KEPUTUSAN KEPALA RUMAH SAKIT BUKIT ASAM MEDIKA

NOMOR 001B/Int-10000/BAM2/KEP/2019

TENTANG
RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

KEPALA RUMAH SAKIT BUKIT ASAM MEDIKA

Menimbang : a. bahwa dalam rangka penyelenggaraan rekam medis yang baik

dan efiesien di Rumah Sakit Bukit Asam Medika;
b. bahwa untuk maksud tersebut dalam butir a diperlukan Surat
Keputusan Kepala Rumah Sakit Bukit Asam Medika tentang
Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis.

Mengingat : 1. Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009

tentang Kearsipan
2. Undang Undang Republik Indonesia No. 44 tahun 2009 tentang
Rumah Sakit.
3. Undang Undang Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik
Kedokteran.
4. Undang Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan.
5. Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
6. Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2013 tentang Jaminan
Kesehatan.
7. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor. 1333/Menkes/SK/XII
/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit.
8. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor. 129/Menkes/SK/II/2008
tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.
9. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269 tahun 2008 tentang
Rekam Medis.
10. Peraturan Menteri Kesehatan No 36 tahun 2012 tentang
Rahasia Kedokteran;
11. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor. 12 Tahun 2012 Tentang
Akreditasi Rumah Sakit.
12. Akta pendirian Perseroan Terbatas PT. Bukit Asam Medika
Nomor : 38 tanggal 23 Desember 2014 dibuat dihadapan
Notaris Fathiah Helmi, SH di Jakarta, dan telah ditetapkan
dalam Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
Republik Indonesia Nomor : 30 Desember 2014 Tentang
Pengesahan Pendirian Badan Hukum Perseroan Terbatas PT
Bukit Asam Medika;
13. Akta penyataan keputusan rapat umum pemegang saham PT.
Bukit Asam Medika Nomor : 89 taggal 24 Februari 2017 dibuat
oleh Affuroh, Sarjana Hukum, Notaris di Muara Enim yang
ditetapkan dalam keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi
Manusia RI Nomor : AHU-AH.0101-0106445 tahun 2017 tanggal
03 Maret 2017;
 14. Keputusan Direksi PT Bukit Asam Medika Nomor 012/KEP/Int-
0100/XI/2016 Tentang Peraturan Internal Rumah Sakit (Hospital
By Laws) Rumah Sakit Bukit Asam Medika;
15. Keputusan Direksi PT. Bukit Asam Medika Nomor : 012/Int-
10000/BAM1/KEP/2017 tanggal 6 Oktober 2017 tentang
Struktur Organisasi Rumah Sakit Bukit Asam Medika;
16. Keputusan Direksi PT. Bukit Asam Medika Nomor : 007/Int-
10000/BAM1/KEP/2018 tanggal 26 Oktober 2018 tentang
Pengangkatan Pemegang Jabatan Di PT. Bukit Asam Medika.

MEMUTUSKAN:
Menetapkan : KEBIJAKAN RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS DI
RUMAH SAKIT BUKIT ASAM MEDIKA
PERTAMA : Kepada Tim retensi rekam medis dalam melaksanakan retensi dan
pemusnahan rekam medis mengacu kepada kebijakan yang tersebut
dalam lampiran keputusan ini;
KEDUA : Struktur organisasi tim retensi dan pemusnahan rekam medis
sebagaimana tercantum pada lampiran keputusan ini;
KETIGA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan diadakan
perbaikan sebagaimana mestinya apabila dikemudian hari ternyata
terdapat kekeliruan didalam keputusan ini.

Ditetapkan di : Tanjung Enim

Pada tanggal : 9 Januari 2019
Kepala Rumah Sakit

Dr. Rachmad Yusuf, MARS

NP. 6696130656
 Lampiran I : Keputusan Kepala Rumah Sakit
Nomor : 001B/Int-10000/BAM2/KEP/2019
Perihal : Kebijakan Retensi dan Pemusnahan Rekam
Medis

KEBIJAKAN RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

DI RUMAH SAKIT BUKIT ASAM MEDIKA

I. PENGERTIAN
 Retensi yaitu suatu kegiatan memisahkan atau memindahkan antara dokumen
rekam medis inaktif dengan dokumen rekam medis yang masih aktif di ruang
penyimpanan (filing).
 Berkas rekam medis aktif yaitu berkas rekam medis yang masih aktif
digunakan untuk pelayanan pasien yang bersangkutan. Berkas rekam medis
inaktif yaitu berkas rekam medis yang sudah tidak digunakan lagi untuk
pelayanan pasien yang bersangkutan dalam jangka waktu tertentu.
 Pemusnahan rekam medis adalah kegiatan menghilangkan/ menghapus/
menghancurkan secara fisik dokumen rekam medis yang telah mencapai 5
tahun sejak terakhir berobat di rumah sakit.

II. TUJUAN
1. Mengurangi jumlah dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak (filling)
sehingga didapat ruang untuk penyimpanan rekam medis yang baru;
2. Mengabadikan formulir-formulir rekam medis yang bernilai guna.

III. ISI KEBIJAKAN

1. Retensi rekam medis dilakukan untuk pasien inaktif 2 tahun atau lebih sejak
terakhir pasien berobat;
2. Retensi dilakukan setiap bulan atau triwulan secara reguler;
3. Apabila rekam medis pasien sudah disimpan di rak inaktif tapi kemudian
pasien berobat lagi maka rekam medisnya disimpan kembali di dalam rak aktif;
4. Pemusnahan dilakukan untuk rekam medis yang inaktif yang telah mencapai 5
tahun sejak terkhir berobat kecuali ringkasan pulang dan pertsetujuan tindakan
medik;
5. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik disimpan dalam jangka
waktu minimal 10 tahun sejak tanggal dibuat ringkasan tersebut;
6. Pemusnahan dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi ruang
penyimpanan rekam medis;
7. Pemusnahan rekam medis diusulkan kepada Kepala Rumah Sakit Bukit Asam
Medika untuk ditetapkan Tim dan jadwal pemusnahannya;
8. Tatacara pemusnahan ditetapkan dalam standar operasional prosedur (SOP)
tersendiri dengan memperhatikan prinsip-prinsip kerahasiaan, keamanan dan
integritas;

Ditetapkan di : Tanjung Enim

Pada tanggal : 9 Januari 2019
Kepala Rumah Sakit

Dr. Rachmad Yusuf, MARS

NP. 6696130656
 Lampiran II :Keputusan Kepala Rumah Sakit
Nomor : 001B/Int-10000/BAM2/KEP/2019
Perihal : Kebijakan Retensi dan Pemusnahan Rekam
Medis

STRUKTUR ORGANISASI TIM RETENSI DAN PEMUSNAHAN

REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT BUKIT ASAM MEDIKA

A. TIM RETENSI REKAM MEDIS

 Penanggung Jawab
 Tim Penilai Rekam Medis
: Kepala Rumah Sakit
: 1. Komite Rekam Medis
.2. Komite Medis
.3. Staf Rekam Medis
.4. Perawat Senior
.5. Staf Terkait Lainnya

B. TIM PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

 Penanggung Jawab : Kepala Rumah Sakit
 Ketuan Tim : Komite Medis
 Sekretaris : Kepala Rekam Medis
 Anggota : Petugas Filling

Ditetapkan di : Tanjung Enim

Pada tanggal : 9 Januari 2019
Kepala Rumah Sakit

Dr. Rachmad Yusuf, MARS

NP. 6696130656