PEMERINTAH KABUPATEN BREBES

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS SALEM
Jalan Lapangan No 5 Salem Telp. 085867676760
Brebes 52275
Email : puskesmassalem@gmail.com

KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS SALEM

NOMOR : /SK/ /

TENTANG
PENGUMPULAN, PENYIMPANAN DAN ANALISIS DATA SERTA
PELAPORAN DAN DISTRIBUSI INFORMASI
PUSKESMAS SALEM

KEPALA PUSKESMAS SALEM,

Menimbang : a. bahwa untuk meningkatkan manajemen

penyelenggaraan puskesmas, perlu dukungan
pengelolaan data dan informasi puskesmas yang
mampu menjamin ketersediaan data dan
informasi ecara cepat, akurat dan dapat
dipertanggung jawabkan;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a tersebut di atas, maka
perlu menetapkan Surat Keputusan Kepala
Puskesmas Salem tentang Pengumpulan,
Penyimpanan, dan Analisis Data Serta Pelaporan
dan Distribusi Informasi Puskesmas Salem;

Mengingat :
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36
Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144,
 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5063);

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25

tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;

3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor 44 Tahun 2016 tentang Pedoman
Manajemen Puskesmas;

4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor 4 Tahun 2019 tentang Standar Pelayanan
Minimal Bidang Kesehatan;

5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor 43 tahun 2019 tentang Pusat Kesehatan
Masyarakat;

6. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor 34 tahun 2022 tentang Akreditasi Pusat
Kesehatan Masyarakat, Klinik, Laboratorium
Kesehatan, Unit Tranfusi Darah, Tempat Praktik
Mandiri Dokter, Dan Tempat Praktik Mandiri
Dokter Gigi;

MEMUTUSKAN :

Menetapkan :

KESATU :
Keputusan Kepala Puskesmas Salem tentang
Pengumpulan, Penyimpanan, dan Analisis Data Serta
Pelaporan dan Distribusi Informasi Puskesmas Salem;
KEDUA : Pengelolaan data dan informasi puskesmas sebagaimana
dimaksud Diktum KESATU sebagiamana tercantum
dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Keputusan Kepala Puskesmas ini;
KETIGA : Penangungjawab pengelola data dan informasi
sebagiamana tercantum dalam Lampiran II yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari keputusan
Kepala Puskesmas Salem ini;
KEEMPAT : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan
Pada tanggal
KEPALA UPTD PUSKESMAS NGESREP,

KARTA ATMANAGARA

LAMPIRAN KEPUTUSAN
KEPALA PUSKESMAS SALEM
NOMOR /SK/ /
TENTANG PENGUMPULAN,
 PENYIMPANAN, DAN
ANALISIS DATA SERTA
PELAPORAN DAN
DISTRIBUSI INFORMASI
PUSKESMAS SALEM

PENGUMPULAN, PENYIMPANAN, DAN ANALISIS DATA SERTA PELAPORAN

DAN DISTRIBUSI INFORMASI PUSKESMAS SALEM

PENGUMPULAN DAN PENYIMPANAN DATA

Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber
data. Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada
di puskesmas baik secara manual maupun elektronik. Langkah-langkah
yang dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data adalah sebagai
berikut:
a. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data.
b. Petugas menentukan sumber data
c. Petugas meminta data.
d. Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data
tepat waktu setiap tanggal 7 bulan berikutnya untuk data yang bersifat
rutin.
e. Petugas menerima data dari sumber data.
f. Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data.
g. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang
belum lengkap.
h. Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk data
telah lengkap.
i. Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor
register.
j. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya.
B. PENGELOLAAN DATA.
Dalam pengelolaannya, data dibagi menjadi dua kategori yaitu data internal
dan data eksternal.

a. Data Internal.
Pengelolaan data internal meliputi:
1. Penetapan data yang dibutuhkan. Puskesmas Salem menetapkan
beberapa jenis data yang dibutuhkan untuk mendukung.
2. Pengumpulan dan Analisa Data. Data dikumpulkan melalui beberapa
mekanisme sebagai berikut:
a) Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun
dalam berkas rekam medis, baik berbasis data elektronik maupun
fisik Puskesmas Salem
b) Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medik,
capaian indikator mutu, laporan sarana, laporan sdm da laporan
keuangan.
c) Data terkait program mutu dihimpun dari laporan rekam medik,
capaian indikator mutu dan laporan insiden.
3. Penyajian Data.
Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil analisa data
baik berupa grafik maupun tabel data. Data yang disajikan
dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji untuk membantu
pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial
maupun program mutu. Data-data disajikan dalam bentuk sebagai
berikut:
a) Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medik,
termasuk data kunjungan, data populasi pasien, indikator rawat
inap serta KLPCM (ketidaklengkapan pengisian catatan medis).
 b) Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan
kinerja unit/instalasi, laporan keuangan, dan laporan capaian
indikator mutu.
c) Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area Klinis,
Indikator Area Manajemen, Indikator Sasaran Keselamatan Pasien,
dan Indikator Mutu Unit.
4. Penyebaran/Diseminasi Data. Penyebaran data ditentukan sebagai
berikut:
a) Data pasien dalam rekam medik hanya bisa diakses oleh
Profesional Pemberi Asuhan (dokter/dokter gigi, perawat, bidan,
gizi, dan petugas yang telah disumpah untuk menjaga
kerahasiaan data pasien). Data rekam medik dapat diakses oleh
pasien atau pihak yang berwenang sesuai ketentuan tentang
kerahasiaan data pasien. Data rekam medik juga dapat dijadikan
data dalam penyusunan Clinical Pathways untuk meningkatkan
mutu pelayanan.
b) Laporan pelayanan diberikan dari masing-masing
instalasi/bagian/unit ke pimpinan rumah sakit untuk selanjutnya
dilaporkan kepada Dinas Kesehatan Kota Brebes dan hanya bisa
diakses oleh Manajemen Puskesams Salem. Namun dalam
keperluan tertentu seperti presentasi atau menampilkan profil
Puskesmas Salem data tersebut dapat ditampilkan
c) Data mutu dikumpulkan oleh tim mutu dan dilaporkan kepada
Pimpinan. Data ini dapat ditampilkan kepada publik dalam
bentuk data analisa baik tabel maupun grafik.

b. Data Eksternal.
Melalui partisipasi dalam kinerja data base eksternal, puskesmas
dapat membandingkan kinerjanya dengan puskesmas yang sejenis, baik
lokal, secara nasional maupun internasional. Pembandingan kinerja
 adalah suatu alat yang efektif untuk mengidentifikasi peluang guna
peningkatan dan pendokumentasian tingkat kinerja puskesmas
Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja atau
membayar untuk pelayanan kesehatan memerlukan informasi demikian.
Data base eksternal variasinya sangat luas, dari data base asuransi
hingga yang dikelola perhimpunan profesi. Sesuai dengan yang
dipersyaratkan oleh peraturan perundang-undangan rumah sakit
diwajibkan berkontribusi pada beberapa data base eksternal.
Dalam konteks Puskesmas Salem data untuk keperluan eksternal
meliputi namun tidak terbatas pada:
1) Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari laporan
rekam medik.
2) Data untuk laporan ke bpjs dihimpun lewat sistem Ina Cbg’s sesuai
ketentuan.
Penyajian data meliputi:
1) Untuk laporan ke Dinkes Kota, disajikan sesuai ketentuan dari dinas
kesehatan.
2) Data mutu dari puskesmas lain digunakan sebagai perbandingan
capaian mutu Puskesmas Salem. Data ini diolah oleh tim mutu
Puskesmas Salem.
3) Data mutu Puskesmas Salem juga dapat diberikan kepada
puskesmas yang memintanya untuk keperluan perbandingan data
mutu dalam proses akreditasi.

c. Kerahasiaan Data.
Khusus untuk data rekam medik pasien, ketentuan mengenai
kerahasiaannya telah ditetapkan dalam Pedoman Pelayanan Rekam
Medis.

d. Analisa data.
 Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang telah
dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik,
histogram ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami. Metode
analisis data yang dipakai:
1) Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data.
2) Analisis Komparatif/perbandingan.
3) Analisis hubungan dalam dan antar program.
Langkah-langkah dalam melakukan analisa data meliputi:
1) Petugas menentukan metode analisis yang di pakai.
2) Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa.
3) Petugas melakukan validasi data.
4) Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi menjadi
bentuk angka/tabel.
5) Petugas melakukan pengelompokan data.
6) Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya yang
diperlukan.
7) Petugas melakukan validasi informasi.
8) Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa.
9) Petugas mencatat informasi ke dalam buku register.
10) Petugas menyimpan arsip informasi.
11) Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang
berkepentingan.

e. Pencarian kembali data.

Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data
sesuai dengan permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah sebagai
berikut:
1) Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data.
2) Petugas mencari jenis dan nomor data di buku register data.
 3) Petugas mencari data di dalam file penyimpanan.
4) Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data dipinjam.
5) Petugas meminta tanda tangan peminjam.

f. Pelaporan dan distribusi informasi.

Pada tahap ini kegiatannya adalah melaporkan informasi yang
telah dibuat kepada atasan/Dinas kesehatan serta mendistribusikan
informasi kepada instansi/lintas sektor/pihak lain yang dianggap
memiliki hubungan/korelasi dengan informasi yang dibuat, dengan
langkah-langkah sebagai berikut:
1) Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi.
2) Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi Informasi.
3) Petugas menyerahkan informasi kepada Pelaksana Tata Usaha
4) Pelaksana Tata Usaha membuat surat pengantar.
5) Pelaksana Tata Usaha mencatat dalam buku surat keluar.
6) Pelaksana Tata Usaha mengirimkan informasi sesuai alamat tujuan

KEPALA PUSKESMAS SALEM,

KARTA ATMANAGARA