PERATURAN DIREKTUR

RUMAH SAKIT AIRAN RAYA

NOMOR : 088/PER/DIR/RSAR/V/2022
TENTANG
PEDOMAN PENGORGANISASIAN UNIT REKAM MEDIS
DI RUMAH SAKIT AIRAN RAYA

DIREKTUR RUMAH SAKIT AIRAN RAYA

Menimbang : a. bahwa dalam rangka penyelenggaraan perumah sakitan yang

profesional dan bermutu, perlu didukung oleh sistem rekam
medis yang baik dan benar dalam pencatatan dan
dokumentasi dari proses pelayanan kepada pasien ;
b. bahwa untuk terselenggaranya pencatatan dan dokumentasi
dari proses pelayanan kepada pasien perlu pelayanan rekam
medis dalam bentuk sistem rekam medis yang dilaksanakan
sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku ;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaiman dimaksud
dalam huruf a dan b, perlu menetapkan Peraturan Direktur
RS Airan Raya tentang Pedoman Pengorganisasian Unit
Rekam Medis di RS Airan Raya
Mengingat : 1. Undang-Undang RI No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit;
2. Undang-Undang RI No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan;
3. Undang – Undang RI No.11 tahun 2008 tentang Informasi
dan Transaksi Elektronik.
4. Undang – Undang RI No. 29 tahun 2004 tentang Praktik
Kedokteran
5. Peraturan Menteri Kesehatan RI No 4 tahun 2018 tentang
Kewajiban Rumah Sakit dan Kewajiban Pasien;
6. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 11 tahun 2017 tentang
Keselamatan Pasien
8. Peraturan Menteri Kesehatan RI No 82/MENKES/PER/XII/
2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit;
9. KMK Republik Indonesia Nomor 55/MENKES/SK/XI/2013
tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis;
10.Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 36
 tahun 2012 tentang Rahasia Kedokteran
11.Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1171/MENKES/PER/VI/2011 tentang Sistem Informasi
Rumah Sakit
12.Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis
13.Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
290/MENKES/PER/III/2008 tentang Persetujuan Tindakan
Kedokteran
14.Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 10 tahun
1996 tentang Wajib Simpan Rahasia Kedokteran.
15.Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 tahun
1979 tentang Penyusutan Arsip
16.Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
377/MENKES/SK/III/2007 tentang Standar Profesi Perekam
Medis;
17.Buku Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di
Indonesia, Ditjen Pelayanan Medik Depkes RI, Jakarta tahun
1997;
18. Buku Petunjuk Pengisian Pengolahan dan Penyajian Data RS
Ditjen Bina Yanmedik Departemen Kesehatan RI tahun 2005;

MEMUTUSKAN
Menetapkan : PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT AIRAN
RAYA TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN
UNIT REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT AIRAN
RAYA
Kesatu : Pedoman Pengorganisasian unit Rekam Medis pada diktum
kesatu sebagai acuan bagi rumah sakit dalam pengelolaan
sistem rekam medis yang baik dan benar, sebagaimana
tercantum dalam lampiran peraturan ini
Kedua : Pedoman Pengorganisasian unit Rekam Medis bertujuan
untuk ketertiban administrasi dan keseragaman dalam
pelayanan rekam medis di rumah sakit, dengan pencatatan
dan dokumentasi dari proses pelayanan kepada rumah sakit
Ketiga : Manajemen Rekam Medis merupakan proses kegiatan yang
dimulai sejak saat pasien diterima rumah sakit, dilakukan
 pencatatan data medis, keperawatan, Kasie Pelayanan Pasien
(MPP) serta PPA lainnya, selama pasien dalam asuhan, guna
memenuhi kebutuhan pasien dengan mengutamakan mutu dan
keselamatan pasien dari aspek dan kegunaan rekam medis.
Keempat : Kegiatan dilanjutkan dengan penanganan rekam medis
yang meliputi penyimpanan dan penggunaan untuk
kepentingan pasien atau keperluan lainnya. Pencatatan dan
dokumentasi dari proses pelayanan kepada pasien dilakukan
pada Berkas Rekam Medis (BRM) sebagai berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang
telah diberikan kepada pasien
Kelima Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan, jika
sewaktu-waktu ada kesalahan/ kekeliruan akan dilakukan
perubahan

DITETAPKAN DI : WAY HUWI

PADA TANGGAL: 06 MEI 2022
DIREKTUR RS. AIRAN RAYA,

Dr. ZUCHRADY, MM., PIA

NIP : 002.04.19
 Lampiran : Peraturan Direktur RS Airan Raya
Nomor : 140/PER/DIR/RSAR/V/2022
Tanggal : 06 Mei 2022
Perihal : Pedoman Pengorganisasian Unit
Rekam Medis

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam rangka menghadapi era globalisasi yang akan memasuki semua bidang
termasuk bidang kesehatan dan termasuk didalamnya adalah rumah sakit, maka
setiap rumah sakit harus mempersiapkan diri agar tetap dapat bersaing dengan
rumah sakit lainnya. Modal utama untuk dapat memenangkan persaingan itu,
terletak pada mutu pelayanan rumah sakit, dan yang termasuk bagian penting dari
mutu pelayanan rumah sakit adalah mutu pelayanan di Instalasi Rekam Medis.
Instalasi Rekam Medis mempunyai peran yang tidak kalah penting di sebuah
rumah sakit bila dibandingkan dengan unit lain baik medis maupun non medis.
Rekam medis mempunyai fungsi yang penting dalam program kerja rumah sakit
karena informasi dan data-data yang didapat, dikumpulkan dan diolah di Instalasi
rekam medis merupakan salah satu saran penting untuk membantu pimpinan
rumah sakit dalam menetapkan kebijakan dan pengambilan keputusan baik dalam
tahap perencanaan, pelaksanaan, pengelolaan maupun tahap evaluasi.
Untuk itu, setiap rumah sakit harus menyelenggarakan rekam medis untuk
mengelola data rekam medis, hal ini sesuai dengan Surat Keputusan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia No. 269/III/PER/2008 tentang rekam medis.
1. Setiap rumah sakit harus menyelenggarakan medical recording, reporting dan
hospital statistic.
2. Guna menunjang terselenggaranya rencana induk yang baik maka rumah sakit
diwajibkan untuk:
a. Mengadakan pengelolaan data statistik
b. Membina petugas rekam medis yang berdasarkan kebijakan dan prosedur
tetap yang telah ditetapkan.
Untuk itu demi mencapai tujuan penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit
Airan Raya, maka disusunlah Pedoman pengorganisasian unit Rekam Medis
Tahun 2022 ini.
B. Tujuan Umum dan Khusus
1. Tujuan Umum
Meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit dengan pelayanan rekam medis
yang cepat tepat dan akurat.
2. Tujuan Khusus
a. Meningkatkan mutu pelayanan dengan pelayanan rekam medis yang lebih
baik
b. Meningkatkan fungsi rekam medis dalam hal penyediaan dan penyajian
data dan informasi rumah sakit
c. Meningkatkan kegiatan evaluasi terhadap penyelenggaraan rekam medis
sesuai sistem yang standar
d. Meningkatnya sarana prasarana unit rekam medis di RS Airan Raya
e. Meningkatkan ketrampilan petugas rekam medis secara secara
berkesinambungan
f. Merumuskan dan menetapkan kebijakan, program rencana kerja dan
kegiatan unit rekam medis di RS Airan Raya.
 BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

Rumah Sakit Airan Raya merupakan salah satu rumah sakit swasta di wilayah
Kabupaten Lampung Selatan yang pembangunannya dimulai tahun 2015 dan
diresmikan tanggal 8 Agustus 2018. Rumah Sakit Airan Raya berdiri pada tanah seluas
29.465 m2 dengan luas bangunan ± 19.492,25 m2. Rumah Sakit Airan Raya
mempunyai kapasitas awal tempat tidur sebanyak 92 tempat tidur.
Ditengah ketatnya kompetitif diantara Rumah Sakit, dimana saat ini terdapat 1 Rumah
Sakit Swasta di Lampung Selatan, 2 Rumah Sakit Pemerintah dan beberapa Puskesmas
serta Balai Pengobatan dan Rumah Bersalin, maka RS. Airan Raya dituntut untuk
bekerja lebih profesional dengan meningkatkan kualitas pelayanan.
Untuk lebih meningkatkan profesionalisme dalam pelayanan dan dalam mengantisipasi
era globalisasi serta merespon kebijakan pemerintah termasuk pelayanan Jaminan
Kesehatan Nasional (JKN) yang diselenggarakan oleh BPJS Kesehatan, maka
pengelolaan Rumah Sakit diserahkan kepada Pimpinan Rumah Sakit Airan Raya yang
dalam hal ini kegiatannya dijalankan oleh seorang Direktur Rumah Sakit. Dalam
pengelolaan Rumah Sakit Airan Raya diawasi dan dibimbing oleh seorang Direktur PT.
Airan Raya Medika dan Dewan Komisaris PT. Airan Raya Medika serta Dinas Pemeri
ntah yang terkait.
Wujud upaya peningkatan kualitas pelayanan yang telah dilakukan diantaranya
menjalin kerjasama dengan pihak BPJS Kesehatan pada Bulan Oktober 2018, selain itu
RS. Airan Raya pada bulan Desember 2018 telah terakreditasi KARS SNAR-1 dengan
Predikat Lulus Tingkat Perdana. Seiring dengan meningkat nya jumlah BOR RS. Airan
Raya, terutama kelas 1,2,dan 3 maka pada bulan Maret 2021, RS. Airan Raya
meningkatkan kapsitas jumlah TT menjadi 119 TT.
Adapun layanan yang tersedia saat ini antara lain :
1. Rawat Jalan (Poliklinik)
a. Spesialis Penyakit Dalam
b. Spesialis Bedah
c. Spesialis Orthopedi
d. Spesialis Urologi
e. Spesialis Kebidanan dan Kandungan
f. Spesialis Telinga Hidung Tenggorok (THT)
g. Spesialis Mata
h. Spesialis Kulit Kelamin
i. Spesialis Saraf
 j. Spesialis Jantung
k. Spesialis Anak
l. Poliklinik Gigi
m. Poliklinik Umum
n. Fisioterapi
2. Pelayanan Rawat Inap
a. Ruang (VIP)
b. Ruang (Kelas 1)
c. Ruang (Kelas 2)
d. Ruang (Kelas 3)
e. Ruang isolasi airborne
f. Ruang bersalin / VK
g. Perinatologi
3. Pelayanan Gawat Darurat 24 jam
4. Ruangan Intensive Care Unit
5. Kamar Operasi
6. Laboratorium 24 jam
7. Unit Radiologi
a. Foto Rontgen
b. USG
c. Elektrocardiografi
8. Pelayanan ambulance dan Pemulasaran Jenazah
 BAB III
VISI, MISI, MOTTO DAN TUJUAN RUMAH SAKIT

A. Visi
Visi RS Airan Raya adalah “ Menjadi Rumah Sakit terdepan dalam memberikan
pelayanan kesehatan yang bermutu di Lampung “
B. Misi
Misi RS Airan Raya adalah :
1. Melaksanakan seluruh pelayanan kesehatan yang diberikan sesuai dengan
standar mutu pelayanan.
2. Membangun pelayanan kesehatan dengan sistem informasi manajemen yang
terintegrasi.
3. Menciptakan budaya kerja Rumah Sakit mengutamakan mutu dan keselamatan
pasien.
4. Membangun sumberdaya melalui pendidikan dan pelatihan yang
berkesinambungan.
C. Motto Rumah Sakit
Motto RS Airan Raya adalah “ S I G E R “
S : Service, berarti memberikan pelayanan terbaik sesuai Standar Operasional
Prosedur.
I : Integritas, bermakna konsistensi perilaku kerja yang mengutamakan nilai
kejujuran dan etika dalam bekerja.
G : Gesit, bermakna kecakapan dalam menghadapi perubahan dalam
lingkungan pekerjaan.
E : Empati, berarti kecakapan dalam memahami kondisi dan posisi pasien.
R : Ramah, berarti sikap yang menimbulkan rasa aman dan nyaman bagi
pasien.

D. Tujuan
a. Tujuan Umum :
Menjadi institusi pelayanan kesehatan yang bermutu bagi semua lapisan
masyarakat terutama di Kawasan Lampung Selatan dan Bandar Lampung
dengan mengedepankan nilai-nilai social yang terdapat di masyarakat serta
berlandaskan kepada aturan perumahsakitan yang berlaku.
b. Tujuan Khusus :
1) Membantu program pemerintah dalam memberikan pelayanan maksimal
dan terpadu kepada masyarakat khususnya di Lampung Selatan dan
 Bandar Lampung, dengan kecepatan dan ketepatan penanganan, serta
cakap dan tanggap.
2) Menciptakan pelayanan Kesehatan dimana pasien sebagai pusat pelayanan
dengan tetap mengutamakan etika dan rasa empati, menjunjung tinggi
nilai kemanusiaan.
3) Menghasilkan tenaga professional yang mempunyai produktifitas kerja
yang tinggi dan inovatif serta mempunyai rasa kekeluargaan yang tinggi.
 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT

DIREKTUR

KOMITE KOMITE
KOMITE KOMITE
CASEMIX KOMITE PPI FARMASI & REKAM MEDIS
MEDIK MUTU TERAPI
KOMITE
KESEKETARIATA KOMITE KOMITE KOMITE
KEPERAWATA
NAKES LAIN
N N K3RS ETIK

KEPALA BAGIAN UMUM KEPALA BIDANG

& KEUANGAN PELAYANAN MEDIS

KASUBBAG KASIE PELAYANAN KASIE PENUNJANG

KASUBBAG UMUM KEUANGAN KASUBBAG PSDM KASIE KEPERAWATAN
MEDIS MEDIS

KAUR HUMAS & KAUR INSTALASI INSTALASI

KAUR AKUNTING KARU IGD
MARKETING REKRUITMEN & GAWAT DARURAT RADIOLOGI
KESEJAHTERAAN
INSTALASI INSTALASI KARU
KAUR LOGISTIK KAUR KASIR KAUR DIKLAT
RAWAT INAP LABORATORIUM POLIKLINIK

KAUR IT INSTALASI RAWAT INSTALASI KARU RANAP 2

JALAN FISIOTERAPI
KAUR SANITASI
KESLING & INSTALASI OK INSTALASI GIZI KARU RANAP 3
LOUNDRY
KAUR IPSRS INSTALASI ICU INSTALASI KARU VK
REKAM MEDIS

KAUR SECURITY PENDAFTARAN KARU PERINA

KAUR KAMAR KARU ICU

JENAZAH

KAUR DRIVER KARU OK

KARU CSSD
 BAB V
STRUKTUR ORGANISASI REKAM MEDIS

DIREKTUR
dr ZUCHRADY MM, PIA

KABID YANMED

KASI PENUNJANG MEDIK

KA.INSTALASI REKAM
MEDIS

CODING INDEXING ASSEMBLING ASSEMBLING FILLING FILLING ANALITING

REPORTING
MUHAMMAD ANGGIA WIKO PUJO ARUM
AYU PRATIWI FERDI KUNCORO
FADLI, S.E. ORYKA, S.E. WIDYO NARKO
 BAB VI
URAIAN JABATAN

A. KEPALA UNIT REKAM MEDIS

1. Uraian Tugas
a. Merencanakan kebutuhan dan memberdayakan tenaga, sarana, prasarana dan
fasilitas di Instalasi Rekam Medis.
b. Mengatur dan mengawasi kegiatan pelayanan rekam medis meliputi
pendaftaran, retrieval & penyimpanan, pengelolaan BRM & pelaporan di
Instalasi Rekam Medis
c. Melaksanakan kegiatan program rutin, peningkatan mutu dan pengembangan
bidang penunjang medis di Instalasi Rekam Medis
d. Mengawasi pelaksanaan sistem prosedur / SPO, kebijakan dan keputusan
Komite Medik yang diberikan di Instalasi Rekam Medis
e. Mengendalikan upaya pencegahan dan penanganan kejadian yang tidak
diharapkan di Instalasi Rekam Medis
f. Melakukan pemantauan/deteksi dini kejadia potensial bermasalah di Instalasi
Rekam Medis dan berkoordinasi dalam upaya pencegahan dan
penanganannya.
g. Memberi masukan kepada Panitia Rekam Medis tentang standar formulir,
revisi formulir dan petunjuk tehnis pengisian BRM
h. Mengawasi tenaga yang bertugas di Instalasi Rekam Medis dalam
memberikan pelayanan selalu memperhatiakan etika profesi
i. Membuat, melaksanakan program kerja kegiatan rutin, program
pengembangan dan crash program Instalasi Rekam Maedis bila dibutuhkan
j. Mengkoordinasikan kegiatan pelayanan Instalasi Rekam Medis dengan
instalasi/urusan dari bidang/bagian yang terkait hubungan kerja
k. Melakukan analisa, evaluasi dan menyusun laporan kinerja Instalasi Rekam
Medis sebagai bahan masukan kepada Kasi Penunjang Medis.
l. Bekerjasama dengan tim review BRM melaksanakan review sesuai dengan
ketentuan, melaporakan kepada direktur untuk ditindak lanjuti.
2. Wewenang
a. Mengkoordinasikan program dan mengawasi pelaksanaan kegiatan di
Instalasi Rekam Medis
b. Menilai kinerja karyawan di Instalasi Rekam Medis
c. Memberikan masukan / usulan kepada Kasie Penunjang Medis untuk
pengembangan di Instalasi Rekam Medis
 3. Tanggung Jawab
a. Terlaksananya program penunjang medis dalam penyelenggaraan kegiatan
rekam medis serta pemeliharaan mutu pelayanan di Instalasi Rekam Medis
b. Pemberdayaan sumber daya manusia, fasilitas, material dan sistem prosedur
di Instalasi Rekam Medis
4. Persyaratan Jabatan
a. Pendidikan formal : D III Rekam Medis
b. Pendidikan non formal : Diklat Kepala Instalasi
c. Masa kerja : 3 tahun
d. Pengalaman jabatan : Pernah menjabat menjadi PJ di Instalasi
Rekam Medis
e. Persyaratan lain : Telah memenuhi kompetensi

B. PENGELOLAAN BERKAS REKAM MEDIS

1. Uraian Tugas
a. Memeriksa kelengkapan berkas rekam medis
b. Mengawasi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis
c. Mengusulkan daftar berkas rekam medis yang akan dimusnahkan
d. Memeriksa kelengkapan permohonan keterangan diagnosa untuk asuransi
dll.
e. Memonitoring jumlah berkas rekam medis yang keluar dari instalasi rekam
medis.
2. Wewenang
a. Mengindeks penyakit dan operasi sesuai kebutuhan.
b. Meminta pengisian blanko asuransi/keterangan dokter.
c. Melarang petugas lain selain petugas rekam medis masuk ke dalam ruang
penyimpanan berkas.
d. Memantau kelengkapan dan ketetapan pengisian formulir rekam medis
e. Meminta penjelasan tindakan dan diagnosa pada dokter yang menangani
pasien.
3. Tanggung Jawab
a. Bertanggung jawab atas pengambilan berkas rekam medis pasien pulang
rawat inap dari ruang perawatan.
b. Bertanggung jawab terhadap assembling.
c. Bertanggung jawab terhadap koding.
d. Bertanggung jawab atas analisa kuantitatif.
 e. Bertanggung jawab atas laporan jumlah resume yang belum dan yang sudah
diisi oleh dokter yang merawat.
f. Bertanggung jawab data statistik pasien pulang rawat inap
4. Persyaratan Jabatan
a. Pendidikan formal : D III Rekam Medis
b. Pendidikan non formal : Mengikuti diklat internal terkait dengan
SIMRS
c. Masa kerja : Minimal 2 tahun sebagai karyawan
d. Pengalaman jabatan : Pernah mengikuti pelatihan rekam medis

C. PELAKSANA PENGELOLAAN BERKAS REKAM MEDIS

1. Uraian Tugas
a. Menerima berkas rekam medis pasien pulang dan formulir sensus harian
dari ruang perawatan untuk diserahkan ke bagian pengelolaan dan
pelaporan.
b. Mengurus kelengkapan berkas rekam medis kepada dokter/bangsal
perawatan.
c. Memberikan kode diagnosa dan tindakan berdasarkan ICD-X/ICD-9CM
d. Membuat indeks penyakit, dokter dan operasi.
e. Memasukkan data pasien rawat inap yang pulang ke statistik rawat inap
secara komputerisasi.
f. Menyusun berkas rekam medis dalam rak penyimpanan.
g. Melakukan pemisahan berkas rekam medis pasien yang sudah lima tahun
sejak tanggal kunjungan terakhirnya tidak berkunjung (berkas inaktif) ke
ruang penyimpanan inaktif.
h. Melayani peminjaman berkas rekam medis atas persetujuan kepala instalasi
rekam medis.
i. Membantu melakukan analisa kuantitatif dari kelengkapan isi dokumen
rekam medis.
j. Menyusun kembali berkas rekam medis pulang rawat sesuai pedoman
assembling yang berlaku.
k. Memperbaiki rekam medis yang rusak.
l. Memisahkan rekam medis rawat jalan dari map status rawat inap.
m. Menyerahkan rekam medis yang telah diassembling ke bagian koding.
n. Memberi kode penyakit pada diagnosa akhir di berkas rawat inap
o. Memberi kode tindakan pada berkas rawat inap.
p. Memberikan pinjaman berkas rawat inap untuk ruang perawatan/peminjam
 rekam medis.
q. Berkas rekam medis yang dipinjam diberi tracer pada rak penyimpanan dan
dibuatkan bon peminjaman rekam medis.
r. Meneliti berkas rekam medis inaktif dan memindahkan ke rak inaktif.
s. Membuat daftar berkas inaktif.
t. Bertanggung jawab atas kunci ruangan rekam medis dan keamanan
penyimpanan berkas aktif dan inaktif.
2. Wewenang
a. Mengganti sampul berkas yang tidak layak pakai.
b. Mengambil formulir yang tidak terpakai agar dapat dipergunakan lagi.
c. Menjaga kerahasiaan rekam medis.
d. Menyusun lembaran-lembaran rekam medis rawat inap.
e. Memisahkan berkas rekam medis dari aktif ke inaktif.
3. Tanggung Jawab
a. Melaksanakan kegiatan assembling, koding, dan analisa Kuantitatif berkas
rekam medis
b. Menagih berkas rekam medis pasien pulang rawat yang telah lewat dari
1x24 jam dari semua ruang perawatan.
c. Memonitoring kelengkapan isi berkas rekam medis dan melengkapinya.
d. Menyeleksi semua berkas rekam medis pasien pulang rawat yang belum ada
resumenya dan menyiapkan dalam kotak resume belum lengkap untuk
diselesaikan oleh dokter penanggung jawab pasien / dokter yang merawat.
e. Memonitor semua berkas resume yang sudah selesai dan ditandatangani
dokter yang merawat.
4. Persyaratan Jabatan
a. Pendidikan formal : SMA dan sederajat
b. Pendidikan non formal : Komputer, SIMRS
c. Masa kerja : 3 tahun
d. Pengalaman : -
kerja sebelumnya

D. PELAKSANA RETRIEVAL DAN PENYIMPANAN REKAM MEDIS

1. Uraian tugas
a. Mengawasi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis.
b. Mengusulkan daftar berkas rekam medis yang akan dimusnahkan.
c. Meminta penjelasan tindakan dan diagnosa pada dokter yang menangani
pasien.
 d. Memeriksa kelengkapan permohonan diagnosa untuk asuransi dll.
e. Memonitoring jumlah berkas rekam medis yang ke luar dari instalasi rekam
medis.
f. Memeriksa, mengecek, menghitung jumlah berkas rekam medis rawat jalan
yang telah kembali dari poliklinik
g. Memonitoring berkas rekam medis yang belum kembali dari poliklinik dan
ruang perawatan.
h. Menjaga kerahasiaan rekam medis.
i. Mengindeks penyakit dan operasi sesuai kebutuhan.
j. Meminta pengisian blanko asuransi/keterangan dokter.
k. Memisahkan berkas rekam medis dari aktif ke inaktif.
l. Menyimpan berkas rekam medis sesuai dengan nomor rekam medis dan
sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
2. Wewenang
a. Mengkoreksi kesalahan peminjaman, Retrieval dan Penyimpanan berkas
Rekam Medis.
b. Memberi pembinaan dan teguran kepada pelaksana.
c. Memonitoring jumlah berkas rekam medis yang keluar dari instalasi rekam
medis.
d. Melarang petugas selain petugas rekam medis untuk masuk kedalam ruang
penyimpanan berkas rekam medis.
3. Tanggung Jawab
a. Bertanggung jawab terhadap pengambilan, peminjaman dan penyimpanan
berkas rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, maupun pasien IGD
b. Bertanggung jawab terhadap peminjaman berkas rekam medis yang telah
melewati masa peminjaman.
c. Bertanggung jawab terhadap perpanjangan peminjaman berkas rekam
medis.
d. Bertanggung jawab atas kerahasiaan dan keamanan berkas rekam medis.
4. Persyaratan Jabatan
a. Pendidikan formal : SMA dan sederajat
b. Pendidikan non formal : Komputer, SIMRS
c. Masa kerja : 2 tahun
d. Pengalaman kerja : -
sebelumnya

E. CODING INDEXING
1. Uraian Tugas
a. Meneliti dan mengkoreksi diagnosa dan tindakan yang tertulis di berkas
rekam medis dan SEP.
b. Mengisi koding diagnosa penyakit dan tindakan medis berdasarkan ICD X
dan ICD IX pasien rawat inap jamkesda / BPJS.
c. Melakukan koordinasi dengan dokter DPJP terkait dengan diagnosa yang
ditegakkan ataupun yang dianggap bermasalah oleh tim verifikator.
d. Berkoordinasi / berkomunikasi dengan tim verifikator terkait masalah klaim
2. Wewenang
a. Analisis biaya terhadap klaim selisih bayar dan berkoordinasi dengan ruang
perawatan dan verifikator.
b. Meminta arahan dari atasan.
c. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait.
d. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
3. Tanggung Jawab
Terlaksananya kegiatan coding Instalasi rekam medis.
4. Persyaratan Jabatan
a. Pendidikan formal : DIII Rekam medis
b. Pendidikan non formal : SI Komputer
c. Masa kerja : 1 tahun
d. Pengalaman : -
kerja sebelumnya
 BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA

A. SKEMA HUBUNGAN KERJA

IRJ IRNA Keuangan Manajemen

INTERN

PASIEN INSTALASI DOKTER

REKAM MEDIS

EKSTERN

ASURANSI REKANAN Dep.Kes/Pem LAIN-LAIN

B. HUBUNGAN INTERNAL
1. Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi,
koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan
Manajemen dalam mengambil keputusan.
2. Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam
penyediaan rekam medis.
3. Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi,
koordinasi dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui
pertemuan dan atau surat dinas.
C. HUBUNGAN EKSTERNAL
1. Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga
yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
2. Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada
Departemen kesehatan Pemerintah.
 BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL
A. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA
1. Instalasi Rekam Medis berada di bawah Kasi Penunjang Medis
2. Instalasi Rekam Medis dipimpin oleh Kepala Instalasi dengan latar pendidikan
minimal D3 Rekam Medis.
3. Instalasi Rekam Medis membawahi 4 (empat) urusan, yaitu sebagai berikut :
a). Urusan pelaporan.
b). Urusan pengelolaan berkas rekam medis.
c). Urusan retrieval dan penyimpanan berkas rekam medis.
d). Urusan Coding Indexing
4. Pelayanan Rekam Medis dilakukan oleh tenaga rekam medis dengan jumlah dan
kualifikasi sesuai dengan pola ketenagaan yang telah ditetapkan.
5. Setiap petugas baru di Instalasi Rekam Medis mengikuti program orientasi
karyawan baru.
6. Setiap petugas di Instalasi Rekam Medis mengikuti program pendidikan dan
pelatihan berkelanjutan yang dilaksanakan untuk meningkatkan kemampuan dan
ketrampilan staf.
Tenaga merupakan salah satu sumber daya penting karena menjadi kunci dalam
keberhasilan kegiatan penyelenggaraan pelayanan Rekam Medis di Rumah Sakit.
Pada dasarnya kegiatan Rekam Medis kesehatan harus dilakukan oleh petugas
yang memiliki kualifikasi pendidikan dan pengalaman yang memadai serta
memperoleh / memiliki kewenangan untuk melaksanakan kegiatan di bidang yang
menjadi tugas atau tanggung jawabnya. Agar pelayanan Rekam Medis dapat
terselenggara dengan mutu yang dapat dipertanggungjawabkan, maka pelayanan
Rekam Medis harus dilakukan oleh tenaga yang profesional.
Dibawah ini adalah kualifikasi tenaga dengan jumlah minimal untuk Instalasi
Rekam Medis, yaitu sebagai berikut :
NO JABATAN KUALIFIKASI JUMLAH

1 Kepala Instalasi Rekam D III Rekam Medis, masa kerja minimal 1 orang
Medis 3 tahun.

2 Urusan Pelaporan  D III Rekam Medis / SI Komputer 1 orang

Rekam Medis  Karyawan tetap
 Masa kerja sebagai pelaksana rekam
medis minimal 2 tahun
 Pernah menjadi PJ Urusan Pelayanan
 Pasien RWJ dan BRM RWJ, PJ
Urusan Pelayanan Pasien RWI dan
BRM RWI

3 Urusan Pengelolaan  D III Rekam Medis / SMU 2 orang

berkas rekam medis  Karyawan tetap
 Masa kerja sebagai pelaksana rekam
medis minimal 2 tahun
 Pernah menjadi PJ Urusan Pelayanan
Pasien RWJ dan BRM RWJ

4 Urusan Retrieval dan  SMU 2 orang

Penyimpanan berkas  Karyawan tetap
rekam medis  Masa kerja sebagai pelaksana rekam
medis minimal 2 tahun

5 Urusan Coding  D III Rekam Medis 1 orang

Indexing  Karyawan tetap
 BAB IX
KEGIATAN ORIENTASI

Pengertian Orientasi adalah usaha membantu para pekerja agar mengenali secara baik
dan mampu beradaptasi dengan suatu situasi atau dengan lingkungan / iklim bisnis
suatu organisasi / perusahaan. Orientasi harus mampu membantu para pekerja baru
untuk memahami dan bersedia melaksanakan perilaku sosial yang mewarnai kehidupan
organisasi / perusahaan sehari-hari.
Orientasi juga harus mampu membantu para pekerja baru untuk mengetahui dan
memahami berbagai aspek teknis pekerjaan/ jabatannya, agar mampu melaksanakan
tugas-tugasnya secara efektif, efisien dan produktif.
Hari Materi Metode Penanggung Jawab
I Orientasi hari pertama : Penjelasan Kepala Bagian Rekam
Hari 1 1) Penjelasan status singkat Medis
pegawai dan tata
tertib di bagian Rekam
Medis
2) Penjelasan tentang
Pelaporan
yang ada di bagian
Rekam Medis
3) Penjelasan Tentang
SPO bagian Rekam
Medis.
II Orientasi hari II s/d III Teori dan - Kepala Unit Kerja
Hari ke-2 Meliputi : Praktek - Penanggung Jawab
sampai 1) Penjelasan tentang Ruang Filling
Hari Ke-3 sistim
Penyimpan dan sitim
Penjajaran
3) Penjelasan tentang
Rekam Medis
Aktif dan Inaktif.
4) Penjelasan tentang
Penggunaan
Out Guide,Tracer, dan
 Perbedaan Warna
5) Praktek mengambil
dokumen
rekam medis di ruang
penyimpanan.
III Penjelasan tentang Sensus Praktek 1. Kepala Bagian
Hari Ke-4 Harian IRNA Rekam Medis
sampai 1) Penjelasan tentang 2. Penanggung Jawab
Ke- 5 Hari sensus harian
Perawatan dan Lama
dirawat
2) Penjelasan tentang
BOR
3) Praktek Mengambil
Sensus
di Ruangan
4) Praktek Pengurutan
Sensus
Per Jenis Pelayanan
5) Praktek Menginput
Data Sensus
ke Komputer dengan
menggunakan
Program MS Excell
IV Orientasi hari ke-6 Teori dan Kepala Bagian
Hari Ke-6 sampai Praktek Rekam Medis
sampai hari ke-7 meliputi :
Ke- 7 1) Pengenalan tentang Petugas Assembling

Buku Exspedisi dan Evaluasi

Pengambilan
Dokumen
Rekam Medis Dari
Rawat Inap.
2) Penjelasan tentang
Pengurutan
Dokumen Rekam
 Medis/ Assembling
3) Penjelasan tentang
Evaluasi KLPCM
4) Penjelasan tentang
Informed Concent
5) Penjelasan tentang
Laporan KLPCM yang
dilaporkan ke komite
medik.
6) Praktek Mengambil
Dokumen Rekam
Medik di Ruangan
7) Praktek Assembling
8) Praktek Menginput
Data KLPCM
ke Computer Melalui
Program MS Excell
Hari ke-8 1) Penjelasan tentang Teori dan
sampai Lembar yang Praktek
hari ke-9 digunakan dalam
Proses Proses Admission.
Admission Sebelum berkas
didistribusikan
ke Poliklinik
2) Praktek Admission
3) Penjelasan dan Praktek
tentang Penggunaan
komputer Barcode.
 BAB X
PERTEMUAN/RAPAT

A. RAPAT RUTIN INTERNAL

Rapat Rutin di Bagian Rekam Medis diselenggarakan pada :
Waktu : Satu bulan
Jam : 07:00 s/d 07:30
Tempat : Ruang Bagian Rekam Medis Rekam Medis
Peserta : Seluruh petugas rekam medis
Materi :
1. Evaluasi kinerja Rekam Medis.
2. Pembahasan permasalahan / studi kasus.
3. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi Rekam
Medis.
4. Sosialisasi kebijakan baru (jika ada).
5. Sosialisasi SPO baru / revisi (jika ada).
B. RAPAT RUTIN / KOORDINASI DIBAWAH KASI RAWAT JALAN
Rapat Rutin koordinasi dibawah Unit RJ diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Hari Kamis
Jam : 13:00 s/d selesai
Tempat : Ruang Rekam Medis
Peserta :Seluruh Kepala Unit / Kepala Bagian dibawah koordinasi
Penanggung jawab RJ
Materi :
1. Evaluasi kinerja dan koordinasi seputar rawat jalan.
2. Pembahasan permasalahan / studi kasus.
3. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja dan koordinasi seputar
rawat jalan.
4. Sosialisasi kebijakan baru (jika ada).
C. RAPAT KERJA ANTAR UNIT
Rapat Kerja antar unit bersama Direksi diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Bulan pada pertengahan bulan.
Jam : 07:00 s/d selesai
Tempat : Ruang Pertemuan.
Peserta : Seluruh Kepala Unit / Kepala Bagian, Penanggung Jawab ,
Direktur
Materi :
 1. Evaluasi kegiatan pelayanan dan pencapaian pelayanan tiap unit.
2. Pencapain Standar Pelayanan Minimal (SPM) tiap unit.
3. Pembahasan permasalahan / studi kasus.
4. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja dan koordinasi.
5. Sosialisasi kebijakan baru.

D. RAPAT INSIDENTIL
Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu
dibahas dan diselesaikan segera.
Jam : Sesuai undangan
Tempat : Sesuai undangan
Peserta : Seluruh petugas rekam medis.
Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

BAB XI
 PELAPORAN

A. LAPORAN MINGGUAN
Laporan mingguan terdiri dari :
1. Laporan kunjungan UGD.
2. Laporan kunjungan IRJ.
3. Laporan pelayanan tiap poli.
4. Laporan kunjungan IRNA.
5. Laporan 10 besar morbiditas penyakit IRJ dan IRNA.
6. Indikator efisiensi IRNA.

B. LAPORAN BULANAN INTERNAL

Laporan Bulanan Rekam Medis dikerjakan oleh Bagian Rekam Medis Rumah
Sakit.

C. LAPORAN BULANAN EKSTERNAL

Laporan bulanan eksternal terdiri dari :
1. Laporan Surveilans Terpadu Dinas Kesehatan Kota Bandar Lampung
2. Laporan Demam Berdarah Dengue Dinas Kesehatan Kota Bandar Lampung
3. Laporan Wabah Dinas Kesehatan Kota Bandar Lampung
4. Laporan RL. 5.1 Pengunjung RS SIRS-6 Kementrian Kesehatan - Jakarta.
5. Laporan RL. 5.2 Kunjungan Rawat Jalan SIRS-6 Kementrian Kesehatan –
Jakarta.
6. Laporan RL. 5.3 Tentang 10 besar penyakit IRNA SIRS-6 Kementrian
Kesehatan – Jakarta.
7. Laporan RL. 5.3 Tentang 10 besar penyakit IRJ SIRS-6 Kementrian Kesehatan
– Jakarta.
8. Laporan Jamkesda & SPM ke Dinas Kesehatan Kota Bandar Lampung
9. Laporan Jamkesmas ke Pusat Pembiayaan Jaminan Kesehatan (P2JK) –
Jakarta.

D. LAPORAN TAHUNAN INTERNAL

Laporan tahunan internal dikerjakan oleh Bagian Rekam Medis Rumah Sakit.

E. LAPORAN TAHUNAN EKSTERNAL

Laporan tahunan eksternal terdiri dari :
1. RL. 1.1 Data Dasar RS. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila ada
perubahan).
2. RL. 1.2 Indikator Pelayanan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila ada
perubahan).
3. RL. 1.3 Tempat Tidur. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila ada perubahan).
4. RL. 2. Ketenagaan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
5. RL. 3.1 Rawat Inap. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
6. RL. 3.2 Rawat Darurat. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
7. RL. 3.3 Gigi Mulut. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
8. RL. 3.4 Kebidanan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
9. RL. 3.5 Perinatologi. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
10. RL. 3.6 Pembedahan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
11. RL. 3.7 Radiologi. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
12. RL. 3.8. Laboratorium. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
13. RL. 3.9. Rehab Medik. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
14. RL. 3.10 Pelayanan Khusus. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
15. RL. 3.11 Obat. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
16. RL. 3.12 Rujukan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
17. RL. 3.13. Cara Bayar. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
18. RL. 3.14. Rujukan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
19. RL. 3.15. Cara Bayar. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
20. RL. 4A. Penyakit Rawat Inap. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
21. RL. 4B. Penyakit Rawat Jalan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.