Untuk megentry data perushaan penyuplai Obat dan barang dagang lainnya.
Lokasi : Master  Contacts  Companies.

Steps :
 1. Isikan data Perusahaan pada tempat yang telah ditentukan dengan baik dan
benar.
2. Tentukan Contact Person dari perusaahaan tersebut.
3. Klik Post Untuk menyimpan data perushaan.

E. DOCTORS
Modul untuk mendata seluruh doctor yang praktek di rumah sakit serta
menentukan komisi dari tiap-tiap individu serta transaksi yang berkaitan.
Lokasi : Master  Contacts  Doctors .

Steps :
1. Isikan data Doctor pada dengan seperti Companies serta tentukan data
pendukung.
2. Pilih Nama tindakan/procedure yang menjadi Share komisi terhadap doctor
tersebu.
3. Tentukan nilai komisi berdasarkan Persentase.
4. Jika Komisi berdasarkan group, maka klik Tombol Add untuk menginsert
data secara group kedalam Daftar Komisi Doctor serta tentukan Nilainya.
5. Klik Post untuk menyimpan data.

F. EMPLOYEES
Modul untuk mendata seluruh Staff/Karyawan yang ada di Rumah sakit untuk
keperluan penggunaan Aplikasi. Serta perlu diketahui setiap transaksi yang
dilakukan oleh Staff, maka system akan mencatat user id staff yang login pada
saat transaksi terjadi.
Lokasi : Master  Contacts  Employees.
 Steps :
1. Isikan data Employe pada dengan seperti Companies serta tentukan data
pendukung.
2. Centang Jika Karyawan tersebut Resign, supaya tidak dapat melakukan
Login kedalam system.
3. Klik Post untuk menyimpan data.

G. PATIENTS
Modul untuk mendaftar pasien Rumah sakit baik itu pasien rawat inap maupun
rawat jalan
Lokasi : Master  Contacts  Patinets .

Steps :
1. Isikan data Pasien seperti Companies serta tentukan data pendukung.
2. Isikan jika ada Saudara atau kerbat pasien yang sedang dirawat secara
bersamaan, untuk kepentingan informasi Check Out.
3. Klik Post untuk menyimpan data.

H. VENDORS
Modul untuk mendata Perusahaan dagang, dimana kita melakukan transaksi
pembelian barang baik itu barang dagang ataupun Jasa.
 Lokasi : Master  Contacts  Vendors.

Steps :
1. Isikan data Vendor seperti Companies serta tentukan data pendukung.
2. Tentukan Contact Person/Sales dari Vendor Tersebut.
3. Klik Post untuk menyimpan data.

I. CUSTOMERS
Modul untuk mendata Perusahaan yang bekerja sama dengan Rumah sakit
dalam penanganan karyawan dari perusahaan tersebut.
Lokasi : Master  Contacts  Customers.

Steps :
a. Isikan data Perusahaan seperti Companies serta tentukan data
pendukung.
b. Tentukan Persentase Discount serta Credit Limitnya.
c. Tentukan Group Harga, Jika Kosong maka system secara otomatis
akan memilih harga Umum.
d. Klik Post untuk menyimpan data.
J. ROOM
Modul untuk mengentry data Room/Kamar yang menjadi tempat dari Bed.
Lokasi : Master Beds&Room  Rooms

Steps:
a. Ketikkan deskripsi room/kamar pada kolom-kolom yang tersedia serta
tentukan Type dari Room tersebut.
b. Klik Tombol POST untuk menyimpan data.

K. BED
Modul untuk mengentry data bed pada setiap Room diseluruh Instansi.
Lokasi : Mater  Beds&Rooms  Beds

Steps :
a. Ketikkan No. Bed serta nama bed pada kolom yang telah ditentukan.
b. Pilih No.Room dimana bed tersebut berada dan harus diperhatikan kelas
dari bed harus sama room.
c. Klik untuk menyimpan data.
L. ITEM AND SETTINGS

Modul untuk mendata nama item Jual baik itu jasa ataupun barang
dagang beserta Harganya, Modul ini sangat krusial pada transaksi, oleh karena
itu diperlukan ketelitian dalam melakukan pendefenisian serta penentuan harga
dari tiap-tiap item yang akan dijual.
1. Items Properties and Price.
Halaman untuk menentukan properties serta harga jual dari item tersebut.

Steps :
a. Tentukan kode item serta nama paten dan generik (Jika ada) pada
bagian yang telah ditentukan serta pilih type item tersebut.
b. Tentukan Category,
1) Jika Prescription, maka data tersebut akan tampil pada Modul
Order Obat serta POS Farmasi
2) Jika Procedure maka, item tersebut akan tampil pada Modul Order
Procedure.
c. Tentukan Charge Group untuk menentukan Group dari Items pada
BILL Pasien.
d. Tentukan UOM jika item tersebut adalah Obat/Medical Supply atau
barang dagang lainya dan Tentukan Volume tiap Unit dari
Satuan/Measurementnya.
 e. Tentukan setting dari item tersebut
f. Tentukan Harga.

Item Properties :
a. Stock this items : Item stock yang dilakukan kalkulasi keluar
masuknya pada warehouse.
b. Sell Items : Item jual yang akan tampil pada modul penjualan seperti
Prescription atau procedure.
c. Composition : Jika item tersebut adalah item komposisi dan
segera tentukan komposisi serta inggredienya.
d. Buy Item : Item beli yang akan tampil pada modul pembelian
seperti Purchase Order,Bill.
e. Packet : Item paket yang terdiri dari item-item jual yang telah
ditentukan pada halaman Item Packet.
f. Terminated : Centang jika item tersebut tidak akan dibeli atau
dijual kembali.
g. Bed : centang jika item tersebut adalah Bed Rumah sakit yang akan
digunakan oleh pasien.
h. Upgrade Fee : Jenis item sebagai yang nilainya selisih harga
jika ada perbedaan Level antara Bed dengan Jatah Perusahaan.
i. Visite : Centang jika item tersebut adalah Item Procedure Visite
Doctor. untuk keperluan perhitungan Jasa Perawatan
Ruangan/Service Charge.
j. Bedah : Centang Jika item tersebut adalah item procedure
Bedah, untuk keperluan perhitungan Jasa Perawatan OK/Service
Charge.

2. Items And Komposisi.

Halaman untuk menentukan composisi item serta Inggredientnya, jika item
tersebut adalah item komposisi

3. Items And Packets

Halaman untuk menentukan Paket dari item, jika item tersebut adalah paket.
Setting Paket berguna untuk menentukan Limit Serta detail Item yang ada
didalam paket.
 Item paket Sangat berguna jika terjadi Order Paket di dalam transaksi
Rawatan, Kesalahan setting Item paket dapat menyebabkan Kesalahan
penerapan Price pada Transaksi.

Item Paket

qty > Limit Qty < Limit

Selebihnya
Qty Limit
Akan mengikuti Harga Item =0
Price=0
Harga Normal

4. Items And Vendor Discount

Halaman untuk menentukan Discount, jika melakukan transaksi pembelian
terhadap vendor yang telah ditentukan.

M. PURCHASING
Purchasing merupakan modul yang dinukan user untuk melakukan
transaksi pembelian barang dagang maupun supplies kepada vendor,
purchasing sangat berkaitan erat dengan Inventory dan A/P Payment (Modul
Utang). Purchasing terbagi menjadi beberapa modul antara lain adalah sebabgi
berikut :

1. PURCHASE ORDERS

1 2
4

3
 5

Step :
a. Klik Tombol Plus (+).
b. Pilih Tipe PO Suplies = Perbekalan NonSupplies = Farmasi.
c. Tentukan Vendor Tujuan PO.
d. Ketikkan Nama Item Yang akan di order serta tentukan Qty dan Harga,
ulangi lankah ini jika Item yg disorder lebih dari Satu.
e. Klik POST untuk menyimpan Data.
f. Klik Tombol Print Untuk Mencetak PO.

Note :
PO hanya sebagai Recana pembelian, jadi belum ada hubungan dengan
Stock dan hutang, Jika PO Sudah Expired Atau Full Receive Maka Program
Akan menutup PO tersebut.
2. RECEIVE ITEMS
Receive Item sangat berkaitan erat dengan Purchase Order (PO), karena
tanpa PO receive item tidak aka ada, Receive item hanya sebagai tanda
terima antara Bag. Gudang dengan Pengantar Barang, Secara system
Receive item Belum menambah STOCK dan HUTANG.

1 2

5
Step :
a. Klik Tombol Plus (+).
b. Tentukan Vendor yang mengirim barang berdasarkan Po yang di
kirim
c. Klik Tombol “Select PO”  Anda akan ditampilkan Jendela “PO List”
Pilih No. Po dan Klik OK.
 d. Setelah Di Klik Tombol OK, Maka system akan menamilkan detail Item
yang ada didalam PO tersebut dan Sesuaikan dengan Jumlah Fisik
barang yang diterima.
e. Klik Tombol Post Untuk menyimpan data receive serta klik tombol
Print Untuk mencetak (Jika Diperlukan).
f. Klik Tombol “Receive To Bill” untuk menjadikan Receive tersebut
menjadi Bill.
Note :
Receive To Bill = Purchase Invoice , yang mana penjelasan –nya akan
dibahas pada lembar berikutnya.

3. PURCHASE INVOICE
Purchase Invoice adalah modul yang digunakan user untuk melakukan
transaksi pembelian barang dagang oleh user, Purchase Invoice berkaitan
langsung dengan STOCK dan HUTANG Perusahaan.

1
2
3

5 4

Step :
a. Klik Tombol Plus (+).
b. Tentukan Vendor yang mengirim barang berdasarkan Po yang di
kirim
c. Tentukan perjanjian pelunasan pembayaran bill.
d. Setelah menentukan Term Pembayaran, Periksalah kembali detail
transaksi Bill, serta sesuaikan Discount dan Tax Jika ada.
e. Klik Tombol Post Untuk menyimpan data receive serta klik tombol
Print Untuk mencetak (Jika Diperlukan).
 f. Klik Tombol “Print” untuk mencetak Faktur Pembelian.

Note :
Tombol POST selain menyimpan data juga akan menambah stock dan
menambah Hutang erusahaan terhadap Vemdor,

4. PURCHASE RETURN
Purchase Return adalah modul yang digunakan user untuk melakukan
transaksi pengembalian barang dagang oleh user kepada Vendor sesuai
dengan perjanjian kedua belah pihak , Purchase Return berkaitan langsung
dengan STOCK dan HUTANG Perusahaan.

1 2

3
4

Step :
a. Klil tombol (+)Tentukan Vendor tujuan pengembalian barang.
b. Entry data item yang akan di retur dan, Periksalah kembali detail
transaksi Retur, serta sesuaikan Discount dan Tax Jika ada.
c. Klik Tombol Post Untuk menyimpan data receive serta klik tombol
Print Untuk mencetak (Jika Diperlukan).
d. Klik Tombol “Print” untuk mencetak Faktur Retur.

Note :
Tombol POST selain menyimpan data juga akan mengurangi stock
terhadap gudang yang dipilih serta mengurangi Hutang perusahaan
terhadap Vemdor.
 Alur Proses Transaksi Purchasing.

Stock
Receive Purchase
Purc, Order
items Bill/Return
Hutang

N. CASEBOOK
Casebook atau status elektronik pasien, merupakan modul untuk mengentry
data-data Rawatan pasien selama dimasa perawatan. Casebook berisikan data
diagnosa, Procedures, Prescription serta informasi lain. Casebook dibagi
menjadi beberapa bagian antara lain adalah sebagai berikut :

1. ADMISSION /QUEUES
Modul untuk melihat data pasien yang sedang dirawat.

1 2 3 4 5 6

Keterangan :
a. Tombol untuk registrasi pasien.
b. Tombol untuk membuka Status Elktronik Pasien (Casebook).
c. Tombol untuk menutup Transaksi Rawat Inap/Jalan Dan Menyatakan
Pasien Siap untuk Membayar Biaya Rawatan di kasir.
d. Tombol untuk memindahkan pasien ke bed-lain.
e. Tombol untuk mencetak document administrasi pasien ex: Kartu, atien
Label, dll.
f. Tombol untuk me-refresh data.

Cara mendaftarkan pasien Rawatan Inap/Jalan :

 1

2
3
4

Point-Point yang harus diperhatikan :

a. Nama Dan No.Rekam Medis Pasien.
b. Dokter yang Penanggung Jawab/Merawat pasien.
c. Tujuan penagihan Biaya Rawatan.
d. Quota Yang diberikan Perusahaan/Asuransi Terhadap Pasien.

Jatah

< Bed > Bed

Upgrade Sesuaikan Jatah

Fee dg bed

Pasien Bayar
Selisih

2. DIAGNOSIS
Data diagnosa pasien Rawat Inap/Jalan, E-med Didukung dengan diagnosa
Standart ICD 10.
 2

Keterangan
a. Klik Tombol Plus (+) untuk menambah diagnose baru.
b. Discontinue Diagnosis menyatakan diagnose tersebut Dibatalkan.

New Diagnosis

3
5

4
3

Step :
a. Ketikkan penggalan kata untuk diagnose yang akan dicari diantara
2 Pecent, kemudian klik FIND atau tekan ENTER.
b. Pilih salah satu nama diagnose  klik Add untuk mengentry ke
casebook pasien
c. Tentukan tipe diagnosa yang telah dipilih.
d. Tentukan nama dokter yang mendiagnosa pasien.
 e. Klik Post untuk menyimpan data.

3. PROCEDURES
Modul untuk mengentry data tindakan medis dokter terhadap pasien.

2
1

Keterangan:
a. Tombol untuk mengentry data tindakan medis baru.
b. No.Batch atau nomor Urutan Order dalam satu Casebook.
c. Reprint  Fasilitas untuk mencetak ulang data Tindakan Medis
berdasarkan No. Batch.

New Procedures

1
2
3
4
 Step :
a. Ketikkan penggalan kata Nama tindakan medis yang akan dicari
diantara 2 Pecent, kemudian klik FIND atau tekan ENTER.
b. Pilih salah satu nama Tindakan  klik Add untuk mengentry ke
casebook pasien
c. Tentukan nama dokter yang melakukan tindakan medis terhadap
pasien.
d. Klik Post untuk menyimpan data.

4. PRESCRIPTION DAN PRESCRIPTION ORDERS

Modul untuk mengentry dan mengorder data Terapi Obat Pasien.

1 3

Keterangan:
a. Tombol untuk mengentry data order resep baru.
b. No.Batch atau nomor Urutan Order dalam satu Casebook.
c. Reprint  Fasilitas untuk mencetak ulang data Order Resep
berdasarkan No. Batch.
 New Prescription Orders

1
3
2
4
7
5
6

Step :
a. Ketikkan penggalan kata Nama Obat/Medical Supply yang
akan dicari diantara 2 Pecent, kemudian klik FIND atau tekan
ENTER.
b. Pilih salah satu nama Obat/Medical Supply  klik Add untuk
mengentry ke casebook pasien.
c. Nama Obat yang akan di order.
d. Tentukan Dosis pemakaian.
e. Tentukan Jumlah Order
f. Tentukan nama dokter yang melakukan membuat Resep
terhadap pasien.
g. Klik Post untuk menyimpan data.

Note:
Selain Menyimpan Data Order dan Mencetak SPK, Tombol Post juga akan
mengurangi Stock Farmasi serta menambah Biaya Rawatan Pasien.

Bill Pasien Piutang

Procedures
Komisi Dokter
Case book
Bill Pasien Piutang
Prescription
Orders
Mengurangi
Stock Farmasi
 5. MEASUREMENTS
Modul untuk mengentry data Vital Sign Pasien

2
1 3

5 4

Step :
1. Klik Tombol PLUS untuk mengentry data Vital Sign yang baru.
2. Pilih salah satu tipe Vital Sign.
3. Tentukan Nilai Pemeriksaan.
4. Tentukan nama dokter/Perawat/Bidan yang melakukan
pengukuran terhadap pasien.
5. Klik Post untuk menyimpan data.

6. SUMMARY
Modul untuk mengentry hasil Rawatan Dokter terhadap pasien.
 1
2

3
4

Step :
a. Klik Tombol PLUS untuk mengentry data Summary yang baru.
b. Pilih Nama dokter yang bertanggung jawab atas Summary tersebut
c. Tentukan Jenis Font serta Ketikkan Summary
d. Klik Post untuk menyimpan data.

7. CRONOLOGICAL
Modul Cronological merupakan modul untuk merecord semua pelayan Medis
secara elektronik, Misalnya : Tindakan Dokter, Terapi Obat, Vital Sing dll.

1
 Keterangan :
a. Tombol untuk memfilter data, berdasarkan tanggal.
b. Informasi tanggal transaksi di entry ke system.

8. CASE BILL
Casebill merupakan modul untuk menampilkan seluruh transaksi yang di
entry ke system, dalam modul ini juga terdapat modul untuk melakukan
pembayaran tagihan/biaya rawatan pasien.

3
1
2 4

Keterangan :
a. Informasi Kamar dan Bed dimana Pasien dirawat.
b. Informasi Quota Perusahaan, terhadap pasien.
c. Jika nam
d. Perusahaan, berarti Pasien adalah pasien Perusahaan/Asuransi.
e. Informasi Total Biaya penagihan.
f. Rincian biaya penagihan.

Fungsi Tombol :
a. Issued Menutup casebook secara permanent dan menyatakan
case sudah tidak aktif lagi.
b. Set Price Fasilitas untuk mengubah harga, Setprice biaya hanya
berlaku naik.
c. Set Discount Fasilitas untuk men-discount transaksi, Set Discount
Dibagi menjadi beberapa bagian, antara lain adalah sbb :
1) Discount Bill : Discount Transaksi secara keseluruhan.
2) Discount Item : Discount berdasarkan item yg diilih.
3) Discount Group : Discount Berdasarkan Group.
 d. Service Fasilitas untuk menghitung ulang Service Charge/Jasa
Perawatan.
e. Bed Fee Fasilitas untuk mengkalkulasi Kamar, Digunakan Jika
Case pasien masih pada posisi Addmission.
f. Change Bill To Fasilitas untuk mengganti Status Pasien, Misal
Pasien Umum Menjadi Pasien Perusahaan/Asuransi atau
sebaliknya.
Note :
Perubahan Bill To dapat menyebabkan Perubahan Harga jual, hal
ini disebabkan karena, Pasien perusahaan akan mengikuti Harga
Kontrak sedangkan Pasien Umum mengikuti harga Umum.
g. Add Item Fasilitas untuk Mengorder Item secara langsung,
Fasilitas ini sama dengan Procedure dan Prescrition Order, tetapi
Fasilitas ini hanya boleh dilakukan untuk pengentrian yang
emergency saja.
h. Edit Item Fasilitas untuk mengedit transaksi yang sudah di entry,
Fasilitas ini hanya boleh mengganti Misalnya pada kesalahan Entry
Nama Dokter.
i. Refresh Fasilitas untuk merefresh data detail Transaksi.

O. CASE PAYMENTS
Modul untuk melakukan transaksi pembayaran Biaya Rawatan Pasien.

1 4

3
5 6
 Step :
a. Sebelum Masul ke modul ini Anda harus Menekan Tombol Edit ,
kemudian Perhatika Nama Pada Baris Paybay
b. Entry Nominal Bayar
c. Tekan Tombol Pay Untuk membayarkan Nominal yang telah diketik.
d. Informasi Data Pembayaran
e. Klik POST untuk menyimpan data
f. Cetak Kwitansi Pembayaran.

P. INVENTORIES
Inventories merupakan modul yang berkaitan dengan perhitungan stock
berdasarkan warehouse yang ada, E-Med didukung dengan system multi
warehouse yang berguna untuk memudahkan user dalam management
warehouse,. Modul warehouse dibagi menjadi beberaa bagian besar , antara lain
adalah sebagai berikut

1. ADJUSTMENTS
Adjusment adalamh modul untuk menyesuaikan data Stock Fisik dengan
data computer jika terjadi Selisih pasca Stock Opname.
Lokasi Menu :Transaction  Inventory  Adjustment

4
2
5

Step :
a. Klik tombol PLUS untuk memulai data baru.
b. Ketikkan nama Item yang akan di Adjust.
 c. Centang CUT Jika Tipe Adjustment Adalah CUT Kemudian
tentukan Qty Fisik yang didapat dari Stock Opname.
d. Jangan di centang Jika Tipe Adjustment adalah PLUS atau
Minus Kemudian tentukan Qty Fisik yang didapat dari Stock
Opname.
e. Klik tombol POST untuk menyiman data Adjustment.

2. MUTATION
Modul untuk mengentry perpindahan Stock dari satu Gudang Kegudang
lainya, Mutasi akan memotong Stock Gudang Asal dan Menambah Stock
Gudang Tujuan.
Lokasi Menu : Transaction  Mutasi

2 3 4 5
5

Step :
a. Klik tombol PLUS untuk memulai data baru.
b. Ketikkan nama Item yang akan di Mutasi
c. Kemudian tentukan Qty Fisik yang didapat dari Stock Opname.
d. Tentukan Gudang asal item yang akan di mutasi.
e. Tentukan Gudang Tujuan Mutasi.
f. Klik tombol POST untuk menyiman data Adjustment.

3. CHECK INVENTORY
Modul untuk menampilkan histori pemotongan dan penambahan Stock untuk
1 item yang di pilih, berdasarkan Periode yang sudah ditentukan oleh User.
Lokasi Modul : Transaction  Inventory  Check Inventory

5 3

1
2 4

Step :
a. Klik Tombol Search  Ketikkan Nama Item yang akan di cari 
lalu Pilih.
b. Tentukan Periode Transaksi.
c. Tekan tombol RUN.
d. Detail Transaksi sesuai dengan periode yang telah dipilih.
1) CANC : Pembatalan Pembelian Barang dari Vendor
(Stock Minus).
2) BILL : Pembelian Barang dari vendor (Stock Plus)
3) SALES : Penjualan barang (Stock Minus)
4) RETU : Retur Pembelian(Stock Minus)
5) CUT : Adjusment CUT
6) ADJ : Adjusment PLUS atau MINUS (Stock Plus atau
Minus)
e. Informasi Stock saat ini.
f. Recalculate Berguna untuk menghitung ulang stock mulai dari
posisi yang dipilih sampai tanggal terakhir transaksi, tombol ini
digunakan jika ada perhitungan computer yang salah saja.
Q. A/P PAYMENTS
A/P Payments merupakan modul untuk melakukan pembayaran hutang
perusahaan terhadap Vendor. Modul ini didukung oleh beberapa report yang
berkaitan dengaan-nya antara lain adalah :
Rep. A/P By Due Date dan Rep. A/P By Vendor.
Lokasi Menu : Transaction  A/P ayments

4
1
5
2

6 3

Step :
a. Klik tombol PLUS untuk memulai data baru.
b. Pilih Nama vendor sebagai tujuan Pembayaran Tagihan.
c. Kemudian tentukan No. Bill yang akan dibayar serta tentukan
Nominal Pembayaran
d. Tentukan Jenis Pembayaran CASH atau Memo Payment
(Rencana Pembayaran)
e. Jika Memo Payment Maka Tanggal Pembayaran Harus
Ditentukan.
f. Klik tombol POST untuk menyiman data Adjustment.
g. Cetak Memo Payment
 Perbedaan Memo Payment/Rencana Payment dengan Cash payment:

Centang Memo
Payment
Memo Payments
Payment Bill Pada
Tanggal yg Ditentukan
A/P Payments

Paymet Bill Pada saat Di

Cash Payments
POST

R. CUSTOMER AND CONTRACTS

Contract merupakan modul untuk mengentry data kesepakatan bersama antara
Customer/Asuransi dengan Pihak Rumah Sakit, Data item kontrak merupakan
data-data yang menjadi landasan System dalam menentukan harga pada saat
Transaksi terjadi.
Lokasi Menu : Transaction  Contracts

6
1

2
3
4

7
 Step :
a. Klik tombol Plus untuk mengentry Kontrak Baru.
b. Entry No. Kontrak.
c. Pilih Nama Customer.
d. Tentukan Periode Kontrack
e. Entry Detail Item Kontrak beserta harga yang telah disepakati.
f. Terminated = Kontrak berakhir
g. Klik Tombol POST untuk menyimpan data.

Note :
Daftar Item dan harga sangat krusial karena Transaksi akan selalu
mereferensi kontrak setiap saat, oleh karena itu sebaiknya proses
pengentrian harus di tetap diawasi dan dievaluasi.

S. APOTIK / FARMASI POS

Apotik/Farmasi POS merupakan modul untuk melakukan Transaksi Point Of
Sales atau penjualan langsung Kepada Customer.
Lokasi Menu : Transaction  Apotik POS/Farmasi POS

1
3

Step :
a. Klik tombol plus untuk order baru.
b. Ketikkan nama item yang akan di order.
c. Tentukan qty Order.
d. Perhatikan Ammount Due, serta berikan informasi jumlah
tagihan kepada Customer  Lakukan pembayaran (Lihat
CaseBillPayments).
 Apotik POS dan Farmasi POS merupakan modul yang sama, tetapi dalam
terapanya ada sedikit perbedaan, antara lain adalah sebagai berikut :
a. Apotik POS : Wajib dibayar langsung oleh Customer kepada Staff
penjualan APOTIK.
b. Farmasi POS : Wajib dibayar di Kasir Rumah Sakit dan proses
pengambilan Item harus menunjukkan Kwitansi Pelunasan .

Payment Di Kasir

Apotik POS Order Items

Farmasi Ambil
Bukti Pembayaran
Obat/Serah terima
POS
kepelanggan

T. PRESCRIPTION RETURN
Modul yang berfungsi untuk mengembalikan obat dari penjualan kepada pasien.

1
4
2
3

Step :
a. Pilih Nama pasien yang akan di retur obatnya.
b. PIlih Nama obat yang akan di retur.
c. Klik Tombol RETURN  Tentukan QTY Retur.
d. Informasi Item yang akan diretur.
e. Klip tombol POST untuk menyimpan data.
 Note :
Proses Retur akan mengurangi Jumlah biaya tagihan Pasien serta
menambah Stock Farmasi.

Menambah Stock
Farmasi
Jika Obat layak Retur Obat
Perawat Antar Farmasi Cek Obat Mengurangi Bill
Obat ke Farmasi Yg akan diretur Pasien
Jika Obat tidak
Tidak diretur
layak
 BAB III
TATA LAKSANA

a. TATA HUBUNGAN KERJA

a. Tata Hubungan Kerja Internal
Pengaturan hubungan kerja yang menyangkut unit-unit kerja di dalam
suatu organisasi merupakan tata hubungan kerja internal. Berdasarkan
pengertian tersebut tata hubungan kerja perlu dibuat untuk unit-unit kerja
yang cenderung tumpang tindih atau memang memerlukan kerjasama yang
harus diatur dengan tata hubungan kerja. tata hubungan kerja perlu dibuat
terutama untuk tugas-tugas yang bersifat strategis yang memerlukan
kejelasan peran, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing unit
kerja.
Langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penyusunan tata
hubungan kerja internal adalah :
1. Mengidentifikasi tugas-tugas yang cenderung tumpang tindih atau
benar-benar memerlukan pengaturan kerja sama.
a. Menetapkan unit kerja yang menjadi pelaku utama dari setiap tugas.
b. Menetapkan peran unit-unit terkait dalam pelaksanaan setiap tugas.
c. Menetapkan urutan kegiatan yang harus dilakukan untuk
melaksanakan/menyelesaikan setiap tugas, sesuai dengan peran
masing-masing unit.

b. Tata Hubungan Kerja Eksternal

Tata hubungan kerja eksternal adalah pengaturan hubungan kerja
antara unit-unit kerja dalam suatu organisasi dengan unit kerja di luar
organisasi tersebut. Hubungan kerja dengan unit organisasi lain tersebut
dapat berupa kerjasama lintas program ataupun lintas sektor.
Adapun bentuk hubungan dengan unit-unit kerja di luar organisasi
dapat berbentuk:
a. Hubungan teknis fungsional yaitu hubungan yang serasi, selaras dan
seimbang antara dua atau lebih unit organisasi yang secara teknis
mempunyai fungsi yang sama.
 b. Hubungan koordinatif yaitu hubungan dalam rangka penyatuan upaya
dan daya dengan unit kerja lain untuk mencapai tujuan bersama.

b. PELAPORAN (HARIAN, BULANAN, TAHUNAN)

Laporan merupakan suatu bentuk penyampaian berita, keterangan,
pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun
secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan
wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara
mereka. Pelaporan yang ada di unit SIM-RS RS Tk IV 01.07.02 Binjai, yakni
pelaporan bulanan. Pelaporan bulanan ini berupa laporan BOR Rumah Sakit.
Laporan BOR merupakan laporan yang berisi pencapaian jumlah pasien
perbulan. Laporan ini memperlihatkan jumlah persentase pencapaian jumlah
pasien tiap bulannya.
 BAB IV
STANDAR KETENAGAAN

A. KUALIFIKASI SDM
1. Pendidikan : Diploma III / Sarjana Komputer
2. Mampu mengoperasikan SIM RS baik Front end maupun back end
3. Dutamakan menguasai jaringan komputer
4. Menguasai database MySQL-SQL Server
5. Familiar/terbiasa dengan bahasa pemrograman HTML/PHP/Visual Basiq/Java

B. DISTRIBUSI KETENAGAAN
Distribusi ketenagaan mengenai jumlah staf di unit SIM-RS menujukkan
bahwa jumlah staf yang ada di unit SIM-RS sudah cukup dalam menunjang
proses pengelolaan SIM-RS Tk IV 01.07.02 Binjai dan tugas-tugas yang
dilakukan oleh petugas SIM-RS Tk IV 01.07.02 Binjai.

C. JADWAL KERJA/SHIFT
Shift pagi : 07.00 – 14.00
Shift siang : 14.00 – 20.00
Shift Malam : 20.00 – 07.00
 BAB V
STANDAR FASILITAS

A. STANDAR RUANGAN DAN DENAH

Ruangan operator
Ruangan operator adalah ruang khusus bagi pegawai SIM RS untuk
memonitoring berjalannya aplikasi My Hospital di seluruh area Rumah Sakit
yang menggunakannya. Melalui ruangan ini, pegawai SIM RS selain
memonitoring, juga melakukan maintenance, perbaikan data, dan seluruh tugas
pokok dan fungsi yang telah diuraikan sebelumnya.
Karena di ruangan ini terdapat data-data penting dan rahasia bagi Rumah
Sakit, maka letaknya seharusnya tidak berdekatan dengan area publik yang bias
diakses dengan mudah oleh siapa saja, bahkan bagi yang tidak berkepentingan.
Biasanya ruangan SIM RS berdekatan dengan ruang direksi ataupun tempat-
tempat yang tidak terlalu strategis lainnya.
Lebih detil tentang standard ruangan untuk SIM RS, karena ruangan ini
harus terus berada dalam pengawasan selama 24 jam, itu berarti seharusnya
pegawai SIM RS bertugas 24 jam penuh dalam sistem shift. Dengan keadaan
seperti ini, ruangan SIM RS harus memiliki kenyamanan dan fasilitas yang
memadai.

Server
Ruang server tentu saja menyimpan komputer server yang menyimpan
seluruh data milik rumah sakit. Ruangan ini sebaiknya berdekatan dengan ruang
SIM RS agar lebih mudah dimonitoring dan dijangkau bila terjadi masalah.
Selain itu, di dalam ruangan server perangkat elektronik yang ada harus tetap
menyala 24 jam. Karena itu untuk mencegah kerusakan perangkat akibat suhu
yang panas, ruangan harus tertutup dan dingin.
B. STANDAR SARANA DAN PRASARANA
Standar sarana dan prasarana SIM RS adalah memiliki komponen-komponen
berikut ini:

a. Komponen input dan output

Komponen input adalah media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan ke dalam sistem, seperti seperangkat komputer, printer, dan
scanner.
b. Komponen teknologi
Teknologi merupakan aplikasi yang digunakan dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menyimpan dan mengakses
data, menghasilkan dan mengirimkan output, dan membantu pengendalian
dari sistem secara keseluruhan.
c. Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan
dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di peranagkat keras
komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan
informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan
sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi
basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas
penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan
perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management
System).
d. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,
temperatur, air, debu, kecurangankecurangan, kegagalankegagalan sistem
itu sendiri, ketidak-efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa
pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-
hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
kesalahankesalahan dapat langsung cepat diatasi.
 BAB VI
PENUTUP

Pedoman pengorganisasian unit kerja SIM-RS Rumah Sakit Tk IV 01.07.02 Binjai

diharapkan dapat memberikan kejelasan peran, fungsi dan kewenangan unit kerja
SIM-RS sehingga dapat meningkatkan kinerja dari unit ini.
Pedoman ini bukanlah sesuatu yang permanen, akan tetapi akan berubah mengikuti
perubahan peraturan yang berlaku, struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi,
kebijakan pimpinan serta kondisi dan situasi lingkungan . Untuk itu pedoman ini
harus dievaluasi secara berkala.
Diharapkan pedoman ini dapat dijadikan sebagai acuan bagi unit terkait dalam
melaksanakan tugas pokok dan fungsi khususnya dalam penyusunan rencana
kebijakan dan program di lingkungan Rumah Sakit Tk IV 01.07.02 Binjai.

Ditetapkan di : Binjai
Pada Tanggal : 02 Oktober 2019

Kepala Rumah Sakit Tk IV 01.07.02

.
I Gede Wardhana Tohjiwa, Sp.PK
Mayor Ckm NRP 11030000120570