JOB DESCRIPTION UNIT PENDAFTARAN

No Dokumen No Revisi Jumlah Berkas

Tanggal terbit Disahkan oleh

Direktur :

dr.Yala Mahendra,MBA

1. Nama Jabatan : Staff Admision

Staff Admision merupakan salah satu bagian di rumah sakit yang
kegiatannya mengatur penerimaan dan pendaftaran pasien yang
akan berobat ke Poliklinik spesialis, Klinik Umum, UGD, One Day
Care (ODC) dan rawat inap.

2. Fungsi Utama Jabatan a.: Peran dan fungsi staf admisi sebagai pusat penerimaan atau
pelayanan rawat jalan dan rawat inap, mulai dari mendaftarkan
pasien rawat jalan dan rawat inap, mendaftarkan pasien umum,
asuransi, dan jaminan perusahaan, menginformasikan jadwal
praktek dokter, mengatur penggunaan tempat tidur yang tersedia.
Fungsi pusat informasi ini diperluas sebagai pengatur penggunaan
ruangan, fasilitas rumah sakit, jadwal praktek dokter spesialis dan
pelayanan dengan perjanjian terlebih dahulu melalui via telepon.

3. Kriteria Jabatan

3.1 Pendidikan : Wajib memiliki ijazah minimal Diploma 3 segala jurusan.

3.2 Pengalaman Kerja : Minimal Fresh Graduate

3.3 Keahlian : 1. Kemampuan komunikasi yang baik.

2. Kemampuan mengorganisir dokumen.
3. Kemampuan mengoperasikan komputer dan mengerti internet.
4. Kemampuan mengoperasikan alat-alat elektronik seperti mesin
printer dan scanner, printer gelang pasien, printer kartu pasien,
mesin fax, teacer no antrian, EDC asuransi, dan mesin tap
asuransi.

3.4 Kepribadian : 1. Berpenampilan yang menarik.

2. Cepat, tanggap dan cerdas.
3. Memiliki wawasan yang luas.
4. Mampu bekerja secara teamwork dan atau personal.
5. Mempunyai jiwa sosial dan keperdulian yang tinggi terhadap
dokter, pasien dan sesama rekan kerja.
6. Memiliki kesehatan prima.
7. Disiplin
a. Datang tepat waktu
b. Mengisi absensi
c. Berpakain rapih dan bersih
d. Salam, sapa dan support (beretika)
e. Mematuhi tata tertib dan peraturan yang berlaku
dirumah sakit.
8. Bekerja secara profesional.

4. Tanggung Jawab

4.1 Atasan Langsung : KA.Unit Rekam Medis dan Pendaftaran

4.2 Atasan tidak langsung : KaSie.Penunjang Medis

 JOB DESCRIPTION UNIT PENDAFTARAN
No Dokumen No Revisi Jumlah Berkas

Tanggal terbit Disahkan oleh

Direktur :

dr.Yala Mahendra,MBA

4.3 Bawahan Langsung : -

4.4 Bawahan Tidak Langsung : -

5. Uraian Tugas

5.1 Melaksanakan Fungsi Pengelolaan dan Pelaksanaan

5.1.1 1. Melakukan pencatatan identitas pasien dengan jelas dan lengkap sesuai dengan kartu
identitas pasien.
2. Menanyakan kepada pasien yang datang, apakah sudah pernah berobat? Bila belum
berarti pasien baru dan bila sudah berarti pasien lama.
3. Melakukan pengecekan kembali apakah pasien belum pernah atau sudah pernah
berobat lewat tanggal lahir,nama dan alamat di SIM-RS.
4. Pelayanan kepada pasien baru meliputi :
a) Menanyakan identitas pasien lengkap untuk di input di SIM-RS.
b) Mencetak kartu berobat pasien dan menjelaskan kegunaannya kepada pasien
dengan pesan untuk dibawa kembali bila datang berobat berikutnya.
c) Menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan untuk mengarahkan
pasien ke klinik yang sesuai.
d) Menanyakan Poli atau nama dokter tujuan pasien.
e) Menanyakan apakah membawa surat rujukan,bila membawa pasien diarahkan
untuk menyerahkan surat rujukan tersebut ke perawat poliklinik bersangkutan.
f) Mengarahkan pasein untuk pembayaran deposit ke kasir dan mengarahkan
pasien konfirmasi ke perawat poli.
5. Pelayanan pasien lama, meliputi :
a) Menananyakan poli atau nama dokter tujuan pasien.
b) Menanyakan terlebih dahulu membawa kartu berobat atau tidak.
c) Bila membawa kartu berobat, maka petugas hanya perlu menginput no. kartu
yang tertera atau menggunakan alat barcode.
d) Bila tidak membawa kartu berobat, maka tanyakanlah tanggal lahir pasien dan
mengkonfirmasi ulang isi data pasien sudah sesuai atau tidak.
e) Mengarahkan pasien untuk pembayaran deposit ke kasir dan mengarahkan
pasien konfirmasi ke perawat poli.
6. Pelayanan pasien asuransi disesuaikan dengan peraturan dan prosedur asuransi
penanggung biaya pelayanan kesehatan.
7. Pelayanan pasien asuransi, meliputi :
a) Menanyakan terlebih dahulu kartu pasien asuransi yang asli.
b) Bila membawa kartu asuransi, petugas mendaftarkan kartu tersebut dengan
menggunakan web asuransi, mesin tap asuransi atau mesin EDC asuransi.
c) Bila tidak membawa kartu asuransi, petugas menjelaskan bahwa pasien
tersebut dianggap sebagai pasien umum dan menyarankan untuk
reimbursement.
d) Mengarahkan pasien untuk mengisi form asuransi dan ditandatangani oleh
pemilik kartu asuransi atau yang mewakili.
e) Menjelaskan kepada pasien untuk membawa form asuransi tersebut dan
menyerahkannya kepada perawat poliklinik yang dituju.
f) Menjelaskan kepada pasien untuk membawa kembali form asuransi yang
telah diisi oleh dokter yang memeriksa untuk diserahkan kebagian kasir untuk
proses pengesahan.
8. Pelayanan pasien Rawat Inap, meliputi :
 JOB DESCRIPTION UNIT PENDAFTARAN
No Dokumen No Revisi Jumlah Berkas

Tanggal terbit Disahkan oleh

Direktur :

dr.Yala Mahendra,MBA

a) Menerima pasien dan melakukan pendaftaran pasien yang akan dirawat inap
dengan menggunakan SIM-RS.
b) Menjelaskan tentang kelas perawatan pasien sesuai dengan bangsal yang
tersedia serta cara pembayaran yang akan dilakukan keluarga pasien.
c) Menyerahkan form Persetujuan Rawat Inap dan Formulir Pemberian
Informasi dan Persetujuan Untuk Menerima Pelayanan Kesehatan, untuk
dibaca dan diisi oleh pasien atau yang mewakili.
d) Menyiapkan 1 rangkap form rawat inap dan mencetakkan gelang pasien untuk
diserahkan ke unit terkait (UGD, HCU, VK atau Kamar Perinatologi)
e) Mengisi form Lembar Masuk dan Keluar.
f) Mengarahkan pasien untuk melakukan deposito terlebih dahulu di bagian
kasir.
g) Berkoordinasi dengan bangsal-bangsal rawat inap dalam hal persiapan kamar
pasien.
h) Mengantarkan Status rekam medis pasien ke IGD/VK
9. Pelayanan pasien Rawat Inap Asuransi dan Jaminan Perusahaan, meliputi :
a) Menanyakan terlebih dahulu kartu pasien asuransi atau surat jaminan
perusahaan yang asli dan telah dicap oleh perusahaan.
b) Menjelaskan tentang kelas perawatan pasien sesuai dengan plafon kamar
asuransi.
c) Petugas mendaftarkan kartu tersebut dengan menggunakan web asuransi,
mesin tap asuransi atau mesin EDC asuransi.
d) Petugas menyerahkan surat pernyataan (khusus asuransi) untuk diisi dan
ditandatangani oleh pasien atau yang mewakili diatas materai.
e) Petugas menyerahkan lembar medis awal yang telah dikirim sebelumnya oleh
pihak asuransi untuk diisi oleh DPJP atau dokter jaga.
f) Surat pernyataan dan lembar medis awal yang telah terisi lengkap akan di
scan dan dikirimkan via email oleh petugas ke email asuransi yang dituju
untuk mendapatkan surat jaminan awal.
g) Petugas yang telah mengirimkan berkas tersebut via email, akan
menghubungi pihak asuransi perihal konfirmasi pengiriman email sudah
diterima atau belum oleh pihak asuransi.
h) Jika lebih dari 1 jam setelah pasien masuk rawat inap, secara berkala petugas
menghubungi kembali pihak asuransi perihal menanyakan surat jaminan awal.
i) Setelah surat jaminan awal diterima oleh petugas, berkas-berkas tersebut
diserahkan kepihak kasir untuk proses pengesahan.
j) Khusus jaminan perusahaan, staf admisi hanya menyerahkan surat jaminan
resmi yang diterbitkan oleh perusahaan untuk selanjutnya diserahkan
kebagian kasir.
k) Mengantarkan status rekam medis pasien ke IGD/VK
10. Menghubungi pasien ketika ada perubahan jadwal dokter.
11. Pelayanan pendaftaran pasien lewat telfon.
6. Hubungan Kerja

Internal 1. Direktur : Bersama-sama melaksanakan tugas dan pekerjaan sesuai dengan

prosedur dan tatanan yang berlaku sehingga tercipta kondisi pekerjaan
2. Manajer : dan lingkungan kerja yang harmonis sesuai dengan Visi dan Misi RS

3. Ka. Bag. : Belleza Kedaton

4. Rekan Kerja & :

Seluruh
 JOB DESCRIPTION UNIT PENDAFTARAN
No Dokumen No Revisi Jumlah Berkas

Tanggal terbit Disahkan oleh

Direktur :

dr.Yala Mahendra,MBA

Karyawan
1. Dinas Tenaga : Berhubungan dengan penerapan remunerasi serta hal-hal lainnya yang
Kerja berkaitan dengan kesejahteraan karyawan serta apabila terdapat
permasalahan yang tidak dapat diselesaikan antara karyawan dengan
Eksternal pihak manajemen.

2. Instansi lainnya Berhubungan dengan setiap kegiatan atau hal untuk menunjang
program-program bagi kesejahteraan karyawan dan proses perijinan
perusahaan

7. Ukuran Keberhasilan

1. Proses pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap berjalan lancar sesuai SOP yang
berlaku tanpa adanya komplain dari pasien maupun dokter.

2. Pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu.

3. Hak dan kewajiban karyawan dapat terpenuhi sesuai dengan peraturan perusahaan dan ketentuan
yang berlaku.

4. Tertib administrasi