PANDUAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORM ASI

RSUD dr. H. MOH. ANWAR SUMENEP

PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP DINAS

KESEHATAN, PENGENDALIAN PENDUDUK DAN
KELUARGA BERENCANA
RSUD Dr. H. MOH ANWAR
JL. DR. Cipto No. 42 Telp. 662494 -- 662129, 662979
666527,661699,661795 Fax(0328)662257
S UMENEP
 KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas
rahmat dan hidayahNya maka Panduan Pengelolaan Data dan Informasi ini dapat
diselesaikan dengan baik.
Panduan Pengelolaan Data dan Informasi ini dapat mendukung asuhan
pasien, manajemen rumah sakit, program mutu dan sebagai acuan untuk staf
pemberi layanan kesehatan dalam mengelola data di RSUD dr. H. Moh. Anwar
Sumenep .
. Oleh karena itu kami mengharap kritik saran sehingga dapat menjadi
perbaikan dan penyempumaan dalam mengelola data dan informasi. Akhimya
kami harapkan semoga Panduan Pengelolaan Data dan Informasi ini dapat
bermanfaat bagi semua pihak yang memerlukan dan dapat mencapai sasaran yang
diharapkan.

Sumenep, januari 2022

 LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN
RSUD DR H MOH ANWAR SUMENEP
NAMA KETERANGAN TANGGAL

Arman Endika P.SKM.MKes Pembuat Dokumen

Dr. Erliyati, M.Kes Direktur

RSUD dr. H. Moh Anwar
 DAFTAR ISI
Daftar Isi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ................................................................................................. 1
B. Pengertian ........................................................................................................ 1
C. Tujuan Panduan................................................................................................ 2
BAB II RUANG LINGKUP
A. Ruang Lingkup................................................................................................. 3
BAB III TATA LAKSANA
A. Pengumpulan dan Penyimpanan Data................................................................ 4
B. Pengelolaan ...................................................................................................... 5
C. Penyajian Data ................................................................................................. 7
D. Kerahasiaan, Keamanan, Integritas Data dan Informasi ..................................... 7
E. Pemeliharaan Server Saat Down Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
F. Analisa data ..................................................................................................... 13
G. Pencarian kembali data ..................................................................................... 13
H. Pelaporan dan distribusi informasi .................................................................... 14
BAB IV DOKUMENTASI
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Teknologi informasi merupakan teknologi yang berkembang pesat
pada saat ini. Salah satunya menggunakan komputer sebagai salah satu penunjang
dalam sistem informasi dapat memberikan hasil yang lebih untuk output sebuah
sistem, bila sistem didalamnya berjalan dengan baik. Di era informasi merupakan
periode yang melibatkan banyak informasi dalam pengambilan keputusan, baik
oleh individu, perusahaan, maupun instansi pemerintah. Informasi sudah mudah
diperoleh, sudah bervariasi bentuknya, dan semakin banyak pula kegunaannya.
Rumah Sakit sebagai salah satu intitusi layanan kesehatan masyarakat
umum yang memiliki data informasi kesehatan yang membutuhkan keberadaan
suatu sistem informasi yang akurat dan andal, serta cukup memadai untuk
meningkatkan pelayanan kepada para pasien serta lingkungan yang terkait
lainnya. Pengelolaan data di Rumah Sakit merupakan salah satu komponen yang
penting dalam mewujudkan suatu sistem informasi.
Pengolahan data di Rumah Sakit yang masih secara manual,
mempunyai banyak kelemahan, selain membutuhkan waktu yang cukup lama,
keakuratannya juga kurang dapat diterima, karena kemungkinan kesalahan sangat
besar. Pelayanan kesehatan megandalkan informasi secara intensif sehingga
informasi memainkan peranan vital dalam pengambilan keputusan. Sistem
informasi dapat digunakan sebagai sarana strategis untuk memberikan pelayanan
yang berorientasi kepada pasien. Dengan dukungan teknologi informasi yang ada,
pengolahan data secara manual di Rumah Sakit dapat diganti menggunakan
komputer bahkan jaringan internet. Selain cepat dan mudah dengan sistem
informasi yang telah dibuat pengolahan data juga menjadi lebih akurat. Maka
untuk membantu dalam pengolahan data pasien dan rekam medis pada Rumah
Sakit dibuat suatu sistem informasi layanan kesehatan yang berbasis Web HTML
Localhost.

B. PENGERTIAN
Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-
tanda yang secara relatif belum bermakna bagi Rumah Sakit. Informasi adalah
data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang mengandung nilai dan
makna yang berguna untuk meningkatkan pengetahuan dalam mendukung
pembangunan kesehatan.

1
 Pengelolaan data dan informasi di Rumah Sakit adalah proses
penatalaksanaan mulai dariidentifikasi data, pengumpulan data, penyimpanan
data, analisa data menjadi informasi, pelaporan dan distribusi informasi

C. TUJUAN PANDUAN
Maksud penyusunan panduan ini adalah sebagai panduan bagi
petugas penanggung jawab data dalam proses pengelolaan data dan informasi di
RSUD dr. H. Moh. Anwar Sumenep dengan tujuan sebagai berikut:
1. Tujuan umum dari panduan ini adalah untuk mendukung asuhan
pasien, manajemen rumah sakit, dan program mutu.
2. Adapun tujuan khusus dari panduan ini adalah:
a. Sebagai acuan untuk staf pemberi layanan kesehatan
dalam mengelola data di RSUD dr. H. Moh. Anwar Sumenep
b. Menyeragamkan cara pengelolaan data di RSUD dr. H. Moh
Anwar Sumenep.
c. Memudahkan proses analisa data dan pengambilan.

2
 BAB II

RUANG LINGKUP

A. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup panduan ini meliputi:
a. Pengumpulan data dan Penyimpanan data
c. Pengelolaan data
d. Pencarian kembali data
e. Analisa data
f. Pelaporan dan distribusi informasi.

3
 BAB III

TATA LAKSANA

Panduan ini meliputi pengelolaan data baik untuk internal rumah

sakit maupun eksternal rumah sakit. Jenis data yang dibutuhkan mencakup hal
berikut:
a. Untuk mendukung proses asuhan dibutuhkan data rekam medik pasien
dan data capaian mutu pelayanan (indikator area pelayanan)
b. Untuk mendukung proses manajerial dibutuhkan data analisa pasien,
data indikator area klinis, manajemen dan sasaran keselamatan pasien,
serta data SDM, sarana, dan keuangan.
c. Untuk mendukung proses mutu pelayanan dibutuhkan data capaian
indikator mutu rumah sakit, termasuk manajemen risiko, manajemen
sarana, program pencegahan infeksi.
d. Untuk keperluan pihak diluar rumah sakit seperti Dinas
Kesehatan, Kementerian Kesehatan, BPJS atau asuransi lainnya.
Khusus untuk penggunaan data terkait pihak luar, berlaku dua arah yaitu
rumah sakit menggunakan data dari pihak luar dan rumah sakit bisa juga
berkontribusi ke pihak luar berupa memberikan data yang dibutuhkan.
Proses pengelolaan data di RSUD dr. H. Moh. Anwar Sumenep meliputi
penetapan data dan informasi yang diperlukan secara reguler, pengumpulan
data, penggunaan data dan atau hasil analisanya, serta diseminasi atau penyajian
data dan pelaporan.

A. Pengumpulan dan penyimpanan data.

Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari
sumber data. Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada
di Rumah Sakit baik secara manual maupun elektronik. Langkah-langkah yang
dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data adalah sebagai berikut:
1. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data.
2. Petugas menentukan sumber data.
3. Petugas meminta data.
4. Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan
data tepat waktu setiap tanggal 7 bulan berikutnya untuk data yang
bersifat rutin.
5. Petugas menerima data dari sumber data.

4
 6. Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data.
7. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang
belum lengkap.
8. Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk
data telah lengkap
9. Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor
register.
10. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya.

B. Pengelolaan
Dalam pengelolaannya, data dibagi menjadi dua kategori yaitu data
internal dan data eksternal.
1. Data Internal
Pengelolaan data internal meliputi:
a. Penetapan data yang dibutuhkan
RSUD dr. H. Moh. Anwar Sumenep menetapkan beberapa jenis
data yang dibutuhkan untuk mendukung.
b. Pengumpulan dan Analisa Data
Data dikumpulkan melalui beberapa mekanisme sebagai berikut:
1) Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun
dalam berkas rekam medis, baik berbasis data elektronik
maupun fisik RSUD dr. H. Moh. Anwar Sumenep
2) Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam
medik, capaian indikator mutu, laporan sarana, laporan sdm da
laporan keuangan.
3) Data terkait program mutu dihimpun dari laporan rekam
medik, capaian indikator mutu dan laporan insiden
c. Penyajian Data
Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil analisa data
baik berupa grafik maupun tabel data. Data yang disajikan
dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji untuk membantu
pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial
maupun program mutu. Data-data disajikan dalam bentuk sebagai
berikut:
1) Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medik,
termasuk data kunjungan, data populasi pasien, indikator rawat inap
serta KLPCM (ketidaklengkapan pengisian catatan medis).

5
 2) Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan
kinerja unit/instalasi, laporan keuangan, dan laporan capaian
indikator mutu.
3) Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area Klinis, Indikator
Area Manajemen, Indikator Sasaran Keselamatan Pasien, dan
Indikator Mutu Unit
d. . Penyebaran/Diseminasi Data
Penyebaran data ditentukan sebagai berikut:
1) Data pasien dalam rekam medik hanya bisa diakses
oleh Profesional Pemberi Asuhan (dokter/dokter gigi, perawat,
bidan, gizi, dan petugas yang telah disumpah untuk menjaga
kerahasiaan data pasien). Data rekam medik dapat diakses oleh
pasien atau pihak yang berwenang sesuai ketentuan tentang
kerahasiaan data pasien. Data rekam medik juga dapat
dijadikan data dalam penyusunan Clinical Pathways untuk
meningkatkan mutu pelayanan.
2) Laporan pelayanan diberikan dari masing-
masing instalasi/bagian/unit ke pimpinan rumah sakit untuk
selanjutnya dilaporkan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten
Sumenep dan hanya bisa diakses oleh Manajemen RSUD dr. H.
Moh. Anwar Sumenep. Namun dalam keperluan tertentu
seperti presentasi atau menampilkan profil Rumah Sakit.
3) Data mutu dikumpulkan oleh tim mutu dan dilaporkan
kepada Pimpinan. Data ini dapat ditampilkan kepada publik
dalam bentuk data analisa baik tabel maupun grafik.

2. Data Eksternal
Melalui partisipasi dalam kinerja data base eksternal, rumah sakit
dapat membandingkan kinerjanya dengan rumah sakit yang sejenis, baik lokal,
secara nasional maupun internasional. Pembandingan kinerja adalah suatu alat
yang efektif untuk mengidentifikasi peluang guna peningkatan dan
pendokumentasian tingkat kinerja rumah sakit.
Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja atau
membayar untuk pelayanan kesehatan memerlukan informasi demikian. Data
base eksternal variasinya sangat luas, dari data base asuransi hingga yang
dikelola perhimpunan profesi. Sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh peraturan

6
perundang-undangan rumah sakit diwajibkan berkontribusi pada beberapa data
base eksternal.
Dalam konteks RSUD dr. H. Moh. Anwar Sumenep, data untuk
keperluan eksternal meliputi namun tidak terbatas pada:

a. Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari

laporan rekam medik.
b. Data untuk laporan ke bpjs dihimpun lewat sistem Ina Cbg’s sesuai
ketentuan.

C. Penyajian data meliputi:

1. Untuk laporan ke Dinkes Kabupaten Sumenep, disajikan sesuai ketentuan
dari dinas kesehatan.
2. Untuk laporan ke BPJS digunakan data dari software Ina Cbg’s
sesuai ketentuan Kementrian Kesehatan dan BPJS
3. Data mutu dari rumah sakit lain digunakan sebagai perbandingan capaian
mutu RSUD Sumenep. Data ini diolah oleh tim mutu RSUD Sumenep.
4. Data mutu RSUD Sumenep juga dapat diberikan kepada rumah sakit lain
yang memintanya untuk keperluan perbandingan data mutu dalam proses
akreditasi.

D. Kerahasiaan, Keamanan, Integritas Data dan Informasi.

Kerahasiaan dan keamanan merupakan jaminan keamanan data dan
informasi dari gangguan pihak internal maupun eksternal yang tidak
memiliki hak akses, sehingga data dan informasi yang ada terlindungi
penggunaan dan penyebarannya. Integritas merupakan jaminan terhadap
keakuratan data dan informasi, dan perubahan terhadap data hanya boleh
dilakukan oleh orang yang diberi hak akses untuk mengubah. Ketersediaan
merupakan jaminan data dan informasi yang ada dapat diakses dan digunakan
oleh orang yang telah memiliki hak akses yang ditetapkan oleh Direktur
RSUD dr. H. Moh. Anwar Sumenep. Untuk menjaga kerahasian dan
keamanan data berikut hal-hal yang dilakukan oleh IT :
1. Hanya petugas yang berwenang yang boleh masuk ke ruang Server.
2. Mengatur dan mengontrol lalu lintas data berdasarkan hak akses
pegawai siapa saja yang mengakses , informasi mana yang dapat diakses
oleh staf tertentu dan tingkat aksesnya diberikan sesuai dengan SK
Direktur dimana yang memberikan hak akses/ setting di SIMRS kepada
staf yang berwenang adalah administrator (IT)

7
3. Melakukan autentifikasi terhadap akses jaringan komputer
4. Melindungi sumber daya dalam jaringan privat (sambungan LAN)
dengan anti malware.

5. Mencatat semua kejadian dan melaporkan kepada administrator

6. Memblokir akses masuk ke router secara default, dan memblokir
beberapa port service agar terhindar dari serangan
7. Untuk setting icon plus sebagai ipn publik DNAT SNAT
8. Router untuk Load Balancing
9. Semua staf wajib untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi,
jika terjadi pelanggaran maka akan dikenakan sanksi berupa teguran,
kemudian surat peringatan dari bagian kepegawaian.
10. Semua staf wajib untuk menjaga integritas data keakuratan, konsistensi,
dan kelengkapannya dalam pengisian SIMRS.
11. Perangkat lunak keamanan dan pembaruan sistem sudah menggunakan
versi terkini dan terbaru
12. Melakukan enkripsi data, terutama untuk data yang disimpan dalam
bentuk digital
13. Melindungi data dan informasi melalui strategi cadangan (back up).
14. Memastikan bahwa ruang server fisik memiliki suhu dan
tingkat kelembaban yang tepat. Dimana suhu didalam ruang server

harus dalam keadaan tetap dengan range antara 200 - 250 C.

Untuk menjaga kerahasian dan keamanan dari sisi rekam medis berikut hal-
hal yang dilakukan:
1. Menyimpan dokumen fisik rekam medis di lokasi yang tidak terkena
panas serta aman dari air dan api
2. Menyimpan dokumen rekam medis aktif di area yang hanya dapat
diakses oleh staf yang berwenang
3. Ruang untuk penyimpanan dokumen fisik rekam medis lainnya aman
dan hanya dapat diakses oleh staf yang berwenang
4. Memastikan ruang untuk penyimpanan rekam medis fisik memiliki suhu
dan tingkat kelembaban yang tepat. Dimana suhu didalam ruang untuk
penyimpanan rekam medis fisik harus dalam keadaan tetap dengan

range antara 240-250 C.

8
5. Fasilitas Pelayanan Kesehatan bertanggung jawab atas hilang, rusak,
pemalsuan dan/atau penggunaan oleh orang, dan/atau badan yang tidak
berhak terhadap dokumen Rekam Medis.
6. Isi Rekam Medis wajib dijaga kerahasiaannya oleh semua pihak yang
terlibat dalam pelayanan kesehatan di Fasilitas Pelayanan Kesehatan
walaupun Pasien telah meninggal dunia. Pihak tersebut meliputi:
a. Tenaga Kesehatan pemberi pelayanan kesehatan, dokter dan dokter
gigi, dan/atau Tenaga Kesehatan lain yang memiliki akses terhadap
data dan informasi kesehatan Pasien;
b. pimpinan Fasilitas Pelayanan Kesehatan;
c. tenaga yang berkaitan dengan pembiayaan pelayanan
kesehatan;
d. badan hukum/korporasi dan/atau Fasilitas Pelayanan
Kesehatan;
e. mahasiswa/siswa yang bertugas dalam pemeriksaan,
pengobatan, perawatan, dan/atau manajemen informasi di Fasilitas
Pelayanan Kesehatan; dan
f. pihak lain yang memiliki akses terhadap data dan informasi
kesehatan Pasien di Fasilitas Pelayanan Kesehatan.
7. Isi Rekam Medis boleh disampaikan kepada Pasien. Selain kepada
Pasien, dapat disampaikan kepada keluarga terdekat atau pihak lain.
Penyampaian Rekam Medis kepada keluarga terdekat dilakukan dalam
hal: a. Pasien di bawah umur 18 (delapan belas) tahun; dan/atau b.
Pasien dalam keadaan darurat. Penyampaian Rekam Medis kepada
pihak lain dilakukan setelah mendapat persetujuan dari Pasien Pasien
dan dilakukan secara tertulis kepada Direktur Sumenep atau tidak atas
persetujuan serta terbatas sesuai dengan kebutuhan. Pembukaan isi
Rekam Medis atas persetujuan Pasien dilakukan untuk:
a. kepentingan pemeliharaan kesehatan, pengobatan, penyembuhan, dan
perawatan Pasien;
b. permintaan Pasien sendiri; dan/atau
c. keperluan administrasi, pembayaran asuransi
atau jaminan pembiayaan kesehatan.
Dalam hal Pasien tidak cakap, persetujuan pembukaan isi Rekam Medis
dapat diberikan oleh keluarga terdekat atau pengampunya sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan. Keluarga terdekat meliputi
suami/istri, anak yang sudah dewasa, orang tua kandung, dan/atau

9
 saudara kandung Pasien, ahli waris. Pembukaan isi Rekam Medis tidak
atas persetujuan Pasien dilakukan berdasarkan ketentuan peraturan
perundang-undangan dilakukan tanpa membuka identitas pasien.,
dilakukan oleh pihak atau institusi yang berwenang untuk kepentingan:
a. pemenuhan permintaan aparat penegak hukum dalam
rangka penegakan hukum;
b. penegakan etik atau disiplin;
c. audit medis;
d. penanganan kejadian luar biasa/wabah penyakit
menular/kedaruratan kesehatan masyarakat/bencana;
e. pendidikan dan penelitian;
f. upaya perlindungan terhadap bahaya ancaman keselamatan orang
lain secara individual atau masyarakat; dan/atau
g. lain yang diatur dalam peraturan perundangundangan.

Pembukaan isi Rekam Medis tidak atas persetujuan Pasien harus

mendapatkan persetujuan dari Menteri. Dengan alur pihak atau institusi
yang berwenang menyampaikan permintaan pembukaan kepada Direktur
RSUD Sumenep. selanjutnya Direktur RSUD Sumenep kepada Menteri
melalui Direktur Jenderal. Persetujuan dari Menteri dikecualikan untuk
pembukaan isi Rekam Medis yang dilakukan atas dasar perintah
pengadilan, dan dapat dilakukan dengan cara memberikan Salinan
dokumen Rekam Medis dan/atau memperlihatkan dokumen asli.
Pembukaan isi Rekam Medis tidak atas persetujuan Pasien boleh dibuka
identitas Pasien kepada institusi yang berwenang untuk dilakukan tindak
lanjut sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. untuk
kepentingan :
a. penanganan kejadian luar biasa/wabah penyakit menular/kedaruratan
kesehatan masyarakat/bencana; dan
b. upaya perlindungan terhadap bahaya ancaman keselamatan orang
lain secara individual atau masyarakat,
8. Pasien dan/atau keluarga Pasien yang menginformasikan isi Rekam
Medis kepada publik melalui media massa dianggap telah melakukan
pelepasan hak rahasia isi Rekam Medis kepada umum. Pelepasan hak
rahasia isi Rekam Medis kepada umum memberikan kewenangan
kepada Fasilitas Pelayanan Kesehatan untuk mengungkapkan rahasia isi
Rekam Medis sebagai hak jawab Fasilitas Pelayanan Kesehatan.

10
 9. Penyimpanan data Rekam Medis Elektronik di Fasilitas Pelayanan
Kesehatan dilakukan paling singkat 25 (dua puluh lima) tahun sejak
tanggal kunjungan terakhir Pasien.

E. Pemeliharaan Server Saat Down Time

Istilah ‘downtime’ sering digunakan dalam berbagai bidang, seperti
server, website, komputer, dan jaringan. Singkatnya, downtime adalah periode
ketika sebuah sistem tidak berfungsi atau offline. Dalam periode ini, pengguna
tidak bisa mengakses server sama sekali. Pada dasarnya, downtime dibagi
menjadi dua jenis, yaitu terencana dan tidak terencana. Jika downtime terjadi
secara terencana, biasanya penyedia layanan ingin melakukan maintenance atau
pengecekan tertentu. Harapannya, pengecekan tersebut bisa membuat server
bekerja dengan baik dalam waktu yang panjang. Sementara itu, downtime yang
tidak terencana tentu saja merugikan pengguna server.
Penyebabnya beragam, seperti kerusakan hardware dan software,
traffic yang terlalu tinggi, adanya jaringan yang putus, dan bahkan serangan
hacker. Berikut beberapa di antaranya .
a. Putus jaringan (network disconnect). Ada saat ketika server secara fisik
terputus dari jaringan. Jika hal itu terjadi, server tidak bisa dijangkau oleh
sistem di jaringan. Kemudian, terjadilah downtime.
b. Traffic yang terlalu tinggi. Hal ini sering terjadi pada program baik yang
berbasis web maupun yang berbasis dekstop. Jika traffic yang masuk terlalu
tinggi, server tidak bisa menanganinya. Hal yang terjadi adalah downtime.
Kondisi ini bisa teratasi jika traffic sudah berkurang.
c. Kerusakan hardware. Jika ada komponen hardware penting yang rusak,
server bisa berhenti berfungsi. Hardware yang dimaksud bisa berupa HDD
atau SSD.
d. Kerusakan software. Tak hanya hardware, kerusakan software juga bisa
menjadi penyebab downtime. Biasanya, software yang memengaruhi
downtime adalah layanan httpd (HTTP) yang tidak berfungsi.
e. Pemadaman listrik. Hal ini sering terjadi di Indonesia. Ketika ada
pemadaman listrik dan penyedia layanan tidak memiliki daya cadangan
(seperti generator dan UPS), maka server akan ikut offline.
f. Serangan hacker. Tak dapat dipungkiri, serangan hacker bisa hadir
kapan saja. Jika mereka berhasil mengendalikan server, bisa saja terjadi
downtime. Sebab, mereka mencegah adanya akses ke server tersebut.

11
 Beberapa hal yang dilakukan oleh tim IT RSUD Sumenep untuk
mengantisipasi Down Time Mesin Server SIM RSUD Sumenep seminimal
mungkin dilakukan pemeliharaan rutin hardware dan software di RSUD dr. H.
Moh. Anwar Sumenep, namun jika terjadi downtime maka Langkah pertama
yang dilakukan adalah Petugas Operasional TI mengecek penyebab terjadinya
downtime atau memastikan bahwa mesin server dalam keadaan online:
a. Jika karena listrik padam maka memastikan UPS masih nyala.
b. Jika karena koneksi internet dari Telkom putus maka mengalihkan
koneksi internet ke koneksi internet icon Plus.
c. Jika karena traffic yang terlalu tinggi maka dilakukan restart server.
Biasanya, proses tersebut membutuhkan waktu beberapa detik hingga
beberapa menit. Jika proses restart berakhir, server pun bisa berfungsi
normal kembali.
d. Jika karena kerusakan hardware/software/serangan hacker maka
harus dilakukan proses pengalihan ke mesin server backup dengan langkah -
langkah untuk meminimalkan waktu down time atau off line nya mesin
server sbb :
1. Take Over
Pada kasus dimana server server db down atau crash maka fungsi
serverdb bisa diambil-alih oleh server backup, hal ini yang disebut
sebagai manual take over. Procedure manual take over adalah sebagai
berikut :
Take Over
Proses take over ini dibagi dalam 2 proses yaitu proses take,
mount dan pembuatan IP virtual dengan proses menyalakan
database
a. Take, mount dan pembuatan IP virtual
Jalankan perintah untuk mengambil alih diskset, mounting
dan pembuatan ip virtual dengan perintah
b. Starting database hasil take over
Login ke server backup dengan user atau root untuk kemudian
switch ke user

2. Memindahkan server
Bila serverdb berhasil diperbaikan setelah dilakukan take over dan ada
permintaan untuk mengembalikan service ke server tersebut maka ada 3

12
 proses yang harus dilakukan yaitu release dan unmount dari server
backup, take dan mounting di serverdb dan menyalakan database pada
serverdb.

3. Simulasi take over

Proses take over ini bisa disimulasi dengan Kondisi dimana database
dinyalakan

F. Analisa data.
Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang
telah dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik,
histogram ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami. Metode analisis
data yang dipakai:
1. Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data.
2. Analisis Komparatif/perbandingan.
3. Analisis hubungan dalam dan antar program.

Langkah-langkah dalam melakukan analisa data meliputi:

1. Petugas menentukan metode analisis yang di pakai.
2. Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa.
3. Petugas melakukan validasi data.
4. Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi menjadi
bentuk angka/tabel.
5. Petugas melakukan pengelompokan data.
6. Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya
yang diperlukan.
7. Petugas melakukan validasi informasi.
8. Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa.
9. Petugas mencatat informasi ke dalam buku register.
10. Petugas menyimpan arsip informasi.
11. Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

G. Pencarian kembali data.

Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data
sesuai dengan permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data.
2. Petugas mencari jenis dan nomor data di buku register data.

13
 3. Petugas mencari data di dalam file penyimpanan.
4. Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data dipinjam.
5. Petugas meminta tanda tangan peminjam.

H. Pelaporan dan distribusi informasi.

Pada tahap ini kegiatannya adalah melaporkan informasi yang telah
dibuat kepada atasan/Dinas kesehatan serta mendistribusikan informasi kepada
instansi/lintas sektor/pihak lain yang dianggap memiliki hubungan/korelasi
dengan informasi yang dibuat, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi.
2. Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi Informasi.
3. Petugas menyerahkan informasi kepada Kaurtu.
4. Kartu membuat surat pengantar.
5. Kartu mencatat dalam buku surat keluar.
6. Kartu mengirimkan informasi sesuai alamat tujuan.

14
 BAB IV

DOKUMENTASI

Data pasien harus didokumentasikan dalam rekam medis pasien.

Data laporan rekam medik, laporan indiktor mutu, laporan instalasi/bagian/unit
didokumentasikan dalam bentuk hardcopy dan dilaporkan ke pimpinan.
Pada periode tertentu terutama akhir tahun laporan tersebut akan
dikumpulkan dan dicetak sebagai laporan tahunan. Data mutu dan laporan
insiden didokumentasikan secara tertulis dengan formulir yang sudah ditetapkan
dan dikumpulkan oleh tim mutu RSUD dr. H. Moh. Anwar Sumenep. Pada tahap
pendokumentasian kegiatan yang dilakukan meliputi:
a. Pengumpulan SPO-SPO pengumpulan data dan penyimpanan
data, pencarian kembali data, analisis data, pelaporan dan distribusi
informasi.
b. Penyusunan Hardcopy dan Softcopy data.
c. Laporan-laporan.
d. Brosur-brosur.

15