BUKU PEDOMAN ORGANISASI

UNIT REKAM MEDIS

TAHUN 2015

RS. MITRA KASIH

 SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT MITRA KASIH
Nomor : /DIR-RSMK/SK/ /2015

TENTANG
BUKU PEDOMAN ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT MITRA KASIH
TAHUN 2015

DIREKTUR RUMAH SAKIT MITRA KASIH,

MENIMBANG :

1. Bahwa dalam rangka pelaksanaan akreditasi program khusus Rumah Sakit Mitra
Kasih periode tahun 2015 maka perlu dibuat Buku Pedoman Organisasi Unit
Rekam Medis RS. Mitra Kasih Tahun 2015.

2. Bahwa sehubungan dengan hal tersebut diatas perlu ditetapkan dengan Keputusan
Direktur Rumah Sakit Mitra Kasih.
MENGINGAT :

1. Undang undang Republik Indonesia Nomor : 44 tahun 2009, tentang Rumah Sakit
2. Permenkes Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis
3. PERMENKES RI Nomor 012 TAHUN 2012, tentang akreditasi
4. Keputusan KARS Nomor : 1666 / KARS/X/2014, tanggal 1 Oktober 2014, tentang
penetapan status akreditasi rumah sakit dimana terdapat program khusus dengan
sertifikat kelulusan perdana.

MEMUTUSKAN
MENETAPKAN :

Pertama : Menetapkan Buku Pedoman Organisasi Unit Rekam Medis RS. Mitra Kasih Tahun
2015.
Kedua : Karyawan Unit Rekam Medis Rumah Sakit Mitra Kasih bekerja dan bertanggung
jawab sesuai dengan Buku Pedoman Organisasi Unit Rekam medis.
Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan apabila dikemudian hari
terdapat kekeliruan dalam Surat Keputusan ini, maka akan diadakan perbaikan dan
perubahan seperlunya.

Ditetapkan di : Cimahi
Pada tanggal : ...................

Rumah Sakit Mitra Kasih

 dr. Antonius Haryanto, Sp. PD
Direktur
DAFTAR ISI

BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum Rumah Sakit
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Motto RS. Mitra Kasih
BAB IV Struktur Organisasi RS. Mitra Kasih
BAB V Struktur Organisasi Unit Rekam Medis
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi di Unit Rekam Medis
BAB IX Kegiatan Orientasi
BAB X Pertemuan/Rapat
BAB XI Pelaporan
 BAB I
PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti

kemajuan ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah
sakit di Indonesia sudah melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum
dilaksanakan dengan baik atau belum mengikuti penataan sistem informasi yang
benar.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 1966 tentang wajib
simpan rahasia kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan
untuk menyimpan rahasia kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian
pada tahun 1972 melalui Surat Keputusan Menkes RI. Nomor 034/ BIRHUP/1972
ada kejelasan bagi rumah sakit mengenai kewajiban rumah sakit untuk
menyelenggarakan rekam medis.
Maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar institusi
pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam medis
dengan sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya Peraturan
Pemerintah Nomor 269/ Menkes/ PER/ III/ 2008 tentang rekam medis yang
merupakan landasan hukum bagi semua tenaga medis dan para medis dan SK
Dirjen Yan Medik No.78/ Yan.Med.RS.Um.Dik/ YMU/ I/ 1991 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis di rumah sakit.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting
dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Agar penyelenggaraan
rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus dilengkapi dengan
pedoman organisasi maupun pedoman penyelenggaraan rekam medis yang harus
dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga kesehatan baik medis, para medis
maupun non medis yang bertugas di RS Mitra Kasih.

1
 BAB II
GAMBARAN UMUM

A. Sejarah Rumah Sakit Mitra Kasih

Rumah Sakit Mitra Kasih semula bernama Rumah Sakit Asadyra.
Berdirinya Rumah Sakit Asadyra berawal dari seorang putra daerah yang
peduli akan kesehatan dan peduli akan daerahnya dimana dia bertempat
tinggal yaitu di Kota Cimahi.

Rumah Sakit Asadyra diresmikan pemakaiannya pada tanggal 8 Agustus

1988 oleh Dirjen Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI Dr. Broto
Wasisto,MPH dan Gubernur Jawa Barat yang diwakil oleh Wakil Gubernur
Bidang Kesra Suryana Subrata. Berdasarkan keputusan Menteri Kesehatan RI
No : 860b/MENKES/SK/XII/1987 Rumah Sakit Asadyra ditetapkan sebagai
Rumah Sakit Umum Swasta.

Berdasarkan Surat Keputusan Ketua Yayasan No :

01/YYS/RSA/XII/1991 tanggal 26 Desember 1991 tentang pokok-pokok
organisasi dan prosedur Rumah Sakit dijelaskan pada Bab I pasal 1 bahwa
kedududkan Rumah Sakit adalah Rumah Sakit milik Yayasan dimana
pelaksanaan teknik pelayanan medik bertanggunag jawab kepada Departemen
Kesehatan RI cq Kanwil Depkes Propinsi Jawa Barat. Sedangkan untuk
pelaksanaan Administrasi dan keuangan bertanggung jawab kepada Yayasan,
akan tetapi berdasarkan Akta Notaris Ny.Fani Andayani,SH Nomor 11 tanggal
12 Juni 2002 tentang risalah rapat pembubaran Yayasan Asadyra.

Rumah Sakit Asadyra berganti nama menjadi Rumah Sakit Mitra Kasih
dan Yayasan Asadyra berubah menjadi Perkumpulan Mitra Kasih. Untuk
semua aset Yayasan Asadyra berubah menjadi aset Perkumpulan Mitra Kasih
sesuai akta notaris Ny.Fani Andayani,SH Nomor 22/L/2002 tanggal 12 Juni
2002.

2
B. Permasalahan
Selama periode 2010 - 2014 Rumah Sakit Mitra Kasih mempunyai
berbagai macam permasalahan, antara lain :

1. Terjadi penurunan kinerja karyawan , baik medis, paramedis dan lain-

lainnya diikuti dengan keluar masuk karyawan. Penurunan produktivitas,
juga diikuti penurunan pelayanan penunjang. Ditengah persaingan bisnis
rumah sakit yang semakin ketat, hal tersebut merupakan masalah penting
yang harus segera diatasi.
2. Dalam persaingan bisnis rumah sakit, salah satu andalan utama adalah
fasilitas dan peralatan kedokteran. Namun peralatan kedokteran
demikian cepat berkembang, sehingga dalam kurun waktu 2-3 tahun
peralatan kedokteran yang semula dianggap canggih akan cepat
dianggap ketinggalan jaman. Bila rumah sakit akan terus mengikuti
perkembangan teknologi kedokteran yang demikian pesat, pasti akan
berdampak pada anggaran investasi yang pada akhirnya akan
berpengaruh pada kinerja keuangan rumah sakit.
3. Dengan telah diberlakukannya Undang undang Nomor 29 Tahun 2004
Tentang Praktik Kedokteran, berlaku ketentuan pembatasan tempat
praktek Dokter sebanyak 3 tempat. Hal ini sangat berpengaruh terhadap
ketersediaan Dokter Spesialis di rumah sakit. Pada keadaan tersebut,
posisi tawar rumah sakit menjadi agak sulit karena bila Dokter Spesialis
merasa tidak diperhatikan kepentingannya dan meninggalkan rumah
sakit, keadaan tersebut malah dapat berakibat menyulitkan rumah sakit.
Di sisi lain, ditengah persaingan bisnis rumah sakit yang semakin ketat,
sangat dibutuhkan adanya komitmen yang tinggi dari para Dokter
Spesialis, terutama dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah
sakit.
4. Bertumbuhnya rumah sakit baru dapat merupakan masalah, karena selain
merupakan pesaing, rumah sakit baru berpotensi menarik sumber daya
manusia yang telah terlatih sehingga berdampak pada pelaksanaan
pelayanan.

3
C. Tugas Dan Fungsi Rumah Sakit Mitra Kasih
RS Mitra Kasih merupakan rumah sakit umum dengan kapasitas 127
tempat tidur, merupakan milik keluarga M. Soewarno (alm). RS Mitra Kasih
mempunyai fungsi memberikan pelayanan kesehatan dengan motto pelayanan
berkualitas, terjangkau, dapat dipercaya.
Dalam mengemban fungsi di atas, RS Mitra Kasih mempunyai tugas
pokok berupa :
1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang berkualitas
2. Meningkatkan kompetensi sumber daya manusia Mitra Kasih agar selalu
memberikan pelayanan secara profesional.
3. Menyediakan wahana pendidikan bagi tenaga kesehatan.

4
D. Kegiatan Pelayanan

1. Pelayanan Rawat Jalan

Kunjungan pasien rawat jalan tahun 2010 - 2014

NO POLIKLINIK 2010 2011 2012 2013 2014

1 UGD 10334 10184 10671 11589 13157
2 UMUM 1725 1720 2282 2361 2379
3 ANAK 9643 8961 8335 9041 10727
4 GIGI 4630 4987 4815 3968 4844
5 THT 2581 2585 2232 2478 3151
6 KANDUNGAN 8507 7266 6639 5583 5087
7 INTERNE 16563 15815 15580 15816 22450
8 BEDAH 3002 3181 2564 2349 4394
9 ORTOPEDI 613 647 550 585 1196
10 MATA 1076 1464 1321 982 1612
11 FISIOTERAPI 2214 2259 2155 3037 4993
12 SYARAF 2228 2137 2079 2523 5241
13 KULIT 1411 1408 1172 178 0
14 PSIKOLOGI 0 1 3 1 0
15 PSIKIATER 57 136 125 94 36
16 GIZI 9 13 14 11 5
17 JANTUNG 2561 2223 2588 2979 3913
18 BEDAH MULUT 1 0 0 3 63
19 PARU 742 845 1095 1247 2599
20 ORTODONTI 0 0 436 566 367
21 UROLOGI 373 443 255 387 660
19 BEDAH SYARAF 28 3 0 0 0
20 ONKOLOGI 0 0 5 0 0
JUMLAH 68298 66278 64916 65778 86877

5
2. Pelayanan Rawat Inap
Kunjungan Pasien Rawat Inap Tahun 2010 - 2014

No TAHUN JUMLAH
1 2010 6173
2 2011 5903
3 2012 6123
4 2013 6314
5 2014 7420

Fasilitas rawat inap tahun 2015

Kamar perawatan rawat inap per kelas dan per lantai
JML Lantai Lantai Lantai
No Kelas TT 2 3 4
1 S.VIP 1 1
2 VIP A 4 4
4 VIP B 2 2
5 I 22 4 14 4
6 II 38 19 8 11
7 III 49 19 12 18
8 ICU 5 5
9 PERINATOLOGI 6 6
TOTAL 127 42 41 44

Kamar operasi
Kamar operasi terdiri dari 2 OK

Kamar bersalin
Kamar bersalin terdiri dari 1 ruang

6
 BAB III
VISI, MISI, TUJUAN, FALSAFAH, DAN MOTTO
RUMAH SAKIT MITRA KASIH

1. Visi
Menjadi rumah sakit pilihan masyarakat

2. Misi
Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu sesuai dengan kemampuan
masyarakat atas dasar kemanusiaan dengan mengikuti perkembangan ilmu
pengetahuan/ teknologi kedokteran sesuai dengan kode etik rumah sakit.

3. Tujuan
Terciptanya rasa aman dan nyaman bagi pasien serta penyembuhan yang
optimal
Tersedianya sarana, prasarana yang bersih dan memadai serta peralatan
medis yang disesuaikan dengan ilmu kedokteran yang mutakhir
Terwujudnya sistem pengelolaan administrasi yang cepat, tepat, dan
akurat
Tersedianya Sumber Daya Manusia (SDM) yang berpengetahuan,
terampil serta mempunyai dedikasi dan disiplin yang tinggi.
Adanya peningkatan kesejahteraan bagi karyawan

4. Falsafah
Rumah Sakit Mitra Kasih peduli dengan kesehatan anda

5. Motto
Pelayanan berkualitas, terjangkau, dan dapat dipercaya.

7
 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI
RUMAH SAKIT MITRA KASIH

Struktur organisasi Rumah Sakit Mitra Kasih yang baru berlaku sejak tahun
2015. Organisasi Rumah Sakit Mitra Kasih dipimpin oleh Direksi yang terdiri dari
Direktur Rumah Sakit Mitra Kasih.
Struktur organisasi Rumah Sakit Mitra Kasih tidak menutup kemungkinan
untuk terjadinya perubahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan
organisasi Rumah Sakit Mitra Kasih. Direksi wajib membuat rencana jangka
panjang berupa rencana strategis 5 tahun yang memuat sasaran dan tujuan yang
hendak dicapai dalam kurun waktu 5 tahun. Rencana strategis ini sekurang-
kurangnya memuat :
Evaluasi kinerja 5 tahun sebelumnya
Asumsi yang digunakan dalam menyusun rencana strategis
Penetapan sasaran, strategis dan program kerja 5 tahunan

Rencana strategis ini disahkan oleh Direktur Rumah Sakit.

8
9
 BAB V
STRUKTUR ORGANISASI
UNIT REKAM MEDIS

Unit Rekam Medis Mitra Kasih dipimpin oleh seorang Kepala Rekam Medis
yang bertanggung jawab secara langsung kepada kepala Bidang Pelayanan dan
Penunjang Medik. Kepala Rekam Medis membawahi 5 pelayanan yaitu
Admission (pendaftaran pasien rawat inap), Registrasi (pendaftaran pasien rawat
jalan), Assembling dan Kode penyakit, Penyimpanan dan Distribusi RM, Statistik
dan Pelaporan. Dalam pelayanan admission dan registrasi kepala rekam medis
dibantu oleh penanggung jawab admission dan registrasi.

Kabid. Yan Med &

Jang Med

KA. UNIT RM

PJ. ADMISSION &

REGISTRASI

STAF STAF STAF

ASSEMBLING PENYIMPANAN STATISTIK
STAF STAF
& & DISTRIBUSI &
ADMISSION REGISTRASI KODE RM PELAPORAN
PENYAKIT

10
 VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN
UNIT REKAM MEDIS

1. Visi Unit Rekam Medis

Memberikan pelayanan rekam medis yang cepat, tepat, lengkap, dan akurat

2. Misi Unit Rekam Medis

Meningkatkan kualitas pelayanan dengan cara memberikan informasi yang
cepat, tepat, dan lengkap

3. Falsafah Unit Rekam Medis

Rekam medis yang lengkap merupakan dasar untuk menentukan pelayanan
kesehatan kepada pasien

4. Nilai Unit Rekam Medis adalah MITRA, yaitu

M : Motivasi
Memberikan motivasi/ semangat kepada sesama staf di unit rekam medis
I : Inovatif
Inovatif dalam memberikan pelayanan administrasi dan informasi kesehatan
T : Tepat
Menunjang tercapainya tertib administrasi yang tepat dalam rangka upaya
peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
R : Rahasia
Kerahasiaan informasi medis pasien harus dijaga dengan baik
A : Akurat
Setiap informasi yang dikeluarkan selalu akurat

11
3. Tujuan Rekam Medis
Tujuan dari rekam medis yaitu untuk menunjuang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di RS
Mitra Kasih. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik
dan benar, mustahil tertib administrasi di RS Mitra Kasih akan berhasil
sebagaimana yang diharapkan.

12
 BAB VI
URAIAN JABATAN

1. Kepala Unit Rekam Medis

Nama Jabatan : Kepala Rekam Medis
Unit Kerja : Unit Rekam Medis

Uraian Tugas :
a. Membuat dan mengevaluasi sistem, pedoman, SPO, juknis kegiatan
pelayanan rekam medis meliputi pendaftaran pasien, pencatatan,
pengelolaan data, penyimpanan dan pengambilan rekam medis.
b. Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyediakan pelaksanaan
tugas bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat
permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk
pelaksanaan kegiatan unit rekam medis RS Mitra Kasih.
c. Merencanakan dan mengevaluasi kebutuhan sumber daya yang
dipergunakan.
d. Membuat laporan, sebagai dasar perencanaan, mengolah data menjadi
informasi sebagai penunjang pengambilan keputusan manajemen.

Hasil Kerja :
a. SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis,
menyimpan dan pengambilan data medis.
b. Uraian tugas bawahan.
c. Jadwal dinas shift, dafatr cuti, libur
d. Petunjuk kerja bawahan
e. Supervisi pelaksaanaan tugas bawahan
f. Laporan intern dan ekstern
g. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan unit rekam medis
h. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan
rekam medis

13
Bahan Kerja :
a. Kebijakan, pedoman, Juknis.
b. Kebijakan pengelolaan SDM RS. Mitra Kasih
c. Informasi langsung, tak langsung tentang kegiatan bawahan
d. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap
e. Surat tugas dari manajemen
f. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di unit rekam medis
g. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari bawahan.

Perangkat Kerja :
a. Komputer dan ATK
b. Printer
c. Telepon

Sifat Jabatan :
Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin-jumat : 08.00 16.00
Sabtu : 08.00 14.00

Tanggung Jawab :
a. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di unit rekam medis
b. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan :
Admission dan registrasi
Assembling dan indeks kode penyakit
Statistik dan pelaporan rumah sakit
Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis yang sesuai
dengan SPO, juknis yang ditetapkan
c. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi
d. kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.

14
Wewenang :
a. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di unit rekam medis
b. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan unit rekam medis
c. meminta arahan dari atasan
d. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait

15
2. Penanggung Jawab Admission dan Registrasi
Nama Jabatan : Penanggung Jawab Admission dan Registrasi
Unit Kerja : Unit Rekam Medis

Uraian Tugas :
a. Mrenyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang:
Penerimaan pasien
Pencatatan identifiaksi pasien
Pelayanan informasi kepada pengunjung rumah sakit
b. Memberi petunjuk dilingkungan admission dan registrasi sesuai dengan
bidang tugasnya.
c. Memeriksa pelaksanaan kegiatan admission dan registrasi serta menilai
hasilnya sebagai bahan pembinaan.
d. Memeriksa hasil kerja dilingkungan admission dan registrasi
berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.
e. Memproses pengajuan cuti petugas admission dan registrasi dan laporan
kepada atasan sebagai bahan pengaturan
f. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.
g. Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien.
h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/
menangani bila terjadi penyimpangan/k asus yang terjadi pada kegiatan
pendaftaran pasien.
i. Membuat laporan kegiatan pelayanan admission dan registrasi untuk
kepentingan laporan unit rekam medis secara keseluruhan.

Hasil Kerja :
a. Petugas admission dan registrasi bekerja sesuai dengan juknis dan SPO
b. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai urutan
c. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien/
keluarga dan kasus penyakitnya.
d. Data base pasien pada sistem komputerisasi

16
 e. Slip pembayaran dan berkas rekam medis tersedia dan siap di unit
pelayanan/ poliklinik sebelum pasien diperiksa.
f. Uraian tugas, petunjuk tugas, dan Laporan kunjungan pasien.

Bahan Kerja :
a. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien
b. Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan pelayanan
penunjang
c. Daftar tarif yang berlaku
d. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan
e. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas admission dan registrasi

Perangkat Kerja:
a. Komputerisasi dan ATK
b. Telepon

Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin - Jumat : Jam 08.00 Jam 16.00
Sabtu : Jam 08.00 - Jam 14.00

Tanggung Jawab :
a. Kelancaran dan ketetapan waktu pendaftaran pasien
b. Ketepatan dan kebenaran slip pembayaran dan berkas rekam medis dengan
pasien yang akan diperiksa.
c. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien
d. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak kelas, dan
kesepakatan pasien/ keluarga dengan rumah sakit.
e. Kebenaran laporan kegiatan admission dan registrasi.

17
 Wewenang :
a. Memotivasi petugas admission dan registrasi
b. Mengatur rencana kegiatan admission dan registrasi
c. Meminta arahan dari atasan
d. Meminta masukan dari petugas admission, registrasi dan unit kerja yang
terkait.
e. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

18
3. Staf Admission (Pendaftaran Rawat Inap)
Nama Jabatan : Staf Admission
Unit Kerja : Unit Rekam Medis

Uraian Kerja :
a. Melakukan tugas pendafataran pasien rawat inap, wawancara,
memasukan data pasien, pengiriman slip pembayaran dan berkas rekam
medis
b. Memberikan informasi pelayanan medis di RS Mitra Kasih
c. Memberikan informasi perkiraan biaya pelayanan medis

Hasil Kerja :
a. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien,
keluarga dan kasus penyakitnya.
b. Data base pasien pada sistem komputerisasi
c. Pasien mendapatkan layanan informasi

Bahan Kerja :
a. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat inap
b. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rs. Mitra Kasih
c. Formulir isian pasien
d. Daftar tarif yang berlaku
e. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan rekanan

Perangkat Kerja :
a. Komputer
b. ATK

Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit :
Senin-Minggu : Jam 07.00 jam 14.00 WIB (shift Pagi)

19
Senin-Minggu : Jam 14.00 jam 21.00 WIB (shift Siang)
Senin-Minggu : Jam 21.00 jam 07.00 WIB (shift Malam)

Tanggung Jawab :
a. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry
b. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan
c. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap
d. Bertanggung jawab atas perangkat kerja

Wewenang :
a. Menghubungi dokter untuk menanyakan dignosa, jenis dan golongan
operasi pasien apabila dokter tidak menulis atau tidak jelas tulisannya.
b. Menjelaskan kepada pasien tentang biaya perawatan dan operasi
c. Memberikan masukan kepada atasan langsung.

20
4. Staf Registrasi (Pendaftaran Rawat Jalan)
Nama : Staf Registrasi
Unit kerja : Unit Rekam Medis

Uraian Tugas :
a. Menerima pendafataran pasien rawat jalan dan IGD
b. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan
pelayanan pasien rawat jalan dan IGD
c. Mengidentifikasi pengisian identitas sosial
d. Entry data identitas sosial
e. Membuat slip pembayaran
f. Mempersilahkan pasien ke poliklinik atau IGD
g. Meminta rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.
h. Mengirim slip pembayaran dan rekam medis ke poliklinik atau IGD
tujuan pasien
i. Mengembalikan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah selesai
digunakan ke ruang rekam medis
j. Membuat laporan harian pendafatran pasien rawat jalan
k. Membuat laporan absesnsi dokter di unit rawat jalan

Hasil Kerja :
a. Pasien terdaftar di masing-masing poliklinik atau IGD sesuai urutan
b. Data base pasien pada sistem komputerisasi
c. Slip pembayaran dan rekam medis harus siap di poliklinik atau IGD sebelum
pasien diperiksa
d. Pasien mendapatkan layanan informasi

Bahan Kerja :
a. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien
b. Jadwal praktek dokter RS Mitra Kasih
c. Daftar fasilitas RS Mitra Kasih

21
 d. Formulir isian pasien
e. Daftar tarif yang berlaku
f. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan

Perangkat Kerja :
a. Perangkat Komputer
b. ATK

Sifat Jabatan :
Senin-Minggu : Jam 07.00 jam 14.00 WIB (shift Pagi)
Senin-Minggu : Jam 14.00 jam 21.00 WIB (shift Siang)
Senin-Minggu : Jam 21.00 jam 07.00 WIB (shift Malam)

Tanggung jawab :
a. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry
b. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan
c. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan atau IGD
d. Bertanggung jawab atas pemulangan rekam medis pasien rawat jalan yang
sudah selesai berobat
e. Bertanggung jawab atas perangkat kerja
f. Bertanggung jawab atas laporan absensi dokter
g. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat jalan

Wewenang :
a. Menghubungi dokter yang akan praktek untuk mengetahui kepastian
kedatangannya.
b. Menghubungi pasien yang akan berobat untuk memastikan kedatangan
pasien
c. Memberikan masukan kepada atasan langsung

5. Staf Assembing Dan Kode Penyakit

22
Nama jabatan : Staf Assembling Dan Kode Penyakit
Unit Kerja : Unit Rekam Medis

Uraian Jabatan :
a. Melakukan tugas assembling berkas rekam medis pasien rawat jalan dan
rawat inap.
b. Memeriksa kelengkapan berkas rekam medis.
c. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya dan
diserahkan kepada penanggung jawab berkas rekam medis untuk dikirim
kepada yang berhak/ berkewajiban melengkapi isi berkas rekam medis.
d. Menyusun berkas rekam medis sesuai dengan urutan yang telah
ditentukan.
e. Memberi nomor dan nama pasien diberkas rekam medis, mencoret dan
menempelkan stiker tahun kunjungan akhir.
f. Mensortir folder berdasarkan angka langsung
g. Mengkoding diagnosa rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap.
h. Menyiapkan berkas rekam medis baru untuk rawat jalan dan rawat inap.
i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan utnuk menyelesaikan,
menangani bila terjadi penyimpangan/ kasus yang terjadi dikegiatan
assembling dan kode penyakit pasien rawat jalan dan rawat inap.

Hasil Kerja :
a. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap tersusun rapi.
b. Indeks kode penyakit pasien

Bahan Kerja :
a. Susunan langkah kegiatan assembling pasien rawat jalan dan rawat inap
serta susunan langkah kode diagnosa penyakit.
b. Buku ICD 10 dan ICOPIM (kode tindakan operasi)
c. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang belum di
assembling dan belum di koding.

23
 Perangkat Kerja :
a. ATK
b. Telepon
c. ICD-10
d. ICOPIN (kode tindakan operasi)

Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin-jumat : jam 08-00 16.00 WIB
Sabtu : jam 08.00 14.00 WIB

Tanggung Jawab :
a. Kelengkapan dan kerapian isi berkas rekam medis
b. kebenaran indeks kode penyakit

Wewenang :
a. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan
b. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja

6. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis

Nama Jabatan : Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis

24
Unit Kerja : Unit Rekam Medis

Uraian Jabatan :
a. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam medis,
meliputi:
Menerima permintaan berkas rekam medis dari pendaftaran.
Menyiapkan tracer untuk berkas rekam medis yang keluar
Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor berkas
rekam medis yang diminta, dengan menempatkan tracer pada
posisi rekam medis yang keluar.
Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke poliklinik atau
ruang perawatan dalam buku ekspedisi.
Memberikan berkas rekam medis pasien yang diambil dari ruang
penyimpanan ke pendaftaran untuk disiapkan berkasnya oleh
petugas registrasi maupun admission sebelum diantar keruang
pemeriksaan atau perawatan.
Melaksanakan serah terima berkas rekam medis dengan petugas
registrasi dan admission
Menerima berkas rekam medis rawat jalan yang sudah diantar
oleh petugas registrasi dan administrasi rawat inap dari poliklinik
b. Mencocokan berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan
buku ekspedisi
c. Memberikan berkas rekam medis yang baru diterima ke petugas
assembling dan indeks kode penyakit.
d. Menerima berkas rekam medis dari petugas assembling dan indeks
kode penyakit untuk disortir menurut angka langsung dan memasukan
berkas kedalam lemari penyimpanan sesuai nomor.
e. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan
menggunakan bon peminjaman, mencari dan mengantar berkas rekam
medis yang dipinjam.

25
 f. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam
waktu tertentu
g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/
menangani bila terjadi penyimpangan/ kasus yang terjadi di kegiatan
penjajaran dan pendistribusian rekam medis pasien rawat inap.

Hasil Kerja :
a. Berkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan tepat
b. Kontrol terhadap pengembalian rekam medis ke ruang penyimpanan\
c. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di ruang
penyimpanan serta ruang penyimpanan yang bersih dan rapi

Bahan Kerja :
a. Berkas rekam medis
b. Tracer
c. Buku ekspedisi
d. ATK

Perangkat Kerja
a. Komputer dan ATK
b. Telepon

Sifat jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu:
Senin Jumat : Jam 08.00 16.00 WIB
Sabtu : Jam 08.00 14.00 WIB

Tanggung Jawab :
a. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari lemari
penyimpanan

26
 b. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis
c. Bertanggung jawab atas rekam medis yang diminta untuk kepentingan
pengobatan pasien.
d. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang kembali dan
keluar dengan buku ekspedisi
e. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis di ruang
penyimpanan dengan rapi dan tepat sesuai nomor
f. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis kepada dokter yang
akan mengisi formulir asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum

Wewenang :
a. Koordinasi dengan petugas registrasi dan admission
b. Koordinasi dengan petugas poliklinik, IGD, dan Koordinasi petugas inap
c. Meminta arahan dari atasan
d. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait
e. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan

7. Staf Statistik Dan Pelaporan

Nama Jabatan : Staf Statistik Dan Pelaporan
Unit Kerja : Unit Rekam Medis

27
Uraian Jabatan
a. Mencetak sensus harian rawat jalan dan rawat inap
b. Mengkontrol kebenaran dan ketepatan sensus harian sesuai jumlah
pasien yang sebenarnya.
c. Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan
penunjang medis
d. Membuat laporan morbiditas, mortalitas dan penyakit.
e. Menyediakan berkas rekam medis untuk pengisian formulir asuransi,
perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak.
f. Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan kinerja
rumah sakit dan kinerja mutu unit rekam medis.
g. Membuat laporan ekstern yang ditunjukan ke departemen kesehatan
dan jajarannya.

Hasil Kerja :
a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang
medis
b. Laporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit
c. Laporan intern RS Mitra Kasih
d. Laporan ekstern R1, RL2, RL 3, RL 4, RL 5 dan RL 6

Bahan Kerja :
a. Susunan langkah kegiatan pembuatan statistik dan sistem pelaporan
rumah sakit
b. Data print out sensus harian rawat jalan dan rawat inap
c. Data kunjungan pasien rawat inap dan rawat jalan

Perangkat Kerja :
a. Komputer dan ATK
b. Telepon

28
Sifat Jabatan
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu:
Senin Jumat : Jam 08.00 16.00 WIB
Sabtu : Jam 08.00 14.00 RIB

Tanggung Jawab :
a. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penggunaan sensus harian
b. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan kunjungan pasien
rawat jalan, rawat inap, penunjang, laporan morbiditas, mortalitas, dan
penyakit menular, efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, TOI
c. Bertanggung jawab atas terisinya formulir asuransi, perusahaan rekanan,
visum et repertum dan pengisian formulir untuk pihak ketiga yang
berwenang.
d. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan/ target yang ditetapkan.

Wewenang :
a. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan
b. Meminta arahan dari atasan
c. Mengeluarkan formulir asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan
formulir dari pihak ketiga yang berwenang.
d. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA

29
 Skema Hubungan dan Konsultasi Kerja :

Kabid. Keu &

Umum

TPP RJ TPP RI Kasir

INTERN

UNIT
REKAM MEDIS

EKSTERN

ASURANSI / BPJS KONTRAKTOR Dep.Kes/Pem LAIN-LAIN

Hubungan tata kerja di Unit Rekam Medis bersifat garis komunikasi,

koordinasi, dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui
pertemuan dan atau surat dinas.

Hubungan Intern :
Unit rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi,
koordinasi dan informasi yang dibutuhkan TPP RJ, TPP RI, Kasir dan
Kepala Bidang Keuangan dan Umum dalam mengambil keputusan.
Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam
penyediaan rekam medis

30
Hubungan Ekstern :
Unit rekam medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu
Asuransi / BPJS, Kontraktor dan pihak lain.
Unit rekam medis berkewajiban memberikan laporan kepada Departemen
Kesehatan Pemerintah.

BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI
DI UNIT REKAM MEDIS

31
 Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, maka
diperlukan kegiatan menyediakan, mempertahankan SDM yang tepat bagi
organisasi. Atas dasar tersebut, maka unit rekam medis membuat pola
ketenagaan. Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi SDM yang ada di Unit
Rekam Medis adalah sebagai berikut :
Tabel 8.1
Pola Ketenagaan Unit Rekam Medis
TENAGA TENAGA
BAGIAN KUALIFIKASI YANG YANG DI
PENDIDIKAN TERSEDIA BUTUHKAN
Sarjana (S1)
Registrasi &Admision D-III Rekam Medis
(Pendaftaran pasien) SMA+ Komputer 14 12
SMA
Assembling & Kode
Penyakit D-III Rekam Medis 5 4
Penyimpanan & D-III Rekam Medis
Distribusi RM SMA 3 3
Statistik & Pelaporan D-III Rekam Medis
2 2
JUMLAH 24 21

PERSYARATAN PEGAWAI DI UNIT REKAM MEDIS

RS. MITRA KASIH

32
1. Kepala Bagian Rekam Medis
Pendidikan D-III Rekam Medis & memiliki keterampilan tentang
komputer
Pada saat pengangkatan menjadi kepala bagian rekam medis minimal
sudah bekerja dua tahun.
Memiliki jiwa kepemimpinan & mampu beradaptasi dengan orang lain
Menguasai semua bidang yang ada di Unit Rekam Medis
Bertanggung jawab, cekatan, berwibawa dan memiliki tingkah laku baik

2. Bagian Registrasi & Admission (Pendaftaran)

Pendidikan minimal SMU sederajat
Memiliki keterampilan tentang computer
Mengetahui tatakrama dalam penerimaan pasien
Ulet, gigih, tekun dan bias mempertanggungjawabkan pekerjaannya
Kestabilan emosi dan tingkah laku yang sopan

3. Bagian Penyimpanan & Pendistribusian RM

Pendidikan SMA atau D-III rekam medis
Memiliki ketelitian dalam penyimpanan
Ulet dan bertanggung jawab

4. Bagian Assembling & Kode Penyakit

Pendidikan D-III Rekam Medis
Memiliki keterampilan tentang tata cara pengolahan data
Mempunyai keterampilan tentang komputer
Ulet dan bertanggung jawab

5. Bagian Statistik dan Pelaporan

33
 Pendidikan D-III Rekam Medis & memiliki keterampilan tentang
komputer
Menguasai statistik untuk penghitungan BOR, LOS, TOI, BTO dll
Ulet dan bertanggung jawab.

BAB IX

34
 KEGIATAN ORIENTASI

Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Unit

Rekam Medis, Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :

Tabel Orientasi SDM UNIT REKAM MADIS

HARI MATERI PENGARAH

Ka. Rekam
SEMUA SDM Unit Rekam Medis
Medis
Pengenalan personil
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi Unit
2-4 Rekam Medis
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan Unit Rekam
Medis
Sosialisasi uraian jabatan dan tata hubungan kerja
Sosialisasi pedoman kerja
5-8 Sosialisasi keselamatan kerja
Sosialisasi indikator kinerja
Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja
Sosialisasi teknis kegiatan Unit Rekam Medis sesuai
9 - 10
dengan nama dan jabatan

BAB X
PERTEMUAN/RAPAT

Rapat berkala terdiri dari :

35
 1. Rapat Rutin
2. Rapat Insidentil

Rapat Rutin diselenggarakan pada :

Waktu : Setiap Jumat minggu kedua setiap bulan
Jam : 13.00 - selesai
Tempat : Ruang Rapat Unit Rekam Medis
Peserta : Kepala Unit Rekam Medis, Pelaksana yang bertugas.
Materi : = Evaluasi kinerja mutu
= Masalah dan pemecahannya
= Evaluasi dan rekomendasi

Rapat Insidentil diselenggarakan sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal
yang perlu dibahas segera.

BAB XI
PELAPORAN

36
1. Laporan Harian
Laporan harian Unit Rekam Medis meliputi :
1. Laporan Harian Jumlah Pasien Rawat Jalan
2. Laporan harian Jumlah Pasien Rawat Inap

2. Laporan Bulanan
Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern.
a. Laporan intern meliputi :
Menerima Laporan Penyakit dari Rawat Jalan

b. Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari :

1. Laporan 10 Besar penyakit Rawat Inap
2. Laporan 10 Basar Penyakit Rawat Jalan
3. Laporan Kunjungan Pasien Lama Baru
4. Laporan Jumlah Pasien Rawat Jalan
5. Laporan Jumlah Pasien Perinatologi
6. Laporan Jumlah Pasien Kebidanan
7. Laporan Jumlah Pasien Rujukan

3. Laporan Tahunan
Membuat laporan Sistem Informasi Rumah Sakit

37