PROSEDUR PENGUMPULAN DAN

PENYIMPANAN DATA

No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP
TanggalTerbit :
Halaman :
UPT Puskesmas dr. Dewi Asmara
Kutukan NIP.19730809 200604 2 009
1. Pengertian Pengumpulan Data merupakan kegiatan menghitung data yang
diperlukan sesuai dengan pedoman, baik data yang diperoleh dari
kegiatan manajemen, pelaksanaan Upaya Kesehatan
Masyarakat(UKM), Upaya Kesehatan Perorangan ( UKP ), maupun
fasilitas jejaring pelayanan Puskesmas.
Penyimpanan Data merupakan kegiatan menyimpan data yang ada
di Puskemas baik secara manual maupun elektronik.
Pencarian Data merupakan kegiatan pencarian kembali data yang
sudah ada agar mudah ditemukan.
Sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan pengumpulan,
2. Tujuan
penyimpanan, dan pencarian kembali data.
SK Kepala Puskesmas Nomor tentang
3. Kebijakan
pengendalian dokumen
4. Referensi Buku Pedoman Penilaian Kinerja
5. Prosedur

6. Langkah-langkah A. Kegiatan Pengumpulan Data

1. Petugas menyiapkan sarana yang diperlukan untuk kegiatan
pengumpulan data, yaitu alat tulis, format data.
2. Petugas melakukan kegiatan pengumpulan data melalui sumber data
yang ada yaitu, data pencatatan dan pelaporan puskemsas ( SP3),
notulen mini loka karya puskesmas dan lintas sektoral, laporan hasil
kegiatamn program, data hasil kegiatan SMD/MMD Desa, dan yang
diperoleh melalui survey sederhana.
3. Petugas memasukkan data yang telah diperoleh kedalam format data
yang telah disediakan.
4. Petugas melakukan pengecekan kembali data yang telah
dikumpulkan.
B. Kegiatan Penyimpanan Data
1. Petugas mengelompokkan data yang telah diperoleh dari kegiatan
pengumpulan data berdasarkan jenis data ( terdiri atas data umum,
data kinerja menegemen, data kinerja program/Upaya Kesehatan
Masyarakat, Upaya Kesehatan Perorangan, minerja jejaring
pelayanan dan kinerja mutu )
2. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data
3. Petugas memberi kode pada file yang btelah dibuat ( kode file
meliputi : jenis data, bulan dan tahun perolehan data )
4. Petugas mencatat kode file dan judul data pada buku register data
5. Petugas menyimpan data dalam almari data
C. Pencarian Kembali Data
1. Petugas menerima permintaan data
2. Petugas mencari kode dan judul data yang diminta pada buku
register
 3. Petugas mencari data sesuai kode file pada almari data
4. Petugas mengambil data yang diperlukan
5. Petugas mengembalikan kembali file data dalam almari data

7. Bagan alir
8. Hal-hal yang perlu Tidak diperkenankan membawa arsip data keluar dari ruang data
diperhatikan tanpa seiizin petugas pengelola data / Kepala Tata Usaha.

9. Unit terkait 1. Koordinator Admen

2. Koordinator UKM
3. Koordinator UKP
10. Dokumen terkait 1. Capaian kinerja program
2. Notulen Mini loka karya TK Puskesmas dan Lintas Sektoral
3. SP3
4. Buku Register Data

Tanggal mulai
No. Yang diubah Isi Perubahan
11. Rekaman historis diberlakukan
perubahan
 PROSEDUR PENGUMPULAN DAN
PENYIMPANAN DATA

No. Dokumen :
DAFTAR No. Revisi :
TILIK Tanggal Terbit :
Halaman :
dr. Dewi Asmara
UPT Puskesmas
NIP.19730809 200604 2
Kutukan
009

Unit :...
Nama Petugas :
Tanggal Pelaksanaan : .
No Langkah Kegiatan Ya Tidak TB

1 Apakah Petugas menyiapkan sarana yang diperlukan untuk

kegiatan pengumpulan data, yaitu alat tulis, format data?
2 Apakah petugas melakukan kegiatan pengumpulan data melalui
sumber data yang ada yaitu, data pencatatan dan pelaporan
puskemsas ( SP3), notulen mini loka karya puskesmas dan lintas
sektoral, laporan hasil kegiatamn program, data hasil kegiatan
SMD/MMD Desa, dan yang diperoleh melalui survey sederhana?
3 Apakah petugas memasukkan data yang telah diperoleh kedalam
format data yang telah disediakan?
4 Apakah petugas melakukan pengecekan kembali data yang telah
dikumpulkan ?
5 Apakah petugas mengelompokkan data yang telah diperoleh dari
kegiatan pengumpulan data berdasarkan jenis data ( terdiri atas data
umum, data kinerja menegemen, data kinerja program/Upaya
Kesehatan Masyarakat, Upaya Kesehatan Perorangan, minerja
jejaring pelayanan dan kinerja mutu ) ?
6 Apakah petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data ?
7 Apakah petugas memberi kode pada file yang btelah dibuat
( kode file meliputi : jenis data, bulan dan tahun perolehan data ) ?
8 Apakah petugas mencatat kode file dan judul data pada buku
register data?
9 Apakah petugas menyimpan data dalam almari data?
10 Apakah menerima permintaan data ?
11 Apakah petugas mencari kode dan judul data yang diminta pada
buku register ?
12 Apakah petugas mencari data sesuai kode file pada almari data ?
13 Apakah petugas mengambil data yang diperlukan?
14 Apakah petugas mengembalikan kembali file data dalam almari
data ?
Jumlah

Compliance rate (CR) : .%

Kutukan..//
Pelaksana / Auditor

.
NIP: ..