KEBIJAKAN PELAYANAN INSTALASI REKAM MEDIK

DI RUMAH SAKIT BELLEZA KEDATON

RUMAH SAKIT BELLEZA KEDATON

TAHUN 2022

1
 KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT BELLEZA KEDATON
NOMOR : 079/SK-Dir/RSBK/XII/2016

TENTANG
KEBIJAKAN PELAYANAN INSTALASI REKAM MEDIK

DIREKTUR RUMAH SAKIT BELLEZA KEDATON

Menimbang : a. bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rekam medik serta
terlaksananya pelayanan dengan baik dan benar, maka perlu disusun
dan ditetapkan Kebijakan Pelayanan Instalasi Rekam Medik Rumah
Sakit Belleza Kedaton;

b. bahwa Peraturan Direktur Utama Rumah Sakit Belleza Kedaton

Nomor HK.02.04/VII.3/1487/2014 Tanggal 4 April 2014 tentang
Pelayanan Instalasi Rekam Medik dirasakan perlu untuk dilakukan
penyempurnaan;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a

dan b, menetapkan Keputusan Direktur Utama Rumah Sakit Belleza
Kedaton tentang Kebijakan Pelayanan Instalasi Rekam Medik.

Mengingat : 1. Undang – Undang RI Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;

2. Undang – Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit;

3. Undang – Undang RI Nomor 36 Tahun 2014 tentang Tenaga

Kesehatan;

4. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 247/MENKES/PER/III/2008

tentang Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Belleza kedaton;

5. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor

269/MENKES/PER/VIII/2008 tentang Rekam Medis;

6. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 2360/MENKES/PER/XI/2011

tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor
247/MENKES/PER/III/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Rumah Sakit Belleza kedaton;

7. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 012 Tahun 2012 tentang

Akreditasi Rumah Sakit;

8. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 129/MENKES/SK/II/2008

tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT BELLEZA KEDATON

TENTANG KEBIJAKAN PELAYANAN INSTALASI REKAM
MEDIK

KESATU : Instalasi Rekam Medik adalah unit pelayanan dipimpin oleh seorang
Kepala Instalasi yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada
Direktur Medik dan Keperawatan.

2
KEDUA Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Belleza Kedaton mempunyai tugas
pokok dan fungsi sebagai berikut :
1. menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan
rekam medik kepada pasien dan stakeholders Rumah Sakit Belleza
Kedaton sesuai standar profesi yang bermutu dan profesional;
2. menyediakan data dasar penyakit (morbiditas) dan data dasar
kematian (mortalitas) termasuk penyakit infeksi dan penyakit menular
di semua unit pelayanan;
3. mengumpulkan, mengolah, menganalisa data dan menyajikan
informasi kinerja Rumah Sakit Belleza Kedaton untuk kepentingan
manajemen rumah sakit;
4. melaporkan data kegiatan rumah sakit yang berkaitan dengan kinerja
RS kepada internal maupun eksternal RS, seperti: Kemkes RI, Dinkes
DKI Jakarta, Sudinkes Jakarta Utara, dan lain-lainnya; dan
5. menunjang penyelenggaraan program pendidikan, pelatihan dan
penelitian tenaga kesehatan di Rumah Sakit Belleza Kedaton.

KETIGA : Memberlakukan Kebijakan Pelayanan Instalasi Rekam Medik di Rumah

Sakit Belleza Kedaton.

KEEMPAT : Kebijakan Pelayanan Instalasi Rekam Medik sebagaimana tercantum

dalam lampiran keputusan ini merupakan acuan untuk memberikan
pelayanan di Rumah Sakit Belleza Kedaton.

KELIMA : Pembinaan dan pengawasan Pelayanan Instalasi Rekam Medik,

dilaksanakan oleh Direktur Medik dan Keperawatan Rumah Sakit Belleza
Kedaton.

KEENAM : Pada saat keputusan ini berlaku, maka Peraturan Direktur Utama Rumah
Sakit Belleza Kedaton Nomor HK.02.04/VII.3/1487/2014 Tanggal 4 April
2014 tentang Pelayanan Instalasi Rekam Medik dinyatakan tidak berlaku
lagi.

KETUJUH : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan sampai ditetapkannya

keputusan yang baru dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan
diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Bandar Lampung

Pada Tanggal : 25 April 2021
Direktur RS Belleza Kedaton

dr. Yala Mahendra, MBA

NIP.001.15.3.2021

3
 Lampiran I
Keputusan Direktur RS Belleza Kedaton
Nomor :
Tentang : Kebijakan Pelayanan Instalasi
Rekam Medis

KEBIJAKAN PELAYANAN
INSTALASI REKAM MEDIK

Pelayanan Rekam medik

1. Pelayanan dilaksanakan setiap hari selama 24 jam.
2. Setiap pasien Rumah Sakit Belleza Kedaton memiliki satu nomor rekam medis.
3. Penyimpanan rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap disimpan dalam satu
tempat.
4. Setiap pasien yang pulang rawat inap dibuatkan Ringkasan Perawatan Pasien (Resume).
5. Kegiatan pelayanan medis dilaksanakan dengan membuat sensus harian.
6. Seluruh pelayanan dokumen rekam medis dilaksanakan oleh petugas rekam medis.
7. Setiap pasien yang masuk ke Rumah Sakit Belleza kedaton dientry melalui pendaftaran.
8. Permintaan rekam medis hanya bisa diberikan untuk kepentingan pengobatan pasien dan
untuk kepentingan lain harus sesuai aturan dan peminjaman menggunakan bon
peminjaman.
9. KaNit Rawat Inap bertanggung jawab atas kembalinya berkas rekam medis pasien rawat
inap yang keluar perawatan dalam waktu tidak lebih dari 2 x 24 jam.
10. Semua profesi tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien diwajibkan
menulis seluruh pelayanan yang diberikan pada lembar rekam medis yang sudah
ditentukan, dilengkapi dengan tanda tangan/paraf dan inisial nama.
11. Penanggung jawab Berkas Rekam Medis bertanggung jawab atas pengembalian dan
pendistribusian berkas rekam medis.
12. Berkas rekam medis yang telah dikembalikan ke Instalasi Rekam Medis yang belum
lengkap, wajib dilengkapi oleh profesi tenaga kesehatan yang bersangkutan.
13. Instalasi Rekam Medis bertanggung jawab atas laporan berkala yang telah ditetapkan,
baik untuk kepentingan eksternal maupun internal.
14. Seluruh hasil pemeriksaan pelayanan penunjang wajib ditempelkan pada lembar rekam
medis yang telah ditetapkan.
15. Instalasi Rekam Medis bertanggung jawab atas tersedianya informasi kegiatan pelayanan
dan indikator rumah sakit yang telah ditetapkan.
16. Seluruh pelayanan rekam medis wajib berorientasi pada kepuasan pelanggan.
17. Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Belleza kedaton menerima kegiatan magang
mahasiswa terkait.
18. Bagi pasien yang memerlukan data rekam medis, dapat diberikan resume atau ringkasan
perawatan pasien, hasil pemeriksaan dan riwayat pelayanan yang telah diberikan.
19. Tidak diperkenankan untuk membawa berkas rekam medis keluar dari instansi pelayanan
kesehatan, kecuali atas izin pimpinan dan dengan sepengetahuan kepala Instalasi Rekam
Medisk
20. Petugas Rekam Medik antara lain bertanggung jawab penuh terhadap kelengkapan dan
penyediaan berkas yang sewaktu-waktu dapat dibutuhkan oleh pasien.
21. Petugas Rekam Medik menjaga agar berkas tersebut tersimpan dan tertata dengan baik
dan terlindung dari kemungkinan pencurian berkas atau pembocoran isi berkas rekam
medis.
22. Petugas Rekam Medik harus menghayati berbagai peraturan mengenai prosedur
penyelesaian pengisian berkas bagi para aparat pelayanan kesehatan maupun tata cara
pengolahan berkas secara terperinci.

4
23. Pasien berhak menentukan siapa saja yang boleh membuka Rekam Medik pasien untuk
kepentingan pribadi, Rumah Sakit dan pengadilan.

Kegiatan Rekam Medik

1. Pelayanan Pendaftaran Rawat Jalan (Registrasi)
a. Pasien Baru
b. Pasien Lama
c. Pasien Gawat Darurat

2. Pelayanan Pendaftaran Rawat Inap (Admission)

3. Sistem Identifikasi dan Penomoran

a. Sistem Penamaan
b. Sistem Penomoran

4. Simbol dan Tanda Khusus

a. Nomor Rekam Medis
b. Label Warna

5. Penyelesaian dan Pengembalian Rekam Medis

a. Pengendalian Rekam Medis
b. Penyimpanan Rekam Medis
 Sistem Sentralisasi
 Sistem Penomoran
c. Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan
d. Penunjuk Penyimpanan
e. Sampul Pelindung Rekam Medis

6. Penghapusan Rekam Medis

a. Perencanaan Terhadap Rekam Medis yang Tidak Aktif
 Penyusutan
 Jadwal Retensi Arsip
b. Pemusnahan Arsip

7. Perekam Kegiatan Pelayanan Medis

a. Penanggung Jawab Pengisian Rekam Medis
b. Pencatatan

8. Pengolahan Data Medis

a. Perakitan Rekam Medis
b. Koding
c. Indeksing

9. Pengambilan Kembali Rekam Medis

a. Pengeluaran Rekam Medis
b. Petunjuk Keluar
c. Ketentuan dan Prosedur Penyimpanan Lainnya
d. Distribusi Rekam Medis

Persyaratan Hukum Rekam Medis

1. Rekam medis tidak ditulis dengan pensil.
2. Tidak ada penghapusan.
3. Coretan, ralatan sesuai dengan prosedur, tanggal dan tanda tangan.
4. Tulisan jelas, terbaca.
5. Ada tanda tangan dan nama petugas.

5
6. Ada tanggal dan waktu pemeriksaan tindakan.
7. Ada lembar persetujuan tindakan.

Petugas yang Boleh Mengisi Rekam Medis

1. Dokter jaga, Case Manager, DPJP, dokter gigi, dan dokter spesialis yang melayani pasien
di Rumah Sakit Belleza kedaton.
2. Dokter tamu yang merawat pasien di Rumah Sakit Belleza kedaton.
3. Tenaga para medis perawatan dan non perawatan yang terlibat langsung dalam
pelayanan antara lain ; Perawat, Perawat Gigi, Bidan, Tenaga Laboratorium Klinik, Gizi,
Anastesi, Penata Rontgen, Rehabilitasi Medis dan Rekam Medis.
4. Dalam hal dokter ke luar negeri maka yang melakukan tindakan/konsultasi kepada
pasien yang mengisi rekam medis adalah dokter yang ditunjuk oleh Direktur Rumah
Sakit Belleza kedaton

Pemberian Informasi
1. Setiap informasi yang bersifat medis yang dimiliki Rumah Sakit tidak boleh disebarkan
oleh pegawai Rumah Sakit, kecuali bila pimpinan Rumah Sakit mengijinkan.
2. Rumah Sakit tidak boleh dengan sekehendaknya menggunakan rekam medis dengan cara
yang dapat membahayakan kepentingan pasien, kecuali jika rumah sakit sendiri akan
menggunakan rekam medis tersebut bila perlu untuk melindungi dirinya atau
mewakilinya.
3. Para asisten dan dokter yang bertanggungjawab boleh dengan bebas berkonsultasi
dengan Instalasi Rekam Medis dengan catatan yang ada hubungan dengan pekerjaannya.
4. Dokter tidak boleh memberikan persetujuan kepada perusahaan asuransi atau badan lain
untuk memperoleh rekam medis.
5. Badan-badan sosial boleh mengetahui isi data sosial dari rekam medis apabila
mempunyai alasan-alasan yang syah untuk memperoleh informasi, namun untuk data
medisnya tetap diperlukan surat persetujuan dari pasien yang bersangkutan.
6. Permohonan pasien untuk memperoleh informasi mengenai catatan dirinya diserahkan
kepada dokter yang bertugas merawatnya.
7. Permohonan secara lisan, permintaan informasi sebaiknya ditolak, karena cara
permintaan harus tertulis.
8. Informasi rekam medis hanya dikeluarkan dengan surat kuasa yang ditandatangani dan
diberi tanggal oleh pasien (walinya jika pasien tersebut secara mental tidak kompeten)
atau keluarga terdekat kecuali jika ada ketentuan lain dalam peraturan.
9. Informasi di dalam rekam medis boleh diperlihatkan kepada perwalian rumah sakit yang
syah untuk melindungi kepentingan rumah sakit dalam hal-hal yang bersangkutan
dengan pertanggungjawaban.
10. Informasi boleh diberikan kepada rumah sakit, tanpa surat kuasa yang ditandatangani
oleh pasien berdasarkan permintaan dari rumah sakit yang menerangkan bahwa si pasien
sekarang dalam perawatan mereka.
11. Dokter-dokter dari luar rumah sakit yang mencari keterangan mengenai pasien di rumah
sakit, harus memiliki surat kuasa dari pasien tersebut.
12. Ketentuan ini tidak saja berlaku bagi Instalasi Rekam Medis, tetapi juga berlaku bagi
semua orang yang menangani rekam medis di Bagian Perawatan, bangsal-bangsal dan
lain-lain.
13. Rekam medis yang asli tidak boleh dibawa keluar rumah sakit, kecuali bila atas perintah
pengadilan dengan surat kuasa khusus tertulis dari pimpinan rumah sakit .
14. Rekam medis tidak boleh diambil dari tempat penyimpanan untuk dibawa kebagian lain
dari rumah sakit, kecuali jika diperlukan untuk transaksi dalam kegiatan rumah sakit.
15. Dengan persetujuan pimpinan Rumah Sakit, pemakaian rekam medis untuk keperluan
riset diperbolehkan. Mereka yang bukan dari staf medis rumah sakit, apabila ingin
melakukan riset harus memperoleh persetujuan tertulis dari pimpinan rumah sakit.
16. Bila suatu rekam medis diminta untuk dibawa ke pengadilan segala ikhtiar hendaklah
dilakukan supaya pengadilan menerima salinan fotocopy rekam medis yang dimaksud.

6
 Apabila hakim minta yang asli, tanda terima harus diminta dan disimpan di folder sampai
rekam medis yang asli tersebut kembali.
17. Fakta bahwa seorang majikan telah membayar atau telah menyetujui untuk membayar
ongkos rumah sakit bagi seorang pegawainya, tidak dapat dijadikan alasan bagi rumah
sakit untuk memberikan informasi medis pegawai tersebut kepada majikan tadi tanpa
surat kuasa/persetujuan tertulis dari pasien atau walinya yang syah.

Ditetapkan di : Bandar Lampung

Pada Tanggal : 25 April 2021
Direktur RS Belleza Kedaton

dr. Yala Mahendra, MBA

NIP.001.15.3.2021