PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN

RAWAT JALAN DAN RAWAT INAP

TAHUN 2018
 KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA
RS PKU MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
Nomor : 4099 /SK.3.2/I/2018
Tentang
PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DAN RAWAT INAP

DIREKTUR UTAMA RS PKU MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Menimbang : a. bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan di rumah
sakit diperlukan adanya Panduan Manajemen Nyeri di Rumah
Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta
b. bahwa RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta meningkatkan
kualitas pelayanan melalui tata kelola manajemen dan pelayanan
sesuai standar akreditasi dan standar syariah Islam,
c. bahwa untuk prinsip-prinsip syariah harus diterapkan di RS PKU
Muhammadiyah Yogyakarta, dengan mengacu pada standar dan
instrumen sertifikasi rumah sakit syariah DSN-MUI
d. bahwa untuk mempersiapkan, mengawasi, dan memastikan
implementasi Kebijakan Pelayanan RS PKU Muhammadiyah
Yogyakarta
e. bahwa sesuai butir a sampai d diatas perlu ditetapkan dengan
Surat Keputusan Direktur RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
Mengingat : Keputusan Pimpinan Pusat Muhammadiyah nomor:
272/KEP/I.0/D/2017 tanggal 23 Rabiul awal 1439/ 12 Desember
2017 tentang Pengangkatan Direktur Utama dan Direktur RS PKU
Muhammadiyah Yogyakarta dan Gamping Masa Jabatan 2017 –
2021.
Memperhatikan : 1. Undang-Undang RI Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
2. Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit
3. Undang-Undang RI Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktek
Kedokteran
4. Keputusan Menteri Kesehatan RI nomor 1165
A/MENKES/SK/X/2004 tentang Komisi Akreditasi Rumah
Sakit
5. Fatwa Dewan Syariah Nasional Majelis Ulama Indonesia nomor
 107/DSN-MUI/X/2016 tentang Pedoman Penyelenggaraan
Rumah Sakit Berdasarkan Prinsip Syariah;
6. Keputusan Dewan Syariah Nasional Majelis Ulama Indonesia
nomor Kep-13/DSN-MUI/III/2017 tentang Standar dan
Instrumen Sertifikasi Rumah Sakit Syariah;
MEMUTUSKAN
Menetapkan :
Pertama : KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA RS PKU
MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA TENTANG PANDUAN
PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DAN RAWAT
INAP
Kedua : Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Rawat Inap RS PKU
Muhammadiyah Yogyakarta sebagaimana terlampir dalam surat
keputusan ini dimaksud dalam Diktum pertama harus dijadikan
acuan dalam memberikan pelayanan di RS PKU Muhammadiyah
Yogyakarta.
Ketiga : Dengan ditetapkannya Keputusan ini maka Keputusan Direktur
Utama RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta nomor :
4170/SK.3.2/XI/2015 tentang Panduan Pendaftaran Pasien Rawat
Jalan dan Rawat Inap RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
dinyatakan tidak berlaku lagi
Keempat : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila
dikemudian hari ternyata terdapat hal-hal yang perlu
penyempurnaan akan diadakan perbaikan dan penyesuaian
sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Yogyakarta
Pada Tanggal : 15 Rabi’ul Akhir 1439 H
2 Januari 2018
Direktur Utama

dr. H. Mohammad Komarudin,Sp A

NBM : 1066.955
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala
rahmat dan anugerahnya yang telah diberikan kepada penyusun, sehingga Buku
Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Rawat InapRumah Sakit PKU
Muhammadiyah Yogyakarta ini dapat selesai disusun.

Buku panduan ini merupakan panduan kerja bagi semua pihak yang terkait
dalam memberikan pelayanan kepada pasien di RS PKU Muhammadiyah
Yogyakarta.

Panduan ini menjelaskan tentang pelayanan pendaftaran pasien mulai dari

menerima pasien, menyiapkan/mencari dokumen pasien, memasukkan data
pendaftaran, mendistribusikan ke masing-masing unit, serta bagaimana pencatatan
hasil pelayanan kesehatan (RekamMedis) ke komputer sampai mengembalikan
berkas rekam medis pasien ke dalam rak penyimpanan.

Tidak lupa penyusun menyampaikan terima kasih yang sedalam-dalamnya

atas bantuan semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Panduan
Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Rawat Inap RS PKU Muhammadiyah
Yogyakarta.

Yogyakarta, 26 Juni 2018

Penyusun
 DAFTAR ISI

Halaman Judul.......................................................................................................

Kata pengantar ......................................................................................................

BAB I Definisi……………………………………………………………… ..... 1

A. Latar Belakang …………………………………………………. ..... 1

B. Definisi ………………………………………………………….......1

C. Tujuan …………………………………………………………. ...... 1

BAB II Ruang lingkup …………………………………………………… ...... 3

BAB III PelaksanaanPendaftaran Pasien Rawt Jalan dan Rawat Inap di Rumah
Sakit ………………………………. ................................................................... 4

A. Penerimaan Pasien Rawat jalan..........................................................4

B. Penerimaan Pasien Rawat Inap .................................................. ....... 4
C. Penerimaan Pasien IGD .................................................... ................ 4
D. Pengelolaan Pasien bila tidak tersedia TT..........................................5
BAB IV Dokumentasi ……………………………………………………... ..... 10

Kepustakaan………………………………………………………………... ..... 11
 BAB I
DEFINISI

A. PENGERTIAN
Rumah sakit memiliki salah satu fungsi utama untuk memberikan
perawatan dan pengobatan yang paripurna kepada pasien, baik pasien rawat
inap, jalan maupun pasien gawat darurat. Pimpinan rumah sakit bertanggung
jawab atas mutu pelayanan medic dirumah sakit yang diberikan kepada pasien.
Tata cara pendaftaran dan penerimaan pasien harus wajar sesuai dengan
keperluannya. Dengan makin meningkatnya jumlah pasien, pimpinan
rumahsakit harus memberikan perhatian yang terus menerus dalam membina
system dan prosedur penerimaan pasien yang sebaik-baiknya.
Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien
untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang dibutuhkan, dan mencatat hasil
pelayanannya.
Pasien adalah orang sakit (yang dirawat dokter atau perawat), seseorang
yang mengalami sakit Pasien dalam praktek sehari-hari sering dikelompokkan
menjadi:
1. Pasien rawat jalan, yaitu pasien yang hanya memperoleh pelayanan
kesehatan di poliklinik rawat jalan maupun pelayanan IGD.
2. Pasien rawa tinap, yaitu pasien yang memperoleh pelayanan kesehatan dengan
cara menginap dan dirawat di rumah sakit
B. TUJUAN
1. Mencatat data pribadi dan data kunjungan pasien yang berobatke rumah
sakit, baik itu melalui pelayanan rawat jalan, rawat darurat, dan rawat inap.
2. Mencatat data pasien yang berasal dari luar rumah sakit, misalnya dari
Puskesmas, dan Dokter Praktek.
3. Sebagai pedoman kerja bagi petugas pendaftaran untuk memberikan
pelayanan pendaftaran kepada semua pasien yang berkunjung ke rumah
sakit.
 BAB II
RUANG LINGKUP

Panduan ini menjelaskan tanggung jawab petugas pendaftaran dalam

melaksanakan pelayanan pendaftaran pasien mulai dari menerima pasien,
menyiapkan/mencari dokumen pasien, memasukkan data pendaftaran,
mendistribusikan kemasing-masing unit, pencatatan hasil pelayanan kesehatan
(rekam medis) kekomputer sampai mengembalikan dokumen rekam medis
pasien ke dalam rak penyimpanan.
Pendaftaran pasien berkaitan dengan unit kerja lain diantaranya :
1. Unit Rekam Medis
2. Instalasi Rawat Jalan
3. Instalasi Rawat Inap
4. Instalasi Gawat Darurat
5. Unit-Unit Penunjang Medis
6. Unit admisi pasien
a. TPPRJ Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan
b. TPPRI Tempat Penerimaan Pasien Rawat Inap
Semua petugas yang bekerja di rumah sakit harus memahami bahwa
semua pasien yang akan melakukan pelayanan kesehatan harus mendaftar
terlebih dahulu.
 BAB III
TATA LAKSANA

1. Pendaftaran pasien rawat jalan :

a. Pasienbaru
1) Pasien atau pengantar pasien menyiapkan identitas pasien (KTP,
SIM, paspor atau identitas lainnya) atau menulis identitas pasien ke
dalam formulir isian biodata pasien yang telah disiapkan rumah
sakit
2) Petugas pendaftaran memasukkan identitas pasien ke dalam SIM
RS
3) Petugas pendaftaran menyiapkan formulir rekam medis rawat jalan
4) Petugas pendaftaran mencetak dan menyerahkan kartu berobat dan
kartu kendali kepada pasien/pengantar
5) Apabila pasien dengan jaminan BPJS dipersilahkan ntuk /menuju
ke loket SEP (cek keabsahan persyaratan jaminan)
6) Dan apabila pasien Relasi silahkan menuju ke ruang Administrasi
centre
7) Mempersilahkan pasien atau keluarga untuk menunggu
diklinik yang dikehendaki
8) Mendistribusikan berkas RM sesuaiklinik yang dikehendaki
b. Pasien lama atau paperjanjian
1) Mendaftar pasien (langsung maupun lewat telepon) dengan
menanyakan nomor rekam medis pada kartu berobat
2) Memasukan data pasienke SIM RS sesuaiklinik yang dikehendaki
3) Mengambil berkas rekam medis kemudian diserah
kankeklinik yang dikehendaki
4) Mempersilahkan pasien atau keluarga untuk menunggu
diklinik yang dikehendaki
c. Pasien lama denganperjanjian
1) Mendaftar pasien (langsung maupun lewattelpon) dengan
menanyakan kartu berobat yang dulu
2) Menegosiasi klinik yang akan dikehendaki
 3) Memberikan jadwal dan jam praktek klinik yang dikehendaki serta
memberikan info nomor urut pasien
2. Penerimaan Pasien Rawat Inap
a. menyediakan tempat bagi pasien yang mau rawat inap atas perintah
dokter baik dari IGD maupun Poliklinik
3. Penerimaan pasien gawat daruratke unit rawat inap
a. Menerima pasien dari IGD yang mau rawat inap atas perintah
dokter dengan indikasi medis
b. Pastikan bahwa pasien sudah membawa pengantar rawat inap
c. Konfirmasi ke pasien maupun keluarga seandainya punya jaminan
d. Apabila punya jaminan ikuti prosedur sesuai dengan jaminan
pasien
e. Apabila pasien umum edukasi ke pasien maupun keluarga bahwa
segala biaya yang dibebankan ke pasien menjadi tangggung
jawabnya
f. Konfirmasi ke pasien maupun keluarga kelas yang dikehendaki
atau hak kelas yang dipunyai pasien
4. Mengelola pasien bila tidak tersediatempat tidur di unit yang dituju atau
di seluruh Rumah Sakit
a. Memberikan informasi ke pasien maupun keluarga apabila tempat
tidur tidak tersedia
b. Memberikan alternatif tempat atau bed rawat inap apabila tempat
tidur kelas yang pasien inginkan / hak kelas pasien penuh
c. Apabila hak dan kelas yang diinginkan tidak tersedia tawarkan
kelas di bawahnya maupun sebaliknya
d. Apabila pasien maupun keluarga setuju naik/turun kelas dan
diedukasi apabila ada tempat yg kosong bisa pindah sesuai hak
atau kelas yang diinginkan
5. Untuk memperlancar tugas-tugas bagian lain yang erat hubungan nya
dengan proses penerimaan pasien, aturan penerimaan pasien perlu
ditetapkan, aturan yang baik harus memenuhi hal-hal berikut:
a. Bagian penerimaan pasien bertanggung jawab sepenuhnya mengenai
pencatatan seluruh informasi yang berkenaan dengan diterimanya
seorang pasien di rumah sakit
 b. Bagian penerimaan pasien harus segera memberitahukan bagian-
bagian lain terutama bagian yang berkepentingan langsung, setelah
diterimanya seorang pasien untuk dirawat.
c. Semua bagian harus memberitahukan bagian penerimaan pasien,
apabila seorang pasien diijinkan meninggalkan rumahsakit.
d. Membuat catatan yang lengkapt entang jumlah tempat tidur yang
terpakai dan yang tersedia di seluruh rumah sakit.
e. Rekam medis yang lengkap, terbaca dans eragam harus disimpan oleh
semua bagian selama pasien dirawat
f. Instruksi yang jelas harus diketahui oleh setiap petugas yang bekerja
dalam proses penerimaan dan pemulangan pasien.
6. Prosedur peneriman pasien di IGD
a. Keluarga pasien atau pasien mendaftar ke pendaftaran
b. Menyalin data pasien dari pendaftaran kedalam form IGD
c. Memeriksa pasien
d. Mengeksekusi pasien (rawat jalan atau rawat inap)
7. Ketentuan dan prosedur penerimaan pasien rawat inap
a. Semua pasien yang menderita segala macam penyakit. Selama ruangan
dan fasilitas yang memadai tersedia. Dapat diterima di rumah sakit.
b. Sedapat mungkin pasien diterima di tempat pendaftaran rawatinap
pada waktu yang telahd itetapkan, kecuali untuk kasus gawat darurat
dapat diterima setiap saat
c. Tanpa diagnose yang tercantum dalam surat permintaan di rawat,
pasien tidak dapa tditerima
d. Tandatangan persetujuan untuk tindakan Operasi dan sebagainya
(apabila dilakukan) dilaksanakan di Instalasi Rawat Inap
e. Pasien dapat diterima apabila :
1) Ada formulir pendaftaran rawat inap dari dokter yang mempunyai
wewenang
2) Untuk merawat pasien di rumah sakit
3) Dikirim oleh dokter poliklinik
4) Dikirim oleh dokter Instalasi Gawat Darurat
f. Pasien gawat darurat harus diprioritaskan
8. Prosedur Pasienmasuk untuk dirawat
1) Pasien yang sudah memenuhi syarat atau peraturan untuk dirawat.
Setiap saat dapat menanyakan pada pendaftaran rawat inap apakah
ruangan yang diperlukan sudah tersedia.
2) Apabila ruangan sudah tersedia :
a) Pasien segera mendaftar di TPPRI
b) Pada saat mendaftar pasien maupun keluarga akan mendapat
penerangant entang :
(1) Kapan dapat masuk
(2) Bagaimana cara pembayaran serta tarif-tarifnya
(3) Peraturan selama pasien dirawat
c) Dibuatkan kartu identitas penderita dirawa yang minimal
berisi:
(1) Nama lengkap pasien
(2) Jenis kelamin pasien
(3) Nomor rekam medis pasien
(4) Nama ruangan dan kelas
(5) Diagnosisawal (diagnosiskerja)
(6) Namadokter yang mengirim
d) Jika pasien pernah berobat ke poliklinik atau pernah dirawat
sebelumnya maka pendaftaran Rawat Inap dapat mencari
nomor rekam medisnya dan menghubungi Instalasi Rekam
Medis untuk meminta berkas rekam medis atas nama pasien
tersebut.
e) Jika pasien tidak mampu maka pasien/keluarga harus mengurus
kekurangan untuk mendapatkan surat keterangan tidakmampu.
9. Prosedur Selama Pasien di ruang Perawatan
a. Pada waktu pasien tiba di ruang perawatan dan diterima oleh perawat,
pasien diberi tanda pengenal (gelang pengenal)
b. Perawat menambah formulir-formulir yang diperlukan oleh dokter
maupun perawat sendiri.
c. Selama perawatan, perawat mencatat semua data perawatan yang
diberikan dari mulai saat pasien tiba di ruangan sampai pasien tersebut
pulang, dipindahkan atau pulang.
 BAB IV
BUKTI DOKUMEN

1. Formulir pendaftaran rawat jalan

2. KIUP (System komputerisasi)
3. KIB (Kartu Identitas Berobat)
4. Dokumen rekammedis rawat jalan maupun rawat inap
5. Traccer
6. Bukuekspedisi
7. General consent