PEDOMAN KERJA

DIVISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

RSIA KENDANGSARI MERR

Jl. Dr. Ir. H. Soekarno No 2 Surabaya

Telp. (031) 3814388 Fax: 3814388
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI........................................................................................................................ i

BAB I PENDAHULUAN............................................................................................. 1
A. Latar Belakang........................................................................................................... 1
B. Tujuan Pedoman........................................................................................................ 2
C. Ruang Lingkup Pelayanan Unit SIM........................................................................ 2
D. Batasan Operasional.................................................................................................. 3
E. Landasan Hukum....................................................................................................... 4

BAB II STANDAR KETENAGAAN........................................................................... 2

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia............................................................................ 5
B. Distribusi Ketenagaan............................................................................................... 5
C. Pengaturan Jaga......................................................................................................... 6

BAB III STANDAR FASILITAS................................................................................... 3

A. Denah Ruang............................................................................................................. 7
B. Standar Fasilitas......................................................................................................... 8

BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN.................................................................. 1

A. Tata Pelaksanaan Pemeliharaan dan Perbaikan Komputer atau Laptop ................... 11
B. Tata Pelaksanaan Pemeliharaan dan Perbaikan Printer............................................. 12
C. Tata Pelaksanaan Pemeliharaan dan Perbaikan Server ........................................... 13
D. Tata Pelaksanaan Pemeliharaan dan Perbaikan Jaringan komputer.......................... 14
E. Tata laksana Penyajian Data...................................................................................... 14
F. Tata laksana Permintaan Informasi Data................................................................... 15
G. Tata laksana Perencanaan dan Perancangan Sistem Informasi................................. 17
H. Tata laksana Permintaan Pembuatan atau Pengembangan Aplikasi ........................ 17
I. Tata Laksana Publikasi Informasi Data..................................................................... 18

BAB V LOGISTIK........................................................................................................ 24
A. Peralatan dan Perlengkapan Kantor........................................................................... 24
B. Peralatan Elektronik.................................................................................................. 24

BAB VI KESELAMATAN PASIEN............................................................................. 25

BAB VII KESELAMATAN KERJA.............................................................................. 26

BAB VIII PENGENDALIAN MUTU............................................................................... 28

BAB IX PENUTUP......................................................................................................... 30

i
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pembangunan kesehatan pada hakekatnya adalah penyelenggaraan upaya kesehatan
untuk mencapai kemampuan hidup sehat bagi setiap penduduk agar dapat meningkatkan
derajat kesehatan masyarakat yang optimal dan maksimal. Dengan meningkatnya
pendidikan dan kesejahteraan masyarakat akan meningkat pula kesadaran hidup sehat.
Keadaan tersebut akan berdampak pada timbulnya tuntutan masyarakat akan pelayanan
kesehatan yang bermutu. Ini tentunya menjadi kewajiban bagi insan kesehatan, staf
medis, paramedis dan staf penunjang medis untuk melayani pasien dengan sebaik-
baiknya.
Dalam perkembangannya, rumah sakit masa kini bukan lagi berfungsi sebagai
lembaga sosial semata, tetapi merupakan lembaga bisnis yang patut diperhitungkan
keberadaanya. Perubahan fungsi ini terjadi dengan banyak ditemukannya penyakit-
penyakit baru maupun teknologi pengobatan yang makin maju. Sehingga rumah sakit
dituntut untuk meningkatkan kinerja dan daya saing sebagai badan usaha dengan tidak
mengurangi misi sosial yang dibawanya. Rumah sakit harus merumuskan kebijakan-
kebijakan strategis antara lain efisiensi dari dalam (organisasi, manajemen, serta SDM)
serta harus mampu secara cepat dan tepat mengambil keputusan untuk peningkatan
pelayanan kepada masyarakat agar dapat menjadi organisasi yang responsif, inovatif,
efektif, efisien dan menguntungkan.
Dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit Departemen
Kesehatan RI telah mengeluarkan kebijakan yang menjadi pedoman bagi
penyelenggaraan pembangunan kesehatan yang dilaksanakan oleh pemerintah maupun
swasta. Teknologi informasi telah mempengaruhi pula pelayanan rumah sakit, antara lain
dibutuhkan dalam rangka memenuhi tuntutan masyarakat akan ketepatan dan kecepatan
pelayanannya.
Teknologi yang dirancang khusus untuk membantu proses pengolahan data di rumah
sakit adalah teknologi informasi berupa Sistem Informasi Manajemen (SIM) rumah sakit.
Informasi merupakan aktivita (asset) penting suatu rumah sakit dalam meningkatkan
efesiensi dan efektifitas pekerjaan. Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis
komputer merupakan sarana pendukung yang sangat penting – bahkan bisa dikatakan
mutlak – untuk operasional rumah sakit. Sistem informasi rumah sakit merupakan salah
1
 satu komponen yang penting dalam mewujudkan upaya peningkatan mutu tersebut.
Sistem informasi rumah sakit secara umum bertujuan untuk mengintegrasikan sistem
informasi dari berbagai subsistem dan mengolah informasi yang diperlukan sebagai
pengambilan keputusan. Selain itu, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
adalah sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses
bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur
administrasi untuk mendukung kinerja dan memperoleh informasi secara cepat, tepat dan
akurat.
Untuk mendukung peningkatan efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan rumah sakit,
RSIA Kendangsari Merr menyusun buku pedoman yang harus diikuti dan dilaksanakan
sebaik-baiknya oleh setiap petugas yang berkaitan dengan Sistem Informasi Manajemen
Rumah Sakit sehingga dapat mendukung kinerja dan memperoleh informasi secara cepat,
tepat dan akurat.

B. Tujuan Pedoman
Adapun tujuan dari pembuatan buku pedoman agar tersusunnya pedoman
penyelenggaraan program Sistem Informasi Manajemen di Rumah Sakit sebagai dasar
acuan seluruh kebijakan, prosedur dan program kerja yang terkait dengan kegiatan
SIMRS di RSIA Kendangsari Merr Surabaya.

C. Ruang Lingkup Pelayanan Unit SIM

Dalam rangka peningkatan efektifitas dan efisiensi pelayanan di RSIA Kendangsari
Merr Surabaya unit SIM memiliki Ruang lingkup Pelayanan sebagai berikut :
1 Pemeliharaan dan perbaikan komputer atau laptop
Yaitu perawatan berkala yang harus dilakukan dalam waktu empat bulan sekali sesuai
dengan jadwal pada komputer atau laptop.
2 Pemeliharaan dan Perbaikan Printer
Yaitu perawatan berkala yang harus dilakukan dalam waktu dua bulan sekali sesuai
dengan jadwal pada printer yang digunakan
3 Pemeliharaan dan Perbaikan Server

4 Pemeliharaan dan Perbaikan Jaringan Komputer

2
 Yaitu perawatan berkala yang harus dilakukan dalam periodik waktu tertentu untuk
menjamin koneksitas komputer unit ke server dengan baik.

5 Permintaan Informasi Data

Pelayanan permintaan sejumlah data pada suatu kondisi dan waktu tertentu yang
tersimpan dalam database SIM-RS. Permintaan data baik berkaitan dengan keinginan
dari pihak internal ataupun pihak eksternal akan suatu data yang ingin dipenuhi.
Permintaan dari pihak eksternal akan data bersifat terbatas.
6 Permintaan Pembuatan atau Pengembangan Aplikasi
Adalah permintaan pembuatan atau pengembangan aplikasi yang sudah ada di RSIA
Kendangsari Merr Surabaya guna membantu dan mempermudah dalam proses
pekerjaan ataupun penginputan data transaksi pelayanan yang dilakukan oleh unit
pelayanan di RSIA Kendangsari Merr Surabaya.
7 Publikasi Informasi Data
Publikasi informasi data untuk mendukung sistem manajemen Rumah Sakit dan
Pelanggan.
8 Penggantian atau Permintaan Sarana Prasarana Baru
Adalah permintaan sarana prasarana baru atau penggantian sarana prasarana yang
sudah ada guna mempermudah pekerjaan unit pelayanan, seperti : komputer, printer,
scaner dan jaringan komputer.

D. Batasan Operasional
Dalam melaksanakan tugas Instalasi SIM RS memiliki batas operasional yaitu :
1. Pengadaan, pemeliharaan dan perbaikan hardware
Unit SIMRS akan memberikan pelayanan perbaikan, maintenance dan pengadaan
komputer, printer, scanner dan laptop demi menunjang kegiatan pelayanan di RSIA
Kendangsari Merr Surabaya.
2. Pengadaan, pemeliharaan dan perbaikan network
Instalasi SIMRS akan memberikan pelayanan pemasangan jaringan baru dan
maintenance jaringan demi menunjang kegiatan pelayanan di RSIA Kendangsari Merr
Surabaya
3. Pengadaan, pemeliharaan dan perbaikan software
Unit SIMRS memberikan pelayanan berupa pembuatan aplikasi baru, memperbaiki
aplikasi rumah sakit yang sudah ada dan menyajikan data informasi pasien yang
3
 dibutuhkan oleh unit-unit terkait di RSIA Kendangsari Merr Surabaya demi
menunjang kegiatan pelayanan di RSIA Kendangsari Merr Surabaya.

E. Landasan Hukum
Landasan yang mendasari penyelenggaraan SIMRS, yaitu:
1. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5063);
2. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit (Lembaran Negara
Republik Indonesia
3. Tahun 2009 Nomor 153, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
5072);
4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 147/Menkes/PER/I/2010 tentang Perizinan
Rumah Sakit;
5. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 340/Menkes/PER/III/2010 tentang Klasifikasi
Rumah Sakit;
6. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1144/Menkes/PER/VIII/2010 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Kementerian Kesehatan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun
2010 Nomor 585), sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Menteri
Kesehatan Nomor 35 Tahun 2013 (Berita Negara Republik Indonesia Nomor
741);Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1171/MENKES/PER/VI/2011 tentang
Sistem Informasi Rumah Sakit
7. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2013 Tentang
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
8. Keputusan PT Merr Medika Mulia Nomor 001/SK-MMM/VI/2012 Tentang Struktur
Organisasi PT Merr Medika Mulia Surabaya

4
 BAB II

STANDAR KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

Dalam upaya mempersiapkan tenaga SIMRS yang handal, perlu kiranya melakukan
kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi
organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan
menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya
adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu
yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan
oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
Adapun kualifikasi sumber daya manusia unit SIMRS RSIA Kendangsari Merr adalah
sebagai berikut :
Tabel Kualifikasi SDM Unit SIMRS RSIA Kendangsari Merr
Nama
No Kualifikasi
Jabatan Kebutuhan
Formal Informal
Kepala Unit
SIMRS dan
Penganggung Memiliki sertifikat
1 Jawab Sistem S1 Sarjana Komputer kompetensi desain 1
Informasi grafis dan jaringan
Rumah Sakit
& Analis
Penanggung
S1 Sarjana Pendidikan
Jawab Jaringan
2 Konsentrasi Sistem 1
dan Perangkat
Informatika
Keras RS
Jumlah 2

B. Distribusi Ketenagaan
Ketenagaan di Unit SIMRS berdasarkan jenis ketenagaan. Kondisi saat ini jenis
tenaga yang ada masih belum memenuhi kebutuhan dan tupoksi pekerjaan.
No Jenis Ketenagaan Jumlah Keterangan

5
 1 Kepala Unit 1 Merangkap
2 Analis Sistem 1 Merangkap
3 Programer 1 Merangkap
4 Pelaksana Jaringan 1 Merangkap
5 Pelaksana Perangkat Keras 1 Merangkap

C. Pengaturan Jaga
Pengaturan jaga di Unit SIMRS RSIA Kendangsari Merr Surabaya saat ini adalah
sebagai berikut :
IT : 1 orang staf IT
Tabel Pengaturan Jaga Petugas Staf SIMRS
Minggu Shift Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Minggu
ke-
1 Pagi 2 IT 2 IT 2 IT 2 IT 2 IT 2 IT (on call)

2 Pagi 2 IT 2 IT 2 IT 2 IT 2 IT 2 IT (on call)

3 Pagi 2 IT 2 IT 2 IT 2 IT 2 IT 2 IT (on call)

4 Pagi 2 IT 2 IT 2 IT 2 IT 2 IT 2 IT (on call)

6
 BAB III
STANDAR FASILITAS
A. Denah Ruang
1. Ruang Server

2. Ruang IT

7
B. Standar Fasilitas
1. Daftar Ruangan Unit SIMRS
Unit SIMRS RSIA Kendangsari MERR berlokasi di lantai 2 terdiri dari 2 bagian
terpisah yaitu Ruang Operator dan Ruang Server. Ruang Operator merupakan ruangan
yang digunakan oleh petugas SIMRS untuk bekerja. Pekerjaan itu meliputi tugas-
tugas yang sudah ditentukan yang berkaitan dengan operasional. Unit SIMRS juga
memiliki ruangan lain yaitu ruang server. Ruang server adalah ruangan yang
digunakan untuk menyimpan server (aplikasi dan database), perangkat jaringan
(router, hub dll) dan perangkat lainnya yang terkait dengan operasional sistem sehari-
hari seperti UPS, AC dan lain-lain. Sebuah ruang server harus memiliki standar
kemanan yang melindungi kerja perangkat-perangkat di dalamnya dan akses masuk
dari orang-orang yang tidak berkepentingan.

8
 2. Daftar Inventaris Peralatan SIMRS
No Perangkat Merk & Tipe Spesifikasi Jml Fungsi/Kegunaan Kondisi

H270-HD3-CF Intel(R) Core(TM) i5-7600 CPU @ 1 Server Promedika Baik

3.50GHz; 32GiB RAM; Samsung SSD (SIM-RS)
850 465GiB;
1 Server
Rakitan Intel(R) Core(TM) i7-8700 CPU @ 1 Server SISMADAK Baik
3.20GHz (12 CPUs), ~3.2GHz;
16384MB RAM; SAMSUNG SSD 860
EVO 250GB + WDC 1TB;
HP Intel(R) Pentium(R) CPU G2030 @ 1 Untuk Operasional Baik
3.00GHz (2 CPUs), ~3.0GHz; 8GiB SIMRS dan
RAM; 1000GiB HDD; Perkantoran
2 Komputer
ASUS Intel(R) Pentium(R) CPU G2030 @ Untuk Operasional Baik
3.00GHz (2 CPUs), ~3.0GHz; 4GiB SIMRS dan
RAM; 500GiB HDD; Perkantoran
UPS APC 2200 VA 1 UPS Server Baik
TrustMedik
UPS ICA 1200 VA 2 UPS Server Baik
3 UPS Promedika &
SISMADAK
UPS PROLINK 700 VA 2 UPS Komputer Baik
Operasional
Mikrotik 13 Port 1 Router Internet & Baik
RB1100AHx2 FireWall
Cisco 24 Port 4 Dist Switch Hub Baik
TP-Link 8 Port 7 Dist Switch Hub Baik
4 Jaringan
Ubiquiti UNIFI Max TX Power: 2.4GHz: 20 dBm - 8 Wireless Baik
AP AC Lite / 5GHz: 20 dBm
UAP-AC-LITE Power Supply: 24V, 0.5A Gigabit PoE
Adapter

9
 BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN

A. Tata Pelaksanaan Pemeliharaan dan Perbaikan Komputer atau Laptop

Yaitu perawatan berkala yang harus dilakukan dalam kurun waktu
tertentu sesuai dengan jadwal pada komputer atau laptop.
Mengenai pekerjaan-pekerjaan tersebut:
1. Membersihkan dengan pembersih debu dengan tekanan cukup.
2. Pemeriksaan komponen pada komputer instalasi unit secara
keseluruhan.
3. Penggantian komponen pada komputer instalasi unit bila terjadi
kerusakan dan membutuhkan penggantian.
4. Pekerjaan ini harus dilakukan untuk semua komputer secara
berkesinambungan tanpa mengenal jenis dan merek.
Tujuan Umum Perawatan Berkala
Antara lain:
1. Menjaga komputer atau laptop agar bisa digunakan optimal.
2. Membuat komputer atau laptop bertahan lebih lama, karena alat ini
merupakan peralatan yang sangat dibutuhkan untuk proses input output
data.
3. Mencegah terjadinya kerusakan berat pada komputer atau laptop.
Sistematika Kerja Pemeliharaan dan Perbaikan Komputer atau Laptop
1. Pembersihan komputer atau laptop dari debu-debu yang menempel pada
komponen komputer yang mengakibatkan kerusakan pada komputuer.
2. Perbaiki komputer atau laptop yang mengalami kerusakan agar dapat
digunakan kembali.
3. Penggantian komponen pada komputer atau laptop rusak yang
membutuhkan penggantian komponen agar dapat digunakan kembali.
4. Install ulang komputer atau laptop untuk operating sistem yang
digunakan oleh komputer atau laptop.
5. Install driver pendukung pada komputer atau laptop.

10
 6. Install aplikasi billing atau aplikasi tambahan pada komputer atau
laptop.
7. Cek fungsi komputer atau laptop dapat berfungsi dengan benar.
B. Tata Pelaksanaan Pemeliharaan dan Perbaikan Printer
Yaitu perawatan berkala yang harus dilakukan dalam kurun waktu
tertentu sesuai dengan jadwal pada printer yang digunakan.
Mengenai pekerjaan-pekerjaan tersebut:
1. Membersihkan dengan pembersih debu dengan tekanan cukup.
2. Melakukan pengisian tinta/ribbon/toner sesuai dengan jenis printer
sebelum tinta/ribbon/toner habis secara keseluruhan.
3. Penggantian komponen pada printer instalasi unit bila terjadi kerusakan
dan membutuhkan penggantian.
Pekerjaan ini harus dilakukan untuk semua printar secara berkesinambungan
tanpa mengenal jenis dan merek.

Tujuan Umum Perawatan Berkala

Antara lain:
1. Menjaga printer agar bisa digunakan optimal.
2. Membuat printer dapat bertahan lebih lama, karena alat ini merupakan
alat pendukung untuk output data dan dukungan dalam pelayanan.
3. Mencegah terjadinya kerusakan berat pada printer.

Sistematika Kerja Pemeliharaan dan Perbaikan Printer

1. Pembersihan printer dari debu-debu dan sisa-sisa kertas yang menempel
pada printer yang mengakibatkan kerusakan pada printer.
2. Perbaiki printer yang mengalami kerusakan agar dapat digunakan
kembali.
3. Penggantian komponen bila memerlukan penggantian komponen pada
printer agar dapat digunakan kembali.
4. Cek kondisi tinta.
5. Cek kondisi head printer.
6. Cek fungsi printer agar dapat berfungsi dengan benar

11
C. Tata Pelaksanaan Pemeliharaan dan Perbaikan Server
Unit SIM RS memiliki 3 server dan didukung dengan UPS berkapasitas
2200 VA dan 120VA. Jam operasional server selama 24 jam, dimana server
sebagai sarana penyimpanan seluruh data transaksi kegiatan pelayanan
selama 24 jam. Oleh karena itu performa server harus benar-benar dijaga
agar dapat bekerja secara optimal karena server merupakan salah satu sarana
kritikal. Dengan tata laksana pemeliharaan sebagai berikut:
Cara Pengoperasian Server Setelah Pemutusan Aliran Listrik
1. Hidupkan kembali power AC di ruang server
2. Cek kembali koneksi server dengan komputer client
3. Tes Aplikasi SIMRS

Mengatasi Trouble Sementara Jika Koneksi Server Putus

1. Cek kembali koneksi server dengan komputer client.
2. Cek Konverter LAN apakah berkedip dengan normal.
3. Cek Jaringan Listrik semua titik.
4. Cek Server apakah OS Hidup atau mati.
5. Cek webserver pada server Hidup atau mati
6. Cek volume harddisk.

Pemeliharaan Server
1. Test semua aplikasi (simrs, sismadak).
2. Cek volume hardiks.
3. Cek serangan virus dan software.
4. Pembersihan server 3 bulan sekali

D. Tata Pelaksanaan Pemeliharaan dan Perbaikan Jaringan komputer

12
 Yaitu perawatan berkala yang harus dilakukan dalam periodik waktu
tertentu untuk menjamin koneksitas komputer unit ke server dengan baik.
Pekerjaan-pekerjaan perawatan dan perbaikan jaringan komputer meliputi:
1. Memeriksa dan memperbaiki keadaan Hub LAN secara periodik dan
terjadwal.
2. Menata dan merapikan kembali jaringan LAN agar terlihat rapi.
3. Memasang dan mengganti kabel jaringan LAN yang rusak atau baru.

Sistematika Kerja Pemeliharaan dan Perbaikan Jaringan komputer

1. Cek koneksi komputer client dengan server
2. Cek IP komputer client
3. Cek konektor pada kabel jaringan dengan komputer client
4. Cek Switch Hub LAN
5. Cek LAN Card Komputer

E. Tata laksana Penyajian Data

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) menyajikan data
yang diperoleh dari inputan unit antara lain :
1. Biodata pasien
2. Diagnosa pasien
3. Riwayat pemeriksaan pasien
4. Tindakan dan tarif tindakan rumah sakit
5. Transaksi penjualan,distribusi dan pengadaan obat alkes

Dalam proses Penyajian data langkah yang harus dilakukan meliputi,

mulai dari pengumpulan data, pelaporan data, validasi data dan analisis
data disesuaikan dengan permintaan pengguna dan kebutuhan pelaporan
sesuai perkembangan Rumah Sakit. Proses penyajian data disesuaikan
dengan maksud dan tujuan untuk memenuhi kebutuhan pengguna atau unit
terkait, antara lain :

1. Para Profesional Pemberi Asuhan (PPA)

13
 2. Para kepala bidang/divisi dan kepala unit pelayanan
3. Badan/pihak lain diluar rumah sakit yang membutuhkan data dan
informasi tentang operasional dan pelayanan rumah sakit

Penyampaian data dan informasi secara tepat waktu dalam format yang
sesuai dengan bidang Bidang Evaluasi Dan Pelaporan (EVAPOR) dengan
frekuensi yang dikehendaki. Strategi penyampaian, meliputi :
1. Memberikan data dan informasi hanya atas permintaan dan kebutuhan
pengguna
2. Membuat format laporan untuk membantu pengguna dalam proses
pengambilan keputusan
3. Memberikan laporan dengan frekuensi sesuai yang dibutuhkan pengguna
4. Mengaitkan sumber data dan informasi

F. Tata laksana Permintaan Informasi Data

Pelayanan Permintaan Data adalah sebagai berikut :
1. Pelayanan permintaan sejumlah data pada suatu kondisi dan waktu
tertentu yang tersimpan dalam database SIMRS. Permintaan data baik
berkaitan dengan keinginan dari pihak internal ataupun pihak eksternal
akan suatu data yang ingin dipenuhi. Permintaan dari pihak eksternal
akan data bersifat terbatas.
2. Aplikasi SIMRS adalah aplikasi yang digunakan oleh RSIA Kendangsari
Merr Surabaya dalam mengintegrasikan semua fungsi transaksi dan
pelayanan dari semua unit/bagian yang ada di RSIA Kendangsari Merr
Surabaya

Pelayanan Permintaan Data dari Pihak Internal, Diantaranya adalah :

1. Permintaan informasi data untuk kepentingan pelaporan oleh pihak-
pihak di Unit Pelayanan RSIA Kendangsari Merr Surabaya, mencakup
pelaporan bulanan
2. Permintaan informasi data pasien untuk kepentingan surveilans internal
yang dilakukan oleh pihak-pihak dari RSIA Kendangsari Merr Surabaya,

14
 seperti : Unit pelayanan di RSIA Kendangsari Merr Surabaya, Karyawan
RSIA Kendangsari Merr Surabaya.

Sistematika Kerja Permintaan Data dari Pihak Internal

1. Unit pelayanan atau karyawan membuat lembar permintaan kepada
Kepala Unit SIMRS untuk permintaan data yang diperlukan.
2. Kepala Unit SIMRS, mempelajari lembar permintaan tersebut, apakah
memungkinkan data tersebut di keluarkan.
3. Kepala Unit SIMRS, menunjuk Staf SIMRS untuk mengeluarkan data
yang berhubungan dengan permintaan data dari pihak internal.
4. Staf SIMRS memberikan data yang diminta kepada Kepala unit SIMRS.
5. Pihak Internal mengambil data yang diminta kepada Kepala Instalasi
SIMRS.

Pelayanan Permintaan Data dari Pihak External, diantaranya adalah :

1. Permintaan informasi data pasien di RSIA Kendangsari Merr Surabaya
untuk kepentingan pelaporan oleh pihak external dan publikasi data yang
dilakukan oleh pihak external.
2. Permintaan informasi data pasien RSIA Kendangsari Merr Surabaya
untuk kepentingan penelitian dan surveilans yang dilakukan oleh pihak
external, seperti : Dinkes, Kominfo, tim surveilans

Sistematika Kerja Permintaan Data dari Pihak Internal

1. Pihak Eksternal mengirim surat permohonan permintaan data kepada
Rumah sakit (RS) melalui Sekertariat RSIA Kendangsari Merr.
2. Selanjutnya surat permintaan dari pihak Eksternal akan diproses sesuai
prosedur surat masuk oleh Sekertariat RSIA Kendangsari Merr dan di
disposisi ke unit terkait (unit yang bertanggungjawab terhadap data yang
diminta oleh pihak external).
3. Unit kerja yang bertanggungjawab atas permintaan dari pihak eksternal,
akan di disposisi ke Unit SIM (jika unit kerja tidak bisa menampilkan
data tersebut).

15
 4. Unit SIM akan melakukan proses pemilahan data sesuai dengan
permintaan data dari pihak eksternal yang telah di-disposisi.
5. Pemilahan data yang dihasilkan berdasarkan permintaan data dari
eksternal akan dikembalikan ke unit kerja yang bertanggung jawab
untuk dianalisa, diverivikasi.

G. Tata laksana Perencanaan dan Perancangan Sistem Informasi

Perencanaan dan pembangunan sistem informasi rumah sakit disesuaikan
dengan besar dan kompleksitas rumah sakit dan menggabungkan masukan
dari berbagai sumber, antara lain :
1. Para profesional pemberi asuhan (PPA)
2. Para kepala bidang/divisi dan kepala unit pelayanan
3. Badan / pihak lain diluar rumah sakit yang membutuhkan data dan
informasi tentang operasional dan pelayanan rumah sakit
Profesional pemberi asuhan (PPA) dan para kepala bidang/divisi serta
kepala unit pelayanan berpartisipasi dalam memilih, mengintegrasikan, dan
menggunakan teknologi manajemen informasi.

H. Tata laksana Permintaan Pembuatan atau Pengembangan Aplikasi

Adalah permintaan pembuatan atau pengembangan aplikasi yang sudah ada
di RSIA Kendangsari Merr Surabaya guna membantu dan mempermudah
dalam proses pekerjaan ataupun penginputan data transaksi pelayanan yang
dilakukan oleh unit pelayanan di RSIA Kendangsari Merr Surabaya.
Permintaan Pembuatan atau Pengembangan Aplikasi, Diantaranya
adalah :
1. Pembuatan aplikasi baru , guna membantu dan mempermudah dalam
proses pekerjaan yang dilakukan oleh unit pelayanan.
2. Pengembangan aplikasi yang sudah ada dengan penambahan atau
pengurangan beberapa fungsi pada aplikasi yang sudah ada di unit
pelayanan.

Sistematika kerja Permintaan Pembuatan atau Pengembangan Aplikasi

16
 1 Unit pelayanan membuat lembar permintaan untuk permintaan
pembuatan atau pengembangan aplikasi pada unit pelayanan tersebut.
2 Kepala Unit SIMRS akan mempelajari lembar permintaan permintaan
tersebut.
3 Analis sistem akan mempelajari permintaan tersebut, dan melakukan
survei untuk permintaan tersebut.
4 Analis sistem dan programmer akan membuatkan permintaan tersebut.
5 Analis sistem akan mendemokan kepada Unit pelayanan yang meminta
permintaan tersebut, bila sudah tidak ada perubahan maka analis akan
menyerahkan permintaan tersebut kepada Kepala Unit SIMRS untuk
diserahkan kepada unit pelayanan yang meminta.

I. Tata Laksana Publikasi Informasi Data

Adalah informasi (bersifat khusus atau umum) yang ditampilkan oleh Unit
SIMRS untuk mendukung sistem manajemen Rumah Sakit dan informasi
yang dibutuhkan oleh pelanggan terhadap pelayanan Rumah Sakit.
Sistematika kerja publikasi informasi data
1 Unit SIMRS menyediakan halaman web rumah sakit, dimana halaman
web tersebut bersifat publik. Pelanggan dapat memperoleh informasi
pelayanan dan dokter yang ada di RSIA Kendangsari Merr Surabaya,
selain itu pelanggan juga bisa mendapatkan informasi jadwal dokter
praktek dan artikel kesehatan.

J. Tata Laksana Penggantian atau Permintaan Sarana Prasarana Baru

Adalah permintaan sarana prasarana baru atau penggantian sarana prasarana
yang sudah ada guna mempermudah pekerjaan unit pelayanan, seperti :
komputer, printer, scaner dan jaringan komputer.

Sistematika kerja Penggantian atau Permintaan Sarana Prasarana

Baru

17
 1 Unit pelayanan membuat lembar kerusakan atau lembar pengadaan
untuk penggantian atau permintaan sarana prasarana baru kepada Kepala
Unit SIMRS.
2 Kepala Unit SIMRS akan mempelajari permintaan tersebut.
3 Kepala Unit SIMRS memberitahukan kepada bagian umum logistik
terkait barang yang akan diganti atau penambahan baru.
4 Petugas bagian umum dan logistik akan menyiapkan permintaan tersebut
dan memberahukan bahwa unit pelayanan yang meminta untuk
memverifikasi permintaan tersebut.
5 Petugas SIMRS akan mengirim permintaan tersebut pada unit pelayanan
yang meminta.

K. Tata Hubungan Kerja

Tata Hubungan Kerja Unit Sistem Informadi Manajemen dengan unit di
RSIA Kendangsari Merr Surabaya

18
Divisi Litbang Unit SDM

Instalasi Gizi Unit Diklat

Unit IGD Unit Pembendaharaan dan Payroll

Instalasi VK Unit Accounting

Instalasi OK Unit Claimer

Unit
SIM RS
Instalasi Rawat Jalan Unit Pemasaran

Instalasi Rawat Inap Unit Hub. Pelanggan

Instalasi Ruang Bayi Unit IPS

Instalasi Farmasi Unit Kesling & RT

Instalasi Laboratorium Unit Pemulasaran Jenazah

19
 1. Tata Hubungan Kerja dengan Divisi Litbang
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
2. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi Gizi
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
c) Menyediakan berkas rekam medis untuk keperluan pasien
3. Tata Hubungan Kerja dengan Unit IGD
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
c) Menyediakan berkas rekam medis untuk keperluan pasien
4. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi VK
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
c) Menyediakan berkas rekam medis untuk keperluan pasien
5. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi OK
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
c) Menyediakan berkas rekam medis untuk keperluan pasien
6. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi Rawat Jalan
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
c) Menyediakan berkas rekam medis untuk keperluan pasien
7. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi Rawat Inap
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
c) Menyediakan berkas rekam medis untuk keperluan pasien
8. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi Ruang Bayi
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
c) Menyediakan berkas rekam medis untuk keperluan pasien
9. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi Farmasi
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
20
 c) Bertanggung jawab untuk menjaga keamanan dan keselamatan data transaksi
penjualan farmasi
d) Menyediakan berkas rekam medis untuk keperluan pasien
10. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi Laboratorium
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
c) Bertanggung jawab untuk menjaga keamanan dan keselamatan data transaksi
penjualan Laboratorium
11. Tata Hubungan Kerja dengan Unit SDM
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
12. Tata Hubungan Kerja dengan Unit Diklat
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
13. Tata Hubungan Kerja dengan Unit Pembendaharaan dan Payroll
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
c) Bertanggung jawab untuk menjaga keamanan dan keselamatan sistem komputer
dan data transaksi keuangan
14. Tata Hubungan Kerja dengan Unit Accounting
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
c) Bertanggung jawab untuk menjaga keamanan dan keselamatan sistem komputer
dan data transaksi keuangan
15. Tata Hubungan Kerja dengan Unit Claimer
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
c) Bertanggung jawab untuk menjaga keamanan dan keselamatan sistem komputer
dan data transaksi keuangan
16. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi Pemasaran
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
17. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi Hub. Pelanggan
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
21
 b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
18. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi IPS
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
a) Merencanakan pengadaan komputer, server, UPS, switch, printer dan monitor
untuk pengembangan, pergantian peralatan yang menua atau rusak
19. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi Kesling & RT
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software

22
 BAB V
LOGISTIK

A. Peralatan dan Perlengkapan Kantor

Peralatan dan perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk
mendukung suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. peralatan/perlengkapan kantor
dibedakan menjadi: Barang yang habis pakai dan Barang yang tidak habis pakai.
Guna mencukupi kebutuhan ini Unit SIMRS berkoordinasi dengan Sub Bag
Perlengkapan yang bertugas untuk mencukupi kebutuhan peralatan dan perlengkapan
kantor di RSIA Kendangsari Merr Surabaya. Pemenuhan kebutuhan ini melalui
permintaan barang kepada pagian perlengkapan berdasarkan SPO permintaan barang
yang telah di setujui oleh manajemen.

B. Peralatan Elektronik
Peralatan elektronik yang berhubungan dengan komputer, akan disimpan dalam
gudang Unit SIMRS. Peralatan akan didistribusikan ke unit-unit kerja berdasarkan
permintaan kebutuhan yang dikirim ke Unit SIMRS berupa form permintaan.
Prosedur pendistribusian barang :
1 Unit kerja mengirim permintaan kebutuhan barang (komputer, printer, laptop)
2 Unit SIMRS mencatat, mengarsip dan mengklasifikasikan atau memilah kebutuhan
unit yang dibutuhkan.
3 Menkroscek ketersediaaan barang di gudang
4 Mendistribusikan barang ke unit ( bila barang yang dibutuhkan tersedia).

23
 BAB VI
KESELAMATAN PASIEN

Keselamatan pasien telah menjadi isu global dan merupakan prioritas utama untuk
rumah sakit dan keselamatan pasien juga merupakan prioritas utama karena terkait tuntutan
masyarakat akan pelayanan kesehatan yang mereka terima dan terkait dengan mutu dan citra
rumah sakit, disamping itu keselamatan pasien juga dapat mengurangi KTD di Rumah Sakit.
Keselamatan pasien dilaksanakan melalui 6 langkah menuju keselamatan pasien, yaitu :
1. Tepat Identifikasi Pasien.
2. Peningkatan Komunikasi yang efektif.
3. Peningkatan keamanan obat yang perlu diwaspadai.
4. Kepastian tepat-lokasi, tepat-prosedur dan tepat-pasien operasi.
5. Pengurangan resiko infeksi terkait pelayanan kesehatan.
6. Pengurangan resiko pasien jatuh.

24
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA

UU Nomor 23 Tahun 1992 menyatakan bahwa tempat kerja wajib menyelenggarakan

upaya kesehatan kerja adalah tempat kerja yang mempunyai resiko bahaya kesehatan, mudah
terjangkit penyakit atau mempunyai paling sedikit 10 orang. Rumah Sakit adalah tempat
kerja yang termasuk dalam kategori seperti disebut diatas, berarti wajib menerapkan upaya
keselamatan dan kesehatan kerja. Program keselamatan dan kesehatan kerja di Unit Rekam
Medis bertujuan melindungi karyawan dan pelanggan dari kemungkinan terjadinya
kecelakaan di dalam dan di luar rumah sakit.

Dalam Undang-Undang Dasar 1945 pasal 27 ayat (2) disebutkan bahwa “Setiap
warganegara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan”. Dalam
hal ini yang dimaksud pekerjaan adalah pekerjaan yang bersifat manusiawi, yang
memungkinkan pekerja berada dalam kondisi sehat dan selamat, bebas dari kecelakaan dan
penyakit akibat kerja, sehingga dapat hidup layak sesuai dengan martabat manusia.

Keselamatan dan kesehatan kerja atau K3 merupakan bagian integral dari

perlindungan terhadap pekerja dalam hal ini pegawai Unit Rekam Medis dan perlindungan
terhadap Rumah Sakit. Pegawai adalah bagian integral dari rumah sakit. Jaminan
keselamatan dan kesehatan kerja akan meningkatkan produktivitas pegawai dan
meningkatkan produktivitas rumah sakit.

Pemerintah berkepentingan atas keberhasilan dan kelangsungan semua usaha-usaha

masyarakat. Pemerintah berkepentingan melindungi masyaraktnya termasuk para pegawai
dari bahaya kerja. Sebab itu Pemerintah mengatur dan mengawasi pelaksanaan keselamatan
dan kesehatan kerja. Undang-Undang No.1 tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja
dimaksudkan untuk menjamin:

a. Agar pegawai dan setiap orang yang berada di tempat kerja selalu berada dalam keadaan
sehat dan selamat.
b. Agar faktor-faktor produksi dapat dipakai dan digunakan secara efisien.
c. Agar proses produksi dapat berjalan secara lancar tanpa hambatan.
Faktor-faktor yang menimbulkan kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat
digolongkan pada tiga kelompok, yaitu :

25
a. Kondisi dan lingkungan kerja
b. Kesadaran dan kualitas pekerja, dan
c. Peranan dan kualitas manajemen
Dalam kaitannya dengan kondisi dan lingkungan kerja, kecelakaan dan penyakit akibat kerja
dapat terjadi bila :
- Peralatan tidak memenuhi standar kualitas atau bila sudah aus;
- Alat-alat produksi tidak disusun secara teratur menurut tahapan proses produksi;
- Ruang kerja terlalu sempit, ventilasi udara kurang memadai, ruangan terlalu panas atau
terlalu dingin;
- Tidak tersedia alat-alat pengaman;
- Kurang memperhatikan persyaratan penanggulangan bahaya kebakaran dll.

Keselamatan Kerja pada Unit Kerja SIM RS

Keselamatan kerja pada unit kerja SIM RS berfokus kepada peralatan-peralatan utama
dan penunjang yang digunakan oleh staf SIM RS selama melaksanakan tugasnya. Selain dari
perangkat teknis, budaya kerja staf SIM RS juga turut memengaruhi keselamatan staf tidak
hanya dari sisi fisik tapi juga dari sisi psikologis.
A. Keselamatan Kerja ditinjau dari Instalasi Peralatan Kerja
1 Dari segi instalasi peralatan kerja di unit SIM RS, penggunaan dan peletakan kabel-
kabel yang tidak tepat beresiko mencelakakan staf. Misalnya kabel-kabel yang tidak
rapi dan dibiarkan berserakan begitu saja.
2 Selain itu penempatan pemancar sinyal WiFi yang terlalu dekat dengan staf juga
beresiko bagi kesehatan staf yang efeknya terlihat beberapa tahun yang akan datang.
3 Penggunaan PC yang terlalu lama juga memengaruhi kesehatan staf dari sisi
penglihatan dan paparan radiasi komputer dalam jangka waktu yang lama.

B. Keselamatan Kerja ditinjau dari Budaya dan Perilaku Kerja

Budaya dan perilaku staf SIM RS memengaruhi keselamatan psikologis staf. Pengaturan
jadwal shift dan jam kerja yang tidak tepat akan mengganggu kenyamanan staf dalam
bekerja.

26
 BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU

Prinsip dasar upaya peningkatan mutu pelayanan adalah pemilihan aspek yang akan
ditingkatkan dengan menetapkan indikator, kriteria serta standar yang digunakan untuk
mengukur mutu pelayanan Rumah Sakit yaitu :
Defenisi Indikator adalah:
Adalah ukuran atau cara mengukur sehingga menunjukkan suatu indikasi. Indikator
merupakan suatu variabel yang digunakan untuk bisa melihat perubahan. Indikator yang baik
adalah yang sensitif tapi juga spesifik.
Kriteria :
Adalah spesifikasi dari indikator.
Standar :
 Tingkat performance atau keadaan yang dapat diterima oleh seseorang yang
berwenang dalam situasi tersebut, atau oleh mereka yang bertanggung jawab untuk
mempertahankan tingkat performance atau kondisi tersebut.
 Suatu norma atau persetujuan mengenai keadaan atau prestasi yang sangat baik.
 Sesuatu ukuran atau patokan untuk mengukur kuantitas, berat, nilai atau mutu.
Dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu pelayanan maka harus memperhatikan prinsip
dasar sebagai berikut:
1. Aspek yang dipilih untuk ditingkatkan
 Keprofesian
 Efisiensi
 Keamanan pasien
 Kepuasan pasien
 Sarana dan lingkungan fisik
2. Indikator yang dipilih
a. Indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input dan proses
b. Bersifat umum, yaitu lebih baik indikator untuk situasi dan kelompok daripada untuk
perorangan.
c. Dapat digunakan untuk membandingkan antar daerah dan antar Rumah Sakit
d. Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk
dimonitor

27
 e. Didasarkan pada data yang ada.
3. Kriteria yang digunakan
Kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat menilai indikator,
sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara mutu baik dan mutu tidak baik.
4. Standar yang digunakan
Standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan :
a. Acuan dari berbagai sumber
b. Benchmarking dengan Rumah Sakit yang setara
c. Berdasarkan trend yang menuju kebaikan

28
 BAB IX
PENUTUP

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit merupakan sistem teknologi informasi

komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses Pelayanan Rumah
Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk
memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari sistem Informasi
kesehatan.
Karena sangat pentingnya Sistem Informasi Manajemen di dalam rumah sakit maka
perlu adanya suatu buku pedoman yang digunakan dalam menyelenggarakan pelayanan
Sistem Informasi Manajemen. Selain mengacu pada buku pedoman yang sudah diterbitkan
Kementerian Kesehatan, perlu disusun Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen
yang lebih terinci yang berisi kegiatan Sistem Informasi Manajemen di rumah sakit. Dengan
disusunnya Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen diharapkan dapat membantu
pelaksanaan pelayanan Sistem Informasi Manajemen di rumah sakit. Pedoman Pelayanan
Sistem Informasi Manajemen ini dapat dijadikan acuan bagi pengelola Sistem Informasi
Manajemen dan unsur terkait dalam melaksanakan kegiatan Sistem Informasi Manajemen
untuk menghasilkan data atau informasi yang dibutuhkan oleh rumah sakit.

29