BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisis kumpulan data untuk mendukung

asuhan pasien dan manajemen rumah sakit. Kumpulan data memberikan gambaran/profil

rumah sakit selama kurun waktu tertentu dan memungkinkan untuk membandingkan kinerja

dengan rumah sakit lain. Karena itu, kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam

kegiatan peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di rumah sakit bisa

jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya serta pengelolaannya bersifat terus

menerus. Untuk keperluan tersebut diperlukan adanya panduan pengelolaan data rumah sakit.

B. Tujuan

Tujuan umum dari panduan ini adalah untuk mendukung asuhan pasien, manajemen

rumah sakit, dan program mutu.

Sedangkan tujuan khusus dari panduan ini adalah:

1. Sebagai acuan untuk staf pemberi layanan kesehatan dalam mengelola data di RSUD

Kembangan.

2. Menyeragamkan cara pengelolaan data di RSUD Kembangan.

3. Memudahkan proses analisa data dan pengambilan.

C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup dari panduan ini adalah semua staf yang terkait pengelolaan data di

RSUD Kembangan.
 BAB II

TATA LAKSANA PENGELOLAAN DATA

Panduan ini meliputi pengelolaan data baik untuk internal rumah sakit maupun

eksternal rumah sakit. Jenis data yang dibutuhkan mencakup hal berikut:

● Untuk mendukung proses asuhan dibutuhkan data rekam medik pasien dan data

capaian mutu pelayanan (indikator area pelayanan)

● Untuk mendukung proses manajerial dibutuhkan data analisa pasien, data indikator

area klinis, manajemen dan sasaran keselamatan pasien, serta data SDM, sarana, dan

keuangan

● Untuk mendukung proses mutu pelayanan dibutuhkan data capaian indikator mutu

rumah sakit, termasuk manajemen risiko, manajemen sarana, pencegahan infeksi.

● Untuk keperluan pihak di luar rumah sakit seperti dinas kesehatan, kementerian

kesehatan, BPJS, atau asuransi lainnya.

Khusus untuk penggunaan data terkait pihak luar , berlaku dua arah yaitu rumah

sakit menggunakan data dari pihak luar dan rumah sakit bisa juga berkontribusi ke pihak luar

berupa memberikan data yang dibutuhkan

Proses pengelolaan data di RSUD Kembangan meliputi penetapan data dan

informasi yang diperlukan secara reguler, pengumpulan data, penggunaan data dan atau hasil

analisanya, serta diseminasi atau penyajian data dan pelaporan.

Dalam pengelolaannya , data dibagi menjadi dua kategori yaitu data internal dan

data eksternal.

1. Data Internal

a. Penetapan Data yang Dibutuhkan: RSUD Kembangan menetapkan

jenis-jenis data yang dibutuhkan.

b. Pengumpulan dan Analisa Data: Data dikumpulkan melalui beberapa

mekanisme sebagai berikut:

i. Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun

dalam berkas rekam medis, baik berbasis data elektronik

maupun fisik.

ii. Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medik,

capaian indikator mutu, laporan sarana, laporan SDM dan

laporan keuangan

iii. Data terkait program mutu dihimpun dari laporan rekam

medik, capaian indikator mutu dan laporan insiden

c. Penyajian Data: Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian

hasil analisa data baik berupa grafik maupun tabel data. Data yang

disajikan dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji untuk

membantu pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien,

manajerial maupun program mutu. Data-data disajikan dalam bentuk

sebagai berikut:

i. Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medik,

termasuk data kunjungan, data populasi pasien, dan indikator

rawat inap.

ii. Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan,

laporan kinerja unit/instalasi, laporan keuangan, dan laporan

capaian indikator mutu

iii. Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area Klinis,

Indikator Area Manajemen, Indikator Sasaran Keselamatan

Pasien, dan Indikator Mutu Unit

 d. Penyebaran/ Diseminasi Data. Penyebaran data ditentukan sebagai

berikut :

i. Data pasien dalam rekam medik hanya bisa diakses oleh

tenaga pelayanan pasien (dokter, perawat, bidan, gizi, dan

petugas yang telah disumpah untuk menjaga kerahasiaan data

pasien). Data rekam medik dapat diakses oleh pasien atau

pihak yang berwenang sesuai ketentuan tentang kerahasiaan

data pasien. Data rekam medik juga dapat dijadikan data

dalam penyusunan Clinical Pathways untuk meningkatkan

mutu pelayanan.

ii. Laporan pelayanan diberikan dari masing-masing

instalasi/divisi ke Direksi untuk selanjutnya dilaporkan

kepada Yayasan dan hanya bisa diakses oleh Manajemen

RSUD Kembangan. Namun dalam keperluan tertentu seperti

presentasi atau menampilkan profil RSUD Kembangan data

tersebut dapat ditampilkan.

iii. Data mutu dikumpulkan oleh tim mutu dan dilaporkan kepada

Direksi. Data ini dapat ditampilkan kepada publik dalam

bentuk data analisa/ (tabel dan grafik).

2. Data Eksternal

Melalui partisipasi dalam kinerja database eksternal, rumah sakit dapat

membandingkan kinerjanya dengan rumah sakit yang sejenis, baik lokal,

secara nasional maupun internasional. Pembandingan kinerja adalah suatu

alat yang efektif untuk mengidentifikasi peluang guna peningkatan dan

pendokumentasian tingkat kinerja rumah sakit.

 Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja atau membayar

untuk pelayanan kesehatan memerlukan informasi demikian. Database

eksternal variasinya sangat luas, dari database asuransi hingga yang dikelola

perhimpunan profesi.

Rumah sakit mungkin disyaratkan oleh perundang-undangan atau peraturan

untuk berkontribusi pada beberapa database eksternal.

Dalam konteks RSUD Kembangan, data untuk keperluan eksternal meliputi

namun tidak terbatas pada:

a. Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari laporan

rekam medik

b. Data untuk laporan ke BPJS dihimpun lewat sistem INA-CBG sesuai

ketentuan

Penyajian data:

a. Untuk laporan ke dinas kesehatan, disajikan sesuai ketentuan dari

dinas kesehatan

b. Untuk laporan ke BPJS digunakan data dari software INACBG sesuai

ketentuan kementrian kesehatan dan BPJS

c. Data mutu dari RS lain digunakan sebagai perbandingan capaian

mutu RSUD Kembangan. Data ini diolah oleh tim mutu RSUD

Kembangan

d. Data mutu RSUD Kembangan juga dapat diberikan kepada rumah

sakit lain yang memintanya untuk keperluan perbandingan data mutu

dalam proses akreditasi.

3. Kerahasiaan Data
Khusus untuk data rekam medik pasien , ketentuan mengenai kerahasiaannya

telah ditetapkan dalam pedoman pelayanan rekam medis.

 BAB

STRUKTUR ORGANISASI TIM SIMRS

Untuk mengolah data internal dan eksternal rumah sakit, dibuatlah tim SIMRS

RSUD Kembangan yang diawasi oleh Kepala Subbagian Tata Usaha RSUD Kembangan.

● Kepala Unit SIMRS: Fadly Zaidan

● Penanggung Jawab SIRS: Hamonangan Nababan

I Putu Banitama Supartha

Fadly Zaidan

● Penanggung Jawab : Juri Ginting

SIM Fasyankes
 ● Penanggung Jawab CBGS: Jaenuddin

● Penanggung Jawab : Supebby

Rekam Medis

● Penanggung Jawab Data : Sherly Jelita

Keuangan dan Perencanaan Annisa Anggraeni

B. Penugasan Unit SIMRS

Melaksanakan pengelolaan dan pengembangan SIMRS, yang diharapkan meningkatkan &

mendukung:

- Kecepatan, akurasi, integrasi, peningkatan pelayanan, peningkatan efisiensi,

kemudahan pelaporan

- Kecepatan mengambil keputusan, akurasi dan kecepatan identifikasi masalah,

kemudahan menyusun strategi manajerial

- Budaya kerja, transparansi, akurasi, koordinasi antar unit, pemahaman sistem,

pengurangan biaya administrasi

Menjamin keamanan sistem informasi manajemen rumah sakit yang terdiri dari keamanan

fisik, keamanan jaringan, dan keamanan aplikasi.

Mengatur interoperabilitas dengan:

- Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN)

- SIRS (Laporan RL)

- INACBG

- Aplikasi pemerintah lainnya, seperti:

o SIDUKUN

o
 - Sistem informasi manajemen fasilitas layanan kesehatan (SIM FASYANKES)

lainnya, seperti:

o Laporan HIV

o Laporan TB Paru

o Laporan Infeksi Menular Seksual

o Sistem Pelayanan Rujukan Online

Dalam melaksanakan tugas, unit SIMRS dibantu oleh penanggung jawab di

bidangnya masing-masing.

Penanggung Jawab SIMRS - Barang

Penanggung Jawab Barang bertanggung jawab atas kemudahan operasional petugas barang

dalam pendataan dan penerimaan barang, perencanaan pengadaan barang, master barang,

dan laporan barang.

Penanggung Jawab SIRS

Penanggung Jawab SIRS bertanggung jawab atas laporan kepada Kementerian Kesehatan

yang meliputi:

a. Data identitas rumah sakit (RL1)

b. Data ketenagaan yang bekerja di rumah sakit (RL2)

c. Data rekapitulasi kegiatan pelayanan (RL3)

d. Data kompilasi penyakit/morbiditas dan kematian/mortalitas pasien rawat

inap dan rawat jalan(RL4)

e. Data kunjungan dan data 10 penyakit terbanyak (RL5)

Laporan SIRS diunggah ke situs eis.dinkes.jakarta.go.id setiap awal bulan. (dirinci lagi

laporan RL apa saja)

Penanggung Jawab Laporan SIM FASYANKES

Penanggung Jawab Laporan SIM Fasyankes bertugas untuk melaporkan data rumah sakit ke

SIM FASYANKES eksternal. SIM FASYANKES eksternal yang dimaksud adalah SIM HIV, TB,

dan IMS.

Penanggung Jawab Laporan INACBGs

Penanggung Jawab Laporan RM

Penanggung jawab Rekam Medik bertugas untuk melaporkan laporan internal seperti

sensus harian rawat jalan, sensus harian rawat inap, sensus harian rawat bersalin, sensus

harian IGD sensus harian Penunjang, laporan rekapan dan riwayat pasien dan laporan grafik

kunjungan pasien.

Penanggung Jawab Data Keuangan dan Perencanaan

Penanggung Jawab Data Keuangan dan Perencanaan bertugas untuk melakukan pembuatan

sistem pembukuan besar, pembuatan laporan (hutang, piutang, buku besar), serta

rekapitulasi pendapatan (per unit dan cara bayar).

Bagian Perencanaan, mempunyai tugas melaksanakan kegiatan perencanaan,

pengembangan dan pemenuhan kebutuhan kegiatan perencanaan program, anggaran,

evaluasi dan pelaporan dan perumusan kebijakan dan perumusan kebijakan. Serta membuat

laporan seperti laporan RBA, Renstra, RKBU dan menerima laporan permintaan dari masing

-masing unit di rumah sakit.

 BAB III

PELAPORAN SIRS (SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT)

Sifat pelaporan SIRS sebagaimana dimaksud pada PERMENKES RI NOMOR

1171/MENKES/PER/VI/2011 ditetapkan oleh Direktur Jenderal Bina Upaya Kesehatan.

Formulir pelaporan SIRS terdiri dari 5 (lima) Rekapitulasi Laporan (RL), diantaranya :

1. RL 1 berisikan Data Dasar Rumah Sakit yang dilaporkan setiap waktu

apabila terdapat perubahan data dasar dari rumah sakit sehingga data ini
dapat dikatakan data yang yang bersifat terbarukan setiap saat (updated)
2. RL 2 berisikan Data Ketenagaan yang dilaporkan periodik setiap tahun

3. RL 3 berisikan Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit yang dilaporkan

periodik setiap tahun
4. RL 4 berisikan Data Morbiditas/Mortalitas Pasien yang dilaporkan periodik
setiap tahun
5. RL 5 yang merupakan Data Bulanan yang dilaporkan secara periodik setiap
bulan, berisikan data kunjungan dan data 10 (sepuluh) besar penyakit.
Detil dari pengisian formulir-formulir tersebut dijabarkan dalam buku Petunjuk

Teknis Sistem Informasi Rumah Sakit 2011 yang disusun dan diterbitkan
 BAB IV

PENUTUP

Panduan pengelolaan data ini dibuat untuk menjadi acuan perawat dalam melakukan

asessmennyeri kepada pasien RSUD Kembangan. Panduan ini mencakup

penetapan,pengumpulan, analisa, penyajian dan penyebaran data. Semoga dengan adanya

panduan ini dapatmeningkatkan mutu pelayanan di RSUD Kembangan