PEDOMAN PENGORGANISASIAN

UNIT REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT BELLEZA KEDATON

TAHUN 2022

1
 DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN………………………………………………………………. 1
BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT………………………………………. 3
a.Gambaran Rumah Sakit......................................................................................…. 3
BAB III VISI, MISI, MOTTO, NILAI-NILAI, DAN TUJUAN………………………… 5
a.Visi Rumah Sakit Belleza Kedaton....................................................................… 5
b.Misi Ruma Sakit Belleza Kedaton.....................................................................… 5
c.Moto....................................................................................................................… 5
d.Nilai.……………………………………………………………………………. 5
e.Tujuan.………………………………………………………………………….. 5
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT BELLEZA KEDATON……… 7
BAB V STRUKTUR ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS………………………… 8
BAB VI URAIAN JABATAN………………………………………………………….. 8
a.Kepala Unit Rekam Medis................................................................................... 9
b.Petugas Assembling ........................................................................................... 4
c.Petugas Filing….……………………………………………………………… 16
d. Petugas Pengantar Status.…………………………………………………...... 18
BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA……………………………………………….. 23
BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI…………………………….. 24
a.Latar Belakang..................................................................................................... 24
b.Tujuan Umum....................................................................................................... 24
c.Rencana Perhitungan Kebutuhan Tenaga ............................................................ 24
d.Perhitungan Kebutuhan Tenaga ….…………………………………………… 24
e.Petugas Pengantar Status.……………………………………………………... 18
f. Pola Ketenagaan ……………………………………………………………… 27
BAB IX KEGIATAN ORIENTASI UNIT REKAM MEDIS RS BELLEZA KEDATON 31
BAB X PERTEMUAN ATAU RAPAT UNIT REKAM MEDIS DAN PENDAFTARAN 37

2
 BAB I
PENDAHULUAN

Dengan semakin banyaknya jumlah rumah sakit yang terus bertambah dan memasuki
era kerjasama asuransi, maka semakin complex dan ketat persaingan yang terjadi antar
rumah sakit. Persaingan yang terjadi bukan hanya dalam bidang teknologi medis tetapi juga
dalam hal sumber daya kesehatan yang dibutuhkan seperti tenaga medis, tenaga paramedik
serta tenaga ahli kesehatan lainnya yang dibutuhkan.Yang tentunya ditujukan untuk
peningkatan pelayanan untuk masyarakat.
Untuk mendorong perkembangan Rumah Sakit Belleza Kedaton dalam mencapai visi
dan misi perlu dilakukan pendekatan manajemen komprehensif dan sistematis dengan
memberi perhatian pada upaya-upaya strategik dengan pembentukan tim akreditasi dalam
rangka peningkatan kualitas pelayanan kesehatan, sehingga mendapatkan standarisasi mutu
dan manajemen yang baik.
Pelayanan kesehatan merupakan palayanan yang khas dan membutuhkan struktur
organisasi yang baik agar pelayanan tersebut dapat berjalan dengan baik berdasarkan hal ini
maka Rumah Sakit Belleza Kedaton dalam rangka mensukseskan akreditasi di rumah sakit
ini, Baik managemen dan tim akreditasi RS Belleza Kedaton mengemas berbagai sendi-
sendi dan berbagai hal mengenai instalasi ini dalam sebuah buku.
Pedoman menyajikan proses pengorganisasian, kemudian proses pelaksanaan dan
tidak lupa pula proses hasil atau output. Melalui buku ini kami mencoba menggambarkan diri
kami dan mencoba menbandingkan dengan standar dari akreditasi sehingga akan didapat
proses studi banding yang akan memperlihatkan kekurangan-kekurangan yang rada sehingga
dapat dilakukan perbaikan demi pembangunan kesehatan di negeri tercinta ini.
Undang – Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit menyatakan
bahwa Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna. Pelayanan Kesehatan Paripurna adalah pelayanan
kesehatan yang meliputi upaya promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif.Upaya promotif
dan preventif di rumah sakit saat ini sudah mulai terlihat adanya perhatian yang serius setelah
upaya saat ini dijadikan salah satu syarat untuk beroperasionalnya suatu rumah sakit melalui
akreditasi rumah sakit.
Dalam menjalankan tugas sebagai pemberi pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna, maka Rumah Sakit mempunyai fungsi penyelenggaraan pelayanan pengobatan
dan pemulihan kesehatan sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit, pemeliharaan dan
peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat
kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis, penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber
daya manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan,
dan penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi bidang
kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu
pengetahuan bidang kesehatan.
3
 Standar promosi kesehatan rumah sakit yang tercantum dalam Peraturan Menteri
Kesehatan RI Nomor 004/MENKES/II/2012 tentang Petunjuk Teknis Promosi Kesehatan
Rumah Sakit (PKRS), menyatakan bahwa setiap rumah sakit harus memiliki unit pengelola
promosi kesehatan yang memiliki tugas dan fungsi sebagai perencana, pengorganisasian,
pelaksanaan, monitoring dan evaluasi.
Rumah Sakit Belleza Kedaton sebagai rumah Sakit Umum di Kota Bandar Lampung
berusaha menerapkan pelayanan paripurna dalam rangka mensukseskan program jaminan
kesehatan nasional. Upaya promosi kesehatan telah direvitalisasi sejak tahun 2008 dan saat
ini Instalasi Promosi Kesehatan Rumah Sakit Belleza Kedaton telah memiliki struktur
organisasi yang jelas.

4
 BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT BELLEZA KEDATON

A. GAMBARAN RUMAH SAKIT

Rumah Sakit Belleza Kedaton Bandar Lampung pada awalnya adalah sebuah Rumah Sakit
Khusus Ibu dan Anak (RSIA) tipe C. Peletakan batu pertama pada saat pembangunan gedung rumah
sakit dimulai pada tanggal 12 Desemeber 2012. Mendapatkan ijin mendirikan rumah sakit pada tahun
2013 berdasarkan surat izin yang dikeluarkan oleh Walikota Bandar Lampung No.
959/IV.41/HK/2013 pada tanggal 30 Desember 2013. RSIA Belleza Kedaton yang berarti “Sebuah
Keindahan” ini dibangun diatas lahan seluas 6.390 M2 dengan bangunan 5 (lima) lantai seluas 6.090
M2 terletak di Jl Sultan Haji, Labuhan Ratu, Bandar Lampung. Berada diantara dua jalan protokol
yaitu Jl. Zaenal Abidin Pagaralam dari arah timur dan Jl. Sultan Agung dari arah utara sehingga
mudah dijangkau oleh masyarakat. Kawasan ini adalah kawasan segitiga emas untuk kota Bandar
Lampung, sehingga merupakan pasar yang potensial bagi para investor. RSIA Belleza Kedaton adalah
wujud dari PT RILYZNI PRAKARSA INVESTAMA yang merupakan representasi dari 3 (tiga) orang
founder yaitu Dra. Febrina, dr. Lyza MR Alfian, dr. Sri Murni Aritonga, Sp.A., M.Kes. Kata
RILYZNI sendiri merupakan akronim dari nama ketiga founder tersebut (RILYZNI : Rina Lyza
Murni)

Pada perkembangannya RSIA Belleza Kedaton berubah menjadi Rumah Sakit Umum Tipe C
dengan 108 tempat tidur, dengan ijin operasional nomor 1871/503/00010/445-IORS/III.16/I/2021
yang dikeluarkan oleh Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kota Bandar
Lampung pada tanggal 27 Januari 2021 dan sejak tanggal tersebut secara administratif RSIA Belleza
Kedaton Bandar Lampung berubah menjadi rumah sakit umum dengan nama RS Belleza Kedaton
Bandar Lampung.

Letak Rumah Sakit Bandar Lampung beralamat di jalan Sultan Haji, Labuhan Ratu Bandar
lampung. Lokasi ini sangat strategis karena terletak pusat Kota Bandar Lampung, sangat mudah
diakses oleh masyarakat dengan sarana transportasi umum yang ada. Lokasi ini juga dikelilingi oleh
banyak perumahan padat penduduk dan dekat dengan kawasan industri.

Secara geografis Kota Bandar Lampung terletak pada 50 20’ sampai dengan 50 30’ lintang
selatan dan 1050 28’ sampai dengan 1050 37’ bujur timur. Letak tersebut berada pada Teluk Lampung
di ujung selatan pulau Sumatera. Berdasarkan kondisi ini, Kota Bandar Lampung menjadi pintu
gerbang utama pulau Sumatera tepatnya kurang lebih 165 km sebelah barat laut Jakarta dan memiliki
peran sangat penting selain dalam kedudukannya sebagai ibu kota Provinsi Lampung juga merupakan
pusat pendidikan, kebudayaan dan perekonomian bagi masyarakat. Selain daripada itu, Kota Bandar
Lampung memiliki andil yang sangat vital dalam jalur transportasi darat dan aktivitas pendistribusian
logistik dari Jawa menuju Sumatera maupun sebaliknya serta memiliki Pelabuhan Panjang untuk
kegiatan ekspor impor dan Pelabuhan Srengsem yang melayani distribusi batubara dari Sumatera ke

5
Jawa, sehingga secara langsung Kota Bandar Lampung berkontribusi dalam mendukung pergerakan
ekonomi nasional

6
 BAB III
VISI, MISI, MOTTO, NILAI-NILAI, DAN TUJUAN

A. VISI RUMAH SAKIT BELLEZA KEDATON

Rumah Sakit Belleza Kedaton mempunyai Visi :

“Memberikan pelayanan prima dengan teknologi modern”

B. MISI RUMAH SAKIT BELLEZA KEDATON

Misi Rumah Sakit Belleza Kedaton meliputi:
1. Mengedepankan pelayanan secara professional dan service excellent
2. Memberikan pelayanan kesehatan berorientasi pada keselamatan pasien
3. Mengikuti perkembangan IPTEK di bidang kedokteran,keperawatan/kebidanan dan
manajemen rumah sakit

C. MOTTO
Rumah Sakit Belleza Kedaton memiliki Motto :
“Kesehatan Cermin Keindahan”

D. NILAI
1. Jujur
2. Tanggung Jawab
3. Disiplin
4. Bekerja Sama
5. Visioner
6. Adil & Peduli
7. Ramah dan Santun
8. Apresiasi Terhadap Prestasi
9. 5S1R (Senyum, Sapa, Salam, Sopan, Santun, Ramah)

E. TUJUAN
1. Tujuan utama pendirian Rumah Sakit Belleza Kedaton adalah :
a. Meningkatkan kualitas kesehatan masyarakat
b. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang terbaik
c. Meningkatkan kesejahteraan karyawan
2. Sedangkan tujuan khusus dari upaya pemecahan masalah yang dilaksanakan adalah :
a. Semua personil yang terlibat dalam pelaksanaan pelayanan dapat
menjalankan fungsinya secara professional dengan produktifitas tinggi,
focus kepada kepuasan pelanggan.

7
b. Produk layanan kesehatan di Rumah Sakit Bhakti Kartini semakin
bertambah sesuai kebutuhan masyarakat.
c. Sarana dan fasilitas pelayanan menjadi semakin baik dan lengkap serta
dapat memberikan manfaatnya sampai habis masa pakainya serta
memberikan rasa aman dan nyaman bagi seluruh pengguna jasa
layanan yang datang memanfaatkan.
d. Proses pelayanan dapat berjalan efektif dan efisien sehingga dapat
meningkatkan pendapatan rumah sakit.
e. Kerjasama dengan pihak lain baik institusi pemerintah maupun swasta
dapat lebih ditingkatkan.

8
 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT BELLEZA KEDATON

Bagan atau struktur Organisasi Rumah Sakit Belleza Kedaton berdasarkan Peraturan Mentri
Kesehatan Indonesia Nomor 247/MENKES/PER/III/2008 tentang struktur organisasi Rumah
Sakit Belleza Kedaton adalah seperti dapat dilihat pada bagan di bawah ini

9
 BAB V
STRUKTUR ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS

Unit Rekam Medis Rumah Sakit Belleza Kedaton dipimpin oleh kepala Unit Rekam Medis.
kepala unit rekam medis membawahi 3 pelayanan yaitu :

1. Pendaftaran Rajal dan Ranap

2. Petugas Rekam Medis
3. Petugas Verifikator
pelaksana pelaporan, koding, dan pelaksana berkas rekam medis langsung di bawahi oleh kepala
Unit Rekam Medis.

Struktur Organisasi Rekam Medis

DIREKTUR RS BELLEZA
KEDATON

WADIR PELAYANAN MEDIS

DAN KEPERAWATAN

KaSie.PENUNJANG MEDIS

KaNit. REKAM MEDIS

PETUGAS PETUGAS
PETUGAS PENGANTAR
ASSEMBLING FILLING
REKAM MEDIS STATUS

10
 BAB VI
URAIAN JABATAN

A. Kepala Unit Rekam Medis

Nama Jabatan : Kepala Unit Rekam Medis
Direktorat : Penunjang Medis
Uraian Tugas :
1. Mengawasi , mengevaluasi dan memberikan usulan terhadap kegiatan Unit rekam
medis dan pendaftaran
2. Menyusun program kerja Unit Rekam Medis
3. Mengawasi pelaksanaan pengisian formulir rekam medis
4. Mengusulkan pedoman teknis kerja staf
5. Membuat laporan Unit-Unit (harian, bulanan, dan tahunan)
6. Membimbing dan membina kinerja staf
7. Memberikan kode diagnosa dan tindakan berdasarkan ICD-X10 dan ICD-9-CM
8. Membuat Laporan external rumah sakit
9. Membuat Laporan internal rumah sakit

Hasil Kerja :
1. SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan
dan pengambilan data medis.
2. Uraian tugas bawahan
3. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur
4. Laporan internal dan eksternal yang sudah tercetak atau terkirim
5. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Unit rekam medis dan pendaftaran
6. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan rekam medis dan
pendaftaran

Bahan Kerja :
1. Kebijakan, pedoman, Juknis Kemenkes RI.
2. Kebijakan pengelolaan SDM Rumah Sakit Belleza Kedaton
3. Informasi langsung/tidak langsung tentang kegiatan bawahan
4. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap.
5. Surat tugas dari manajemen.
6. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Unit Rekam Medis.
7. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari bawahan.

Perangkat Kerja :
1. Komputer & ATK

11
 2. Telepon

Sifat Jabatan :

Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin - Sabtu : jam 08.00 - 15.00 WIB

Tanggung jawab :

1. Pengelolaan sumber daya rekam medis dan pendaftaran

2. Operasional unit rekam medis dan pendaftaran
3. Pelaksanaan program peningkatan mutu rekam medis dan pendaftaran
4. Pelaporan serta pembinaan staf pelaksana
5. Penyelesaian permasalahan yang menyangkut bagian unit rekam medis dan
pendaftaran
6. Pelaksanaan rekam medis sesuai petunjuk pelaksanaan yang telah disetujui dan
memberikan petunjuk tentang cara menerapkan ketentuan dalam buku pedoman
penyelenggaraan rekam medis yang telah ditetapkan.
7. Pelayanan informulirasi rekam medis untuk berbagai keperluan (asuransi, visum,
penelitian, dan lain-lain)
8. Penyelenggaraan sistem pelaporan rekam medis
9. Koordinasi internal dan eksternal
10. Perencanaan kebutuhan barang
11. Perencanaan kegiatan rekam medis dan pendaftaran
12. Perencanaan pemusnahan berkas rekam medis.

Wewenang :
1. Memberikan penilaian kinerja dan kedisiplinan staf
2. Memberi saran dan masukkan ke Unit terkait baik lewat pimpinan rumah sakit
maupun panitia rekam medis
3. Pemberian ijin peminjaman berkas rekam medis

Nama Bawahan Langsung :

1. Petugas assembling
2. Petugas filling
3. Petugas pengantar status

12
Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT DALAM HAL
ORGANISASI
1 KaNit Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Petugas Assembling Rekam Medis Penugasan
Pelaksanaan assembling dan
riview kelengkapan
3 Petugas filling Rekam Medis Penugasan
Pelaksanaan filling rekam
medis
4 Petugas Pengantar Status Rekam Medis Penugasan
Distribusi status rekam
medis
5 Kanit Pendaftaran Pendaftaran Koordinasi tentang
Pengisian Formulir rekam
medis
6 KaNit Rawat Inap Bagian Medis dan Koordinasi tentang
Keperawatan Pengisian Formulir rekam
medis
7 KaNit UGD Bagian Medis dan Koordinasi tentang
Keperawatan Pengisian Formulir rekam
medis
8 Kanit Pengadaan Bagian Umum Pengadaan ATK dan sarana
pendukung lainnya
9 Kepala Unit lain yang Bagian lain yang Koordinasi tugas
terkait terkait

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Ruang pengolahan data Diruang tertutup
rekam medis
2 Tempat kerja : Arsip Rekam Medis Diruang tertutup

Resiko Bahaya :

N FAKTOR
ASPEK
O
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas

Syarat Jabatan :

NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN

PENDIDIKAN

13
 1 Minimal DIII  Pelatihan manajemen  Pengalaman di Rekam
Rekam Medis. rekam medis Medis

Upaya Fisik :

1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita

2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 22 tahun

B. Petugas assembling rekam medis

Nama Jabatan : Petugas Assembling Rawat Inap dan Review
Unit Kerja : Rekam Medis
Uraian Tugas :
1. Assembling status rekam medis yang kembali dari rawat inap
2. Menyusun kembali status di rak filling
3. Review kelengkapan status rekam medis yang kembali dari pelayanan
4. Menyusun berkas rekam medis dalam rak penyimpanan (filling)
5. Menerima berkas rekam medis rawat inap yang telah kembali dari rawat inap
6. Mengambil formulir yang tidak terpakai agar dapat dipergunakan lagi
7. Mengganti sampul berkas yang tidak layak pakai

Hasil Kerja :
1. Laporan kelengkapan status yang di riview dari semua unit
2. Kerapian dan kesesuaian urutan formulir di status rekam medis
3. Ketepatan penyusunan status rekam medis di rak filling

Bahan Kerja :
1. Status rekam medis pasien rawat inap

Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK
2. Telepon

14
 Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : Jam 09.00 - jam 16.00

Tanggung Jawab :
1. Ketepatan dan kebenaran assembling,
2. Kelancaran pengolahan data rekam medis.

Wewenang :
1. Meminta arahan dari atasan.
2. Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja lain yang terkait.
3. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT DALAM HAL
ORGANISASI
1 KaNit Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
3 KaNit Rawat Inap Bagian Medis dan Koordinasi tentang data
Keperawatan pelayanan rawat jalan
4 KaNit Unit Gawat Bagian Medis dan Koordinasi tentang data
Darurat
Keperawatan pelayanan rawat inap

5 KaNit Unit Gawat Bagian Medis dan Koordinasi tentang

Darurat Keperawatan pelayanan registrasi pasien
UGD
6 Unit lain yang terkait Bagian yang terkait Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Ruang pengolahan Diruang tertutup
data rekam medis

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas

Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

15
 1 DIII / S1 Pengalaman di rekam
-
medis min 2 tahun.

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 21 tahun

C. Petugas Filling
Nama Jabatan : Petugas filling rekam medis
Unit Kerja : Rekam Medis
Uraian Tugas :
1. Mengganti sampul berkas yang tidak layak pakai
2. Assembling status selesai pelayanan rawat jalan
3. Mengambil formulir yang tidak terpakai agar dapat dipergunakan lagi
4. Mengusulkan daftar berkas rekam medis yang akan dimusnahkan
5. Memisahkan berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap dari aktif ke inaktif
6. Mencari berkas rekam medis sesuai nomor rekam medis pasien
7. Menerima berkas rekam medis rawat jalan yang telah kembali dari poliklinik
8. Menyusun berkas rekam medis dalam rak penyimpanan (filling)
9. Melayani peminjaman berkas rekam medis

Hasil Kerja :
1. Ketersedian status rawat jalan pasien
2. Kerapian dan kesesuaian urutan formulir di status rekam medis
3. Ketepatan penyusunan status rekam medis di rak filling

Bahan Kerja :
1. Status rekam medis pasien

Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK
2. Telepon

16
 Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Shift Pagi : 07.00 - 14.00
Shift Siang : 14.00 - 21.00
Shift Malam : 21.00 - 07.00

Tanggung jawab :
1. Retrieval dan Penyimpanan Rekam Medis
2. Kelengkapan pengisian identitas pasien
3. Kerapian rak Penyimpanan (Filling)

Wewenang :
1. Memeriksa kelengkapan berkas rekam medis
2. Meminta arahan dari atasan.
3. Ketersediaan berkas rekam medis

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
1 KaNit Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Pelaksana Pendaftaran pendaftaran Penugasan
Rawat Jalan dan rawat Pengkoordinasian
inap kegiatan
3 KaNit Poliklinik Bagian Medis dan Koordinasi tentang data
Medis dan Keperawatan pelayanan rawat jalan
Keperawatan

pelayanan rawat jalan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Rekam Medis Diruang tertutup

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan

17
 tugas pelayanan rawat jalan.

Syarat Jabatan :
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1 DIII / S1
- -

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki / wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal: 20 tahun

D. Petugas Pengantar Status

Nama Jabatan : Petugas Pengantar Status
Unit Kerja : Rekam Medis
Uraian Tugas :
1. Mengambil status rekam medis yang telah selesai pelayanan dari UGD
2. Mengambil status rekam medis yang telah selesai pelayanan dari VK/Perinatologi
3. Mengambil status formulir surat keterangan lahir dari perinatology
4. Mengambil status rekam medis yang telah selesai pelayanan dari Rawat Inap
5. Mengantar Status rekam medis yang akan mendapatkan pelayanan rawat inap
6. Mengantar Status rekam medis yang akan mendapatkan pelayanan rawat Jalan

Hasil Kerja :
1. Ketersedian status rawat jalan pasien
2. Ketersedian status rawat inap pasien

Bahan Kerja :
1. Status rekam medis pasien.

Perangkat Kerja :
1. Trol

18
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Shift Midle : 09.00-16.00

Tanggung jawab :
1. Distribusi Status rekam medis

Wewenang :
1. Memastikan ketersedian status rekam medis
2. Meminta arahan dari atasan

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
1 KaNit Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Pelaksana Pendaftaran pendaftaran Penugasan
Rawat Jalan dan rawat Pengkoordinasian
inap kegiatan
3 KaNit Poliklinik Bagian Medis dan Koordinasi tentang data
Medis dan Keperawatan pelayanan rawat jalan
Keperawatan

pelayanan rawat jalan

4 KaNit Rawat Inap Bagian Medis dan Koordinasi tentang data
Keperawatan pelayanan rawat inap
Keperawatan

pelayanan rawat jalan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Rekam Medis Diruang tertutup

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas distribusi status.

19
Syarat Jabatan :
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1 SMA /SMK
- -
SEDERAJAT

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 20 tahun

20
 BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA

Skema Hubungan Kerja

PORMIKI DINAS KESEHATAN

KEUANGAN
UGD

HCD
PELAYANAN MEDIK

KEPERAWATAN REKAM MEDIS MARKETING

LABORATORIUM
FARMASI

RADIOLOGI PENGADAAN

A. Eksternal
1. PORMIKI : Penyelenggaraan diklat/seminar/workshop
2. Dinas Kesehatan : Pelaporan Rutin Eksternal

B. Internal
1. Keperawatan : Pendomumentasian kegiatan keperawatan
2. Laboratorium : Pendokumentasian kegiatan pelayanan laboratorium
3. Farmasi : Pendokumentasian kegiatan pelayanan perbekalan farmasi
4. Radiologi : Pendokumentasian kegiatan pelayaan radiologi
5. Keuangan : Biaya dan tagihan pasien
6. Marketing : Data untuk pengembangan strategi marketing
7. Personalia : Ketenagaan dan Diklat
8. Pengadaan : Pemeliharaan ruangan dan pengadaan ATK

21
 BAB VIII
POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI

A. Latar Belakang

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan
kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan
menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi.

B. Tujuan Umum

mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang

tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi
dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.

C. Rencana Perhitungan Kebutuhan Tenaga

Metode perhitungan kebutuhan tenaga kesehatan berdasarkan beban kerja Workload

Indicators of Staffing Need (WISN) adalah suatu metode perhitungan berdasarkan beban
pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh tiap kategori tenaga kesehatann pada tiap unit
kerja di fasilitas pelayanan kesehatan. Metode ini diciptakan oleh PJ Shipp (1984) dan
sangat dianjurkan oleh Organosasi Kesehatan sedunia (WHO). Kelebihan metode ini
mudah dioperasikan , mudah digunakan,secara teknis mudah diterapkan, komprehensif dan
realistis.

Langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kesehatan berdasarkan Workload

Indicators of Staffing Need (WISN), meliputi 5 (lima) langkah yaitu :

a. Menetapkan Waktu kerja tersedia dalam dalam 1 (satu) tahun

b. Menetapkan Unit Laboratorium dan kategori SDM
c. Menyusun standar beban kerja Laboratorium
d. Menyusun Kebutuhan Kelonggaran
e. Perhitungan kebutuhan tenaga kerja di Laboratorium
f. Analisis kebutuhan tenaga di Laboratorium.

D. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Rekam Medis

a. Menetapkan waktu kerja yang tersedia dalam 1 (satu) tahun
1. Hari kerja : 314 hari
2. Cuti tahunan : 12 hari
3. Hari libur dan libur Nasional : 11 hari
4. Ketidakhadiran kerja : 12 hari
5. Pendidikan dan pelatihan : 10 hari

22
 6. Waktu kerja 42 jam/minggu : 7 jam /hari

Hari kerja 314 – 45 = 269 hari

Waktu kerja tersedia = 269x 7 jam = 1.883 jam/tahun

b. Standar beban kerja rekam medis meliputi :

1. Kegiatan pokok yang dilakukan di rekam medis adalah pelayanan rekam medis
yang dilakukan terhadap pasien.
2. Rata-rata waktu yang diperlukan berdasarkan pengamatan selama satu tahun
untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok pelayanan Rekam medis, pendaftaran
pasien, Verifikasi berkas.
3. Standar beban kerja per satu tahun:

Waktu Kerja Tersedia

Rata-rata waktu per kegiatan pokok

Rekam Medis = 1.883 per jam/tahun x 60 menit = 7.532 jam/tahun

15 menit

c. Standar kelonggaran Petugas Rekam Medis

Pada umumnya petugas rekam medis memiliki faktor kelonggaran sebagai berikut :

a. Rapat 2 jam per bulan = 0.5 jam /minggu

b. Kegiatan profesi 3 jam per bulan = 0.75 jam/minggu
c. Berobat = 1 jam /minggu
d. Lain-lain urusan pribadi = 2 jam/minggu

Rumus kelonggaran : Rata-rata waktu faktor kelonggaran

Waktu kerja tersedia

Perhitungan : 4.25 jam/minggu x 51 minggu = 0.12

1.704

d. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Rekam Medis

Kuantitas kegiatan pokok disusun berdasarkan berbagai data kegiatan pelayanan yang telah
dilakukan di rekam medis selama kurun waktu 2016, yaitu 104.966 pasien rawat jalan dan
11.136 pasien rawat inap.
23
 Kebutuhan tenaga Analis = Kuantitas kegiatan pokok + standar kelonggaran
Standar beban kerja

Rekam Medis = 88676 + 0.12 = 7.8

7.532

Kesimpulan :

Berdasarkan perhitungan dengan metode Workload Indicators of Staffing Need (Wisn), maka
didapatkan kebutuhan tenaga unit rekam medis = 7.8 = 8 orang.

POLA KETENAGAAN
No Jabatan Kualifikasi Kebutuhan Jumlah Selisih
saat ini

1 KaNit Rekam Medis  S1 / DIII Rekam Medis

 Karyawan kontrak / tetap
1 orang 1 orang 0
 Pengalaman kerja sebagai
rekam medis minimal 2 tahun

2 Petugas Assembling Rekam  D III Rekam Medis/DIII

Medis  Karyawan kontrak / tetap
2 orang 1 orang 1
 Masa kerja sebagai pelaksana
rekam medis minimal 1 tahun

3 Petugas Filling Rekam  DIII

Medis  Karyawan kontrak / tetap
4 orang 4 orang 0
 Masa kerja sebagai pelaksana
rekam medis minimal 1 tahun

4 Petugas Pengantar Status  DIII

1 orang 1 orang 0
 Karyawan kontrak / tetap

24
E. Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) Dan Seleksi Karyawan

1. Penarikan Calon (Recruitment) Karyawan

Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang para
pelamar sebanyak mungkin sehingga Rekam Medis memiliki kesempatan yang luas
untuk menemukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang
diinginkan.Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga,
ditemukan jumlah pasien dan kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang
ada. Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:

a. Dari dalam Rumah sakit Belleza Kedaton” sendiri (internal resources)

Menarik calon dari dalam Rumah Sakit Belleza Kedaton” sendiri (Internal resources)
memiliki keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan
lebih cepat dibanding menarik calon dari luar Rumah Sakit Belleza Kedaton”. Calon
nantinya masuk ke Rekam Medis akibat mutasi atau promosi.

Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui :

1) Informasi dari mulut ke mulut
2) Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri.
3) Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya
kebutuhan tenaga di Unit Rekam Medis.

b. Dari luar Rumah Sakit Belleza Kedaton” (external resources)

Proses penarikan calon dari luar Rumah Sakit Belleza Kedaton” ini dapat dilakukan
dengan cara :

1) Dari mulut ke mulut.

2) Iklan media online.
3) Lembaga-lembaga pendidikan

2. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) Karyawan

Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar,sehingga Rekam Medis dapat memperoleh
karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan. Tahapan seleksi terdiri
dari :

a. Umum.
Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan oleh pihak
rumah sakit.

25
b. Khusus
Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar diseleksi
secara khusus oleh Unit Rekam Medis. Proses seleksi yang dilakukan oleh Rekam
Medis ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan fungsi rekam
medis. Kompetensi yang harus dimiliki perekam medis adalah :

1) Pengetahuan tentang manajemen umum dan kepemimpinan meliputi:

a) Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi Pelayanan
Kesehatan.
b) Proses Problem solving
c) Proses Pengambilan Keputusan

2) Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi :

a) Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit
b) Prosedur Dokumentasi Rekam Medis
c) Sistem Pelaporan Rekam Medis

3) Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal

Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis kaitannya
dengan :
a) Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien.
b) Informed consent.
c) Keterangan Medis untuk asuransi.
d) Visum et repertum.
e) Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi.
f) Kode etik profesi.

4) Statistik Kesehatan
a) Dasar-dasar statistik kesehatan.
b) Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan laporan.

5) Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.

6) Sistem informasi kesehatan

a) Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan informasi
dan pelaporan
b) Menggunakan program-program statistik untuk mempersiapkan
display informasi (tabel-tabel, diagram-diagram)
c) Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.
d) Menjaga keamanan data dan informasi

26
 e) Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi untuk
pengunjung
f) Memasukkan ringkasan pasca pulang.
g) Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat kelahiran, sertifikat
kematian, register handi cap.

7) Sumber daya pelayanan kesehatan

a) Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi
b) Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta pengembangan
karirnya
c) Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran.

8) Manajemen mutu pelayanan

a) Penyusunan dan penyajian indikator
b) Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya menjaga mutu.
c) Menyiapkan data-data untuk keperluan audit
d) Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan kelembapan,
kebakaran maupun kehilangan.
e) Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai
pelayanan.
f) Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan rekam
medis.

9) Teknologi informasi
a) Kemampuan jalankan komputer
b) Internet dan berbagai akses LAN
c) Gunakan multi media

c. Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :

1) Tes Tertulis
Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari 100 soal, dengan
materi soal sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis
seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan adalah 70% benar.

2) Tes Kesehatan
Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :

a) Sehat, tidak buta warna.

b) Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk admision dan
registrasi).

27
 3) Tes Wawancara
Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan rekam
medis, pandangan terhadap penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi
terhadap kepuasan pelanggan.

28
 BAB IX
KEGIATAN ORIENTASI UNIT REKAM MEDIS
RS BELLEZA KEDATON

Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Unit Rekam Medis,
sebelum orientasi diadakan pre test dan post tes,dengan materi yang meliputi :

1. Pencatatan
2. Pengolahan data medis
3. Penyimpanan
4. Penyusutan/Pemusnahan

Jadwal Orientasi sesuai dengan tabel dibawah ini :

TABEL 9.1
TABEL ORIENTASI UMUM PEGAWAI UNIT REKAM MEDIS

HAR
MATERI WAKTU PENGARAH
I

Pengenalan Personil 10 menit KaNit

Orientasi ruangan 10 menit KaNit

Sosialisasi Visi, misi dan struktur RS 15 menit HCD

Sosialisasi Visi, misi dan struktur Rekam

1 15 menit
Medik KaNit

Sosialisasi Landasan Peraturan, kebijakan dan

15 menit
ruang lingkup RS HCD

Sosialisasi Landasan Peraturan, kebijakan dan

15 menit
ruang lingkup Rekam Medik KaNit

Sosialisasi Uraian jabatan dan tata hubungan

15 menit
kerja KaNit

Sosialisasi pedoman kerja 15 menit KaNit

2 Sosialisasi keselamatan kerja 15 menit KaNit

Sosialisasi indikator kinerja 15 menit KaNit

Sosialisasi Perencanaan dan evaluasi kerja 15 menit KaNit

Sosialisasi teknis kegiatan Rekam Medik Sesuai jenis

3 KaNit
sesuai dengan nama dan kelas jabatan kegiatan

29
 TABEL 9.3
TABEL ORIENTASI ASSEMBLING

HARI MATERI WAKTU PENGARAH

Menerima berkas Rekam Medik Rawat Inap dari

10 menit KaNit
petugas pengantar status

Memeriksa kelengkapan berkas rekam medis 10 menit KaNit

Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang

10 menit KaNit
telah ditentukan

Memasukkan berkas ke dalam folder sesuai dengan

10 menit KaNit
tepi angka akhir (apabila belum diberi sampul/folder).

Memberi nomor difolder rekam medis 10 menit KaNit

1
Memberi nama difolder rekam medis 10 menit KaNit

Mencoret tahun kunjungan 10 menit KaNit

Mensortir folder-folder rekam medis berdasarkan tepi

10 menit KaNit
angka akhir

Mencari dan menempel lembar rekam medis yang

tercecer kedalam berkas rekam medis tersebut 10 menit KaNit
(contoh : hasil lab, dll.)

Memberikan berkas rekam medis pasien ke pelaksana

10 menit KaNit
koding

TABEL 9.4
TABEL ORIENTASI CODING DAN INDEKS PENYAKIT

HARI MATERI WAKTU PENGARAH

1 Menerima Rekam Medik dari pelaksana

10 menit KaNit
assembling.

Menulis tanggal pulang pada berkas ringkasan

10 menit KaNit
masuk

Mengkoding penyakit pada berkas rekam medis 10 menit KaNit

Rawat Jalan sesuai dengan Daftar Tabulasi
Dasar (DTD) dan penyakit pada berkas rekam
Rawat Inap sesuai dengan ICD-X, dan
tindakan/operasi sesuai dengan ICOPIM

30
 Mensortir berdasarkan kode penyakit 10 menit KaNit

Mengambil kartu index peyakit 10 menit KaNit

Memasukkan kode penyakit kedalam kartu

10 menit KaNit
sesuai ICD X.

Menyimpan kartu indek penyakit berdasarkan

10 menit KaNit
urutan-urutan penyakit.

Memberikan Rekam Medik yang sudah di

10 menit KaNit
Indek ke pelaksana penjajaran.

Membuat laporan kegiatan kode dan Indek

10 menit KaNit
penyakit Rekam Medik pasien Rawat inap

TABEL 9.5
TABEL ORIENTASI STATISTIK DAN PELAPORAN

HAR
MATERI WAKTU PENGARAH
I

Mengambil Sensus Harian Rawat Inap (SHRI)

dan berkas rekam medis pasien pulang dari 10 menit KaNit
ruang rawat inap.

Menyusun sensus sesuai urutan yang telah

10 menit KaNit
ditentukan

Memasukkan jumlah pasien pulang, jumlah

komulatif hari rawat, rata-rata pasien dirawat,
10 menit KaNit
1 jumlah pasien meninggal, jumlah pasien masuk,
jumlah pasien dirawat, jumlah hari perawatan.

Meminta data kunjungan dari penanggung jawab

10 menit KaNit
Poli, IGD, Rontgen, Register Rawat Inap

Membuat laporan perbandingan kegiatan

10 menit KaNit
(comparative report) RL.

Membuat Indikator Rumah Sakit yang meliputi

10 menit KaNit
BOR, LOS, TOI, BTO, NDR dan GDR

2 Mengambil berkas rekam medis yang sudah

10 menit KaNit
dirapikan oleh pelaksana assembling

Memasukkan kode diagnosa akhir kedalam

10 menit KaNit
registrasi

Mengambil daftar kode penyakit pasien rawat 10 menit KaNit

inap dari pelaksana koding

31
 Mengentry kode penyakit menurut golongan
10 menit KaNit
penyakit, golongan umur, dan jenis kelamin

Mengentry kode penyakit menurut golongan

10 menit KaNit
penyakit dan wilayah

Membuat laporan morbiditas serta mortalitas

10 menit KaNit
rawat inap

Membuat Grafik Barber Johnson beserta

10 menit KaNit
analisanya

Membuat laporan RL 2 10 menit KaNit

Mengambil berkas rekam medis yang sudah

10 menit KaNit
dirapikan oleh pelaksana assembling

Memasukkan kode diagnosa akhir kedalam

10 menit KaNit
registrasi

Mengambil daftar kode penyakit pasien

3 10 menit KaNit
poliklinik dari pelaksana koding.

Mengentry kode penyakit menurut golongan

10 menit KaNit
penyakit, golongan umur, dan jenis kelamin

Membuat laporan morbiditas rawat jalan 10 menit KaNit

Membuat laporan RL 2 10 menit KaNit

TABEL 9.6
TABEL ORIENTASI STAF FILLING DAN PENGANTAR STATUS
HARI MATERI WAKTU PENGARAH

Mengambil rekam medis dari poliklinik KaNit

10 menit

Menyerahkan rekam medis ke perawat

KaNit
poliklinik dengan tanda terima 10 menit

Mengambil rekam medis setiap hari di ruang

KaNit
1 perawatan 10 menit

Mencocokkan jumlah rekam medis yang

dipinjam oleh masing-masing poliklinik KaNit
dengan register rawat jalan 10 menit

Menyerahkan rekam medis ke petugas

KaNit
assembling dan koding rawat jalan. 10 menit

Menerima nomor dan nama pasien untuk

KaNit
pasien yang kontrol ke poliklinik 10 menit
2
Mencatat dalam formulir permintaan Rekam
KaNit
Medis 10 menit

32
Mengambil traser dan menulis nomor dan
KaNit
nama pasien 10 menit

Mengambil rekam medis yang dimaksudkan 10 menit KaNit

Menyerahkan rekam medis kepada petugas

KaNit
kurir 10 menit

Menerima rekam medis dari pelaksana kode

KaNit
penyakit rawat jalan dan rawat inap. 10 menit

Mensortir rekam medis pasien rawat jalan dan

KaNit
rawat inap 10 menit

Menyimpan rekam medis ke rak penyimpanan

KaNit
berdasarkan metode penjajaran. 10 menit

Mengambil berkas rekam medis inaktif 10 menit KaNit

Mencatat rekam medis yang dipinjam oleh unit

KaNit
lain 10 menit

Melakukan penyisiran berkas rekam medis

KaNit
yang salah letak 10 menit

33
 BAB X
PERTEMUAN / RAPAT UNIT REKAM MEDIS
RS BELLEZA KEDATON

Rapat berkala di bagian Rekam Medis RS Belleza Kedaton terdiri dari :

1. Rapat Rutin

Rapat Rutin diselenggarakan pada :

Waktu : Setiap 1 bulan sekali,minggu ke-2

Jam : Menyesuaikan

Tempat : Ruang Rapat

Peserta : KaSie penunjang medis,KaNit RM, staf rekam medis

Materi :

 Evaluasi kinerja bagian Rekam Medis

 Evaluasi SDM bagian Rekam Medis
 Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan bagian Rekam Medis
 Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM bagian Rekam Medis
 Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan bagian Rekam Medis

Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen,dokumentasi

2. Rapat Insidentil

Rapat Insidentil diselenggarakan pada :

Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas
segera.

Jam : Sesuai undangan

Tempat : Sesuai undangan

Peserta : KaSie penunjang medis,KaNit RM, staf rekam medis

Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

Kelengkapan Rapat: Undangan, daftar hadir, notulen rapat

34